Nuno Silva

Trabalho Realizado por:
Nuno Silva nº7 12ºS
Escola Secundária de Paços de Ferreira
ESPF
Índice
Introdução ..................................................................................................................................... 6
Organizações de Inventos ............................................................................................................. 7
Definição de evento .................................................................................................................. 7
Definição de organizador de evento ......................................................................................... 8
Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos ..................................................................... 8
Tipos de inventos .......................................................................................................................... 8
Conferências, reuniões e acções de formação.......................................................................... 9
De carácter académico .......................................................................................................... 9
De carácter comercial ......................................................................................................... 10
De carácter governamental................................................................................................. 10
Exposições / feiras ................................................................................................................... 10
De carácter público ............................................................................................................. 10
De carácter comercial ......................................................................................................... 10
Eventos de incentivo ............................................................................................................... 11
Outros eventos ........................................................................................................................ 11
Espectáculos temáticos, festivais e concertos .................................................................... 11
Espectáculos de fogo-de-artifício ........................................................................................ 11
Eventos desportivos ............................................................................................................ 11
Eventos privados ................................................................................................................. 11
Os vários tipos de organizadores ................................................................................................ 12
Organizadores internos ........................................................................................................... 12
Funções e responsabilidades .............................................................................................. 12
Estabelecimento de relações .............................................................................................. 12
Organizadores externos .......................................................................................................... 12
Agências .............................................................................................................................. 12
Organizadores independentes ............................................................................................ 12
Serviços especializados ....................................................................................................... 12
Funções e responsabilidades de um OPC............................................................................ 12
Estabelecimento de relações .............................................................................................. 13
Questões culturais....................................................................................................................... 13
Tipos de questões culturais ..................................................................................................... 13
Socialização ......................................................................................................................... 13
Receber e cumprimentar .................................................................................................... 13
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Refeições ............................................................................................................................. 14
Vestuário ............................................................................................................................. 14
Religião ................................................................................................................................ 14
Idioma.................................................................................................................................. 14
Impacte das questões culturais e as diferenças linguísticas ................................................... 15
Ética profissional ......................................................................................................................... 15
Tipos de ética profissional ....................................................................................................... 15
Regras profissionais e de concorrência ............................................................................... 15
Acordo de cavalheiros ......................................................................................................... 15
Vestuário e comportamento dos funcionários ................................................................... 16
Contratos ............................................................................................................................. 16
Impacte da ética profissional .................................................................................................. 17
Regras das relações profissionais ............................................................................................ 18
Questões ambientais................................................................................................................... 18
Tipos de questões ambientais ................................................................................................. 18
Minimização do consumo ................................................................................................... 18
Reciclagem .......................................................................................................................... 18
Utilização de correio electrónico interno............................................................................ 18
Local do evento ................................................................................................................... 18
Medidas eficientes .............................................................................................................. 19
Impacte das questões ambientais........................................................................................... 19
Questões culturais, ambientais e de ética profissional............................................................... 19
Identificar questões................................................................................................................. 19
Os requisitos dos clientes e a forma de os identificar ........................................................ 19
As expectativas dos clientes e a forma de as identificar..................................................... 19
As restrições e a forma de as identificar ............................................................................. 20
Que informação é necessária? ............................................................................................ 20
Utilizando informações do mercado ................................................................................... 20
Caderno de Encargos............................................................................................................... 20
Avaliar até que ponto estas questões podem ser tomadas em consideração ....................... 20
Os 10 Principais Erros Cometidos pelas Organizações no Desenvolvimento de Programas de
Ética Globais ................................................................................................................................ 21
Regulamentação, códigos e standards que afectam os Projectos de organização de eventos.. 21
A importância da regulamentação, códigos e standards ........................................................ 21
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Efeitos dos diferentes tipos de regulamentação, códigos e Standards ...................................... 21
Efeito das leis .......................................................................................................................... 21
O planeamento de projectos de eventos .................................................................................... 22
A importância do planeamento .............................................................................................. 22
Quem está envolvido .............................................................................................................. 22
As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos ........................................................ 22
Conceptualização .................................................................................................................... 22
Desenvolver conceitos ........................................................................................................ 22
Estudo de viabilidade .......................................................................................................... 22
Aperfeiçoar conceitos ......................................................................................................... 23
Planeamento geral .................................................................................................................. 23
Planeamento detalhado .......................................................................................................... 24
Gestão do evento .................................................................................................................... 25
Avaliação dos resultados ......................................................................................................... 25
Descrição geral do planeamento de projectos de eventos......................................................... 25
Objectivo de cada etapa.......................................................................................................... 25
Actividades envolvidas em cada etapa ................................................................................... 26
A relação entre as etapas ........................................................................................................ 27
Consequências de um mau planeamento ................................................................................... 27
Consequências para o evento ................................................................................................. 27
Consequências para os organizadores .................................................................................... 28
Liderar comités e equipas de projecto / trabalhar eficazmente com os colegas ....................... 28
As características especiais dos projectos de organização de eventos .................................. 28
A organização de projectos como uma forma de organização de eventos ............................ 28
A gestão de projectos como o método adequado de gestão de eventos .............................. 29
Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas na organização de projectos . 29
Equipas de projecto................................................................................................................. 30
Os comités – critérios de coordenação ............................................................................... 30
Trabalhar de forma eficaz com contactos externos.................................................................... 30
Trabalhar com pessoas exteriores à organização ................................................................... 30
A estrutura dos projectos de organização de eventos................................................................ 31
A gestão de projecto nos eventos ........................................................................................... 31
Métodos de gestão profissional .............................................................................................. 31
Modelo de cinco fases............................................................................................................. 31
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O planeamento fundamental .................................................................................................. 32
Definir os objectivos ............................................................................................................ 33
Identificar o público-alvo .................................................................................................... 33
Definir o enfoque do evento ............................................................................................... 33
Estruturar as linhas gerais do programa do evento ............................................................ 33
Definir o design do evento .................................................................................................. 33
Definir a equipa do projecto ............................................................................................... 33
Análise da viabilidade do evento ........................................................................................ 33
Obter aprovação para avançar ............................................................................................ 33
Planeamento organizacional ................................................................................................... 34
Planeamento estrutural ...................................................................................................... 34
Planeamento das actividades.............................................................................................. 34
Planeamento de recursos.................................................................................................... 34
Planeamento financeiro ...................................................................................................... 34
A preparação do evento .......................................................................................................... 34
A realização do evento ............................................................................................................ 35
A avaliação do evento ............................................................................................................. 35
Definição dos objectivos do evento ............................................................................................ 35
Definição de objectivos ........................................................................................................... 35
Como os objectivos precisos ajudam o organizador ............................................................... 35
Realizar pesquisa adequada ........................................................................................................ 36
Identificar a procura de mercado potencial de um evento .................................................... 36
O público-alvo ............................................................................................................................. 37
Identificar o público-alvo de um evento ................................................................................. 37
O design do evento ..................................................................................................................... 37
Visão geral ............................................................................................................................... 37
Objectivos do evento e diferentes formas de eventos ........................................................... 37
Métodos e técnicas ............................................................................................................. 38
Ambiente ................................................................................................................................. 38
Identificar o que é necessário fazer ............................................................................................ 38
Identificar os requisitos ........................................................................................................... 38
Requisitos Contratuais ........................................................................................................ 38
Expectativas dos clientes..................................................................................................... 39
Imagem organizacional ....................................................................................................... 39
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As consequências das restrições ......................................................................................... 39
Consultar as pessoas adequadas............................................................................................. 39
Indivíduos ............................................................................................................................ 39
Autoridades ......................................................................................................................... 40
Organizações ....................................................................................................................... 41
Delinear as acções necessárias ............................................................................................... 41
Satisfazer as necessidades .................................................................................................. 41
Tomar em consideração os requisitos dos outros .............................................................. 41
Melhorar o evento .............................................................................................................. 42
O timing e o encadeamento das actividades .............................................................................. 42
Promover as actividades ......................................................................................................... 42
Tirar o maior partido dos recursos.......................................................................................... 42
Como o encadeamento das actividades ................................................................................. 42
Monitorização do Planeamento .............................................................................................. 43
ATRIBUIR RESPONSABILIDADES .................................................................................................. 43
Identificar funções e responsabilidades.................................................................................. 43
Elaborar um plano geral .............................................................................................................. 43
Pormenores do plano .............................................................................................................. 43
Nível de pormenor requerido ............................................................................................. 43
Fornecer pormenores para permitir aos outros cumprirem os requisitos ......................... 43
Interacção entre os diferentes aspectos do evento ............................................................... 43
Consequências de planos inadequados ou incompletos ........................................................ 43
Parte prática ................................................................................................................................ 44
Conclusão .................................................................................................................................... 48
Bibliografia .................................................................................................................................. 49
Introdução
Nesse trabalho irei abordar a organização de eventos, irei demonstrar tudo e
como se organiza um invento.
Os cuidados a ter para o realizar, as etapas necessárias para não decorrerem
problemas.
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Também terá uma parte pratica, que incluirá tudo o que a parte teórica tem.
Organizações de Inventos
Definição de evento
Um evento pode ser definido da seguinte forma:
“um acontecimento com início e fim definidos, que é concebido para responder
a uma necessidade específica numa determinada altura”.
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Deste modo, para que algo seja considerado como sendo um evento é necessário
que tenha um início e um fim definido, embora a sua duração possa variar entre algumas
alg
horas e várias semanas. Os eventos podem ser quer isolados, como é o caso de um
“evento especial” destinado a reconhecer ou a comemorar um acontecimento ou um
feito excepcionais, como é o caso de uma empresa que celebre o seu 50º aniversário,
quer assíduos,
íduos, como é o caso de conferências, exposições e feiras anuais ou
competições desportivas. Um evento não é algo já existente, mas sim algo que acontece
e cuja concretização implica a realização de determinadas tarefas por parte de um
indivíduo ou de um grupo.
Definição de organizador de evento
Os diversos países europeus têm designações próprias para descrever a pessoa
responsável pela coordenação de um evento. Por exemplo, na Alemanha o termo
veranstalter é utilizado para designar a pessoa ou organização que é globalmente
responsável pelo evento. Por seu lado, o veranstalter irá contratar a organização do
evento quer a um OPC (organizador profissional de conferências) quer a uma agência
de organização de eventos.
Eventos com fins lucrativos e sem fins lucrativos
Existem inúmeros motivos para a realização de eventos. Poderão ter como
objectivo a obtenção de lucros ou não ter qualquer fim lucrativo, ou seja, poderão ser
totalmente financiados pelos organizadores ou destinar-se
destinar se a suportar apenas os custos de
produção.
Tipos de inventos
Embora exista uma grande diversidade de tipos de eventos, em geral estes
podem ser classificados em várias categorias diferentes.
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(Figura 2 – Exemplos de vários tipos de eventos – adaptado da obra de Getz, D. (1997) Event
Management and Event
Tourism. Cognizant Communication Corporation, New York)
Conferências, reuniões e acções de formação
De carácter académico
As conferências, congressos e reuniões de carácter académico, como é o caso
dos eventos científicos e médicos, são realizadas para partilhar informações ou para
divulgar os avanços nas áreas em questão.
Estes eventos são realizados em benefício dos membros, para transmitir conhecimentos
educativos sobre a área em questão e, normalmente, não têm fins lucrativos.
Por vezes são organizadas por funcionários das próprias associações
profissionais, mas também podem ser contratados agências de organização de eventos
para as realizar.
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De carácter comercial
As conferências com fins comerciais podem ser organizadas por associações
comerciais ou por uma única empresa e, dependendo do objectivo, podem ter ou não
fins lucrativos.
No entanto, as associações comerciais que realizam reuniões e acções de
formação comerciais poderão fazê-lo com o intuito de transmitir informações e também
de gerar rendimentos.
Os eventos de carácter comercial podem ser organizados quer por funcionários
internos querem externos, dependendo do número de eventos a organizar e de se
justificar que a empresa disponha de um funcionário ou de um departamento específicos
para desempenhar essa função.
De carácter governamental
As conferências e reuniões de carácter governamental são eventos sem fins
lucrativos. O seu objectivo consiste em divulgar informações, partilhar experiências e
formular políticas.
Estes eventos podem ser organizados por funcionários internos específicos ou
por agências externas.
Exposições / feiras
De carácter público
Normalmente, as exposições de carácter público baseiam-se em interesses
comuns ou têm uma função de entretenimento. Os eventos baseados em interesses
comuns são realizados em prol de pessoas com um interesse específico no tema em
questão, como é o caso das exposições de arte visitadas por entusiastas dessa área.
As exposições de carácter público podem ser organizadas por funcionários
internos ou externos.
De carácter comercial
As exposições de carácter comercial, como é o caso da EIBTM (European
Incentive, Business Travel & Meetings Exhibition), proporcionam oportunidades de
promoção de bens ou serviços de um determinado sector industrial. Podem incluir
lançamentos, demonstrações e oportunidades de venda de produtos, bem como
proporcionar informações e aconselhamento aos participantes.
É provável que este tipo de eventos seja organizado por funcionários internos.
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Eventos de incentivo
Existe uma grande variedade de eventos de incentivo, que podem incluir viagens
para destinos longínquos ou ser realizados a nível local. É frequente servirem como
forma de recompensar os funcionários por desempenhos excepcionais, em particular na
área das vendas, por vezes estes eventos podem ter actividades lúdicas como passeios,
etc.
Normalmente
estes
tipos
de
eventos
são
organizados
por
agências
especializadas, visto que em grande parte das empresas não há pessoas especializadas
no mesmo.
Outros eventos
Espectáculos temáticos, festivais e concertos
Os espectáculos temáticos, festivais e concertos são eventos públicos realizados
com o objectivo de entreter os habitantes e os visitantes dos locais onde têm lugar.
Espectáculos de fogo-de-artifício
É frequente os espectáculos de fogo-de-artifício serem realizados como
complemento de outro evento e, normalmente, decorrem aquando do seu encerramento.
Como este tipo de eventos atraem muitas pessoas, podem ocorre problemas,
visto que tem muitos riscos.
Eventos desportivos
Os eventos desportivos, como é o caso dos Jogos Olímpicos, são extremamente
diversificados no que se refere à natureza dos recursos necessários e cuja
disponibilização tem de ser assegurada pelos organizadores.
Eventos privados
Tornou-se prática comum os eventos privados de grande dimensão serem
organizados por organizadores especializados, por ex.: serviços de organização de
casamentos e de festas, que organizam os eventos em nome dos clientes.
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Os vários tipos de organizadores
Organizadores internos
Funções e responsabilidades
Um organizador interno é responsável pela gestão de eventos organizados em
nome dos funcionários ou membros da própria empresa.
A necessidade de organização do evento será claramente identificada pela
empresa, o mesmo se aplicando ao perfil dos participantes pretendidos, e o organizador
utilizará recursos internos para pesquisar as potenciais necessidades dos participantes.
Deste modo, as responsabilidades do organizador, definidas na respectiva
descrição de funções, destinam-se especificamente a colmatar as necessidades da
empresa e devem ser realizadas de forma a manter a imagem da mesma.
Estabelecimento de relações
Ao realizar as funções de gestão de eventos, os organizadores internos
estabelecem relações estáveis e imediatas com os seus colegas, directores e
subordinados.
Organizadores externos
Agências
É frequente as empresas que não dispõem de funcionários internos de gestão de
eventos recorrerem aos serviços de agências externas, que se encarregam de realizar o
trabalho em seu nome.
Organizadores independentes
Os organizadores independentes podem assumir a gestão da totalidade do evento
em nome de um cliente ou contratá-la externamente, tal como uma agência, podendo
também desempenhar as suas funções no seio das empresas que os contrataram e
utilizando os sistemas de apoio destas.
Serviços especializados
As empresas que recorrem a serviços de organização de eventos nem sempre contratam
a prestação de um serviço completo de gestão de eventos.
Esse papel poderá ser assumido por um funcionário interno como parte integrante das
suas funções
Funções e responsabilidades de um OPC
A função do organizador externo consiste em gerir os eventos em nome de
vários clientes diferentes.
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Isso significa que as tarefas que tem de desempenhar variam consoante o cliente
em questão, dependendo do tipo de evento, da respectiva natureza, do mercado alvo, do
orçamento disponível e das necessidades ou objectivos específicos do cliente.
Estabelecimento de relações
É imperativo que os organizadores externos estabeleçam um boa relação com o
seu cliente.
Têm de compreender integralmente os objectivos e requisitos do cliente e
partilhar do conceito de evento pretendido por este. Provavelmente, os organizadores
externos terão de estabelecer novas relações com empreiteiros, fornecedores,
funcionários de instalações e patrocinadores de eventos, dado que normalmente estes
serão diferentes em cada evento, dependendo da localidade, do tipo de evento e das
especificações do cliente.
Questões culturais
Tipos de questões culturais
Os comportamentos e os costumes, que podem ser iguais ou muito diferentes de
uns para os outros, são as questões culturais mais importantes.
Num só invento podem estar pessoas de pontos diferentes do mundo, e a
organização deverá fazer com que se sintam bem-vindos e seguros.
Socialização
A socialização é um aspecto importante e habitual nos eventos. Em eventos
internacionais, os acontecimentos sociais permitem às pessoas de todas as
nacionalidades encontrarem-se e conversarem num ambiente mais informal e
descontraído. Isto pode incluir um espectáculo, teatro, etc, é uma oportunidade para as
pessoas socializarem.
Receber e cumprimentar
Os organizadores de eventos têm de saber receber e cumprimentar alguém de acordo
com os seus hábitos culturais.
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Refeições
As refeições são muitas vezes um dos aspectos mais importantes de um evento.
Elas garantem que os delegados estão confortáveis e satisfeitos, mas também
proporcionam oportunidades de socialização. A inclusão de refeições durante um evento
depende geralmente do orçamento disponível, poderão estar incluídas no programa ou
ser pagas à parte.
Ao escolher a ementa de uma refeição é importante tomar em consideração os
diferentes hábitos alimentares dos participantes.
Em muitas ocasiões são oferecidas bebidas e entradas logo no inicio do mesmo.
Vestuário
As formas de vestir de algumas culturas podem ser muito diferentes do que é
hábito no Ocidente. Qualquer que seja o tipo de vestuário escolhido pelos delegados
internacionais, de acordo com a sua cultura, este deve ser sempre respeitado.
Certos países como os Árabes, as mulheres não podem mostrar as pernas e os
braços, e é necessário ter isso em conta.
Religião
Para muitas pessoas a religião é uma questão muito importante e deve, por isso,
ser respeitada.
Idioma
O idioma é um dos aspectos mais importantes a considerar em eventos
internacionais. Nos últimos anos a tendência tem sido a de adoptar o inglês como língua
oficial neste tipo de eventos, disponibilizando-se em alguns casos serviços de tradução
simultânea para permitir há diferentes nacionalidades acompanharem o evento na sua
própria língua.
Porém, mesmo quando o evento tem uma única língua oficial, como o inglês, é
importante que os organizadores tomem em consideração os significados das palavras
usadas em diferentes culturas.
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Impacte das questões culturais e as diferenças linguísticas
Os participantes de eventos internacionais são geralmente pessoas de várias
nacionalidades que têm consciência das diferenças que irão encontrar noutros países.
Eles sabem que alguns artigos e serviços que seriam disponibilizados nos seus
países durante o evento, poderão não estar imediatamente acessíveis noutros países.
Para além de determinados alimentos e bebidas, isto pode incluir períodos para a prática
de actividades religiosas, diferentes tipos de voltagem e tomadas eléctricas, etc. Os
organizadores devem tentar antecipar e tomar em consideração o maior número de
requisitos possível. Infelizmente, é frequente oferecerem uma alternativa vegetariana
durante as refeições e nada mais.
Em muitos países há gestos, palavras, cores que são “pecados”, mesmo na
maneira de ler.
Ética profissional
Tipos de ética profissional
Regras profissionais e de concorrência
Não existem regras profissionais específicas que os organizadores possam
seguir. Eles devem seguir os códigos de conduta profissionais adequados no seu país e
identificar as regras aplicáveis ao seu evento para cumprir essas regras e evitar
problemas futuros.
Acordo de cavalheiros
Os acordos de cavalheiros são muitas vezes usados nas relações comerciais.
Nalguns países eles têm um estatuto legal, enquanto noutros é essencial que existam
acordos escritos, assinados e testemunhados para que tenham força legal.
Os responsáveis do local actuam, por vezes, de forma menos escrupulosa,
aceitando a reserva mais lucrativa, mas isto pode destruir a sua imagem e as relações
profissionais futuras com o primeiro organizador.
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Vestuário e comportamento dos funcionários
O vestuário, o comportamento e a imagem dos funcionários são muito
importantes, porque fazem parte da imagem profissional da equipa de organização do
evento. Os funcionários devem ter sempre uma atitude aberta e disponível para resolver
quaisquer problemas levantados pelos delegados de forma rápida, serena e eficiente.
O seu vestuário deverá ser adequada e facilmente identificável pelo uniforme.
Contratos
Forma e especificações
É importante definir em todos os contratos:
As áreas de responsabilidade e as funções do agente ou principal;
Comissões e pagamentos;
Montante total previsto no caso de cancelamento;
Os termos do caderno de encargos, incluindo prazos e actividades previstas.
Em função das áreas de negócio podem existir os seguintes tipos de contratos:
O contrato do organizador com o cliente, que pode ser de três tipos:
Contratos formais (relativamente caros e habitualmente escritos por
advogados que não estão envolvidos em eventos);
Contratos padrão (cobrem os requisitos legais e baseiam-se na proposta
de acordo com os termos da IAPCO – International Association of
Professional Congress Organizers);
Troca de correspondência – ligeiramente mais seguro que um acordo de
cavalheiros, embora não possa ser usado como prova em tribunal.
O contrato do organizador com o fornecedor, que pode ser de três tipos:
Contratos formais com fornecedores (por exemplo o contrato entre o
cliente e o centro de congressos);
Contratos com fornecedores regulares;
Contratos com novos fornecedores
Estes podem ser celebrados de diversas formas:
•
Através de um contrato formal escrito e assinado;
•
Através de uma troca formal de correspondência;
•
Através de um entendimento baseado em discussões;
•
Através de um acordo verbal.
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O contrato do organizador com o local do evento
A contratação de um Hotel para alojamento dos participantes é um dos aspectos
mais difíceis.
A grande questão é conseguir determinar da forma mais rigorosa possível as
necessidades em termos de quartos. Muitas vezes são reservados uma grande quantidade
de quartos e depois a reserva é cancelado no último minuto devido a overbooking.
O contrato entre o organizador e os expositores
O próprio prospecto da exposição constitui um contrato que está dividido em
três secções: informação sobre o evento, regras e forma de reserva.
O contrato entre o organizador e os delegados
Os contratos de uma conferência não têm uma natureza tão vinculativa.
Condições
É importante que ambas as partes tenham condições idênticas (direitos e
deveres), mas o mais importante são os preços e as condições de cancelamento, que
devem ser claras, simples e acordadas entre as partes.
Igualdade
Uma política de preços transparente é muito importante para manter boas
relações comerciais. Não há nada mais negativo para a credibilidade de uma empresa do
que não ter uma política de preços transparente. As empresas mais profissionais na
indústria de eventos têm uma atitude de transparência para com os clientes, estando
dispostas a apresentar os seus contratos com os fornecedores e a acordar os preços e
condições, antecipadamente e de forma transparente, respeitando depois as condições
acordadas. Se um organizador celebrar um contrato com os responsáveis do local do
evento três anos antes deste ocorrer, é natural que a inflação ou variações cambiais
façam subir os preços durante este período.
Impacte da ética profissional
O efeito da ética profissional nos eventos é muito importante. Ela pode
influenciar o planeamento, a contratação, os termos e condições, bem como a política de
cancelamento.
Por mais perfeita que seja a preparação de um evento, é muito provável que nem
todos os aspectos sejam antecipados.
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Regras das relações profissionais
As principais regras de relacionamento profissional são geralmente indicadas
nos Códigos
Comerciais de cada país e, por isso, é hábito utilizar-se como referência o
Código do país em que decorre o evento. É recomendável que conheça e siga as regras
nacionais para evitar o embaraço de violar uma regra que desconhecia.
Questões ambientais
Tipos de questões ambientais
Minimização do consumo
Na indústria de eventos existem diversos tipos de consumos que podem ser
facilmente controlados e mantidos a níveis reduzidos.
Reciclagem
Existem muitas coisas que o organizador pode fazer para garantir a reciclagem
dos materiais e os clientes devem também ser informados sobre as medidas adoptadas
para contribuírem também para este objectivo.
Utilização de correio electrónico interno
O correio electrónico interno é muito mais económico do que o correio
tradicional em papel.
Local do evento
Serviços oferecido pelo local do evento
A escolha do local do evento é um aspecto importante do ponto de vista
ambiental. Há que ponderar se ele dispõe de um sistema de aquecimento e de ar
condicionado económico e eficaz; se os percursos de transporte são curtos e funcionais.
Transporte
Existem muitos meios de transporte alternativos, mas alguns são preferíveis a
outros do ponto de vista ambiental.
Tratamento de lixos
Durante um evento é normal gerar-se uma grande quantidade de lixo.
O lixo mais complicado é geralmente produzido na preparação de uma
exposição (nomeadamente, com as embalagens dos materiais utilizados), no decorrer da
própria exposição e durante a desmontagem.
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Medidas eficientes
As medidas mais eficientes são:
Escolha do local do evento;
Meios de transporte eficazes;
Inscrições via Internet;
Correio electrónico interno;
Crachás de plástico reciclados;
Papel reciclado;
Limites ao número de materiais impressos/Internet;
Redução da preparação que exija materiais;
Utilização do sistema de orientação local;
Sistema de tratamento de lixo eficaz;
Montagem e desmontagem eficaz.
Impacte das questões ambientais
Os efeitos mais evidentes são: a utilização de menor quantidade de papel;
circulação de anúncios do evento; convites à apresentação de comunicações e sistema
de inscrição através da Internet; menor número de funcionários necessários para fazer
cópias e assegurar a respectiva distribuição, etc. O organizador deverá estar ciente de
que a preocupação com o meio ambiente dará os seus frutos.
Questões culturais, ambientais e de ética profissional
Identificar questões
Os requisitos dos clientes e a forma de os identificar
Os clientes querem geralmente poder escolher entre hotéis de diferentes preços,
próximos do local do evento, o que nem sempre é fácil. Se os hotéis estão relativamente
distantes do local onde se realiza o evento é necessário considerar os meios de
transporte existentes como, por exemplo, o metropolitano ou o autocarro.
O alojamento é um aspecto muito importante para os delegados: eles esperam
conseguir um bom preço, elevada qualidade e bons serviços de catering.
As expectativas dos clientes e a forma de as identificar
É muito importante identificar as expectativas dos clientes relativamente ao
alojamento alguns eventos são de tal forma prestigiados que apenas utilizam hotéis de
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cinco estrelas, enquanto outros recorrem a alojamento barato, como residenciais
universitárias e pousadas de juventude. É importante fazer uma visita às alternativas de
alojamento antes de escolher, para que a escolha que é feita satisfaça as exigências dos
clientes.
As restrições e a forma de as identificar
Podem não existir bons hotéis na proximidade do evento. Neste caso, é
necessário oferecer transporte de e para o local do evento ou, em alternativa, alterar o
local do evento para satisfazer as necessidades dos clientes.
Que informação é necessária?
A informação mais importante é:
Quantos delegados/dormidas são necessárias?
Qual é o nível do hotel que procura?
Prefere um alojamento no próprio local do evento?
Considera a hipótese de transportar os delegados para o local do evento?
Utilizando informações do mercado
Existe muita informação disponível na Internet para apoiar os organizadores de eventos.
Tomar em consideração estas questões
Caderno de Encargos
Ao considerar as questões ambientais, é muito útil elaborar uma lista daquilo que
você pretende cumprir para que os fornecedores estejam informados e possam fazer os
possíveis por satisfazer os seus desejos.
Avaliar até que ponto estas questões podem ser tomadas em
consideração
Nem sempre é possível tomar em consideração todas as questões ambientais que você
gostaria.
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Os 10 Principais Erros Cometidos pelas Organizações no
Desenvolvimento de Programas de Ética Globais
1. Não conseguem obter consensos sobre os objectivos para a globalização
2. Não integram funcionários estrangeiros no processo de desenvolvimento
3. Subestimam a importância de promover o programa como uma vantagem
competitiva
4. Baseiam as políticas organizacionais nos requisitos legais do mercado doméstico
5. Não instalam gabinetes de ética ou recursos em localizações internacionais
6. Nomeiam funcionários da sede ou expatriados (isto é, funcionários não
estrangeiros) para preencher cargos de ética
7. Preparam materiais de formação apenas em língua inglesa
8. Utilizam extensivamente a palavra "ética" nos materiais do programa
9. Traduzem o código sem traduzir efectivamente o código
10. Centram-se no pequeno número de diferenças culturais existentes em vez de
reconhecerem as inúmeras semelhanças culturais.
Regulamentação, códigos e standards que afectam os
Projectos de organização de eventos
A importância da regulamentação, códigos e standards
Um Organizador de Eventos Internacionais tem de tomar em consideração as
diferentes leis, regulamentação e standards do país em que irá decorrer o evento.
Durante todas as etapas do planeamento, execução e avaliação do evento, o organizador
tem de cumprir estes requisitos.
Isto significa que todos os contractos de fornecimento de bens ou prestação de
serviços, têm de cumprir a regulamentação, códigos e standards nacionais e
internacionais.
Efeitos dos diferentes tipos de regulamentação, códigos e
Standards
Efeito das leis
Todas as actividades num projecto de organização de eventos são afectadas pelas
leis. Os membros desta equipa e o seu trabalho serão regulados pelas leis do trabalho,
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pelas leis que regulam os contratos, pelas que regulam as responsabilidades das
entidades patronais, etc.
O planeamento de projectos de eventos
A importância do planeamento
A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o processo
de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de que nada é deixado
ao acaso.
O planeamento é o processo de estabelecer metas e decidir a melhor maneira de
as atingir. As coisas não acontecem simplesmente, têm de ser produzidas através de um
raciocínio cuidadoso e de um planeamento eficaz.
Quem está envolvido
Todas as entidades interessadas no evento estarão envolvidas nas diversas etapas
do processo de planeamento. As principais entidades interessadas, que incluem os
organizadores, os clientes e patrocinadores, estarão provavelmente envolvidas em todas
as etapas da organização do evento.
As cinco etapas do planeamento de projectos de eventos
Conceptualização
Desenvolver conceitos
Esta é a parte de discussão do planeamento.
Estudo de viabilidade
Uma vez chegado a acordo no que respeita à ideia, é essencial realizar um estudo
de viabilidade.
O estudo de viabilidade procura dar respostas a questões relacionadas com o
evento, tais como:
Porquê realizar o evento?
Qual será a natureza do evento?
Onde será realizado?
Qual a logística necessária?
Quanto irá custar?
Que recursos serão necessários?
Poderá ser realizado no prazo pretendido?
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Que pesquisa de mercado será necessária?
Existirá mercado para o evento?
Quem irá participar?
Como será publicitado?
Existem eventos similares?
Quem irá organizá-lo?
Serão as metas e objectivos do evento congruentes com as metas e objectivos da
organização?
Quanto tempo demorará a organizar?
Temos a equipa, fundos e empenho para o organizar?
Aperfeiçoar conceitos
O estudo de viabilidade permite determinar se o evento é ou não viável e, em
caso afirmativo, quais as alterações terão ser introduzidas nas ideias originais para
garantir que ele será bem sucedido.
Planeamento geral
Uma vez avaliado o conceito original do evento e depois de considerado viável e
de introduzidos eventuais melhoramentos, pode iniciar-se o planeamento geral.
Ele deverá identificar:
Quem serão os participantes
Os recursos específicos necessários
Um prazo para as tarefas a ser executadas
Quem irá dirigir o evento
Quem irá tomar decisões
Funções chave e responsabilidades
Estrutura do pessoal
Serviços de apoio necessários
Acções e tarefas necessárias
Financiamento necessário
Estimativas de custos
Orçamento
Instalações necessárias
Transportes necessários
Actividades de marketing necessárias
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Pessoal/voluntários necessários
Quando terá lugar o evento (hora / dia / mês mais apropriados)
Onde terá lugar o evento (localização
(localizaç geográfica e edifício)
Logística, tal como acesso ao edifício, interfaces, etc.
Quem serão os clientes
Especialistas necessários (ex. planeamento de emergência, assistentes,
empreiteiros)
Efeitos e consequências da análise SWOT
Metas e objectivos claros
Políticas e regras
Flexibilidade da estrutura do plano (para permitir alterações à medida que a
organização do evento progride).
Planeamento detalhado
O planeamento detalhado fornece o enquadramento operacional e a estrutura
organizacional para a gestão de operações do evento.
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Além de definir as funções e tarefas necessárias, o planeamento detalhado
atribui essas funções ao pessoal individualmente, em conjunto com os prazos nos quais
as tarefas devem ser concluídas.
Exemplo de como as tarefas chave podem ser representados no plano com
prazos.
Gestão do evento
Os planeamentos geral e detalhado acima discutidos, dão-lhe a orientação para
obter e organizar os recursos e soluções necessários para o evento a ser realizado.
Avaliação dos resultados
Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para verificar se
atingiu os objectivos.
Descrição geral do planeamento de projectos de eventos
Objectivo de cada etapa
A etapa de «conceptualização» é a etapa das ideias em que vários pensamentos
são apresentados e discutidos. O seu objectivo é proporcionar uma base para o início do
desenvolvimento do evento e é também a altura em que se decide realizar ou não o
evento.
A etapa do «planeamento geral» proporciona a oportunidade para organizar os
pensamentos e colocá-los numa sequência lógica. O seu objectivo é definir para onde
vai e o que irá necessitar ao longo do caminho para o seu destino.
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A etapa do «planeamento detalhado» descreve as operações a serem levadas a
cabo para produzir o evento. O seu objectivo
objectivo é descrever como irá atingir os seus
objectivos, isto é, os métodos, procedimentos e processos que devem ser realizados por
cada indivíduo envolvido, de forma a conseguir o resultado desejado.
A etapa da «gestão do evento» é o culminar de meses de árduo
ár
trabalho de
preparação e realização de tarefas para permitir a realização do evento. O seu objectivo
é monitorizar o que é necessário que aconteça durante o evento, para que este decorra
sem problemas e com sucesso, e para que se consiga agir de imediato
imediato caso algo corra
mal.
A etapa de «avaliação dos resultados» é a etapa final e, apesar dos resultados finais
serem importantes, a avaliação não acontece apenas no fim do evento. Os resultados
devem ser monitorizados ao longo das cinco etapas do projecto, para que se possam
introduzir alterações no seu planeamento se necessário. O objectivo desta etapa final é
confrontar os resultados reais do evento com os critérios de sucesso previamente
estabelecidos, bem como identificar áreas a melhorar em eventos semelhantes
semelhantes no futuro.
Actividades envolvidas em cada etapa
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A relação entre as etapas
Embora as etapas sejam identificadas separadamente, cada uma proporciona
uma ligação à etapa seguinte. O planeamento detalhado não pode ser realizado enquanto
o plano geral e o rumo estratégico para o evento não tenham sido definidos.
Consequências de um mau planeamento
Consequências para o evento
Um mau planeamento pode ter graves consequências, resultar em rupturas, num
evento de fraca qualidade, num número reduzido de participantes e em clientes e
patrocinadores insatisfeitos.
As consequências mais graves poderão resultar de negligência no planeamento
da saúde e segurança do pessoal e dos participantes no evento, o que pode resultar em
danos físicos ou mortes.
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Consequências para os organizadores
Para além da perda de reputação e da má imagem, um acidente que ocorra no
evento seu poderá resultar em acções legais, má publicidade, perda de futuros negócios
e no pagamento de compensações financeiras às vítimas do acidente, o que poderá levar
o seu negócio à falência.
Liderar comités e equipas de projecto / trabalhar eficazmente
com os colegas
As características especiais dos projectos de organização de eventos
Os projectos de organização de eventos têm características idênticas,
nomeadamente:
Decorrem num determinado período de tempo (com início e fim definidos);
Existe uma definição clara de funções e responsabilidades em relação ao
resultado final;
Cada projecto é único;
São definidas tarefas com riscos conhecidos;
Os recursos disponíveis são limitados;
Existem tarefas interdependentes;
A organização depende do plano.
A organização de projectos como uma forma de organização de
eventos
As características típicas de uma organização de projectos no sector de eventos são
as seguintes:
Um reduzido número de níveis hierárquicos;
Diversos projectos em simultâneo;
Um elevado grau de autonomia dentro dos projectos em relação ao seu conteúdo
e gestão financeira;
Flexibilidade na composição das equipas de projecto e na liderança das equipas;
Criação de grupos de trabalho transversais no funcionamento dos serviços
(recursos humanos, gestão financeira, equipamento técnico, etc.);
Liderança orientada para as equipas
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A gestão de projectos como o método adequado de gestão de eventos
Embora diferentes eventos possam partilhar funcionários e recursos, cada evento
individual é um projecto independente.
Requisitos para a criação de relações de trabalho produtivas na
organização de projectos
Os membros de um pequeno grupo de trabalho com funções limitadas têm de
ter:
Objectivos comuns;
Sólidas relações de trabalho;
Um compromisso com o trabalho em equipa;
Um espírito de comunidade extraordinário;
Uma capacidade para desenvolver uma forte coesão de grupo.
O sucesso do trabalho em equipa é baseado na integração:
Das pessoas numa equipa de trabalho;
Das funções das diferentes pessoas numa função de equipa;
Dos diferentes pontos de vista numa maior unidade.
O trabalho em equipa constitui a base de uma relação de trabalho produtiva, uma
vez que promove:
Uma consciência das funções e responsabilidades de cada indivíduo e também
as funções e responsabilidades dos outros colegas de equipa;
O estabelecimento de relações construtivas;
O fornecimento, procura e troca de informação;
Uma resolução construtiva dos desacordos e conflitos;
A utilização de métodos de comunicação adequados às necessidades individuais;
A motivação dos membros da equipa.
Para a liderança de projectos de organização de eventos, isto implica:
Uma elevada aceitação pessoal por parte dos outros membros da equipa;
Uma capacidade para representar a equipa e as suas funções a outras pessoas
fora da equipa;
Uma autoconfiança e competência social elevadas;
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Uma elevada competência pessoal na gestão de eventos;
Uma confiança nas capacidades e competências dos colegas;
Uma confiança na motivação dos membros da equipa para produzirem o
máximo de resultados;
Na medida do possível, actividades limitadas a funções de gestão (tornar
recursos disponíveis, organização óptima do ambiente, manutenção do
entusiasmo, evitar e resolver conflitos, identificar problemas e introduzir
soluções, etc.);
Delegação de tarefas para que os outros as executem;
Identificar pontos fracos e problemas com a devida antecedência;
Utilizar técnicas de intervenção adequadas;
Motivar outros membros da equipa;
Ser honesto e aberto com os membros da equipa;
Mostrar respeito pelos outros membros da equipa;
Proteger informação sensível sobre os colegas;
Identificar factores psicológicos, sociais, organizacionais e económicos que
podem afectar o funcionamento da equipa e tomar medidas para garantir que
estes factores não prejudicam o cumprimento dos seus objectivos;
Pensar e actuar de forma global;
Tomar medidas decisivas e adequadas logo que seja necessário.
Equipas de projecto
Organizações em que existe uma única equipa de projecto, que trabalha
simultaneamente em diferentes projectos.
Os comités – critérios de coordenação
Para além da perspectiva económica, a coordenação dos comités tem que se basear em
aspectos orientados para o trabalho de equipa.
Trabalhar de forma eficaz com contactos externos
Trabalhar com pessoas exteriores à organização
Faz parte de qualquer projecto trabalhar em conjunto com contactos externos.
Estes podem incluir contactos que fornecem ou que procuram serviços.
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A estrutura dos projectos de organização de eventos
A gestão de projecto nos eventos
Quando nos referimos a projectos de organização de eventos, surge
automaticamente a ideia da gestão destes projectos.
O sector dos eventos está sujeito às seguintes pressões:
Necessidade de sucesso;
Aumento da concorrência no mercado;
Requisitos de qualidade mais exigentes;
Orçamentos mais reduzidos;
Maior profissionalismo.
Será possível gerir eventos utilizando estes métodos de gestão profissional? A
gestão
Profissional significa neste caso:
A utilização de métodos e ferramentas de organizacionais eficazes;
Uma liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos;
O desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos.
Métodos de gestão profissional
A utilização de métodos e ferramentas de organização eficazes;
Liderança e organização eficazes das pessoas e recursos envolvidos;
Desenvolvimento de processos eficazes para atingir os objectivos.
Modelo de cinco fases
1. Identificação da ideia (tema, slogan, etc.);
2. Planeamento orçamental;
3. Aquisição de recursos;
4. Planeamento do processo;
5. Liderar a equipa do projecto.
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O planeamento fundamental
1. Definir os objectivos;
2. Identificar o público-alvo;
público
3. Definir o enfoque do evento;
4. Estruturar as linhas gerais do programa do evento;
5. Definir o design do evento;
6. Definir a equipa de projecto;
7. Analisar a viabilidade do evento;
8. Obter aprovação para avançar.
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Definir os objectivos
Muitas vezes estes objectivos não são muito claros ou precisos, e é necessário
definir os objectivos do evento de forma mais rigorosa, quer em termos do seu conteúdo
quer da forma como o evento será realizado, para que a abordagem utilizada seja
consistente com os objectivos e estilo da organização anfitriã.
Identificar o público-alvo
A definição precisa do público-alvo tem uma influência muito importante no
conteúdo e programa do evento, na escolha do local, data e design do evento e ainda nas
medidas de marketing, que devem ser adequadas à natureza do público-alvo.
Definir o enfoque do evento
Os principais temas e muitas vezes o slogan do evento são definidos durante a
fase do planeamento fundamental. Numa fase posterior são analisados o conteúdo do
programa detalhado e os métodos de transmissão.
Estruturar as linhas gerais do programa do evento
O conteúdo do evento é seu elemento "central" e deve ser definido na fase do
planeamento fundamental. Em torno deste elemento central poderão ser organizados
outros eventos.
Definir o design do evento
Na definição do design do evento estabelece-se o conteúdo e a respectiva forma
de transmissão. Mais uma vez é importante não esquecer os objectivos do evento.
Definir a equipa do projecto
A gestão e as principais funções e responsabilidades são definidas durante a fase
de planeamento fundamental. A escolha da estrutura da equipa e da gestão é
influenciada pela natureza das diferentes actividades necessárias para atingir os
objectivos do evento.
Análise da viabilidade do evento
Depois de concluídas as outras tarefas do planeamento fundamental, é possível
tomar uma decisão quanto à viabilidade do evento. Se não for viável, o evento deve ser
abandonado nesta fase ou deverá regressar-se à fase de conceptualização e analisar a
possibilidade de introduzir alterações no conceito do evento que o tornem viável.
Obter aprovação para avançar
É nesta fase que, se for necessário, deverá obter-se aprovação para avançar com
o evento. Só depois de um evento ser considerado viável e ter sido aprovado é que se
deve avançar para a fase seguinte o planeamento organizacional.
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Planeamento organizacional
1. Planeamento estrutural;
2. Planeamento das actividades;
3. Planeamento dos recursos;
4. Planeamento financeiro.
Planeamento estrutural
O planeamento estrutural define a interdependência entre as diferentes pessoas,
equipas, especialidades e áreas de toda a organização.
Planeamento das actividades
No planeamento das actividades, à semelhança de um puzzle, todas as
actividades e responsabilidades têm de ser programadas.
Planeamento de recursos
A identificação dos recursos necessários para o funcionamento do evento é um
aspecto essencial da fase de planeamento organizacional, uma vez que ela serve de base
para a identificação dos custos.
Planeamento financeiro
O planeamento financeiro envolve a identificação de todos os custos e de todas
as receitas previstos do evento para determinar depois o equilíbrio entre os dois.
A preparação do evento
1. Inscrição dos participantes;
2. Marketing;
3. Encomendar materiais impressos;
4. Encomendar o equipamento técnico necessário;
5. Um convite para apresentação de comunicações;
6. Assinatura de contratos;
7. Cooperação com outros serviços;
8. Reuniões dos comités organizadores;
9. Escolha e convite de oradores;
10. Monitorização do orçamento.
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A realização do evento
Na fase de realização do evento é necessário ainda empreender as seguintes
tarefas:
1. Liderar a equipa;
2. Estar preparado para uma "crise";
3. Servir de "ponto de contacto" do evento;
4. Representar a equipa de organização.
A avaliação do evento
A última fase do projecto envolve a avaliação do sucesso ou insucesso do evento.
Definição dos objectivos do evento
Definição de objectivos
Uma das acções básicas e, por isso, muito importante na preparação de um
evento é a definição e explicação precisa do que o organizador pretende atingir
relativamente ao público-alvo do evento.
Os participantes deverão ser capazes de:
Identificar a economia das centrais de energia solar;
Identificar fontes de informação sobre a utilização da energia solar;
Indicar o nome dos fornecedores de centrais de energia solar mais importantes;
Recomendar e planear centrais de energia solar para empresas de arquitectura e
construção.
Como os objectivos precisos ajudam o organizador
A definição precisa dos objectivos ajuda assim os organizadores do evento a:
Concentrarem-se nos assuntos e conteúdos mais relevantes para o público-alvo;
Escolherem os métodos e meios mais eficazes de transmitir os temas e
conteúdos;
Utilizarem locais para a realização do evento adequados aos objectivos e onde o
ambiente e o equipamento sejam apropriados à mensagem que se pretende
transmitir;
Escolherem oradores capazes de captar o interesse dos participantes, pela sua
personalidade e/ou competência;
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Desenvolverem uma hierarquia do evento, obtendo dessa forma a estrutura do
evento mais adequada;
Manterem-se concentrados nas necessidades dos participantes durante a
elaboração do programa;
Utilizarem medidas de marketing e de relações públicas adequadas ao públicoalvo;
Escolher um slogan que traduza a essência do evento;
Desenvolverem um programa social que apoie e reforce os objectivos do evento;
Definirem as tarefas de cada funcionário de forma objectiva;
Promoverem a colaboração entre o promotor e o organizador, garantindo que
ambas as partes trabalhem para os mesmos objectivos.
Realizar pesquisa adequada
Identificar a procura de mercado potencial de um evento
No início da fase de planeamento fundamental, a análise das posições iniciais é
muito importante para o planeamento de um evento.
Para o realizar deve considerar:
Existe procura pelo evento?
Qual é o público-alvo?
Quais são as suas necessidades?
Existem eventos concorrentes?
Que produtos, fundos, métodos, custos e preços permitirão realizar um evento
bem sucedido?
Todos os eventos para serem estudados devem ter os seguintes elementos
relativos a esses eventos:
Os guias dos programas;
Os planos do evento;
Os relatórios de avaliação.
Com isto o realizador irá perceber:
Os hábitos do evento;
As datas adequadas para a sua realização;
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A duração do evento;
A capacidade do espaço do evento;
O número de salas necessárias;
As condições e preço dos bilhetes para os participantes.
O público-alvo
Identificar o público-alvo de um evento
O público-alvo influencia decisivamente:
O conteúdo e curso do evento;
A escolha do local e data do evento;
A escolha das medidas de marketing.
O público-alvo é identificado durante a fase de planeamento fundamental.
Porém, é necessário posteriormente fazer uma análise detalhada dos interesses,
necessidades e atitudes do público-alvo seleccionado.
O planeamento é muito mais fácil se o organizador conhecer bastante bem o
público-alvo.
O design do evento
Visão geral
Durante o processo de design, toda a estrutura do evento é analisada, por
exemplo:
De que tipo de evento se trata?
Quais os métodos de comunicação usados?
Qual é o ambiente?
Quais são as possibilidades experimentais?
Objectivos do evento e diferentes formas de eventos
Para além de planear o evento, o organizador é responsável por realizar o evento.
O objectivo de um evento deverá servir de base à escolha dos métodos sociais e
de comunicação.
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A definição precisa do objectivo contribui substancialmente para uma
preparação e realização bem sucedidas.
Métodos e técnicas
Os métodos de atingir os objectivos são uma área muito importante para o
organizador.
A escolha de métodos possíveis é quase interminável e apenas limitada pelas
capacidades individuais e pelo talento dos oradores, formadores, criadores de bancas de
exposição, designers, apresentadores, etc.
Ambiente
Os eventos não decorrem de forma isolada. Os participantes percorrem muitas
vezes longas distâncias para lá chegar, poderão ter de pernoitar diversas noites e têm de
se orientar em ambientes que não lhes são familiares, quer no local do evento quer na
cidade em que este decorre.
Identificar o que é necessário fazer
Identificar os requisitos
Requisitos Contratuais
Um contrato é um acordo escrito sobre a organização do evento, assinado por
duas ou mais partes e vinculativo para todas. Existem acordos verbais, embora a
utilização deste tipo de acordos não seja recomendada. A existência de contratos
escritos devidamente assinados e datados são uma base essencial para uma organização
bem sucedida e sem incidentes.
O contrato deve incluir:
Dados dos outorgantes (denominação social, endereço, representação);
Dados das pessoas que de acordo com o contrato tenham poderes de decisão;
O corpo do contrato, que inclui o objecto, as instalações, os serviços, etc.;
Termos e condições de pagamento e obrigações contratuais.
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Expectativas dos clientes
As expectativas dos clientes devem ser clara e rigorosamente identificadas, para
que seja possível gerir a organização do evento de acordo com as suas necessidades.
As expectativas são geralmente:
A troca de experiências;
As intervenções dos especialistas;
A resolução de problemas;
A transferência de conhecimentos;
A troca de resultados;
Os contactos sociais;
Encontrar-se com outros participantes para realizar trocas.
Imagem organizacional
Todas as organizações no sector dos eventos devem ter uma boa reputação.
As consequências das restrições
Há restrições que podem afectar a organização de um evento, exigindo por
exemplo que o organizador altere as práticas de trabalho normais.
Consultar as pessoas adequadas
Indivíduos
Clientes
O cliente deve ser o centro de todas as atenções. A chave do sucesso no sector
dos eventos é compreender as necessidades do cliente, satisfazer essas necessidades e
«orientar» o cliente rumo ao sucesso do evento, o que pode, por vezes, implicar recusar
de forma delicada uma sugestão irrealista do cliente.
Especialistas
Os especialistas têm uma função crucial na realização do congresso.
Estes podem apoiar o sucesso do evento dando sugestões acerca do tipo de
comida que se pode oferecer bem como da forma de fornecer a comida, em função dos
requisitos do evento.
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Outros colaboradores
Há muitos outros colaboradores envolvidos no evento, nomeadamente
funcionários de apoio, assistentes, mensageiros, pessoal da segurança, da informação,
etc.
Estas pessoas contribuem para o evento prestando serviços de apoio.
Autoridades
Companhias de Seguros
Os seguros representam um requisito muito importante para a organização de
eventos, e é necessário identificar quais as áreas de risco e que aspectos específicos
deverão ser cobertos por seguros.
Serviços de Emergência
No caso de surgir uma emergência, deve ser seguido um plano de emergência.
Os organizadores devem estar especialmente cientes de:
A localização das saídas de emergência;
Os meios de anunciar as emergências;
Os pontos de encontro em caso de evacuação de um edifício devido a um
incêndio;
As responsabilidades delegadas e procedimentos de reporte;
Como ter acesso aos serviços de assistência médica;
A lista de números de telefone para aceder rapidamente aos serviços relevantes.
Autoridades Locais
O sector de eventos necessita muitas vezes do apoio das autoridades locais para
a organização dos eventos. A importância de garantir o cumprimento dos requisitos das
autoridades locais não deve nunca ser subestimada.
As Autoridades de Licenciamento
É necessário trabalhar em conformidade com a legislação local, regional e
nacional relativamente a licenças necessárias para um evento.
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Organizações
Fornecedores
A escolha de bons fornecedores, que ofereçam produtos e serviços de qualidade
a um bom preço, é um factor decisivo para o sucesso de um evento.
Organizações especializadas
É necessário por vezes recorrer durante o evento a organizações especializadas.
Delinear as acções necessárias
Satisfazer as necessidades
As necessidades dos Clientes
O cliente é o centro de toda a actividade organizacional. Sem o cliente e as suas
necessidades não haveria evento.
Necessidades organizacionais
Por vezes o organizador de eventos pode ser responsável pela organização de
mais do que um evento em simultâneo, devendo, neste caso, tentar equilibrar as
necessidades do cliente com as necessidades da sua própria organização.
Requisitos legais
A maior parte dos eventos são realizados em países desenvolvidos pelo que os
requisitos legais são geralmente semelhantes, ou mesmo idênticos.
Tomar em consideração os requisitos dos outros
Resultados das consultas
Durante a organização de eventos é necessário realizar reuniões pessoais,
consultas, recolha de informação, negociar e procurar soluções para os problemas e
definir a melhor forma de atingir os resultados desejados.
Requisitos das autoridades
Dada a necessidade de cumprir toda a legislação relevante, é aconselhável
procurar um consultor local que possa aconselhá-lo sobre regras das autoridades com as
quais não esteja familiarizado.
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A importância de tomar em consideração estes requisitos
Um planeamento inadequado das acções necessárias para identificar e tomar em
consideração as recomendações resultantes das suas consultas, bem como dos requisitos
das autoridades, pode ter consequências graves no seu evento.
Melhorar o evento
Saúde e segurança
Para garantir a saúde e segurança dos participantes e funcionários do evento, o
organizador deve antes de mais cumprir todos os critérios legislativos relevantes no que
respeita às questões da saúde e segurança, bem como qualquer legislação local que
possa afectar o evento.
Segurança
Os organizadores devem também planear todas as acções necessárias para
garantir uma segurança adequada durante o evento.
O timing e o encadeamento das actividades
Promover as actividades
É necessário reservar tempo suficiente para realizar todas as actividades de uma
forma eficiente e eficaz. Isto significa que os organizadores devem calcular quanto
tempo deverá levar cada actividade e definir um prazo para a sua realização.
Tirar o maior partido dos recursos
Uma das competências que um organizador de eventos deve desenvolver é a
capacidade de tirar o maior partido dos recursos disponíveis, mesmo que estes sejam
limitados em termos de orçamento, de funcionários e de tempo.
Para o realizar o organizador devera conseguir negociar.
Como o encadeamento das actividades
Com a experiência, o organizador vai desenvolvendo a percepção de quanto
tempo é necessário atribuir a cada actividade, mas, em geral, ele deve permitir realizar a
actividade e ainda verificar se esta foi concluída correctamente e em conformidade com
os necessários padrões de qualidade.
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Monitorização do Planeamento
Ao definir datas para a realização de tarefas, é possível determinar se estas
foram ou não concluídas no prazo definido.
ATRIBUIR RESPONSABILIDADES
Identificar funções e responsabilidades
A identificação das funções e responsabilidades é o passo mais importante do
processo do planeamento.
O Director do projecto define as funções que devem ser realizadas pelos outros
colaboradores ou por organizações externas que assumam responsabilidades na
implementação de determinados aspectos do evento.
Elaborar um plano geral
Pormenores do plano
Nível de pormenor requerido
É essencial elaborar um plano geral que cumpra os objectivos nele definidos.
Fornecer pormenores para permitir aos outros cumprirem os requisitos
O plano deve também permitir que os departamentos e organizações externas
possam elaborar planos mais detalhados de acordo com as suas próprias práticas de
trabalho.
Interacção entre os diferentes aspectos do evento
Os funcionários mais importantes devem ter acesso aos pormenores do trabalho
desenvolvido por outras pessoas que possam ter impacto sobre as suas próprias
actividades.
Consequências de planos inadequados ou incompletos
As consequências de um planeamento não rigoroso ou incompleto podem ser
muito graves.
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Parte prática
Lançamento de um sistema operativo
Lista de Convidados
Convidados VIP
Ana Paula Neto Martins
Pedro Miguel Moreira da Silva
Maria de Belém Moreira Machado
Manuel Fernando da Silva Torres
Miguel Ângelo Viera Machado
Paulo Jorge Pacheco Martins
Filipe André Leal Bessa Cabral
Jorge André Pacheco Martins
Convidados
Beel Gates
André Costa
Manuel Costa
Vítor Fonseca
Fernando Fernandes
Nuno Reis
Filipe Castro
António Machado
Tânia Silva
Joana Costa
Bill Steve
Lara Croft
Manuel Augusto
Tiago Marcelo
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Jorge Nuno
Ricardo Frederico
Carolina Beatriz
Rosa Armanda
Cátia Casimira
Nuno Pinto
Carlos Machado
Funcionários da Microsoft (150 Pessoas)
VIP’S
Os VIP’S terão uma recessão com um tapete vermelho, e estarão sentados na
única mesa rectangular, que se situara muito perto do apresentador
Requisitos para o local de lançamento:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Lotação para 179 pessoas;
O local deve ser uma Quinta;
Local bonito e de qualidade exorbitante;
Decoração com a cor predominante azul claro;
Local Espaçoso;
Ar condicionado;
Entradas leves, pratos e sobremesas variados (um Prato de Carne e Outro de
Peixe)
8. Boa iluminação;
9. Musica de fundo;
10. Mesas redondas;
11. Fogo de Artificio.
Necessidades:
1.
2.
3.
4.
5.
Projector led 1280X800 HD;
Tela;
Computador com o Windows Vista e outro com o Seven;
Sistema de som 7.1 de elevada qualidade;
Lembranças.
Quinta Plaza – 25000€
1. Tudo incluído;
2. Cheto a musica de fundo.
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Escola Secundária de Paços de Ferreira
ESPF
Quinta Solar do Burguês - 15000€
1. Tudo Incluído, com recepção aos VIP’s
2. Oferecem lembranças.
Convite
Vº ex esta convidada par o lançamento do sistema
operativo WINDOWS 7, a realizar-se no dia 30 de
Janeiro de 2010. O lançamento está marcado para as
15:30 da tarde.
Agradecemos confirmação
255891658
Convite normal
Vimos por este meio convidar Vºex Ana Martins
para o lançamento do sistema operativo WINDOWS 7, a
realizar-se no dia 30 de Janeiro de 2010. O lançamento
está marcado para as 15:30 da tarde.
VIP
Agradecemos confirmação
255891658
Convite VIP
Programação
11:00
12:00
13:30
16:00
17:30
19:00
20:00
Recepção
Entradas
Almoço
O novo Sistema operativo
Palestra
Lembranças
Fogo de Artificio
Sujeito a alteração ou atraso
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Ementa
Entradas
1ºPrato
2ºParto
3ºPrato
Sobremesa
Lembranças
Rissóis, bolinhos, enchidos, croquetes.
Sopa, Canja
Bacalhau a Gomes de Sá
Leitão
Gelado, bolo
Crachá Microsoft
Orçamento
Quinta Solar do Burgues
15.000,00 €
Projector led 1280X800 HD;
1.200,00 €
Tela;
60,00 €
Computador com o Windows Vista e outro com o Seven;
1.500,00 €
Sistema de som 7.1 de elevada qualidade.
1.100,00 €
Lenbranças
100,00 €
Total
18.960,00 €
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Conclusão
Neste trabalho abordei a organização de eventos bem como uma parte pratica
que o demonstra organizei um invento que e o lançamento de um produto.
Para realizar um evento temos de ter vários aspectos em conta como a ementa,
visto que em certas culturas as pessoas não comem certos alimentos, mas como este
exemplo poderia mostrar outros como as roupas.
Para que o evento decorra sem problemas, devera ser tudo pensado.
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Bibliografia
Módulo E – Gestão de Eventos.
Módulo D9 – Elaboração de planos para a manutenção da saúde e segurança em
eventos.
Módulo D10 – Elaboração de planos para lidar com situações de emergência em
eventos.
Módulo E – Gestão de eventos.
Módulo F – Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos.
Sessão de formação através da Internet intitulada «A gestão de projectos em reuniões e
congressos – a preparação de eventos».
Módulo C1 – Estruturação de equipas e comissões de projectos de organização de
eventos.
Módulo D8 – Elaboração de planos para a gestão da segurança em eventos (ver Anexo
A Recursos – Apêndice 1 – Gestão de Conflitos).
Módulo A5 – O processo e as etapas da gestão de projectos de organização de eventos.
Módulo C1 – Estruturação de equipas e comités para a elaboração de projectos de
organização de eventos.
Módulo D2 – Elaboração de programas de eventos detalhados – Introdução.
Módulo D2A – Elaboração de programas de eventos detalhados para reuniões,
conferências e congressos.
Módulo D2B – Elaboração de programas de eventos detalhados para exposições e
feiras.
Módulo D3 – Planeamento e implementação de actividades promocionais, de marketing
e vendas em eventos.
Módulo D6 – Elaboração de planos para a montagem, realização e desmontagem de
eventos.
Módulo F – Avaliar e reportar os resultados dos projectos de eventos.
Sessão de formação através da Internet intitulada "Visão geral e introdução"
Sessão de formação através da Internet intitulada "Métodos sociais e de comunicação
em conferências e congressos".
Módulo A6 – Liderança de Equipas de Projecto e de Comités de Eventos
Secção de aprendizagem electrónica – Gestão de Projectos de Convenções e Congressos
– Plano de Organização.
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Módulo D6 – Elaboração de planos para a montagem, funcionamento e desmontagem
de eventos
Módulo D10 – Elaboração de planos para emergências em eventos
Módulo E – Gestão de eventos
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