GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle de

FACULDADE TECOMA
Bacharel em Administração
Ana Lúcia Conceição dos Reis
GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no
controle de matérias-primas e produtos acabados
Paracatu
2012
Ana Lúcia Conceição dos Reis
GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle
de matérias-primas e produtos acabados
Monografia apresentada à disciplina de
Estágio Supervisionado II, como requisito
parcial para obtenção do titulo de Bacharel em
Administração.
Orientador Teórico: Carlos Alberto Kraemer
Orientador Metodológico: Geraldo Benedito
Batista de Oliveira
Paracatu
2012
Reis, Ana Lúcia Conceição
Gestão de Materiais: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos
acabados. Ana Lúcia Conceição dos Reis. Paracatu, 2012.
70 p.
Orientador: Carlos Alberto Kraemer.
Monografia (Graduação) – Faculdade Tecsoma – Programa de Graduação em
Administração.
1. História da Gestão de Materiais. 2. A importância dos estoques. 3. Análise e Curva
ABC.
CDU 658.2
Ana Lúcia Conceição dos Reis
GESTÃO DE MATERIAIS: Fator determinante no controle
de matérias-primas e produtos acabados
Monografia apresentada à disciplina de
Estágio Supervisionado II, como requisito
parcial para obtenção do titulo de Bacharel em
Administração.
_____________________________________________________________________
Carlos Alberto Kraemer
Orientador Teórico – TECSOMA
_____________________________________________________________________
Geraldo Benedito Batista de Oliveira
Orientador Metodológico – TECSOMA
______________________________________________________________________
Fernando Antônio Antunes
Coordenador do Curso – TECSOMA
______________________________________________________________________
Professor Membro da Banca – TECSOMA
Paracatu, 25 de Junho de 2012
Com muito carinho dedico este
trabalho aos meus pais que sempre foram
minhas fontes inspiradoras de minhas
conquistas e vitórias. Ao senhor meu pai
José Lopes e a senhora minha mãezinha
Almerinda, meu eterno amor e gratidão.
AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus que me dá forças para seguir em frente.
Aos meus queridos e amados pais José Lopes e Almerinda, por sempre
acreditarem em mim.
Às minhas irmãs do coração Luciene e Poliene por todo carinho que me dedicam
sempre.
Aos meus sobrinhos e afilhadinhos do coração Ludimila e Vitor Roberto que
mesmo tão pequeninos, contribuíram para a felicidade de sua madrinha principalmente
nos momentos de estresse.
Ao meu noivo Roger pelo apoio, incentivo e compreensão; meu amor sempre.
Ao professor Carlos Kraemer que não mediu esforços em sua orientação,
fazendo-a até mesmo fora do ambiente da Faculdade; sempre disposto a ajudar, muito
obrigada.
Aos meus patrões Adriana e Ivan que sempre estiveram me apoiando e
contribuindo cada vez mais para o meu crescimento profissional, contem sempre
comigo.
E a todos meus amigos que de uma forma ou de outra sempre estão torcendo por
mim. Um agradecimento em especial, para minha grande amiga Elcimara que muito
mais que colega de faculdade e vizinha, terá sempre o seu lugar em meu coração.
Obrigada a todos.
O ideal seria a inexistência de estoques, à medida que fosse possível atender
ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, na
prática isso não acontece, tornando imperativa a existência de um nível de
estoques que sirva de amortecedor entre mercados supridor e consumidor, a
fim de que os consumidores possam ser plena e sistematicamente atendidos.
(VIANA, 2010. p. 116).
RESUMO
O trabalho presente tem como objetivo, mostrar a importância de se ter um controle dos
recursos materiais. Através de um estudo de caso feito na Farmácia Essência, foram
detectadas falhas na gestão de materiais, especificamente no que diz respeito às
quantidades de estoques existentes no almoxarifado, com a quantidade existente no
sistema (computador). Tudo isso vem acarretando prejuízos para a farmácia
principalmente no que diz respeito ao se fazer vendas e não ter o produto armazenado, e
os clientes não serem atendidos. Controlar estoques não depende de ferramentas e
softwares caros, na realidade isso pode ser feito da maneira mais simples e dar o mesmo
retorno como se estivéssemos trabalhando com algo difícil. Portanto, o objetivo maior
deste projeto é desenvolver uma forma de controle de estoque que seja aplicável a
situação em que a farmácia se encontra hoje.
Palavras-chave: Gestão de materiais. Estoques. Controle.
ABSTRACT
The present work aims to show the importance of having control of materials resources.
Through a case study in Pharmacy essence were detected failure in the management of
materials, specifically as regards the quantity of warehouse stocks existing with the
amount in the system (computer). All this has been causing damage to the pharmacy
especially as regards sales and do not have the stored product, and customers are not
met. Inventory control does not depend on expensive software tools and, in fact it can
be done in the simplest way and give the same return as if we were working on
something difficult. Therefore, the main goal of this project is to develop a form of
inventory control that is applicable to the situation where the pharmacy is today.
Keywords: Materials Management. Stocks. Control.
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1- Organograma da Empresa...........................................................................16
FIGURA 2 - Gráfico de Estoque.....................................................................................31
FIGURA 3 - Solicitação de Compras..............................................................................41
FIGURA 4 - Armazenagem: Etiquetas de Identificação.................................................45
FIGURA 5 - Investimento em estoques para diversos níveis de serviços.......................50
FIGURA 6 - A Curva ABC.............................................................................................54
FIGURA 7 - Os 10 produtos mais vendidos em 2011.....................................................58
FIGURA 8 - Os 10 controlados mais vendidos em 2011................................................59
FIGURA 9 - Curva ABC.................................................................................................61
FIGURA 10 - Modelo de Bloco de pedidos....................................................................62
FIGURA 11 - Fases da administração da gestão de materiais........................................63
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 Cronograma de Atividades.........................................................................23
TABELA 2 Recursos Humanos.....................................................................................24
TABELA 3 Recursos Materiais.....................................................................................24
TABELA 4 Recursos Financeiros.................................................................................25
TABELA 5 Valor Total do Projeto................................................................................26
TABELA 6 Variação do Estoque em Função do Tempo..............................................31
TABELA 7 Giros de estoques por ano, média das empresas........................................48
TABELA 8 Apresentação de movimentação da empresa Condor................................52
TABELA 9 Cálculo do valor monetário consumido no período...................................53
TABELA 10 Itens ordenados de forma decrescente.....................................................53
TABELA 11 Curva ABC...............................................................................................54
TABELA 12 Movimentação dos controlados...............................................................60
TABELA 13 Cálculo do valor monetário consumido.....................................................60
TABELA 14 Itens controlados ordenados de forma crescente.......................................60
TABELA 15 Custos para implantação do projeto...........................................................65
TABELA 16 Cronograma de atividades a serem desenvolvidas para o
Controle do Estoque........................................................................................................66
LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
EC – Estoque de cobertura
ed. - Edição
EM – Estoque Máximo
ER – Estoque Real
ES – Estoque de Segurança
EV – Estoque Virtual
FIG. - Figura
IC – Intervalo de Cobertura
K – Fator de Segurança
LTDA – Limitada
MG – Minas gerais
MPs – Matérias-primas
MRP – Materials requirement planning
NR – Nível de Reposição
PAs – Produtos Acabados
PR – Ponto de Ruptura
QC – Quantidade a comprar
TAB. – Tabela
TR – Tempo de Ressuprimento
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO..........................................................................................................14
2 DADOS DO PROJETO.............................................................................................15
2.1 Título........................................................................................................................ 15
2.2 Tema....................................................................................................................... 15
3 INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA.................................................................15
3.1 Razão Social.............................................................................................................15
3.2 Nome Fantasia..........................................................................................................15
3.3 Endereço...................................................................................................................15
3.4 CNPJ.........................................................................................................................15
3.5 Inscrição Estadual...................................................................................................15
3.6 Quadro Societário................................................................................................... 16
3.7 Capital Social...........................................................................................................16
3.8 Organograma...........................................................................................................16
4 PROJETO MONOGRÁFICO...................................................................................17
4.1 Objetivos...................................................................................................................17
4.1.1 Objetivo Geral.......................................................................................................17
4.1.2 Objetivos Específicos............................................................................................17
4.2 Problematização.......................................................................................................17
4.3 Hipóteses...................................................................................................................17
4.4 Justificativa..............................................................................................................18
4.5 Resultados Esperados..............................................................................................18
4.6 Público Alvo.............................................................................................................19
4.7 Metodologia..............................................................................................................19
4.8 Referencial Teórico..................................................................................................20
4.9 Cronograma.............................................................................................................23
4.10 Recursos..................................................................................................................24
4.10.1 Recursos Humanos..............................................................................................24
4.10.2 Recursos Materiais..............................................................................................24
4.10.3 Recursos Financeiros..........................................................................................25
4.10.4 Valor Total do Projeto........................................................................................26
5 POJETO DE ESTÁGIO............................................................................................27
5.1 História da Gestão de Materiais.............................................................................27
5.2 Administração de Materiais...................................................................................28
5.2.1 O Papel dos Estoques na Empresa........................................................................29
5.2.1.1 A importância dos Estoques.............................................................................29
5.2.1.1.1 Gráficos de Estoques........................................................................................31
5.2.1.2 Pressões para a manutenção de Baixos Níveis de Estoques...........................32
5.2.1.3 Pressões para a manutenção de Altos Níveis de Estoques.............................32
5.3 Tipos de Estoques....................................................................................................33
5.4 Políticas de Estoques...............................................................................................34
5.4.1 Manter ou não manter estoques?..........................................................................35
5.4.2 Redução dos Estoques...........................................................................................36
5.4.2.1 Just in time.........................................................................................................36
5.4.2.2 Cartões Kanban.................................................................................................37
5.5 O Administrador de Materiais...............................................................................38
5.6 Procedimentos Fundamentais na Gestão de Materiais........................................38
5.6.1 Cadastramento.......................................................................................................38
5.6.2 Gestão.....................................................................................................................39
5.6.3 Compras.................................................................................................................39
5.6.3.1 O sinal da demanda...........................................................................................40
5.6.3.1.1 Solicitação de compras.....................................................................................40
5.6.3.1.2 MRP..................................................................................................................41
5.6.3.1.3 Sistema de Reposição Periódica.......................................................................41
5.6.3.1.4 Sistema de Reposição Contínua.......................................................................42
5.6.4 Recebimento...........................................................................................................42
5.6.5 Almoxarifado.........................................................................................................42
5.6.6 Inventário Físico....................................................................................................43
5.6.1.1 Procedimentos....................................................................................................44
5.6.1.2 Recebimentos.....................................................................................................44
5.6.1.3 Localização.........................................................................................................44
5.6.1.4 Conferência .......................................................................................................45
5.6.1.5 Época ideal para realização do Inventário......................................................46
5.7 Parâmetros e Modelos de Ressuprimento.............................................................46
5.8 Análise dos Estoques...............................................................................................47
5.8.1 Giro dos Estoques..................................................................................................48
5.8.2 Sistema de Planejamento e Previsão de Estoques................................................49
5.8.2.1 Objetivo do Custo..............................................................................................49
5.8.2.2 Objetivo de nível de serviço..............................................................................50
5.9 Análise e Curva ABC..............................................................................................51
6 ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA ESSÊNCIA................................................56
6.1 Apresentação da Empresa......................................................................................56
6.2 Missão da Empresa..................................................................................................56
6.3 Valores da empresa.................................................................................................56
6.4 Situações encontradas na Empresa........................................................................57
6.5 Apresentação e análise dos dados encontrados na empresa...............................57
6.6 Proposta de melhoria...............................................................................................61
6.7 Custos decorrentes da implantação do projeto.....................................................64
6.8 Considerações Finais...............................................................................................67
7 CONCLUSÃO.............................................................................................................68
REFERÊNCIAS.............................................................................................................69
14
1 INTRODUÇÃO
Ter o controle da gestão de materiais de uma empresa significa muito mais que
somente lucrar, é possível criar uma vantagem competitiva com tal recurso.
Atender aos clientes na hora certa, com quantidade certa e requerida, tem
sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na
distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel
preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura.
(MARTINS e ALT, 2006. p. 171).
Atender bem ao cliente é ter o que ele quer, sempre quando ele quer, ou seja,
para um bom atendimento, a farmácia ao fazer o compromisso de fazer certo
medicamento, de fato deve fazê-lo. A desculpinha de que a matéria acabou, por mais
que seja verdadeira, não agrada a nenhum consumidor, depois da esperança de ter seu
medicamento no dia seguinte.
Os estoques exercem a grande importância de melhorar os serviços aos clientes e
para as empresas que detém o controle destes recursos, não lhe faltará demanda.
Para tanto, o primeiro passo rumo a esta vantagem competitiva em relação a
gestão de materiais, é ter o controle da quantidade estocada, saber o número exato de
cada coisa.
Portanto, é necessário à farmácia Essência, ter uma ferramenta que controle seus
estoques para que a mesma possa não encontrar divergência entre as quantidades que
existem no almoxarifado e computador.
Desta forma, este estudo objetiva propor à Farmácia Essência, uma solução de
controlar bem seus estoques.
15
2 DADOS DO PROJETO
2.1 Título
Gestão de Materiais: Fator determinante no controle de matérias-primas e produtos
acabados
2.2 Tema
Gestão de Materiais
3 INFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA
3.1 Razão Social
Sam Farmácia LTDA
3.2 Nome Fantasia
Essência Farmácia de Manipulação e Homeopatia
3.3 Endereço
Rua Goiás nº 471, Lojas 04 e 05 – Centro – Paracatu – MG.
3.4 CNPJ
07.427.071/0001-14
3.5 Inscrição Estadual
470.999.865.0000
16
3.6 Quadro Societário
Adriana Gonçalves Simplício Dias (50%)
Ivan Melo Franco Dias (50%)
3.7 Capital Social
R$ 141.000,00
3.8 Organograma
Figura 1 - Organograma da Empresa
GERENTE
GERAL
GERENTE
ADMINISTRATIVO
SETOR DE
VENDAS
SETOR DE
MANIPULAÇÃO
Fonte: Elaborada pela autora
17
4 PROJETO MONOGRÁFICO
4.1 Objetivos
4.1.1 Objetivo Geral
a) Apresentar proposta de solução para que os estoques de matérias-primas e
produtos acabados possam, no almoxarifado e sistema, não apresentarem diferenças.
4.1.2 Objetivos Específicos
a) Identificar as possíveis causas que ocasionam as diferenças no estoque;
b) Conhecer os setores responsáveis por esta diferença;
c) Analisar cada um desses setores separadamente;
d) Elaborar meios de controle das matérias-primas.
4.2 Problematização
Uma das grandes dificuldades de uma pequena farmácia de manipulação
consiste em não ter um controle de seus recursos materiais.
Os estoques da Farmácia Essência, geralmente apresentam uma diferença nas
quantidades existentes no almoxarifado e no sistema, na hora de fazer uma venda, por
exemplo. Além disso, não há o controle nem mesmo de produtos manipulados que
ficam expostos no estabelecimento (chamados de acabados). Estes últimos, por serem
uma menor quantidade, deveriam apresentar corretamente suas quantidades comparadas
no software e nas ordens de produção de cada um.
4.3 Hipóteses
As diferenças existentes no estoque da Farmácia Essência podem ser resultantes
da falta de conferência das matérias-primas e embalagens em sua chegada (além
também da falta de controle dos produtos acabados quando manipulados), dos usos e
descartes de embalagens que não estão descritas em suas ordens de produção (neste
caso não colocando observações de quais embalagens usadas) e da não notificação de
18
embalagens que foram quebradas ou que de outra forma não poderão ser utilizadas, para
que possa ser dada sua baixa.
4.4 Justificativa
Muitas são as farmácias de manipulação que não têm um controle devido de seus
recursos materiais. Entre essas empresas, apresenta-se também a Farmácia Essência,
que mesmo tendo um estoque consideravelmente fácil de controlar em relação à grandes
redes de farmácia também tem suas falhas no controle desses recursos materiais, que
muitas vezes impactam em suas vendas, por exemplo.
Se a quantidade apresentada no sistema não confere com a quantidade estocada
no almoxarifado, corre-se o risco de neste último ter uma menor quantidade e o sistema
então não avisará que está em seu mínimo; fazendo com que não seja feita a compra de
tal matéria-prima, e por fim o cliente não será atendido. Às vezes, por uma única vez
que o cliente não é atendido e faz seu pedido na concorrência, descobre, por exemplo,
que lá o preço é menor e a partir daí muda sua preferência.
De acordo com Martins e Alt, “Baixos níveis de estoque, podem fazer com que a
empresa trabalhe um limiar arriscado, em que qualquer detalhe, por menor que seja,
acaba prejudicando ou parando a produção.” (MARTINS; ALT, 2006, p. 83).
Muitos fatores contribuem para esse erro no estoque. Entre eles, a falta de
controle; conferência das matérias–primas na sua chegada.
Silva ressalta que “O controle eficaz dos recursos materiais contribui para o
resultado financeiro e lucratividade de uma empresa.” (SILVA, 2004).
Contudo, este trabalho espera auxiliar para que a farmácia de manipulação
Essência, que se encontra com dificuldades em controlar seus estoques possa tornar os
recursos materiais, como estratégias do próprio negócio.
4.5 Resultados Esperados
A partir dos objetivos a serem conquistados neste projeto, espera-se conseguir a
colaboração de todos os funcionários da Farmácia Essência no que diz respeito ao
controle do estoque. A meta é fazer com que esta colaboração seja em prol de o estoque
ficar de acordo com o que está cadastrado no computador.
19
Para conseguir este controle do estoque é necessário fazer algumas mudanças na
forma de trabalho desses funcionários. E apesar dessas mudanças serem uma forma de
impacto negativo para os mesmos, não pode deixar de ser trabalhada. Toda essa
mudança deve acontecer visando ao final, satisfazer os clientes (que sempre terão seus
pedidos atendidos sem faltar a matéria-prima para manipulá-los).
4.6 Público Alvo
Este projeto tem como público alvo, primeiramente os funcionários da Farmácia,
uma vez que estarão diretamente ligados com a resolução do problema, no sentido
também de que serão também eles os responsáveis pelo controle dos estoques.
Os clientes também são considerados público alvo, porque serão beneficiados
com o controle dos recursos materiais, considerando, por exemplo, que sempre terão
seus pedidos satisfeitos.
4.7 Metodologia
O estágio realizado no período de Agosto de 2011 a Junho de 2012, perfazendo
uma carga horária de 160 horas, tem como objetivo aplicar os conhecimentos teóricos
adquiridos ao longo do curso, em uma empresa na qual agindo como um profissional da
administração é proposto uma forma de sanar algum de seus problemas para o
melhoramento de seus processos.
Para tanto, através de uma visita à Farmácia Essência, nota-se que a empresa
está com dificuldades de manter seu nível de estoque igual ao cadastrado e baixado no
sistema.
Uma reunião preliminar com a direção; possibilitou um melhor conhecimento do
problema, no qual foram apontados os pontos negativos que estão sendo gerados devido
à falta de controle dos recursos materiais.
O processo de manipulação feito pelos funcionários, também é estudado com o
intuito de descobrir como os mesmos procedem em relação ao estoque; como fazem
com as embalagens que não tem tampa, por exemplo; ou até mesmo quando não se tem
a embalagem adequada para envazar um shampoo.
20
Ao descobrir as causas do problema, serão realizadas pesquisas em livros,
arquivos eletrônicos, além da procura por empresas que já tiveram o mesmo problema e
como resolveram a situação.
Contudo isso, o estagiário juntamente com seu coordenador, desenvolverá um
projeto que abordando o tema, ao final apontará propostas para que os estoques de
matérias-primas e produtos acabados possam, no almoxarifado e sistema, minimizar
suas diferenças.
Como o tema do projeto não exige nenhuma entrevista, ou aplicação de
questionário no caso da empresa em questão fica então restrito somente às pesquisas (já
citadas anteriormente), que serão analisadas e estudadas, para que da melhor forma
possa resolver o problema.
Depois do projeto elaborado e montado, será apresentado à direção da empresa
para que a mesma decida se vai ou não implantá-lo para corrigir o erro no estoque.
4.8 Referencial Teórico
Em administração, estoque ou existências, refere-se às mercadorias, produtos
(finais ou inacabados) ou outros elementos na posse de um agente econômico. Seu
armazenamento se dá no almoxarifado.
Para Viana, pode-se atualmente definir almoxarifado como:
Local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto
ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde
permanecerá cada item guardando a necessidade do seu uso, ficando sua
localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral
de estoques da empresa. E o controle do mesmo á a função administrativa
que consiste em medir e corrigir o desempenho de qualquer atividade,
visando os interesses da empresa. Assim, o controle prioriza dois objetivos:
correção e prevenção de falhas. (VIANA, 2009, p.272).
A manutenção de estoques requer investimentos e gastos elevados.
Para Viana,
Evitar sua formação, ou tê-los em número reduzido de itens e em quantidades
mínimas, sem que, em contrapartida, aumente o risco de não ser satisfeita a
demanda dos consumidores em geral, representa um ideal conflitante com a
realidade do dia-a-dia.” (VIANA, 2010, p. 115).
Neste sentido, Martins e Alt (2006) ressaltam que geralmente baixos níveis de
estoque, podem fazer com que a empresa trabalhe num limiar muito arriscado, em que
21
qualquer detalhe, mesmo por menor que seja, acabe prejudicando ou parando a
produção.
De acordo com Viana (2010), algumas considerações podem ser feitas em
relação ao estoque, pois sua classificação pode ser dada considerando-os como materiais
auxiliares (aqueles que não se incorporam ao produto final, também chamados de
materiais indiretos ou improdutivos), matéria-prima (incorporados ao produto final,
inclusive as embalagens), produtos em processos (materiais que estão em processo de
fabricação) e produtos acabados (são os materiais agora sob forma de produto final,
prontos para serem comercializados ou entregues).
Viana (2010) define também que dentre as várias matérias – primas existentes
no almoxarifado, os materiais podem ser considerados excedentes (tratando-se do
material que existe em quantidade superior às necessidades dos usuários); material
obsoleto (que não mais satisfazem às exigências da empresa, pois foram substituídos
por outros); o material sucatado (o que trata de material deteriorado ao longo do tempo,
sem qualquer outra utilização, que não apresenta outro valor, senão o intrínseco de sua
composição); e o material inservível (que em consequência do tempo de utilização,
deteriora, tornando-se inútil sua recuperação técnica, economicamente inviável).
Atender aos clientes na hora certa, com a quantidade certa e requerida, tem sido o
objetivo da maioria das empresas.
Para Martins e Alt (2006), os estoques são importantes para melhorar o serviço
ao cliente, além de propiciarem a economia de escala (os custos são tipicamente
menores quando o produto é fabricado continuamente e em quantidades constantes). E a
proteção de mudanças de preços em tempo de inflação alta; proteção contra incertezas
na demanda e no tempo de entrega e a proteção contra contingências (proteger a
empresa contra greve) são também outros pontos importantes a serem considerados.
As Farmácias de Manipulação que geralmente trabalham com estoque, devem
adotar estratégias para que seus recursos materiais possam ser bem controlados, sem
apresentar diferenças, erros.
No Brasil, os primeiros estudos sobre a moderna teoria de gerenciamento de
estoques são das décadas de 50 e de lá até hoje muito tem sido feito, com resultados
satisfatórios.
De acordo com Viana (2009), no passado, apesar do critério propiciado pela
classificação ABC o controle e a reposição do estoque, realizavam-se manualmente, de
22
forma precária, pelas informações das Fichas de Controle de Estoque, por meio dos
níveis ali consignados.
Os cálculos dos níveis de estoque (máximo, mínimo, segurança, ponto de
reposição) eram manuais e transcritos para a mencionada ficha (ficando a reposição na
dependência do controlador de estoque), sujeitos, evidentemente, a constantes falhas.
Assim, procurando minimizar e equacionar as dificuldades relacionadas e
visando otimizar o desempenho de gerenciamento, há que se contar com o auxílio da
informática.
Conforme afirmação de Martins e Alt (2006), a maior dificuldade de uma
empresa em relação à gestão de materiais se encontra no sentido dela conseguir
controlar de maneira eficaz o seu estoque. Para tanto é preciso ter planejamento para
que a quantidade estocada se torne uma ferramenta de vendas. Estoque mínimo faz
perder vendas e estoque excessivo faz perder dinheiro.
Deixar faltar matéria para atender aos pedidos dos clientes, está sujeito a
reclamações e a empresa poderá também deixar a produção parada por um bom tempo,
quando nesta situação não se encontra fornecedores de tais matérias.
Uma das formas de se fazer o controle dos estoques, está nos inventários.
O inventário físico consiste na contagem dos itens de estoque. Geralmente é
efetuado de modo periódico ou rotativo. É chamado de periódico quando em
determinados períodos, normalmente no encerramento dos exercícios fiscais, ou duas
vezes por ano, faz-se a contagem física de todos os itens de estoque. Nesta ocasião,
coloca-se um número maior de pessoas para contar o estoque.
O inventário é rotativo quando permanentemente se contam os itens de estoque.
Neste caso faz-se um programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam
contados pelo menos uma vez dentro do período fiscal (normalmente de um ano).
Para toda quantidade de material retirada do almoxarifado, deve haver outra,
correspondente do mesmo material, já usado, disponível e sujeita à recuperação para
reposição. As unidades envolvidas, usuários e fornecedores, são igualmente
responsáveis no processo de ressuprimento para que não falte matéria para o
atendimento dos clientes.
Controlar eficazmente o estoque contribui para o resultado financeiro e a
lucratividade de uma empresa.
23
4.9 Cronograma
Tabela 1 - Cronograma de Atividades
MÊS/ANO
ATIVIDADES
AGOSTO/2011
Escolha da empresa para o estágio; coleta
de dados e escolha de título e tema.
SETEMBRO/2011
Entrega das hipóteses; justificativa com
citação textual e coleta de dados com os
funcionários.
OUTUBRO/2011
Apresentação dos resultados esperados;
Metodologia, Cronograma e Recursos.
NOVEMBRO/2011
Análise dos dados e apresentação do projeto
monográfico (1ª parte).
DEZEMBRO/2011
Pesquisa bibliográfica sobre o tema.
JANEIRO/2012
Pesquisa na internet sobre o assunto.
FEVEREIRO/2012
Desenvolvimento do projeto.
MARÇO/2012
Organização do projeto.
ABRIL/2012
1ª Revisão do projeto
MAIO/2012
Considerações Finais do projeto
JUNHO/2012
Revisão final do projeto
JULHO/2012
Apresentação do TCC
Fonte: Elaborada pela autora
24
4.10 Recursos
4.10.1 Recursos Humanos
Tabela 2 - Recursos Humanos
AÇÃO
RESPONSÁVE
QUANTIDADE/
VALOR
VALOR
L
PRODUTO
UNITÁRIO
TOTAL
Ana Lúcia
-
0,00
0,00
Orientador do
Fernando
-
0,00
0,00
Projeto
Antunes
Elaboração do
Projeto
0,00
VALOR TOTAL DESSA DESPESA
Fonte: Elaborado pela autora
4.10.2 Recursos Materiais
Tabela 3 - Recursos Materiais
AÇÃO
QUANTIDADE/
VALOR
VALOR
PRODUTO
UNITÁRIO
TOTAL
Ana Lúcia
1 cartucho
45,00
45,00
Canetas
Ana Lúcia
3 unidade
0,65 cada
1,68
Caderno
Ana Lúcia
1 unidade
6,00
6,00
Papel A4
Ana Lúcia
1 pacote com 100
14,50
14,50
Compra de
RESPONSÁVEL
Cartuchos
folhas
VALOR TOTAL DESSA DESPESA
Fonte: Elaborada pela autora
67,18
25
4.10.3 Recursos Financeiros
Tabela 4 - Recursos Financeiros
AÇÃO
RESPONSÁVEL
QUANTIDADE/
VALOR
VALOR
PRODUTO
UNITÁRIO
TOTAL
relatórios sobre o
0,15 cada
0,75
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3 recargas de
10,00 a
cartuchos
recarga
30,00
1 encadernação do
material para a
2,50
2,50
Farmácia
VALOR TOTAL DESSA DESPESA
Fonte: Elaborada pela autora
38,50
26
4.10.4 Valor Total do Projeto
Tabela 5 - Valor Total do Projeto
RECURSOS
VALOR TOTAL
HUMANOS
0,00
MATERIAIS
67,18
FINANCEIROS
38,50
TOTAL GERAL
105,68
Fonte: Elaborada pela autora
27
5 PROJETO DE ESTÁGIO
5.1 História da Gestão de Materiais
A história da gestão de materiais é tão antiga quanto a existência dos seres
humanos. Ela existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de
utensílios até chegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial.
A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX acirrou a concorrência de
mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que
estoques e compras ganhassem maior importância. Este período foi marcado por
modificações profundas e o trabalho, até então, totalmente artesanal foi em parte
substituído pelas máquinas.
A evolução fabril constante, o consumo, as exigências dos consumidores, o
mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso à administração de
materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e ao mesmo tempo, uma
ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização seja ela
qualquer que fosse.
As duas grandes guerras mundiais, sem dúvida foram fatos muito marcantes e
comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente,
e de lá para cá uma atenção especial é dada a este setor que hoje se tornou fonte de
vantagem competitiva.
Para Silva, “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária,
possui ampla possibilidade de ser bem sucedido.” (SILVA, 2009).
Em gestão de materiais uma das palavras mais utilizadas é estoque. De acordo
com Arnold (1999, p. 265), os estoques são materiais e suprimentos que uma empresa
ou instituição mantém, tanto para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para
o processo de produção.
De acordo com Pozo (2010), a acumulação de estoques em níveis adequados é
uma necessidade para o normal funcionamento do sistema produtivo.
Em contrapartida, os estoques representam um enorme investimento financeiro.
Olhando por este lado, os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a
empresa produza e venda com um mínimo risco de paralisação ou de preocupação
possível. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem
significar e alcançar uma respeitável parcela dos ativos totais da empresa.
28
Portanto, a administração dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que
exigem um estreito relacionamento com a área de finanças, pois enquanto a
Administração de Materiais está voltada para a facilitação do fluxo físico dos materiais
e o abastecimento adequado à produção e a vendas, a área financeira está muito mais
preocupada com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos
empresariais.
A incerteza de demanda futura ou de sua variação ao longo do período de
planejamento; da disponibilidade imediata de material nos fornecedores e do
cumprimento dos prazos de entrega; da necessidade de continuidade operacional e da
remuneração do capital investido, são as principais causas que exigem estoques
permanentemente à mão para o pronto atendimento do consumo interno e/ou das
vendas.
De acordo com Viana, pode-se classificar os materiais que compõe o estoque
sob vários aspectos. Porém, a classificação de materiais quanto à aplicação, em
materiais improdutivos e produtivos, auxilia a política de formação dos estoques.
Desta forma, para dar subsidio ao gerenciamento, os estoques têm sua natureza
compreendida em materiais improdutivos e produtivos.
5.2 Administração de Materiais
A administração de materiais é definida como sendo um conjunto de atividades
desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir
as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das
respectivas atribuições. Uma das atividades abrangentes são as operações gerais de
controle de estoques.
Em outras palavras:
A administração de materiais visa à garantia de existência contínua de um
estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o
compõem, sem tornar excessivo o investimento total. (SLACK,
CHAMBERS, JOHNST, 2002).
Responsável pela coordenação do planejamento e controle do fluxo de materiais,
a partir do fornecedor, passando pela produção até o consumidor, a administração de
estoques engloba a sequencia de operações que tem seu início na identificação do
29
fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e
acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua
armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor
final.
Os estoques propriamente ditos, são denonimações utilizadas para definir
quantidades armazenadas de matérias-primas, produtos semi-acabados, componentes
para montagem ou produtos acabados.
De acordo com Pozo:
Cabe a esse setor o controle das disponibilidades e das necessidades totais do
processo produtivo, envolvendo não só os almoxarifados de matérias-primas
e auxiliares, como também os intermediários e os produtos acabados. Seu
objetivo não é deixar faltar material ao processo de fabricação, evitando alta
imobilização aos recursos financeiros. (POZO, 2010. p. 25).
Estoques existem exatamente para impedir que falte matéria ou algum produto.
Desta forma, muitas empresas preferem trabalhar com ele para que não falte o produto
ao cliente que o deseja.
5.2.1 O Papel dos Estoques na Empresa
Tão antigo quanto o estudo da própria administração, é o estudo do papel dos
estoques nas empresas. Como no fluxo de produção ou no processo comercial, os
estoques sempre foram alvo de atenção.
Em relação aos estoques, seu valor é muito maior, quando avaliado a questão da
vantagem competitiva. Muitas empresas hoje procuram de uma forma ou de outra, obter
uma vantagem competitiva em relação a seus concorrentes, e a oportunidade de atendêlos prontamente, no momento e na quantidade desejada, é facilitada por meio da
administração eficaz dos estoques, tornando assim um dos papéis mais importantes dos
estoques, o de se tornar vantagem competitiva.
5.2.1.1 A importância dos Estoques
Para Ronald H. Ballou (1993), um dos mais respeitados gurus da logística, os
estoques são mantidos para:
30
a)Melhorar o serviço ao cliente: assim dando suporte principalmente a área de
marketing, que ao criar demanda precisa de material disponível para concretizar vendas;
b)Economia de escala: ocorre uma diminuição dos quando o produto é préfabricado continuamente e em quantidades constantes;
c) Proteção contra mudanças de preços em tempo de inflação alta: se existe um
alto volume de compras, existe também a minimização do impacto do aumento de
preços pelos fornecedores;
d)Proteção contra incertezas na demanda e no tempo de entrega: é considerada
uma segurança quando há o problema do comportamento de demanda dos clientes ou
problema relacionado ao tempo de entrega dos fornecedores. Segurança esta que
garantirá sempre atender aos clientes. É o chamado estoque de segurança;
e)Proteção contra contingências: Com a manutenção dos estoques, diminuem-se
os riscos de graves incêndios, inundações, instabilidades políticas e outras variáveis
exógenas que podem criar problemas.
Atender aos clientes na hora certa, com quantidade certa e requerida, tem
sido o objetivo da maioria das empresas. Assim, a rapidez e presteza na
distribuição das mercadorias assumem cada vez mais um papel
preponderante na obtenção de uma vantagem competitiva duradoura.
(MARTINS e ALT, 2006. p. 171).
Muitas são as empresas que buscam vantagem competitiva diante seus
concorrentes. E uma maneira disso ser feito é através de uma boa gestão de materiais.
Além disso, os estoques também podem ser usados nas negociações de preços
com os fornecedores. Como exemplo, houve o aumento do dólar no inicio de 1999, na
qual muitas empresas usaram os estoques antigos para tentar resistir aos tais aumentos.
Muitos sistemas automatizados existem devido às novas formas de estocagens
de materiais.
Os recursos investidos em estoques tem sua variação de acordo com o setor a
que a empresa pertence. Ao administrarem os estoques os gerentes estão cuidando de
parte importantíssima da empresa. Daí vem a justificativa de a maioria das empresas
terem um departamento ou setor para cuidar dos materiais em estoques, quer sejam
matéria-prima ou produtos em processo ou acabados.
31
5.2.1.1.1 Gráficos de Estoques
Uma forma de obter o controle de estoques é através de lançamentos feitos
diariamente da quantidade existente da matéria no estoque, quanto foi recebido,
consumido e que voltou para o estoque.
Abaixo (TAB. 6), um exemplo de como o controle de estoque pode ser obtido,
através de simples lançamentos diários.
Tabela 6 - Variação do Estoque em Função do Tempo
DIA
ESTOQUE
INICIAL
(UNIDADES)
RECEBIMENTOS
(UNIDADES)
CONSUMO
(UNIDADES/DIA)
ESTOQUE
FINAL
(UNIDADES)
SegundaFeira
830
2.500
450
2.880
Terçafeira
2.880
0
450
2.430
QuartaFeira
2.430
0
450
1.980
QuintaFeira
1.980
2.500
450
4.030
SextaFeira
4.030
0
450
3.580
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 174.
Através desses dados, é possível construir o gráfico de estoque (FIG. 2) para
uma melhor visualização da variação dos estoques de um item (ou vários) em função do
tempo.
Figura 2 - Gráfico de Estoque
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 175
32
A complexidade do gráfico dependerá do consumo e frequência com que se dão
os recebimentos, principalmente se forem de formas parceladas.
5.2.1.2 Pressões para a manutenção de Baixos Níveis de Estoques
O Just in Time afirma que os estoques são também uma forma de desperdício,
devendo ser eliminados ou reduzidos a um mínimo possível, até se chegar ao fluxo de
uma peça.
Desta forma, para que haja uma recompensa nos custos totais, há a necessidade
de uma grande redução nos custos de preparação.
Uma questão muito importante acerca disso tudo é a seguinte: O que pode ser
feito para reduzir inventários? Existem muitas medidas que podem acabar com esse
problema, ou pelo menos amenizá-los. As principais são melhorar a precisão, em termos
de quantidade e prazos, das previsões de vendas, reduzir os ciclos de manufaturas e
conseguir parcerias com os fornecedores, para ter melhores preços e condições de
pagamento e prazos, alem de qualidade assegurada.
Como exemplo de uma medida que pode fazer melhorias neste aspecto, existe o
estabelecimento de estoques de segurança mínimos e realistas para os quais é preciso
medi-los sempre e agir imediatamente para corrigir distorções (inventários
permanentes).
5.2.1.3 Pressões para a manutenção de Altos Níveis de Estoques
Prometer prazos curtos ou até imediatos de entrega de um produto, por exemplo,
são flexibilidades que ocorrem quando se tem um alto nível de estoque. O pessoal do
setor de vendas “gostaria” que os estoques fossem sempre elevados e com variedade
para que o atendimento ao cliente fosse sempre o melhor possível, porque o não
atendimento sempre acarreta prejuízos.
Segundo Martins e Alt (2009), muitas empresas não percebem que estão
trabalhando com inventários muito acima do ideal, e, quando se dão conta, não
conseguem entender a origem do problema.
Para tanto, é necessário identificar quais áreas da empresa estão afetando,
elevando em excesso o inventário.
33
Áreas como marketing, engenharia, controle de qualidade, suprimentos e a
própria gerência, são algumas das mais responsáveis, que de formas diferentes,
interferem nos aumentos de estoque.
5.3 Tipos de Estoques
Diversos tipos ou nomes de estoques, que podem ou não ser mantidos em um ou
diversos almoxarifados existem. Normalmente, as empresas possuem em suas
organizações, cinco almoxarifados básicos, que são:
a) Estoques de Matérias-Primas (MPs)
Para Pozo,
Por matéria-prima entende-se geral o material básico que irá receber um
processo de transformação dentro da fábrica, para posteriormente entrar no
estoque de acabados como produto final. Pode ser um laminado de aço, uma
chapa, pós, etc. Em resumo, são todos os materiais que se agregam ao
produto, fazendo parte integrante de seu estado. Podem ser também itens
comprados prontos ou já processados por outra unidade ou empresa. Os
estoques de MPs constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no
processo produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos
produtos/serviços da empresa. (POZO, 2010, p. 29).
Desta forma, estoques de matérias-primas se dizem de todas as matérias-primas
estocadas que ainda não foram para o processo de produção ou venda, por exemplo;
b) Estoques de Materiais em Processamento
Os estoques de materiais em processamento, também denominados materiais em
vias - são constituídos de materiais que ainda estão sendo processados ao longo das
diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no
almoxarifado- por não serem mais MPs (Matérias-primas) iniciais - nem no depósito por ainda não serem PAs (Produtos acabados). Porém, mais adiante serão transformadas
em PAs.
Para Martins e Alt (2006), estes materiais correspondem a todos os itens que já
entraram no processo produtivo, mas que ainda não são produtos acabados. Estes são os
materiais que começaram a sofrer alterações, sem, contudo, estarem ainda finalizados.
Muitas pessoas usam a expressão “produtos que estão no meio da fábrica” para
denominá-los;
34
c) Estoques de Materiais Semi-acabados
Os estoques de materiais semi-acabados referem-se aos materiais parcialmente
acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que
se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo.
Diferem dos materiais em processamento pelo seu estágio mais avançado, pois
se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo
produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em PAs;
d) Estoques em trânsito
Correspondem a todos os itens que já foram dispensados de uma unidade fabril
para outra, normalmente da mesma empresa, e que ainda não chegaram a seu destino
final;
e) Estoques de Materiais Acabados ou Componentes
Os estoques de materiais acabados - também denominados componentes referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados
ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas,
constituirão o PA.
Os Estoques de PAs se referem aos produtos já prontos e acabados, cujo
processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo
produtivo e já passaram por todas as fases, como matéria-prima, materiais em
processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e PAs.
5.4 Políticas de Estoques
A política de estoques preocupa-se com os problemas quantitativos e financeiros
dos materiais. Cabe ao controle de estoque inspecionar a disponibilidade e as
necessidades totais do processo produtivo envolvendo não só o almoxarifado de
matérias primas e auxiliares como também os intermediários e os de produtos acabados.
Assim devem ser considerados alguns objetivos em relação às políticas de
estoques, como assegurar o suprimento adequado à produção; identificar os itens
obsoletos e eliminá-los; prevenir os danos, perdas; manter as quantidades em relação às
necessidades e manter o custo em nível mais baixo possível.
35
5.4.1 Manter ou não manter estoques?
Uma questão muito discutida sobre a gestão de materiais está a cerca de manter
ou não manter estoques. Na verdade, a viabilidade de se ter estoque é possível desde
que a empresa tenha condições de aplicar seu capital de giro nele. Já se a empresa
trabalha contra estoque, ai sim ela precisa investir seu capital de giro nesse estoque e o
mesmo deve ser considerado na definição de seus custos. Como exemplo, é impossível
a uma farmácia de manipulação trabalhar sem estoques.
Manter estoques requer investir e ter gastos elevados. Um ideal conflitante que
as empresas enfrentam em sua realidade do dia-a-dia, é exatamente evitar a formação de
estoques, ou até mesmo reduzi-los sem que isso aumente o risco de não ser satisfeita a
demanda dos seus consumidores em geral.
O ideal seria a inexistência de estoques, à medida que fosse possível atender
ao usuário no momento em que ocorressem as demandas. Entretanto, na
prática isso não acontece, tornando imperativa a existência de um nível de
estoques que sirva de amortecedor entre mercados supridor e consumidor, a
fim de que os consumidores possam ser plena e sistematicamente atendidos.
(VIANA, 2010. p. 116).
Muitas são as razões que levam uma empresa a trabalhar com estoques. Entre
elas, podem se destacar a resposta mais rápida à mudanças; maior disponibilidade de
produtos; redução de Custos; economia de Produção; redução de compras emergenciais
(que custam mais caras); tempo logístico (em relação à produção); e contra situações
imprevistas.
Em contrapartida às empresas que trabalham com estoques, há também aquelas
que por outros motivos, encontram razões para não ter estoques. Entre estas razões
podem-se destacar o custo (no qual considera os estoques gastos desnecessários, e o
dinheiro pode ser aplicado em outra coisa e não ficar parado); estoques podem encobrir
problemas de qualidade; riscos de obsolescência e deterioração; sendo também que
ocupa grandes espaços.
O maior problema encontrado nas empresas que as impossibilitam de trabalhar
sem estoques, é a chamada previsão de demanda. Segundo Ballou (2006) se a demanda
for previsível não é necessário manter estoques, isto porque quanto mais precisa for a
previsão de demanda, mais simples de controlar os estoques. Porém, como praticamente
36
não existe previsão de demanda exata, as empresas utilizam estoques para reduzir os
efeitos causados pelas variações de oferta e procura.
Seria bom se as empresas não precisassem trabalhar com estoques, no sentido de
que não teria o risco de perda de material, custo elevado com armazenagem, entre
outros, mas a realidade do mercado não permite que isso seja feito principalmente por
uma pequena empresa. A única saída para que essas empresas possam ter seu estoque
como uma vantagem e não desvantagem determinando uma política de controle do
mesmo.
Assim torna-se importante também definir um lote econômico de compras.
Como há o conflito clássico entre o setor financeiro (que sempre quer reduzir custos da
manutenção dos estoques por meio da fabricação frequente de pequenos lotes) e a
gerência de produção (que não quer interromper as operações), a melhor saída é
determinar um meio-termo. Desta forma, o lote econômico de compras é aquele que
nem é tão grande que possa acarretar despesas excessivas de manutenção, nem tão
pequeno que acarrete falta na produção.
Trabalhando desta forma, a empresa consegue conciliar o problema de excesso
ou falta de estoques, facilitando o controle do mesmo.
5.4.2 Redução dos Estoques
Pelas tentativas constantes e incansáveis dos gerentes de reduzirem os estoques
de matéria-prima, produtos em processos ou produtos acabados, houve o
desenvolvimento de novas técnicas de administração ou filosofias gerenciais
relacionadas à gestão de materiais. O fato por exemplo de considerar os estoques como
um desperdício levou os japoneses a desenvolverem as técnicas do Just-in-time e dos
cartões Kanban.
5.4.2.1 Just in time
Just in time (surgido no Japão em meados da década de 70) é um método
utilizado para disponibilizar os materiais requeridos pela manufatura apenas quando
forem necessários para que o custo de estoque seja menor.
37
A filosofia JIT busca a eliminação dos desperdícios e a melhoria contínua do
processo, foi desenvolvida tanto para a produção em série, como para as
intermitentes. Um dos principais benefícios é a redução de mais de 90% dos
estoques e do capital de giro para mantê-los. (POZO, 2010, p. 129).
Pozo (2010) entende o Just in Time como uma filosofia que se aplicada
adequadamente para reduzir ou eliminar desperdícios que acontecem nas compras,
durante o processo produtivo, na logística, nas atividades de apoio etc.
Aplicado com grande sucesso em numerosas organizações japonesas, o Just in
Time, se caracteriza pela manutenção de matérias-primas e componentes em estoque
apenas em quantidade suficiente para manter o processo produtivo do momento. A
principal característica dele é trabalhar com a produção puxada, ao longo do processo.
O material só é solicitado se realmente existir a necessidade de sua utilização.
É um combate ao desperdício, totalmente contrária a produção empurrada, na
qual se acumulam estoques e custos para mantê-los.
O JIT, que é fundamentado na qualidade e flexibilidade do processo de compras,
e também pode disparar o processo. Dependendo de como o sistema é idealizado, um
cartão ou um conjunto de cartões chamados Kanban pode dar início ao processo de
compras.
5.4.2.2 Cartões Kanban
Tendo como seu siginificado, placa visível, o Kanban é um cartão que sinaliza e
controla os fluxos de produção ou transportes em uma indústria. Estes cartões podem
ser trocados por outro sistema de sinalização, como luzes, caixas vazias e até locais
vazios demarcados.
Desta forma, o Kanban é colocado em peças ou partes específicas de uma linha
de produção, para indicar a entrega de uma determinada quantidade. Quando se
esgotarem todas as peças, o mesmo aviso é levado ao seu ponto de partida, onde muda
num novo pedido para mais peças. Quando for recebido o cartão ou quando não há
nenhuma peça na caixa ou no local determinado, então deve-se movimentar, produzir ou
solicitar a produção da peça.
O Sistema Kanban é geralmente formado por quadros e cartões visuais que
auxiliam o planejamento da produção e o
controle de estoques.
De acordo com a
38
quantidade de cartões disponíveis nos quadros, são tomadas as decisões priorização de
produção e até mesmo de paradas de linha para manutenção.
Mesmo que não sendo algo novo, os cartões Kanban auxiliam e muito as
empresas a ter um melhor controle de seus recursos materiais.
5.5 O Administrador de Materiais
O administrador tem como funções o planejamento, organização, comando e
controle. E tais funções devem ser aplicadas dentro da empresa em qualquer um de seus
setores. Não diferente dos demais, o estoque também merece atenção especial em se
tratando de visar o aumento da produtividade e dos resultados. Assim, o administrador
atua em relação a gestão de materiais, no que diz respeito a orientar e controlar as
atividades de organização, rotinas de trabalho e determina os métodos, planejando a
utilização eficaz de mão de obra, equipamentos, materiais, etc.
5.6 Procedimentos Fundamentais na Gestão de Materiais
Para Viana, “Administrar com eficiência e exatidão o movimento de entradas e
saídas dos materiais necessários à empresa – o quê, quanto, quando e como comprar –
não é tarefa simples.” (VIANA, 2010).
Tudo isso porque procedimentos fundamentais a gestão de materiais como o que
deve ser comprado, quando deve ser comprado, porque preço deve ser comprado, entre
outras, implica uma série de preocupações envolvidas; devem ser bem administrados.
Desta forma, não adianta, por exemplo, querer comprar um lote muito grande de
uma mistura para fazer protetor no inverno, se nesta época muitos não usam.
5.6.1 Cadastramento
O cadastramento de materiais visa o cadastro dos materiais necessários à
manutenção e ao desenvolvimento da empresa. Tudo isso implica em ter que reconhecer
a classificação, codificação e especificação do material envolvido.
39
5.6.2 Gestão
Ao administrador através da gestão de materiais, é permitido verificar se os
estoques estão sendo bem utilizados, bem manuseados e bem controlados em relação
aos setores que deles se utilizam. Ou seja, a gestão visa o gerenciamento dos estoques
através de técnicas que definem os níveis de ressuprimento, acompanhando também sua
evolução.
5.6.3 Compras
Através das compras é que a empresa supre suas necessidades de aquisição de
materiais, tendo como objetivo, buscar no mercado as melhores condições comerciais e
técnicas.
Este é um processo muito importante para o controle dos recursos materiais. Ou
melhor, a gestão dos recursos materiais é que determinará se a compra foi bem feita ou
não. Isto quer dizer que se não se sabe controlar bem o estoque, sem ao menos ter
certeza dos itens nele contido, corre-se o sério risco de comprar além do que deve, ou
comprar algo que já se tem.
As compras tem a função de identificação e seleção de fornecedores habilitados
a atender às necessidades referentes a prazo, quantidade e qualidade do cliente.
Hoje o relacionamento cliente-fornecedor é totalmente diferente de alguns anos
atrás ,quando cada um procurava tirar o máximo de proveito do outro ,e, se não eram
inimigos, pelo menos a desconfiança era mutua. Atualmente o relacionamento é do tipo
parceria, com elevada confiança, em que cliente e fornecedor se ajudam sempre na
procura de soluções eficazes e que possam trazer mais benefícios aos consumidores
finais.
Atualmente a função compras é vista como parte do processo de logística das
empresas, ou seja, parte integrante da cadeia de suprimentos. Por isso, muitas empresas
passaram a usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou
simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o processo, em
vez do tradicional compra voltado para as transações em si, e não para o todo.
40
5.6.3.1 O sinal da demanda
O sinal da demanda é a forma sob a qual a informação chega à área de compras
para desencadear o processo de aquisição de bem material ou patrimonial. No caso de
bens patrimoniais, o sinal pode vir, por exemplo, de um estudo de viabilidade ou de
uma necessidade de expansão. Já no caso de obras públicas, ele pode ser resultado, entre
vários outros, de um estudo de mercado ou de necessidade sociais.
Toda e qualquer empresa deve tem que definir a forma como administrar seus
estoques, principalmente por causa das exigências da implantação dos sistemas
informatizados, hoje presentes em quase todas as empresas.
Regras como essas definem a estrutura dos modelos de estoque ou, modelos de
administração dos materiais que procuram responder às perguntas: quando e quanto
comprar.
No caso de recursos materiais, alguns exemplos de formas de sinal da demanda
são: Solicitação de Compras, MRP (materials requirement planning), Sistema de
Reposição Periódica e Sistema de Reposição Contínua.
5.6.3.1.1 Solicitação de compras
É por meio da solicitação de compras (FIG. 3) ou requisição de compras, que
qualquer unidade organizacional ou mesmo colaborador qualquer, manifesta a sua
necessidade de comprar um item para uso em beneficio de empresa.
A solicitação de compras é enviada á área de compras que providenciará,
seguindo procedimentos estabelecidos, a compra do material.
41
Figura 3 - Solicitação de Compras
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 118
5.6.3.1.2 MRP
O MRP ou planejamento das necessidades de materiais é uma técnica que
permite determinar as necessidades de compras dos materiais que serão utilizados na
fabricação de um certo produto.
Desta forma, de acordo com uma lista de materiais obtida através da estrutura
analítica do produto, também conhecida por arvore do produto ou explosão do produto,
em função de uma demanda dada, o sistema (computador), calcula as necessidades de
materiais que serão utilizados e verifica se há estoques disponíveis para o atendimento.
Se por acaso não há material em estoque na quantidade necessária, ele então emite uma
solicitação de compra (para itens comprados) ou até mesmo uma ordem de fabricação
(para os itens fabricados internamente).
Assim, o processo de compras é facilitado pelo MRP.
5.6.3.1.3 Sistema de Reposição Periódica
No sistema de reposição periódica, deve ser estabelecido um período em que se
farão as compras, como por exemplo, de três de três meses. E então deve-se emitir um
novo pedido de compra. Os itens que já tiveram saídas são novamente comprados de
42
acordo com a regra de somente comprar a quantidade que falta para o item chegar em
seu estoque máximo previamente determinado.
5.6.3.1.4 Sistema de Reposição Contínua
O sistema da Reposição Continua, também podendo ser chamado de sistema do
ponto de pedido ou até mesmo de lote padrão, é o mais popular método utilizado nas
fabricas e consiste em disparar o processo de compra quando o estoque de certo item
atinge um nível previamente indicado. O cálculo do ponto de pedido se dá em função do
consumo médio e do prazo de atendimento.
5.6.4 Recebimento
O processo de recebimento é uma atividade que visa garantir o desembaraço dos
materiais adquiridos pela empresa, sendo que este processo zela para que as entradas
reflitam as quantidades estabelecidas, com os preços, quantidades e épocas
especificadas.
5.6.5 Almoxarifado
O almoxarifado é o local que guarda fielmente os materiais confiados da
empresa, objetivando a preservação e integridade dos mesmos.
Almoxarifado e armazenagem são denominações diferentes que exercem a
mesma função para os estoques. A definição de armazenagem de acordo com Lopes e
Moraes é dada da seguinte forma:
A função armazenagem compreende as atividades de guardar, localizar,
manusear, proteger e preservar os materiais, comprados, produzidos e
movimentados por uma empresa, com o objetivo de atender às suas
necessidades operacionais, sejam elas de consumo, de transformação ou de
revenda. (LOPES; SOUZA; MORAES, 2006. p. 155).
Sua eficiência depende entre outras coisas, da melhor utilização de sua
capacidade volumétrica. É a partir de uma boa organização de estoque que facilidades e
praticidades como encontrar o item que procura que obtemos um melhor desempenho
de produção, por exemplo.
43
O funcionário específico da área do almoxarifado é chamado de almoxarife. Este
profissional tem que ser principalmente em caso de grandes empresas, habilitado para o
cargo. Este profissional deve possuir alto grau de honestidade, confiança e disciplina.
O controle do almoxarifado depende de um sistema eficiente que deve fornecer
em todos os momentos as quantidades que se encontram à disposição e a localização de
cada uma delas. Um exemplo de boa organização do almoxarifado é dispor os itens em
endereçamentos.
Deve-se ter um cuidado muito grande na organização e disposição do
almoxarifado. Produtos perecíveis, tóxicos e inflamáveis, por exemplo, devem ser
dispostos em locais diferentes e propícios para cada tipo, para evitar que haja problemas
grandes como intoxicação, incêndio, etc.
Alguns documentos podem ser utilizados para melhor atender as rotinas de
trabalho dentro do almoxarifado. Entre eles, está o simples bloco de pedidos, que
controlam de maneira eficiente (principalmente se o almoxarife tiver este perfil)
entradas e saídas do almoxarifado.
5.6.6 Inventário Físico
O inventario físico consiste exatamente na contagem física dos itens de estoque.
Se acaso houver diferenças entre o inventario físico e os registros do controle de
estoques, então devem ser feitos os ajustes conforme as recomendações contábeis e
tributárias.
Assim, os inventários servem para controlar até mesmo o fluxo de caixa, que
pode ser feito em qualquer organização. Estoque em excesso significa gastar dinheiro à
toa, arcar com um custo que não traz beneficio algum. E Qualquer custo, seja ele
relacionado á produção, à administração de materiais ou simplesmente, ao estoque, pode
ser reduzido se for bem gerenciado. Se os recursos mais utilizados, como ativos fixos,
mão de obra e energia forem bem administrados, o produto ganhará em qualidade, e o
custo total final será menor.
Os inventários físicos podem ser efetuados de modo periódico ou rotativo. Ele é
chamado de periódico quando em determinados períodos (normalmente no
encerramento dos exercícios fiscais, ou duas vezes por ano) faz-se a contagem física de
todos os itens do estoque, colocando então nesse caso, um numero bem maior de
pessoas com a função especifica de contar os itens. É uma força-tarefa designada
44
exclusivamente para esse fim, já que tal contagem deve ser feita no menor espaço de
tempo possível (geralmente de um a três dias). Já os inventários rotativos
permanentemente se contam os itens de estoque, pois nesse caso faz-se um programa de
trabalho de tal forma que todos os itens sejam contados pelo menos uma vez dentro do
período fiscal (normalmente um ano).
5.6.1.1 Procedimentos
Para haver o controle do estoque, primeiramente é necessária a observância dos
procedimentos em vigor. Assim, a análise das divergências constatadas oferece uma
ótima ocasião para a correção dos desvios observados.
5.6.1.2 Recebimentos
As normas que asseguram a empresa quanto ao recebimento de suas mercadorias
são essenciais para que no processo de recebimento, tenha a conferência da quantidade
recebida.
Um dos principais erros de estoques está relacionado com a não conferência das
matérias e quantidades solicitadas. Assim, faz-se o lançamento da nota, sem saber se o
lançamento feito está correto.
5.6.1.3 Localização
A localização é uma peça muito importante no controle de estoque, pois a não
localização de um material pode resultar na necessidade de comprar ou produzir um
item.
A melhor maneira para se encontrar um material quando se precisa dele, é
associada a uma determinada localização no almoxarifado, pois todo item de estoque
tem que ter endereço certo.
Para uma melhor e rápida localização dos estoques, foi criada uma forma de
endereçamento dos itens estocados para que eles possam ser facilmente localizados. É
imprescindível, nos dias de hoje, com a automatização dos almoxarifados, a definição
de um critério de endereçamento. Abaixo, uma das mais variadas e formas de
endereçamento utilizadas:
45
Endereço: AA. B. C. D. E
Onde: AA: Código do almoxarifado ou área de estocagem
B: Número da rua
C: Número da prateleira ou estante
D: Posição horizontal dentro da posição vertical
Exemplo: Qual a localização correspondente ao código de endereçamento 25.3.2.1?
Solução: Material estocado no almoxarifado 15, na rua 5, na prateleira 2, local vertical
2,no segundo boxe horizontal.
A Figura 4 mostra exemplo físico de como fica este endereçamento nas
prateleiras.
Figura 4 - Armazenagem: Etiquetas de Identificação
FONTE: ARMAZENAGEM, 2008
5.6.1.4 Conferência
Por intermédio de inventário, é possível criar uma confiabilidade dos estoques,
quando se faz a conferência na chegada de qualquer material na empresa. Produtos
pequenos e em grandes quantidades demandam um pouco mais de tempo pra serem
conferidos, mas desde que isso ocorra antes de colocá-los à disposição para uso ou
venda no estoque, é válido.
46
5.6.1.5 Época ideal para realização do Inventário
Os inventários geralmente são feitos anualmente em época de balanço. Porém
esse método exige a paralisação das atividades durante o transcorrer do processo de
contagem, além de que o nível de confiabilidade não melhora e os almoxarifes têm que
reaprender ano após ano.
No caso de empresas de grande porte, isso é impossível, restando então a elas, a
opção de inventário rotativo, que é alicerçado a recursos de informática. Sem grandes
esforços, com custos distribuídos, fazendo com que cada vez mais os almoxarifes se
tornem especialistas no processo e no ajuste, além de que sempre haverá o
aprimoramento da confiabilidade.
A época e tipo de inventário ideal vai depender de cada empresa. Se acaso esta
for uma grande empresa, é impossível, como já foi dito, que se façam inventários
anuais, ao mesmo tempo que às vezes também não compense para uma pequena
empresa ter que esperar um ano para fazer seus inventários, se um controle periódico
pode resolver os seus problemas de falta de controle de seus recursos materiais.
5.7 Parâmetros e Modelos de Ressuprimento
Cabe a cada empresa, antes de fazer qualquer compra a análise de seus estoques
no sentido de determinar previamente a quantidade a ser ressuprida, para assim evitar os
prejuízos decorrentes de exageros nas estimativas, por excesso ou falta.
Para tanto, existem vários modelos que servem de auxílio. O estoque máximo
(EM), que é baseado na quantidade máxima permitida para o material, aliado à
informática, sempre avisa o momento em que se deve comprar para o produto voltar
para a sua quantidade máxima predefinida.
O estoque de segurança (ES), também chamado de estoque mínimo, se diz da
quantidade mínima capaz de suportar um tempo de ressuprimento até mesmo superior
ao programado. Assim, toda vez que o estoque estiver em seu mínimo, é desencadeado
providências como a ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar que
haja a ruptura do estoque.
Para Chopra e Meindl (2003) os estoques de segurança servem para amenizar os
efeitos da variabilidade da demanda. Quanto maior a variabilidade, mais difícil é a sua
47
previsão, no sentido também de que se há uma menor variabilidade da demanda, melhor
a previsão.
Já o fator de segurança (K) existe principalmente para assegurar imprevistos
como crises periódicas de fornecimento e consumo. Desta forma, é determinado um
fator de segurança para corrigir as distorções que podem existir.
O estoque real (ER), diz exatamente da quantidade real existente de estoques no
almoxarifado para que assim possa saber quando e quanto comprar.
O estoque virtual (EV) dá o resultado do estoque real existente no almoxarifado
mais as quantidades de encomendas em andamento.
O estoque de cobertura (EC) serve para indicar por quanto tempo o estoque
suportará o consumo sem que haja a reposição do mesmo.
O nível de reposição (NR), é a quantidade que ao ser atingida virtualmente em
declínio, avisa o momento em que deve ocorrer o pedido de compra. Este nível garante
que o consumo do material durante o tempo de ressuprimento, não atinja seu estoque
mínimo.
O tempo de ressuprimento (TR) é o intervalo que há entre a emissão do pedido
de compra e o efetivo recebimento. Ele desempenha papel muito importante na
determinação do nível de estoque, uma vez que deve ser bem planejado para que não
ocorra, por exemplo, de ser longo demais e faltar material para atender aos clientes.
O ponto de ruptura (PR) é exatamente onde o ponto de estoque se torna nulo. Ou
seja, zerado. Isso ocorre quando o consumo é muito elevado e contínua a demanda de
material. Deve-se ter uma atenção dobrada quando isso tiver a possibilidade de
acontecer, para que não ocorra de fato.
O intervalo de cobertura (IC) geralmente é uma programação para duas compras
consecutivas, para o qual pretende-se cobrir o consumo com a quantidade de uma
aquisição.
E a quantidade a comprar (QC) de diz da quantidade de material otimizada para
aquisição, quando atingido o nível de reposição e prevista para consumo durante o
período de cobertura.
5.8 Análise dos Estoques
De acordo com Martins e Alt:
48
Como os estoques representam uma parcela dos ativos das empresas, então
devem ser encarados como um fator potencial de geração de negócios e de
lucros. Assim, cabe ao administrador verificar se estão tendo a utilidade
adequada ou sendo um “peso morto”, não apresentando o retorno sobre o
capital neles investido. (MARTINS, ALT, 2006, p.198).
Nem sempre ter estoque significa ter sucesso, ou seja, muitos pensam que ter um
grande volume de materiais para atender aos clientes é ter um retorno grande já que
sempre têm o que oferecer. Porém não avaliar se este estoque está realmente circulando,
dando o retorno que deve, muitas vezes leva a empresa a um grande prejuízo que às
vezes custa fazê-la perceber que a causa está em sua gestão de materiais.
É necessária muita atenção principalmente por parte dos administradores ou
gestores das empresas, em relação a sua gestão de materiais, pois controlar bem estes
recursos é ter uma chance bem grande de sucesso.
5.8.1 Giro dos Estoques
O giro de estoques ou rotatividade mede quantas vezes, por unidade de tempo, o
quanto o estoque se renovou ou girou. É a avaliação do capital investido em estoques
comparado com os custos das vendas anuais, ou da quantidade média de materiais em
estoques dividido pelo custo anual das vendas. A fórmula é dada por: Giro de estoques
= Valor consumido no período /Valor do estoque médio no período.
A avaliação da Gestão de Estoques por meio da Rotatividade é muito útil e
rápida, facilitando a análise situação operacional da empresa, e é um padrão
mundial de análise e comparação. Quanto maior for o número da
rotatividade, melhor será a administração logística da empresa, menores
serão os custos e maior será sua competitividade. (POZO, 2010, p.37).
A Tabela 7 abaixo mostra que no Brasil, a média de rotatividade das empresas é
de 14 giros ao ano, um valor muito baixo, comparado com os padrões mundiais.
Tabela 7 - Giros de estoques por ano, média das empresas
Índices de 97
(Médias)
Brasil
Mundial
(EUA, Europa e
Ásia)
Japão
14
80
160
Rotatividade
(giros de estoque)
Fonte: POZO, 2010, p. 37
49
5.8.2 Sistema de Planejamento e Previsão de Estoques
Cabe ao administrador de estoques, prever a demanda e informar aos
fornecedores de materiais, para que os clientes sejam sempre atendidos. Para determinar
as quantidades e prazos a seres estabelecidos, deve-se analisar as situações que afetam a
demanda. A empresa deve considerar informações como influência da propaganda,
variações decorrentes de modismos, crescimento populacional, etc. Juntamente com
isso, analisar a opinião de gerentes, vendedores, compradores e pesquisa de mercado.
Atrelado a esses dados, deve-se obter meios matemáticos que levarão a uma melhor
precisão dos dados desejados.
Para tanto, determinar a evolução de demanda do mercado é importantíssimo.
Esta demanda pode ser constante (na qual o volume permanece constante sem grandes
variações no decorrer co tempo), sazonal (no qual o volume de consumo passa por
oscilações regulares com alguns desvios de demanda) ou de tendência ( no qual existe
drasticamente um aumento ou diminuição no decorrer de um período ou ano).
De acordo com Pozo (2010), deve existir na empresa, um sistema de
planejamento de estoques mesmo que seja impossível conhecer a demanda futura. É
necessário para tanto, manter um nível de estoque que assegure disponibilidade de
produtos às demandas. Com tudo isso, é necessário avaliar também o objetivo do custo
e o objetivo de nível de serviço.
5.8.2.1 Objetivo do Custo
No objetivo do custo, deve-se buscar um balanço entre os custos de
armazenagem, de pedidos e de falta para melhor atender à demanda de mercado. Por
mais conflitante que sejam estes custos, uma vez que quanto maior a quantidade
estocada, maior é o custo de manutenção e quanto maior estoque, menor numero de
pedidos e maiores lotes de compras; implicando em menores problemas de falta; o
objetivo é minimizar o custo total, que é a somatória dos três custos.
50
5.8.2.2 Objetivo de nível de serviço
Já o objetivo de nível de serviço, visa atender às necessidades do cliente em
relação a datas e à presteza de entrega dos pedidos. Isto significa que a empresa terá que
definir um percentual de grau de atendimento, ou seja, determinar, por exemplo, que
quer atender 90% da demanda de acordo com prazos solicitados pelo mercado. Para
tanto, deve-se levar em consideração, que quanto maior o grau de atendimento, maiores
serão os custos de manutenção de estoques, levando os custos a valores insuportáveis
para a empresa.
Abaixo (FIG. 5), é possível verificar que quanto maior o grau de atendimento,
maiores os custos de manutenção de estoques.
Figura 5 – Investimento em estoques para diversos níveis de serviços
Fonte: POZO, 2010, p. 33
Antes de determinar com que grau de atendimento trabalhar, é bom analisar
como está o planejamento de estoques, sua gestão de estoques. Para tanto é necessário
obter o resultado do retorno de capital e o giro dos estoques ou rotatividade (que já
foram vistos acima).
Para o retorno do capital, é necessário o valor do lucro das vendas anuais, que
será dividido pelo capital investido em estoques. Para uma boa administração de
estoques, o capital deve situar-se acima de um coeficiente 1.
51
5.9 Análise e Curva ABC
A análise ABC é uma das formas mais usuais de examinar estoques.
Segundo Rocha (1996), a classificação ABC é um método de controle de
estoque no qual os materiais são separados por classe para serem melhores analisados.
Essa análise consiste na verificação, em certo espaço de tempo (normalmente
seis meses ou um ano), do consumo, em valor monetário ou quantidade dos itens de
estoque, para que eles possam ser classificados em ordem decrescente de importância.
Para os itens mais importantes de todos, de acordo com valor e quantidade, dá-se a
denominação itens classe A. Já aos intermediários, itens classe B; e aos menos
importantes, itens classe C.
Não existe forma totalmente aceita de dizer qual o percentual do total dos itens
que pertencem à classe A, B ou C. Os itens A são os mais significativos, podendo
representar algo entre 35% e 70% do valor movimentado dos estoques, os itens B
variam de 10% a 45%, e os itens C representam o restante. Isto vai depender da
empresa, dos materiais com que ela trabalha.
Geralmente, de 10% a 20% do total de muitas empresas, são itens da classe A,
enquanto uma grande quantidade, em torno de 50%, são da classe C e 30% a 40% são
da classe B.
Já a curva ABC assim como a análise ABC, é um importante instrumento para o
administrador; pois permite identificar aqueles itens que justificam atenção e tratamento
adequados quanto à sua administração. De acordo com a importância de cada item é que
se obtém a curva ABC.
Portanto, uma vez obtida a sequencia dos itens e sua classificação ABC, resultase então imediatamente a aplicação preferencial das técnicas de gestão administrativas,
conforme a importância dos itens.
A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, definição de
políticas de vendas, estabelecimento de prioridades para a programação da produção e
para vários outros problemas usuais nas empresas.
Assim, após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes
da curva ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:
Classe A: Grupo dos itens mais importante que devem ser trabalhados com uma
atenção especial pela administração.
Classe B: Grupo intermediário.
52
Classe C: Grupo de itens menos importantes em termos de movimentação, mas que, no
entanto requerem atenção pelo fato de gerarem custo de manter estoque.
O primeiro processo a se fazer para determinar a análise ABC é fazer um
levantamento dos materiais e quantidades consumidas dos itens de estoque com seus
respectivos preços unitários durante um determinado ano-base.
Tabela 8 – Apresentação de movimentação da empresa Condor
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 211
Logo após esta etapa, deve-se calcular o valor monetário consumido de cada
produto no ano-base. Para isso, basta multiplicar a quantidade consumida pelo custo por
unidade.
53
Tabela 9 – Cálculo do valor monetário consumido no período
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 212
Depois de saber os custos totais de cada unidade de material, deve-se então
ordená-los de forma decrescente no valor consumido durante o período, somando todos
os valores para chegar ao valor total de todos os itens consumidos.
Tabela 10 – Itens ordenados de forma decrescente
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 212
Após esses cálculos, é necessário calcular os percentuais da cada um dos itens
em relação ao total.
54
Tabela 11– Curva ABC
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 213
Ao analisarmos a Tabela 11, verificamos que os três primeiros itens (2035, 1030,
1020), representam 60% dos gastos totais com materiais de estoques no período; sendo
classificados, portanto, como itens de classe A. Os quatros seguintes (2050, 6070, 2015,
30,55), representam mais que 25% dos gastos e são classificados como itens classe B. E
os outros oito itens restantes, que representam 15%, são os de classe C.
Assim pode-se então determinar a curva ABC, como pode ser visto na Figura 6 .
Figura 6 – A Curva ABC
Fonte: MARTINS; ALT, 2006, p. 214
55
Assim, através da análise e curva ABC, classificamos os itens dos mais
importantes aos menos importantes. Isto nos permite, principalmente pela dificuldade
de implantar um controle de estoque 100% eficaz, de pelo menos trabalharmos
primeiramente em cima dos itens considerados mais importantes. Não esquecendo que
pode começar por eles, mas sem desconsiderar o restante, porque talvez, por ser em
grande quantidade, os itens de classe C sejam de grande valor no montante total, de
forma também que o custo para mantê-los seja alto. Portanto, todos os itens devem ser
analisados e trabalhos a questão de seu controle.
56
6 ESTUDO DE CASO NA FARMÁCIA ESSÊNCIA
6.1 Apresentação da Empresa
Em 06/06/2006 fundou-se uma nova Farmácia de Manipulação em Paracatu:
Farmácia Essência, específica no ramo de Manipulação.
Sua razão social: SAM FARMACIA LTDA, foi criada com as três iniciais dos
sócios, na época: Sérgio, Adriana e Moema. Atualmente conta com dois sócios: Adriana
Gonçalves Simplício Dias e Ivan melo Franco Dias. Cada um responde por uma cota de
50% da empresa.
Localizada à rua Goiás, 471 – lojas 04 e 05, Centro- Paracatu – MG, tem como
ponto estratégico este local, uma vez que muito movimentado por ser ponto de parada
de ônibus e, ser próximo de outras três farmácias, o que faz com que o cliente investigue
primeiro em qual quer fazer ou comprar seu medicamento manipulado, já que não
precisa ir mais longe para comparar preços, atendimento, etc.
Hoje a Farmácia conta com cinco funcionárias, das quais três são do setor de
manipulação e duas recepcionistas, sendo também que uma funcionária da manipulação
é específica para a atividade de controle de qualidade, confirmando então a qualidade do
próprio estabelecimento.
Como em muitas empresas, a farmácia tem uma grande dificuldade no diz
respeito a gestão, controle de seus recursos materiais. Esta é a razão do
desenvolvimento deste projeto, com o objetivo de estabelecer um método de controle
para o estoque da farmácia.
6.2 Missão da Empresa
Fornecer aos seus clientes produtos de qualidade, que promovam o bem estar e
saúde da comunidade.
6.3 Valores da empresa
a) Ética;
b) Qualidade;
57
c) Satisfação do cliente;
d) Compromisso com a saúde e bem estar das pessoas.
6.4 Situações encontradas na Empresa
O controle de qualidade feito a todas as matérias-primas que chegam na
farmácia é um ponto positivo principalmente porque é através dele que se cria uma
relação de confiança entre farmácia e fornecedor e farmácia e cliente.
A “confiança é largamente tida como o elemento chave em parcerias de sucesso,
mas também, de longe, o elemento mais difícil de ser desenvolvido e mantido.”
(SLACK, CHAMBERS, JOHNST, 2002, p. 433).
Procurando sempre inovar, a farmácia investe hoje em visitações médicas, que
como diferencial, busca uma parceria com médicos para garantir que o paciente ao sair
do escritório, possa ser direcionado para um local de qualidade e competência para a
manipulação de seus medicamentos.
Apesar dos investimentos feitos pela farmácia, para, sobretudo garantir
qualidade e confiança, a mesma tem uma grande fraqueza em relação a sua gestão de
materiais. O estoque físico existente e a quantidade descrita no sistema (computador)
não tem coerência. Isto se torna um problema grande no sentido de que muitas vezes, os
pedidos dos clientes não podem ser atendidos. Como conseqüência também, os
processos de compras apresentam falhas.
O problema da gestão de materiais na farmácia está ligado a todos os processos
dentro da empresa. Todas as áreas são responsáveis por esta falta de controle, porém a
de maior peso é o espaço da própria manipulação.
A falta de controle ou até mesmo desperdício, desvios e perdas de matériasprimas é algo que está oculto, mas que tem que ser bem trabalhado para que não mais
ocorra, senão cada vez mais os prejuízos aumentarão.
6.5 Apresentação e análise dos dados encontrados na empresa
O primeiro passo que se deve dar rumo a um controle de estoque é a contagem
de todos os seus itens existentes no almoxarifado. Porém como isto é muito complexo
para a farmácia de manipulação em questão, no sentido de que não pode ser
58
disponibilizados dias de portas fechadas para fazer a contagem de seus itens (que tem
um total superior a 1000 unidades), a melhor solução é trabalhar esta questão aos
poucos. Até porque outra dificuldade maior ainda em relação a estas matérias - primas é
a pesagem de cada uma delas.
De acordo com o gráfico abaixo (FIG. 7) dado pelo próprio programa na
Farmácia, podemos separar o estoque em classes (ex: controlados, diuréticos,
antibióticos) para assim ir trabalhando cada uma delas aos poucos. Não é necessário
fechar as portas para se fazer isto. Basta denominar um funcionário para esta função,
afinal mesmo que tenha que pagar hora extra a este, o valor a ser pago, nem deve ser
comparado com o retorno que se terá com o estoque controlado.
As dificuldades encontradas para implantar um projeto de controle como este,
minimizam quando se pode dividir o estoque em categorias para trabalhá-las aos
poucos. Desta forma, nada mais justo que começar por aquelas que dão um maior
retorno para a empresa.
Sendo assim, foi possível determinar que no ano de 2011, a categoria que
sobressaiu as demais foi exatamente a dos controlados, como pode ser visto na FIG. 7
abaixo.
Figura 7 – Os 10 produtos mais vendidos em 2011
Fonte: Dados da Pesquisa
59
Determinado então as 10 categorias que se sobressaíram no ano de 2012, e tendo
como a número 1, a classe dos controlados; na FIG. 8, encontram-se os 10 controlados
que tiveram um número maior de saídas e um retorno maior para a empresa.
Figura 8 – Os 10 controlados mais vendidos em 2011
*LEGENDA
Sibutramina
Anfepramona
Femproporex
Amitriptilina
Sertralina
Citalopram
Fluoxetina
Paroxetina
Venlafaxina
Clonazepam
Fonte: Dados da Pesquisa
Desta forma, a maneira mais fácil de começar a fazer o controle de estoque é
começando por esta categoria de controlados que foram considerados mais importantes.
Para tanto, a solução é desenvolver uma análise e curva ABC que de acordo com
Dias (2009), é um importante instrumento que permite a identificação dos itens que
justificam uma maior atenção para facilitar o tratamento adequado para eles.
A análise e curva ABC abaixo, ordenam dentro deste grupo de controlados, as
matérias a que se deve dar maior atenção em função principalmente do retorno que traz
a empresa.
60
Tabela 12 – Movimentação dos controlados
MATERIAS
CUSTO UNITARIO
QUANT. VENDIDA
VALOR TOTAL CLASSIFICAÇÃO
AMITRIPTILINA R$
21,96
93,89 R$
2.061,97
ANFEPRAMONA R$
21,86
103,259 R$
2.256,95
CITALOPRAM
R$
188,20
98,575 R$
18.551,60
FEMPROPOREX
R$
54,71
159,33 R$
8.717,62
FLUOXETINA
R$
95,84
140,571 R$
13.473,00
PAROXETINA
R$
254,62
88,9884 R$
22.658,00
SERTRALINA
R$
60,57
143,13 R$
8.668,96
SIBUTRAMINA
R$
368,20
73,03 R$
26.889,30
TRETINOINA
R$
6,08
2130,58 R$
12.950,81
VENLAFAXINA
R$
77,95
132,21 R$
10.306,30
C
C
B
C
C
B
C
A
C
C
Fonte: Elaborada pela autora
Tabela 13 – Cálculo do valor monetário consumido
DESCRIÇÃO
REAIS
0
REAIS ACUMULADO CLASSIFICAÇÃO
0
0
SIBUTRAMINA
R$
26.889,30
R$
26.889,30 A
PAROXETINA
R$
22.658,00
R$
49.547,30 B
CITALOPRAM
R$
18.551,60
R$
68.098,90 B
FLUOXETINA
R$
13.473,00
R$
81.571,90 C
TRETINOINA
R$
12.950,81
R$
94.522,71 C
VENLAFAXINA
R$
10.306,30
R$
104.829,01 C
FEMPROPOREX
R$
8.717,62
R$
113.546,63 C
SERTRALINA
R$
8.668,96
R$
122.215,59 C
ANFEPRAMONA
R$
2.256,95
R$
124.472,54 C
AMITRIPTILINA
R$
2.061,97
R$
126.534,51 C
Fonte: Elaborada pela autora
Tabela 14 – Itens controlados ordenados de forma crescente
DESCRIÇÃO
-
%
% ACUMULADO
0%
CLASSIFICAÇÃO
0%
SIBUTRAMINA
21%
21% A
PAROXETINA
18%
39% B
CITALOPRAM
15%
54% B
FLUOXETINA
11%
64% C
TRETINOINA
10%
75% C
VENLAFAXINA
8%
83% C
FEMPROPOREX
7%
90% C
SERTRALINA
7%
97% C
ANFEPRAMONA
2%
98% C
AMITRIPTILINA
2%
100% C
Fonte: Elaborada pela autora
61
Figura 9 – Curva ABC
120%
100%
80%
60%
A
B
C
%
40%
% ACUMULADO
20%
0%
Fonte: Elaborada pela autora
De acordo com a curva ABC, a matéria sibutramina corresponde a 21% de todo
o total, sendo classificado como item A, de maior importância. Apesar de todos os itens
requerem muita atenção, esta matéria em específica tem que ter uma atenção redobrada
no sentido de que é necessário 5 itens tipo C para terem o mesmo peso que ela.
6.6 Proposta de melhoria
Já determinado então os itens que se deve começar a trabalhar no estoque, a
primeira coisa a se fazer é a contagem e pesagem de cada uma das matérias-primas
existentes, a começar pelos controlados que de acordo com a Curva ABC, representam
uma maior importância em todo o estoque. Após o término da contagem desses
materiais, deve-se prosseguir para as próximas categorias de acordo com a FIG. 7
anterior.
Após isto, um lançamento em um bloco de pedidos simples (FIG. 10) deve ser
feito para que o controle se dê através dele quando houver a necessidade de entrada e
retirada de material do almoxarifado. A cada semana, o denominado responsável pelo
controle de estoque, conferirá as matérias lançadas no bloco, com o sistema. Desta
forma, haverá o controle necessário para o acerto do estoque.
Assim Dias (2009) esclarece que “a finalidade de um controle não é
simplesmente a verificação da obediência; ela é bem mais ampla, no sentido de verificar
os objetivos a serem alcançados, e não somente suas fases intermediárias.”
62
Deve haver disponível pelo menos 10 blocos específicos para cada conjunto de
classe farmacêutica. O modelo abaixo é para pedidos de matérias controladas.
Figura 10 – Modelo de Bloco de pedidos
BLOCO DE PEDIDOS - CONTROLADOS
FARMÁCIA ESSÊNCIA
Data
Cliente
Interno
Quantidade
Unid. de
Medida
Descrição
Devolução Consumo
Fonte: Elaborada pela autora
O lançamento feito no bloco de pedidos deve ser transmitido para quem tem o
acesso ao sistema (no caso o setor administrativo), para que possa conferir ou até
mesmo alterar no computador a quantidade realmente existente de certo item no
estoque. A diferença que houver entre o que é real e o que está lançado no sistema pode
ser baixada considerada como perda, por exemplo. Para uma atenção maior ainda das
funcionárias do setor de manipulação, as perdas devem ser justificadas.
A partir daqui, um método de controle é aplicado às pessoas envolvidas com o
estoque.
Uma providência que deve ser tomada antes de todos esses processos é a compra
de uma balança de precisão para o almoxarifado (sendo que para a situação, uma
balança que tenha 2 casas após a vírgula, é aceitável).
Portanto, um esquema de controle de estoque é montado de acordo com a figura
11.
63
Figura 11 – Fases da administração da gestão de materiais
* LEGENDA
A Estoque de Matérias - Primas
B Estoque em Trânsito
C Estoque de Produtos Acabados
Fonte: Elaborada pela autora
Todas as matérias - primas que chegarem deverão ter normalmente seu controle
de qualidade, porém tendo também a conferência de sua quantidade antes de ser
colocada à disposição da manipulação. Qualquer diferença deve ser comunicada ao
setor administrativo para alterações no sistema.
Assim, toda vez que o funcionário tiver que ir buscar uma matéria-prima, deverá
antes de tudo, pesar o material e fazer a anotação no bloco de pedidos, colocando
também a quantidade que está sendo retirada (estoque de matérias-primas). Só depois
deve prosseguir para a manipulação.
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Nos estoques em trânsito (que englobam toda a parte de manipulação), depois de
usar a quantidade solicitada pela ordem de produção, o funcionário deve fazer uma nova
pesagem para conferência se voltará para o estoque (sobras) o que realmente restou da
diferença entre o que havia anteriormente e o que foi gasto. Fazendo a anotação do que
restou no bloco de pedidos no almoxarifado. Nem é necessário para não tomar muito
tempo, o funcionário colocar a quantidade que usou, no dia da conferência, o
responsável por tal , pode fazer os cálculos.
Prosseguindo, se a manipulação feita não tiver condizente com o que manda a
ordem de produção, o produto é considerado como perda e deve ser notificado para a
administração. Mas se a manipulação feita for coerente, resultar no que realmente pede
a ordem de produção, o produto alimentará o estoque de produto acabado (estoque de
produtos acabados) que terá como processo final, sua venda propriamente dita.
Em casos em que se usa uma matéria substituta para outra, ou o acréscimo de
uma em alguma fórmula, deve haver a notificação com o setor administrativo para que
possa mudar na ordem de produção e no sistema.
Este processo deve ser trabalhado também na recepção no momento em que se
conclui uma venda. Para tanto, uma tabela no Excel pode ser criada para facilitar um
pouco mais. Ao concluir uma venda (lembrando que isso só poderá ser feito uma vez
que estiver lançado todos os produtos com as quantidades realmente existentes no
estoque), o funcionário lança neste software, a quantidade que será retirada do estoque
para assim saber quanto que ainda existe. Desta forma, pode-se verificar o sistema pelo
menos uma vez por semana para conferir se as quantidades em estoques estão batendo.
Assim a cada fechamento de semana, deve haver a conferência dos blocos de
pedido com o sistema na intenção de eliminar qualquer diferença que possa haver.
6.7 Custos decorrentes da implantação do projeto
A seguir, uma tabela dos custos que terá a empresa na implantação deste projeto.
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Tabela 15 – Custos para implantação do projeto
CUSTOS PARA IMPLANTAÇÃO DO PROJETO
VALOR
FUNCIONÁRIO
BALANÇA
IMPRESSÃO DE BLOCO DE PEDIDOS
VALOR TOTAL DO PROJETO
Fonte: elaborada pela autora
804,54
2.500,OO
50,00
3354,40
Como dito anteriormente, haverá a necessidade de compra de uma balança para
o setor de almoxarifado. Como esta não tem necessidade de ter 4 dígitos depois da
vírgula, então custa mais barato.
O bloco de pedidos editado pela autora do projeto pode ser impresso na própria
farmácia, uma vez que o tonner da impressora que utilizam custa R$ 50,00 e um deles
dá para imprimir mais de 1.500 folhas. Desta forma, a empresa pode imprimir uma
folha de bloco de pedidos para cada produto existente. Assim, se na parte de controlados
existem 10 itens, é essa a quantidade de blocos para controlados que vai existir.
Conforme as verificações que ocorrerão aos finais de semana, vão havendo a reposição
dos blocos.
Talvez a questão mais difícil para a empresa seja a disponibilidade de um
funcionário para a contagem e pesagem dos itens de estoque, já que cada um tem sua
função e não sobra tempo para outras atividades. Porém é de suma importância para a
empresa, que escolha alguém dentre seus funcionários para que façam a contagem
destes itens, mesmo que seja para pagar hora extra, pois é importante que para tal
função, tenha alguém que já conheça os processos da empresa, além de que contratar
alguém de fora, além de gerar encargos trabalhistas (ficar mais caro), talvez não seja de
todo confiável.
Assim, baseado na experiência de uma funcionária que contou todas as cápsulas
existentes no almoxarifado (em média de 50.000 mil unidades) com aproximadamente 2
horas diárias durante 4 meses (na época a empresa disponibilizava de pessoal o
suficiente para que pudesse fazer isto sem precisar ser fora do período normal de
trabalho), pode-se definir que para a contagem destas matérias-primas, a funcionária
gastará no máximo 3 mês e meio fazendo duas horas extras por dia, durante os cinco
dias da semana. Isto tudo, contando que ela durante essas duas horas diárias conte pelo
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menos 15 unidades de matérias-primas (é um pouco demorado porque a cada produto,
deve-se anotar o nome, tirar do pote em que estiver para pesar somente a matéria-prima,
pesando o pote separado e anotando o valor do mesmo). Mesmo assim, essas 138 horas
custarão num total de R$ 804,54 (o que dependendo do funcionário, pode ser
combinado a forma de pagamento ou parcelada, ou valor menor ou até mesmo também
com alguns dias de folga como preferir), o que se fosse contratar alguém por fora para
fazer, custaria em média de R$ 450,00, porém teria o incômodo de primeiramente ter
que procurar águem que entendesse do assunto, fosse de confiança e estivesse
disponível para trabalhar firmemente durante esses meses necessários até terminar a
contagem, além também da existência de burocracia em ter que assinar carteira, pagar
encargos e depois ter que dar baixa na carteira. Mesmo que fosse alguém de fora para
trabalhar neste processo, teria que ser por essa quantidade de meses determinada,
porque senão a empresa teria que pagar um valor muito caro de uma vez, já que bem no
início, tem que comprar a balança para o almoxarifado. Outra questão positiva em
colocar o próprio funcionário da empresa para fazer estes procedimentos, é a questão da
motivação, principalmente se o funcionário escolhido for do tipo que topa tudo por
dinheiro.
Antes mesmo de haver a contagem destes itens e ser disponibilizados para cada
classe os blocos de pedidos, deve-se primeiramente fazer uma reunião com todos os
funcionários e explicá-los como acontecerá todo o processo, como deverão proceder em
relação ao novo método de controle de estoques. Deve-se deixar bem claro a
importância deste controle.
A tabela 16 a seguir demonstra o tempo em que cada processo deve ocorrer.
Tabela 16 – Cronograma de atividades a serem desenvolvidas para o controle do
estoque
CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES A SEREM DESENVOLVIDAS
PARA O CONTROLE
ATIVIDADES
DATA
Compra da balança
Reunião com os funcionários
Escolha do funcionário para função
Impressão dos blocos de pedidos
Início da pesagem
Finalização da pesagem
Fonte: elaborada pela autora
3/9/2012
8/9/2012
10/9/2012
10/9/2012
11/9/2012
31/12/2012
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6.8 Considerações Finais
Controlar estoque não é uma tarefa fácil, tampouco complicada demais. Não é
necessário ter ferramentas ou softwares caros para isso, só depende de seguir algumas
regras que se bem estabelecidas, controlarão os recursos materiais sem grandes esforços
constantes.
Apesar da Farmácia Essência não ter um controle de estoques de seus materiais,
ainda não foi a falência por isso, mas é importante observar que há 4 anos de existência
e até hoje não foi implantado um método de controle para seus estoques que há muito
tempo vem apresentando esta divergência entre a quantidade realmente existente no
almoxarifado e no computador.
É interessando analisarmos que no caso por exemplo de uma matéria-prima
como a Sibutramina, um dos controlados que trazem um dos maiores retornos para a
empresa, além de ser difícil de encontrar, e custar caro, perder um pouquinho que seja
dela é um grande prejuízo. Geralmente uma fórmula desta matéria gasta 0,45g, o que se
for comparar com uma perda da mesma quantidade, equivale a R$ 50,00. Imagine só se
pelo menos 2 quantidades desta matéria são perdidas a cada lote de compra, sendo que
geralmente a cada 3 meses é que são feitas as compras. É um prejuízo de R$ 200,00 por
ano, lembrando que só desta matéria.
É neste sentido que o controle de estoques vai trabalhar para que ao longo do
tempo, a farmácia não tenha prejuízos grandes como este e outros possíveis.
Além de controlar o sistema de compras, o próprio controle de estoques
permitirá que nenhum cliente fique sem ser atendido por falta de uma matéria, por
exemplo.
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7 CONCLUSÃO
Ao longo do estágio realizado na farmácia Essência, vários aspectos foram
estudados, e detectou-se uma falha muito grande em sua gestão de materiais, falta de
controle de seus estoques.
De acordo com a situação da empresa, e através de outras pesquisas, um método
de controle de estoques é desenvolvido para a boa administração dos recursos materiais.
Este trabalho, portanto, fornece à empresa uma forma de controlar seus estoques,
com ferramentas simples, adquiridas no dia-a-dia, sem a necessidade de grandes
investimentos.
Agora, a empresa possui um plano de controle de estoque e basta aplicá-lo para
maximizar seus lucros e não ter prejuízos.
A necessidade de trabalhar hoje uma solução para controlar os estoques, é algo
em que todas as empresas deveriam, pensar. O prejuízo pode estar vindo exatamente
deste setor que às vezes é deixado de lado, e deixando-o passar, acabará por tendo
conseqüências graves.
Conclui-se, portanto, que a gestão de materiais é um dos fatores determinantes
de lucro e vantagem competitiva de uma empresa, desde que a mesma saiba trabalhar
estratégias para que isso ocorra.
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REFERÊNCIAS
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