SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DE FLUXO DE CAIXA DO

SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DE FLUXO DE CAIXA
DO SETOR DE APOIO FINANCEIRO (ULBRA–GUAÍBA)
Alessandra Lubbe1
Alexandre Evangelista2
Jeandro Perceval3
José Ramiro Pereira4
Luiz Gustavo Mahlmann5
RESUMO
Este artigo traz uma abordagem da análise e levantamento de dados para o projeto de
desenvolvimento de um Sistema de Controle de Fluxo Interno de Caixa para o setor de Apoio
Financeiro do Campus ULBRA - Guaíba.
Palavras-chave: projeto de desenvolvimento, análise.
1 - INTRODUÇÃO
Este artigo apresenta uma análise para o desenvolvimento de um sistema para controle
de fluxo interno de caixa e controle de requisições para o setor de Apoio Financeiro da
Universidade Luterana do Brasil, campus Guaíba.
Atualmente o setor dispõe para controle do fluxo do caixa, uma planilha em Excel,
onde o funcionário do setor atualiza com os lançamentos diários. Para o controle de
requisições de serviços, o setor utiliza planilhas em Excel onde os funcionários devem
preenchê-las e encaminhá-las ao setor responsável para aprovação ou não, e após são
encaminhadas ao setor de Apoio Financeiro. Estes processos tornam-se burocráticos, e podem
gerar erros, perdendo a confiabilidade dos dados.
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Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <[email protected]>
Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <[email protected]>
3
Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <[email protected]>
4
Acadêmico do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <[email protected]>
5
Professor Orientador do Curso de Sistemas de Informação da ULBRA Guaíba, <[email protected]>
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OBJETIVOS DO TRABALHO
O objetivo deste trabalho é, através do desenvolvimento de um sistema para controle
do fluxo interno de caixa e requisições, melhorar o controle e acesso aos lançamentos do
caixa, tornando os dados mais confiáveis e agilizando o processo de controle do fluxo de
caixa, garantindo assim a integridade dos dados lançados.
Este sistema terá acesso controlado por login e senha, sendo que os dados terão
restrições de acesso. O seu desenvolvimento será feito com o emprego de uma linguagem
adequada aos padrões do software livre, assim como o ambiente de uso será a internet, a fim
de que o sistema esteja disponível em qualquer estação de trabalho da Intranet existente.
2 - REFERENCIAL TEÓRICO
Para a análise dos dados levantados e modelagem do sistema, foi utilizada UML [FUR
98], através do Diagrama de Caso de Uso, um diagrama que mostra como agentes externos,
pessoas e/ou outros sistemas, interagem com o sistema a ser desenvolvimento e quais
interações são possíveis para cada agente externo. Diagrama de Classe, que mostra as classes
que o sistema possuirá, com seus atributos e suas possíveis operações. E por fim, o Diagrama
de Seqüência, que demonstra as seqüências dos processos do sistema, suas respostas e
mensagens que são trocadas entre os objetos e os casos de uso.
3 - DESCRIÇÃO DOS REQUISITOS
3.1 Levantamento dos Dados
Escolhemos a técnica de entrevista como técnica de levantamento de dados a ser
utilizada com o cliente, tendo como foco principal o funcionário responsável por toda a parte
contábil do campus ULBRA Guaíba. Após a realização da entrevista foram levantados os
seguintes dados sobre o processo atual realizado no setor.
3
3.1.1 Processo Atual de requisição de materiais ou pagamentos
No processo atual, para que o funcionário possa fazer a requisição de materiais ou
pagamentos, o mesmo preenche um formulário padrão. O próprio funcionário encaminha o
requerimento de projeto para aprovação da diretora. Após o documento ser autorizado é
encaminhado para o setor financeiro aos cuidados do funcionário responsável. Este verifica a
disponibilidade de saldo e faz a previsão de pagamento, comunicando o prazo para o
solicitante.
Para efetuar o pagamento de fornecedores, com valores acima de R$ 400,00, é
necessário um pré-cadastro do mesmo feito pelo campus de Canoas.
O processo é feito de forma manual desde sua origem até a sua conclusão. Todo fluxo
financeiro é controlado através de planilha eletrônica, controle este feito e mantido pelo
funcionário responsável pelo setor.
3.2 Análise de Requisitos
Com a realização da entrevista foram detectados os seguintes problemas no sistema
atual:
•
Controle feito manualmente;
•
Conforme o aumento de solicitações, o acesso a estes documentos torna-se
dificultado;
•
Tempo de resposta da solicitação podendo ser dificultado devido ao aumento
da demanda de solicitações;
•
Falta de segurança no armazenamento de documentos e informações: ex.:
arquivo corrompido, acidente no local aonde são armazenados os documentos.
•
Necessidades do processo atual: Desburocratização e otimização do processo;
•
Maior acessibilidade das solicitações;
•
Rapidez na busca de determinadas informações;
•
Menor tempo de resposta para conclusão das solicitações;
•
Maior segurança dos dados;
•
Maior agilidade no processo;
4
•
Restrições de acesso aos dados, fornecendo maior segurança;
3.3 Solução Proposta
De acordo com o contexto apresentado a solução proposta para o desenvolvimento do
novo sistema apresenta as seguintes características:
a) Cadastros de funcionários/usuários: Um funcionário responsável pelo setor
financeiro cadastrará os usuários que possam solicitar requisições de compra.
b) Cadastro de fornecedores: Quanto um usuário for requerer uma compra, o
mesmo deverá verificar se o fornecedor já está cadastrado no sistema, caso
contrário o próprio usuário será responsável pelo cadastro do mesmo.
c) Atualização de saldo: O sistema disponibilizará um formulário para atualização
do saldo quando o funcionário do setor financeiro julgar necessário.
d) Controle de requisições: No momento de uma nova solicitação, a requisição
passará a ser controlada, pelos atores envolvidos, através do seu status. Isso
indicará qual o próximo usuário à “fazer uma ação (usuário financeiro ou
diretora)”.
e) Relatório de requisições: O usuário terá a sua disposição relatórios, onde obterá
informações sobre todas as requisições já inseridas no sistema.
3.4 Requisitos de Hardware e Software
Por tratar-se de uma aplicação web o equipamento requerido, tanto para o seu
desenvolvimento quanto para a utilização, não exige uma configuração especial, no entanto a
utilização de um equipamento que será o servidor da aplicação terá uma configuração melhor
referente à quantidade de memória.
A aplicação será desenvolvida com as seguintes tecnologias:
•
Sistema Operacional Windows XP [XP 2007]
5
•
Servidor Apache TomCat para Windows [TCAT 2007]
•
Linguagem HTML + CSS [HTML 2007] , JavaScript [JSC 2007] e JSP [JSP
2007]
•
Banco de Dados MySql 5 [MYSQL 2007]
•
IDE Eclipse para desenvolvimento Java [JAVA 2007]
Será necessário um servidor com a configuração abaixo:
•
Sistema Operacional Windows 2000 ou superior [W2000 2007]
•
Servidor Apache TomCat para Windows
•
Banco de Dados MySql 5
Para a utilização do sistema são requeridos os seguintes softwares para as estações de
trabalho:
•
Sistema Operacional Windows 98 [WIN98 2007] ou superior
•
Internet Explorer 6.0 ou superior
4 - PROJETO CONCEITUAL
A figura 1 mostra a solução proposta através do diagrama de casos de uso, onde o
mesmo determina quais são os atores envolvidos no sistema (pessoas que interagem com o
sistema), os módulos que tem acesso e suas funcionalidades.
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Figura 1 - Caso de Uso Sistema de Atendimento
5 - PROJETO LÓGICO
A figura 2 mostra as tabelas que compõem o banco de dados, seus atributos e os
respectivos relacionamentos (Diagrama Entidade-Relacionamento) [CHE 90].
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Figura 2 – Diagrama Entidade-Relacionamento
6 - SISTEMA
A estrutura projetada para o sistema é constituída de 4 camadas: topo, menu
horizontal, conteúdo e rodapé. No topo é mostrado ao usuário um banner com o logo da
Universidade Luterana do Brasil. Na camada para o menu horizontal, estão os links para os
módulos do sistema, alem de mostrar a data e o nome do usuário logado. Na camada de
conteúdo, são visualizados os módulos chamados através de um clique no respectivo menu.
Nele é possível adicionar novos registros e também visualizar e alterar informações
armazenadas. O usuário também dispõe de filtro para poder restringir sua busca, onde ele
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insere o nome do fornecedor (por exemplo) e clica com o mouse no botão pesquisar. No
rodapé, apenas é apresentado o nome da instituição.
Para o usuário poder acessar o sistema, o mesmo deverá informar um login e senha
válida, digitando nas respectivas caixas de texto na tela e em seguida clicando no botão ok.
O sistema é capaz de cadastrar usuários, setores, fornecedores e requisições para serem
analisadas por um usuário responsável, que indicará que o item ou projeto requerido, poderá
ser adquirido, ou não.
7 - DIAGRAMA DE NAVEGAÇÃO
Foi elaborado, conforme figura 5, o diagrama que mostra o mapa para navegação do
sistema.
Figura 5 – Diagrama de Navegação
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8 - CONCLUSÃO
Ao finalizar este projeto, concluí-se que a partir da solução proposta é possível
simplificar um processo já existente, apresentando uma ferramenta que integre os demais
setores na execução do processo, sendo assim pretendeu-se desenvolver um sistema de fácil
utilização tanto para o setor de Apoio Financeiro, que gerencia as requisições, quanto para os
demais setores, que irão realizar as requisições de serviços.
A solução desenvolvida visa a agilidade do gerenciamento das requisições podendo
efetuar consultas, lançamentos além da melhora em relação a segurança das informações, por
tratar-se de uma solução web, torna-se uma aplicação leve atendendo os equipamentos dos
setores envolvidos.
9 - BIBLIOGRAFIA
[CHE 90] CHEN, Peter; Modelagem de Dados. A Abordagem Entidade-Relacionamento para
Projeto Lógico. São Paulo: McGraw-Hill: 1990. 80p.
[FUR 98] FURLAN, José Davi; Modelagem de Objetos através da UML – Makron Books.
1998. 225p
[JAV WEB] http://java.sun.com/products/jsp/ - Java Server Pages Technology – acesso dia
20/03/2007
[MSQL WEB] http://dev.mysql.com/doc/refman/5.0/en/index.html - MySQL AB :: MySQL
5.0 Reference Manual – acesso dia 20/03/2007
[JAV 2005] Deitel, H.M. Java: Como programar / H.M. Deitel, P. J.Deitel; traduçao Edson
Furmankiewicz ; 6. edição - São Paulo – 2005
[JUDE WEB] http://jude.change-vision.com/jude-web/download/document.html#guide –
UML Modeling Tool – JUDE – acesso dia 20/03/2007
10
[WINXP 2007] http://www.microsoft.com/brasil/windowsxp/default.mspx - acesso dia
05/06/2007
[W2000 2007] http://www.microsoft.com/windows2000/default.mspx - acesso dia
05/06/2007
[TCAT 2007] http://tomcat.apache.org/ - acesso dia 05/06/2007
[ECP 2007] www.eclipse.org – acesso dia 05/06/2007
[JSP 2007] http://www.sun.com/training/catalog/courses/SL-314.xml - 05/06/2007
[JSC 2007] http://www.sun.com/training/catalog/courses/SEM-DTJ-2121.xml - 05/06/2007
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[HTML 2007] http://www.w3.org/MarkUp/ - 05/06/2007