BUSINESS INTELLIGENCE
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BUSINESS INTELLIGENCE - BI NEGÓCIOS INTELIGENTE GRUPO 11 BALTAZAR DIOGO FABIANO RESENDE GESSILDO JÚNIOR JAILSON COSMO MARCOS MICELANE VALMIRA INTRODUÇÃO A inteligência de negócios, como muitos já sabem, é uma ferramenta importante para a tomada de decisão estratégica, Com base nisso, empresas de todos os tipos, portes e ramos de atividade começam a direcionar os investimentos em projetos de Business Intelligence (BI). “... mais importante do que dispor dos dados, é necessário saber analisá-los...” DEFINIÇÃO Uma ferramenta que permite aos gestores de negócios uma análise inteligente da infinidade de dados gerados por seus diversos sistemas e processos.Um sistema de BI pode fornecer dados relacionados a clientes, estoque, recursos humanos ou informações contábeis e muito mais utilidade do que se possa imaginar. QUAL PORTE DE EMPRESA PODE UTILIZAR-SE DO BI? E essa capacidade, independe do tamanho da empresa que busca entender clientes e saber onde há riscos para os seus negócios. “As necessidades de saber, por exemplo, quem vende mais, qual produto dá maior margem de lucro e outras informações desse tipo, são comuns às empresas de todos os portes”. As informações passam a apoiar a tomada de decisões e, mais do que isso, indicar caminhos e mudanças benéficas a serem seguidos e tomados por uma empresa. BI não é novidade, a análise de dados já acontece há muito tempo. A diferença é que agora ela é muito usada para a tomada de decisões. Como o próprio nome sugere, as soluções de Business Intelligence são adotadas para trazer inteligência ao negócio de uma companhia. Elas envolvem ferramentas e sistemas desenvolvidos para coletar e analisar dados de maneira planejada e estratégica para a organização. o BI auxilia as empresas a traçarem o perfil de seus clientes, oferecerem suporte adequado a cada um deles, realizar pesquisas e a segmentação do mercado, fazer análises estatísticas e inventários, entre outra infinidade de aplicações. É possível ter uma visão mais ampla daquilo que se passa com suas operações. Mais que isso, com BI é possível às empresas fazer correções de rota antes que sejam surpreendidas por resultados abaixo dos planejados. Propósitos do BI “O BI era uma ferramenta de controle e planejamento de médio e longo prazos, que emitia relatórios anuais e semestrais, com base nos quais era possível fazer planejamentos. Hoje, é muito mais pro ativo”. O objetivo é converter o volume de dados em informações relevantes ao negócio, através de relatórios analíticos. O objetivo é converter o volume de dados em informações relevantes ao negócio, através de relatórios analíticos. VANTAGENS • Redução de custos com softwares; • Redução de custos com administração e suporte; • Redução de custos na avaliação de projetos; • ROI (Retorno sobre investimento) mais rápido para projetos implantados com BI; • Maior controle e menos dados incorretos; • Maior segurança da Informação; • Alinhamento de informações estratégicas e operacionais; • Rapidez na informação para tomada de decisões estratégicas; • Informação consistente em vários locais dispersos; • Vantagem competitiva. A HISTÓRIA DO BI Ao contrário do que se possa imaginar, o conceito de Business Intelligence não é recente. Fenícios, persas, egípcios e outros povos do Oriente utilizavam esse princípio há milhares de anos, quando cruzavam informações obtidas junto à natureza em benefício próprio. Observar e analisar o comportamento das marés, os períodos de seca e de chuvas, a posição dos astros, entre outras, eram formas de obter informações que eram utilizadas para tomar as decisões que permitissem a melhoria de vida de suas respectivas comunidades. A HISTÓRIA DO BI O mundo mudou desde então, mas o conceito permanece o mesmo. A necessidade de cruzar informações para realizar uma gestão empresarial eficiente é hoje uma realidade tão verdadeira quanto no passado foi descobrir se a maré alta iria propiciar uma pescaria mais abundante. Atualmente o interesse pelo BI vem crescendo na medida em que seu emprego possibilita às corporações realizar uma série de análises e projeções, de forma a agilizar os processos relacionados às tomadas de decisão. CARACTERÍSTICAS Extrair e Integrar dados Fazer uso da experiência Analisar dados contextualizados Trabalhar com Hipóteses Procurar relações de causa e efeito Transformar os registro obtidos em informações útil para o conhecimento empresarial A Parti dos relatórios os gerentes tomam decisões sobre como atuar no mercado POR ONDE COMEÇAR? Empresas pequenas ou com pouca cultura tecnológica podem começar usando algumas ferramentas de análise mais simples, como o EIS – Executive Information Systems -, que são amigáveis e fornecem informações gerenciais de forma rápida e eficiente. Outra opção são as DSS – Decision Support Systems , sistemas de apoio à decisão que surgiram a partir dos sistemas transacionais e utilizam modelos para solucionar problemas não estruturados. Ambas são ferramentas que podem auxiliar as empresas a se familiarizar com os conceitos e tecnologias relativas ao BI, e evoluir nesse sentido aos poucos. O fundamental é entender que os dados precisam ser estruturados de forma diferente do que ocorre nos sistemas transacionais. Por isso, os especialistas no assunto ressaltam que um dos principais pilares do BI é o DataWarehouse (DW). Como bem define William (Bill) Inmon, considerado o pai do DW, esse repositório nada mais é do que um banco de dados orientado por assuntos, não volátil (os dados não podem sofrer modificações) e integrado. No DW há apenas a carga dos dados e a consulta. Não há atualizações. Variável com o tempo é outra característica inerente ao DW. Isso significa que sempre será retratada uma situação num determinado ponto do tempo. É como se pegássemos uma foto de uma pessoa com um ano de idade e outra foto, dessa mesma pessoa, aos 10 anos de idade, para então fazer uma comparação e verificar as modificações ocorridas. Em termos conceituais, pode-se afirmar que um Data Mart é um mini Data Warehouse que fornece suporte à decisão para um pequeno grupo de pessoas – como aos profissionais da área de marketing, ou de vendas, por exemplo. O tempo de desenvolvimento e implementação, assim como os investimentos necessários, também são bem menores, em comparação ao DW. CASO DE USOS DO BI Informação é conhecimento e conhecimento é poder. Ser o primeiro é uma vantagem competitiva. Saber quais os objetivos a curto, médio e longo prazo de sua empresa é uma necessidade. Todos devem saber para aonde sua empresa quer chegar e como chegar, como seu funcionário vai vender seu negócio se ele não sabe o que vender? a Drogaria Araújo Em 2000, ao adotar o conceito de drugstore, a Drogaria Araújo, que atua na região da Grande Belo Horizonte (MG), elevou rapidamente o número de itens produzidos de 6 mil para 18 mil. A empresa dispunha de um alto número de dados operacionais, mas era carente de informações gerenciais que permitissem a análise do negócio. Por isso resolveu implementar Data Marts, utilizando uma solução baseada em SQL Server 2000 com Analysis Service da Microsoft e desenvolvida pela attps Informática. A Drogaria Araújo conta com uma rede de lojas que comercializa não apenas medicamentos e produtos de higiene e beleza, como também uma infinidade de artigos de conveniência – jornal, pão, meias finas e etc, possuindo um volume de dados que cresce cerca de 3,5 GB por mês. A empresa já havia desenvolvido um datawarehouse, mas verificou que precisava urgentemente disponibilizar aos gerentes, de uma forma mais precisa e rápida, informações estratégicas para o dia-adia do negócio, como a lucratividade de cada loja da rede e a participação de cada fornecedor no resultado de vendas. A dificuldade de levantar esses dados fez com que a Araújo contratasse a attps Informática, empresa parceira que já havia ministrado treinamentos para a área de tecnologia da drograria. As duas realizaram o planejamento da plataforma de hardware e software necessários e voltaram seus esforços para converter dados para data warehouse, preparando a carga para essa conversão. A partir daí, iniciou-se um processo de Business Intelligence, com o desenvolvimento de uma solução de consultas analíticas flexível e adaptável às características do negócio, baseada no SQL Server 2000 e em seus recursos de Analysis Services, que resultou na implementação dos DataMarts nas áreas de Compra e Venda e na diretoria. Seis meses após o início do projeto a Drogaria Araújo passou a visualizar as vantagens da tecnologia e descobriu linhas de vendas que estavam crescendo. Outro benefício foi a depuração dos dados que permitiu à empresa descobrir erros no sistema de produção ainda não vistos, como por exemplo, algumas informações incorretas. Ou seja, indiretamente a solução provocou um acompanhamento maior da produção. Com os DataMarts foi possível alocar melhor os recursos humanos por loja, de acordo com a freqüência de clientes em determinado horário. Outro grande resultado foi a possibilidade de medir as vendas da drogaria por produto, entender o porquê deste comportamento e poder encontrar uma nova alternativa para corrigir o problema. Antes não era possível redirecionar as ações, cruzar informações e tomar decisões conscientes porque a empresa não tinha acesso fácil a todas as informações sobre compra e venda. Para emitir um relatório, por exemplo, eram necessários dois dias ou até uma semana. Atualmente, esse tipo de relatório é emitido em minutos e disponibilizado na intranet, por email ou onde for necessário para acesso dos interessados. Ao todo, a Drogaria Araújo investiu aproximadamente R$ 60 mil entre aquisição de hardware, software e consultoria. O segundo passo será implementar a solução na entrega em domicílio a fim de fazer uma análise de consumo e direcionar melhor as ofertas aos cerca de 200 mil clientes cadastrados neste serviço. O projeto implementado de BI trouxe como principais benefícios: - Exatidão nas informações necessárias à tomada de decisão para investimentos na rede de lojas; - Obtenção de informações precisas e atualizadas a respeito do comportamento de promoções de venda; - Obtenção de informações de lucratividade na rede de lojas como um todo, permitindo o detalhamento por produto vendido, loja, vendedor e promoção; - Análise comparativa por períodos em relação às vendas; - Obtenção de informações a respeito do comportamento de vendas por produtos, permitindo maior capacidade de negociação com fornecedores e fabricantes; - Satisfação da alta administração no que diz respeito ao pronto atendimento na demanda de informações; - Conferência e acertos de dados, devido a visibilidade maior das informações, permitindo correções dos sistemas OLTP. SBT adere a Business Intelligence Os cerca de 80 gestores do SBT (Sistema Brasileiro de Televisão), segunda maior emissora de TV do país, com 5 mil funcionários e 105 emissoras filiadas que cobrem 95% do território nacional, estavam acostumados a usar planilhas eletrônicas, mas cada qual a sua maneira e com seus números. Para garantir o acesso a informações atualizadas e consistentes, a equipe de TI da emissora sugeriu uma solução de Business Intelligence (BI), no final de 2005. Mas o que se viu foi uma resistência forte ao projeto por parte dos diretores e analistas do departamento comercial. Nada tinha a ver com tecnologia, mas com uma insegurança para enfrentar mudanças na forma de trabalho. "Esses funcionários passavam dias inteiros inserindo dados nas planilhas e faziam de duas a três horas extras em período de balanço para conseguir dar conta do recado. Quando dissemos que o trabalho seria feito online, sem necessidade de digitar os números, muitos ficaram com medo de perder a função", diz Nelson Carpinelli, gerente de TI do SBT. Para integrar os gestores no conceito de BI, a equipe de TI criou um programa de gestão de mudança, com treinamento e palestras sobre as vantagens que o comprometimento deles com o projeto trariam. "Por duas semanas, fizemos com que os usuários mais resistentes comprassem o projeto, pois eles entenderam que seu papel seria mais estratégico para a companhia", afirma Carpinelli. Outra barreira encontrada na fase inicial do projeto foi perceber que ainda havia desconfiança em relação ao conceito de BI, devido a uma tentativa anterior de implementação, também na área comercial, mas que não tinha dado certo. Segundo Carpinelli, faltou na época um patrocinador forte para a iniciativa, e o projeto envolvia o uso de uma ferramenta específica, em vez do conhecido Excel. Desta vez, a solução para centralizar as informações de apoio às decisões de negócio seria implementada com uma modificação de banco de dados, mas não de interface, que continuou a ser a do pacote Office, da Microsoft. "Os diretores não queriam abrir mão das planilhas eletrônicas. Mas conseguimos provar que o BI resultaria num modelo integrado das bases de informação, o que é mais confiável", diz Carpinelli. Na sua opinião, ter adotado o framework de BI da Microsoft foi um dos pontos fortes do projeto, pois tornou o uso do sistema mais simples para o usuário final. Outra vantagem foi a economia, já que não houve a necessidade de comprar software. Os custos ficaram restritos à implementação. "Não tivemos gastos com ferramentas, só com consultoria. Se fosse uma solução de mercado, teríamos gasto 70% mais", diz Carpinelli. Data mart Internamente, a equipe de TI do SBT, formada por 12 profissionais, desenvolveu uma arquitetura de data marts incrementais em vez de um datawarehouse tradicional. "Era preciso gerar confiança nos números do sistema. Então, implantamos pequenos BIs, gerando um grande banco de dados com informações úteis", diz Carpinelli. A emissora do Grupo Silvio Santos contratou a consultoria Pro IT para implantar o portal comercial, baseado no conceito de Business Intelligence. O projeto, dividido em dois módulos, foi denominado Síndrome de BI. Na primeira etapa, o Sistema Gerencial de Vendas levou dois meses para entrar em funcionamento. Com ele os diretores conseguem acompanhar as vendas de espaço de mídia e de patrocínios, comparando-as com as metas de resultados estabelecidas pela organização. Por sua vez, o Sistema de Informações de Mercado, que levou quatro meses para começar a operar, permite que os dados internos sejam comparados com várias fontes de mercado. Segundo Carpinelli, essa ferramenta trouxe agilidade à distribuição de informações importantes para o negócio. "A tomada de decisões estratégicas ficou mais rápida. Antes, era preciso enviar um e-mail para cada gestor, esperar a resposta e aí sim tomar as decisões. Hoje, como a ferramenta é online, todos os diretores e gerentes têm acesso aos dados em tempo real e de uma só vez", afirma Carpinelli. A segurança também foi levada em consideração pelo SBT na hora de aderir ao BI. Muitas das informações comerciais que circulam nas planilhas são confidenciais. Quando os números eram trabalhados de forma descentralizada não era possível assegurar o sigilo. Agora, os 80 gestores da empresa que utilizam o BI precisam digitar senhas para entrar no portal comercial. "No fundo, o BI gerou um redesenho dos processos de decisão", afirma Carpinelli. INFRA-ESTRUTURA DE TI SERVIDORES: 150 máquinas SISTEMA OPERACIONAL: Windows ERP: Oracle BANCO DE DADOS: Oracle e SQL Server EQUIPE DE TI: 12 profissionais USUÁRIOS DO BI: 80 pessoas BIBLIOGRAFIAS http://www.tiagocurcio.com http://info.abril.com.br
