manual de procedimentos do distribuidor das farmácia

Luis Figueiredo
2016.01.19
12:27:21 Z
PROCEDIMENTO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO
DISTRIBUIDOR DAS FARMÁCIA COMUNITÁRIAS
1. OBJECTIVO
Definição de procedimentos nos distribuidores das farmácias comunitárias aderentes à VALORMED.
2. ÂMBITO
A VALORMED tem por objectivo a implementação e gestão de um sistema integrado de gestão de resíduos
de embalagens e medicamentos, concretamente, resíduos de medicamentos fora de prazo ou já não
utilizados, materiais utilizados no seu acondicionamento e embalagem (cartonagens vazias, folhetos
informativos, frascos, blisters, bisnagas, ampolas, etc.), mesmo que contenham restos de medicamentos, e
acessórios utilizados para facilitar a sua administração (colheres, copos, seringas doseadoras, conta gotas,
cânulas, etc.).
Este procedimento enquadra-se no Subsistema dos resíduos pós-consumo recolhidos por farmácias
comunitárias, descrito e mencionado na licença atribuída como abrangendo os “resíduos de embalagens de
medicamentos de uso humano, contendo ou não contendo restos de medicamentos, resíduos de
embalagens de medicamentos de uso veterinário, contendo ou não contendo restos de medicamentos, e
produtos veterinários vendidos nas farmácias comunitárias para animais domésticos, produzidos pelos
consumidores finais”.
O seu âmbito abrange a gestão do universo de embalagens primárias contendo medicamentos de uso
humano, sujeitos ou não sujeitos a receita médica, que são as típicas embalagens de venda ao público na sua
apresentação mais completa, e pelas embalagens de medicamentos de uso veterinário e, acessoriamente,
produtos veterinários, colocadas no mercado nacional.
3. DEFINIÇÕES E ABREVIATURAS
EMBALAGEM PRIMÁRIA – Embalagem concebida de modo a constituir uma unidade de venda para o utilizador
final ou consumidor no ponto de compra.
MEDICAMENTO DE USO HUMANO – Toda a substância ou associação de substâncias apresentada como possuindo
propriedades curativas ou preventivas relativas a doenças em seres humanos, ou toda a substância ou
associação de substâncias que possa ser utilizada ou administrada em seres humanos com vista a estabelecer
um diagnóstico médico ou a restaurar, corrigir ou modificar funções fisiológicas ao exercer uma acção
farmacológica, imunológica ou metabólica, ou a estabelecer um diagnóstico médico.
MEDICAMENTO VETERINÁRIO – Toda a substância, ou associação de substâncias, apresentada como possuindo
propriedades curativas ou preventivas de doenças em espécies animais ou dos seus sintomas ou que possa
ser utilizada ou administrada no animal com vista a estabelecer um diagnóstico médico-veterinário ou,
exercendo uma acção farmacológica, imunológica ou metabólica, a restaurar, corrigir ou modificar funções
fisiológicas.
PRODUTO DE USO VETERINÁRIO – Toda a substância ou mistura de substâncias, de utilização em espécies
animais, sem indicações terapêuticas ou profilácticas.
SIGREM – Sistema Integrado de Gestão de Resíduos de Embalagens e Medicamentos.
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4. RESPONSABILIDADES
É da responsabilidade dos Armazenistas cumprirem as práticas constantes deste procedimento.
5. DOCUMENTOS E IMPRESSOS ASSOCIADOS
PC1D_I.003
Ficha de Contentor
Guia de Acompanhamento
de Resíduos
Modelo A 1428 – Ministério da Agricultura, do Ambiente e do
Ordenamento do Território
6. PROCEDIMENTO
6.1. CONSUMÍVEIS
A recolha de resíduos de embalagens vazias e de medicamentos fora de uso recorre à utilização de um
contentor em cartão contendo uma bolsa autocolante com fichas em 3 vias: Contentor (ficha branca),
Farmácia (ficha verde) e Armazenistas (ficha azul).
Os contentores possuem uma identificação exterior, a qual se destina a eliminar qualquer risco de confusão
com outros produtos, mercadorias ou resíduos, devendo ser utilizados exclusivamente para a recolha de
resíduos abrangidos pelo SIGREM, e não para qualquer outra finalidade. Neles encontra-se impresso o Código
Nacional de Produto (CNP 7877647), através do qual a farmácia comunitária deverá efectuar o pedido ao
armazenista.
Os contentores são distribuidos pelas farmácias comunitárias e devem ser exclusivamente utilizados para a
recolha de resíduos abrangidos pelo SIGREM, não devendo ter qualquer outra finalidade.
6.2. FORNECIMENTO DE CONSUMÍVEIS À FARMÁCIA
1. Sempre que necessitar a farmácia requisita o contentor ao armazenista;
2. O pedido é feito com referência ao CNP (Código Nacional de Produto), como a seguir se descreve:
Consumível
Contentor com Bolsa de Fichas
Código Nacional de Produto
7877647
3. O fornecimento deve ser assegurado no prazo mais curto possível.
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6.3. LEVANTAMENTO DO CONTENTOR CHEIO NA FARMÁCIA
O colaborador da farmácia:
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Pesa o contentor e regista o valor obtido nas fichas contidas na bolsa;
Preenche os campos relativos ao nome, código da farmácia e assina o campo destinado ao
responsável pelo fecho;
Retira a Ficha Verde - Farmácia, após o preenchimento dos dados pelo responsável do armazenista,
arquivando-a durante dois anos;
Retira a ficha da bolsa com cuidado a fim de não danificar as restantes;
Deixa as restantes fichas (branca e azul), que acompanham o contentor.
O representante do armazenista (motorista):
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Verifica o estado em que se encontra o contentor de recolha, que se deve apresentar em bom estado
de conservação (não está rasgado, não apresenta vestígios de humidade resultante de substâncias
derramadas, etc.).
Preenche os campos relativos ao n.º de armazenista, data de recolha e o campo destinado à
assinatura do responsável pela recolha;
Confirma que a ficha do contentor se encontra correctamente preenchida (nome e código da
farmácia, peso e rubrica do responsável pelo fecho);
Retira a Ficha Verde – Farmácia e entrega-a ao colaborador da farmácia;
Recolhe o(s) contentor(es) cheio(s) e entrega os contentores vazios requisitados pela farmácia.
6.4. TRANSPORTE DO CONTENTOR DE RECOLHA PARA O ARMAZÉM
O motorista deve manusear o contentor recolhido com cuidado, acomodando-o na viatura de forma a evitar
que não sofra danos durante o transporte.
Caso haja lugar a uma inspecção por parte das autoridades, deve assegurar-se que o contentor não é violado:
se for aberto, deverá ser entregue às autoridades as quais passam a ser responsáveis por ele a partir desse
momento. Tal facto, deve ser mencionado no campo “Observações” da ficha do contentor, sendo
responsabilidade do armazenista destacar e guardar a respectiva cópia (Ficha Azul - Armazenista).
Caso ocorra um derrame do conteúdo do contentor na carrinha, o contentor VALORMED deve evitar a
propagação do derrame. Se acontecer, o produto derramado deve ser removido com um absorvente e
colocado dentro do saco de plástico que contém o contentor, para ser eliminado conjuntamente com o
mesmo.
6.5. PROCESSAMENTO DAS FICHAS DE CONTENTOR
Antes da armazenagem dos contentores trazidos cheios das farmácias nas instalações do distribuidor:
1. O motorista retira a Ficha Azul – Armazenista – e entrega-a para que seja arquivada por um período
de dois anos.
2. O armazenista pode utilizar estas fichaa para controlo da sua actividade de recolha de contentores
nas farmácias.
3. A Ficha Branca – Contentor acompanha sempre o contentor até à Central de Triagem, sendo a
identificação unívoca até a sua triagem.
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6.6. ARMAZENAGEM INTERMÉDIA
Os contentores VALORMED recolhidos nas farmácias, destinam-se a ser encaminhados para triagem.
Após recolha nas farmácias, os contentores VALORMED são armazenados nas instalações dos armazenistas
até se atingir a quantidade adequada para transporte para o Centro de Triagem, no que é designado por
“Armazenagem Intermédia”.
A armazenagem intermédia pode ser feita de duas formas:
6.6.1. ARMAZENAGEM INTERMÉDIA EM CONTENTOR MARÍTIMO
Nos distribuidores para os quais a VALORMED disponibilizou um contentor marítimo (20’’), os contentores
VALORMED recolhidos nas farmácias devem ser colocados no seu interior pelos motoristas.
Para uma melhor optimização e arrumação do espaço no interior do contentor marítimo e manutenção da
integridade do contentor de farmácia até ao seu destino final, sugere-se uma organização sempre na vertical
empilhados em 3 alturas e da forma que a imagem a seguir documenta:
O contentor marítimo deve ser colocado num local adequado, seguindo os princípios das Boas Práticas de
Distribuição Farmacêutica, considerando que deverá permitir um fácil acesso da viatura de recolha.
De salientar que os contentores VALORMED foram concebidos para suportar peso em empilhamento vertical.
6.6.2. ARMAZENAGEM INTERMÉDIA EM PALETES
Nos distribuidores em que a armazenagem intermédia só é possível utilizando paletes, os contentores
VALORMED recolhidos nas farmácias devem ser aí colocados pelos motoristas.
A VALORMED recomenda que a paletização seja realizada da forma seguinte:
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Utilizar uma europalete (dimensões 1200x800 mm).
Na base da palete acomodar 12 contentores colocados na posição vertical;
Empilhar os contentores em 3 alturas, para que cada palete contenha 36 contentores.
Envolver os contentores com película retráctil ou estirável.
A paletização pode ser diferente consoante a palete utilizada pelo armazenista e o espaço disponível.
A armazenagem deve ser efectuada em local adequado, seguindo os princípios das Boas Práticas de
Distribuição, em local coberto e preferencialmente numa zona com pavimento impermeável.
6.7. RECOLHA DOS CONTENTORES PELO TRANSPORTADOR
Quando o número de contentores armazenados atingir a quantidade mínima de 420 unidades (em contentor
marítimo ou em paletes), o armazenista deve solicitar ao transportador contratado pela VALORMED a sua
recolha, a qual será de imediato agendada por forma a que possa acontecer num tempo máximo de 48h,
salvo qualquer situação extraordinária que será comunicada.
Afim de não prejudicar o horário normal de funcionamento do armazenista pode ser combinado e previsto
com o transportador a marcação de horários para a recolha dos contentores.
A transferência de responsabilidade para a empresa que transporta os resíduos até à Central de Triagem
efectua-se mediante o preenchimento de uma Guia de Acompanhamento de Resíduos (GAR) a qual certifica
a transferência sequencial, da responsabilidade entre os operadores intervenientes no processo, para além
de conter dados destinados ao processamento estatístico.
Existe um regime de excepção para as Regiões Autónomas, em que a recolha de contentores obedece a
regras específicas acordadas com a VALORMED e os transportadores locais.
6.7.1. PREENCHIMENTO DA GUIA ACOMPANHAMENTO DE RESÍDUOS (MODELO A 1428)
Esta guia é constituída por 3 vias:
1. Azul reservada ao produtor/detentor  VALORMED.
2. Verde reservada ao transportador  Ambicargo.
3. Rosa reservada ao destinatário  Centro de Triagem.
O representante do armazenista:
1. Preenche o campo respeitante ao produtor/detentor com os dados da VALORMED, e a localização
do armazém de recolha no canto superior direito (ver exemplo):
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2. Disponibiliza a Guia de Acompanhamento de Resíduos (GAR) ao motorista a fim de que este complete
o preenchimento dos dados relativos ao transportador.
3. As vias reservadas ao produtor ou detentor devem ficar retidas pelo representante do armazenista
até ao final do mês.
4. No final de cada mês devem ser remetidas por correio para a VALORMED em envelopes RSF que por
esta serão disponibilizados.
6.8. PEDIDO DE CONSUMÍVEIS
Os armazenistas são os responsáveis pela entrega e recolha de contentores às farmácias comunitárias, tendo
por isso que:
1. Controlar o seu stock em armazém;
2. Quando necessário solicitar por escrito o seu fornecimento para reposição do stock mínimo por si
determinado: o pedido deve ser feito à VALORMED por e-mail para o endereço electrónico
[email protected];
3. As quantidades a solicitar devem corresponder a múltiplos de 200 contentores (1 palete);
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4. A VALORMED emite uma Guia de Remessa/Transporte (30.03_I.026) com a indicação das
quantidades a entregar, enviando-a no prazo de 24 horas à empresa de logística;
5. A empresa de logística procede à sua entrega de acordo com o pedido efectuado, sendo a entrega
das paletes com os contentores vazios realizada nos mesmos dias em que é realizada a recolha de
contentores cheios;
6. O armazenista recepciona-os e confere a sua recepção assinando a Guia de Remessa/Transporte.
Excepção para as Regiões Autónomas, em que não existe quantidade mínima de contentores a enviar e a sua
entrega é independente da recolha de contentores cheios. Os consumíveis são enviados atarvés de uma
empresa transitária.
6.9. RESPONSÁVEL PELOS PROCEDIMENTOS
O armazenista deve nomear internamente e informar a VALORMED do seu colaborador responsável pela
aplicação dos procedimentos do SIGREM, o qual terá a responsabilidade de comunicar a todos os outros
envolvidos neste processo as alterações que possam ter lugar (motoristas, pessoal administrativo, etc.). Para
o efeito, e se necessário, deve promover a realização de acções internas de formação e sensibilização
periódicas recorrendo ao pedido e utilização de material didático que a VALORMED possa ter para
disponibilizar.
7. CONTROLO DE REGISTOS
INDEXAÇÃO
(LOCAL/ FORMA
DE INDEXAR)
RESPONSÁVEL
PELO ARQUIVO
TEMPO DE
RETENÇÃO
Físico / Não
aplicável
Armazenista
2 anos
Arquivo temporário
Armazenista
1 mês – para envio
mensal à VALORMED
DESIGNAÇÃO DO REGISTO
PC1A_I.003 - Ficha de Contentor cópia Azul – Armazenista
Guia de Acompanhamento de
Resíduos - Via azul
8. LISTA DE DISTRIBUIÇÃO
VALORMED
EMBALADOR
FORNECEDORES
OPERADORES DE RESÍDUOS
FARMÁCIAS COMUNITÁRIAS
DISTRIBUIDOR DO SUBSISTEMA DAS FARMÁCIAS COMUNITÁRIAS
DISTRIBUIDOR DO SUBSISTEMA
DA VETERINÁRIA
OUTROS:
CENTROS DE RECEPÇÃO DO
SUBSISTEMA DA VETERINÁRIA
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UTENTES
EXPLORAÇÕES PECUÁRIAS
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9. HISTORIAL DO DOCUMENTO
REVISÃO
MOTIVO DA ALTERAÇÃO
DATA
01
Documento novo. Integra os antigos procedimentos:
30.01.05 - Fornecimento de consumíveis, recolha, transporte e
armazenagem de contentores
30.02.06 - Recolha de contentores e paletes VALORMED
30.03.03 - Fornecimento de consumíveis aos armazenistas
24/01/2014
02
Documento actualizado com as novas definições e exigências da
Licença VALORMED 2015-2020 (Despacho n.º 9592/2015)
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