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Leading ECM
Technology
General Info
DocuWare – Liderando a Tecnologia ECM
Graças à experiência obtida em mais de 10.000 projetos de cliente, o DocuWare
desenvolveu a tecnologia líder mundial para o gerenciamento de conteúdo empresarial.
Encaramos Inovação, Arquitetura, Segurança, Integração e Escalabilidade como segmentos
essenciais de tecnologia líder em ECM. Além disso, estamos bem à frente da nossa
concorrência em todas essas áreas.
Inovação
Desde a fundação da empresa, a DocuWare tem usado
a inovação para estabelecer a marca no mercado de
ECM. Hoje, nossos usuários tiram proveito de nossa
tecnologia baseada na Web, soluções na nuvem,
Intelligent Indexing e aplicativos ultramodernos para
dispositivos móveis.
Intelligent Indexing
Esta é a nossa tecnologia pendente de patente para a
indexação automática durante a captura de documentos.
O sistema aprende continuamente a partir das entradas
de um usuário para identificar as entradas de índice mais
relevantes, recomendando escolhas altamente precisas a
cada novo documento adicionado. Isto torna o
arquivamento virtualmente automático.
Os usuários que optaram por usar o nosso Intelligent
Indexing Service como um serviço de nuvem se
beneficiam mais, graças ao aprendizado colaborativo,
que acessa os padrões de indexação prévios de outros
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usuários. Hoje, são capturados mais de 250.000
documentos por mês com este método.
Tecnologias do navegador
Móvel
Para obter uma alta usabilidade, o DocuWare fornece
atualmente toda a sua funcionalidade em um navegador.
Baseado completamente em HTML, o Web Client do
DocuWare funciona em todas as plataformas e portanto
está bem equipado para suas necessidades atuais e
futuras. Não há necessidade de fazer instalações de
software complicadas em estações de trabalho
individuais. Ao mesmo tempo, os usuários do DocuWare
se beneficiam de uma interface de usuário simples e
intuitiva similar a de outros aplicativos modernos na
Internet.
Suporte a dispositivos móveis tem sido oferecido por
muitos anos pela DocuWare com os recursos mais
importantes de gerenciamento de documentos. Se
comercializam na forma de aplicativos para as principais
plataformas (Android, iOS, Windows Phone). Atualmente
o mais inovador é o nosso aplicativo PaperScan, que usa
a câmera de um smartphone para digitalizar
documentos. Ambas são inacreditavelmente fáceis de
usar e – graças à tecnologia pendente de patente –
fornecem excelentes resultados digitais que podem ser
incorporados no ECM na forma de documentos
digitalizados tradicionalmente, sem limitações.
Nuvem
No DocuWare, a inovação tem um propósito:
melhorar constantemente a facilidade de uso dos
nossos produtos.
Nossas inovações são conduzidas em três centros
de desenvolvimento em Germering/Alemanha,
Sofia/Bulgaria e Wallingford, CT/EUA.
DocuWare é o primeiro – e continua sendo o único fornecedor estabelecido de ECM que oferece um
verdadeiro “Software como serviço“ na nuvem. Há quase
15 anos, a empresa começou a se mover nesta direção,
preparando o terreno para o atual software, DocuWare
que é sistematicamente multi opcional, focado no serviço
e escalonável. Graças à migração antecipada à
tecnologia baseada na Web, a DocuWare tem uma
enorme experiência na área de computação na nuvem,
da qual atualmente se beneficiam 4.000 usuários. O uso
coletivo de um sistema de nuvem altamente
dimensionável típico de SaaS oferece grandes vantagens
de custo que a DocuWare pode repassar aos seus
usuários. Como a mesma tecnologia é usada para os
sistemas na nuvem e para os sistemas internos, não é
necessário desenvolver plataformas separadas, e toda
expansão ou melhora beneficia igualmente a ambos.
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Intelligent Indexing
White Paper Intelligent Indexing
Browser Application
DocuWare Mobile
PaperScan App
DocuWare Cloud
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Arquitetura
Capacidades verdadeiramente multi opcionais, estrutura orientada para o serviço e interfaces racionais para aplicativos
Web e móveis estão no coração da nossa arquitetura. Os mesmos componentes são utilizados tanto em soluções
remotas como na nuvem, fornecendo flexibilidade máxima para atender às necessidades futuras.
Interfaces modernas para aplicativos Web e Móveis
Quem quiser trabalhar com o DocuWare não precisa de
nada além de um dispositivo com acesso à Internet um
navegador padrão. Isso significa que o gerenciamento de
documentos pode ser usado em qualquer plataforma –
Mac ou Windows OS – e garante que o ritmo das rápidas
variações nos dispositivos de TI será acompanhado. Tudo
isso se torna possível através da arquitetura moderna e
padronizada do DocuWare. O Web Client foi desenvolvido
com base na tecnologia HTML5 e portanto suporta todos
os tipos de navegadores padrão. Raramente, os
aplicativos locais ainda são necessários, sendo oferecidos
coletivamente como DocuWare Desktop Apps, e podem
ser administrados centralizadamente.
A arquitetura do software prepara os usuários do
DocuWare para o futuro e oferece proteção para
DocuWare funciona com padrões de comunicação abertos
os seus investimentos por muitos anos.
e utiliza HTTP/HTTPS entre muitos componentes, em sua
maioria juntamente com REST ((Representational State
Transfer). O uso desta arquitetura de interface à prova do
futuro para a comunicação entre os programas de
Windows, os clientes de HTML5 e os aplicativos móveis nativos, ainda é completamente exclusiva no setor de ECM.
Os aplicativos móveis de DocuWare estão disponíveis tanto para iOS como para Android, funcionando, portanto, em
todas as principais plataformas. Para instalar o DocuWare, as versões mais atuais de Widnows são suportadas; além
disto, todas as tecnologias dos servidores líderes de bancos de dados como MS SQL, MySQL e Oracle são suportados
em diversas versões. Por último, mas não menos importante, o DocuWare não está só disponível como solução interna.
Pode passar sem a instalação em um servidor ao ser executado como DocuWare Cloud.
Capacidades multi locais
As capacidades multi locais é um assunto importante,
refletido enormemente na arquitetura de DocuWare. Por
este motivo, existe uma clara divisão entre os recursos de
sistema e organizações. As organizações que
representam a cada local contém determinados usuários,
arquivos, direitos de acesso, definições de fluxo de
trabalho e outras configurações. Desta forma, vários
milhares de empresas podem compartilhar um sistema
do DocuWare, enquanto os dados de todo o mundo
permanecem separados com segurança.
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White Paper Architecture
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Segurança
Um quarto de século da DocuWare constitui o alicerce para as tecnologias que desenvolvemos para proteger os
nossos usuários contra a perda de dados e documentos. Além disso, asseguramos que somente usuários autorizados
tenham acesso a informações relevantes.
Proteção contra acesso não
autorizado
Independentemente da visualização ou edição, o
DocuWare oferece um sistema de direitos bem refinado
para acessar documentos entre usuários, grupos e níveis
de função. Através de funções de filtro flexíveis, o acesso
pode ser definido para cada documento individual. É
possível ajustar determinadas ações – como leitura,
edição, marcação, exportação – para obter um controle
ainda mais detalhado. Para dados altamente
confidenciais, é possível alternar ao modo alto de
segurança. Neste caso, os documentos são fortemente
criptografados para que não possam ser acessados nem
por um administrador do sistema.
A comunicação através de Internet, do navegador do
cliente ao servidor, assim como os diversos componentes
de DocuWare, está assegurada por protocolos HTTPS e
SSL.
Proteção contra perda de dados
O DocuWare garante os critérios de indexação que, por
sua vez, estão separados dos documentos reais.
Portanto, as soluções básicas de backup podem ser
usadas para obter um backup dos documentos e dos
bancos de dados. A maioria dos outros sistemas
armazenam com frequência e diretamente os
documentos no mesmo banco de dados, que impacta
negativamente na velocidade/desempenho, ou usam
sistemas proprietários que fomentam a dependência. O
DocuWare, em contraste, baseia-se em formatos
universais.
Além disso, o DocuWare duplica todos os dados do
índice. Isto significa que, no caso muito improvável de
erro de um banco de dados, este pode ser facilmente
restaurado. A duplicação de arquivos também é uma
opção: um arquivo paralelo carregado em algum lugar do
mundo que se sincroniza frequentemente com o arquivo
principal oferece uma segurança aprimorada, no caso de
um sistema bloquear ou falhar.
Como outra opção exclusiva, os documentos podem ser
transferidos facilmente a arquivos autoexecutáveis em
discos rígidos locais ou DVDs, o que inclui o banco de
dados no seu próprio aplicativo de pesquisa.
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White Paper Security
A segurança dos documentos e dados é sem
dúvida uma prioridade superior ao usar um ECM.
É importante diferenciar entre segurança de
acesso e de dados.
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Integração
Um ECM sempre precisa se ajustar a um cenário existente de TI, dado que o seu potencial só será realmente liberado
quando ele integra outros sistemas. Por exemplo, para um funcionamento perfeito, os documentos devem ser
armazenados diretamente em um ECM de um programa de contabilidade e ser também accessível diretamente de lá. A
incrível variedade de possibilidades de integração proporciona aos usuários de DocuWare uma outra vantagem para
tirar o máximo proveito de recursos existentes e configurar integrações que se adaptam melhor as suas necessidades.
Através da configuração
Através da programação
Os dispositivos multifuncionais de qualquer fabricante
podem se conectar ao DocuWare através de um módulo
adicional. Desta forma, os documentos podem ser
arquivados diretamente durante o processo de
digitalização. Existem também outros módulos especiais
para outros programas de software, para ativar a sua
fácil integração. Com o universal DocuWare Print Driver é
possível arquivar documentos direta e virtualmente de
qualquer aplicativo desde o comando de impressão.
Incluso é fácil configurar uma integração personalizada à
interface do usuário de qualquer software (Integração
baseada em capturas de tela). De acordo com o
aplicativo comercial, pode se introduzir um botão que
permite ao usuário ver todos os documentos arquivados
que se relacionam com um processo atual. Através da
sincronização de dados automática a nível de banco de
dados, é possível incorporar informações de outros
sistemas para os documentos no DocuWare ou –ao
contrário– fornecer dados do DocuWare a outros
aplicativos.
Também está disponível um Kit de Desenvolvimento de
Software completo para integrações mais extensivas.
Com a integração de URL, os elementos individuais do
DocuWare - como listas de resultados, bandejas
eletrônicas ou exibição direta de documentos - podem se
integrar facilmente ao chamar a URL desde qualquer
programa.
Através da plataforma REST, o DocuWare oferece outra
interface de programação chave que pode ser acessada
desde todos os ambientes modernos de
desenvolvimento, tornando-o muito simples para a
integração com programas que se executam em
sistemas operacionais de servidor/cliente e em vários
dispositivos.
Uma lista de tarefas pode, portanto, ser incorporada
diretamente em um programa de contabilidade. Os
smartphones e impressoras/copiadoras multifuncionais
podem receber documentos de DocuWare ou transferilos à solução – independentemente da execução interna
de DocuWare ou do seu uso na nuvem.
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White Paper Integration
O DocuWare é inacreditavelmente flexível e pode
ser integrado virtualmente em qualquer programa,
facilitando o acesso a documentos. Nossos
clientes, e suas necessidades, definem se a
integração se dará através de uma simples
configuração orientada por assistente ou através
de um kit de Desenvolvimento de Software.
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Dimensionamento
Aquele que começar pequeno e quer expandir o seu sistema de ECM posteriormente, não quer ser treinado
constantemente nos novos sistemas. O software da DocuWare permite começar com poucos usuários em um
departamento e depois se expandir gradualmente a outros – ou, claramente, cobrir todos os departamentos com uma
solução compreensiva já desde o começo. É extremamente simples manter uma boa execução do sistema
independente do número de usuários ou documentos arquivados. Novamente, a chave para isto é a arquitetura do
DocuWare.
Suporte Técnico
Todo acesso aos documentos e ações do usuário são
tratados como serviços. Com um sistema pequeno, eles
podem ser executados no mesmo servidor junto com o
banco de dados. Para sistemas maiores, se executam os
mesmos serviços em um ambiente de múltiplas
instancias, ou seja, em vários servidores. Para equilibrar
a carga em sistemas maiores e aumentar a proteção
destes, os serviços também podem ser executados como
instâncias múltiplas, distribuídas em servidores
separados. Não importa o tamanho, os serviços, a
arquitetura e tecnologias usadas pela DocuWare sempre
permanecem as mesmas. Esta flexibilidade em
dimensionamento – com a mesma administração simples
– não se encontra em nenhum outro sistema de ECM.
Independente do ritmo de crescimento de uma empresa
ou alteração de áreas de aplicação: O DocuWare cresce
com você, sem treinamento adicional. O software é
sempre o mesmo – tanto se for usado na pequena
empresa da esquina ou em uma empresa de rápido
crescimento com milhares de usuários.
As nossas soluções evoluem com os clientes: de
uma simples solução de estação de trabalho a um
amplo sistema com múltiplas organizações,
milhares de usuários e milhões de documentos.
Todas utilizam as mesmas bases de tecnologias.
O sistema pode ser adaptado facilmente, sem a
necessidade de alterações ou treinamento
extensos.
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White Paper Architecture
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