Como elaborar projetos - FABICO/UFRGS

Elaboração de Projetos
Profa. Maria do Rocio F.Teixeira
DCI/FABICO/UFRGS
Maio 2013
1
O Processo Administrativo
Planejamento
 Organização
 Direção
 Controle

2
CONCEITOS


Processo significa uma seqüência de
funções que se sucedem, uma maneira
sistemática de fazer as coisas.
Administração refere-se a um processo
que todos os administradores se engajam,
continuamente em certas atividades interrelacionadas para alcançar os objetivos
desejados.
3
CONCEITOS

Daí, processo administrativo é a
denominação dada ao conjunto e
seqüência das funções administrativas.
4
PLANEJAMENTO


Define o que a organização pretende fazer
no futuro e como deverá fazê-lo.
É a primeira função administrativa,
definindo os objetivos para o futuro
desempenho organizacional e decidindo
sobre os recursos e tarefas necessárias
para alcançá-los adequadamente.
5
Portanto,...
...o planejamento é o processo de
estabelecer objetivos e o curso de ação
adequado para alcançar esses objetivos.
6
Planejar???


Pouca afinidade dos gestores com metas
estratégicas, indicadores de desempenho,
diagnóstico da situação, etc.
A crônica falta de verba criou vícios,
marcados por expressões usuais, como
“nada acontece”, “não existe dinheiro”.
7
Planejar???



A necessidade de buscar novas
alternativas de fomento e o surgimento de
novos canais de financiamento.
Incentivo de diferentes programas.
Sem planejamento se gasta, o pouco que
se tem, mal!!
8
Função: Planejamento

O processo de planejar determina a
direção a seguir, mensurando os recursos
disponíveis e os necessários, implicando
na compreensão da dinâmica das
mudanças oriundas do mercado, bem
como da sensibilidade para identificação e
canalização destas mudanças de forma
positiva para a biblioteca.
9
Parson (1987)

Planejar é manter o rumo, eliminando os
mistérios e o tédio, e minimizar os erros.
Isso porque as constantes transformações
que estão sendo inseridas no contexto
mundial implicam na necessidade de um
preparo para enfrentar o futuro, isto é
planejar.
10
Oliveira (1993)

O planejamento pode ser conceituado
como um processo desenvolvido para o
alcance de uma situação desejada de um
modo muito mais eficiente e efetivo, com a
melhor concentração de esforços e
recursos pela organização.
11
Meyer Jr. (1991)

Analisando a função gerencial do
planejamento, afirma que ela deve cumprir
os seguintes pontos:
Apoiar o processo decisório
Trazer maior racionalidade às decisões na
organização
 Orientar as ações na organização


12
Etapas do Planejamento
Diagnóstico
Objeto do Planejamento
3. Formulação
4. Implantação
5. Controle
6. Avaliação
1.
2.
13
Diagnóstico

Está relacionado ao levantamento da
situação atual da biblioteca, visando o
conhecimento da realidade e
potencialidade existente.
14
Objeto do Planejamento


Define o que se vai planejar com base no
que foi analisado no diagnóstico.
Permite e possibilita que, com o
conhecimento da situação, sejam
estabelecidas medidas que irão conduzir
ao estabelecimento de novas metas.
15
Formulação do Planejamento

Implica na adoção de processos, técnicas
ou atitudes gerenciais que terão
implicações futuras em função dos
objetivos estabelecidos.
16
Implementação, Controle e Avaliação

São etapas que efetivarão o planejamento
determinado, o que deverá conduzir ao
atingimento dos objetivos e metas
determinadas.
17
Funções qualitativas do Planejamento
Atualização administrativa
 Imagem
 Contribuição para a comunidade
 Desenvolvimento de talentos
 Avanço técnico
 Influência sócio-política

18
Níveis e Tipos de Planejamento

Nível Estratégico

Nível Tático

NívelOperacional



Decisões estratégicas
/ Planejamento
estratégico
Decisões Táticas /
Planejamento tático
Decisões operacionais
/ planejamento
operacional
19
Nível Estratégico


Encarregado das decisões que nortearão
os rumos que a organização irá tomar e,
para tanto, elabora o Plano Estratégico,
indicando as estratégias básicas que serão
seguidas.
O planejamento de objetivos acontece a
longo prazo.
20
Nível Tático



Elabora Projetos e Planos de Ação que
conduzirão ao atingimento das estratégias
propostas pelo nível anterior.
Refere-se às decisões que serão
implantadas em cada setor/departamento,
com base no que foi estabelecido no Plano
Estratégico.
O planejamento de objetivos acontece a
médio e curto prazo.
21
Nível Operacional


Encarregado de adotar as decisões que
implantarão as medidas definidas no Plano
Estratégico e propostas pelos Planos de
Ação.
Mais detalhado, tem os objetivos de curto
prazo.
22
Planejamento Estratégico

Processo utilizado para o estabelecimento
de objetivos alinhados com as políticas,
metas e princípios, bem como os fatores
de relevância ao meio ambiente
organizacional, levando-se em conta o
meio externo.
23
Aspectos do Planejamento Estratégico
Quem é a organização?
 Para onde a organização deseja ir?
 O que a organização quer ser e por quê?
 O que a organização está fazendo para
chegar lá?

24
Conceito de Projeto

Projeto é um empreendimento planejado
que consiste num conjunto de atividades
inter-relacionadas e coordenadas, com o
fim de alcançar objetivos específicos
dentro dos limites de um orçamento e de
um período de tempo dados”
(PROCHONW, Schaffer, 1999 apud ONU,
1984)
25
Formulação de projetos


Um projeto surge em resposta a um problema concreto.
Elaborar um projeto é, antes de mais nada, contribuir
para a solução de problemas, transformando IDÉIAS
em AÇÕES.
O documento, chamado projeto, é o resultado obtido ao
se “projetar” no papel, tudo o que é necessário para o
desenvolvimento de um conjunto de atividades a serem
executadas: quais são os objetivos, que meios serão
utilizados para atingí-los, quais recursos serão
necessários, onde serão obtidos e como serão
avaliados os resultados.
26
Alguns itens a observar

Estabelecimento correto do problema:





deve ser significante em relação aos fatores de sucesso
no negócio;
deve ter dimensão administrável;
deve ser mensurável.
Identificação das pessoas e instituições a quem
afeta resolver o problema, buscando criar
vínculos com os mesmos desde o início do
projeto;
Busca adequada de fontes de financiamento
27
Roteiro básico para apresentação de
projetos

Os principais itens que compõem a
apresentação de um projeto relacionam-se,
de forma bastante orgânica, de modo que
o desenvolvimento de uma etapa
necessariamente leva à outra.
28
Título do projeto

Deve dar uma idéia clara e concisa do(s)
objetivo(s) do projeto.
29
Caracterização do problema


A elaboração de um projeto se dá introduzindo o
que pretendemos resolver, ou transformar. De
suma importância, geralmente é um dos
elementos que contribui mais diretamente na
aprovação do projeto pela(s) entidade(s)
financiadora(s).
Aqui deve ficar claro que o projeto é uma
resposta a um determinado problema percebido e
identificado pela comunidade ou pela entidade
proponente.
30
Caracterização do problema

Deve descrever com detalhes a região
onde vai ser implantado o projeto, o
diagnóstico do problema que o projeto se
propõe a solucionar, a descrição dos
antecedentes do problema, relatando os
esforços já realizados ou em curso para
resolve-lo.
31
Justificativa



A justificativa deve apresentar respostas a
questão POR QUE?
Por que executar o projeto?
Por que ele deve ser aprovado e
implementado?
32
Algumas perguntas que podem ajudar...


Qual a importância desse problema ou
questão para a comunidade?
Existem outros projetos semelhantes
sendo desenvolvidos nessa região ou
nessa temática?
33
Algumas perguntas que podem ajudar...


Qual a possível relação e atividades
semelhantes ou complementares entre
eles e o projeto proposto?
Quais os benefícios econômicos, sociais e
ambientais a serem alcançados pela
comunidade e os resultados para a
região?
34
Objetivos

A especificação do objetivo responde as
questões:



PARA QUE?
PARA QUEM?
A formulação do objetivo de um projeto
pode considerar, de alguma maneira, a
reformulação futura, positiva das atuais
condições negativas do problema.
35
Objetivos


Os objetivos devem ser formulados sempre
como a solução de um problema e o
aproveitamento de uma oportunidade.
Estes objetivos são mais genéricos e não
podem ser assegurados, somente pelo
sucesso do projeto, dependem de outras
condicionantes
36
Dois tipos de objetivos

Objetivo Geral: Corresponde ao produto
final que o projeto quer atingir. Deve
expressar o que se quer alcançar na região
a longo prazo, ultrapassando inclusive o
tempo de duração do projeto. O projeto
não pode ser visto como fim em si mesmo,
mas como um meio para alcançar um fim
maior.
37
Dois tipos de objetivos

Objetivos específicos


Correspondem às ações que se propõe a
executar, dentro de um determinado período de
tempo.
Também podem ser chamados de resultados
esperados e devem se realizar até o final do
projeto.
38
Metas

As metas, muitas vezes confundidas com
os objetivos específicos, são os resultados
parciais a serem atingidos e, neste caso,
podem e devem ser bastante concretos,
expressando quantidades e qualidades dos
objetivos, ou QUANTO será feito.
39
Metas


A definição de metas com elementos
quantitativos e qualitativos é conveniente
para avaliar os avanços
Ao escrevermos uma meta, devemos nos
perguntar: o que queremos? Para que o
queremos? Quando o queremos?
40
Metas


Quando a meta se refere a um
determinado setor da população ou a um
determinado tipo de organização, devemos
descrevê-los adequadamente.
Por exemplo, devemos informar a
quantidade de pessoas que queremos
atingir, o sexo, a idade e outras
informações que esclareçam a quem
estamos nos referindo.
41
Metas


Cada objetivo específico deve ter uma ou
mais metas. Quanto melhor dimensionada
estiver uma meta, mais fácil será definir os
indicadores que permitirão evidenciar seu
alcance.
Nem todas as instituições financiadoras
exigem a descrição de objetivos
específicos e metas separadamente.
Algumas exigem uma forma ou outra.
42
Metodologia


A metodologia deve descrever as formas e
técnicas que serão utilizadas para executar
o projeto.
A especificação da metodologia do projeto
é a que abrange número de itens, pois
responde, a um só tempo, as questões
COMO? COM QUE? ONDE? QUANTO?
43
Metodologia: questões
a) Como o projeto vai atingir seus objetivos?
b) Como começarão as atividades?
c) Como serão coordenadas e gerenciadas
as atividades?
d) Como e em que momentos haverá a
participação e envolvimento direto do
grupo social?
44
Metodologia

Deve se descrever o tipo de atuação a ser
desenvolvida:




pesquisa,
diagnóstico,
intervenção ou outras;
que procedimentos (métodos, técnicas e
instrumentos, etc.) serão adotados e como será
sua avaliação e divulgação.
45
Metodologia: dicas

É importante pesquisar metodologias que
foram empregadas em projetos
semelhantes, verificando sua aplicabilidade
e deficiências, e é sempre oportuno
mencionar as referências bibliográficas.
46
Metodologia: dicas



Um projeto pode ser considerado bem elaborado
quando tem metodologia bem definida e clara.
É a metodologia que vai dar aos
avaliadores/pareceristas, a certeza de que os
objetivos do projeto realmente tem condições de
serem alcançados.
Portanto, este item deve merecer atenção
especial por parte das instituições que
elaborarem projetos.
47
Uma boa metodologia

Prevê três pontos fundamentais:
1.
2.
3.
a gestão participativa,
o acompanhamento técnico sistemático e
continuado e
o desenvolvimento de ações de disseminação
de informações e de conhecimentos entre a
população envolvida.
48
Cronograma



O cronograma responde a pergunta
QUANDO?
Os projetos são temporalmente bem
definidos, quando possuem datas de início
e término preestabelecidas.
As atividades que serão desenvolvidas
devem se inserir neste lapso de tempo.
49
Cronograma

O cronograma é a disposição gráfica das
épocas em que as atividades vão se dar e,
permite uma rápida visualização da
seqüência em que devem acontecer.
50
Orçamento

Respondendo à questão COM QUANTO?
o orçamento é um resumo, ou cronograma
financeiro do projeto, no qual se indica
como o que e quando serão gastos os
recursos e de que fontes virão os recursos.
51
Orçamento

Facilmente pode-se observar que existem
diferentes tipos de despesas que podem ser
agrupadas, de forma homogênea, como por
exemplo:
material de consumo;
custos administrativos, equipe permanente;
 serviços de terceiros;
 diárias e hospedagem;
 veículos, máquinas e equipamentos;
 obras e instalações.


52
As despesas


No orçamento, as despesas devem ser
descritas de forma agrupada.
No entanto, as organizações financiadoras
exigem que se faça uma descrição
detalhada de todos os custos, que é
chamada memória de cálculo.
53
Revisão Bibliográfica


Referências bibliográficas que possam
conceituar o problema, ou servir de base
para a ação, podem e devem ser
apresentadas.
Certamente darão ao financiador uma
noção de quanto o autor está inteirado ao
assunto, pelo menos ao nível
conceitual/teórico.
54
O Modelo Petrobrás











Apresentação
Justificativa
Atividades Anteriores
Objetivo Geral / Objetivos Específicos
Metodologia Empregada
Avaliação de Processo / Avaliação de Resultados / Avaliação
de Impacto
Parcerias e Alianças
Equipe Técnica
Comunicação do Projeto
Cronograma Físico Financeiro
Orçamento do Projeto
55
OBRIGADA!
Email para contato:
 [email protected]

56