Gestão de Riscos na Prática Claudiano Sales de Araujo Junior, junho 2014 Aviso aos Alunos FEA-RP •Até a data do treinamento uma nova versão (final) do material deverá estar disponível no link: http://palestra.terra2.com •Serão também incluídos diversos materias relevantes, associados à gestão de riscos. Contatos: email: [email protected] Linkedin: br.linkedin.com/in/claudiano/ Nosso foco hoje 1 Objetivos •Como praticamos gerenciamento de riscos em projetos de inovação de pequeno e médio porte? – O que tem funcionado? – Quais os fatores condicionantes? – Aspectos críticos? •Como implementamos gestão de riscos? Contatos: email: [email protected] Linkedin: br.linkedin.com/in/claudiano/ http://palestra.terra2.com Regras e acordos •É esperada a participação ativa dos participantes (pergunte, dê exemplos, questione); •Manter os celulares desligados. DICA: Use o tempo em sala de aula da melhor forma possível, de preferência buscando aplicar cada conceito mostrado em um projeto em que esteja envolvido no momento. Todo projeto tem riscos? 2 “God himself could not sink this ship!” (Bruce Ismay, White Star Line CEO e dono do Titanic, 9 de abril de 1912) Importância da prevenção Acidente Causas • Um certo barco bateu num iceberg • Falta de binóculos de longa distância no cesto da gávea • Maior e mais moderno navio de passageiros em 14 de abril de 1912 Impacto • Perda de 1522 das 2227 vidas • Mudou design e operação de embarcações • Gerou novas regras para barcos salvavidas • Gerou retrofits na frota • Excesso de velocidade (testes feitos a 18 knots e na hora estava a 22 knots) • Falta de manobrabilidade • Falta de treinamento de emergência – um único treinamento de parada • Falta de botes salva-vidas – apenas para 1178 pessoas • Sinais de emergência não foram ouvidos • Diversos alertas de outros barcos foram ignorados • Mudou padrão de segurança (safety) • Empresa (White Star Line) nunca se recuperou Risco => Percepção do risco • Se apenas um dos fatores de risco não acontecesse, a história poderia ter sido bem diferente… Gestão de Riscos – Situação Atual • Dezenas de padrões (Standard) disponíveis – PMI, APM, IPMA, ISO, NIST, IEEE, etc • Dezenas de comunidades e entidades profissionais dedicadas – Institute of Risk Management, Institute of Operacional Risks, PMI Dedicated Group, etc • Extenso corpo literário disponível – Processos e práticas, dezenas de livros, milhares de artigos • Cursos especialização, consultorias, congressos, ferramentas, etc • Já é “quase” uma profissão em si mesma – “risk manager specialist”, “risk consultant”, “analista de risco”, etc 3 Adesão Atual à Gestão de Riscos • Gestão de riscos é amplamente aceita com ferramenta essencial para o sucesso de projetos; • É praticada por gestores de projetos no mundo inteiro, em todo tipo de indústria e todo tipo de projetos! Prazo 100% Escopo 98% Custo 72% Recursos Humanos 60% Qualidade 52% Aquisições/Contratos 51% Integração 50% Comunicação 37% 36% Riscos 0% 20% 40% 60% 80% 100% 120% Fonte: PMI- 2005 Fonte: PMI - 2009 Então??? Tá tudo certo, né? 4 ...mas o mundo de Marlboro ...continua o mundo de Marlboro 60 50 40 30 20 10 0 43% Sucesso (%) 39% Desafiante (%) 10 12 Falha (%) 20 09 20 20 04 06 20 20 98 00 20 19 19 19 96 18% 94 P ercentual Standish Project Benchmarks Over the Years Ano Gestão de Riscos em Projetos... • Fato: É sim, chave para o sucesso dos projetos: – Porque: • • • • • A vida (e os projetos) possuem riscos... que precisam ser gerenciados! Ajuda entender melhor os objetivos do projeto; É uma abordagem proativa e não reativa; Cria tempo para gerenciamento do projeto; Assegura consenso e foco da equipe. • Mas ainda assim a performance dos projetos continua muito ruim! • Pergunta: Se gestão de riscos supostamente deveria estar ajudando... O que pode então estar acontecendo? Algumas explicações... 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ 5 Como praticamos gestão de riscos • Como entendemos riscos? • Será que sabemos mesmo o que é risco? O que é risco? • Risco = Incerteza???? Será?? • Não! Risco ≠ Incerteza! • Riscos = Incertezas que Importam! – Ou seja, que podem afetar nossos objetivos! • Risco: Uma condição ou evento incerto que, caso aconteça, terá um efeito negativo ou positivo nos objetivos do projeto. Formulação dos Riscos na Prática • Declaração simples do risco: – “Perda de controle do escopo” • Declaração no formato: SE – ENTÃO (RISCO - EFEITO): – “SE houver perda de controle do escopo, ENTÃO poderão ocorrer atrasos na data limite de entrega da caldeira” • Declaração no formato CAUSA – RISCO – EFEITO: – “Devido ao fato do contrato ser do tipo “Tempo e Material”, ao contrario dos contratos anteriores que foram feitos do tipo “Preço Fixo”, e devido ao fato do fornecedor é bastante avesso a aceitar propostas formais de modificações [CAUSA] então uma perda de controle do escopo poderá ocorrer [RISCO] causando atrasos na data limite para entrega da caldeira [EFEITO] 6 Metalinguagem de Riscos • Um RISCO tem uma CAUSA, e, se acontecer, um IMPACTO. CAUSAS – RISCOS – IMPACTOS Intrínsicas ao projeto (fato) Eventos ou condições incertas Ainda não existem Exemplos: – “Por causa da sua localização, uma inundação no canteiro de obras poderá ocorrer, causando atraso na entrega da estrada” – “Em função do emprego de uma nova tecnologia, erros inexperados na integração dos sistemas poderão ocorrer causando gastos extra no projeto”. • Metalinguagem sugerida: “Como resultado de [causa], [evento incerto / risco] pode ocorrer, podendo levar/causa [impacto]” • O objetivo de uma boa gestão de riscos é tratar os riscos reais do projeto (não as causas dos riscos ou seus impactos). As “Causas” para os Riscos Lembrando: Causas são eventos ou conjunto de circunstâncias que existem no projeto e que dão origem aos riscos - Não existem incertezas nas causas Exemplos: • Requisitos específicos para implementar um projeto no meio da selva amazônica; • Necessidade de se usar no projeto uma Riscos (Genéricos vs Específicos) • Pessoal técnico ou empresas com pouca experiência em gestão de projetos tendem a declarar riscos de forma genérica, em especial no início do projeto • Exemplo de declaração de risco genérica: – “Perda de recursos de engenharia essenciais ao longo do projeto em função da demanda de novos produtos” – Perguntas a serem feitas: Quais recursos? Quando? Em que situação? Em função de qual novo produto? Qual impacto? • É sempre importante que os riscos sejam declarados de maneira mais específica possível para aquele momento do projeto – Ex: “Em função do rump-up do desenvolvimento do KC, saída do engenheiro Sidney Osses, com impacto direto nos prazos de execução dos ensaios em solo dos tubos de calor” • As vezes isso só será possível ao longo da execução do projeto 7 Origem (classes) dos Riscos Custos adicionais Resistência na implementação da solução Orçamento Políticos Técnicos Cronograma Qualidade Falhas de funcionamento Atrasos Requisitos não atendidos Risk Breakdown Identificação de Riscos (Técnicas aplicáveis) • • • • • • • • • • • • Histórico e lições aprendidas de projetos anteriores; Análise da literatura existente para o tipo de projeto; Brainstorming com stakeholders importantes; Workshops com fornecedores e equipe do projeto; Análise SWOT; Análise de premissas; Listas e Checklists; Delphi; Análise de documentos relevantes (objetivos dos projeto, escopo, etc); Entrevista a especialistas e stakeholders; Diagramas de causa-e-efeito; Vários outros... 8 Identificação de Riscos – Técnicas Categoria Geral Negócio Negócio Regulatório/ Legal/ Contratual Tecnologia Tecnologia Tecnologia Tecnologia Tecnologia Estrutura Organizacional Estrutura Organizacional Estrutura Organizacional Processo Processo Processo Processo Recursos: pessoas Recursos: pessoas Recursos: materiais Recursos: materiais Recursos: materiais Recursos: materiais Recursos: materiais Check List para identificação de riscos Para Embraer Para Fornecedor Sim Parcialmente Não Sim Parcialmente Não O projeto, em qualquer uma das categorias abaixo, é pouco inovativo (nunca foi realizado pela empresa antes)? As premissas do plano de negócio continuam inalteradas? Os requisitos (mercado, produto, suporte, producibilidade e certificação) estão definidos e continuam inalterados? Todos os requisitos regulatórios/ legais/ contratuais serão facilmente atendidos? (patentes, governo, Licenças de Exportação; End User; TAA/NDA (Technical Assistance Agreement/Non Disclosure Agreement), etc) Foi realizado algum tipo de simulação, ensaio ou análise para o produto ou tecnologia, apresentando precisão compatível com a margem? A empresa esta capacitada para desenvolver e certificar todas as tecnologias utilizadas? A tecnologia adotada é conhecida e utilizada pela indústria? As soluções tecnológicas do projeto são semelhantes a de projetos já executados com sucesso pela empresa? As informações necessárias serão facilmente entregues na qualidade e prazo adequados? A estrutura organizacional está clara? Os papéis e responsabilidades da estrutura organizacional estão claros? A estrutura organizacional permanece a mesma? O processo está claro para todas as partes envolvidas? O projeto está planejado de forma adequada, seguindo as melhores práticas do Manual de Gestão de Projetos e Comunidade de Prática da Embraer? As soluções e condições de projeto e operacionais são semelhantes a projetos já executados com sucesso pela empresa? A estrutura de suporte ao cliente está devidamente preparada? As áreas envolvidas têm o índice de prontidão necessário (quantidade, experiência e qualidade)? As pessoas chave continuam alocadas ao projeto? A quantidade necessária de recursos (ativos, dispositivos de ensaios, etc) será disponibilizada no período adequado? O espaço físico necessário será disponibilizado? Os recursos (ativos, dispositivos de ensaios, etc) disponibilizados terão a produtividade adequada? A logística para entrega dos recursos é adequada e conhecida? Os fornecedores demonstram que entregarão facilmente os recursos na qualidade, custo e prazo adequados? Processo de Gestão de Riscos Comunicar Comunicar Estabelecer Estabelecer contexto contexto (premissas (premissas)) Identificar Identificar Analisar Analisar Priorizar Priorizar Responder Responder Encerrar Encerrar Monitorar Monitorar Gestão de Riscos ao Longo de um Projeto Inic. Execução e Monitoramento Planejamento Encer. Riscos Levantamento inicial dos riscos Planejamento detalhado dos riscos por pacote de trabalho, quantificação, definição de ações de mitigação e de contingenciamento, etc Execução das ações de mitigação de riscos identificadas no planejamento, Monitoriamento da evolução dos riscos Lições aprendidas ref. aos riscos do projeto 9 Identificação dos Riscos - Prática • Pontos de partida: 1. 2. 3. • • • What can go wrong Analise de escopo e premissas identificadas; Premissas detalhadas na fase de planejamento; Árvore de riscos típicos associados ao tipo de projeto em questão. Boa-Prática Embraer: Workshop de identificação de riscos; Nesse momento o objetivo é apenas identificar os riscos! O que pode acontecer que pode afetar esse projeto e seus resultados? Qualificação dos Riscos (O “Grau do Risco”) • • • Probabilidade do risco ocorrer (1,2,4,8) Impacto para o projeto caso o risco ocorra: (1,2,4,8) Probabilidade vs Impacto = GRAU do RISCO Problemas e discussões • Qual a escala utilizar? (1,2,3) (1,2,3,4) (1,2,4,8) etc... – Sugerimos a escala simples: (1,2,4,8) • Pessoas diferentes darão “notas” diferentes à probabilidade e impacto – Sugerimos trabalhar em EM EQUIPE e desencanar! – Esse método é qualitativo! – Lembre-se que o envolvimento das pessoas no levantamento e qualificação dos riscos é muito mais relevante que a nota final de cada risco. 10 Quantificação dos riscos (Exposição Financeira) • • • Probabilidade do risco ocorrer 1=20% 2=40% 4=60% 8=80% Impacto FINANCEIRO para o projeto caso o risco ocorra; Somatório Probabilidade vs Impacto $ dos riscos = Exposição Financeira ao Risco do Projeto. Problemas e discussões • Dificuldade muito grande de estimar o impacto financeiro de grande parte dos riscos – Sugerimos adotar uma quantificação automática ou mista – Esse método é feito parametrizando-se a partir do orçamento total do projeto – Exposição financeira total do projeto: Tipicamente 10% Quantificação e/ou Qualificação - Priorização • Quais os riscos mais críticos (e merecem mais nossa atenção)? 11 ... e lembrando que todo plano tem seu custo... • Lembre-se: Exposição do risco ($) A implementação de qualquer ação de mitigação tem custos!!! Implemente Pondere Não Implemente Custo do plano ($) Priorização dos Riscos • Fato: Não temos como tratar todos os riscos identificados; • Uma priorização é necessária! • A priorização pode ser baseada no Grau do Risco e/ou na Exposição Financeira; • Para os riscos priorizados deveremos elaborar “respostas”; • Para os demais devemos acompanhar a evolução ao longo do tempo. Respostas ao Risco / Oportunidades Probabilidade Ação sobre as conseqüências 5 * 4 3 -5 -4 -3 * 2 -2 -1 Ação sobre as causas Ação combinada 1 Impacto 1 2 3 4 5 12 Respostas ao Risco Estratégias usadas: • • • • • Mitigar: Corresponde à adoção de medidas que visam minimizar a probabilidade ou impacto do risco para um nível aceitável; Contingenciar: É a adoção de medidas paralelas que reduzirão o impacto caso o risco ocorra. É o famoso “Plano B”; Transferir: Medidas que transferirão o impacto do risco para outro onde as conseqüências são mais toleráveis; Aceitar: O impacto previsto pode ser tido como aceitável quando os custos de sua mitigação são levados em consideração; Evitar: decidir não continuar uma atividade que pode gerar um risco. Resposta à Oportunidade Estratégias usadas • Melhorar: Aumentar a probabilidade e/ou os impactos positivos de uma oportunidade. • Explorar: Corresponde à adoção de medidas que visam eliminar a incerteza, garantindo que a oportunidade aconteça • Compartilhar: Alocação parcial ou integral da propriedade de uma oportunidade a um terceiro que tem condições melhores de capturá-la • Aceitar: Desejar aproveitá-la caso ocorra, sem perseguí-la Respostas aos Riscos – Ações de Mitigação •As ações de mitigação devem ser definidas pela equipe, e seu custo de implementação mensurado (“Quanto custa executar essa ação de mitigação?”) •As ações definidas deverão ser “migradas” para o plano (cronograma) do projeto, e deverão ter orçamento, hh, etc. – * Falha na execução desse passo é o 1o erro clássico no gerenciamento de riscos! •As ações planejadas devem ser específicas e atingíveis, procurando-se sempre serem baseadas em tecnologias, informações e processos de domínio da equipe, evitando-se assim a introdução de novos riscos. 13 ... e que sempre sobra um pouco de risco pra monitorar Podemos cobrir todo o escopo? Risco Residual Risco Mitigado Risco Transferido Riscos não identificados - exposição Risco Residual - nem todo o risco pode ser 100% mitigado - Monitoramento & contingência Risco mitigado por plano robusto Risco transferido para terceiros Como Incluir os Riscos no Orçamento do Projeto? • Caso um risco planejado se torne realidade $ Orçamento Baseline do Projeto (Incluindo orçamento para as ações de mitigação) $ • Orçamento Total do Projeto (Incluindo reservas de contingenciamento) Exercício Baseado no caso AQQSA, e em equipe: •Elaborar plano detalhado de riscos do projeto (incluindo ações de mitigação e/ou contingência para os riscos principais) – Identificar riscos – Qualificar os riscos (probabilidade 1,2,4,8 e gravidade 1,2,4,8) – Identificar os riscos de maior grau (probabilidade vs gravidade) – Definir plano de mitigação para esses riscos – Definir planos de contingência caso não hajam ações possíveis de mitigação para os riscos. Usar o modelo de template de Project Charter fornecido pelo instrutor Prazo: 2 horas 14 Na Fase de Execução do Projeto •A Gestão de Riscos em um projeto SÓ COMEÇA com a elaboração do plano de riscos do projeto; •As ações de mitigação identificadas devem fazer parte do plano do projeto, e serem colocadas em prática ao longo do projeto; •Lembre-se que os riscos evoluem ao longo do projeto! Alguns riscos somem, outros aparecem, outros mudam a probabilidade e/ou impacto! •Precisamos revisão mensalmente as planilha de riscos – Algum risco novo? – Re-visitar e re-avaliar novamente cada risco; – As ações de mitigação estão sendo executadas? Estão dando resultados? •A visão atualizada dos riscos deve fazer parte do relatório mensal interno do projeto. Os patrocinadores precisaram ter essa informação! Medindo o Resultado Prático da Gestão de Riscos • Resultados da implementação das ações de mitigação: E v o lu ç ã o d o s R is c o s d o P ro je to F B W -S C E Exposição Financeira ao Risco ao Longo do Projeto B a ix o M é d io A lto 35 70.000 Quantidade 25 20 15 10 5 0 m a r /1 1 a b r /1 1 m a i/1 1 ju n /1 1 ju l/1 1 a g o /1 1 s e t/1 1 o u t /1 1 n o v/1 1 Exposição $ ao risco To ta l 30 Evolução qualitativa 62.350 60.000 50.000 40.000 30.000 21.500 20.000 10.000 Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Tempo Evolução quantitativa * Caso não esteja havendo evolução, reavalie as ações de mitigação! Exemplo Acompanhamento de Riscos zzz Monitoramento e controle de $ plano x $ exposição 15 Exemplo Acompanhamento de Riscos 50 50 45 40 30 35 30 25 QT 20 13 15 8 5 10 3 RISCOS ABERTOS BAIXOS RISCOS ABERTOS MEDIOS RISCOS ABERTOS ALTOS RISCOS NÃO AVALIADOS RISCOS IDENTIFICADOS 0 RISCOS FECHADOS 5 Exemplo Acompanhamento de Riscos PROGRAMA ZZZ EXPOSIÇÃO A RISCOS 20.000 18.000 16.000 US$ X 1000 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 IDENTIFICAÇÃO - ACUM. EXPOSIÇÃO DEZ 08 OUT 08 NOV 08 SET 08 JUL 08 AGO 08 MAI 08 MITIGAÇÃO - ACUM. JUN 08 ABR 08 MAR 08 FEV 08 JAN 08 DEZ 07 OUT 07 0 NOV 07 2.000 CUSTO DE MITAGAÇÃO Encerrando riscos • “Terminativa” é a base para lições aprendidas e acompanhamento de utilização da ferramenta • Antes de mudar o risco para status “Fechado” tenha certeza não existem riscos residuais do assunto tratado • Comunique o fechamento do risco para os envolvidos! • Nas lições aprendidas, uma boa prática é registrar as alternativas analisadas! Risco (evento e impactos - favor preencher com "Se... , então...") Se os desenhos que afetam manuais não estiverem liberados até o final de agosto, então não atenderemos o compromisso com o cliente Cliente Suzuyo 175 Fornecedor C&D Tecnologia Engenharia de Manutenção PCR 108340 Dono do Risco Milena Status Risco FECHADO Prob 1 Imp 4 PxI Lições Aprendidas 4 Quando tivermos pedidos de antecipação de manuais, as principais ações devem ser o alinhamento das datas de liberação de desenho e com as datas das revisões programadas, para que não tenhamos impactos nas datas de entrega. O acompanhamento das datas de liberação de desenho passa a ser critico nesses casos. Para essa configuração, o planejamento deu certo e não tivemos problema para entregar confome pedido do cliente. Gestão de riscos foi efetiva? S 16 E como implementar isso tudo na minha prática? A Simplicidade é o ápice da sofisticação. Leonardo da Vinci Até que ponto estruturar nosso processo de GP ???? Eficiência Ótimo Adhoc Excesso de estrutura Grau de Estruturação A Medida Certa! Eficiência ? Maior Incerteza Dica: Considere o grau de incerteza dos seus projetos para definir qual a melhor profundidade da estruturação Menor Incerteza Projeto tipo A Projeto tipo B Projeto tipo C Grau de Estruturação 17 Dicas para implementação •Tenha um sponsor!!! Se não tiver, desenvolva um! •Desenvolva uma versão SUPER SIMPLES do método para sua empresa, área ou projeto •Proponha a implementação do método em um projeto de baixo impacto corporativo •Treine a equipe envolvida (1 hora!) •Implemente o método no projeto escolhido •Mostre os resultados!!!! •E todas a boiada seguirá! Sumário de Boas Práticas 1. 2. 3. 4. 5. Mantenha a abordagem SIMPLES Faça da gestão de riscos uma parte VIVA do seu projeto Identifique os riscos o mais cedo possível no seu projeto Declare os riscos de forma adequada e específica Comunique os riscos de forma adequada, às pessoas adequadas 6. Consideres ambos riscos e oportunidades na sua análise 7. Deixe claro a propriedade de cada um dos riscos 8. Priorise os riscos de forma apropriada 9. Planeje e IMPLEMENTE as respostas aos riscos 10. Revise continuamente seu plano de riscos E Finalmente • Gestão de Riscos é IMPORTANTE (ponto) • Existe um grande espaço de melhoria na prática • Precisa de pioneiros e rebeldes! 18 Seja você a mudança que deseja ver no mundo! Mahatma Gandhi Bibliografia Recomendada • BARLEY, BRUCE. Project Risk Management. McGraw-Hill, 2004. • HELDMAN, KIM. Project Management Spotlight on Risk Management. (John Wiley & Sons, 2005. • COOPER, R. G., Managing Technology Development Projects, IEEE Engineering Management Review, Vol. 35, No. 1, First Quarter 2007. • KERZNER, HAROLD. Gestão de Projetos: As Melhores Práticas. Porto Alegre: Bookman, 2002. • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). Quinta Edição, 2013. • SHENHAR, A. J. & WIDEMAN, R. M. Optimizing Project Success by Matching Management Style to Project Type. PMForum, 2000. Material Complementar 19 Categorias de Risco – Airbus • Objectives : use a common / standard risk categorisation within Airbus • Risk Breakdown Structure Categorias de Risco – Airbus Benchmark Mercado Aeroespacial 20 Boeing - BORiS 2008 BORIS 2004 RiskManager/BORiS Vision • Use risk management process based on Boeing Risk Handbook • Use familiar risk data & formats (originally from F/A-18) • Create PowerPoint reports as output (editable PowerPoint ‘objects’, not pasted screen shots) • Accessible to multi-site programs and external users (with appropriate controls on data sensitivity, export compliance, and external web access) • Use standard log-in and get user data from BLUES/EPSS • Satisfy program-customer needs and add features as appropriate • Maintain configuration control through architectural approach • Control configuration/features through Tool Change Board • Customizable for program-specific needs • Ability to migrate data from existing Access tools • Interface with other Best Practice tools & systems 21 RiskManager/BORiS Vision RiskManager/BORiS Vision RiskManager/BORiS Vision 22 RiskManager/BORiS Vision RiskManager/BORiS Vision RiskManager/BORiS Vision 23 Formulário Airbus 2002 (AIRMis SW tool) Formato de Risco – Lockheed Martin Formato de Risco 24 Formato de Risco Honeywell - Customer Review Premier – Textron (Bell, Cessna, etc) 25 Premier – Textron (Bell, Cessna, etc) Premier – Textron (Bell, Cessna, etc) Premier – Textron (Bell, Cessna, etc) 26 Premier – Textron (Bell, Cessna, etc) Premier – Textron (Bell, Cessna, etc) 27