uma ferramenta para auxiliar a utilização do project model canvas

ISSN 1984-9354
UMA FERRAMENTA PARA AUXILIAR A UTILIZAÇÃO DO
PROJECT MODEL CANVAS
Área temática: Gestão pela Qualidade
Simone Vasconcelos Silva
[email protected]
Leonardo Barroso da Silva
[email protected]
Matheus Soares Sales
[email protected]
Filipe Arantes Fernandes
[email protected]
Pedro Pereira Rangel Sales
[email protected]
Resumo: Este artigo aborda o método Project Model Canvas (PM Canvas), ou seja, um quadro visual para facilitar a
colaboração no desenvolvimento de um plano de gerenciamento de projetos, com ampla interação entre as partes
interessadas. O objetivo principal é apresentar uma das funcionalidades da ferramenta de gerenciamento de projetos
“Gestão Integrada”. Esta ferramenta é desenvolvida pelo núcleo de pesquisa em Engenharia de Software (NES) do
Instituto Federal Fluminense (IFFluminense). A funcionalidade, apresentada neste artigo, permite utilizar o método PM
Canvas de forma automatizada, o integrando às áreas de conhecimento do Guia PMBOK. Para verificar sua eficiência, foi
realizada uma pesquisa de opinião com alguns profissionais, constatando que a funcionalidade pode agregar diversos
benefícios aos gerentes de projetos, assim como aos demais usuários do método Project Model Canvas
Palavras-chaves: Gerência de Projetos, PM Canvas, Software, Gestão Integrada, Áreas de Conhecimento
XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO
13 e 14 de agosto de 2015
INTRODUÇÃO
Atualmente o esforço utilizado para desenvolver um plano de gerenciamento de projeto
de forma tradicional é muito grande, em qualquer que seja a área de aplicação do projeto. Além disso,
muitas organizações consideram esse processo bastante burocrático. Procurando minimizar essas
dificuldades, Finocchio Júnior (2013) criou o Project Model Canvas, buscando auxiliar o planejamento
através de um modelo visual, colaborativo e interativo entre as partes interessadas.
O objetivo principal deste artigo é a automatização do método Project Model Canvas (PM
Canvas), através o desenvolvimento de uma nova funcionalidade para ferramenta Gestão Integrada.
Esta ferramenta atende as dez áreas do conhecimento do Guia PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) através de suas funcionalidades.
A ferramenta Gestão Integrada foi utilizada para apoiar a gerência de projetos mantidos pelo
Ministério da Educação (MEC) e pelo Ministério das Comunicações (MC) no que diz respeito a
gerência dos projetos através da áreas de conhecimento do Guia PMBOK. E esta ferramenta foi a
vencedora do prêmio de “Melhor Projeto do Ano de 2013” na categoria de “Projeto Inovador”, pela
revista Mundo Project Management (SILVA e BARROSO, 2013).
O desenvolvimento da ferramenta foi considerado um projeto inovador devido, principalmente,
ao fato de agregar toda documentação, práticas e métodos para gerenciar um projeto em um único
ambiente automatizado, integrado e com reaproveitamento das informações.
A ferramenta oferece a funcionalidade do Project Model Canvas em dois modos: modo
computador e modo interativo, utilizando recursos visuais e recursos de movimentos para ampliar cada
vez mais o uso de modelos visuais na melhoria da interação entre os stakeholders e na melhoria da
concepção do plano de gerenciamento de projetos.
Partindo desta Introdução, o restante do artigo está organizado nas seguintes seções: Seção 2
apresenta a fundamentação teórica, abordando conceitos básicos de Gerência de Projetos e o Project
Model Canvas; a Seção 3 aborda a metodologia utilizada para concepção da ferramenta Gestão
Integrada e suas funcionalidades, com ênfase nas funcionalidades que auxiliam o uso do Project Model
Canvas; a Seção 4 apresenta uma análise do uso da ferramenta e os resultados obtidos; e a Seção 5
apresenta a conclusão deste trabalho.
2. Fundamentação Teórica
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A Gerência de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades ferramentas e técnicas às
atividades do projeto a fim de alcançar seus objetivos. As melhores práticas são abordadas através do
Guia PMBOK, onde a gerência de projetos se divide em cinco grupos de processos (iniciação;
planejamento; execução; monitoramento e controle; e encerramento) e contempla as dez áreas de
conhecimento: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, riscos, comunicação,
aquisições e partes interessadas (PMI, 2013).
O plano de gerenciamento do projeto documenta a estratégia que será utilizada para administrar
o projeto e os processos relacionados às áreas de conhecimento do Guia PMBOK. Logo, o plano de
gerenciamento do projeto deve conter todas as informações necessárias para orientar a execução do
projeto, desempenhando a função de integração entre todos os planos das demais áreas de
conhecimento, incluindo as linhas de base de escopo, cronograma e custos, além de outros importantes
documentos, como plano de gerenciamento das mudanças, plano de gerenciamento das configurações,
o ciclo de vida selecionado, entre outros (PMI, 2013). Dessa forma, é obtido um documento coeso e
centralizado, para descrever o que está envolvido no projeto e como será a sua gerência
(MULCAHY'S, 2013).
O plano de gerenciamento do projeto é criado após a elaboração do termo de abertura do
projeto (TAP), documento que contém o título, descrição, objetivos, justificativas, restrições,
premissas, partes interessadas, gerente do projeto e quaisquer outras informações necessárias para
autorizar o início do projeto.
2.1. Project Model Canvas
A ideia principal do Project Model Canvas é simplificar e desburocratizar o plano de
gerenciamento do projeto, através de um modelo visual inspirado no Business Model Generation, em
que a forma de elaborar um plano de negócio é bastante clara através de estímulos visuais que
possibilitam um processamento mental rápido e intuitivo.
De acordo com Finocchio Júnior (2013), o Project Model Canvas é uma forma ágil de conceber
um plano de projeto, seu uso é para conceber a lógica do projeto e permite montar um modelo mental
do mesmo. A principal motivação deste modelo é fornecer às pessoas envolvidas o entendimento das
relações entre os conceitos do projeto. Através de um canvas no formato de papel A1, são colados
post-its com frases curtas e objetivas, nas treze áreas que dividem o modelo. Cada área é agrupada em
elementos do 5W2H, com exceção do elemento “where” (Figura 1):
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Por quê? Neste grupo procura-se responder a real motivação para melhorar a situação em que a
execução do projeto visa atacar. As áreas são: Justificativa, Objetivos Smart e Benefícios;
O quê? Qualquer projeto é executado para gerar algum resultado, serviço ou produto. Neste
grupo o foco é deixar explícito qual será a “saída” e seus aspectos, após a entrega do projeto. As áreas
são: Produto e Requisitos;
Quem? Nas áreas anteriores têm-se ideia do problema atual da organização, em que patamar ela
quer estar no futuro, qual o produto será obtido e suas características. Portanto, para obter os resultados
esperados, o projeto é executado por pessoas que o influenciam direta ou indiretamente. Logo as áreas
são: Stakeholders externos e fatores externos, e Equipe;
Como? Neste grupo, responde-se a seguinte pergunta: como o trabalho será entregue no
projeto? O produto são entregas realizadas pela equipe que contribuem para um bem comum. Portanto,
três áreas compõe o grupo para ter uma noção das Premissas, Entregas e Restrições;
Quando e Quanto? Quando o projeto será concluído e quanto custará? Esta pergunta do último
grupo do canvas será respondida por post-its colados nas áreas: Riscos, Linha do tempo e Custos.
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Figura 1 - Estrutura do planejamento do Project Model Canvas. Fonte: Adaptado de Finocchio
Junior (2013)
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O Project Model Canvas se relaciona fortemente com os documentos termo de abertura do
projeto e plano de gerenciamento do projeto, ambos sugeridos pelo Guia PMBOK. O mapa da Figura 2
demonstra, principalmente, os processos de iniciação e de planejamento do projeto, cujas saídas
possibilitam o desenvolvimento dos citados documentos de integração (ABDOLLAHYAN, 2013).
Figura 2 - PMBOK x Project Model Canvas. Fonte: Abdollahyan (2013)
O Project Model Canvas é divido nas seguintes etapas (FINOCCHIO JUNIOR, 2013):
Conceber: nessa etapa são respondidas as seis perguntas fundamentais (Por quê? O quê?
Quem? Como? Quando e quanto?);
Integrar: nesta etapa garante-se a consistência entre os blocos e estabelece-se a integração entre
os componentes;
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Resolver: nesta etapa são identificados os pontos com problemas (indefinições, falta de
informação ou contradições) na elaboração do canvas;
Comunicar/compartilhar: o canvas servirá como base para gerar outros documentos importantes
para o projeto.
3. Metodologia
A metodologia utilizada para o desenvolvimento da ferramenta Gestão Integrada surgiu da
necessidade de integrar diferentes documentos, métodos e práticas de gerenciamento de projetos em
um único local automatizado. Assim, a metodologia facilita o acesso, o armazenamento e a
organização da documentação dos projetos, possibilitando a criação de um banco de informações
integradas e permitindo, inclusive, escolher o método mais adequado ou mesmo combiná-los. Esta
metodologia foi dividida nas seguintes etapas:
Seleção de uma plataforma de desenvolvimento;
Adaptações necessárias na plataforma selecionada para obter as funcionalidades desejadas;
Inserção dos métodos, guias e normas de gerência de projetos, de processos e de qualidade.
A plataforma selecionada para fornecer a base inicial para ferramenta Gestão Integrada foi o
Redmine, que é desenvolvida usando o framework Ruby on Rails e possui como características
principais o código aberto, a facilidade de extensão e configurações personalizadas. Estas
características facilitaram a implementação da ferramenta e para obter as funcionalidades desejadas, as
seguintes adaptações foram elaboradas na plataforma inicial: configurações, implementação de
formulários eletrônicos e de plugins específicos.
Até o momento foram inseridos os seguintes métodos e práticas:
Modelagem de Processos (ABPMP, 2013);
MPS.Br (SOFTEX, 2012);
Guia PMBOK (PMI, 2013);
ISO/IEC 25000;
Metodologias Ágeis (ANDERSON, 2010);
Project Model Canvas (FINOCCHIO JÚNIOR, 2013).
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Através da Figura 3 pode-se observar uma representação gráfica da metodologia de
desenvolvimento da ferramenta Gestão Integrada.
Figura 3 - Representação da metodologia de desenvolvimento da ferramenta Gestão Integrada. Fonte:
Silva et. al (2014)
3.1. Ferramenta Gestão Integrada e suas Funcionalidades
A ferramenta Gestão Integrada possui funcionalidades diretamente relacionadas à Gestão de
Projetos, capazes de:
Atender as áreas de conhecimento do Guia PMBOK (SILVA et. al, 2011);
Atender os resultados esperados para o processo de gerenciamento de projetos do MPS.Br
(Melhoria do Processo de Software Brasileiro) no nível G (nível inicial deste modelo) (SILVA et. al,
2011);
Possibilitar a utilização de metodologias ágeis, como o uso do Lean Kanban para
gerenciamento das tarefas (SILVA, BARROSO e PAULINO, 2013);
Desenvolver o ambiente do Project Model Canvas (SILVA et. al, 2014).
Como apoio as funcionalidades acima, a ferramenta também possibilita:
Modelagem de processos através da notação BPMN (Business Process Model and Notation)
(SILVA, BARROSO e PAULINO, 2013);
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Avaliação do uso da ferramenta pelos usuários, através de questionário na própria ferramenta,
utilizando as características de qualidade de produto de software propostas pela série ISO/IEC 25000.
A funcionalidade abordada neste trabalho refere àquela que possibilita a automatização do
ambiente do Project Model Canvas e se divide em dois modos de operação: modo computador e modo
interativo.
3.1.1. Project Model Canvas - Modo Computador
No início do desenvolvimento desta funcionalidade, em 2013, constatou-se que a metodologia
era desprovida de uma ferramenta própria e de cunho específico. Esta funcionalidade é disponibilizada
no formato de um plugin e encontra-se integrada à ferramenta Gestão Integrada, conforme Figura 4.
Figura 4 - Tela da funcionalidade Project Model Canvas (modo computador). Fonte: Silva, et.
al (2014)
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O usuário poderá adicionar post-its virtuais na área do canvas desejada, assim como arrastá-los
de uma área para a outra. Após a criação e a aceitação das informações do projeto, os dados
preenchidos podem ser reaproveitados para criação e gerência dos documentos das áreas de
conhecimento do Guia PMBOK. Portanto, a ferramenta dispõe de mecanismos para geração
automatizada de artefatos, utilizando os dados preenchidos no projeto modelado, estabelecendo um
mapeamento das informações geradas no canvas para as funcionalidades que contemplam as áreas de
conhecimento, conforme mostra a Tabela 1.
Tabela 1 – Canvas e Funcionalidades relacionadas às áreas de conhecimento
Preenchimento do Canvas
Justificativas,
Objetivos
Funcionalidades disponíveis
Smart,
Termo de Abertura de Projeto
Benefícios
Produto, Requisitos
Criação do projeto, Lançamento de
Requisitos
Stakeholders externos, equipes
Termo de Abertura de Projeto, Cadastro
de usuários e perfis
Grupo de Entregas
EAP
Restrições, Premissas
Termo de Abertura de Projeto
Riscos
Plano de Riscos
Linha do Tempo
EAP, Gantt
Custos
Orçamento
3.1.2. Project Model Canvas - Modo Interativo
Neste modo, a funcionalidade do Project Model Canvas ocorre através do uso de um quadro
inteligente, onde os componentes são manipulados através de movimentos e toques na superfície do
quadro. Este modo facilita a elaboração do plano de gerenciamento do projeto de forma interativa e
colaborativa, através da participação das partes interessadas nas reuniões. Assim, cada participante
pode enviar, de seu computador, post-its virtuais para cada área do canvas, apresentado no quadro
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inteligente. O gerente do projeto, ao arrastar o ícone P´s (post-its referentes aos stakeholders) para
qualquer componente do canvas, abrirá uma janela com todos os post-its enviados para aquela área,
cabendo ao próprio arrastar os post-its que julgar adequado. O gerente também pode incluir novos
post-its através do ícone NP (novo post-it), além daqueles enviados pelos participantes da reunião.
No quadro inteligente também aparecerão ícones representando os usuários que estão
participando da elaboração do plano de gerenciamento do projeto e o status de cada participante.
Depois de encerrado, o canvas poderá ser armazenado na ferramenta no modo computador, podendo,
também, ser alterado sempre que necessário.
Logo, um plano de gerenciamento do projeto elaborado no modo interativo pode ser
armazenado no modo computador e um plano realizado no modo computador pode ser aberto no modo
interativo, havendo total comunicação entre ambos. A Figura 5 mostra a tela da funcionalidade no
modo interativo.
Figura 5 - Tela da funcionalidade Project Model Canvas (modo interativo). Fonte: Silva, et. al (2014)
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4. Análise e Resultados
Foi realizada uma pesquisa com 20 profissionais onde foi levantado o perfil destes profissionais
(Tabela 2) e a opinião dos mesmos em relação à funcionalidade do Project Model Canvas na
ferramenta Gestão Integrada. Os mesmos participaram de um workshop onde um estudo de caso foi
realizado primeiramente através do método manual do Project Model Canvas, após este processo o
estudo de caso foi realizado na ferramenta utilizando a referida funcionalidade no modo computador e
para finalizar o estudo de caso foi utilizada a referida funcionalidade no modo interativo.
Tabela 2 - Perfil dos profissionais que participaram da pesquisa
Variáveis da pesquisa
Resultados obtidos
Idade
67% de 20 a 30 anos
33% de 31 a 40 anos
Formação - Graduação
89% possui graduação na área de
Tecnologia da Informação
11% em outras áreas
Formação - Especialização
89% estão cursando especializações
11%
já
concluíram
cursos
de
especialização
Atuação Profissional
67%
trabalham
em
empresas
particulares
33% Trabalham em empresas públicas
Conhecimento
Gerência de Projetos
prévio
de
100% já participaram de atividades
relacionadas a Gerência de Projetos
A pesquisa ocorreu através de questionários online, cujas perguntas contemplaram os seguintes
temas:
Usabilidade da funcionalidade PM Canvas na ferramenta;
Comparação da funcionalidade no modo computador com o método manual;
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Comparação da funcionalidade no modo computador com o modo interativo.
Todos os participantes da pesquisa consideraram a funcionalidade, tanto no modo computador
como no modo interativo, fácil de usar e mais adequada em relação ao processo manual.
Os participantes apontaram os seguintes benefícios em relação à funcionalidade no modo
computador comparada ao método manual: rapidez, aumento da produtividade, armazenamento das
informações e praticidade para usar o método.
Em relação à funcionalidade no modo interativo, os participantes apontaram os seguintes
benefícios em relação ao modo computador: rapidez, maior interação entre as partes interessadas e
aumento da produtividade.
5. Conclusão
A funcionalidade Project Model Canvas da ferramenta Gestão Integrada pode tornar mais
produtivo e eficiente o uso deste método, conforme os resultados obtidos na pesquisa de opinião
apresentada na Seção 4.
Quando se iniciou o desenvolvimento da funcionalidade no modo computador, em agosto de
2013, não havia outra ferramenta conhecida no mercado que automatizasse a metodologia. Em relação
a funcionalidade no modo interativo e a geração automática das funcionalidades relacionadas as áreas
de conhecimento através do canvas, até o momento, não foram encontradas em outras ferramentas
comerciais.
Será realizada uma pesquisa quantitativa do uso da funcionalidade na elaboração de projetos
com objetivo de aferir o aumento na produtividade das equipes em relação a elaboração do plano de
gerenciamento de projeto. Assim como uma pesquisa qualitativa nos mesmos moldes da pesquisa
apresentada na Seção 4, mas com uma amostra mais significativa em relação ao número de
profissionais.
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LEITE, R., BARROSO, L. “Gestão Integrada – Uma Ferramenta para Atender aos Processos de
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SOFTEX - Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro. MPS.Br – Guia
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