Ferramentas do planejamento estratégico por Katia Passos

FERRAMENTAS DO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Kátia de Lima Passos Ferreira
Residente de Administração do Hospital Universitário
da UFJF – HU/UFJF
[email protected]
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
Relembrando o conceito:
O Planejamento Estratégico (PE) é uma técnica de
organização que procura definir qual a melhor
maneira (estratégia) de se atingir um objetivo.
ETAPAS DE UM PE:
VALORES
MISSÃO e NEGÓCIO
ANÁLISE AMBIENTAL
VISÃO ESTRATÉGICA
QUESTÕES/DIRETRIZES ESTRATÉGICAS
AÇÕES ESTRATÉGICAS (plano de ação)
PLANO DE AÇÃO (Ações Estratégicas)
Descreve como colocar em prática o
planejamento estratégico.
Apresenta
as
etapas
para
a
implementação das medidas de ação de
uma estratégia.
Monitora os resultados.
Ferramentas do Planejamento
BRAINSTORNING
DIAGRAMA DE PARETO
HISTOGRAMA
MATRIZ GUT (gravidade, urgência e tendência)
FLUXOGRAMA
5W2H
CICLO PDCA
DIAGRAMA DE ISHIKAWA OU CAUSA E EFEITO
OU “ESPINHA DE PEIXE”
BRAINSTORNING (“tempestade de ideias”)
Ferramenta simples que pode ser utilizada em
qualquer situação.
Técnica utilizada em grupo com objetivo de
coletar um grande número de ideias e depois
selecionar e ordenar conforme a priorização da
necessidade.
DIAGRAMA DE PARETO
Nada mais é do que colocarmos dados coletados das
nossas atividades em um gráfico de barras verticais,
que geralmente tem no eixo vertical “a quantidade
de repetições de demanda de problemas” e no eixo
horizontal “ o tipo de problemas”
HISTOGRAMA
Esta ferramenta tem semelhança com o
Diagrama de Pareto, porém envolve a
medição de dados variáveis e mostra a sua
distribuição conforme a frequência em que
aparecem, analisando ao longo do tempo as
suas variações.
MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO GUT
Ferramenta utilizada para priorização das ações na gestão.
Consiste em analisar a Gravidade, a Urgência e a Tendência
do problema. Cada problema deve ser pontuado numa escala
de 1 a 5 em cada critério, conforme a tabela:
Nota
Gravidade
Urgência
Tendência
5
Extremamente grave
Extremamente urgente
Se não for resolvido, piora
imediatamente
4
Muito grave
Muito urgente
Vai piorar em curto prazo
3
Grave
Urgente
Vai piorar em médio prazo
2
Pouco grave
Pouco urgente
Vai piorar em longo prazo
1
Sem gravidade
Sem urgência
Sem tendência de piorar
Fonte: Scielo – Ciência da Informação – Vol.37, Nº2 Brasília Mar/Ago 2008
FLUXOGRAMA
Serve para visualizarmos holisticamente
determinada atividade. É a
representação gráfica das diversas tarefas deste processo. No HU-UFJF
utilizamos esta ferramenta para representar as atividades de cada setor por
meio do Pop (Procedimento Operacional Padrão).
A simbologia utilizada é convencionada. Existem software especializados na
elaboração de fluxogramas, como o vision.
Os símbolos mais comuns são:
- Retângulo: indica uma etapa do processo
- Losango: tomada de decisão
- Seta: sentido do fluxo
- Elipse: indica início e fim
- Círculo: liga duas partes do processo (divisão de página)
- Hexágono: determina um procedimento definido
Exemplo de Fluxograma
POP: Encaminhamento de paciente para consulta
início
Paciente chega na
recepção
Paciente tem
prontuário?
sim
Conferir prontuário
Confirmar a consulta
Encaminhar o paciente
para o consultório
fim
não
Abrir prontuário
1 - What (O QUE será feito)
2 - Who (QUEM fará)
3 - When (QUANDO será feito)
4 - Where (ONDE será feito)
5 - Why (POR QUE será feito)
1 - How (COMO será feito)
2 - How Much (QUANTO custará)
O que?
O que faremos?
Como?
De que forma seremos mais eficientes?
Onde?
Em que local a ação se realizará?
Por que?
Quais os motivos que motivaram tal ação?
Quem?
Quais os responsáveis por sua realização?
Quando?
Em que momento a ação será executada?
Quanto?
Qual o valor do recurso necessário?
Exemplo:
Montar um plano de treinamento para 30 colaboradores
de uma empresa.
Tema: “A importância do uso dos EPI’s”.
O que? (What)
Quem? (Who)
Onde? (Where)
Quando? (When)
Treinamento sobre a importância do uso de EPIs
Operadores da linha de produção e forjaria
No centro de Treinamentos da unidade de Bragança Paulista
No dia 15/10/05 das 9:00 às 12:00hs
Conscientização dos colaboradores quanto a importância do uso de
EPIs. Fazer com que eles usem o EPI adequado às atividades que
Por quê? (Why)
oferecem riscos de acidente
Como? (How)
Palestra e vídeo
Quanto custa? (How much) Orçamento de R$ 3.000,00
CICLO PDCA
Idealizado por Shewharte e, mais tarde,
aplicado por Deming em conceitos de
qualidade em trabalhos no Japão.
Nasceu no escopo da tecnologia TQC
(Total Quality Control) como uma
ferramenta que melhor representava o
ciclo de gerenciamento de atividades,
processos ou sistemas.
P = Planejar
D = Dirigir/Fazer
C = Controlar
A = Agir
1 - Identificação
do Problema
2 - Observação
8 - Evolução
8
1
2
3 - Análise
3
7 - Adequação
7
4
A P
4 – Plano de
Ação
C D
6
6 - Verificação
5
5 - Execução
O Ciclo PDCA, visa a melhoria
contínua fazendo um plano, executando
tarefas
de
acordo
com
o
plano,
compara o resultado encontrado com o
planejado e toma ações corretivas para
ajustar se for necessário. Ver o filme.
Diagrama de Ishikawa ou de Causa e
Efeito ou “Espinha de Peixe”
Outro exemplo de ferramenta do Planejamento, dentre
outras que existem, que serve para identificar, explorar e
mapear fatores que afetam um problema, onde se separa
as causas dos efeitos, identificando assim as várias causas
que originaram o problema.
Diagrama de Causa e Efeito
GRUPO DE CAUSAS
Método
Máquina
EFEITO
Meio ambiente
Mão de obra
Material
INDICADORES
Medem aspectos qualitativos e/ou
quantitativos
relativos
ao
meio
ambiente, à estrutura, aos processos e
aos resultados.
Instrumento
de
mensuração
e
monitoramento para o gerenciamento,
avaliação e planejamento das ações.
Contribuem na tomada de decisão.
Os
indicadores
de
qualidade
representam melhorias de serviços de
saúde e redução de doenças, expressos
quantitativamente dentro de um período
de tempo, devendo os dados coletados
ser viáveis, simples, medindo uma
condição ou aspecto do serviço e úteis
para os gestores, que servirão de apoio
a tomadas de decisão.
Alguns exemplos de indicadores:
Índice de queda de paciente;
Índice de demora de atendimento;
Taxa de produtividade de cirurgia;
Taxa de consultas por especialidade;
Índice de receitas mensais de convênios;
Índice
de
equipamentos.
manutenção
preventiva
em
Uso e aplicação dos indicadores
são medidas utilizadas para descrever
e analisar uma situação existente,
avaliar o cumprimento de objetivos,
metas e suas mudanças ao longo do
tempo, além de confirmar tendências
passadas e prever tendências futuras.
Portanto:
Estas ferramentas gerenciais devem ser apropriadas
ao problema que se quer resolver, que por sua vez
requerem conhecimento, habilidade e participação das
equipes e dos colaboradores envolvidos em seus setores.
PLANO DIRETOR
Ferramenta de gestão que reflete a importância do
planejamento estratégico.
Itens que compõe o Plano Diretor do HUUFJF
Missão:
Formar recursos humanos, gerar conhecimentos e
prestar assistência de qualidade na área da
saúde à comunidade da região
Negócio:
Assistência, ensino e pesquisa na área da saúde
para o
desenvolvimento da região.
Diretrizes:
1. Melhorar a excelência do ensino;
2. Melhorar a excelência da pesquisa;
Itens que compõe o Plano Diretor do HUUFJF
3. Garantir a qualidade da assistência;
4. Institucionalizar o serviço de Gestão de Pessoas;
5. Garantir a eficácia da Gestão;
6. Promover a sustentabilidade e responsabilidade
social;
7. Redimensionar a Infraestrutura às novas
necessidades;
8. Ampliação do HU.
Para cada Diretriz, são atribuídos as
funções:
Estratégia
e
Medida de Ação
Conforme o organograma a seguir:
Diretrizes
1. MELHORAR A EXCELÊNCIA DO ENSINO
1A- Elaborar projeto
de reestruturação do
Centro de Estudos
(CENEPE)
1B- Criação de
metodologias para o
exercício da
preceptoria e tutoria
1A1Estabeleciment
o de
metodologias
de produção
acadêmica
1B1- Estabelecer
requisitos mínimos
de produtividade na
assistência e no
ensino para
exercício da
preceptoria e
tutoria
ESTRATÉGIA
1C- Cumprimento das
normas de CNRM* e das
propostas aprovadas na
CORE** e para as demais
áreas
1C1-Garantir
preceptoria
em tempo
integral para
os residentes
MEDIDA AÇÃO
* Comissão Nacional de Residência Médica
Fonte: HU/UFJF (2010)
** Comissão Residência do HU
1D- Criação da diretoria de
ensino e pesquisa
1D1Criar estrutura
organizacional para
implantação de
cursos de
especialização,
residência, pósgraduação latusensu e strictosensu e capacitação
e educação
permanente
1D2- Criar
um
laboratório
de
habilidade
1D3Criar
biblioteca
especializada
na área da
saúde
Diretrizes
2. MELHORAR A EXCELÊNCIA DA PESQUISA
2B- Criação de
metodologias para
avaliação da produção
acadêmica
2A- Busca ativa de editais
junto às agências de
fomento
2A1- Estabelecer um
responsável para
acompanhamento e
divulgação de editais
ESTRATÉGIA
Fonte: HU/UFJF (2010)
MEDIDA AÇÃO
2B1- Criar
indicadores de
avaliação da
pesquisa.
2B2- Divulgar os
trabalhos por meio
de seminários
científicos.
2B3-Identificar
potencialidades de
linhas de pesquisa
do HU
O Plano Diretor deve ser revisto
anualmente, uma vez que novas metas,
objetivos e ações serão traçadas para o
alcance de melhorias na organização.
O Plano Diretor é elaborado por meio de
uma análise preliminar das necessidades da
Organização, considerando sua finalidade,
seu
funcionamento,
prioridade
de
atendimento e principalmente levando em
conta um estudo da relação custo/benefício.
Muito obrigado!
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4009-5172
Orientações para o Seminário
1- Serão apresentados dias 20/03 e 21/03
2- A turma será dividida em 6 grupos
3- O tipo de apresentação fica a critério do
grupo
4- Todos do grupo deverão participar da
apresentação
5- A presença nos (2) dois dias será avaliada,
assim como a participação na apresentação
Temas dos artigos para o Seminário
1- Estudo de um dos Indicadores do custo da
qualidade: o desperdício
2- Regulação em Saúde: análise de conceitos
fundamentais
3- Percepção da qualidade em serviços públicos
de saúde: um estudo de caso
Temas dos artigos para o Seminário
4- O mix público-privado no Sistema de Saúde
Brasileiro: financiamento, oferta e utilização
de serviços de saúde
5-
O
Administrador
Hospitalar
nas
Organizações públicas de saúde frente às
novas concepções de administração
Temas dos artigos para o Seminário
6- Os vários mundos do financiamento da
Saúde no Brasil: uma tentativa de integração