planejamento estratégico

FERRAMENTAS DO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Kátia de Lima Passos Ferreira
Residente de Administração do Hospital Universitário
da UFJF – HU/UFJF
[email protected]
PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO
* Ferramentas do Planejamento
Estratégico
* O Plano Diretor
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Relembrando o conceito:
O Planejamento Estratégico (PE) é uma técnica de
organização que procura definir qual a melhor maneira
(estratégia) de se atingir um objetivo.
ETAPAS DE UM PE:
 VALORES
 MISSÃO
e NEGÓCIO
 ANÁLISE
 VISÃO
AMBIENTAL
ESTRATÉGICA
 QUESTÕES/DIRETRIZES
ESTRATÉGICAS
 AÇÕES
ação)
ESTRATÉGICAS (plano de
PLANO DE AÇÃO (Ações Estratégicas)
 Descreve
como colocar em prática o
planejamento estratégico.
 Apresenta
as
etapas
para
a
implementação das medidas de ação de
uma estratégia.
 Monitora
os resultados.
Ferramentas do Planejamento
BRAINSTORNING
 DIAGRAMA DE PARETO
 HISTOGRAMA
 MATRIZ GUT (gravidade, urgência e tendência)
 FLUXOGRAMA
 5W2H
 CICLO PDCA
 DIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO
OU “ESPINHA DE PEIXE”

 BRAINSTONING
(“tempestade de ideias”)
Ferramenta simples que pode ser utilizada
em qualquer situação.
Técnica utilizada em grupo com objetivo de
coletar um grande número de ideias e depois
selecionar e ordenar conforme a priorização
da necessidade.
 DIAGRAMA
DE PARETO
Nada mais é do que colocarmos dados coletados das
nossas atividades em um gráfico de barras verticais,
que geralmente tem no eixo vertical “a quantidade
de repetições de demanda de problemas” e no eixo
horizontal “ o tipo de problemas”
 HISTOGRAMA
Esta ferramenta tem semelhança com o
Diagrama de Pareto, porém envolve a
medição de dados variáveis e mostra a sua
distribuição conforme a frequência em que
aparecem, analisando ao longo do tempo as
suas variações.
 MATRIZ
DE PRIORIZAÇÃO GUT
Ferramenta utilizada para priorização das ações na gestão.
Consiste em analisar a Gravidade, a Urgência e a Tendência
do problema. Cada problema deve ser pontuado numa escala
de 1 a 5 em cada critério, conforme a tabela:
Nota
Gravidade
Urgência
Tendência
5
Extremamente grave
Extremamente urgente
Se não for resolvido, piora
imediatamente
4
Muito grave
Muito urgente
Vai piorar em curto prazo
3
Grave
Urgente
Vai piorar em médio prazo
2
Pouco grave
Pouco urgente
Vai piorar em longo prazo
1
Sem gravidade
Sem urgência
Sem tendência de piorar
Fonte: Scielo – Ciência da Informação – Vol.37, Nº2 Brasília Mar/Ago 2008
 FLUXOGRAMA
Serve para visualizarmos holisticamente
determinada atividade. É a
representação gráfica das diversas tarefas deste processo. No HU-UFJF
utilizamos esta ferramenta para representar as atividades de cada setor por
meio do Pop (Procedimento Operacional Padrão).
A simbologia utilizada é convencionada. Existem software especializados na
elaboração de fluxogramas, como o vision.
Os símbolos mais comuns são:
- Retângulo: indica uma etapa do processo
- Losango: tomada de decisão
- Seta: sentido do fluxo
- Elipse: indica início e fim
- Círculo: liga duas partes do processo (divisão de página)
- Hexágono: determina um procedimento definido
 Exemplo
de Fluxograma
POP: Encaminhamento de paciente para consulta
início
Paciente chega
na recepção
Paciente tem
prontuário?
sim
Conferir prontuário
Confirmar a consulta
Encaminhar o paciente
para o consultório
fim
não
Abrir prontuário
1 - What (O QUE será feito)
2 - Who (QUEM fará)
3 - When (QUANDO será feito)
4 - Where (ONDE será feito)
5 - Why (POR QUE será feito)
1 - How (COMO será feito)
2 - How Much (QUANTO custará)
O que?
O que faremos?
Como?
De que forma seremos mais eficientes?
Onde?
Em que local a ação se realizará?
Por que?
Quais os motivos que motivaram tal ação?
Quem?
Quais os responsáveis por sua realização?
Quando?
Em que momento a ação será executada?
Quanto?
Qual o valor do recurso necessário?
Exemplo:
Montar um plano de treinamento
colaboradores de uma empresa.
Tema: “A importância do uso dos EPI’s”.
O que? (What)
Quem? (Who)
Onde? (Where)
Quando? (When)
para
30
Treinamento sobre a importância do uso de EPIs
Operadores da linha de produção e forjaria
No centro de Treinamentos da unidade de Bragança Paulista
No dia 15/10/05 das 9:00 às 12:00hs
Conscientização dos colaboradores quanto a importância do uso de
EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que
Por quê? (Why)
oferecem riscos de acidente
Como? (How)
Palestra e vídeo
Quanto custa? (How much) Orçamento de R$ 3.000,00
CICLO PDCA
 Idealizado
por Shewharte e, mais tarde,
aplicado por Deming em conceitos de
qualidade em trabalhos no Japão.
 Nasceu no escopo da tecnologia TQC
(Total Quality Control) como uma
ferramenta que melhor representava o
ciclo de gerenciamento de atividades,
processos ou sistemas.
P = Planejar
D = Dirigir/Fazer
C = Controlar
A = Agir
1 - Identificação
do Problema
2 - Observação
8 - Evolução
8
1
2
3 - Análise
3
7 - Adequação
7
4
A P
4 – Plano de
Ação
C D
6
6 - Verificação
5
5 - Execução
O Ciclo PDCA, visa a melhoria
contínua fazendo um plano, executando
tarefas
de
acordo
com
o
plano,
compara o resultado encontrado com o
planejado e toma ações corretivas para
ajustar se for necessário. Ver o filme.
Diagrama de Ishikawa ou de Causa e
Efeito ou “Espinha de Peixe”
Outro exemplo de ferramenta do Planejamento, dentre
outras que existem, que serve para identificar, explorar e
mapear fatores que afetam um problema, onde se separa
as causas dos efeitos, identificando assim as várias causas
que originaram o problema.
Diagrama de Causa e Efeito
GRUPO DE CAUSAS
Método
Máquina
EFEITO
Meio ambiente
Mão de obra
Material
INDICADORES
 Medem
aspectos qualitativos e/ou
quantitativos
relativos
ao
meio
ambiente, à estrutura, aos processos e
aos resultados.
 Instrumento
de
mensuração
e
monitoramento para o gerenciamento,
avaliação e planejamento das ações.
 Contribuem na tomada de decisão.
Os
indicadores
de
qualidade
representam melhorias de serviços de
saúde e redução de doenças, expressos
quantitativamente dentro de um período
de tempo, devendo os dados coletados
ser viáveis, simples, medindo uma
condição ou aspecto do serviço e úteis
para os gestores, que servirão de apoio
a tomadas de decisão.
Alguns exemplos de indicadores:
Índice de queda de paciente;
Índice de demora de atendimento;
Taxa de produtividade de cirurgia;
Taxa de consultas por especialidade;
Índice de receitas mensais de convênios;
Índice
de
equipamentos.
manutenção
preventiva
em
Uso e aplicação dos indicadores
são medidas utilizadas para descrever
e analisar uma situação existente,
avaliar o cumprimento de objetivos,
metas e suas mudanças ao longo do
tempo, alem de confirmar tendências
passadas e prever tendências futuras.
Portanto:
Estas ferramentas gerenciais devem ser apropriadas
ao problema que se quer resolver, que por sua vez
requerem conhecimento, habilidade e participação das
equipes e dos colaboradores envolvidos em seus setores.
PLANO DIRETOR
Ferramenta de gestão que reflete a importância do
planejamento estratégico.
Itens que compõe o Plano Diretor do HUUFJF
Missão:
Formar recursos humanos, gerar conhecimentos e
prestar assistência de qualidade na área da
saúde à comunidade da região
Negócio:
Assistência, ensino e pesquisa na área da saúde
para o
desenvolvimento da região.
Diretrizes:
1. Melhorar a excelência do ensino;
2. Melhorar a excelência da pesquisa;
Itens que compõe o Plano Diretor do HUUFJF
3. Garantir a qualidade da assistência;
4. Institucionalizar o serviço de Gestão de Pessoas;
5. Garantir a eficácia da Gestão;
6. Promover a sustentabilidade e responsabilidade
social;
7. Redimensionar a Infraestrutura às novas
necessidades;
8. Ampliação do HU.
Para cada Diretriz, são atribuídos as
funções:
Estratégia
e
Medida de Ação
Conforme o organograma a seguir:
Diretrizes
1. MELHORAR A EXCELÊNCIA DO ENSINO
1A- Elaborar projeto
de reestruturação do
Centro de Estudos
(CENEPE)
1B- Criação de
metodologias para o
exercício da
preceptoria e tutoria
1A1Estabeleciment
o de
metodologias
de produção
acadêmica
1B1- Estabelecer
requisitos mínimos
de produtividade na
assistência e no
ensino para
exercício da
preceptoria e
tutoria
ESTRATÉGIA
1C- Cumprimento das
normas de CNRM* e das
propostas aprovadas na
CORE** e para as demais
áreas
1C1-Garantir
preceptoria
em tempo
integral para
os residentes
MEDIDA AÇÃO
* Comissão Nacional de Residência Médica
Fonte: HU/UFJF (2010)
** Comissão Residência do HU
1D- Criação da diretoria de
ensino e pesquisa
1D1Criar estrutura
organizacional para
implantação de
cursos de
especialização,
residência, pósgraduação latusensu e strictosensu e capacitação
e educação
permanente
1D2- Criar
um
laboratório
de
habilidade
1D3Criar
biblioteca
especializada
na área da
saúde
Diretrizes
2. MELHORAR A EXCELÊNCIA DA PESQUISA
2B- Criação de
metodologias para
avaliação da produção
acadêmica
2A- Busca ativa de editais
junto às agências de
fomento
2A1- Estabelecer um
responsável para
acompanhamento e
divulgação de editais
ESTRATÉGIA
Fonte: HU/UFJF (2010)
MEDIDA AÇÃO
2B1- Criar
indicadores de
avaliação da
pesquisa.
2B2- Divulgar os
trabalhos por meio
de seminários
científicos.
2B3-Identificar
potencialidades de
linhas de pesquisa
do HU
O Plano Diretor deve ser revisto
anualmente, uma vez que novas metas,
objetivos e ações serão traçadas para o
alcance de melhorias na organização.
O Plano Diretor é elaborado por meio de
uma análise preliminar das necessidades da
Organização, considerando sua finalidade,
seu
funcionamento,
prioridade
de
atendimento e principalmente levando em
conta um estudo da relação custo/benefício.
SUGESTÕES
BIBLIOGRÁFICAS:
1- FISCHMANN, ADALBERTO AMÉRICO, E
ALMEIDA, MARTINHO ISNARD RIBEIRO DE.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA PRÁTICA.
SÃO PAULO, ATLAS, 1991.
2- OLIVEIRA, DJALMA DE PINHO REBOUÇAS DE.
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO: CONCEITOS,
METODOLOGIA E PRÁTICAS. SÃO PAULO,
ATLAS, 1991.
Muito obrigado!
Kátia de Lima Passos Ferreira
Residente de Administração em Gestão Hospitalar
[email protected]
4009-5172