2. conteúdo - Supremacia Concursos

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AULA 00
ADMINISTRAÇÃO DE
MATERIAIS
PROF. CRISTIANE TORRES
Professora Cristiane Torres
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1. APRESENTAÇÃO
CURRÍCULO DA PROFESSORA
Cristiane Torres é profissional com vasta
experiência
em
docência,
no
âmbito
administrativo, logística e jurídico. Exalta -se em
sua experiência em concursos públicos, tendo
diversas aprovações. Com Mestrado em Auditoria
Empresarial Internacional na Alemanha.
Olá amigos e concurseiros ! !
É com enorme satisfação que inicio este novo Curso de Direito
Tributário, abordando os principais temas da área com afinco, nos concursos
focam na matéria.
Por outro lado venho expressar minha felicidade em integrar esta
renomada equipe!
Minha breve trajetória :
Inicia-se com uma infância pobre, filha de cearenses que vieram se
aventurar no Estado do Rio de Janeiro, nascida na Lapa, reduto de tráfico,
prostituição e tudo que se possa imaginar de ato ilícito, porém eram as
condições que no momento me oferecia.
Residia em um cortiço, onde dividia banheiro e cozinha com mais de 30
pessoas.
Poxa, mais você deve estar se perguntando o que isso causa impacto
nos estudos para concurso, eu te respondo com uma única palavraDETERMINAÇÃO.
Tinha que haver uma saída para que saísse daquela situação, no
entanto, com muito incentivo dos meus pais, comecei a estudar além das
minhas obrigações, e daí vieram 04 graduações ( biologia- enfermagemadministração e direito), acrescido de 07 pós graduações e um Mestrado
Internacional cursado na Alemanha em Auditoria Internacional Empresarial
com diferenciação Tributária.
No âmbito de concursos, desde dos 19 anos, com aprovações , tendo 26
nomeações e hoje estabelecido no Tribunal Federal.
Pretensão em Magistratura, na qual já me aventurei por 02 vezes e
fiquei na prova oral, no entanto esse ano, estou decidida na minha aprovação.
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Assim, a mensagem que expressar e DETERMINAÇÃO E TRANSFORMAÇÃO
DE VIDA!!!!!!
No âmbito do Conteúdo, teremos um número maior de aulas e muitas
questões comentadas, pois o concurso nos exige um conhecimento mais amplo
e muita prática com exercícios.
Numa divisão mais didática que o último edital, buscando ser o mais
completo e objetivo possível, serão 10 aulas (0 a 9), desenvolvidas da seguinte
forma:
Aula 00- Conceito, natureza jurídica, classificação e espécies
estoques e armazenagem, bem como ações de segurança.
de
Aula 01- Estruturas de armazenagens e tipos de estruturas de
estoque com armazenagem e expedição.
Alua 02- Distribuição e transporte de materiais , bem como, cadeia
de suprimentos inter e externa , ressaltando , a modalidade e
intermodalidade de transporte.
Aula 03- Documentação necessária para Administração de
Materiais, bem como, funcionamento específico de centro de
distribuição de sua finalidade , tanto logística e tributária.
2. CONTEÚDO
VISÃO GERAL SOBRE ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E
PATRIMONIAIS I
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1. AS EMPRESAS E SEUS RECURSOS
Toda produção depende da existência conjunta de três fatores de produção:
natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os
economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjunção desses quatro fatores de
produção.
Cada um dos quatro fatores de produção tem uma função específica, a saber:
a) natureza: é o fator que fornece os insumos necessários à produção, como as
matérias-primas, os materiais, a energia etc. É o fator de produção que proporciona
as entradas de insumos para que a produção possa se realizar. Dentre os insumos,
figuram os materiais e matérias-primas;
b) capital: é o fator que fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar
o pessoal. O capital
representa o fator de produção que permite meios para
comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção;
c) trabalho: é o fator constituído pela mão-de-obra, que processa e transforma os
insumos, através de operações manuais ou de máquinas e ferramentas, em
produtos acabados ou serviços prestados. O trabalho representa o fator de
produção que atua sobre os demais, isto é, que aciona e agiliza os outros fatores de
produção. É comumente denominado mão-de-obra, porque se refere principalmente
ao operário manual ou braçal que realiza operações físicas sobre as matériasprimas, com ou sem o auxílio de máquinas e equipamentos;
d) empresa: é o fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho
em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcançado seja muito
maior do que a soma dos fatores aplicados no negócio. A empresa constitui o
sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produção envolvidos, fazendo
com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator
isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de
proporcionar um ganho adicional, que é o lucro. Mas adiante, ao falarmos de
sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, também
denominado efeito sinergístico ou sinergia.
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Modernamente, esses fatores de produção costumam ser denominados recursos
empresariais. Os principais recursos empresariais são: Recursos Materiais, Recursos
Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadológicos e Recursos Administrativos. Veja
Figura:
2. UMA INTRODUÇÃO HISTÓRICA À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças
e de utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir,
estocar, trocar objetos e mercadorias é algo tão antigo quanto a existência do ser humano.
A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de
mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que
“compras” e “estoques” ganhassem maior importância. Este período foi marcado por
modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala.
O trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo
com que a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente mais avançado e os
estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administrações.
A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado
concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à Administração de Materiais, fazendo
com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o
alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse.
Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais
devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais,
isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de
Napoleão Bonaparte.
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Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se
constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos
empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes
para o alcance dos resultados esperados. Munições, equipamentos, víveres, vestuários
adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no
local certo, isto quer dizer que administrar materiais é como administrar informações: “quem os
têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser
bem sucedido”.
Para refletir: “Nos dias de hoje - Qual será a importância da Administração de Materiais
no projeto de um ônibus espacial?”.
3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES
A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades
desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as
diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas
atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive
compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos
órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.
Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência
contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o
compõem, sem tornar excessivo o investimento total”.
A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema
Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado.
Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais
imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade
necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho
dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos,
acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do
suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de
determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra
acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões
em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar à
insuficiência de estoque, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização.
Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal
planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses
decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material
sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos
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financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto
porque materiais, nestas condições podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na
fabricação ou no serviço, inutilização de material, compras adicionais, etc.
Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica,
fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas
alinhadas acima, para uma boa Administração de material.
Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos
componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais,
além de outras mais específicas de organizações mais complexas:
a.1 - Subsistemas Típicos:
a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsável pela gestão econômica dos
estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a
previsão, o controle e o ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o
processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e
desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos
acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o
investimento financeiro envolvido.
a.1.2- Classificação de Material - subsistema responsável pela identificação
(especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material.
a.1.3- Aquisição / Compra de Material - subsistema responsável pela gestão,
negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de
Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade
de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à disposição
nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é somente responsável pela
quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável
possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do produto.
a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsável pela gestão física dos
estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e
expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O
Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos
produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a
produção e os materiais entregues pelos fornecedores;
a.1.5- Movimentação de Material - subsistema encarregado do controle e
normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de
materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.
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a.1.6 - Inspeção de Recebimento - subsistema responsável pela verificação física e
documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos
atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.
a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores,
pesquisa de mercado e compras.
a.2 - Subsistemas Específicos:
a.2.1 - Inspeção de Suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação
da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da
Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de
suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções.
a.2.2 - Padronização e Normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a
obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio
de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques.
a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela
política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação
do produto acabado nos clientes e as entregas das matérias-primas na fábrica é de
responsabilidade do setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a
Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as
transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta.
A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que aciona
a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização.
Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um
conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque
aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.
Quando
do
recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado, de modo
que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de
Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao
mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos
registros físicos e contábeis da movimentação de entrada. O subsistema de Cadastro também
é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais
pertinentes ao fornecimento.
Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A
devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa
providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o
subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo
de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.
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Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao
subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa
física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento.
Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao
subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores
cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro. Após a
concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para
providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando
o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material.
Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de
qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e
da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade-fim, e do número de itens do
inventário.
4.
RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
a)
suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu
funcionamento;
b)
avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;
c)
supervisionar os almoxarifados da empresa;
d)
controlar os estoques;
e)
aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos,
Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques,
segundo critérios aprovados pela direção da empresa;
f)
manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade,
Engenharia de Produto, Financeira etc.
g)
estabelecer sistema de estocagem adequado;
h)
coordenar os inventários rotativos.
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5. OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E RECURSOS
PATRIMONIAIS
A
Administração de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contínuo
abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos
serviços executados pela empresa.
As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos
possam ser competitivos no mercado.
Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar
a aceitação do produto final. Precisam estar na empresa pronta para o consumo na data
desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo
e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido.
Segue os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e
Patrimoniais:
a)
Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais
importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se
mantida a mesma qualidade;
b)
Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o
retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;
c)
Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia
das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;
d)
Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando
da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são
afetados diretamente por este item;
e)
Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela
qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em
algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único
objetivo da Gerência de Materiais;
f)
Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma
despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o
objetivo é obter maior lucro final. “ As vezes compensa investir mais em pessoal
porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício
com relação aos custos “;
g)
Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo
dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus
fornecedores;
h)
Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em
aumentar a aptidão de seu pessoal;
i)
Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem
para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da
empresa, de forma indireta.
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6. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matéria-prima ou produto acabado que
faça parte do estoque;
b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de
apresentação física ( caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça,
quilograma, metro, .... );
c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque são armazenados e
sujeitos ao controle da administração;
d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no
almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os
usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização;
e) Estoque Ativo ou Normal - é o estoque que sofre flutuações quanto a quantidade,
volume, peso e custo em conseqüência de entradas e saídas;
f)
Estoque Morto ou Inativo - não sofre flutuações, é estático;
g) Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com
utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece
temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou
unidade funcional específica;
h) Estoque de Recuperação - quantidades de itens constituídas por sobras de
retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso através de desmontagens) etc.,
sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação,
podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados,
após a obtenção de sua condições normais;
i)
Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis - constitui as quantidades de
itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser
eliminados. Constitui um Estoque Morto;
j)
Estoque Disponível - é a quantidade de um determinado item existente em
estoque, livre para uso;
k) Estoque Teórico - é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida,
aguardando o fornecimento;
l)
Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em
estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência ( falta ) provocada por
consumo anormal ou atraso de entrega;
m) Estoque Médio, Operacional: é considerado como sendo a metade da quantidade
necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança;
n)
Estoque Máximo:
é a quantidade necessária de um item para suprir a
organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança;
o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: é a
quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a análise para
ressuprimento do item;
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p) Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que quando atingida requer
medidas especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a
metade do Estoque Mínimo;
q)
Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ).
A continuação das solicitações e o não atendimento a caracteriza;
r) Freqüência - é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um
determinado período;
s) Quantidade a Pedir - é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou
comprada;
t)
Tempo de Tramitação Interna: é o tempo que um documento leva, desde o
momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada;
u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização do contrato bilateral
de compra até a data de recebimento da mercadoria;
v) Tempo de Reposição, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do
documento de compra ( requisição ) até o recebimento da mercadoria;
w) Requisição ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o
processo de compra;
x) Coleta ou Cotação de Preços: documento emitido pela unidade de Compras,
solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta deverá conter
todas as especificações que identifiquem individualmente cada item;
y) Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as
condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de
pagamento etc);
z) Mapa Comparativo de Preços - documento que serve para confrontar condições
de fornecimento e decidir sobre a mais viável;
aa) Contato, Ordem ou Autorização de Fornecimento: documento formal, firmado
entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos
(fornecimento x pagamento);
bb) Custo Fixo:- é o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas (
mão-de-obra, despesas administrativas, de manutenção etc. );
cc) Custo Variável - existe em função das variações de quantidade e de despesas
operacionais;
dd) Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou Armazenagem: são os custos
decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número
de vezes ou da quantidade comprada;
ee) Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: é constituído pela
somatória de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma
compra. Varia em função do número de pedidos emitidos ou das quantidades
compradas.
ff) Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo
de Aquisição;
gg) Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos
Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo Total.
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GESTÃO DE ESTOQUE
A gestão de estoque é, basicamente, o ato de gerir recursos ociosos possuidores de
valor econômico e destinado ao suprimento das necessidades futuras de material , numa
organização.
Os investimentos não são dirigidos por uma organização somente para aplicações
diretas que produzam lucros, tais como os investimentos em máquinas e em equipamentos
destinados ao aumento da produção e, conseqüentemente, das vendas.
Outros tipos de investimentos, aparentemente, não produzem lucros. Entre estes estão
as inversões de capital destinadas a cobrir fatores de risco em circunstâncias imprevisíveis e
de solução imediata. É o caso dos investimentos em estoque, que evitam que se perca dinheiro
em situação potencial de risco presente. Por exemplo, na falta de materiais ou de produtos que
levam a não realização de vendas, a paralisação de fabricação, a descontinuidade das
operações ou serviços etc., além dos custos adicionais e excessivos que, a partir destes
fatores, igualam, em importância estratégica e econômica, os investimentos em estoque aos
investimentos ditos diretos.
Porém, toda a aplicação de capital em inventário priva de investimentos mais rentáveis
uma organização industrial ou comercial. Numa organização pública, a privação é em relação a
investimentos sociais ou em serviços de utilidade pública.
A gestão dos estoques visa, portanto, numa primeira abordagem, manter os recursos
ociosos expressos pelo inventário, em constante equilíbrio em relação ao nível econômico
ótimo dos investimentos. E isto é obtido mantendo estoques mínimos, sem correr o risco de
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não tê-los em quantidades suficientes e necessárias para manter o fluxo da produção da
encomenda em equilíbrio com o fluxo de consumo.
1.1 NATUREZA DOS ESTOQUES
Estoque é a composição de materiais - materiais em processamento, materiais semiacabados, materiais acabados - que não é utilizada em determinado momento na empresa,
mas que precisa existir em função de futuras necessidades. Assim, o estoque constitui todo o
sortimento de materiais que a empresa possui e utiliza no processo de produção de seus
produtos/serviços.
Os estoques podem ser entendidos ainda, de forma generalizada, como certa
quantidade de itens mantidos em disponibilidade constante e renovados, permanentemente,
para produzir lucros e serviços. São lucros provenientes das vendas e serviços, por permitirem
a continuidade do processo produtivo das organizações. Representam uma necessidade real
em qualquer tipo de organização e, ao mesmo tempo, fonte permanente de problemas, cuja
magnitude é função do porte, da complexidade e da natureza das operações da produção, das
vendas ou dos serviços.
A manutenção dos estoques requer investimentos e gastos muitas vezes elevados.
Evitar sua formação ou, quando muito, tê-los em número reduzido de itens e em quantidades
mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a demanda dos
usuários ou dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a realidade do
dia-a-dia e que aumenta a importância da sua gestão.
A acumulação de estoques em níveis adequados é uma necessidade para o normal
funcionamento do sistema produtivo. Em contrapartida, os estoques representam um enorme
investimento financeiro. Deste ponto de vista, os estoques constituem um ativo circulante
necessário para que a empresa possa produzir e vender com um mínimo risco de paralisação
ou de preocupação. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem
alcançar uma respeitável parcela dos ativos totais da empresa. A administração dos estoques
apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento com a área de
finanças, pois enquanto a Administração de Materiais está voltada para a facilitação do fluxo
físico dos materiais e o abastecimento adequado à produção e a vendas, a área financeira está
preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais.
A incerteza de demanda futura ou de sua variação ao longo do período de
planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do cumprimento dos
prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da remuneração do capital
investido, são as principais causas que exigem estoques permanentemente à mão para o
pronto atendimento do consumo interno e/ou das vendas. Isto mantém a paridade entre esta
necessidade e as exigências de capital de giro.
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É essencial, entretanto, para a compreensão mais nítida dos estoques, o conhecimento
das principais funções que os mesmos desempenham nos mais variados tipos de organização,
e que conheçamos as suas diferentes espécies. Ter noção clara das diversas naturezas de
inventário, dentro do estudo da Administração de Material, evita distorções no planejamento e
indica à gestão a forma de tratamento que deve ser dispensado a cada um deles, além de
evitar que medidas corretas, aplicadas ao estoque errado, levem a resultados desastrosos,
sobretudo, se considerarmos que, à vezes, consideráveis montantes de recursos estão
vinculados a determinadas modalidades de estoque.
Cada espécie de inventário segue comportamentos próprios e sofre influências distintas,
embora se sujeitando, em regra, aos mesmos princípios e às mesmas estruturas de controle.
Assim, por exemplo, os estoques destinados à venda são sensíveis às solicitações impostas
pelo mercado e decorrentes das alterações da oferta e procura e da capacidade de produção,
enquanto os destinados ao consumo interno da empresa são influenciados pelas necessidades
contínuas da produção, manutenção, das oficinas e dos demais serviços existentes.
Já outras naturezas de estoque podem apresentar características bem próprias que,
não estão sujeitas a influência alguma. É o caso dos estoques de sucata, não destinada ao
reprocessamento ou beneficiamento e formados de refugos de fabricação ou de materiais
obsoletos e inservíveis destinados à alienação e outros fins. Em uma indústria, estes estoques
podem vir a formar-se aleatoriamente, ao longo do tempo, caracterizando-se como
contingências de armazenagem. Acabam representando, mesmo, para algumas organizações,
verdadeiras fontes de receitas ( extra-operacional ), enquanto os estoques destinados ao
consumo interno constituem-se, tão somente, em despesas. Entretanto, esta divisão por si só,
pode trazer dúvidas a partir da definição da natureza de cada um destes estoques. Se
entendermos por produto acabado todo material resultante de um processo qualquer de
fabricação, e por matérias-primas todo elemento bruto necessário ao fabrico de alguma coisa,
perdendo as suas características físicas originais, mediante o processo de transformação a que
foi submetido, podemos dizer, por exemplo, que a terra adubada, o cimento, a areia de
fundição preparada com a bentonita, o melaço e outros produtos que são misturados a ela para
dar maior consistência aos moldes que receberão o aço derretido para a confecção de peças
constituem-se em produtos acabados para seus fabricantes, e em matérias-primas para seus
consumidores que os utilizarão na fabricação de outros produtos.
Do mesmo modo, a terra, a argila, o melaço e a areia, em seu estado natural, podem
constituir-se em insumos básicos de produção ou em produtos acabados, dependendo da
finalidade ou do uso destes itens para a empresa. As porcas, as arruelas, os parafusos etc.,
empregados na montagem de um equipamento, por exemplo, são produtos semi-acabados
para o montador, mas, para o fabricante que os
vendeu, trata-se de produtos-finais.
Diante dos exemplos apresentados, surge, naturalmente, outra classificação: estoques
de venda e de consumo interno. Para uma indústria, os produtos de sua fabricação integrarão
os estoques de venda e, para outra, que os utilizará na produção de outro bem, integrarão os
estoques de material de consumo. Por sua vez, o estoque de venda pode desdobrar-se em
estoque de varejo e de atacado. O estoque de consumo pode subdividir-se em estoque de
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material específico e geral. Este último pode desdobrar-se, ainda, em estoque de artigos de
escritório, de limpeza e conservação etc.
Temos assim, diferentes maneiras de se distinguir os estoques, considerando a
natureza, finalidade, uso ou aplicação etc. dos materiais que os compõem. O importante,
todavia, nestas classificações, que procuram mostrar os diferentes tipos de
estoque e o que eles representam para cada empresa, é que elas servem de subsídios
valiosos para a (o): configuração de um sistema de material; estruturação dos almoxarifados;
estabelecimento do fluxo de informação do sistema; estabelecimento de uma classificação de
material; política de centralização e descentralização dos almoxarifados; dimensionamento das
áreas de armazenagem; planejamento na forma de controle físico e contábil.
1.2 FUNÇÕES DO ESTOQUE
As principais funções do estoque são:
a) Garantir o abastecimento de materiais à empresa, neutralizando os efeitos de:
- demora ou atraso no fornecimento de materiais;
- sazonalidade no suprimento;
- riscos de dificuldade no fornecimento.
b) Proporcionar economias de escala:
- através da compra ou produção em lotes econômicos;
- pela flexibilidade do processo produtivo;
- pela rapidez e eficiência no atendimento às necessidades.
Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda - no
processo de comercialização em empresas comerciais - e entre as etapas de compra,
transformação e venda - no processo de produção em empresas industrias. Em qualquer ponto
do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel importante na
flexibilidade operacional da empresa. Funcionam como amortecedores das entradas e saídas
entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os
efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura, ao mesmo
tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da organização
empresarial.
17
1.3 CLASSIFICAÇÃO DE ESTOQUES
1.3.1 Estoques de Matérias-Primas (MPs)
Os estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no
processo produtivo da empresa. São os ítens iniciais para a produção dos produtos/serviços da
empresa.
1.3.2
Estoques de Materiais em Processamento ou em Vias
Os estoques de materiais em processamento - também denominados materiais em vias
- são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções
que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado - por não
serem mais MPs iniciais - nem no depósito - por ainda não serem Pas. Mais adiante serão
transformadas em Pas.
1.3.3
Estoques de Materiais Semi-acabados
Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente
acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se
encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem
dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois se encontram quase
acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem
em materiais acabados ou em PAs.
1.3.4
Estoques de Materiais Acabados ou Componentes
Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes - referem-se
a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto.
São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o PA.
1.3.5
Estoques de Produtos Acabados (Pas)
Os Estoques de Pas se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo
processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e
já passaram por todas as fases, como MP, materiais em processamento, materiais semiacabados, materiais acabados e Pás.
18
1.4 CONTROLE DE ESTOQUES
O objetivo básico do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta
diligência resulte em estoque excessivos às reais necessidades da empresa.
O controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades
de consumo ou das vendas e os custos daí decorrentes. Para mantermos este nível de água,
no tanque, é preciso que a abertura ou o diâmetro do
ralo permita vazão proporcional ao volume de água que sai pela torneira. Se fecharmos com o
ralo destampado, interrompendo, assim, o fornecimento de água, o nível, em unidades
volumétricas, chegará, após algum tempo, a zero. Por outro lado, se a mantivermos aberta e
fecharmos o ralo, impedindo a vazão, o nível subirá até o ponto de transbordar. Ou, se o
diâmetro do raio permite a saída da água, em volume maior que a entrada no tanque,
precisaremos abrir mais a torneira, permitindo o fluxo maior para compensar o excesso de
escapamento e evitar o esvaziamento do tanque.
De forma semelhante, os níveis dos estoques estão sujeitos à velocidade da demanda.
Se a constância da procura sobre o material for maior que o tempo de ressuprimento, ou estas
providências não forem tomadas em tempo oportuno, a fim de evitar a interrupção do fluxo de
reabastecimento, teremos a situação de ruptura ou de esvaziamento do seu estoque, com
prejuízos visíveis para a produção, manutenção, vendas etc.
Se, em outro caso, não dimensionarmos bem as necessidades do estoque, poderemos
chegar ao ponto de excesso de material ou ao transbordamento dos seus níveis em relação à
demanda real, com prejuízos para a circulação de capital.
O equilíbrio entre a demanda e a obtenção de material, onde atua , sobretudo, o
controle de estoque, é um dos objetivos da gestão.
1.4.1 FUNÇÕES DO CONTROLE DE ESTOQUE
Para organizar um setor de controle de estoques, inicialmente devemos descrever suas
funções principais que são:
a)
determinar "o que" deve permanecer em estoque. Número de itens;
b)
determinar "quando" se devem reabastecer os estoques. Periodicidade;
c)
determinar "quanto" de estoque será necessário para um período
predeterminado; quantidade de compra;
d)
acionar o Depto de Compras para executar aquisição de estoque;
e)
receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
19
necessidades;
f)
controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer
informações sobre a posição do estoque;
g)
manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados
dos materiais estocados;
h)
identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
1.4.2 CLASSIFICAÇÃO ABC
A curva ABC é um importante instrumento para o administrador; ela permite identificar
aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequados quanto à sua administração.
Obtém-se a curva ABC através da ordenação dos itens conforme a sua importância relativa.
Verifica-se, portanto, que, uma vez obtida a seqüência dos itens e sua classificação
ABC, disso resulta imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão
administrativas, conforme a importância dos itens.
A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para definição de
políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e uma
série de outros problemas usuais na empresa.
Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva ABC
podem ser definidas das seguintes maneiras:
Classe A:
Grupo de itens mais importante que devem ser trabalhados com uma
atenção especial pela administração.
Classe B:
Grupo intermediário.
Classe C:
Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação,
noentanto, requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque.
Exemplo:
faturamento
1009080706050-
CLASSE
40-
"B"
CLASSE
"C"
20
3020-
CLASSE
"A"
100
200
400
600
800
1000 1200 1400 1600 1800 2000 2200 2400
nº de itens
A = 480 itens
B = 720 itens
C = 1200 itens
A classe "A" são os itens que nesse caso dão a sustentação de vendas, podemos
perceber que apenas 20% dos itens corresponde a 80% do faturamento.(alta rotatividade).
A
classe
“B”
responde
por
30%
dos
itens
em
estoque
e
15%
do
faturamento.(rotatividade média).
A classe "C" compreende a sozinha 50% dos itens em estoque, respondendo por
apenas 5% do faturamento.
1.4.2.1 MONTAGEM DA CURVA ABC
-
Relacionar os itens analisados no período que estiver sendo analisado;
-
Número ou referencia do produto;
-
Nome do produto;
-
Preços unitário atualizado;
-
Valor total do consumo;
-
Arrume os itens em ordem decrescente de valor;
-
Some o total do faturamento;
-
Defina os itens da classe "A" = 80% do faturamento;
-
Fat. Classe "A" = Fat. Total x 80;
100
-
Defina os itens da classe "B" = 15% do faturamento;
-
Defina os itens da classe "C" = 5% do faturamento;
-
Após conhecidos esses valores define-se os itens de cada classe.
1.4.3 NÍVEIS DE ESTOQUES
1.4.3.1 CURVA DENTE DE SERRA
21
A apresentação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema
de estoque pode ser feita por um gráfico.
Quantidade
140 -
Consumo
Consumo
120 100 80 60 40 -
reposição
20 -
J
F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
D
Tempo
O ciclo acima representado será sempre repetitivo e constante se:
a) não existir alteração de consumo durante o tempo T;
b) não existirem falhas adm. que provoquem um esquecimento ao solicitar
compra;
c) o fornecedor nunca atrasar;
d) nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controle de qualidade.
Como sabemos essa condição realmente não ocorre para isso devemos prever essas
possíveis falhas na operação como representado abaixo:
Quantidade
140 120 100 80 60 40 20 0-
22
-20 -
J
F
M
A
M
J
J
A
S
O
-40 -
N
D
Tempo
-60 -80 J
J
A
S
No gráfico acima podemos notar, que durante os meses de junho, julho e agosto e
setembro, o estoque esteve a zero e deixou de atender a uma quantidade de 80 peças.
A
partir dessa análise concluímos que deveríamos então estabelecer um estoque de segurança.
Quantidade
140 120 100 80 60 -
Estoque
40 -
Mínimo
20 -
J
F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
D
Tempo
1.4.3.2 TEMPO DE REPOSIÇÃO; PONTO DE PEDIDO
a)
emissão do pedido - Tempo que se leva desde a emissão do pedido de
compras até ele chegar ao fornecedor;
b)
preparação do pedido - Tempo que leva o fornecedor para fabricar os
produtos, separar, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem
transportados.
c)
Transportes - Tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento
pela empresa dos materiais encomendados.
E.Max.
1- Emissão do pedido
2- Preparação do pedido
3- Transporte
23
PP
E.Min.
1
2
3
TR
Em virtude de sua grande importância, este tempo deve ser determinado de modo mais
realista possível, pois as variações ocorridas durante esse tempo podem alterar toda a
estrutura do sistema de estoques.
1.4.3.2.1 DETERMINAÇÃO DO PONTO DE PEDIDO (PP).
PP = C x TR + E.min
Onde:
PP = Ponto de pedido
C = Consumo médio mensal / dia
TR = Tempo de reposição
E.min = Estoque mínimo
Q
PP
C x TR
24
Tempo
TR
1.4.3.2.2 ESTOQUE MÍNIMO
Emin = Er + Pe x C
Onde:
ER= Estoque de Reserva ou de Segurança;
Pe = Prazo de Entrega;
C = Consumo Diário
1.4.3.2.2.1 ESTOQUE MÍNIMO COM VARIAÇÃO.
E.min = T1 x (C2 - C1) + C2 x T4
Onde :
T1 = Tempo para o consumo.
C1 = Consumo normal mensal
C2 = Consumo mensal maior que o normal
T4 = Atraso no tempo de reposição
Exemplo:
25
Um produto possui um consumo mensal de 55 unidades. Qual deverá ser o
estoque mínimo se o consumo aumentar para 60 unidades, considerando que o
atraso de reposição seja de 20 dias e o tempo de reposição é de 30 dias.
E.min = 1 x (60 - 55) + 60 x 0,67
E.min = 45,2 unidades ou seja 46 unidades
1.4.3.3 SISTEMA DE MÁXIMOS MÍNIMOS:
É utilizado quando há muita dificuldade para determinar o consumo ou quando ocorre
variação no tempo de reposição. Esse sistema consiste em estimar os estoques máximos
(Emax) e mínimo (Emin) para cada ítem, em função de uma expectativa de consumo previsto
para determinado período de tempo. A partir daí, calcula-se o ponto de pedido (PP).
Estoque mínimo é uma quantidade em estoque que, quando atingida, determina a
necessidade de encomendar um novo lote de material.
O Er, ou de segurança, é uma quantidade morta em estoque que somente é consumida
em caso de extrema necessidade. Destina-se cobrir eventuais atrasos e garantir a continuidade
do abastecimento da produção, sem o risco de falta de material, que provoca o custo da
ruptura, isto é, o custo de paralisação da produção.
Ponto de pedido (PP) é uma quantidade de estoque que, quando atingida, deverá
provocar um novo pedido de compra.
Intervalo de reposição (IR), é o período de tempo entre duas reposições de material. È o
intervalo de tempo entre dois PPs.
Para representar os sistema máximos-mínimos, utilizamos a chamada curva dente de
serra.
Q
Emax
PP
PP
Emin
26
T
IR
1.4.3.4 CUSTO DE PEDIDO (B)
Chamaremos de B o custo de um pedido de compra. Para calcularmos o custo anual
de todos os pedidos colocados no período de um ano é necessário multiplicar o custo de cada
pedido pelo número de vezes que, em um ano, foi processado.
Se (N) for o número de pedidos efetuados durante um ano, o resultado será:
B x N = custo total de pedidos (CTA)
O total das despesas que compõe o CTA é:
a) Mão-de-obra - para emissão e processamento;
b) Material- utilizado na confecção do pedido (papel, etc);
c) Custos indiretos
- despesas ligadas indiretamente com o pedido( telefone,
luz, etc).
Após apuração anual destas empresas teremos o custo total anual dos pedidos.
Para calcular o custo unitário é só dividir o CTA pelo número total anual de pedidos.
B
= CTA = Custo unitário do pedido
N
- Método para cálculo do custo do pedido:
1) Mão de obra : Salários e encargos + honorários do pessoal envolvido, anual;
2) Material: Papel, caneta, envelope, material de informática, etc, anual;
27
3) Custos indiretos: Telefone, luz, correios, reprodução, viagens, custo de área
ocupada, servidor de Internet, etc, anual.
1.4.3.4 CUSTO DE ARMAZENAGEM (I)
Para calcular o custo de armazenagem de determinado material, podemos utilizar a
seguinte expressão:
Custo de armazenagem = Q/2 x T x P x I
Onde:
Q = Quantidade de material em estoque no tempo considerado
P = Preço unitário do material
I = Taxa de armazenamento, expressa geralmente em termos de porcentagem
do custo unitário.
T = Tempo considerado de armazenagem
1.4.3.4.1
TAXA DE ARMAZENAMENTO
a)
Taxa de retorno de capital
Ia = 100 x lucro
Valor estoques
b)
Taxa de armazenamento físico
28
Ib = 100 x S xA
CxP
Onde:
S = área ocupada pelo estoque
A = custo anual do m² de armazenamento
C = consumo anual
P = preço unitário
c)
Taxa de seguro
Ic = 100 x custo anual do seguro
Valor estoque + edifícios
d)
Taxa de transporte, manuseio e distribuição
Id = 100 x depreciação anual do equipamento
Valor do estoque
e)
Taxa de obsolescência
Ie = 100 x perdas anuais por obsolescência
Valor do estoque
f)
Outras taxas (água, luz...)
29
If = 100 x despesas anuais
Valor do estoque
Conclui-se então, que a taxa de armazenamento é:
I = Ia + Ib + Ic + Id + Ie + If
Obs: Esses valores acima devem ser facilmente encontrados no setor contábil da
empresa.
1.4.3.5 LOTE ECONÔMICO
O Lote Econômico de Compra ( Lec ) é o resultado de um procedimento matemático,
através do qual a empresa adquire o material necessário às suas atividades pelo seu custo
mais baixo. Essa prática torna possível diluir os custos fixos entre muitas unidades e, portanto,
reduzir o custo unitário. Isso, porém, não se consegue de graça: - estoques são criados e
custam dinheiro.
Portanto, não se deve levar tal procedimento muito longe, pois se as ordens de
reposição se tornam muito grandes, os estoques resultantes crescem além de certos limites e,
os custos tanto de capital como de manuseio, excedem as possíveis economias em custos de
transporte, produção e administração.
Deve-se procurar um tamanho de lote que minimize o custo total anual.
Os elementos que influenciam essa determinação são:
I- Taxa de custo ou de posse
30
CO - Custo de aquisição ou de compra (custo de obter)
P- Preço unitário do item
D- Demanda anual
A fórmula, a seguir, se encontra deduzida em vários livros:
Exemplo:
O consumo de determinada peça é de 20.000 unidades por ano. O custo de
armazenagem por peça e de $ 1,90 por ano e o custo de pedido é de $ 500,00.
Fórmula:
Lec =
 2 d.CO
p.i
1.4.3.5
RESTRIÇÕES AO LOTE ECONÔMICO DE COMPRA
1. Espaço de Armazenagem - uma empresa que passa a adotar o método em seus
estoques, pode deparar-se com o problema de falta de espaço, pois, às vezes,
os lotes de compra recomendados pelo sistema não coincidem coma
capacidade de armazenagem do almoxarifado;
2. Variações do Preço de Material - Em economias inflacionarias, calcular e
adquirir a quantidade ideal ou econômica de compra, com base nos preços
atuais para suprir o dia de amanhã, implicaria, de certa forma, refazer os
cálculos tantas vezes quantas fossem as alterações de preços sofridas pelo
material ao longo do período, o que não se verifica , com constância, nos países
de economia relativamente estável, onde o preço permanece estacionário por
períodos mais longos;
3. Dificuldade de Aplicação - Esta dificuldade decorre, em grande parte, da falta
de registros ou da dificuldade de levantamento dos dados de custos. Entretanto,
31
com referência a este aspecto, erros, por maiores que sejam, na apuração
destes custos não afetam de forma significativa o resultado ou a solução final.
São poucos sensíveis à alterações razoáveis nos fatores de custo considerados.
Estes são, portanto, sempre de precisão relativa;
4. Natureza do Material - Pode vir a se constituir em fator de dificuldade. O material
poderá tornar-se obsoleto ou deteriorar-se;
5. Natureza de Consumo - A aplicação do lote econômico de compra pressupõe,
em regra, um tipo, de demanda regular e constante, com distribuição uniforme.
Como isto nem sempre ocorre com relação à boa parte dos itens, é possível que
não consigamos resultados satisfatórios ou esperados com os materiais cujo
consumo seja de ordem aleatória e descontínua.
Podemos, nestas circunstâncias, obter uma quantidade pequena que inviabilize a sua
utilização.
2. EXERCÍCIOS
DIREITO TRIBUTÁRIO
Prof. Cristiane Torres
Aula 00
ADMINISTRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE COMPRAS
Prof. M.Sc. Francisco César Vendrame
LINS / 2010
1. NOÇÕES FUNDAMENTAIS DE COMPRAS
"A arte de comprar está se tornando cada vez mais uma profissão e cada vez menos
um jogo de sorte".
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DIREITO TRIBUTÁRIO
Prof. Cristiane Torres
Aula 00
"Em muitos casos não é o custo que determina o
preço de venda, mas o inverso. O preço de venda
necessário determina qual deve ser o custo.
Qualquer economia, resultando em redução de
custo de compra, que é uma parte de despesa de
operação de uma industria, é 100% lucro. Os
lucros das compras são líquidos".
(HENRY
FORD)
1.1 CONSIDERAÇÕES INICIAIS
Embora todos saibamos comprar, em função do cotidiano de nossas vidas, é
imprescindível a conceituação da atividade, que significa procurar e providenciar a entrega
de materiais, na qualidade especificada e no prazo necessário, a um preço justo, para o
funcionamento, a manutenção ou a ampliação da empresa.
1.2 CONCEITO DE COMPRA
É a função responsável pela obtenção do material no mercado fornecedor, interno
ou externo, através da mais correta tradução das necessidades em termos de fornecedor /
requisitante.
É ainda, a unidade organizacional que, agindo em nome das atividades
requisitantes, compra o material certo1, ao preço certo2, na hora certa3, na quantidade
certa4 e da fonte certa5.
1.2.1 Material Certo
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Aula 00
É importante que o comprador esteja em situação de certificar-se se o material
comprado, de um fornecedor está de acordo com o solicitado. O comprador deve, portanto,
desenvolver um “sentido técnico a fim de descobrir eventuais discrepâncias entre a
cotações de um fornecedor e as especificações da Requisição de Compras. O comprador
deve ter condições de reconhecer, em uma eventual alternativa de cotação, uma economia
do custo potencial ou a idéia de melhoria do produto. Evidentemente, em tais
circunstancias, a decisão final não será do comprador mas ele deve ter habilidade para
encaminhar aos setores requisitantes ou técnicos da empresa essas sugestões. Toda vez
que uma requisição não for suficientemente clara, o comprador deverá solicitar
esclarecimentos ou, se for o caso, devolvê-la a fim de que seja preenchida corretamente e
de maneira que transmita exatamente o que se deseja adquirir”.
Em hipótese alguma o comprador deve der inicio a um processo de compras, sem
ter idéia exata de que quer comprar. Objetivando um melhor conhecimento do que vai
comprar, o comprador, sempre que possível, deverá entrar em contato cem os setores que
utilizam ou que vão utilizar o material ou serviço a ser adquirido, de que maneira e se
inteirar de todos os problemas e dificuldades que poderão ocorrer ou ocorrem quando da
utilização do item requisitado.
Em resumo: cada vez mais, hoje em dia, o comprador deve ser um técnico.
1.2.2 Preço Certo
Nas grandes empresas, subordinado a Compras, existe o Setor de Pesquisa e
Análise de Compras. Sua função é, entre outras, a de calcular o "preço objetivo" do item
(com base em desenhos e especificações) . O cálculo desse "preço objetivo" é feito
baseando-se no tempo de execução do item, na mão de obra direta, no custo da matéria
prima com mão de obra média no mercado; a este valor deve-se acrescentar um valor, précalculado, de mão de obra indireta. Ao valor encontrado deve-se somar o lucro. Todos estes
valores podem ser obtidos através de valores médios do mercado, e do balanço e
demonstrações de lucros e perdas dos diversos fornecedores.
O "preço objetivo" é que vai servir de orientação ao comprador quando de uma
concorrência. No julgamento da concorrência duas são as possíveis situações:
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a) Preço muito mais alto do que o "preço objetivo": nessas circunstâncias,
eventualmente,
o
comprador
poderá
chamar
o
fornecedor
e
solicitar
esclarecimentos ou uma justifica tive do preço. O fornecedor ou está querendo
ter um lucro excessivo, ou possui sistemas onerosos de fabricação ou um mau
sistema de apropriação de custos;
b) Preço muito mais baixo que o "preço objetivo": o menor preço não significa
hoje em dia, o melhor negócio. Se o preço do fornecedor for muito mais baixo,
dois podem ser os motivos: 1) O fornecedor desenvolveu uma técnica de
fabricação tal que conseguiu diminuir seus custos; 2) O fornecedor não soube
calcular os seus custos e nessas circunstâncias dois problemas podem ocorrer:
ou ele não descobre os seus erros e fatalmente entrará em dificuldades
financeiras com possibilidades de interromper seu fornecimento, ou descobre o
erro e então solicita um reajuste de preço que, na maioria das vezes, poderá ser
maior que o segundo preço na concorrência original. Portanto, se o preço for
muito mais baixo que o preço objetivo, o fornecedor deve ser chamado, a fim de
prestar esclarecimentos. Deve-se sempre partir do princípio fundamental de que
toda empresa deve ter lucro, evidentemente um lucro comedido, e que, portanto,
não nos interessa que qualquer fornecedor tenha prejuízos. Se a empresa não
tiver condições de determinar esse preço objetivo, pelo menos, o comprador
deve abrir a concorrência tendo uma idéia de que vai encontrar pela frente.
Nessas circunstâncias, ele deve tomar como base ou o último preço, ou, se o
item for um item novo, deverá fazer uma pesquisa preliminar de preços.
Em resumo: nunca o comprador deve dar início a uma concorrência, sem ter uma
idéia do que vai receber como propostas.
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1.2.3 Hora.Certa
O desenvolvimento industrial atual e o aumente cada vez maior do numero de
empresas de produção em série, torna o tempo de entrega, ou os prazos de entrega, um
dos fatores mais importantes no julgamento de uma concorrência. As diversas flutuações de
preços do mercado e o perigo de estoques excessivos fazem cem que e comprador
necessite coordenar esses dois fatores da melhor maneira possível, a fim de adquirir na
hora certa o material para a empresa.
1.2.4 Quantidade Certa
A quantidade a ser adquirida é cada vez mais importante por ocasião da compra. Até
pouco tempo atrás aumentava-se a quantidade a ser adquirida objetivando melhorar e
preço; entretanto outros fatores como custo de armazenagem, capital investido em
estoques etc., fizeram com que maiores cuidados fossem tornados na determinação da
quantidade certa ou na quantidade mais econômica a ser adquirida. Para isso foram
deduzidas fórmulas matemáticas objetivando facilitar a determinação da quantidade a ser
adquirida. Entretanto, qualquer que seja, a fórmula ou método a ser adotado não elimina a
decisão final da Gerência de Compras com eventuais alterações destas quantidades devido
as situações peculiares do mercado.
1.2.5 Fonte Certa
De nada adiantará ao comprador saber exatamente o material a adquirir, o preço
certo, o prazo certo e a quantidade certa, se não puder encontrar uma fonte de
fornecimento que possa agrupar todas as necessidades. A avaliação dos fornecedores e o
desenvolvimento de novas fontes de fornecimento são fatores fundamentais para o
funcionamento de compras. Devido a essas necessidades o comprador, exceto o setor de
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vendas da empresa, é o elemento que mantém e deve manter o maior número de contatos
externos na busca cada vez mais intensa de ampliar o mercado de fornecimento. Tão
importante é este item que mais adiante vamos tratar com detalhes como escolher e
selecionar novos fornecedores.
1.3 FUNÇÃO DE COMPRA
A Função Compras é uma das engrenagem do grande conjunto denominado
Sistema Empresa ou Organização e deve ser devidamente considerado no contexto, para
que deficiências não venham a ocorrer, provocando demoras onerosas, produção
ineficiente, produtos inferiores, o não cumprimento de promessas de entregas e clientes
insatisfeitos.
A competitividade no mercado, quanto a vendas, e em grande parte, assim como a
obtenção de lucros satisfatórios, devida a realização de boas compras, e para que isto
ocorra é necessário que se adquira materiais ao mais baixo custo, desde que satisfaçam as
exigências de qualidade.
O custo de aquisição e o custo de manutenção dos estoques de material devem,
também, ser mantidos em um nível econômico. Essas considerações elementares são a
base de toda a função e ciência de Compras.
A função Compras compreende:
- Cadastramento de Fornecedores;
- Coleta de Preços;
- Definição quanto ao transporte do material;
- Julgamento de Propostas;
- Diligenciamento do preço, do prazo e da qualidade do material;
- Recebimento e Colocação da Compra.
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1.4 FLUXO SINTÉTICO DE COMPRAS
1 Recebimento da Requisição de Compras
2 Escolha dos Fornecedores
3 Consulta aos Fornecedores
4 Recebimento das Propostas
5 Montagem do Mapa Comparativo de Preços
6 Análise das propostas e escolha
7 Emissão do documento contratual
8 Diligenciamento
9 Recebimento
1.5 OBJETIVO DE COMPRAS
De uma maneira bastante ampla, e que demonstra que a função compras não existe
somente no momento da compra propriamente dita, mas que a mesma possui uma maior
amplitude, envolvendo a tomada de decisões, procedendo a análises e, determinando ações
que antecedem ao ato final, podemos dizer que compras tem como objetivo "comprar os
materiais certos, com a qualidade exigida pelo produto, nas quantidades necessárias, no
tempo requerido, nas melhores condições de preço e na fonte certa".
Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes
metas fundamentais:
1 - Atender o cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de
materiais;
2 - Estocar ao mínimo, sem comprometer a segurança da produção desde que
represente uma economia para a organização;
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3 - Evitar multiplicidade de itens similares, o desperdício, deterioração e
obsolescência;
4 - Manter a qualidade dos materiais conforme especificações;
5 - Adquirir os materiais a baixo custo sem demérito a qualidade;
6 - Manter atualizado o cadastro de fornecedores.
1.6 TIPOS DE COMPRAS
Toda e qualquer ação de compra é precedida por um desejo de consumir algo ou
investir. Existem pois, basicamente, dois tipos de compra:
- a compra para consumo e;
- a compra para investimento.
1.6.1 Compra para investimento
Enquadram-se as compras de bens e equipamentos que compõem o ativo da
empresa (Recursos Patrimoniais ).
1.6.2
Compras para consumo
São de matérias primas e materiais destinados a produção, incluindo-se a parcela de
material de escritório. Algumas empresas denominam este tipo de aquisição como compras
de custeio.
As compras para consumo, segundo alguns estudiosos do assunto, subdividem-se
em:
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- compras de materiais produtivo e;
- compras de material improdutivo.
1.6.2.1
Materiais Produtivos
‘ São aqueles materiais que integram o produto final, portanto, neste caso, matériaprima e outros materiais que fazem parte do produto, sendo que estes diferem de indústria em função do que é produzido.
1.6.2.2
Materiais improdutivos
São aqueles que, sendo consumido normal e rotineiramente, não integram o
produto, o que quer dizer que é apenas material de consumo forçado ou de custeio.
Em função do local onde os materiais estão sendo adquiridos, ou de suas origens, a
compra pode ser classificada como: Compras Locais ou Compras por Importação.
1.6.3 Compras Locais
As atividades de compras locais podem ser exercidas na iniciativa privada e no
serviço público. A diferença fundamental entre tais atividades é a formalidade no serviço
público e a informalidade na iniciativa privada, muito embora com procedimentos
praticamente idênticos, independentemente dessa particularidade. As Leis nº 8.666/93 e
8.883/94, que envolvem as licitações no serviço público, exigem total formalidade. Seus
procedimentos e aspectos legais serão detalhados em Compras no Serviço Público.
1.6.4
Compras por Importação
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As compras por importação envolvem a participação do administrador com
especialidade em comércio exterior, motivo pelo qual não cabe aqui nos aprofundarmos a
esse respeito. Seus procedimentos encontram-se expostos a contínuas modificações de
regulamentos, que compreendem, entre outras, as seguintes etapas:
a. Processamento de faturas pro forma;
b. Processamento junto ao Departamento de Comércio Exterior - DECEX - dos
documentos necessários à importação;
c. Compra de câmbio, para pagamento contra carta de crédito irrevogável;
d. Acompanhamento das ordens de compra (purchase order) no exterior;
e. Solicitação de averbações de seguro de transporte marítimo e/ou aéreo;
f. Recebimento da mercadoria em aeroporto ou porto;
g. Pagamento de direitos alfandegários;
h. Reclamação à seguradora, quando for o caso.
Quanto a formalização das compras, as mesmas podem ser:
1.6.5
Compras Formais
São as aquisições de materiais em que é obrigatória a emissão de um documento de
formalização de compra. Estas compras são determinadas em função de valores pré estabelecidos e conforme o valor a formalidade e feita em graus diferentes.
1.6.6
Compras informais
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São compras que, por seu pequeno valor, não justificam maior processamento
burocrático.
1.7 SEQÜÊNCIA LÓGICA DE COMPRAS
Para se comprar bem é preciso conhecer as respostas de cinco perguntas, as quais
irão compor a lógica de toda e qualquer compra:
- O que comprar? R. - Especificação / Descrição do Material
Esta pergunta deve ser respondida pelo requisitante, que pode ou não ser apoiado
por áreas técnicas ou mesmo compras para especificar o material.
- Quanto e Quando comprar? R.- É função direta da expectativa de consumo,
disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.
A maior parte das variáveis acima deve ser determinada pelo órgão de material ou
suprimento no setor denominado gestão de estoques.
A disponibilidade financeira deve ser determinada pelo orçamento financeiro da
Empresa.
A capacidade de armazenamento é limitada pela própria condição física da
Empresa.
- Onde comprar? R.- Cadastro de Fornecedores.
É de responsabilidade do órgão de compras criar e manter um cadastro confiável
(qualitativamente) e numericamente adequado (quantitativa).
Como suporte alimentador do cadastro de fornecedores deve figurar o usuário de
material ou equipamentos e logicamente os próprios compradores.
- Como comprar? R.- Normas ou Manual de Compras da Empresa.
Estas Normas deverão retratar praticamente a política de compras na qual se
fundamenta a Empresa. Originadas e definidas pela cúpula Administrativa deverão mostrar
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entre outras, competência para comprar, contratação de serviços, tipos de compras,
fórmulas para reajustes de preços, formulários e rotinas de compras, etc.
- Outros Fatores
Além das respostas as perguntas básicas o comprador deve procurar, através da
sua experiência e conhecimento, sentir em cada compra qual fator que a influencia mais, a
fim de que possa ponderar melhor o seu julgamento. Os fatores de maior influência na
compra são: Preço; Prazo; Qualidade; Prazos de Pagamento; Assistência Técnica.
1.8 CENTRALIZAÇÃO DAS COMPRAS
Em quase todas as empresas mantém-se um departamento separado para compras.
A razão que as leve a proceder assim diz respeito a custos e padronização, assim sendo,
somente alguns materiais são dele gados a aquisição, e estes são aqueles de uso mais
insignificante, em termos de custos, para a empresa, e que por essa razão não sofrem
maiores controles.
A empresa que atua em diversos locais distintos não necessariamente deve
centralizar compras em um único local, neste caso procede-se uma analise e se a mesma
for favorável deve-se regionalizar as compras visando um atendimento mais rápido e um
custo menor de transporte.
O abastecimento centralizado oferece as seguintes vantagens:
1 - Melhor aproveitamento das verbas para compras;
- A concentração das verbas para compras aumenta o poder de barganha;
2 - Melhor controle por parte da direção;
3 - Melhor aproveitamento de pessoal;
4 - Melhoramento das relações com fornecedores.
1.9 SELEÇÃO DE FORNECEDORES
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A escolha de um fornecedor é uma das atividades fundamentais e prerrogativa
exclusiva de compras. O bom fornecedor é quem vai garantir que todas aquelas clausulas
solicitadas, quando de uma compra, sejam cumpridas. Deve o comprador procurar, de
todas as maneiras, aumentar o número de fornecedores em potencial a serem consultados,
de maneira que se tenha certeza de que o melhor negócio foi executado em benefício da
empresa. O número limitado de fornecedores a serem consultados, constituem uma
limitação das atividades de compras.
O processo de seleção das fontes de fornecimento não se restringe a uma única
ocasião, ou seja, quando e necessária a aquisição de determinado material.
A atividade deve ser exercida de forma permanente e contínua, através de várias
etapas, entre as quais selecionamos as seguintes:
1.9.1 ETAPA 1 - Levantamento e Pesquisa de Mercado
Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, e necessário
levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado
através dos seguintes instrumentos:
- Cadastro de Fornecedores do órgão de Compras;
- Edital de Convocação;
- Guias Comerciais e Industriais;
- Catálogos de Fornecedores;
- Revistas especializadas;
- Catálogos Telefônicos;
- Associações Profissionais e Sindicatos Industriais.
1.9.2 ETAPA 2 - Análise e Classificação
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Compreende a análise dos dados cadastrais do fornecedor e a respectiva
classificação quanto aos tipos de materiais a fornecer, bem como, a eliminação daqueles
fornecedores que não satisfizerem as exigências da empresa.
.
1.9.3 ETAPA 3 - Avaliação de Desempenho
Esta etapa é efetuada pós - cadastramento e nela faz-se o acompanhamento do
fornecedor quanto ao cumprimento do contratado, servindo não raras vezes como elemento
de eliminação das empresas fornecedoras.
1.10 OMPRAS X CUSTOS INDUSTRIAIS
Modernamente a função de compras tem sido desenvolvida dentro de um novo
sistema de maturidade com técnicas mais sofisticadas.
Um dos aspectos que devem merecer muita atenção são os custos industriais que
representam percentual considerável na composição final do preço de venda.
CUSTO INDUSTRIAL = CUSTO DE AQUISIÇÃO + CUSTO DE TRANSFORMAÇÃO.
O controle da eficiência dos custos de transformação já são perfeitamente realizados
através de técnicas consagradas, entretanto o controle da eficiência de aquisição constitui
um problema de difícil equacionamento, principalmente em virtude de a atividade de
aquisição estar voltada para fora da empresa e sujeita a um sem-número de fatores ainda
não controláveis.
Muitos estudos têm mostrado que os gastos relativos a compras em empresas de
manufatura podem alcançar mais de 50% da receita líquida.
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TABELA 1- Gastos relativos a compras em empresas de manufatura.
TIPO DE INDUSTRIA
%
TIPO DE INDÚSTRIA
%
Produtos Farmacêuticos
25,7
Fábricas de cartão
57,4
Ferramenta de Matriz especial
27,8
Plásticos, Resinas
58,7
Equipamento fotográfico
32,3
Tecelagem de Algodão
59,8
Equipamento de Rádio e TV
35,9
Pneus e Câmaras de Ar
60,5
Equipamento aeronáutico
38,1
Receptores de rádio e TV
62,2
Cimento, Hidráulica
41,0
Altos fornos, Siderurgias
62,8
Motores, Geradores
43,3
Tecelagem de fio sintético
63,5
Engrenagens
43,4
Tecelagem de lã
64,8
Rolamentos
43,8
Produtos sanitários de papel
64,9
Construção naval
43,8
Acabamento de algodão
67,0
Componentes eletrônicos
44,8
Embalagens
67,7
Produtos de borracha
48,1
Sacos de papel
68,6
Aviões
48,9
Carpetes e Tapetes
73,6
Produtos químicos inorgânicos
50,1
Laminados e fios de alumínio
73,9
Produtos plásticos
52,4
Laminados e fios de cobre
74,0
Produtos químicos orgânicos
53,0
Cobre primário
79,6
Máquinas de construção
54,3
Refinação de petróleo
83,4
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Máquinas agrícolas
57,1
Alumínio primário
59,1
TABELA 2 - Faixas de participação.
PARTICIPAÇÃO
%
Baixa
25% a 40%
Normal
41% a 55%
Alta
Acima de 56%
1.11 ORGANIZAÇÃO DO SERVIÇO DE COMPRAS
As compras podem ser centralizadas ou não. O tipo de empreendimento é que vai
definir a necessidade de centralizar.
Uma prática muito usada é ter um comitê de compras, em que pessoas de todas as
área da empresa participem das decisões.
As vantagens da centralização dos serviços de compras são sempre postas em
dúvida pelos departamentos que necessitam de materiais. De modo geral, a centralização
apresenta aspectos realmente positivos, pela redução dos preços médios de aquisição,
apesar de, em certos tipos de compras, ser mais aconselhável à aquisição descentralizada.
1.11.1 Vantagens de Centralizar:
a)
visão do todo quanto à organização do serviço;
b)
poder de negociação para melhoria dos níveis de preços obtidos dos
fornecedores;
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c)
influência no mercado devido ao nível de relacionamento com os
fornecedores;
d)
análise do mercado, com eficácia, em virtude da especialização do
pessoal no serviço de compras;
e)
controle financeiro dos compromissos assumidos pelas compras
associado a um controle de estoques;
f)
economia de escala na aquisição centralizada, gerando custos mais
baixos;
g)
melhor qualidade, por causa da maior facilidade de implantação do
sistema de qualidade;
h)
sortimento de produtos com mais consistência, para suportar as
promoções nacionais;
i)
especialização das atividades para o pessoal da produção não perder
muito tempo com contatos com os vendedores.
1.11.2 O uso de comitê tem as seguintes vantagens:
a)
larga faixa de experiência é aplicada nas decisões;
b)
as decisões são tomadas numa atmosfera mais científica;
c)
o nível de pressões sobre compras é mais baixo, melhorando as
relações dos compradores com o pessoal interno e os vendedores;
d)
a co-participação das áreas dentro do espírito de engenharia simultânea,
cria um ambiente favorável para melhor desempenho tanto do ponto de
vista político, como profissional.
1.11.3 Pontos importantes para descentralização:
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a)
adequação da compra devido ao conhecimento dos problemas
específicos da área onde o comprador exerce sua atividade.
b)
menor estoque e com uma variedade mais adequada, por causa de
peculiaridades regionais da qualidade, quantidade, variedade.
c)
coordenação, em virtude do relacionamento direto com o fornecedor,
levando a unidade operacional a atuar de acordo com as necessidades
regionais.
d)
flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação das ordens,
provocando menores faltas.
1.12 CUIDADOS AO COMPRAR
O processo de produção inicia-se com planejamento das vendas, estabelecimento
de uma política de estoque de produtos acabados e listagem dos itens e quantidades de
produtos a serem fabricados, quantidades estas distribuídas ao longo de um cronograma de
produção.
Um sistema de planejamento de produção fixa as quantidades a comprar somente
na etapa final da elaboração do plano de produção. As quantidades líquidas a comprar
serão apuradas pela desagregação das fichas de produção e em especial pela listagem de
materiais necessários para compor cada unidade de produto a ser produzido. Será
necessário comparar as necessidades de materiais com as existências nos estoques de
matérias-primas, para se apurar as necessidades líquidas distribuídas no tempo conforme o
cronograma de produção necessária para atender ao planejamento de vendas.
Entretanto, a execução da compra será a primeira etapa executiva do programa de
produção. O término da programação e o início das atividades de compra caracterizam-se,
portanto, como uma área com muitas facilidades de conflitos, conflitos estes sempre
agravados pelos atrasos normais e habituais do planejamento.
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As pressões exercidas pelos setores de produção e faturamento reforçam ainda
mais a probabilidade de atritos na área de compras. Neste momento todos se esquecem
dos atrasos no planejamento das vendas e na programação da produção.
Outro aspecto interessante do relacionamento dentro da área de compras é a
inversão curiosa de atitude que se processa entre o comprador e o vendedor após a
emissão do pedido. A posição inicial de vendedor é sempre solicitante e o comprador nesta
fase poderá usar seus recursos de pressão para forçar o vendedor a chegar às condições
ideais para a empresa.
Uma vez emitido o pedido, o comprador perde sua posição de comando e passa a
uma atitude de expectativa. Procurará de agora em diante adotar uma atitude de vigilância,
procurando cuidar para que os fornecimentos sejam feitos e os prazos cumpridos.
1.13 COTAÇÃO DE PREÇOS
O depto de compras com base nas solicitações de mercadorias, efetua a cotação
dos produtos requisitados.
Após efetuadas as cotações o órgão competente analisa qual a proposta mais
vantajosa levando em consideração os seguintes itens:
a)
prazo de pagamento;
b)
valor das parcelas;
Para análise, utilizamos a seguinte fórmula:
VA =
VF
( 1+i)n
VA = Valor atual do produto
VF = Valor futuro do produto
i
= Taxa de juros
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n = prazo de pgto
Exercícios:
1)
Na cotação de preços de um determinado material, a empresa recebeu as seguintes
propostas de fornecimento:
a) A empresa Bom Preço fornece o material ao preço de $ 81.000,00 para pgto a vista.
b) A empresa Bom Negócio fornece o material ao preço de $ 86.100,00 para pgto 30/60
dias.
Pergunta-se:
Em que empresa deverá ser adquirido o material, se a taxa de juros vigente no mercado é
de 10% ao mês.
2)
Na cotação do produto XX, nossa empresa recebeu as seguintes propostas:
a) Valor $ 99.990,00 para pgto com 15 dias.
b) Valor $ 100.290,00 para pgto com 10 dias fora o mês.
c) Valor $ 109.990,00 para pgto com 30/45/60/75 dias.
Pergunta-se:
Qual a melhor proposta considerando que a taxa de juros é de 9% ao mês e que a compra
está sendo efetuada no dia 10/3.
1.14 O PEDIDO DE COMPRA
Após término da fase de cotação de preços dos materiais e analise da melhor
proposta para fornecimento, o setor de compras emite o pedido de compras para a empresa
escolhida. Esse pedido deverá ter com clareza a descrição do material a ser comprado,
bem como as descrições técnicas, para que não ocorra as freqüentes dúvidas que
comumente acontecem.
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Preferencialmente o pedido deverá ser emitido em 3 vias, sendo a 1ª e 2ª vias
enviadas ao fornecedor, o qual colocará ciente na 2ª via e a devolverá, que passará a ter
força de contrato, funcionando como um "instrumento particular de compromisso de compra
e venda". A 3ª via funciona como follow up do pedido.
Modelo 1
1ª via
K – LOT IND. E COMERCIO LTDA.
PEDIDO DE COMPRA
__ / __
Nº.....................
/____
Fornecedor:
End.:
Qde Descrição
INSTRUÇÕES
Para recebimento do pedido
V.Unit V. Total
Verificar:
Descrição
Prazo
-
de
Entrega
-
Preço
Cond.pgto
Cond. Gerais
De acordo: __ / __ / ____
Ass.___________________
Total
Carimbo:
Cotação: __ / __ / ____ Obs:
2ª via
K – LOT IND. E COMERCIO LTDA.
PEDIDO DE COMPRA
__ / __
Nº.....................
/____
Fornecedor:
End.:
Qde Descrição
ATENCÃO
V.Unit V. Total
O presente constituí compromisso de compra e venda de
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acordo com o descrito e convencionado neste documento
Valo total:_______________
Prazo de Entr.:___________
Cond. Pgto.:_____________
Total
Cotação: __ / __ / ____ Obs:
De acordo:______________
Carimbo:
Data: __ / __ / ____
3ª via
K – LOT IND. E COMERCIO LTDA.
PEDIDO DE COMPRA
__ / __
Nº.....................
/____
Fornecedor:
End.:
Qde Descrição
FOLLOW UP
V.Unit V. Total
Pedido:
__ / __ / ____ por:_________
Retorno 2ª via:
__ / __ / ____ por:_________
Recebimento Material:
__ / __ / ____ por:_________
Total
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Cotação: __ / __ / ____ Obs:
Obs:
1.15 O RECEBIMENTO DE MATERIAIS
No recebimento dos materiais solicitados, alguns principais aspectos deverão ser
considerados como:
1) Especificação técnica: conferencia das especificações pedidas com as
recebidas.
2) Qualidade dos materiais: conferencia física do material recebido.
3) Quantidade: Executar contagem física dos materiais, ou utilizar técnicas de
amostragem quando for inviável a contagem um a um.
4) Preço:
5) Prazo de entrega: conferencia se o prazo esta dentro do estabelecido no
pedido.
6) Condições de pgto: conferencia com relação ao pedido.
Modelo 2
K - Lot Ind. e Comércio Ltda.
FICHA DE RECEPÇÃO Nº.................
Ref. Pedido nº.....................................
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Ítens que não conferem com o pedido
Obs:
Especificações técnicas
Quantidade
Qualidade
Preço
Prazo de entrega
Condições de pgto
Data: __ / __ / ____
Resp.:
1.16 O ARMAZENAMENTO
Na definição do local adequado para o armazenamento devemos considerar:
- Volume das mercadorias / espaço disponível;
- Resistência / tipo das mercadorias (itens de fino acabamento);
- Número de itens;
- Temperatura, umidade, incidência de sol, chuva, etc;
- Manutenção das embalagens originais / tipos de embalagens;
- Velocidade necessária no atendimento;
-O sistema de estocagem escolhido deve seguir algumas técnicas imprescindíveis
na Adm. de Materiais. As principais técnicas de estocagem são:
a) Carga unitária:
Dá-se o nome de carga unitária à carga constituída de
embalagens de transporte que arranjam ou acondicionam uma certa quantidade
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de material para possibilitar o seu manuseio, transporte e armazenamento como
se fosse uma unidade. A formação de carga unitária se através de pallets. Pallet
é um estrado de madeira padronizado, de diversas dimensões. Suas medidas
convencionais básicas são 1.100mm x 1.100mm, como padrão internacional
para se adequar aos diversos meios de transportes e armazenagem;
b) Caixas ou Gavetas: É a técnica de estocagem ideal para materiais de pequenas
dimensões, como parafusos, arruelas, e alguns materiais de escritório; materiais
em processamento, semi acabados ou acabados. Os tamanhos e materiais
utilizados na sua construção serão os mais variados em função das
necessidades específicas de cada atividade.
c) Prateleiras: É uma técnica de estocagem destinada a materiais de tamanhos
diversos e para o apoio de gavetas ou caixas padronizadas. Também como as
caixas poderão ser construídas de diversos materiais conforme a conveniência
da atividade. As prateleiras constitui o meio de estocagem mais simples e
econômico.
d) Raques: Ao raques são construídos para acomodar peças longas e estreitas
como tubos, barras, tiras, etc.
e) Empilhamento:
Trata-se de uma variante da estocagem de caixas para
aproveitamento do espaço vertical. As caixas ou pallets são empilhados uns
sobre os outros, obedecendo a uma distribuição eqüitativa de cargas. Container
Flexível: È uma das técnicas mais recentes de estocagem, é uma espécie de
saco feito com tecido resistente e borracha vulcanizada, com um revestimento
interno conforme o uso.
CENTRO UNIVERSITÁRIO CATÓLICO SALESIANO AUXILIUM
Curso de Administração
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COMERCIALIZAÇÃO E CONSUMO
COMERCIALIZAÇÃO E CONSUMO
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1. COMERCIALIZAÇÃO E CONSUMO
1.1 Objetivos:
- Suprir mercado;
- Atender satisfatoriamente o cliente;
- Garantia de reposição de itens;
- Obtenção de lucro;
- Continuidade do negócio.
Poderíamos resumir que a comercialização no setor de materiais, deverá estar
preparada para vender as mercadorias do estoque, de maneira mais rentável e prestando o
melhor atendimento.
Para tanto é imprescindível que a empresa conheça o mercado onde atua; os
concorrentes; o produto que vende; e os meios para vendê-los e os clientes.
Com relação ao mercado é necessário saber qual a potencialidade, o que poderá ser
absorvido pelos consumidores.
Poderíamos fazer as seguintes perguntas:
- Qual o volume aproximado de vendas que se pode estimar ?
- Quais as características desse mercado ? Tende a crescer ?
- Existem novos projetos para a região que poderiam incrementar os negócios
?
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Essas e muitas outras questões devem ser colocadas e analisadas pela empresa, a
fim de estabelecer a quantidade de m.o., volume e características do estoque e política de
comercialização.
1.2 CONHECIMENTO DO PRODUTO
O conhecimento do produto, pode ser decisivo, na comercialização, sendo capaz de
alterar o comportamento de vendas.
Devemos saber:
- Origem: quem é o fabricante, ou fornecedor, qual a garantia, utilização, características
técnicas.
- Nome do produto: denominação técnica e popular.
- Função: 0nde é aplicado e para que se destina, o que faz.
- Inter relação: um dado precioso, pois a utilização de um item pode influir no outro.
- Intercambialidade: o mesmo componente poderá ser utilizado em mais de um
produto ou processo.
- Preço: valor, condições de venda, prazo, desconto.
1.3 POLÍTICA DE COMERCIALIZAÇÃO
A comercialização é uma atividade que deve respeitar normas e princípios para
poder se desenvolver com sucesso.
Para isso a empresa deve estabelecer uma Política de Comercialização, isto é, as
normas de vendas, definindo e detalhando, todo o processo de vendas.
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A política deverá, tratar de categorias de vendas, tipos de clientes, prazos, entregas,
garantia e política de preços.
Toda política comercial deverá ser estabelecida objetivando praticas saudáveis de
comercialização para obter a realização de vendas com qualidade.
O item preço x margem de lucro, exige uma análise bastante ampla, pois é
necessário conquistar e manter mercado, tendo preços competitivos, com uma margem de
lucro coerente com o volume comercializado e com o produto, tendo em vista as práticas da
concorrência ou as peculiaridades daquele mercado. Um cuidado muito grande pois pratica
de concessão de descontos e condições descabidas, levam a realização de vendas
suicidas.
É de fundamental importância da consciência de que não é somente preço que
promove a venda do produto, mas principalmente os serviços prestados na venda e no pósvenda, ampliando o valor de seus produtos, com a agregação de valor, que se dá
basicamente nos serviços de venda, pós-venda e seguimento de venda, agregadas ao valor
da marca.
Ao estabelecer a política de vendas, devem levar em consideração também as
modalidades e formas:
-
Vendas internas e diretas: são aquelas atendidas na loja, diretamente ao
comprador usuário.
- Vendas internas indiretas: são aquelas realizadas através de outros setores da
própria empresa.
- Vendas a órgãos governamentais: são as realizadas normalmente através de
concorrências públicas.
- Vendas externas: são as realizadas no "campo", por vendedores ou
representantes.
Todas essas formas de vendas, poderão ser realizadas, no atacado ou no varejo.
a) Atacado: se caracteriza por ser um importante segmento produtivo, no qual se
procura atingir um maior volume de vendas, faturamento e lucro, com margens
unitárias menores e condições diferenciadas.
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Público alvo: Distribuidores, grandes empresas, que tenham grande
capacidade de escoamento de produtos.
b) Varejo: são as vendas realizadas, diretamente ao consumidor final, em
quantidades normalmente menores, com margem de lucro unitário maior e
quase sempre a vista ou financiado.
Público alvo: consumidor final.
2. EXERCÍCIOS
FUNÇÕES MAIS USUAIS NO SETOR DE MATERIAIS
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RECURSOS HUMANOS: FUNÇÕES MAIS USUAIS NO SETOR DE
MATERIAIS
Na administração atual fica cada vez mais evidente a importância das relações
humanas na empresa. Ex.: Os investimentos que as empresas vem fazendo para conquista
de capital humano e intelectual.
No setor de materiais também não é diferente, pois as preocupações são as
mesmas de uma organização como um todo, só que com foco centrado na sua atividade
como parte do todo empresarial, tendo suas preocupações específicas, com relação às
condições de trabalho, segurança, salários, cargos, treinamento, hierarquia, etc.
Dentro do setor de materiais as funções mais usuais são:
-
Gerente: função responsável pela Administração do setor, pelo cumprimento
das metas e objetivos estabelecidos , seja pela eficiência ou pelo lucro no caso de
comercialização direta.
-
Programador: função responsável pelo planejamento e coordenação de
compra de modo a obter um equilíbrio no estoque.
-
Comprador: função responsável pelas compras, com critérios de preço,
formas de pagamento, qualidade, quantidade, prazo de entrega, etc.
-
Controlador de Estoque: função responsável pelo controle de entrada e saída
de mercadorias do estoque.
-
Estoquista: função responsável pelas atividades de recepção, locação e
proteção das mercadorias, de modo a mantê-las em perfeitas condições sempre.
-
Atendente: função responsável pelo atendimento das requisições dos diversos
setores da empresa.
-
Vendedor ou Balconista: função responsável pelas vendas ou solicitações
dos clientes, quando for o caso.
Dentre essas funções, poderemos encontrar uma grande variação de empresa
para empresa, mas algumas delas são básicas e fundamentais.
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O relacionamento entre as funções e sua hierarquia também deverá ser
muito clara para todos empregados do setor.
QUESTÕES
01- A estocagem de produtos em almoxarifados pode ser feita de duas
formas. Assinale a alternativa correta.
(A) Estocagem pontual e estocagem paralela.
(B) Estocagem superior e estocagem inferior.
(C) Estocagem fixa e estocagem livre.
(D) Estocagem principal e estocagem secundária.
(E) Estocagem inicial e estocagem final.
02- É correto afirmar que um dos sistemas numéricos de controle utilizado
para codificação de Materiais em almoxarifados é
(A) Federal Supply Classification (FSC).
(B) Market Outperform (MO).
(C) Savings Account (SA).
(D) Maintenance Route (MR).
(E) Commodity Exchange (CE).
QUESTÃO 03
Uma empresa de distribuição de eletrodomésticos deve considerar inúmeros
fatores no momento de definir o volume de seu estoque, de forma a realizar
satisfatoriamente suas vendas durante todo o ano. A programação deve ser
realizada com o objetivo de não faltarem e também não sobrarem produtos em
demasia. Considerando este aspecto, quanto os itens que auxiliam nesse
planejamento, analise as assertivas e, em seguida, assinale a alternativa que
apresenta as corretas.
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I. Previsão de vendas para os vários períodos do ano.
II. Estoque mínimo necessário.
III. Preço máximo do produto.
IV. Custo com folha de pagamento.
V. Prazo de entrega de mercadorias para atender as expectativas de vendas.
(A) Apenas III e V.
(B) Apenas I, II, e V.
(C) Apenas II e IV.
(D) I, II, III, IV e V.
(E) Apenas I, II e III.
QUESTÃO 04
A gestão de estoque em uma empresa baseia-se fundamentalmente da
previsão de consumo do
material. Não pode ser considerada uma meta de vendas e a sua previsão
deve ser compatível com o custo de obtenção. Em relação ao assunto, podemos
citar como informações básicas de
naturezas quantitativa e qualitativa, respectivamente.
(A) pesquisa de mercado e opinião de gerentes.
(B) opinião de vendedores e datas comemorativas.
(C) evolução das vendas no passado e opinião de compradores.
(D) influência da propaganda e o PIB.
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(E) tendências de mercado e preço de aquisição.
QUESTÃO 05
Analise as assertivas e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta a(s)
correta(s).
Estoques vazios ou inferiores a quantidade mínima necessária para a
produção, representam grandes prejuízos.
Os custos de falta de estoque ou custo de ruptura ocorrem quando um pedido
atrasa ou não pode ser entregue pelo fornecedor.
Muitas vezes, não podem ser calculados de forma direta, existindo
mecanismos que possibilitam tal levantamento. Alguns destes prejuízos podem ser
mensurados
I.
por meio de lucros cessantes, devido à incapacidade do fornecimento.
II.
Perda de lucros com cancelamento de pedidos.
III.
Por meio de quebra de imagem da empresa, e em consequência
beneficiando
concorrente.
IV. por meio de desconto na compra de materiais.
IV.
por meio de custeios causados pelo não cumprimento dos prazos
contratuais, tais como
multas, prejuízos e bloqueios de reajustes.
(A) Apenas III e IV.
(B) Apenas I, II e IV.
(C) Apenas II e III.
(D) Apenas I e IV.
(E) Apenas I, II, e III.
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QUESTÃO 06
Uma fábrica de tintas utiliza mensalmente determinado solvente, que é
adquirido do fornecedor Alpha Ltda. Durante o ano, o consumo se mantém estável
até o mês de abril, permanecendo em 1.000 litros/mês. A partir do mês de maio, há
um aumento mensal de 10% sobre o consumo do mês anterior da fábrica.
Analisando as informações, podemos afirmar que o consumo de solvente na fábrica,
ao final do mês de dezembro do mesmo ano, será de aproximadamente.
(A) 2000 litros/mês.
(B) 2443 litros/mês.
(C) 1080 litros/mês.
(D) 2143 litros/mês.
(E) 1800 litros/mês.
QUESTÃO 07
A técnica da curva ABC é utilizada para a administração de estoques de
materiais. Com base
nesta informação, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma
abaixo e, em seguida,
assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
( ) Baseia-se no raciocínio do diagrama de pareto.
( ) Determina o grau de importância dos itens.
( ) Itens são classificados em cinco categorias.
( ) Dificulta o controle de quem é responsável pelo almoxarifado.
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( ) Usa o critério de criticidade do material.
(A) V – V – F – F – F.
(B) V – F – F – V – V.
(C) F – F – V – F – V.
(D) F – V – V – F – V.
(E) V – V – V – F – V.
QUESTÃO 08
Analise as assertivas e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta as
corretas.
O funcionário Carlos precisa realizar uma cotação de preços com dez
distribuidores de produtos
hospitalares. Nas informações das propostas comerciais, podemos afirmar
que não poderão
faltar.
I. preço unitário e preço total de venda.
II. prazo de entrega e custo de envio.
III. custo de aquisição do produto pelo distribuidor diretamente do fabricante.
IV. margem de lucro do distribuidor.
V.
cópia do último balanço patrimonial do distribuidor.
(A) Apenas I, III e IV.
(B) Apenas I, II e IV.
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(C) Apenas II e III.
(D) Apenas III e IV.
(E) Apenas I e II.
QUESTÃO 09
O setor de recebimento e conferência de materiais faz parte da cadeia de
atividades relacionadas ao almoxarifado. Com relação a este aspecto e a respeito
das atividades relacionadas a este setor,
analise as assertivas e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta as
corretas.
I. Pesagem dos produtos.
II. Realizar o pagamento da compra ao fornecedor.
III. Checagem de possíveis avarias na embalagem externa dos produtos.
IV. Desembalagem e verificação de quantidades recebidas.
VI.
Executar a distribuição dos materiais nos diversos setores da empresa.
(A) Apenas III e V.
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(B) Apenas I e II.
(C) Apenas II e III.
(D) Apenas I, II e V.
(E) Apenas I, III e IV.
QUESTÃO 10
O estoque representa uma armazenagem de mercadorias, produtos ou
componentes com
previsão de uso futuro, e objetiva atender a demanda assegurando desta
forma, a disponibilidade de todos os itens por um período pré determinado. Porém o
seu mau planejamento representa um descontrole financeiro que poderia ser
evitado. Com base no exposto, podemos indicar
como índices-padrão para análise neste planejamento, EXCETO
(A) rotatividade do estoque.
(B) materiais sem giro e obsoletos.
(C) previsão de vendas.
(D) número de funcionários terceirizados.
(E) relação de itens críticos.
QUESTÃO 11
A técnica da curva PQR é utilizada para a administração de estoques de
materiais. Com base
nesta informação, informe se é verdadeiro (V) oufalso (F) o que se afirma
abaixo e, em seguida,
assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
( ) Usa o critério da demanda valorizada do material.
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( ) Usa o critério da popularidade do material.
( ) Itens são classificados em três categorias.
( ) É necessário conhecimento de matemática financeira.
( ) É inviável para produtos de informática.
(A) F – V – V – F – F.
(B) V – V – F – V – F.
(C) V – F – V – F – V.
(D) V – V – F – F – F.
(E) F – F – F – V – V.
QUESTÃO 12
O sistema de localização, utilizado em um almoxarifado, tem como objetivo
principal
(A) sinalizar e indicar as saídas de emergência.
(B) identificar a localização de entradas de materiais.
(C) estabelecer regras para identificação e localização dos materiais
estocados.
(D) rastrear pessoas que possam ter invadido as dependências do
almoxarifado.
(E) sinalizar o local de carga e descarga
QUESTÃO 13
O Ponto de Reposição ou “PR”, também conhecido como Método do Estoque
Mínimo, foca a redução de custos de manutenção de estoques, porém afastando a
possibilidade de não atender a
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demanda. Atingindo-se o PR, é necessário iniciar o processo de aquisição de
materiais para que não resulte na sua falta. Diante do exposto, analise a situação:
Em um depósito de materiais de construção, o consumo previsto de torneiras que
estão em estoque, por semana, é de 100 unidades. O intervalo de tempo
compreendido entre o pedido de reposição e a entrega pelo fornecedor de torneiras
é de duas semanas. Calculando o PR para esta situação, a resposta correta é
(A) 50.
(B) 100.
(C) 150.
(D) 200.
(E) 250.
QUESTÃO 14
O estoque médio de uma pequena fábrica de antenas parabólicas é de 80
unidades.
Considerando que o total de antenas parabólicas vendidas durante o ano é
de 640 unidades, é
correto afirmar que o giro anual de estoque é de
(A) 6,4.
(B) 0,64.
(C) 80.
(D) 8.
(E) 800.
QUESTÃO 15
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Para efetuar a distribuição de materiais, em diversos locais do almoxarifado,
o funcionário
Paulo necessita realizar previamente o planejamento desta tarefa, visando a
otimização do
processo. Com relação a este planejamento, podemos afirmar que serão
avaliados os itens
indicados, EXCETO
(A) peso e volume do material.
(B) transporte mecânico nunca deverá ser considerado.
(C) em que direção o material será encaminhado.
(D) quantas vezes a operação será repetida.
(E) natureza e prazo de validade do produto.
QUESTÃO 16
A técnica da curva XYZ é utilizada para a administração de estoques de
materiais. Com base
nesta informação, informe se é verdadeiro (V) ou falso (F) o que se afirma
abaixo e, em seguida,
assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.
( ) Os itens são classificados em seis categorias.
( ) Usa o critério da similaridade do material.
( ) É necessário conhecimento de cálculo integral.
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( ) É mais utilizada em relação à técnica da curva ABC.
( ) O item Z é o mais crítico.
(A) V – V – F – F – F.
(B) F – V – F – F – V.
(C) F – F – F – V – V.
(D) V – V – F – V – F.
(E) V – F – V – F – V.
QUESTÃO 17
Para um almoxarifado funcionar corretamente, é necessário que
periodicamente sejam executadas
contagens físicas de seus itens de estoque, para verificação de eventuais
discrepâncias que possam existir entre o estoque físico e os registros
contabilizados. A este processo é dado o nome de Inventário Físico. Assinale a
alternativa que apresenta as duas formas mais usuais de realizá-lo.
(A) Primário e secundário.
(B) Básico e real.
(C) Geral e rotativo.
(D) Básico e rotativo.
(E) Geral e real.
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QUESTÃO 18
Analise as assertivas e, em seguida, assinale a alternativa que apresenta as
corretas
A movimentação de materiais tem sido uma das causas mais frequentes e
sérias de acidentes nos
almoxarifados. Em razão disso, é muito importante a segurança durante esse
tipo de trabalho. Diante do exposto, é correto afirmar que devem ser observadas as
seguintes regras:
I. uso correto de equipamentos de proteção individual (EPI).
II. não elevar sozinho materiais com peso excessivo.
III. deslocar-se em velocidade excessiva usando veículos destinados à
movimentação de
cargas.
IV. não passar ou permanecer sob cargas sendo movimentadas por
guindastes.
(A) Apenas III e IV.
(B) Apenas II e III.
(C) Apenas I e II.
(D) Apenas I, II e III.
(E) Apenas I, II e IV.
QUESTÃO 19
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Os estoques auxiliam no marketing de uma empresa, pois os produtos podem
ser oferecidos
com descontos, em quantidades mais adequadas e com mais vantagens para
os clientes que precisam de fornecimento imediato. Outras finalidades diretamente
relacionadas ao estoque podem ser descritas como, EXCETO
(A) estimular a venda da empresa para grupos estrangeiros.
(B) servir como segurança contra contingências.
(C) proteger a empresa em um eventual desvio na demanda de consumo.
(D) agir como proteção contra aumento de preço.
(E) manter a empresa competitiva no mercado
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