relatório de evento

RELATÓRIO DE EVENTO____________
Título: ARQUIVOS MÉDICOS: gestão e pesquisa científica
Data: 06 de outubro de 2005
Fórum: Fórum Permanente de Arte e Cultura
Coordenação: Prof.Dra. Laura Ward (FCM e CONSUL/SIARQ) e Neire do Rossio Martins
(AC/SIARQ)
Relator: Vera Lucia Nascimento dos Santos (AC/SIARQ)
Relatório:
O fórum contou com 3 mesas/conferências, totalizando 11 apresentações:
1. Arquivos médicos como fontes de pesquisa: a importância dos prontuários e dos arquivos médicos
para a pesquisa médica
1.1. Informações em Saúde: as demandas em um novo contexto sanitário - Marilisa Berti
Azevedo Barros
1.2 Arquivos médicos como fontes de pesquisa: a importância dos prontuários e dos arquivos
médicos para os Registros de Câncer - Nazira Mahayri
1.3 Arquivos médicos como fontes de pesquisa: experiência do Grupo de Estudos em Doença de
Chagas quanto à importância dos prontuários na pesquisa - Sandra Cecília Botelho Costa
2. Gestão de arquivos médicos e novas tecnologias de registro
2.1 Arquivos médicos da Unicamp: organização, uso e desafios diante de velhas e novas
demandas - Gislaine A. Fonsechi Carvasan e Carlos Henrique Oliveira de Paula
2.2 Experiências do Arquivo Médico da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto - Zilah Vilela
Lemos Faria da Silva
2.3 Arquivos de Imagens Médicas: a experiência do InCor - Ramon Alfredo Moreno
2.4 O prontuário eletrônico do paciente: unindo tecnologias e pessoas - Heimar F. Marin
3. Aspectos éticos e legais dos arquivos médicos: responsabilidades médicas e direitos do paciente
3.1 Prof.Dr.Flávio César de Sá e Prof. Dr. Aloísio José Bedone
4. Palestra: A Legislação arquivística e os documentos médicos - Paulo Roberto Elian dos Santos
As apresentações abordaram a importância dos prontuários médicos para a pesquisa médicocientífica, através dos registros de informações em saúde, essenciais para o planejamento, a
programação e a gestão das intervenções em saúde coletiva e individual, do estabelecimento de
estatísticas de mortalidade e morbidade comparáveis e confiáveis. Levando-se em consideração a
necessidade de informações bem registradas no prontuário, e a de que os mesmos devem ser bem
documentados.
Na palestra principal foi abordado o conceito de prontuário do paciente, adotado pela Câmara Setorial
de Arquivos Médicos do Conselho Nacional de Arquivos e já amplamente adotado em eventos
nacionais, em contra posição ao conceito de prontuário médico. Em relação às Resoluções do CFM
1638/2002, define prontuário medico e torna obrigatória a criação da Comissão de Revisão de
Prontuários nas Instituições de saúde e 1639/2002, aprova as "Normas Técnicas para o Uso de
Sistemas Informatizados para a Guarda e Manuseio do Prontuário Médico", dispõe sobre tempo de
guarda dos prontuários, estabelece critérios para certificação dos sistemas de informação e dá outras
providências, destacou que os documentos de pacientes podem ser eliminados, desde que as
instituições médicas e de saúde, formalizem comissões de avaliação de documentos, submetidas a
instituição arquivística de sua esfera de atuação (federal, estadual, municipal).
Foram abordadas também a legislação arquivística e o estabelecimento de planos e ações com
relação aos arquivos médicos, concebidos nos marcos de uma Política Nacional de Arquivos e de
uma Política Nacional de Informação em Saúde.
A gestão de arquivos médicos conforme relatos de experiências dos arquivos médicos da
Universidade e da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto em contraste com as novas tecnologias
de registro - o prontuário eletrônico do paciente -, um desafio para as instituições públicas, e os
aspectos éticos e legais dos arquivos médicos: responsabilidades médicas e direitos do paciente.
O fórum contou com 145 inscritos pela Internet, totalizando 111 participantes de diversas instituições
hospitalares da região, que elaboraram diversas questões e posicionamentos à respeito da questão,
QUESTIONAMENTOS
Dra. Lílian abordou a questão da otimização da sistematização das informações no prontuário
médico; a questão dos volumes em casos de doenças crônicas, por exemplo, como agilizar?
Destacou a importância que outros paises dão a documentação médica como fonte primária de
pesquisa, favorecendo o desenvolvimento da ciência médica.
Dr. Fernando levantou a questão sobre as mudanças na forma de assistência que as novas
tecnologias permitem, tais como troca de e-mails entre médico e paciente.
Dr. Zeferino sugeriu que o principal alvo do Fórum deveria ser os médicos e enfermeiros,
responsáveis pelo preenchimento dos formulários que compõem o prontuário, esses sim deveriam
ser envolvidos nos projetos de melhoria dos registros, no acesso e da gestão desses documentos.
Dra. Mary ressaltou que, além do seu valor original que é o registro e a condução do tratamento de
pacientes, os documentos médicos importam para a pesquisa médica, mas, é sobretudo um
importante instrumento para a gestão hospitalar, pois é a partir deles que se extraem estatísticas de
atendimento, custos etc. e por isso deve se investir em melhorias nessa área.
Sra. Neire apresentou o Arquivo Central do Sistema de Arquivos –SIARQ, da UNICAMP e sua
responsabilidade enquanto órgão orientador de arquivos; a Lei federal n.8.159 de 08 de janeiro de
1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;
e discorreu sobre
conceito de arquivo e documento arquivístico e as responsabilidades dos gestores de instituições
públicas em seu gerenciamento, acesso e preservação, tendo em vista as implicações legais e éticas
envolvidas.
Dra. Nazira argumentou a possibilidade em se recuperar o contexto histórico a partir das informações
contidas no prontuário médico, porém há dificuldades de coletas de informações para a pesquisa
médica, devido ao mau preenchimento dos formulários contidos no prontuário médico, geralmente a
caligrafia é ilegível; é importante que os dados coletados nos prontuários pelos registradores
garantam a qualidade da informação. Sugeriu que todo prontuário deveria trazer uma folha de ‘rosto’
com um resumo para facilitar o atendimento, no caso dos volumes.
Dra. Sandra levantou a multiplicidade de arquivos de prontuários médicos que surgem em
ambulatórios por necessidade de pesquisas especializadas, ocasionadas, entre outras causas, pela
falta da agilização do acesso aos prontuários principais; além de citar a criação de informações
paralelas e complementares importantes de serem compartilhadas com a comunidade médica;
Sra. Neire sugeriu incorporar/reproduzir no prontuário essa informações paralelas, como forma de
garantir o acesso a toda comunidade.
Sr. Ramon Moreno, apresentou experiências do InCor na adoção de sistema de gerenciamento de
imagens médicas, onde destacou a agilização das buscas de informações, mas, levantou a
preocupação com a preservação digital por longo tempo.
Dr. Paulo Elian apresentou a RESOLUÇÃO CONARQ Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004, que dispõe
sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos e das experiências da Câmara
Setorial de Documentos Médicos do Conselho Nacional de Arquivos. Apontou as Resoluções do CFM
que deve ser seguida por instituições de saúde para a avaliação de documentos médicos,
arquivamento e reprodução, bem como os requisitos para a informatização de procedimentos e
documentos médicos; fez um paradoxo do prontuário eletrônico, discordando da comparação entre o
prontuário tradicional e o eletrônico, que este modelo é questionável, principalmente no aspecto da
preservação, dada a vulnerabilidade do suporte, enquanto o modelo antigo ainda funciona, atendendo
a demanda do momento. Discorreu sobre a questão da depreciação do profissional de arquivo e a
necessidade de sua - valorização e capacitação profissional. Citou a existência de um curso de
Registro de Informação em Saúde à nível médio, com duração de 1 ano – modalidade Técnico em
Arquivos Médicos e um Curso de
Especialização, oferecido pela FIOCRUZ. Quanto aos
procedimentos da digitalização/microfilmagem, sobre a questão de avaliação/preservação, sugeriu
que enquanto não se definir destino não jogar o suporte papel.
Sra. Neire apresentou conceitos que baseiam a avaliação de documentos como valor primário –
administrativo, legal, jurídico; e valor secundário – pesquisa histórica e cientifica.
PROPOSTAS FINAIS
1. Encaminhar propostas à Direção da Faculdade de Ciências Médicas para melhorar a produção dos
registros médicos e a gestão arquivística dos documentos do paciente;
2. Criação de um grupo de estudos para propor soluções internas no que se refere aos arquivos
médicos
3. Criação de um grupo de estudos para a sistematização das sugestões e propostas tiradas do
fórum, inclusive, sobre a produção do prontuário e preenchimento do mesmo;
4.Convidar profissionais de outros SAMEs da região para debaterem os problemas comuns e
apresentarem soluções em conjunto, ou seja, através do estabelecimento de parcerias; melhorar a
qualidade dos registros contidos no prontuário, para garantir a pesquisa médica e criar um canal de
comunicação entre eles;
5. Inclusão nos Cursos da FCM de graduação e pós-graduação, de disciplina da produção e gestão
de prontuários médicos;