Seis Sigma em suprimentos - Uma avaliação

Seis Sigma em suprimentos - Uma avaliação
Por Jan Freundt, Márcia Maria Oblonczyk e Patrícia Spalla Simão Moreira
A utilização desta metodologia na área de suprimentos.é uma forma pela qual as empresas podem atingir
vantagem competitiva. A combinação de Seis Sigma com suprimento estratégico pode ajudar as
organizações a melhorar continuamente as suas cadeias de valores
Seis Sigma em Suprimentos aplica uma metodologia de melhoria de qualidade comprovada a processos
de suprimentos, visando aumentar o valor que uma empresa recebe de sua cadeia de valores. Este
aumento em valor é realizado removendo defeitos nos processos de suprimentos. Empresas que aplicam
com sucesso os princípios de Seis Sigma na cadeia de valores de suprimentos e a outras atividades de
administração de suprimentos podem ganhar uma vantagem competitiva significativa nos mercados onde
elas competem.
A metodologia de melhoria de qualidade usando Seis Sigma foi implementada com sucesso em muitas
empresas, principalmente na General Electric e AlliedSignal nos anos 90 e Motorola nos anos 80. O Seis
Sigma é uma abordagem a melhoria contínua de qualidade visando a identificação e remoção de causas
raízes de produto e de processo com defeitos. O Seis Sigma tenta identificar as causas dos defeitos,
minimizá-los, e então eliminar as variações que causam defeitos aos processos.
Alcançar o nível de qualidade de Seis Sigma é difícil e consome muito tempo. No nível de Seis Sigma,
ocorrem apenas 3,4 defeitos por cada milhão de produto ou "eventos" do processo. O Seis Sigma requer
um compromisso significativo de esforços internos das empresas. Mas empresas que alcançaram níveis
de qualidade Seis Sigma obtiveram grandes recompensas, na forma de aumento da satisfação de seus
clientes, aumento de market-share, rentabilidade mais alta, e aumento de valor para os seus acionistas.
Embora as reportagens que aparecem na mídia sobre o Seis Sigma focalizem empresas industriais de
grande porte, a metodologia Seis Sigma é aplicável a qualquer tipo de processo, e em empresas de
qualquer porte. Mas alcançar níveis de qualidade Seis Sigma requer tempo, investimento, compromisso e
apoio da alta hierarquia, e uma visão de negócios de longo prazo.
Do que se trata tudo isto?
Seis Sigma em Suprimentos é simplesmente a melhoria contínua em processos de suprimentos, que
resultam em melhoria contínua da cadeia de valores de suprimentos. Suprimentos estratégico é uma série
de atividades ou passos de processo a serem seguidos ao adquirir bens e serviços para o negócio. A cada
etapa do processo de Suprimentos, existe o potencial de criar ou destruir valores (por exemplo, decisões
negativas que estragam a qualidade, aumentam o custo ou incrementam o custo total de propriedade). A
metodologia de Seis Sigma em Suprimentos pode aumentar a probabilidade de que decisões de
Suprimentos e processos de Suprimentos criem valores nas transações de compras.
Seis Sigma em Suprimentos não deve ser nunca empregado sem uma estratégia inicial; ele deve se
apoiar em objetivos claramente definidos previamente. A meta final do Seis Sigma em Suprimentos é criar
novo valores para o empreendimento; porém, ao planejar a aplicação de Seis Sigma na operações de
suprimentos, é importante que todos os envolvidos entendam claramente que este valor é definido pelo
cliente.
Seis Sigma em Suprimentos não é somente redução de custo, embora normalmente uma redução do
custo total seja um subproduto da iniciativa de Seis Sigma. Empresas que aplica o Seis Sigma em
Suprimentos focando somente a perspectiva de redução de custo não atingem a principal melhoria. Estas
empresas nunca se beneficiarão dos muitos benefícios potenciais que iniciativas de Seis Sigma podem
trazer. Normalmente, programas com intuito básico de redução de custo não tem uma vida longa.
O uso da metodologia de Seis Sigma em Suprimentos faz com que defeitos sejam eliminados, ao
identificar as causas raízes dos defeitos nos processos mais estratégicos do negócio; isto é, nas cadeias
de fornecimento mais críticas para a satisfação do cliente. Seis Sigma em Suprimentos requer tempo,
investimento nas pessoas e nos processos, treinamento e re-treinamento, mudança cultural, uma
abordagem extra-departamental e compromisso de longo prazo. A parte mais crítica para o sucesso de um
programa de Seis Sigma em Suprimentos é o apoio da alta administração da empresa de forma
incondicional.
Um mito que existe acerca do Seis Sigma é que só funciona em operações industriais. Na realidade, a
metodologia Seis Sigma pode ser usada em qualquer processo, inclusive em toda a extensão dos
processos existentes em suprimentos e nos processos de compras. Seis Sigma pode ser aplicado com
maior facilidade em processos industriais devido a facilidade de se ter medições quantitativas claras. Mas
também podem ser aplicadas a sistemas com medições subjetivas como por exemplo a satisfação do
cliente. Na realidade, muitas empresas de serviço melhoraram seus processos de negócios através do uso
de Seis Sigma.
Onde começar?
Os conceitos básicos e necessários para aplicação do Seis Sigma em Suprimentos, como: consciência do
valor estratégico de um departamento de suprimentos; melhoria contínua dos benefícios de suprimentos;
abordagem extra-departamental para suprimentos e mudanças de processo; forte visão das necessidades
dos clientes; e visão de como tecnologia pode acelerar a mudança de processo e adoção das mudanças
já podem estar presentes em uma empresa que não tem qualquer envolvimento com Seis Sigma. Tal
empresa está realmente pronta para aplicar Seis Sigma em Suprimentos e colher todos os benefícios que
a metodologia pode trazer.
Não é necessário que a empresa seja especialista na prática do Seis Sigma, ou que já tenha tido
experiência com a metodologia, para colocar em prática o uso de Seis Sigma em Suprimentos. Seis Sigma
em Suprimentos pode ser a porta de entrada de uma empresa no uso da metodologia de Seis Sigma
como melhoria contínua da sua qualidade, ou pode ser parte de uma iniciativa corporativa do uso da
metodologia. É recomendado que se inicie o uso da metodologia de Seis Sigma pela área de suprimentos
de uma empresa quando esta área é vista como acima da média em relação às outras áreas
Porém, vários fatores devem estar presentes em uma organização para alcançar uma implantação
vencedora de Seis Sigma, independente de que a implantação seja na área de suprimentos ou em toda a
empresa, que são:
Apoio da alta gerência. Este fator deve ser enfatizado para qualquer iniciativa que seja implantada em
uma organização como um todo. Seis Sigma em Suprimentos é um processo que nunca termina, pois a
verdadeira perfeição nunca é atingível. A adoção de um programa de Seis Sigma é uma grande mudança
cultural e de mentalidade, e não deve ser tratada de uma forma simplória.Os líderes de uma organização
devem enxergar o Seis Sigma como uma nova forma de abordar as operações da empresa, e um esforço
de longo prazo de melhoria contínua. Eles devem levar o pensamento do Seis Sigma para toda a
organização, da mesma forma que Jack Welch o fez na General Electric (GE) na década de 90 ou Bob
Galvin o fez na Motorola na década de 80.
Forte mudança cultural. Mudança nunca é fácil e Seis Sigma quase sempre requer mudanças
fundamentais na forma como as pessoas trabalham, como elas interagem com seus pares internos, e
como elas enxergam e interagem com entidades externas, por exemplo clientes e fornecedores. Mudança
cultural não deve ser visto de forma simplória; é uma implantação e um esforço aparte à implantação de
Seis Sigma.
Organização, processo, ferramentas, conhecimento. Para que o Seis Sigma em Suprimentos possa
alcançar todo o seu potencial, estes elementos devem ser alavancados ao máximo. Investimento em
pessoas e em processos pode ser necessário. Tecnologia pode ser usada para divulgar os processos de
suprimentos por toda a organização, e para acelerar os benefícios alcançáveis. E o conhecimento ganho
através de processos de suprimentos melhorados é a chave para ganhar e manter vantagem competitiva.
Oportunidades de projetos de Seis Sigma em Suprimentos
Existem inúmeras possibilidades no uso da metodologia e das ferramentas de Seis Sigma na cadeia de
fornecimento da área de Suprimentos. Alguns exemplos seriam:
Reduzir o tempo e a variação nos processos de coleta de propostas;
Estandardização na colocação de pedidos de compras pela organização;
Otimização da cadeia de valor com fornecedores;
Otimização do consumo de matéria prima;
Redução de custos administrativos;
Redução do recebimento de materiais fora de conformidade;
Redução do número de fornecedores;
Redução do número de requisições;
Otimização no recebimento de mercadorias;
Redução de devolução de mercadorias defeituosas;
Redução de compras urgentes;
Aumento da confiabilidade da entrega de produtos comprados.
Jan Freundt ([email protected]), Márcia Maria Oblonczyk
([email protected]) e Patrícia Spalla Simão Moreira ([email protected])
são Master Black Belt responsáveis pela implantação do programa de melhoria contínua no back-office do
Unibanco.