Curso Técnico(a) Administrativo(a) - ADM

Curso Técnico(a)
Administrativo(a)
Módulo: 0661 – Circuito
Documental da Organização.
Formador: Ana Mafalda Infante Henriques.
Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo: 0661 – Circuito Documental da Organização.
Formador: Ana Mafalda Infante Henriques.
O QUE É O CIRCUITO DOCUMENTAL?
É o percurso efectuado pelos documentos até chegarem ao destino final.
Resulta da comunicação oral e escrita, entre empresas ou a nível interno.
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA EXISTENTES:
Correspondência recebida – a correspondência quando
entra é verificada e separada em correspondência
necessária, não necessária ou dirigida à empresa. Depois
é registada num livro próprio e enviada para a secção
correspondente ou eliminada (exemplo: carta de
apresentação, etc.).
Correspondência expedida – é a correspondência que sai da organização
para o exterior, primeiro passa pelo departamento logístico, é registada em
livro próprio, seleccionada e depois expedida (ex: orçamento).
Correspondência interna – é a correspondência que circula no interior da
empresa, devendo ser efectuado um registo de saída com todos os
pormenores (ex: memorandos, comunicados, ordens de serviços, etc.). Esta
correspondência deve ser colocada num local acessível, para que todos
tomem conhecimento da informação divulgada.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
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Curso Técnico(a) Administrativo(a)
Módulo: 0661 – Circuito Documental da Organização.
Formador: Ana Mafalda Infante Henriques.
Correio recebido: separação – abertura – registo – distribuição - despacho.
Correio expedido: verificação – registo – selecção.
Tecnologia de apoio: máquinas de dobrar, franquear, ordenadores,
datadores, abre -envelopes, máquinas de selar, etc. (deve respeitar os
padrões NP7 e NP13).
NO QUE CONSISTE O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO DA
CORRESPONDÊNCIA?
Confirma-se se a correspondência é realmente toda destinada à empresa e
procede-se à separação da mesma, subdividindo-se em informação
necessária, ou não necessária. A correspondência necessária divide-se em
três grupos: a que é dirigida a uma pessoa em particular, a confidencial e a
que é dirigida à empresa em geral. A correspondência não necessária, vai
para o arquivo, onde é guardada por algum tempo, ou é eliminada, se não
tiver interesse para a empresa.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
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Módulo: 0661 – Circuito Documental da Organização.
Formador: Ana Mafalda Infante Henriques.
Correio Electrónico:
VANTAGENS: é barato, rápido, ecológico e pode ser enviado para vários
destinatários, numa só vez.
DESVANTAGENS: falta de privacidade, possíveis casos de fraude, pode
contagiar o computador com vírus, existe também a necessidade de imprimir
os documentos enviados, para comprovação do seu envio.
Formanda: Cecília Francisco. 08/09/2010
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