Estatísticas - Colab

Luciano Rocha – Diretor Técnico Enial
Coord..de TI Sec. Geral Mesa da ALES
www.al.es.gov.br - [email protected]
Tel.: 027 3382.3858 - 99712845
GED - ECM
Estatísticas:
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Estatísticas:
25 % - É o percentual de documentos
corporativos em papel que são perdidos
e nunca mais localizados.
Estatísticas:
De acordo com a
Gartner Inc., os
funcionários gastam
entre 30 e 40% do seu
tempo na criação,
pesquisa, recuperação,
reorientação e
organização de
documentos.
Estatísticas:
Uma empresa, em média...
Gasta R$1,00 em mão de
obra para cada documento
arquivado;
Gasta R$32,00 com mão
de obra procurando cada
documento arquivado de
forma errada;
Demora em média 25
horas recuperando cada
documento perdido;
Estatísticas:
Nas empresas…
 7.5% de todos os
documentos são
perdidos;
 Profissionais
gastam 5 a 15%
do seu tempo
lendo as
informações, mas
gastam 50% do
seu tempo
Estatísticas:
Dificuldade de
tomada de decisões
- Informação
correta no tempo
certo.
A informação que
está em papel é
muito mais difícil
de localizar.
Atualmente a
Gestão Eletrônica de Documentos


A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de
Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.
Em linhas gerais, podemos descrever GED como um
conjunto de tecnologias que permite gerenciar
documentos em forma digital. Esses documentos
podem ser das mais diversas origens, tais como
papel, microfilme, imagem, som, planilhas
eletrônicas, arquivos de texto etc.
AS PRINCIPAIS TECNOLOGIAS
RELACIONADAS A GED SÃO:


Capture - Acelera processos de negócio através da
captação de documentos e formulários,
transformando em informações confiáveis e
recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas
as aplicações de negócios.
Document Imaging (DI) – É a tecnologia de GED que
propicia a conversão de documentos do meio físico
para o digital.Trata-se da tecnologia mais difundida do
GED, muito utilizada para conversão de papel em
imagem, através de processo de digitalização com
aparelhos scanners.
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS


Document Management (DM) (Gerenciamento de
Documentos) - É a tecnologia que permite gerenciar
com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e
descarte de documentos eletrônicos.Dentre as suas
principais funcionalidades estão o controle de
informações (autoria, revisão, versão, datas etc.),
segurança, busca, check-in / check-out e
versionamento.
Workflow / BPM – Controla e gerencia processos dentro
de uma organização, garantindo que as tarefas sejam
executadas pelas pessoas corretas no tempo
previamente definido. Organiza tarefas, prazos, trâmites,
documentos e sincroniza a ação das pessoas
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS

COLD/ERM – Tecnologia que trata páginas de
relatórios, incluindo a captura, indexação,
armazenamento, gerenciamento e recuperação
de dados. Esta tecnologia permite que relatórios
sejam armazenados de forma otimizada, em
meios de baixo custo, mantendo-se sua forma
original.
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS

Forms Processing (processamento de
formulários) - tecnologia que possibilita
reconhecer as informações e relacioná-las
com campos em bancos de dados,
automatizando o processo de digitação.
Neste sistema são utilizados o ICR
(Intelligent Character Recognition) e OCR
(Optical Character Recognition) para o
reconhecimento automático de caracteres.
PRINCIPAIS TECNOLOGIAS

Records and Information Management
(RIM) - É o gerenciamento do ciclo de vida
de um documento, independente da mídia
em que se encontre. Através de um
sistema RIM gerencia-se a criação,
armazenamento, processamento,
manutenção, disponibilização e descarte
dos documentos, sob controle de
categorização e tabelas de temporalidade.
Vantagens:
 Para o usuário e a Casa:

Redução do tempo de processamento e
manuseio do papel;
 Acesso imediato e multiusuário a qualquer
informação;
 Melhor atendimento ao cliente com respostas
mais precisas e instantâneas.
 Para a gestão documental:
 Redução do espaço físico da armazenagem;

Facilidade de implementar temporalidade
documental;
 Minimização de perda e extravio de documentos.
 Para a redução e proteção de investimentos:

Redução
de
custos
com
novos
Vantage
ns:
 Recuperar um documento
quase imediatamente sem
sair de sua mesa de trabalho.
Documentos nunca serão
perdidos, extraviados ou
estarão indisponíveis.
Um tempo muito pequeno
é
exigido
para
a
recuperação e visualização
de documentos na tela do
computador.
Como se mencionou
previamente, isto resulta em
enormes economias
de tempo e a redução de
A solução :
 Tecnologias para conversão e extração da
informação do meio papel para meio digital;
 Tecnologias de reconhecimento de dados
(OCR, OMR, ICR, CMC7, Código de Barras,
entre outros);
 Tecnologia de certificação digital;
 Tecnologia de localização das informações
digitais via WEB;
Fases no processo de digitalização:
Exportação para
Servidor
Imagens
Preparaçã
o
Digitalizaçã
o
Controle de
Qualidade
Indexaçã
o
Exportaçã
o
Exportação
para Web.
BANCO DE DADOS DE
ÍNDICES
1ª Fase: Preparação
 Nesta fase os papéis são higienizados,
separados, colados, desgrampeados, etc.
O documento deverá estar pronto para a
captura/digitalização.
2ª Fase: Digitalização
 Nesta fase os papéis são digitalizados.
Defini-se como digitalização a conversão
do papel em imagem digital, o processo é
via Scanner e ou multifuncional. Durante
a captura deve-se tomar cuidado com a
qualidade da imagem. Também pode-se
fazer um controle de qualidade após a
3ª fase: Indexação e Controle Qualidade
 Nesta fase as imagens digitalizadas são
catalogadas, é nesta fase que são gerados os
índices (tags). Estes índices podem ser
gerados de forma manual ou automática
utilizando recursos como o OCR por exemplo
ou digitação. Após esta fase é feito o controle
de qualidade para garantir a fidelidade das
4ª Fase: Disponibilização
• Com
as
imagens
indexadas,
os
documentos são disponibilizados de forma
local, pela Intranet e/ou Internet e em
mídia de backup. A exportação das
imagens digitalizadas podem ser em
diversos formatos: (TIFF, GIF, JPEG, PNG e
O PROCESSO
Digitalização Documental
Enterprise Content Manage
Outras informações:
Para digitalização pode ser utilizado o próprio aplicativo que acompanha o scanner.
Para desenvolvimento o framework Symfony(PHP),
Para manipulação e conversão de documentos uma API do OpenOffice,
Para indexação e busca o Apache Lucene,
Para integração de soluções o JAVA,
Para o formato de armazenamento utilizado foi o PDF/A, entre outros.
Consultoria:
http://softwarelivre.ceara.gov.br/
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br
www.tstecnologia.com.br
AGRADECIMENTOS:
ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO
ESPIRITO SANTO
 INTERLEGIS
 XIII ENIAL
 III GITEC
