Plataforma de vídeo colaboração Polycom® RealPresence

HISTÓRIA DE SUCESSO POLYCOM | UNIMED BRASIL
Plataforma de vídeo colaboração Polycom® RealPresence®
proporciona economia financeira de R$ 18 milhões para
a Unimed Brasil
• Indústria:
Sáude
Uso:
• Reuniões de Diretoria e implantação
de Projetos;
• Cursos, inclusive de Pós Graduação
e treinamentos;
• Entrevistas com candidatos;
• Cursos e treinamentos com membros
e servidores;
Soluções:
• Polycom®
• Polycom®
Manager™
• Polycom®
• Polycom®
RealPresence® Desktop
RealPresence® Video Dual
RealPresence® Resource Manager
RealPresence® Access Director™
Resultados e Benefícios:
• Melhoria na qualidade de vida dos
colaboradores e otimização de processos.
• Conhecimento Internacional: Cursos
de Pós Graduação com a Cambridge Health
Alliance localizada nos Estados Unidos.
• Economia de R$ 18 milhões em todo o
Sistema Unimed.
• Redução na emissão de 9 milhões de
quilos de CO2.
São Paulo, 12 de setembro de 2014 – A Unimed é o maior sistema cooperativista de
trabalho médico do mundo e também a maior rede de assistência médica do Brasil,
prestando assistência para 19 milhões de clientes em todo país. O Sistema Unimed
é composto por 353 cooperativas, abrangendo 83% do território nacional. Esta
grande capilaridade dificultava a realização de reuniões presenciais e resultou
na adoção do uso intensificado da vídeo colaboração, que aproximou cooperativas
e contribuiu para disseminar o conhecimento, de maneira rápida e efetiva. A tecnologia Polycom possibilitou à Unimed do Brasil criar a chamada Rede Sinal – Sistema
de Integração Nacional, que é responsável pela interligação de 188 localidades distintas, com mais de 12 mil usuários e 209 terminais de videoconferência em todo o País.
A estruturação da rede começou em 2010 e, desde então agrega, em média, duas
novas localidades por mês. O aspecto mais inovador da Rede Sinal é ela funcionar
100% via internet, quebrando o paradigma de grande parte das redes de videoconferência no mundo, que funcionam sobre uma rede fechada. Ou seja, é um ambiente
totalmente controlado e com baixo risco de problemas. A Rede Sinal está preparada
para corrigir e contornar dificuldades e lidar com limitações. Em algumas situações,
mais de 120 salas são conectadas simultaneamente e todos os participantes conseguem interagir, opinar e sanar suas dúvidas, em tempo real.
Outro ponto é a mobilidade, que permite à Unimed atender os lugares mais distantes
em um curto período de tempo. “Temos algumas reuniões em locais que não possuem equipamento de videoconferência. Mesmo assim, com uma simples licença
da Polycom® RealPresence® Desktop e um acesso à internet, podemos promover
o encontro”, explica Dimitri Furlan Albuquerque, analista de Videoconferência Sênior
da Unimed do Brasil.
De acordo com ele, a utilização é feita de diversas formas, desde reuniões de diretoria, seleção de candidatos e treinamentos presenciais até a implantação de projetos.
Um bom exemplo são os encontros de atualização a respeito de novas normas e
mudanças na Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), órgão regulador do
sistema de saúde no Brasil, com a participação de centenas de pessoas de praticamente todas as Unimeds existentes o que demandaria altos investimentos e grandes
deslocamentos.
Há dois anos, são realizados cursos de pós-graduação para os dirigentes do Sistema
Unimed via videoconferência, sendo alguns em parceria com instituições internacionais. A Cambridge Health Alliance ministrou aulas a partir de um equipamento
localizado em sua sede, nos Estados Unidos, para 20 cooperativas no Brasil. Estas
aulas acontecem em grande parte fora do horário comercial e os participantes podem
acompanhá-las em suas residências, com notebooks ou tablets. Esta facilidade,
segundo Furlan, é muito apreciada por todos os participantes.
HISTÓRIA DE SUCESSO POLYCOM | UNIMED BRASIL
Os Benefícios
Os números totais do uso da vídeo colaboração na
Unimed são surpreendentes. Foram investidos na Rede
Sinal, em quatro anos, mais de R$ 7,5 milhões e o projeto
pagou-se nos primeiros 12 meses. O ROI (Return on Investment) manteve-se nos demais anos.
Anteriormente, para realizar um evento presencial com
cerca de 900 pessoas, gastava-se em média R$ 860 mil.
Em março deste ano, a instituição conseguiu organizá-lo
com o apoio da vídeo colaboração por apenas R$ 90 mil,
ou seja, 10% do valor. Ao todo, o projeto já proporcionou
uma economia financeira de R$ 18 milhões para o sistema
Unimed. Este cálculo, porém, é baseado em uma média de
valores versus participantes, por reunião, o que não possibilita uma contabilização exata. “Nós acreditamos que
a economia na verdade seja duas a três vezes superior”,
afirma Furlan.
A abrangência das iniciativas da Rede Sinal também
aumentou consideravelmente, pois as apresentações foram transmitidas para mais de 1.500 pessoas em tempo
real, de vários auditórios, como Belém, Araguaína, Juiz de
Fora, entre outros, reunindo 127 salas de videoconferência
e mais de 680 participantes por streaming. A área de
sustentabilidade da Unimed Brasil também tem calculado
ano a ano a redução de CO2 emitido na atmosfera graças à
utilização da plataforma da Polycom® RealPresence®.
A instituição desenvolveu um sistema interno no qual são
cadastrados os eventos e os participantes remotos. Com isto,
é possível chegar aos valores de redução de CO2. A estimativa leva em consideração aspectos como as emissões do
deslocamento com base em uma média de participantes por
evento e as localidades conectadas em cada um deles.
Concluiu-se que, até 2012, não foram emitidos mais de
9 milhões de quilos de CO2.
As reuniões presenciais que ocorriam a cada 15 ou 20 dias
passaram a ser realizadas somente a cada seis meses,
diminuindo significativamente a necessidade de movimento dos colaboradores. O fato de não perderem horas com
viagens reduziu o estresse e parte da correria do dia a dia,
que colaborou para a qualidade de vida. “Pelos nossos
estudos, existem casos nos quais o custo de deslocamento caiu cerca de 90%. Ocorriam eventos onde locávamos
um centro de convenções para 600 participantes e, hoje,
o mesmo é organizado em nosso auditório, com capacidade de 80 pessoas e transmitido para mais de 90 localidades diferentes”, ressalta Furlan.
Recursos Importantes da Tecnologia
Todas as informações sobre a Rede Sinal, como história,
lista de cooperativas, como aderir à rede, entre outras,
assim como a agenda de reuniões e treinamentos previstos, estão disponíveis em um portal restrito. Uma biblioteca de vídeos reúne as gravações realizadas com os recursos da solução da Polycom e que podem ser visualizas
online ou por download.
O portal conta ainda com uma ferramenta integrada com a
plataforma Polycom e que permite a transmissão via streaming para até mil telespectadores em HD.
Também conta com uma área de suporte com documentos
e manuais de toda a plataforma. A mais recente ampliação
da infraestrutura da Unimed ocorreu em novembro de 2013
e incluiu uma aplicação para gerenciamento e distribuição
de chamadas. “A rede cresce constantemente e a interação
entre algumas cooperativas é muito grande, o que permite a
redução de custo para todas as unidades e a disseminação
do conhecimento de forma mais fácil e ágil. Nossa meta é
que as 353 cooperativas do Sistema Unimed possuam pelo
menos uma sala de videoconferência”, comemora Furlan.
Para a Unimed, algumas características da tecnologia foram
cruciais para o sucesso da aplicação. Entre elas estão: a
facilidade e a simplicidade de uso, que dispensam conhecimentos técnicos; a disponibilidade 24x7 das salas virtuais
permanentes, permitindo que mesmo nos finais de semana
ou fora dos horários de expediente cada usuário possa criar
sua própria reunião; e mobilidade e interoperabilidade com
tecnologias de qualquer outro fabricante. Padronização é
muito importante, pois, mesmo empregando diferentes
dispositivos (equipamentos terminais, notebooks, tablets,
smartphones), a forma de uso é basicamente a mesma.
Sobre a Polycom
A Polycom auxilia as empresas a desenvolver o poder da
colaboração humana. Mais de 400 mil empresas e instituições ao redor do mundo superam a distância com as
soluções seguras de voz, vídeo e conteúdo da Polycom,
para aumentar a produtividade, acelerar o tempo de lançamento no mercado, proporcionar um melhor atendimento ao
cliente, expandir a educação e salvar vidas.
A Polycom e seu ecossistema global de parceiros fornecem
soluções de colaboração flexíveis para qualquer ambiente,
oferecendo a melhor experiência de usuário, a mais ampla
interoperabilidade multi-fornecedores e uma inigualável
proteção ao investimento.
Visite www.polycom.com ou conecte-se a nós através do
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Sobre a Unimed
O Sistema Unimed nasceu com a fundação da Unimed
Santos (SP), em 1967, e hoje é composto por 353 cooperativas médicas, que prestam assistência para mais de 20 milhões de clientes em todo País.
Clientes Unimed contam com mais de 110 mil médicos ativos,
107 hospitais próprios, 2.960 hospitais credenciados e 11 hospitais dia, além de pronto-atendimentos, laboratórios,
ambulâncias e hospitais credenciados para garantir qualidade na assistência médica, hospitalar e de diagnóstico
complementar.
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