Estudo do Sistema de Informação por meio da Análise Ergonômica do Trabalho do Recepcionista Sandra Harumi Tanaka1, Laerte Idal Sznelwar2 1 Centro Universitário São Camilo (CUSC), Brasil Escola Politécnica da Universidade de São Paulo (USP), Brasil Departamento de Engenharia de Produção 1,2 Resumo - O objetivo do artigo é estudar as disfunções de produção da recepção do pronto socorro que comprometem as tarefas da(os) recepcionistas executadas por meio do sistema computacional. Trata-se de um estudo de caso que foi empregada a metodologia da análise ergonômica do trabalho evidenciados nos problemas explicitados pelas(os) recepcionistas. Os resultados obtidos evidenciaram as tarefas cognitivas complexas com freqüentes interrupções e de curto ciclo, falta de informações necessárias ao curso da tarefa, restrições do tempo no atendimento ao cliente frente à variabilidade do fluxo de atendimento e das situações de trabalho que o sistema computacional existente não atende. Concluiu-se que o uso de um sistema computacional não assegura o acesso às informações e as facilidades propostas, pois sua concepção não se baseia no trabalho real das(os) recepcionistas. Palavras-chave: Sistema de informação hospitalar, análise ergonômica do trabalho, trabalho do recepcionista. Abstract - The objective of the article is to study the task deviations in the production systems of the reception sector of the emergency hospital that compromise the execution of the tasks of the recepcionist by means of the computacional system. One is about a case study that was used the methodology of the ergonomic analysis of the work evidenced from the problems revealed by the recepcionist. The gotten results had evidenced the complex cognitives tasks with frequent interruptions and of short cycle, lack of necessary information to the course of the task, restrictions of the time in the attendance to the customer front to the variability of the stream of attendance and the situations of the work that the existing computational system does not take care of. Its conception was concluded that the use of a computational system does not assure the access to the information and the easinesses proposals, therefore is not based on the real work of the recepcionist. Key-words: Hospital system information, ergonomic analysis of the work, complex systems, work. solicitações e de sazonalidade do fluxo de atendimento. Introdução Este artigo trata do trabalho das(os) recepcionistas de um pronto socorro em um hospital geral particular na zona oeste da capital de São Paulo, colocando em relevo as disfunções do sistema computacional utilizada na recepção, determinantes no seu trabalho. Pois, ao mesmo tempo em que a automação do sistema agilizou os processos de produção, por outro lado, criou outros problemas para o trabalho, uma vez que é inadequada para o cumprimento das tarefas dessas(es) recepcionistas. É importante destacar alguns fatores relevantes de complexidade que influenciam no sistema de recepção, tais como: • Encontra-se na “linha de frente” no atendimento ao cliente, atuando em situações de conflito sob restrição de tempo, de variabilidade de • Rotinas são intensas e diversificadas, com mudanças freqüentes nos procedimentos. • Falta de informações dos convênios e setores internos do hospital. • Tarefas de curto ciclo, com pequenas interrupções ao longo da jornada de trabalho e no trabalho mental na retomada dessas tarefas. A contribuição deste trabalho é formular as modificações necessárias no processo de concepção dos sistemas computacionais com o objetivo de reduzir os problemas operacionais encontrados nos sistemas complexos que são caracterizados a organização hospitalar e o pronto socorro. Em conseqüência, tornarem as condições de trabalho adequadas ao grupo de recepcionistas, 1 amparadas pela diminuição das dificuldades na execução das tarefas e diminuição de “erros” no que diz respeito à confiabilidade humana. remuneração entre 4 a 5 salários mínimos, 79% possui o 2º grau, tem entre 20 a 42 anos sendo 8 desses concentrados na faixa de 20 a 25 anos. Metodologia 1. O trabalho e as tarefas executadas pelas(os) recepcionistas Empregou-se a análise ergonômica do trabalho - AET [1] na recepção do pronto socorro adulto de 1998 a 2001. A partir dos problemas explicitados pelas(os) recepcionistas, foi definida a demanda para o estudo. Então, as coletas de dados se sucederam no início, meio e final da semana e nos três plantões (manhã, tarde e noite). A análise do contexto de produção e da tarefa foram feitas, sobretudo por meio das ações executadas pelas(os) recepcionistas em várias situações reais de trabalho. Tais observações distribuíram-se sob vários dias com um mesmo recepcionista ou com vários recepcionistas simultaneamente nos seus respectivos plantões. Os métodos de verbalização consignados em entrevistas individuais com os recepcionistas e de auto-confrontação foram aplicados para levantar os problemas ocorridos sob diversas situações. Resultados O "PS" presta serviços de urgência 24 horas por dia em clínica médica, ortopedia e cirurgia geral. Sendo os clientes compreendem na maioria os vinculados aos convênios, seguradoras e órgãos governamentais, além dos particulares. DADOS GERAIS DO HOSPITAL E PRONTO SOCORRO Número de Média mensal de Média diária de Funcionários: 808 Leitos ocupados: 150 Contas fechadas: 1.600 Convênios ativos: 146 Exames de serviço Atendimentos: 396 de diagnóstico: 7.000 Médicos cadastrados: Exames 1.500 laboratoriais: 20.000 Internação solicitada /efetivada: 450 / 350 Detectou-se que de 7 h às 19 h foram acrescidos cerca de 25% de atendimentos por recepcionista e de 19 h às 7 h, em 30%. Isso significa que a falta de um recepcionista aumenta substancialmente o no de atendimentos por recepcionista. MÉDIA DE ATENDIMENTOS NOS PLANTÕES DA RECEPÇÃO Previsto (regimento interno) Real (taxa de rotatividade) Horários No recepcionista Por recepcionista No recepcionista Por recepcionista 7 - 13 h 5 38 4 47 13 - 19 h 5 40 4 50 19 - 7 h 4 43 3 57 Tabela 5-2 Média de atendimentos nos plantões. A população de trabalhadores se constitui de 19 recepcionistas do sexo feminino. Recebe O atendimento ao cliente no balcão é a principal tarefa no trabalho do recepcionista que a partir desta solicitação inicial há o aparecimento das outras tarefas. Assim, nesse atendimento o recepcionista é quem inicia e fecha o ciclo, prestando o primeiro e o último atendimento. O cliente por sua vez tem que aguardar o atendimento e via de regra isto causa um certo desconforto que é transmitido aos recepcionistas em atitudes agressivas e de impaciência, ocasionados na maioria das vezes, pelos processos burocráticos. As tarefas se desenrolam no balcão em área contígua no atendimento de clientes em que as questões administrativas são deliberadas concomitantemente com o balcão. Isso faz com que as tarefas não sejam executadas de forma contínua até o seu término, pois, regularmente e em qualquer instante, são interrompidas pelo telefone, e sobretudo pelos clientes do balcão que têm prioridades. Outrossim, alguns problemas foram relacionados abaixo pelos recepcionistas. PROBLEMAS LEVANTADOS PELAS RECEPCIONISTAS Necessidade constante de se locomover. Reclamações do corpo clínico e/ou enfermagem em caso do encaminhamento ao especialista errado pelos recepcionistas. Reclamações das enfermeiras para não levar as fichas de atendimento em grande quantidade. Isso sobrecarrega o atendimento no posto e o cliente reclama dessa demora. Pressões da enfermagem, equipe médica, cliente e chefia quando precisam de algum procedimento urgente solicitado pessoalmente ou por telefone. Com isso, é freqüente diferente recepcionista executar 2 vezes a mesma solicitação. Paciente e/ou acompanhantes que xingam. Dificuldades no fechamento de contas dos clientes particulares. Pois, é preciso decifrar a letra do corpo clínico, ver os preços na tabela e conferir os exames de laboratório e raio X. Isso tudo é feito com a observação crítica do paciente indisposto pela moléstia a espera da conta. Falta de reunião periódica com chefia, abordando assuntos referentes a problemas sobre o paciente, plano de saúde, etc. Falta do envolvimento do chefe da alta administração para mostrar o trabalho executado pelos recepcionistas e as dificuldades existentes. Falta de treinamento específico da parte administrativa dos convênios associados como as coberturas dos diversos planos, os procedimentos a serem seguidos, entre outros. Falta de informação de outras áreas o marketing no atendimento dos planos de saúde dos convênios, da permanência ou transferência de pacientes e a financeira em que a falta de dados cadastrados de CPF e CEP do paciente não atendiam para cobrança de contas. 2. A relação com o convênio 2 Os convênios devem informar sobre: os documentos necessários para o cliente consumir determinado serviço prestado pelo hospital, a situação do cliente no aspecto financeiro e os procedimentos operacionais para solicitar autorização e/ou obter informações de cobertura, plano e validade. Esse contato com o convênio por telefone depende da disponibilidade da sua central de atendimentos, sobretudo em casos que o cliente deve apresentar a carteira do convênio e/ou os recibos de pagamentos e os esquece. Isso significa que o cliente fica esperando o atendimento com a demora do convênio. Além disso, surgem dificuldades adicionais para a execução das tarefas pela variedade de exigências contratuais dos planos de saúde estabelecidas por cada convênio e pela constante mudança nas regras e processos. 3. Sistema de informação automatizado As áreas que necessitam de informações imediatas representados em segundos são: corpo clínico, enfermagem, internação e de informações rápidas, em minutos são: radiologia, ambulatório, marketing e informática. É importante frisar que essas informações limitam fortemente as ações dos recepcionistas na execução das suas tarefas, tanto para prover às áreas quanto para receber delas, quando não são respeitados os tempos indicados ou inexistem. Tempo esse que explica, em parte, a urgência que é exigente no "PS" e comprometem a execução das tarefas. Um exemplo disso é a não atualização imediata dos dados dos cadastros de médicos, convênios e tipos de atendimento pela área de marketing. Assim, sem essa informação há grande possibilidade de prestar atendimento a um cliente cujo convênio e/ou plano não tem cobertura. A entrada de dados do paciente no sistema é a tarefa mais importante ligada à informatização, pois se esses dados não forem preenchidos corretamente, os convênios rejeitam os processos provocando glosas. As dificuldades consistem na atenção dos dados a serem digitados, sobretudo a data de validade do convênio e o nome de quem autorizou o atendimento pelo convênio, no caso da ocorrência de alguma irregularidade. Em uma dessas queixas ocorreu na área de contas correntes pelos dados dos clientes incompletos. Os "erros" se concentravam nas faltas do CPF do cliente ou responsável e o CEP que são necessários para realizar a cobrança do cliente. Isso se explica, pois, o CEP completo armazena somente 5 dígitos, ao invés de 8. No caso do CPF, deve-se à inexistência de um campo específico para isso, assim, o mesmo é digitado onde há espaço disponível, ou seja, nos campos: Tit/resp., No da guia ou empresa que possuem outras finalidades. Outra conseqüência que tem acontecido, é a situação em que o cliente é cadastrado mais de uma vez. Isso acontece porque o paciente é cadastrado com a apresentação de um documento: RG ou carteira do convênio e a consulta do seu registro só pode ser realizado pelo nome. Então, o recepcionista acessa a tela de consulta e percorre as telas anteriores algumas vezes para encontrar o nome de acordo com o documento, interpretando as abreviações do nome. Em certas situações, há possibilidades de ter um mesmo paciente em dois ou mais registros diferentes, com as informações do histórico divididas. Isso implica na demora no atendimento pela necessidade do novo cadastramento e inconsistência das informações. No uso do computador na execução das tarefas, o problema mais comum é a situação de inacessibilidade do sistema, conforme tabela 5-1. PROBLEMAS LIGADOS À TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO QUE COMPROMETEM A EXECUÇÃO DAS TAREFAS T.I. Problemas Como resolveu? Equipamentos Manutenção Utilizou um outro equipamento disponível. Utilizou um outro equipamento disponível. Preencheu manualmente a ficha de atendimento ou etiqueta. Preencheu a ficha de atendimento manualmente e depois digitou no computador. Solicitou um outro recepcionista efetuar o registro para o cliente não esperar. Foi alocado um funcionário para atribuir manualmente um número em ordem seqüencial a cada ficha. Quebra Sistema computacional Execução Erro Tabela 5-1 Problemas ligados à tecnologia. Quando isso acontece, o recepcionista tenta corrigir e avaliar melhor o problema ocorrido e comunica por telefone ao técnico de informática. Mas em circunstâncias habituais como nos problemas de execução do sistema, este contato não é feito. O problema é resolvido desligando e ligando o computador novamente. A ser assim, um outro equipamento livre substitui as tarefas a serem realizadas. Isso implica no revezamento de recepcionistas no uso desses computadores em períodos de muitos atendimentos. Em decorrência disso, são desencadeados outros problemas, como a impossibilidade de fornecer informações dos pacientes aos clientes (médicos, enfermagem, familiares, etc.) e o registro dos dados do paciente, no momento da solicitação. De um lado, as poucas tarefas automatizadas fazem com que sejam simples as 3 suas operações pelos recepcionistas que decoram as teclas necessárias, de outro lado, os poucos dados armazenados, dificultam a busca de informações, como a situação e/ou a localização do paciente no hospital, etc. No caso de informações de data e hora de saída do paciente, é inevitável manusear a pilha de fichas de atendimento dos pacientes. Quanto ao paciente, o recepcionista têm que ligar para a enfermagem ou ir até os andares para buscar a informação, às vezes entrando nas salas de atendimento para verificar o seu estado. Isso coloca em evidencia a locomoção dos recepcionistas, que pode causar a demora no atendimento ao cliente. Outra questão fundamental é a ausência do recepcionista no atendimento ao balcão e ao telefone que com este recepcionista a menos, sobrecarregam os outros. DISCUSSÃO DOS RESULTADOS As tarefas que os recepcionistas executam possuem predominantemente conteúdos cognitivos, comprovados pelas atividades reais por requererem diferentes tipos de soluções de problemas como tomadas de decisão, diagnóstico e planejamento [2]. Esse domínio cognitivo no cumprimento da maior parte das tarefas é evidenciado nas variadas solicitações dos clientes e resolução de problemas com o convênio. Tais situações implicam no uso da memória para o tratamento, interpretação e retenção de informações [1], mas, têm limites críticos em termos da sua capacidade de armazenamento e do tempo de retenção [3]. Ademais, o termo tarefa cognitiva complexa designa as condições de complexidade cognitiva, envolvendo a antecipação, a monitoração e a elaboração de cálculos mentais e que se aplica plenamente neste estudo. Sendo assim, as dificuldades relativas dessas tarefas são determinadas pela complexidade do processo cognitivo juntamente com a complexidade do ambiente em que são executadas [2], como é observado no “PS”. Estas proposições se aplicam nas tarefas executadas pelos recepcionistas que mostram as situações mantidas pela auto-repetição, como no cadastramento de pacientes e concentração dos convênios mais solicitados. E as situações da seleção de informações, como na memorização do nome do paciente na consulta pelo computado. Em se tratando de informações, os recepcionistas necessitam tanto recebê-las quanto fornecê-las dos setores interrelacionados, notadamente da internação, do corpo clínico, do marketing e dos convênios ao longo da execução da tarefa. Porém, na maior parte das vezes, não tem essas informações no tempo em que são imprescindíveis no decurso da tarefa, com grande possibilidade de cometerem “erros” e realizarem mais subtarefas, tornando-a mais complexa. Em decorrência disso, o grupo de recepcionistas faz mudanças em relação à tarefa prescrita para manter o sistema em funcionamento. Trata-se do caso das informações de cobertura do convênio e planos de saúde que não são atualizadas de imediato pela área de marketing, bem como no registro dos clientes, úteis às áreas interrelacionadas da tesouraria para cobrança. Particularmente no fechamento das contas particulares, isso é feito com base na ficha de atendimento preenchido pelo corpo clínico em que não há identificação das doses unitárias prescritas e de alguns procedimentos na tabela de preços fornecido pela farmácia e enfermagem. Assim, essas solicitações pelo cliente se deparam com “um encadeamento de interdependências internas à empresa” até mesmo hierarquizado e organizado de tal maneira que não é facilmente prognosticada, pois cada sujeito recebe somente parte da informação global [4]. Essa interrelação entre os setores mediante o fluxo de informação revela a problemática da complexidade sob os princípios do paradigma da simplificação que se baseia na redução às unidades elementares constituintes. Uma vez que tudo é inscrito no tempo, o elemento constitutivo de um sistema pode também ser visto como fato ou acontecimento. De tal modo que “o pensamento complexo afronta não somente o tempo, mas à politemporalidade" [5]. Em outras palavras, o fator tempo no acesso as informações é fundamental nas ações a serem tomadas, pois não havendo condições de uso dessa informação na ação, faz se necessário o uso de inferências a partir de informações extraídos de eventos anteriores próprios e dos outros recepcionistas [6], para finalizar a tarefa. Trata-se da restrição de tempo na execução das tarefas, atrelado à intensa freqüência de atendimentos e à variabilidade das situações. A falta de informação encontrada no sistema computacional é compensada pela constante locomoção dos recepcionistas em situações não habituais, de telefonar para buscar as informações e pela comunicação constante com os outros recepcionistas. Tal locomoção é vista como obrigatória no cumprimento das tarefas prescritas, como por exemplo, levar a ficha de atendimento na enfermagem (1o andar) pelo menos a cada três atendimentos. Entretanto, há situações em que a locomoção é necessária, independente do nível de 4 automação como nos casos de emergência e na solicitação dos clientes de indicação de setores do hospital. Isso significa que há condições em que o sistema computacional não substitui a necessidade de se locomover dos recepcionistas na execução de suas tarefas. Para um tratamento mais rápido da informação é necessário antes de tudo à rapidez pertencente à ação na resolução local de problemas de disfuncionamentos como pane nos equipamentos, falhas e defeitos em relação à qualidade e racionalização dos serviços funcionais [4]. Essas disfunções no sistema de trabalho geradas pelos problemas de equipamentos e sistema computacional, explicam as transgressões praticadas pelos recepcionistas à tarefa prescrita pela necessidade de tomadas de decisão pertinente à solução do problema [11]. Ao mesmo tempo, a mudança mental exigente no trabalho dos recepcionistas reforça a discussão a respeito do critério da habilidade na estratégia de tomadas de decisão. Tal mudança sucede “pelas decisões requeridas do número de fatores da situação, complexidade de compreensão de cada fator, necessidade de manter os dados na memória de curto prazo, interdependência dos fatores e intervalos no retorno dos resultados da ação” e “sobre uma escala de tempo em que os fatores operam em segundos ou em minutos” [7]. Como se constatou a informação gerada pelo sistema é inadequada às tarefas executadas pelos recepcionistas, à medida que interrompe a sua execução, comprometendo o cumprimento da tarefa, não atendendo os requisitos necessários em relação aos problemas e as dificuldades reais encontradas. Isso coloca em relevo duas condições em que o sistema computacional foi concebido. Primeira, na construção: dentro do domínio da aplicação sob o foco dos modelos teórico/formais e técnico, tomando como base o paradigma da prótese (resolução de problemas). Sendo desenvolvidos por especialistas de sistemas que delimitam o sistema numa visão simplificadora do ambiente dentro do qual o trabalho é executado, negligenciando os elementos na sua complexidade [2]. Isso indica que se levar em conta a complexidade dos fenômenos sociais torna-se muito difícil a sua predição [5] e em conseqüência, a sua simplificação sem perda das propriedades relevantes [8]. Segunda, nas diferenças do sistema de trabalho real e o prescrito: impostas pelo envelhecimento do sistema tecnológico e esforço dos operadores em se adaptar o sistema de trabalho às demandas e as suas características pessoais [2]. A despeito da concepção é importante distinguir os sistemas adaptados e os sistemas adaptáveis [9]. Nos sistemas adaptados à concepção se restringe às situações “estáticas” do homem ao trabalho. Com isso, essas soluções adaptadas mostram a limitação na evolução dos sistemas técnicos e pessoais. Por outro lado, nos sistemas adaptáveis, as soluções são elaboradas com base no estado das situações presentes. Refere-se ao objeto dos usos em que “a interação objeto-usuário é quem cria o instrumento”. Essas diferenças explicam porque estão progressivamente sendo conduzidos à concepção dos sistemas adaptáveis. Outra preocupação revelada é relação cada vez mais complexa do homem e a máquina como instrumento utilizado no trabalho [9]. Tal instrumento está ligado à idéia de próteses cognitivas (sistemas inteligentes a base de conhecimentos) em que o homem e o instrumento se cooperam na realização de uma tarefa. Daí a necessidade de compreensão da propriedade de natureza distribuída da informação e representação, pois, na interação entre um ator e seu ambiente, os artefatos (ferramentas) disputam importante função de raciocínio e transmissão de conhecimento e sobretudo, algumas propriedades cognitivas como a memorização e estruturação de problema e que são parcialmente atendidos pelos artefatos no ambiente [8]. Com efeito, um sistema computacional que cumpra os requisitos das tarefas cognitivas complexas, considerando o modelo ergonômico genérico deve: “eliminar ou diminuir as restrições e amenizar as demandas cognitivas impostas pelo sistema de trabalho (ST) e ambiente do sistema de trabalho (AST) e eliminar ou amenizar situações de desempenho degradadas ou que tendam ao erro”, sobretudo relevando a competência dos operadores no ST e AST interpretados e reais, quer dizer, o ST interpretado [2]. Tem-se como competência as “capacidades específicas que os operadores desenvolvem e usam para responder às demandas das tarefas, dentro de restrições impostas por ST e AST”, diante das situações de natureza eventual de imprevisibilidade e incerteza [9]. Conclusões A metodologia da análise ergonômica do trabalho mostrou reflexões e discussões acerca do trabalho real das(os) recepcionistas no "PS" que possibilitaram identificar indicadores relevantes das disfunções do sistema computacional e propiciar 5 contribuições importantes para melhoria na sua concepção. Com isso, constatamos que: As(Os) recepcionistas executam suas tarefas, caracterizadas pelo curto ciclo, freqüentes interrupções e de natureza cognitiva complexa, sob restrição do tempo em situações não controladas, determinadas pelo fluxo de atendimento aliada a variabilidade das solicitações e pelo constrangimento psíquicos causado a partir da intensa relação com os clientes. Isso faz com que estes recepcionistas usem muita memória, na retenção e recuperação de informação, para agilizar o atendimento dos clientes. Normalmente, frente a essa variabilidade de situações a regulação do sistema produtivo seria imputado ao sistema computacional, reduzindo o ciclo de tempo das tarefas para diminuir a demora no atendimento ao cliente. Mas, é dependente da variável tempo de atendimento do convênio, da falta de informação e das constantes interrupções em curtos e longos prazos na execução das tarefas. Assim, tal regulação é imputada à competência da equipe de recepcionistas. As inadequações evidenciadas no sistema computacional é um indicador de que foi concebido com base na tarefa prescrita, relegando a tarefa real. De maneira tal que o projeto de sistema computacional feito a partir de modelos simplificados da realidade, negligencia fatores importantes do sistema complexo, como por exemplo, a propriedade de temporalidade e as condições exigidas do trabalho para transmissão e distribuição de informações. Entretanto, é vulnerável a estrutura dinâmica dos sistemas complexos devido à interação e retro-ação entre as partes internas e externas. Assim, propõem-se mudanças nos modelos téorico/formais e técnico no projeto de sistemas computacionais e visão dos especialistas de informática, relevando os fatores de complexidade no domínio do ambiente de trabalho e das reais dificuldades e problemas reais na execução de suas tarefas. sistemas de tecnologia da informação para o auxílio às tarefas cognitivas complexas, p.1, 3, 5, 6. [3] Noulin, Monique (1992). Techniplus, p.77. Ergonomie. Paris, [4] Zarifian, Philippe (1999). L´autonomie comme confrontation cooperatrice a des enjeux, In: Chatzis, Konstantinos et al. L´autonomie dans les organisations. Quoi de neuf ?, Paris, L´Hartmattan, p.40, 41. [5] Morin, Edgar, Moigne, Jean-Louis (2000). A inteligência da complexidade. Fundação Petrópolis, p.51. [6] Hoc, Jean-Michel (1996). Supervision et contrôle de processus: la cognition en situation dynamique. Grenoble, France, Presses Universitaires de Grenoble, p.53. [7] Welford, A.T. (1996). La charge mentale de travail comme fonction des exigences de la capacité de la stratégie et de l´habileté, In: Leplat, Jacques. L´analyse du travail en psychologie ergonomique. Toulouse, Octares, p.138, 141. [8] Pavard, Bernard , Dugale, Julie (1994). Pourquoi étudier les systèmes coopératifs?, In: Systèmes coopératifs: de la modélisation à la conception. Toulouse, Octares, p. . [9] Falzon, Pierre (1998/1999). Les activités cognitives au travail. 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