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GED no suporte à logística de alto valor agregado
1. INTRODUÇÃO
Com profissionais altamente treinados e diversas certificações de qualidade, cada
operação de uma empresa de logística envolve vários documentos, como habilitações
específicas dos motoristas, guias de procedimentos e permissões.
Todo o processo era feito manualmente, comprometendo a segurança e integridade dos
documentos. Foi quando a transportadora optou pela implantação de um sistema de gestão
eletrônica de documentos (GED). O sistema tornou o trabalho mais simples e rápido para os
funcionários e acrescentou a segurança necessária à operação, principalmente pelas
funcionalidades de controle de validade dos documentos, gerenciamento dos acessos e
rastreabilidade.
Na visão da diretoria da empresa essas melhorias são importantes no atual momento do
mercado de logística, de racionalização operacional e alta qualidade de serviço.
O grupo detêm 3 empresas de logística com cerca de 150 funcionários no pátio
operacional, 70% dos quais saem diariamente para atender clientes. Além de suportar as
operações da área de expedição, o GED cumpre uma função fundamental na gestão de
Recursos Humanos, principal diferencial estratégico da companhia. A empresa, com sede em
Duque de Caxias, RJ, atua desde 1960 no setor de logística, atendendo a grandes indústrias
dos ramos petroquímico, siderúrgico e petrolífero.
1.1. Objetivo do trabalho
O objetivo do trabalho foi implantar o gerenciamento eletrônico dos prontuários dos
motoristas e operadores de equipamentos, de modo a facilitar a atualização dos documentos,
bem como agilizar sua consulta. A principal expectativa era garantir a integridade da
documentação envolvida e antecipar a renovação de documento.
1.2. Situação anterior
Toda vez que um cliente solicitava um carregamento, era preciso coletar uma série de
documentos que comprovassem a habilitação do motorista/operador para a realização do
trabalho, entre outras exigências específicas. Um processo trabalhoso e arriscado. Como a
empresa funciona 24 horas, muitas vezes este procedimento era realizado de madrugada. O
encarregado do serviço ia ao departamento pessoal; entrava na sala de arquivo; abria o
arquivo; vasculhava as pastas; pegava os documentos originais (CNH, atestado de saúde,
certificados de treinamento etc.); tirava cópia destes; anexava à ordem de serviço; entregava
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ao motorista; e, no dia seguinte, alguém tinha de guardar os documentos e fechar a sala.
Na pressa para executar os serviços, ou no cansaço dos turnos da noite, o risco de
molhar, rasgar, manchar e até extraviar os documentos era praticamente incontrolável com
procedimentos manuais.
2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO
O projeto foi desenvolvido pela consultora Elaine Restier, a empresa de TI fornecedora
do GED e as equipes de TI e RH da empresa de logística.
Em menos de um mês foi implantado um GED totalmente adaptado aos requisitos
específicos da empresa. O projeto, com início em maio de 2006, contou com as seguintes
etapas: definição dos documentos a ser controlados pelo sistema, desenvolvimento da
arquitetura da informação, customização e implantação do sistema, digitalização e carga.
2.1. Levantamento tipológico
Foi levantada a diversidade de documentos arquivados no prontuário de cada
colaborador. Conforme o perfil funcional, definiu-se o conjunto de documentos necessários de
controle: motorista carreteiro, operador, administrativo etc. Este trabalho mapeou 30 tipos de
documentos que exigiam controle para 6 funções básicas.
Para justificar o controle de um documento era necessário pelo menos um dos
seguintes requisitos:

controle de expiração - para garantir sua renovação antes do prazo,

demanda legal - obrigatório para o cadastro do funcionário ou despacho da
mercadoria e/ou

exigência do cliente – para o recebimento do carregamento.
2.2 Arquitetura da informação
Com o alto turn over dos funcionários, a arquitetura de informação não pôde replicar a
clássica organização de pastas suspensas individuais. A estrutura seria infinita e a
digitalização/publicação de documentos seria comprometida.
A melhor prática de mercado manda que uma boa arquitetura deve apresentar um
conceito simples, ter um tamanho bem dimensionado e uma gestão de acesso facilitada. A
arquitetura implantada neste caso começava pela seleção da empresa do grupo, seguida do
perfil funcional do colaborador e, por último, o tipo de documento.
A escolha por este conceito foi feita privilegiando a rapidez na publicação do documento
e a facilidade do controle de acesso do encarregado de cada empresa.
Cada tipo de documento tem um responsável pela sua renovação (atestado de saúde,
CNH, treinamento etc.). Esta arquitetura permitiu configurar o sistema de forma que o
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funcionário do RH receba o alerta somente do tipo de documento do qual deve providenciar a
renovação.
Figura 1 – Arquitetura Sugerida
>> Empresa do Grupo
>> Função
>> Tipo de Documento
2.3. Solução de GED
A solução de GED implantada deveria atender às seguintes necessidades:

controle de acesso conforme o perfil de usuário;

módulo de captura (digitalização);

metadados parametrizáveis pelos próprios usuários;

controle de expiração de documento e

filtro de busca.
Além disto, buscava-se uma ferramenta web, compatível com a plataforma Microsoft
(Windows / SQL), desenvolvida em linguagem atual de mercado, com a possibilidade de
integração com outros sistemas.
Os metadados são atributos que têm por objetivo identificar a origem do documento ou
imagem. Estes atributos também servem como filtros de busca, tornando a recuperação de um
documento mais assertiva. A possibilidade de personalização dos metadados tornou o sistema
aderente aos processos de negócio da empresa. Foram definidos os seguintes metadados:

Nome do arquivo eletrônico: padrão definido na digitalização.

Título do Documento: nome por extenso do funcionário, sem abreviação.

Data: emissão do documento.

Data de expiração: quando pertinente.

Tipo de CNH: campo a ser selecionado conforme o caso.
2.4. Digitalização
O processo de digitalização dos prontuários foi desenvolvido pela equipe interna da
empresa. A primeira etapa do processo privilegiou os funcionários do pátio operacional, cerca
de 150. Posteriormente, foram digitalizados os documentos dos demais colaboradores,
totalizando 350 prontuários digitalizados.
As imagens eram geradas em PDF, sendo o nome do arquivo identificado pela matrícula
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do funcionário seguida de uma legenda do tipo de documento. Este procedimento facilita a
ordenação dos documentos dentro do sistema, agilizando sua identificação visual.
3. RESULTADOS
Com a adoção do novo sistema, o processo de recuperação de documentos passou de 2
horas para menos de 10 minutos.
Além disto, todo o controle de validade de documentos (CNH, ASO, PCMSO etc) passou
a ser feito automaticamente pelo sistema, que alerta com antecedência sua expiração.
A interação da área de expedição diretamente com o sistema eliminou também a
dependência do departamento pessoal. Esse enxugamento do processo reduziu ainda mais as
margens de erro, com um benefício financeiro imediato: a redução do pagamento de horas
extras, frequentemente necessárias quando o encarregado da expedição tinha que fazer a
coleta de documentos manual.
Embora os clientes continuem a receber os documentos impressos em papel, o recurso
de envio online é cada vez mais valorizado. “Uma companhia que atendemos já recebe
previamente a foto do motorista no computador da portaria, o que agiliza e dá mais segurança
à identificação”, exemplifica o gestor de TI. Com o tempo, a empresa espera que os clientes
entendam mais claramente as vantagens do documento digitalizado, mais fácil e de menor
custo para ser armazenado e gerenciado.
4. EVOLUÇÃO DO PROJETO
A companhia possui a certificação SASSMAQ da Abiquim referente ao sistema de
avaliação de saúde, meio ambiente e qualidade. Desta forma, o próximo processo a ser
gerenciado pelo GED será a emissão e renovação dos certificados, assim como a atualização
das normas e procedimentos.
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