Avaliação da implantação de um sistema ERP para controle

Instituto de Educação Tecnológica
Pós Graduação
Gestão de Tecnologia da Informação – Turma 24
16 de Outubro de 2014
Avaliação da implantação de um sistema ERP
para controle de processos
Felipe Rogério Neves e Carvalho
RESUMO
Os
Sistemas
ERP
têm
sido
adotados
por
muitas
empresas
em
vista
de
descontentamento com alguns aspectos de métodos já utilizados por elas (Padilha e
Marins, 2005). Dois dos fatores que levaram à implantação relatada neste artigo são a
segurança e consistência nos dados. Este avalia os benefícios da mudança de um controle
feito de forma manual,
através
de planilhas eletrônicas,
para ser realizado pelo
sistema ERP TOTVS Gestão de Obras e Projetos. Uma discussão é apresentada sobre o
que era feito antes da implantação, o processo de implantação e o período de adaptação
pós- implantação do sistema.
Palavras-chave: ERP. TOTVS. Sistemas de gestão empresarial.
1 INTRODUÇÃO
A busca contínua pela competitividade direciona os investimentos empresariais. Um dos
focos de investimento é a automatização de processos a fim de melhorar significantemente
o controle de dados, informações geradas no dia a dia dos funcionários. Dados
relacionados a gastos com compras, por exemplo, quando armazenados de forma correta
se transformam em informação, que bem analisada gera conhecimento, e nesse exemplo
pode ajudar a reduzir os gastos desnecessários ou planejá-los (ABREU; RESENDE, 2001).
Um modelo de software muito utilizado pelas empresas e predominante desde os anos
1990 é o ERP (Enterprise Resource Panning – Planejamento de Recursos Empresariais).
Esse modelo, como o próprio nome diz, é responsável pelo controle dos recursos
empresarias de forma a auxiliar a análise dos dados da empresa. O modelo ERP permite
armazenar os dados em um banco de dados, além de permitir a sua modelagem de acordo
com a necessidade da empresa, ou seja, respeitando as regras de negócio.
Pode,
também, manter fórmulas que podem avaliar o contexto de todos os lançamentos realizado
no sistema. O uso do software permite que a empresa avance continuamente,
ampliando seu próprio conhecimento através do controle seguro de seus recursos, mas,
para que o software assegure esse controle, é necessário que sua implantação seja
completa, abordando todos os processos e necessidades sem falhas de consistências nos
dados que serão armazenados (ABREU; RESENDE, 2001).
Uma das empresas que desenvolvem e fornecem softwares ERP e conta com profissionais
qualificados e experientes em processos de implantação é a TOTVS, que tem um de seus
produtos – TOTVS Gestão de Obras e Projetos - no foco deste trabalho.
Em latim, TOTVS significa “tudo” ou “todos”. Um nome apropriado à
companhia, já que em sua hostoria, consolifou 27 empresas e hoje fornece
soluções em 10 segmentos para todos os portes e tipos de
empreendimento....A TOTVS é a maior fabricante de softwares aplicativos
sediada em países emergentes e a 6ª maior do mundo. Além disso, é líder
absoluta no Brasil, com 55,4% de participação de mercado e na América
Latina, com 35%, segundo o Instituto Gartnet (TOTVS História).
Os sistemas ERP da TOTVS permitem, além do controle de recursos da empresa, a
customizações e relatórios. Customizações são necessidades da empresa que não são
suportados inicialmente pelo sistema, mas que são processos críticos que cada empresa
possui e necessita para atender a sua política. Surgindo esta necessidade, um consultor da
TOTVS é acionado para fazer o levantamento de processos para fins de realização da
customização necessária. Já os relatórios podem ser desenvolvidos por funcionários da
própria empresa ou também pela TOTVS, utilizando a tecnologia de banco de dados TSQL com campos de base (campos fixos do sistema – esta ferramente é nativa dos
aplicativos TOTVS RM). Atendem a demanda de cada departamento na necessidade de
consultar informações de diferentes sistemas, mas que se referem a um mesmo cenário
da empresa.
2 ESTADO DA ARTE
2.1 Sistemas ERP
Com a mudança da era industrial para a era da informação, iniciada a partir da década de
90, e, atualmente, com a era do conhecimento as empresas passaram a dar
importância, um valor maior ao próprio conhecimento ao contrário dos bens produzidos,
que até então eram as prioridades das empresas. Quando o conhecimento é aplicado ao
negócio da empresa, esta se torna mais competitiva, mais do que analisando sua
capacidade produtora, e o foco no conhecimento tem aumentado cada vez mais no
ambiente empresarial (PADILHA; MARINS, 2005).
A crescente e constante utilização das t ecnologias da informação fez com que as
empresas tivessem maior facilidade para gerar e armazenar dados e posteriormente
gerando informação com estes dados, e então essa informação passa a ser aplicada em
forma de conhecimento (PADILHA; MARINS, 2005).
Para se ter o entendimento sobre dado, informação e conhecimento, será utilizada a
definição de Abreu e Rezende (2001) que segue abaixo:

Dados: Entendidos como um elemento da informação, um conjunto de letras,
números
ou
dígitos,
que,
tomado
isoladamente,
não
transmite
nenhum
conhecimento, ou seja, não contém um significado claro;

Informação: É todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo
atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a
informação; e,

Conhecimento: É quando a informação é trabalhada por pessoas e pelos
recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários, simulações e
oportunidades.
Entendendo a importância do conhecimento as empresas passam então a busca- lo, e
nessa busca os sistemas ERP foram tomados como forte aliado para o sucesso.
O ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa) chegou ao Brasil em meados da
década de 90, quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do setor, tendo sua
origem centrada no MRP (Planejamento das Necessidades de Materias - Material
Requirement Planning) e no MRPII (Planejamento dos Recursos de Manufatura Manufacturing Resources Planning), uma evolução do seu antecessor (DAVENPORT,
1998).
Em meados dos anos 1960 surgia o MRP, tendo como premissa o planejamento e
organização de toda a lista de materiais, conhecidos como BOM (Bill of Materials), que
para atender à demanda dependente leva em consideração todas as variáveis
compreendidas no processo como, por exemplo, o nível de estoque. Segundo Haberkon
(2004), “os sistemas MRP, basicamente, calculam as necessidades de compra
de
matérias-primas e produção de componentes a partir da previsão de vendas e de uma
solicitação de estoque”. Estes sistemas informavam o que deveria ser produzido e o que
deveria ser comprado, porém não informava como era produzida (HABERKON, 2004).
A partir daí, na década de 80, surgiu o MRPII (evolução do MRP), onde era possível saber
quem vai produzir, quando e com quais recursos, o seja, a fábrica é alocada minuto a
minuto, operação a operação de acordo com um calendário pré- definido e um conjunto de
recursos disponíveis (HABERKON, 2004). Segundo Corrêa, Gianesi e Caon (2001), “o
MRP II diferencia-se do MRP pelo tipo de decisão de planejamento que orienta; enquanto o
MRP orienta as decisões de o que, quanto e quando produzir e comprar, o MRP II
engloba também as decisões referentes a como produzir, ou seja, com que recursos”.
Estes sistemas, entretanto, eram softwares que atendiam a departamentos específicos, ou
seja, não promoviam uma integração total entre as diversas áreas da empresa. Logo,
com o mercado cada vez mais exigente e a crescente concorrência, percebeu-se a
necessidade de desenvolvimento de outros módulos, que além de atender às demandas
da manufatura, fossem além desta.
Foram então criados outros módulos, tais como:
gestão de RH, Vendas, Finanças, Controladoria, ou seja, módulos que fossem capazes
de suportar a necessidade de informação de toda a empresa. Daí o surgimento do ERP
para atender a este propósito (CORRÊA; GIANESI; CAON, 2001).
Uma definição para ERP foi dada por uma empresa de consultoria Deloitte Consulting
(1998) sendo "um pacote de software de negócios que permite a uma companhia
automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, compartilhar práticas e
dados comuns através de toda a empresa e produzir e acessar informações em tempo
real." Em 2004 surge uma definição sobre o ERP, que para Carneiro e Dias (2004)
pode ser definido como um termo genérico para designar o conjunto de atividades
executadas por um software multi-modular que integra as operações da empresa
incluindo planejamento, manufatura, vendas, controle de estoques, recursos humanos,
contabilidade e finanças através da integração de todas as informações em um único
banco de dados, compartilhado para todos os usuários pelo software.
A Figura 1 representa um sistema empresarial com uma estrutura integrada proposta por
Corrêa, Gianesi e Caon (2001):
FIGURA 1 - Diagrama de um sistema empresarial
Fonte: CORRÊA; GIANESI; CAON, 2001.
Em Davenport (1998) o ERP é dividido em quatro blocos: financeiro, recursos humanos,
operações e logística, vendas e marketing.
Abaixo uma breve descrição de cada bloco:

Módulos do bloco financeiro: contabilidade, contas a pagar, contas a
receber, fluxo de caixa;

Módulos
do
bloco
de
recursos
humanos:
folha
de
pagamento,
gerenciamento de recursos humanos e controle de despesas de viagem;

Módulos de operações e logística: o gerenciamento de estoques, o MRP,
o faturamento; e,

Módulos
de
vendas
e
marketing:
processamento
de
pedidos
e
gerenciamento de planejamento de vendas.
O ERP vem coma finalidade de controlar e suportar toda informação gerada na empresa
através dos processos. Desta forma auxiliará o processo de decisão gerencial e poderá
fornecer as informações para outros softwares. O ciclo de vida do ERP é divido em cinco
etapas por Mendes e Escrivão Filho (2007), são elas:

Avaliação sobre a necessidade de ERP: Consiste em analisar a situação
atual da organização e identificar como o sistema pode contribuir para a solução
dos problemas organizacionais;

Seleção
e
adequação:
Análise,
verificação
da
adequação
de
funncionalidades do ERP;

Implantação: Planejamento e execução das atividades de implantação;

Conscientização e Treinamento: Realização de palestras, seminários e
atividades de conscientização para os membros organizacionais e de treinamento
operacional e gerencial; e,

Utilização: Uso e identificação de alterações para atender as mudanças nas
regras de negócio.
2.2 TOTVS Gestão de Obras e Projetos
Um sistema ERP de grande porte utilizado globalmente é o TOTVS Gestão de Obras e
Projetos. Esse sistema permite um controle de verba de todos os projetos cadastrados,
permitindo que qualquer gasto associado a ele possa ser rastreado e confirmado. Todo tipo
de compra para o projeto será agregado através de uma consulta desenvolvida para
atender a demanda para adequar o sistema no ambiente da empresa. Contudo, para definir
o sistema TOTVS Gestão de Obras e Projetos de acordo com a TOTVS segue uma breve
definição:
As soluções TOTVS atendem as principais exigências do setor de
Construção e Projetos: planejamento, controle dos custos e
acompanhamento de todas as fases da obra. Com ela é possível implantar
as melhores práticas, controlar processos, aumentar a produtividade e
garantir qualidade na governança dos projetos (TOTVS, 2014).
3 CONCLUSÃO
Os sistemas ERP são projetados para controlar os recursos da organização de forma
informatizada auxiliando os funcionários e criando visões do ambiente em que estão de
uma forma que não seria possível enxergar sem o sistema. Estes sistemas por integrar
quase todos os setores e processos organizacionais, senão todos dependendo de como
ela se constitui, disponibilizam informações cruzadas que aumento o número de
informações disponíveis para todos os envolvidos e essa informação se transforma em
conhecimento para o desenvolvimento.
Os benefícios do sistema em questão, o TOTVS Gestão de Obras e Projetos é percebido
quando ocorre a analise das obras gerenciadas a partir dele e se compara com as obras
anteriormente gerenciadas sem o sistema. Também, é perceptível a redução de gastos e a
velocidade para o projeto quando se utiliza o sistema, afinal os responsáveis conseguem
ver onde está o gasto desordenado e o andamento da obra a qualquer momento.
A disposição das informações através da navegação pelo sistema ou por relatórios
gerenciais facilita, agilisa e organiza o trabalho para a analise de propostas existente e
desenvolvimento de novas propostas. O sistema proporciona o controle de obra pelos
gerentes ou responsáveis.
Um sistema ERP não facilita apenas a o trabalho dos funcionários que dependem dele no
dia a dia, mas a organização como um todo, possibilitando uma tomada de decisão mais
acertiva e uma análise real do andamento da organização.
REFERÊNCIAS
ABREU, A. F.; REZENDE, D. A. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de
informação empresariais. 2. ed. São Paulo: Atlas, 2001.
CARNEIRO, T. C. J; DIAS, D. S. Mudanças percebidas após a implantação de um
sistema ERP. Florianópolis, 2004.
CORRÊA, HENRIQUE L.; GIANESI, IRINEU G. N.; CAON, MAURO. Planejamento,
programação e controle da produção. MRP ll / ERP - Conceitos, Uso e Implantação.
4. ed. São Paulo: Atlas, 2001.
DAVENPORT, T. H. Putting de enterprise into the enterprise system. Harvard
Business Review, 1998.
ORGANIZAÇÃO
DELOITTE.
Disponível
em:
<http://www.deloitte.com/view/en_US/us/About/index.htm>. Acesso em: 13 out. 2014.
TOTVS. História: softwares, serviços e tecnologia genuinamente brasileiros. 2014.
Disponível em: <http://www.totvs.com/a-totvs/historia>. Acesso em: 13 out. 2014.
TOTVS. Construção e projetos. 2014. Disponível em: <http://www.totvs.com/software-degestao/construcao-e-projetos>. Acesso em: 15 de Out. 2014.
HABERKORN, E. Gestão empresarial com ERP. 2. ed. Microsiga Software, 2004.
MENDES, J. V.; ESCRIVÃO FILHO, E. O sistema integrado de gestão é fator de
competitividade para as pequenas e médias empresas? Revista Uniara, 2000.
PADILHA, Thais Cássia Cabral; MARINS, Fernando Augusto Silva. Sistemas ERP:
características, custos e tendências. Prod.[online], v. 15, 2005.
2014
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TRABALHO.
BELO HORIZONTE, 16/10/2014
CURSO:
Gestão em Tecologia da Informação
1º / 2014
SEMESTRE/ANO:
TÍTULO DO TRABALHO:
TURMA:
24
AALIAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP
PARA CONTROLE DE PROCESSOS
NOME DOS PARTICIPANTES (LEGÍVEL)
Felipe Rogério Neves e Carvalho
ASSINATURA