fundação eugénio de almeida

DADOS DO PROJECTO
FUNDAÇÃO EUGÉNIO DE ALMEIDA
Simbiose
perfeita
produção
e contabilidade
entre
A incompatibilidade entre sistemas de gestão operacional e financeira conduziu a um processo de integração em SAP. Não só toda a gestão da Fundação Eugénio de Almeida assenta em SAP como foram criadas aplicações verticais para o processo de produção.
A Fundação Eugénio de Almeida (FEA) é
uma Instituição de direito privado e utilidade
pública, sediada em Évora. Foi fundada em
1963 pela mão de Vasco Maria Eugénio de
Almeida, pessoa de fortes convicções cristãs
e humanistas, vocacionada para a filantropia
e o mecenato, que cedo colocou a sua fortuna ao serviço das pessoas de Évora e da
sua região. A Fundação é a materialização
da visão e missão de vida do seu fundador
num projecto institucional perene, de serviço
à comunidade, estendendo a sua actividade a
diversas vertentes: cultural, social, educativa
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breves
e espiritual e também produtiva (vinho, azeite, cereais, pecuária e floresta).
De entre as actividades da Fundação, importa
destacar a realização de exposições, a organização de concertos musicais, a criação de
um Banco de Voluntariado para apoio à população local; a manutenção do Convento da
Cartuxa; a criação de um programa de bolsas
de Mestrado e Doutoramento para incentivo
à investigação científica e à inovação; e, na
vertente produtiva, a actividade vitivinícola,
responsável pela produção dos conhecidos
vinhos Cartuxa e Pêra Manca.
radar
em directo
bySAP
Com o crescimento da organização e sua
diversificação em termos de actividades e
localizações na zona de Évora, a Fundação
sentiu necessidade de integrar os seus sistemas de informação. “Embora já trabalhemos
em rede há algum tempo e tenhamos ultrapassado alguns problemas de comunicação
interna, verificámos certas dificuldades de
integração entre diferentes aplicações de
gestão com o sistema de contabilidade”, explica Luís Faria Rosado, Administrador Delegado da FEA. A opção foi implementar um
sistema de informação que correspondesse
em prática
parcerias
time out
Empresa:
Fundação Eugénio de Almeida
Sector de Actividade: Agricultura,
Pecuária e Agro-Indústria
Facturação: 12 milhões de euros
N.º de colaboradores: 170 (em
média, por mês)
Solução implementada:
SAP Business One
N.º de users: 60
Tempo de implementação: 2 anos
Consultores envolvidos: 10
Hardware e Sistema Operativo:
1) Servidor SAP:
› Fujistsu-Siemens PRIMERGY RX600; 6 GB memória; 4 processadores Intel Xeon;
Windows 2003 server R2 64 Bits
2) Terminais para Cliente SAP:
› 3 Servidores de Terminal Services Perfil 1(servidor Intel; 8 Gb memória; 2
processadores Intel Xeon x3330; Windows 2008 server 64 bits
3) Terminais para Cliente SAP:
› 1 Servidor de Terminal Service Perfil 2 (servidor Fujitsu-Siemens RX100; 3 Gb
memória; 2 Processadores Intel Pentium E2220; Windows 2003 server
aos requisitos tanto da área financeira como
da área de produção e comercialização.
Uma pesquisa de mercado culminou na escolha da solução SAP Business One para
cumprir a tarefa de uniformizar o ambiente
tecnológico da organização. A implementação do projecto está a cargo da Risa e a ultima fase de desenvolvimentos específicos
encontra-se em validação.
necessidades, na enumeração de problemas a
corrigir, na sugestão de soluções e revisão de
processos. “Do estreito diálogo entre a Risa
e a Fundação chegou-se a um consenso no
desenho das soluções que estão a ser implementadas”, reforça Luís Faria Rosado.
“Acertar agulhas”
O projecto arrancou em 2008 e foi sendo
abordado de forma faseada. Num primeiro
momento, os processos críticos da Fundação
foram revistos, redesenhados, implementados e transpostos para o Sistema de Qualidade existente. Numa segunda fase, a aplicação SAP foi alargada às áreas produtivas de
modo a garantir um correcto funcionamento
da logística interna. A terceira etapa consistiu
no desenvolvimento de duas soluções verticais, que funcionam de forma integrada com
o SAP, e garantem uma visão global do processo de produção – falamos do Wine One
(para a indústria vitivinícola) e o AgroPec
(para a componente agro-pecuária).
No projecto houve uma grande preocupação
em afinar os sistemas de informação ao pormenor e se tirar o máximo partido possível
da solução SAP implementada. “Muitas vezes as empresas implementam sistemas de
informação que apenas utilizam em parte;
na Fundação estes devem dar resposta a todas as necessidades e portanto têm de estar
perfeitamente ajustados à nossa realidade”,
salienta o administrador.
Para garantir este objectivo, todos os quadros técnicos da Fundação, foram chamados
a intervir no processo de construção e desenho das soluções, trabalhando com as equipas de implementação no levantamento de
Uma solução para o futuro
Neste momento, o sistema SAP está disseminado pela quase totalidade das áreas de actividade da Fundação, dando suporte à gestão
global. As aplicações verticais WineOne e
AgroPec então em fase final de implementação e vão substituir as anteriores componentes de gestão operacional detidas pela
Fundação e que apresentavam incompatibilidades com o sistema de gestão financeira.
Estas aplicações são responsáveis por gerir
todo o processo produtivo e logístico das
áreas vitivinícola, agro-pecuária e de lagar
de azeite (matéria-prima, consumíveis,
stocks, gestão de armazéns, etc.). “Estando tudo integrado, aquilo que nos
interessa é que o carregamento de
dados seja feito apenas uma única
vez, numa única plataforma, mas
que a informação esteja acessível
em todos os sistemas que utilizamos”, comenta o administrador.
Foi necessário realizar formação de users, no local
de trabalho, com os utilizadores a simularem e a executarem as tarefas diárias com o
acompanhamento da equipa da Risa.
A aceitação do novo sistema foi imediata, até porque já tinham participado no
processo de definição do que seria a
solução SAP.
Segundo, Luís Faria Rosado a solu-
ção permite à organização “obter informação
de gestão na hora, fundamental à tomada de
decisões”, reconhecendo que a escolha SAP
foi acertada. “Acredito que temos um sistema mais robusto do que anteriormente, capaz
de responder melhor às nossas necessidades.
Uma solução escalável que nos permitirá expandir para outras áreas à medida que a actividade da Fundação cresce e se diversifica”.
Luís Faria Rosado,
Administrador Delegado da FEA
Novembro2010