2 Aula OSM 5 ADM

1. ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS
ORGANIZAÇÃO
• As atividades de formar
agrupamentos humanos,
distribuir trabalho entre
seus membros e
equacionar a utilização
dos recursos, visando o
atendimento de suas
necessidades.
SISTEMAS
• Conjunto organizado e
complexo, uma reunião ou
combinação de coisas ou
partes, inter-relacionadas e
interdependentes, que
formam uma unidade,
visando à realização de um
objetivo ou conjunto de
objetivos”. (D’AMASCENO, 2001)
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A EMPRESA COMO SISTEMA
Ambiente
ENTRADAS
Matéria-prima
Subsistema
Talentos
Humanos
Equipamento
Tecnologia
Dados
TRANFORMAÇÃO
Produtos
Subsistema
Subsistema
Feedback
Serviços
Resultado Financeiro
Atividade Operacional
Atividade Gerencial
Tecnologia
Métodos Operacionais
Capital
Informação
SAÍDAS
Ambiente
Informação
Satisfação do
Colaborador
Subsistema
Resíduos, Refugos
Pesquisa e
Desenvolvimento
Ambiente
Fonte: CARAVANTES, R. C.; PANNO, C. C.; KLOECKNER, M. C., 2005, p. 150)
PROCESSOS
• “Conjunto de causas (que
provoca um ou mais
efeitos)”. (CAMPOS in D’AMASCENO, 2001)
A organização pode ser definida como um
processo, se considerarmos quer para
produzir um bem ou um serviço
(efeitos) existem vários componentes
(causas) que contribuem para a realização
desses efeitos.
WORKFLOW (Fluxo de Trabalho)
Software ou um conjunto de software,
que permite organizar e gerenciar o
fluxo de processos, com ênfase em
documentos.
Propriedades técnicas:
-Permite a integridade do processo
-Manipula informações
eletronicamente
-Permite a eliminação de tempo em
transferências
-Integra as atividades da empresa.
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MÉTODOS
O caminho para se chegar a um ponto além do caminho.
Método de trabalho: é o caminho ou a maneira pela qual uma
ou mais operações de um processo devem ser feitas para
alcançar o resultado esperado.
ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS
“Estudo das organizações por meio
da análise de cada uma das suas
atividades, a fim de criar
procedimentos que venham a
interligá-las de forma sistêmica.”
(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos.
São Paulo: Atlas, 2002)
A ÁREA DE OSM
Isolada - apenas aconselhamento
Pouca preocupação com o “o que”, mais com o “como”
Pouco ligado ao objetivo da empresa
Organizava sem muita visão do todo
Excesso de formulários
Desenhos de fluxograma
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A ÁREA DE OSM
Foco nos processos
Mais estratégica
Aplicação de métodos para alcançar
os objetivos da organização
Auxilia na elaboração (ou melhoria)
dos procedimentos
Consultoria:
melhorar os processos da empresa
Formulários, organogramas e
fluxogramas são ferramentas
Objetivos básicos da área de OSM
Eliminar o inútil ou supérfluo
Maximizar os resultados
Otimizar recursos e minimizar custos
A ÁREA DE OSM
Atualmente é considerado o ideal que os sistemas sejam desenvolvidos "pelas"
várias unidades organizacionais usuárias, sob a atuação efetiva do princípio
sistêmico da área de Sistemas, Organização e Métodos.
Esta filosofia de atuação propicia, entre outros aspectos:
1. melhor entrosamento entre as unidades organizacionais usuárias de um
sistema;
2. maior qualidade do sistema, pois os próprios usuários estarão atuando;
3. maior facilidade de implementação;
4. menor nível de resistência à aceitação do sistema, pois os usuários o
conhecem desde o início do desenvolvimento;
5. maior nível de conhecimento e treinamento automático dos usuários do
sistema;
6. menor custo no desenvolvimento e implementação do sistema.
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FUNÇÕES DE OSM
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
1. Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como acompanhar
a respectiva execução.
2. Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades
organizacionais.
3. Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos por OSM.
4. Implantar, emitir e divulgar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM.
5. Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários.
FUNÇÕES DE OSM
RACIONALIZAÇÃO DO TRABALHO
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5.
6.
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8.
Definir a movimentação de documentos.
Definir o fluxo de decisões dos sistemas.
Elaborar e acompanhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas.
Modificar os métodos de trabalho através da análise e criação de formas
alternativas.
Atualizar as técnicas administrativas e dos sistemas de trabalho.
Definir os formulários e demais instrumentos que acompanhem e
complementem as soluções operacionais, administrativas , funcionais
adotadas.
Fazer pesquisas sobre evoluções tecnológicas que possam ser utilizadas
pela empresa em suas áreas.
Desenvolver internamente novas opções tecnológicas.
FUNÇÕES DE OSM
DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL
1. Estudar e definir os ciclos organizacionais.
2. Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional.
3. Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos.
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FUNÇÕES DE OSM
CONTROLE DE SISTEMAS
1. Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas.
2. Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento.
3. Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas à disposição.
FUNÇÕES DE OSM
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
1. Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados.
2. Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações
transacionais.
3. Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para
integração e planejamento das informações gerenciais.
4. Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade,
adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio à decisão.
FUNÇÕES DE OSM
CONSULTORIA EXTERNA
1. Acompanhamento e eventual
participação nos contratos com
consultores (ou analistas)
externos.
2. Controlar os serviços prestados
por terceiros em sua área de
atuação, qual seja OSM.
CONSULTORIA INTERNA
Vantagens:
Visão imparcial dos problemas
Ausência de favoritismo nas soluções
Fácil caracterização dos custos
Desvantagens:
Consome mais tempo no diagnóstico
Desconhece a cultura interna
Perigo de criar dependência
Vantagens:
Conhece a cultura interna
Consome menos tempo para
diagnósticos
Desvantagens:
Pode ser influenciada nas
decisões pela estrutura de poder
Difícil alocação de custos
Propensão ao vício nas visões de
di
ó ti
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PERFIL DO ANALISTA
As habilidades técnicas dos profissionais
de OSM são enumeradas de forma resumida a seguir:
1. habilidade para levantar dados, analisar, elaborar e implantar sistemas
administrativos;
2. habilidade de lidar com programas, processos, processamentos, métodos e
técnicas de análise administrativa, tendo em vista a planificação detalhada
do processo de trabalho;
3. habilidade para manusear computadores;
4. habilidade para reunir idéias de forma lógica. Este espaço de análise exige
intensa capacidade de concentração e concisão; e
5. habilidade para ter conhecimento das ferramentas e processos que a
empresa usa. Deve, portanto, ser um generalista que trabalhará juntamente
com especialistas, sabendo, dessa forma, integrar as informações.
CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL
criatividade (no contexto da solução de problemas).
- pensamento dirigido
- trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos,
disjuntivos e relacionais
- processo de aprendizagem (no sentido aqui de mudança
de comportamento)
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