Gestão de Empresas

MIEIC
Mestrado Integrado em Engenharia de Informática e Computação
Gestão de Empresas
2010 – 2011
Bullet Report Intermédio
Farmácia Couto Oliveira
4º Ano 1º Semestre – Turma 5
Docente: Maria Gabriela Beirão dos Santos
Jorge Miguel Couto Oliveira Machado – ei07141
Jorge Miguel Amado Moreira – ei07125
Manuel Guilherme Figueiredo Soares – ei07071
José Luís Pereira Macedo – ei07130
Carlos André de Matos Esteves – ei03028
November 3, 2010
[GESTÃO DE EMPRESAS]
Índice
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November 3, 2010
[GESTÃO DE EMPRESAS]
Descrição da empresa
A empresa a analisar para a realização do trabalho de GEMP (Gestão de Empresas) é
dada pelo nome de Farmácia Couto Oliveira. Tal como o nome indica é uma empresa do ramo
Farmacêutico cujo negócio incide na venda, ao público em geral, de medicamentos,
correlatos (outros materiais necessários para cuidar da saúde) e também podem ser
manipulados medicamentos mediante prescrição médica ou constantes na farmacopeia.
Os funcionários desta mesma empresa são essencialmente Licenciados em Ciências
Farmacêuticas ou Técnicos de Farmácia, constituindo desta forma um quadro profissional
bastante especializado no seu ramo de trabalho, podendo, no entanto, existir outros
funcionários a exercer funções na empresa de foro não farmacêutico como, por exemplo,
empregados de limpeza. No caso a analisar deparamo-nos com uma empresa constituída por
uma Directora Técnica (formada em Ciências Farmacêuticas) que acumula igualmente o cargo
de Gestora, três funcionárias Técnicas de Farmácia e uma funcionária de limpezas.
A empresa encontra-se inserida no ramo da saúde, sendo um dos ramos em maior
crescimento em Portugal e no mundo inteiro, devido a variantes socioeconómicas que têm
levado a um progressivo aumento da qualidade de vida das pessoas e como consequência um
acréscimo na idade média da população em geral. Como tal, visto que as pessoas de maior
idade serão sempre aquelas que necessitarão de cuidados médicos redobrados, o número de
clientes da indústria em questão encontra-se em crescimento, sendo por isso um serviço
indispensável à sobrevivência dos mesmos. Possuirá sempre uma vantagem competitiva
relativamente a outras superfícies comerciais de maior dimensão que possam tentar retirar
volume de negócio a empresas deste ramo. Uma das grandes vantagens a evidenciar na
competitividade da mesma é a necessidade de aconselhamento por parte de profissionais de
elevada formação e o contacto personalizado entre o cliente-vendedor que irá sempre criar
uma noção de segurança e confiança no comprador na hora de obter os seus produtos.
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Descrição genérica da tecnologia a analisar
Nesta empresa encontra-se instalada a aplicação Sifarma Clássico que tem como
objectivo facilitar a actividade farmacêutica. Esta aplicação surgiu no ano de 1987,
preocupando-se apenas com o processamento de vendas. Com o passar dos anos, este sistema
de informação foi sofrendo algumas alterações, evoluindo e possibilitando mais
funcionalidades importantes para a gestão da farmácia, no que diz respeito às áreas de
encomendas, facturação, inventários e contabilidade.
Assim, no módulo de vendas, o gestor poderá actualizar os valores em stock, consultar
os valores em caixa e gerir as encomendas da farmácia, entre outros. Neste último campo, o
sistema permite uma gestão mais detalhada desta matéria. É possível enviar, aprovar e
processar a recepção de encomendas como também administrar as devoluções e bónus a
atribuir a fornecedores, assim como as comunicações entre todos os intervenientes do
processo. O sifarma oferece também uma útil ferramenta que ajuda na facturação da
empresa. É feita uma organização automática das receitas e emissão mensal de vários
documentos relevantes na facturação da empresa, como verbetes de identificação de lote ou
guia de proveitos. Este software ainda apresenta aplicações ao nível da contabilidade. Nesta
secção, o utilizador pode emitir os diversos documentos internos contabilísticos e os
documentos diários como, a lista de produtos e de irregularidades, a pormenorização das
vendas, entre outras facilidades. Uma opção relevante nesta parte, é que pode ser feito o
diário de gestão e a produção do talão recapitulativo de cada dia. Por último, é importante
referir as funcionalidades que se encontram à disposição no capítulo dos inventários. Assim,
nesta unidade, pode-se listar e preparar o inventário, avaliar quais são os produtos sem
consumo e os prazos de validade, sendo ainda permitido efectuar as estatísticas sobre os
dados existentes no sistema e a gestão dos produtos da farmácia.
Como já foi dito anteriormente, o SIFARMA foi criado com o objectivo de permitir aos
vários utilizadores efectuar uma gestão diária de uma farmácia. Deste modo, consegue gerir a
entrada e saída de mercadoria, bem como as tarefas com ela relacionada. Consegue fazer
também a gestão do produto desde o momento em que entra até à sua saída, de acordo com
algumas características do mesmo (por exemplo, se o medicamento é de venda livre ou não).
Com isto é possível, gerar stocks mínimos e máximos, e tendo em conta as saídas de produtos,
propor encomendas que serão aprovadas posteriormente por uma pessoa responsável.
Possibilita ainda, a administração dos prazos de validade e da etiquetagem dos produtos de
venda ao público sem prescrição médica.
Relativamente à venda do produto é possível efectuar diversos tipos de operações de
venda de acordo com o tipo de cliente. É permitido imprimir etiquetas de prescrição para o
receituário.
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Ao nível estatístico e em backoffice, é dada a opção ao utilizador de ver dados relativos
à sazonalidade dos produtos, os horários de mais afluência, dos produtos mais vendidos, o
peso dos diversos organismos no volume da facturação e as vendas efectuadas por cada
empregado da empresa. Estes dados são bastante relevantes nomeadamente para a análise do
desempenho da empresa.
Análise das Áreas Funcionais
1. Marketing
“Marketing é uma função organizacional e um conjunto de processos que visam criar,
comunicar, e disponibilizar valor aos clientes, bem como gerir as relações com os clientes de
forma a beneficiar a organização e os seus stakeholders. “ in slides Lia Patrício© 2000/2007
Em termos gerais o Marketing corresponde ao acto de planear, preparar e controlar a
oferta de modo a dispor o produto adequado, ao preço conveniente, na ocasião certa no lugar
certo.
No caso a analisar existem duas vertentes que podem ser analisadas sendo elas a parte
do distribuidor laboratório) e do produtor (farmácia). Do lado do distribuidor, o marketing
aumenta a rotatividade dos produtos, cria fidelidade ao produto, marca e bloqueia as
actividades da concorrência. Para a farmácia cria fidelidade ao produtor, atrai novos
consumidores, aumenta o lucro e valoriza o espaço, resultando na parte do consumidor numa
facilidade de compra e levando este a uma compra não planeada (lembra necessidades) que
resulta na maior parte das vendas de produtos de venda livre (cerca de 80% in Merchandising
e Promoções). Como resultado deste processo a finalidade do Marketing centra-se no
aumento de vendas sendo por isso essencial fomentar a utilização desta ferramenta para o
processo de negócio. No caso da Farmácia temos alguns focos de atenção como por exemplo
montras, balcão e mostradores. A farmácia em questão utiliza técnicas de marketing como por
exemplo colocar produtos mais caros ao nível de visão dos utilizadores para que estes
produtos despertem a atenção dos mesmos e leve a um maior volume de vendas e também
utilizar mostradores para atrair a atenção dos utilizadores para produtos que se encontrem em
excesso de stock e levem a um escoamento mais rápido dos mesmos.
O facto de esta empresa pertencer às farmácias portuguesas existe uma promoção
denominada de “Cartão Farmácias Portuguêsas” que consiste em que de cada vez que o
utente vai à farmácia possa registar as suas compras no cartão o que leva a que este acumule
pontos que permitem ao cliente trocá-los por produtos de venda livre. Em retorno a farmácia
consegue obter informações detalhadas acerca dos clientes e distribuir a amostragem dos seus
produtos de forma a cativar a atenção dos mesmos e assim levar a que os clientes sintam o
máximo de necessidade de compra possível.
Analisando do ponto de vista da aplicação informática (SIFARMA) não conseguimos
identificar nenhum processo para a valorização de Marketing por parte do software e
sugerimos que se tal passa-se a existir numa futura versão poderia ser feito através de uma
mostra visual de informações de produtos e serviços disponibilizados pela farmácia, com
enfâse na parte visual, através de mostradores digitais / ecrãs.
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2. Recursos Humanos
“É chamado recursos humanos ao conjunto dos empregados ou dos colaboradores de uma
organização. Mas o mais frequente deve chamar-se assim à função que ocupa para adquirir,
desenvolver, usar e reter os colaboradores da organização.” in Wikipedia
A gestão de Recursos Humanos é toda ela da inteira responsabilidade do Gestor da
empresa entidade responsável por seleccionar e rastreabilizar as aplicações aos quadros da
empresa por potenciais candidatos. No caso das Farmácias Portuguesas que contratam
essencialmente funcionários do ramo de Ciências Farmacêuticas, a candidatura a um emprego
no ramo de farmácia é feito através de uma entidade nacional (ANF – Associação Nacional de
Farmácias) que disponibiliza os currículos a todas as farmácias nacionais que podem consultar
esta informação através do site da ANF. Podem também ser feitas aplicações de candidaturas
directamente na farmácia em que o funcionário pretende trabalhar. Todos os outros
funcionários devem também seguir o processo descrito anteriormente. O processo de
contratação envolve uma entrevista por parte do Gestor e o candidato na qual irão ser
analisadas várias competências do mesmo por parte do Gestor ou outras entidades que este
ache necessárias encontrarem-se presentes no momento da entrevista. O número de horas
trabalho por dia são de 8 horas se bem que horas extraordinárias são pagas a um preço
superior especificado na altura da assinatura do contrato. É importante referir que, o horário
de trabalho é efectuado por turnos pelo que existe o turno da manhã e o de tarde. Ao
contrário de muitas das farmácias, esta não efectua o turno nocturno.
A única parte referente à parte de RH que pensamos ser uma mais valia no Sistema
Informático seria possuir uma pequena base de dados interna com informações dos
funcionários de uma forma genérica.
A parte do site em que os currículos se encontram não é uma parte integrante do sistema
de informação mas aquando da compra deste foram adquiridos computadores e outros
dispositivos que possibilitam o acesso a Web.
3. Operações
Ao nível desta área, a farmácia em questão oferece um produto mais especializado ao
cliente, na produção de manipulados (utilização de princípios activos e excipientes
previamente adquiridos). Esta operação fica a cargo do farmacêutico, que fica responsável
pelo produto que fabrica.
Para além desta actividade a farmácia ainda oferece alguns serviços, como é o caso da
realização de medições dos níveis de glicemia e de tensão arterial.
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4. Finanças
“Finanças é a arte e a ciência da gestão de activos financeiros.” in wikipedia
Nesta área, o Sifarma é um sistema que permite produzir gráficos anuais e trimestrais
relativos ao volume de vendas efectuados pela empresa. Estes gráficos permitem um melhor
controlo do desempenho obtido pela empresa nesse período de tempo e serem retiradas
conclusões.
Ao nível do produto saber quais eram aqueles que obtinham mais lucro.
Uma das grandes utilidades, prende-se com o facto de, analisar o dinheiro facturado
no dia e a sua relação com o material vendido, efectuando um melhor controlo entre as
vendas efectuadas.
Antes de ser aplicado este sistema, não existia um grande controlo sobre as vendas
efectuadas, o dinheiro em caixa era contado todos os dias, com o objectivo de avaliar as
vendas efectuadas no dia. Não eram efectuados dados estatísticos ao nível do fluxo de vendas
nem eram definidos quais os produtos mais vendidos.
A parte de contabilidade, era feita manualmente, pelo que com o sistema, é muito
mais rápido obter resultados, bem como o grau de veracidade dos mesmos é maior. No
entanto, ainda hoje todo o serviço de contabilidade é facultado a terceiros, sendo neste caso
uma empresa de contabilidade, devido à grande informação existente nesta empresa.
Os dados fornecidos pela empresa nesta matéria encontram-se aqui resumidos no
seguinte gráfico:
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Ilustração 1: Dados Financeiros da Empresa
Neste gráfico pode-se ver os dados relativos aos rendimentos e gastos obtidos pela
empresa ao longos dos anos, bem como os resultados obtidos tendo estes sido calculados com
base neste dois últimos factores referidos.
Com estes dados, pode-se verificar que tem obtido sempre um resultado positivo e
que tem sofreu uma ligeira quebra no ano de 2007, mas que a partir daí tem vindo sempre a
aumentar o seu valor.
È importante dizer que não foi possível apresentar mais informações relativas a esta
área, nomeadamente aos passivos e activos da empresa pois a parte de contabilidade está
entregue a outra firma que ainda não disponibilizou esses mesmos dados.
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Conclusão
Neste relatório, foi apresentada a empresa que está a ser analisada nas várias áreas
funcionais, bem como aplicação informática que utiliza, verificando qual o contributo deste
software para cada uma dessas áreas.
Tendo sido analisada a empresa segundo as quatro áreas funcionais, pode-se concluir
que o sistema de informação implementado na mesma trouxe bastantes vantagens para a
empresa uma vez que permitiu a eliminação de interfaces manuais, a redução dos custos e do
tempo gasto em processos de gestão, facilitou a comunicação com os seus fornecedores e
melhorou a gestão de stocks e dos funcionários.
No relatório final, será analisada a versão do sifarma mais recente no mercado, a
versão 2000, de modo a que se possam retirar conclusões relativas à instalação na farmácia
desta nova versão. Para além desta, serão ainda analisados outros produtos disponíveis e que
se encontram reconhecidos pelo INFARMED como por exemplo, o Softfarm, o Winfar XXI,
entre outros.
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Bibliografia
Sites Visitados:
http://www3.dsi.uminho.pt/jac/documentos/ExemploAnaliseATI.pdf
http://pt.wikipedia.org/wiki/Gest%C3%A3o_de_recursos_humanos
Slides das aulas teóricas.
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