Padrões Internacionais de Gerenciamento de Projetos Aplicados à

10º ENCONTRO NACIONAL DE CONSERVAÇÃO
RODOVIÁRIA
JOINVILLE/SC - BRASIL - 4 a 7 de outubro de 2005
Local: Centreventos Cau Hansen
PADRÕES INTERNACIONAIS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
APLICADOS À CONSERVAÇÃO RODOVIÁRIA
Ricardo Barcellos Reis1;Delano Cavalcanti Calixto2
__________________________________
1
Ricardo Barcellos Reis: Administrador, Pós-Graduado em Ciência da Computação – UFSC, Pós-Graduado em
Gerenciamento de Projetos – FGV, Agência Goiana de Transportes e Obras – AGETOP – Av. José Ludovico, 20, BR153, KM-3.5, Conjunto Caiçara – Goiânia-GO, CEP 74623-160, Fone: 62-3265-4023. [email protected]
2
Delano Calixto: Engenheiro, Pós-Graduando em Engenharia Rodoviária, Agência Goiana de Transportes e Obras –
AGETOP – Av. José Ludovico, 20, BR-153, KM-3.5, Conjunto Caiçara – Goiânia-GO, CEP 74623-160, Fone: 623265-4023. [email protected]
RESUMO
Apresenta-se neste trabalho uma contextualização sobre padrões internacionais de Gerenciamento de Projetos, segundo
o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). Apresentam-se também conceitos básicos sobre o que é um projeto e as
áreas de conhecimento. Finalmente é relacionado como podem ser utilizadas estas áreas de conhecimento dentro da
Conservação Rodoviária, visando o sucesso dos projetos e processos.
PALAVRAS-CHAVE: gerenciamento de projetos, processos de gestão, administração.
ABSTRACT
This work brings a contextualization about Project Management International Standards, from PMI – Project
Management Institute. This work tells about basics concepts about a project and the knowledge areas. Finally is related
how could be useful this knowledge areas into the Roads Conservation, with focus at project and process success.
CONTEXTUALIZAÇÃO DA PROBLEMÁTICA
A área de Projetos e Conservação Rodoviária tem tido ao longo dos anos, por um lado uma redução de investimentos
públicos e prazos reduzidos de planejamento e por outro, o aumento da competitividade e redução de valores pagos às
empresas.
Diante deste ambiente de mudanças, as empresas buscam melhorias em seus contextos, objetivando reduzir custos,
obter qualidade de produtos/serviços, cumprir prazos, enfim, sobrevivência num ambiente de complexidade dos
projetos e recursos escassos. Para tanto, há necessidade de melhorias no gerenciamento dos projetos, processos e na
adoção de padrões internacionais, sendo esta uma prática que vem sendo desenvolvida hoje nas organizações.
Com tantas mudanças acontecendo no Brasil e no mundo, as empresas vêm tentando adaptar-se às mudanças da melhor
maneira possível, criando ferramentas de organização, estruturação e sistematização de processos para que os projetos
sejam bem sucedidos. O grande desafio para lidar com este ambiente de mudanças velozes torna indispensável um
modelo de gerenciamento baseado em planejamento, execução e controle.
DEFINIÇÕES DE PROJETO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Algumas vezes pode haver uma confusão na definição da palavra projeto, pois projeto (do inglês project) significa
empreendimento e também projeto (do inglês design) que significa planta ou esboço. No escopo deste trabalho, será
apresentado projeto como “um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único"
(PMBOK - Project Management Body of Knowledge). Dentro deste enfoque, como contextualizar projeto com a
conservação rodoviária, uma vez que esta é contínua ? Apresentar-se-á primeiramente os padrões relativos a projetos e
posteriormente sua contextualização e aplicação.
Os projetos têm como características principais a temporariedade e a individualidade. A primeira característica está
relacionada ao caráter temporal do projeto que se refere ao tempo definido e determinado deste. Cada projeto tem
começo, meio e fim.
A segunda característica sugere que cada projeto é único, portanto, é um empreendimento não repetitivo. Estas são as
principais características, mas também se podem incluir outras como ser conduzido por pessoas, ter objetivos claros e
definidos, parâmetros pré-determinados, seqüência clara e lógica de eventos, utilização de recursos específicos.
O gerenciamento de projetos não propõe atitudes inovadoras e novas. Sua proposta é estabelecer um processo racional,
lógico e estruturado para execução de ações objetivando o resultado. Segundo o Project Management Institute (PMI),
gerenciamento de projetos “é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto,
de forma a atingir e exceder as necessidades e expectativas dos interessados deste projeto.”
Conforme Ricardo Vargas, gerenciamento de projetos é “ um conjunto de ferramentas gerenciais que permitem que a
empresa desenvolva um conjunto de habilidades, incluindo conhecimento e capacidades individuais, destinados ao
controle de eventos não repetitivos, únicos e complexos, dentro de um cenário de tempo, custo e qualidade prédeterminados.”
Faz-se necessário gerenciar projetos porque no desenvolvimento e aperfeiçoamento de ações, tudo é projeto. Gerenciar
está relacionado a organizar, estruturar, sistematizar, cuidar.
CICLOS DE VIDA DE UM PROJETO
Um projeto é desenvolvido a partir de uma demanda, progredindo para um plano, que é executado, concluído e
avaliado. Possui, portanto, fases em seu ciclo de vida. Este ciclo subdivide-se em fases: iniciação, planejamento,
execução, controle e finalização.
• Iniciação é a fase inicial do projeto, que é determinada por uma necessidade identificada ou um problema
estruturado.
• Planejamento refere-se ao detalhamento de tudo o que será feito, incluindo cronograma, recursos, análise de
custos, riscos.
• Execução refere-se à materialização das ações propriamente ditas, ou seja, a execução do projeto.
• Controle acompanha a realização das ações, controla e propõe ações corretivas e preventivas.
• Finalização, que contempla as avaliações e auditorias internas e externas, bem como as lições aprendidas no
projeto.
É importante ressaltar que há interdependência e inter-relacionamento entre as fases de um projeto. De acordo com o
PMBOK estas fases são sobrepostas e representadas em um mesmo gráfico.
Nível de
Atividade
Planejamento
Execução
Definição
Finalização
Controle
Início
Fim
fases
Figura 1 – Fases x Níveis de Atividades do Gerenciamento de Projeto
ÁREAS DE CONHECIMENTO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
São numerosos os benefícios do gerenciamento de projetos, principalmente em utilizá-lo estrategicamente na
organização. E um dos grandes benefícios é que possibilita aprender a discernir, no trabalho, o que parece urgente do
que é de fato importante. Há maior clareza de idéias. A postura ativa e o objetivo claro também são aperfeiçoados com
esta prática. Favorece a adaptação trabalho-cliente, permite desenvolver diferenciais competitivos, antecipa situações
desfavoráveis, agiliza decisões, facilita as avaliações e feedback, aumenta o controle gerencial das atividades, entre
outros. Vale ressaltar que sua prática visa o sucesso das ações e empreendimentos e estabelecem diferenciais
competitivos.
Pessoas
Prazo
Custo
Comunicações
Integração
Qualidade
Aquisições
Escopo
Riscos
Figura 2 – Áreas de Conhecimento de Gerenciamento de Projetos
A estruturação e execução de um projeto contêm planos de áreas de conhecimento específicos de escopo, prazos, custos
qualidade, pessoas (recursos humanos), comunicações, riscos, aquisições e integração. Citar-se-á de cada uma delas:
•
O plano de gerenciamento de escopo tem como objetivo principal definir e controlar os trabalhos a serem
realizados pelo projeto. É de suma importância esta área porque nela está o detalhamento do que será feito.
Quanto mais detalhado o escopo, maior a possibilidade de obtenção do sucesso do empreendimento. O escopo
pode ainda ser subdividido em funcional, técnico e de atividades.
•
O gerenciamento do prazo é de suma importância porque estabelece prazos e controle de cronograma. Está
também relacionado a sequenciamento de atividades, estimativa de duração das atividades e definição das
mesmas, além de controlar priorizações e mudanças, havendo registro de alterações e avaliações de prazos. É
sabido que hoje o controle do tempo e cumprimento de prazos é um diferencial competitivo importante e
significativo.
•
O gerenciamento de custos pressupõe a garantia do capital disponível para obtenção de recursos necessários
para a realização do trabalho. Diz respeito à orçamentação, investimentos, quantificação, estimativas
financeiras/ custos controle de custos e planejamento de recursos.
•
Gerenciamento da qualidade é referente à garantia da satisfação de todos os envolvidos no projeto. Visa a
melhoria contínua, exigência de alto desempenho no empreendimento, desenvolvimento do serviço/produtos,
níveis tecnológicos elevados, e outras dimensões. Tem como foco a satisfação do cliente e na conformidade do
projeto com as necessidades desse cliente. Portanto, pode incluir atividades como treinamento, testes,
auditoria, entre outros. “A garantia da qualidade tem por objetivo assegurar que o projeto empregará todos os
processos necessários para que os requisitos sejam atendidos” (PMBOK), além de possibilitar a melhoria
contínua do mesmo.
•
O gerenciamento das pessoas está relacionado a fazer o melhor uso dos indivíduos envolvidos no projeto. As
pessoas são fundamentais na realização de empreendimentos. São elas que tornam possível a efetivação de
qualquer ação. São as pessoas que definem as metas, os planos, direcionam as ações, organizam o trabalho,
produzem resultado, coordenam e controlam as atividades do projeto. Esta área é de suma importância porque
envolve não somente gerenciamento das habilidades técnicas dos envolvidos, mas também das relações
sociais, o que é de fundamental valor em qualquer trabalho. Esta área também envolve planejamento
organizacional, recrutamento de pessoal e desenvolvimento da equipe.
•
O gerenciamento das comunicações tem um papel relevante para a execução das atividades, porque a
comunicação é vital para um empreendimento. Saber o que se quer, porque se quer fazer-se entender, interagir,
trabalhar em equipe são fundamentais para o desempenho competente e eficaz. A comunicação garante a
integração da equipe e a fluidez das informações no tempo certo. Esta área envolve a distribuição de
informações, planejamento das comunicações e relatórios de acompanhamento do projeto.
•
O gerenciamento de riscos está contextualizado na busca de controle das possibilidades de acontecimentos
ruins ou bons durante o projeto. Cabe a ele coletar informações sobre possibilidades de riscos, reverem-los de
forma sistemática criando estratégias para garantia de sucesso. Envolve processos como: planejamento e
identificação de riscos, análise quantitativa e qualitativa dos riscos, planejamento de respostas, monitoramento
e controle. O risco por si só nem sempre é uma ameaça. Existem riscos que podem se tornar oportunidades.
Exemplo: um determinado produto é pago em dólar e contrato para a aquisição foi feito em Real. Caso o dólar
diminua o preço, este risco será benéfico para o projeto, ou seja, uma oportunidade.
Figura 3 – Riscos: Oportunidade ou Ameaça?
•
O gerenciamento das aquisições tem como objetivo garantir que os elementos externos participantes do
projeto assegurem o seu fornecimento. Nos nossos dias este elemento tem um papel importante, pois cada vez
mais as empresas estão concentrando esforços em seu foco principal e terceirizando e estabelecendo parcerias
estratégicas com outros fornecedores. O correto gerenciamento deste elemento aumenta consideravelmente a
competitividade e o sucesso das empresas e projetos.
•
O gerenciamento da integração busca, devido a grande complexidade dos projetos, integrarem todas as
equipes e processos dentro de um projeto.
Dentro destas áreas de conhecimento existem diversas ferramentas e padrões para que cada projeto tenha todo o sua
efetividade.
INTEGRANDO GERENCIAMENTO DE PROJETOS NA CONSERVAÇÃO RODOVIÁRIA
A conservação rodoviária é um processo e, como o próprio nome diz, é contínua. Mas pode-se contextualizar e integrar
os padrões de gerenciamento de projetos para ela, com vistas a melhorar o desempenho e dotar as empresas de
processos para melhorar os resultados.
Para haver conservação rodoviária exigem-se práticas de preservação permanentes, esforço contínuo de adequações e
manutenções.
Em primeiro lugar, cada contrato com uma empresa de conservação é um projeto, pois tem início, fim determinados,
um produto a ser entregue (a conservação). Somente o gerenciamento do contrato em si, os padrões de gerenciamento
de projetos já seriam úteis, mas quando se agrega ao processo em si (o dia-a-dia da obra), as visões das áreas de
conhecimento, o sucesso é potencializado.
Cada área de conhecimento pode ser integrada a conservação rodoviária, gerando o plano específico não mais para o
projeto, mas para o processo da conservação, conforme se vê abaixo:
• Gerenciamento de escopo: criar documentos e definições de como e o que precisa ser feito para cada situação
de conservação. Normalmente faz-se a conserva e não se tem documentado o que foi feito e muito menos o que
foi contratado. Este processo irá normatizar esta atividade;
• Gerenciamento de prazo: documentar e acompanhar os prazos para os tipos de manutenção que são necessárias
nos trechos conservados, visando avaliar tanto a sazonalidade e desempenho das equipes, facilitando a gestão
do que precisa ser melhorados em termos de equipes, equipamentos ou mesmo treinamento;
• Gerenciamento de custos: precificar cada intervenção, em função do escopo (detalhamento) do trabalho que foi
executado;
• Gerenciamento da qualidade: neste aspecto, pode-se usar a experiência de qualidade da execução do serviço
com a qualidade do processo para executá-lo. Com isto tem-se um ganho considerável no resultado final das
intervenções;
• Gerenciamento das pessoas: quais, quantas, como selecioná-las, como medir desempenho? Todas estas
perguntas são respondidas quanto se faz um plano de gerenciamento de pessoas integrado ao processo de
conservação, pois para o projeto, estes quesitos foram analisados;
• Gerenciamento da comunicação: este é um das principais áreas de conhecimento que podem ser integradas
dentro do processo de conservação rodoviária, pois além de falar o que foi feito, é necessário ter mais
informações para os gestores: tempo gasto, custos, problemas reportados, riscos identificados. Neste processo
temos a materialização de praticamente todas as outras áreas de conhecimento, para que estas informações
cheguem a quem realmente são necessárias, sejam os tomadores de decisão ou os próprios funcionários;
• Gerenciamento de riscos: para a conservação, podem-se considerar riscos do ponto de vista de engenharia: o
risco em não se executar aquela intervenção, mas pode-se também integrar com outras possibilidades de riscos
inerentes ao processo: material não estar disponível, pessoas não executarem o trabalho corretamente, o
equipamento estar danificado, entre outros. Como foi visto, este tópico visa maximizar a ocorrência dos riscos
benéficos (oportunidades) e minimizar os riscos maléficos (ameaças);
• Gerenciamento das aquisições: este é um outro processo onde se pode ganhar muito com uma boa gerência,
pois toda operação de conservação precisa muito de aquisições: material betuminoso, equipamentos,
caminhões, etc. Pode-se imaginar que, uma vez tendo-se o caminhão, deixa-se de pensar em aquisições para
ele, mas precisa-se de contratar a manutenção, peças, em fim, deve-se pensar que as aquisições determinarão
grande parte do sucesso do processo da conservação rodoviária;
• Gerenciamento da Integração: Trabalhar a integração de todas as equipes fará com que o processo seja mais
claro e o sucesso mais próximo.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Buscou-se fazer uma contextualização sobre o que é um Projeto, Gerenciamento de Projetos e alguns benefícios que o
domínio de padrões internacionais de Gerenciamento de Projetos pode trazer à Conservação Rodoviária.
Este estudo não é conclusivo, pois como o Gerenciamento de Projetos atua em empreendimentos com início e fim
determinados e, a Conservação Rodoviária é um processo, não tendo um fim e, mas ele já apresenta os primeiros
resultados de que esta integração pode trazer uma mudança para melhor na gerência da Conservação.
BIBLIOGRAFIA
PMI, Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge 2000, 2a Edição, Califórnia – USA, 2000.
PMI, Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge, 3 a Edição, Califórnia – USA, 2004.
VARGAS, Ricardo. Gerenciamento de Projetos: estabelecendo diferenciais competitivos, 5ª. Edição, Rio de Janeiro:
Brasport, 2003.