Sistemas Institucional e Operacional

Subsistema INSTITUCIONAL
• Institucional
Dispor de uma visão clara das
finalidades pelas quais a empresa
foi criada e é mantida.
Propiciar instrumentos que permitam converter os motivos,
necessidades, crenças, valores dos empreendedores em
definições que caracterizam claramente a razão de ser da
empresa.
Subsistema Institucional
Instrumentos institucionais auxiliam a administração a
definir:
os motivos pelos quais a empresa existe (missão),
o que ela se propõe a fazer (propósitos) e
no que ela acredita (princípios).
Subsistema INSTITUCIONAL
• MISSÃO:
A definição da missão responde a pergunta: "Por que
existimos?"
Esclarece os motivos pelos quais os empreendedores e
seus
sucessores
decidiram
criar
e
manter
o
empreendimento; reflete a maneira pela qual a empresa
vê seu papel e sua contribuição à Sociedade e como
atende às expectativas de seus empreendedores e
colaboradores.
Subsistema INSTITUCIONAL
• PROPÓSITO:
A definição dos propósitos empresariais
pergunta "Qual é meu negócio?"
responde
à
Propósitos caracterizam o que os empreendedores
decidiram fazer e que acreditam que podem fazer melhor
entre as várias alternativas para criar e manter um
empreendimento.
Esta escolha reflete a vocação, as crenças e os valores dos
empreendedores.
Subsistema INSTITUCIONAL
• PRINCÍPIOS:
Definem a maneira de a empresa pensar e refletem seu
posicionamento diante de um conjunto variado de
aspectos do ambiente externo e interno.
Princípios
empresariais
incluem
definições
que
estabelecem, por exemplo, o relacionamento da empresa
com
seus
colaboradores,
clientes,
fornecedores,
comunidade, governo etc.
Estabelecem também as diretrizes gerais que orientam
práticas gerenciais, comerciais, a preservação do meio
ambiente, etc.
Subsistema Institucional
Missão
Propósito
Princípios
FILOSOFIA EMPRESARIAL
(cultura)
É fundamentada em motivos, necessidades, crenças,
valores, convicções e expectativas dos empreendedores.
Objetivos dos empreendedores perdem sua característica
individual
para
refletir
conjunto
de
definições
institucionais que fazem sentido para todos da empresa e
para a sociedade.
Exemplos de missão
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JOHNSON & JOHNSON
“A empresa existe para aliviar a dor e a doença”
Hierarquia de responsabilidades: em primeiro lugar os
clientes, em segundo os funcionários, em terceiro a
sociedade como um todo, e em quarto lugar os
acionistas.
Oportunidade e recompensa individual baseadas no
mérito.
Descentralização = criatividade = produtividade”.
IBM
“Dar total consideração ao funcionário individual.
Dedicar muito tempo para tornar os clientes felizes.
Ir até o fim para fazer as coisas certas”.
Exemplos de missão
MERCK
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“Melhoria da vida humana.
Honestidade e integridade.
Responsabilidade social e empresarial.
Inovação (produtos)
Excelência.
Lucro do trabalho que beneficia a humanidade”.
SERPRO
• “Prover soluções baseadas no uso da tecnologia da informação
para a gestão das finanças públicas e ações estruturadas e
integradoras da Administração Federal, com qualidade, inovação e
a preços competitivos”.
Exemplos de missão
FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS
• “Avançar nas fronteiras do conhecimento da área das Ciências
Sociais e afins, produzindo e transmitindo idéias, dados e
informações, além de conservá-las e sistematizá-las, de modo a
contribuir para o desenvolvimento sócio-econômico do país, para
melhoria dos padrões éticos nacionais, para uma governança
responsável e compartilhada e para a inserção do país no cenário
internacional”.
INCRA
• “Criar oportunidades para que as populações rurais alcancem plena
cidadania”.
• Missão: é razão de ser da organização, definindo o seu negócio e
sua essência. Professa o compromisso da organização.
• Visão: ser referência internacional de soluções de inclusão social.
Instrumentos Institucionais
Missão, propósitos e princípios empresariais, por natureza,
não são suficientes para estabelecer todas as definições para
conduzir o empreendimento aos resultados desejados.
A função é a de fornecer os instrumentos para estabelecer
estas
orientações
mais
específicas,
possibilitando
à
administração o suporte necessário para:
• definir o futuro, os rumos e os resultados esperados
(planejamento),
• colocar os planos em execução (direção),
• avaliar os resultados e promover
(controle), num processo permanente.
ações
corretivas
• Subsistema Gerencial
Instrumentos de planejamento, direção e controle
abrangem todos os níveis da organização e permitem à
administração monitorar resultados setoriais e globais, e
em ciclos que variam de um dia a vários anos.
Seu objetivo é dar um suporte adequado para a
administração
criar
o
futuro
desejado
para
o
empreendimento,
estabelecendo
objetivos,
rumos,
estratégias voltadas para produtos e mercados rentáveis;
promovendo o desenvolvimento de talentos; assegurando
a produtividade.
Enfim, fornecer instrumentos para definir o que o
empreendimento deve fazer e para avaliar se o que está
sendo feito, está de acordo com os rumos traçados.
Subsistema Operacional
A função do subsistema Operacional é a de fornecer os
instrumentos para a administração definir quais são as
operações do empreendimento e como devem ser
executadas, garantindo que elas sejam realizadas de
forma integrada, com os métodos corretos e os recursos
adequados.
O subsistema operacional envolve definições sobre
processos, métodos, procedimentos, instalações físicas,
nível de automação, facilidades e equipamentos para
execução de cada operação.
O objetivo do subsistema operacional é o de fornecer o
suporte que a administração precisa para garantir que a
operação
global
do
empreendimento
tenha
um
desempenho eficiente.
Subsistema OPERACIONAL
Enquanto
o
subsistema
gerencial
dá
suporte
à
administração para definir "o que fazer", o subsistema
operacional fornece os instrumentos para definir "como
fazer".
Para garantir o desempenho global, as operações
precisam ser definidas claramente: recrutamento e
admissão dos RH, distribuição dos produtos, recebimento
dos clientes, compras, recebimento de materiais,
pagamentos a fornecedores, etc.
Não é porém só para as operações industriais que o
subsistema
operacional
deve
ser
especificado.
O
empreendimento como um todo deve ser eficiente e não
só parte dele.
Subsistema ORGANIZAÇÃO
A função do subsistema de organização é dotar a
administração de instrumentos para a subdivisão da tarefa
empresarial em funções específicas e para a designação
de
pessoas
qualificadas
para
assumir
as
responsabilidades.
Estes instrumentos incluem:
a especificação das funções (papéis e responsabilidades)
necessárias para realizar a tarefa empresarial,
o
agrupamento
dessas
funções
em
organizacionais (departamentos, setores...),
unidades
a fixação das relações de autoridade entre essas unidades
e a designação das pessoas para a execução dessas
funções.
Subsistema ORGANIZAÇÃO
O objetivo do Subsistema de Organização é o de assegurar que:
• a distribuição da tarefa empresarial seja feita de forma eficaz
(em direção aos resultados); e
• eficiente (otimizando recursos, tempo, custos etc.) de maneira
coordenada.
Eficaz:
Que produz o efeito desejado; que dá bom resultado.
Eficiente:
Que realiza a ação otimizada; ação no menor tempo e/ou
no menor número de passos possível.
Subsistema ORGANIZAÇÃO
O subsistema de organização define quem faz o quê.
Baseia-se na filosofia empresarial e considera os
requisitos e características das atividades institucionais,
gerenciais e operacionais.
A Organização deve ser planejada para ser instrumento
útil ao administrador; caso contrário, em vez de uma
ferramenta, torna-se uma "camisa-de-força"; em vez de
agilizar as operações, torna a empresa ”truncada",
ineficaz e ineficiente.
Ineficaz: Inútil; impróprio, inconveniente.
Ineficiente: Inadequado; sem efeito.
Subsistema COMUNICAÇÃO
Fornece os processos e os meios para a administração
promover
interação
entre
os
empreendedores,
colaboradores,
clientes,
fornecedores,
entidades
representativas da sociedade.
No ambiente externo o
processo de comunicação é
fundamental para identificar
as
necessidades
sociais,
conhecer os clientes, tornar
as
utilidades
conhecidas,
atrair
talentos,
criar
e
manter relações válidas com
clientes,
fornecedores
e
entidades representativas da
Sociedade.
O ambiente interno é
fundamental para a empresa
conseguir
a
difusão,
compreensão e aceitação da
filosofia empresarial e dos
planos, para assegurar a
coordenação das operações
em direção aos resultados,
para promover a motivação,
etc.
Subsistema COMUNICAÇÃO
Não se resume à especificação dos meios a serem
utilizados; o desafio a ser vencido é o de conseguir
promover a comunicação.
É preciso conceber primeiro
um processo que assegure
efetivamente a interação
através da comunicação e só
depois, escolher os meios e
as técnicas de suporte desse
processo.
Subsistema INFORMAÇÃO
O objetivo produzir informações necessárias para suporte
à execução e ao gerenciamento de cada operação e da
empresa como um todo.
Especifica informações, sistemas que as produzem e meios
utilizados para processamento (manual, mecânico,
eletrônico).
Informações ...
Qualquer que seja seu porte,
uma
empresa
precisa
de
informações para executar as
operações (vendas, produção,
compras,
finanças
etc.);
precisa
também
de
informações
para
elaborar
planos, avaliar resultados etc.
Empresas têm necessidade de
estruturar
sistemas
para
produzir informações na forma
adequada,
para
fins
operacionais e gerenciais, e
estruturadas de acordo com as
diferentes necessidades dos
vários níveis hierárquicos.
Subsistema INFORMAÇÃO
Comumente os Sistemas de Informação são confundidos
com computadores ou com a informática. Estes são meios
ou recursos de processamento, que sozinhos não
garantem informações para os propósitos empresariais.
Informação por si não produz resultados, não reduz
custos, não aumenta a rentabilidade, não desenvolve
talentos, etc. É um recurso que depende da ação do gestor
para tornar-se instrumento para a geração de resultados
empresariais.
Subsistema HUMANO-COMPORTAMENTAL
Inclui o conjunto de instrumentos que auxiliam a
administração no esforço para mobilizar pessoas e buscar
adequação do comportamento individual e coletivo aos
requisitos da tarefa empresarial.
São as pessoas que criam, desenvolvem e mantêm os
empreendimentos, executam a tarefa empresarial e delas
depende uma parte significativa do sucesso dos
resultados.
Esses instrumentos são dirigidos à
motivação, à ativação e à integração das
pessoas.
Subsistema HUMANO-COMPORTAMENTAL
Os instrumentos de motivação são voltados à satisfação das
necessidades, ou motivos, das pessoas que integram a organização.
Os instrumentos de ativação são destinados aos esforços voltados à
assunção de papéis pelas pessoas. (A delegação de autoridade, os
processos participativos, os programas de educação ou capacitação
que visam ao conhecimento e compreensão de papéis e
responsabilidades)
Os instrumentos de integração são voltados à obtenção do esforço
coletivo, requisito fundamental para a realização dos resultados.
Buscam promover o conhecimento e a adesão das pessoas à
filosofia, objetivos e normas da empresa, e a integração de novos
colaboradores, o trabalho conjunto e a cooperação entre pessoas e
unidades organizacionais.
Subsistema GESTÃO DAS FUNÇÕES
A especificação dos sistemas de gestão das funções é orientada
pelas definições gerais do Sistema de Gestão da empresa.
O planejamento de cada função é baseado nos conceitos, processos
e métodos do planejamento empresarial.
A estrutura organizacional de cada função deve
refletir o modelo da organização da empresa
como um todo.
Sistema de gestão