ARQUIVO - ADM

Curso Técnico(a)
Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de
Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
08-09-2010
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
ARQUIVO – é o conjunto de documentos produzidos por uma instituição no
decurso da sua actividade. Um arquivo deve ser conservado integralmente e
nunca separado, dividido ou organizado segundo critérios que não os da sua
organização original. O arquivo é a unidade de informação que recolhe, trata,
conserva e divulga os documentos.
Arquivar é uma forma de conservar por ordem, toda a correspondência ou
documentação que faça parte de uma empresa ou indivíduo. O arquivo é uma
forma de protecção contra a deterioração, destruição ou perda de
documentos, facilitando ao mesmo tempo a consulta e localização de
documentos.
ORGANIZAÇÃO:
O arquivo necessita de estar bem organizado, em condições de segurança,
precisão, simplicidade, flexibilidade e facilidade de acesso, pois pode ser
necessário consultá-lo com rapidez. Um arquivo bem organizado é uma
vantagem, pois economiza tempo, auxilia a tomada de decisões, é eficiente e
reduz os erros.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
Página 2
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
TIPOS DE ARQUIVO:
Arquivo Activo – mantém arquivados os papéis em uso, para consultas ou
referências constantes e actuais, ou que se encontrem em fase de conclusão.
Este arquivo é sempre acessível;
Arquivo Inactivo – Contém os papéis que são menos usados e deve ser
organizado de maneira que possa ser consultado facilmente;
Arquivo Corrente – garante a eficácia e a facilidade na classificação dos
documentos;
Arquivo Intermediário - o arquivo intermediário é consultado com pouca
frequência e a sua permanência é transitória.
Arquivo Permanente – a função do arquivo permanente é reunir e facilitar a
consulta de documentos oficiais de uso não corrente. Não é arquivado
definitivamente.
Também existem arquivos públicos, que pertencem a órgãos governamentais,
federais, estatais e municipais.
O arquivo público é o conjunto de documentos acumulados no decorrer das
funções executivas, legislativas e judiciais do poder público, ou de entidades
privadas encarregadas de serviços públicos.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
Página 3
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
TIPOS DE CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVOS:
Classificação Alfabética;
Classificação Numérica;
Classificação Alfanumérica;
Classificação Cronológica;
Classificação Geográfica;
Classificação Ideológica ou Temática;
Classificação Decimal;
Classificação Decimal Universal (CDU);
Classificação Automática;
Cromático.
CLASSIFICAÇÃO DE ARQUIVO:
Entende-se por classificação, o processo pelo qual se torna possível dispor
de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de modo a
facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
Página 4
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
ARQUIVO EM PAPEL:
VANTAGENS:

É importante preservar o documento original;

Segurança;

Elimina a barreira do não domínio das TIC;

Os documentos são autenticados e podem fazer prova do
parecer de alguém;

Fácil de manusear e consultar se for bem organizado;

Fácil/simples.
DESVANTAGENS:
 Durabilidade;
 Difícil de transportar;
 Não é “amigo do ambiente”;
 Ocupa muito espaço físico;
 Custos elevados com espaço e armazenamento;
 Sujeito a roubo;
 Custo mais elevado;
 Existe a possibilidade de falsificação de documentos;
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
Página 5
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
ARQUIVO EM FORMATO DIGITAL:
VANTAGENS:

Não gasta papel;

Não ocupa tanto espaço;

É mais rápido;

Facilita a partilha e envio de documentos;

Custos menos elevados;

Eficácia e eficiência;

Acesso mais fácil;

Facilidade de consulta à distância;

Facilidade de mobilidade.
DESVANTAGENS:

Não é totalmente seguro;

Pode diminuir postos de trabalho;

Custo do material informático;

Custos de manutenção do material;

Necessidade de dominar as novas tecnologias;

Possibilidade de falhas na rede, tornando difícil a utilização dos
sistemas.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
Página 6
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo 0653 – Gestão de Documentos e Arquivo.
Formador: Ana Mafalda Henriques.
GESTÃO DE DOCUMENTOS:
A gestão de documentos é fundamental e engloba um conjunto de procedimentos e
operações técnicas, sobre as actividades de produção, avaliação e arquivo de
documentos, importantes na tomada de decisões. Assegura a eficiência na produção,
manutenção e destino de documentos, eliminando os documentos sem valor
administrativo ou científico. Utiliza técnicas avançadas de gestão da informação e
contribui para a preservação de documentos históricos e científicos.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
Página 7