Gerenciamento de projetos - Moodle

Gerenciamento de projetos
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Gerente de Projetos, uma nova profissão
A concorrência que se estabeleceu com a globalização está obrigando as empresas
a melhorarem sua atuação em todas as suas áreas. Para melhor entender o tema,
pode-se separar as áreas da empresa em duas categorias:

As que são formadas de atividades rotineiras, onde cada operador executa a
sua função. Para enfrentar a concorrência, uma técnica moderna é a
melhoria contínua, que tem dado certo, pois as atividades são repetitivas e
sempre existe a oportunidade de fazê-las melhor a cada ciclo;

As que são formadas de atividades que são feitas uma única vez e
pertencem a um projeto que também é único, não havendo, assim, a
oportunidade de melhorias no próximo ciclo.
As duas categorias de atividades são importantes - as atividades rotineiras darão
respostas ao esforço de melhoria contínua a longo prazo e se a empresa for bem
organizada e com alta produtividade. Ao contrário, as empresas mal organizadas
terão respostas rápidas, pois as oportunidades de melhoria, decorrentes da baixa
produtividade, aparecerão logo.
As atividades de projetos têm outras características, que dependem das razões
pelas quais foram montados os projetos, e independem do nível organizacional da
empresa: ela estando bem preparada para cumprir e controlar suas rotinas, não
prejudicará essa rotina para elaborar um projeto, da mesma forma que as
empresas mal administradas estão sempre "apagando incêndios" e relegam os
projetos a outros planos, embora as duas tenham concordado que os projetos são a
coisa mais importante para a empresa.
A origem dos projetos (mesmo nas empresas que o fazem formalmente) está ligada
ao planejamento estratégico, que surge nas empresas para mudar as coisas
radicalmente e, em geral, como uma espécie de tábua de salvação. Como exemplo,
podemos citar: lançamento de uma nova linha de produtos, ampliação de uma área
de produção, um novo layout, racionalização de um sistema de informação,
automação de um processo, são coisas não rotineiras, que serão feitas uma única
vez, com início e fim bem definidos.
As empresas, muitas vezes, não estão preparadas para administrar projetos e sua
execução é solicitada ao pessoal que elabora as rotinas do dia-a-dia, as quais são
controladas. Estando a empresa preparada e organizada para isso, aplicar recursos
nos projetos é prejudicar o andamento das rotinas; esta é a explicação de por que
muitos planejamentos são relegados a segundo plano, por mais importantes que
possam ser considerados.
Para sanear o problema, as empresas precisam se preparar para administrar
projetos, criar procedimentos, treinar pessoal para gerenciá-los.
A atividade mais importante no gerenciamento é o planejamento - ela é o ponto
central e causa do sucesso da realização do projeto.
Para planejar, é necessário praticar uma seqüência de atividades simples e que, por
serem simples, parecem desnecessárias. O que se tem a fazer é adquirir o hábito
de fazê-las e, assim, naturalmente, praticar.
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Define-se:

O escopo, isto é, a descrição item a item do que foi contratado - é
importante perguntar ao contratante se é isso mesmo que ele deseja;

As atividades que serão necessárias para cumprir cada item do escopo, com
sua precedência no encadeamento, montando a estrutura analítica do
projeto (WBS Work Breakdowm Structure);

O plano propriamente dito, que é colocar em cada atividade os prazos e os
recursos necessários. Caso as atividades definidas sejam complexas e não
permitam estas colocações, deve-se desdobrar as atividades em
subatividades mais simples, até que se torne fácil a colocação dos tempos e
recursos, podendo-se agora montar o gráfico de Gantt e a rede de caminho
crítico;

O orçamento dependerá da etapa anterior (plano) e dos custos dos recursos.
É importante que assim os custos estejam distribuídos no tempo, podendose montar um fluxo de caixa que permitirá a construção da "curva s", a qual
é um gráfico dos gastos acumulados no tempo;

O sistema de controle - deve ficar estabelecido que a apropriação de dados é
o principal instrumento para a garantia da precisão do procedimento. O
sistema deve conter procedimentos para o controle da qualidade, pois sem
qualidade as atividades entregues não são aceitas, não se consumando,
assim, sua realização. Devem ser estabelecidas formas de comunicação,
para que as providências saneadoras surjam a tempo e a hora.
A alocação de um gerente em cada projeto é essencial para o cumprimento dos
programas, ou seja, orçamentos, prazos e qualidade. Quando temos um
responsável para realizá-los, com "poder", ele não poderá arranjar desculpas pela
falta do cumprimento dos programas, além de ficar motivado e realizado
profissionalmente por poder dizer "Eu fiz o projeto, é o meu produto" - cumprindo
prazos, custos e qualidade especificados.
A nova profissão "Gerente de Projetos" já está firmada no mercado e as pessoas
com essa capacitação já se destacam, principalmente por ter adquirido o hábito de
planejar e controlar.
A grande diferença, ao se ter um projeto realizado em uma estrutura hierárquica
funcional, é que nesta cada pessoa é responsável por uma única função e diz: "Eu
fiz a minha parte, quanto aos outros, não sei." - perde-se, assim, a visão do todo e
diluem-se as responsabilidades.
Fonte
GERENCIAMENTO
de
projetos.
Disponível
em:
<
http://www.projetoe.org.br/vteams/teles/tele_02/leitura_02_3.html>. Acesso em:
27 dez. 2006.
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