Texto Integral - Ministério Público de Rondônia

RESOLUÇÃO Nº 045/2012/PGJ
(Publicada no Diário da Justiça nº 238, de 27 de dezembro de 2013)
Regulamenta a tramitação, gerenciamento de
projetos e define o seu fluxograma, no âmbito
do Ministério Público.
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA no uso das atribuições que lhe são
conferidas pelo artigo 45 da Lei Complementar Estadual nº 93, de 3 de novembro de 1993, e
Considerando a Resolução nº 014/2010-CPJ, que incluiu o cumprimento das metas do
Plano Geral de Atuação como um dos critérios para pontuação a serem utilizados nos concursos de
promoção e remoção pelo critério de merecimento dos membros do Ministério Público do Estado de
Rondônia;
Considerando a Resolução nº 037/2011-PGJ, que regulamenta o Aplicativo do Plano
Geral de Atuação - PGA 2011/2012;
Considerando que o gerenciamento de projetos é indispensável para a realização dos
objetivos estratégicos da Instituição, atingimento da visão e cumprimento da missão;
Considerando a necessidade de adotar um modelo de administração e de atuação
finalística por projetos, a fim de assegurar melhor racionalização e atrelamento ao orçamento e plano
plurianual;
Considerando a necessidade de padronização de fluxos e rotinas, visando buscar
celeridade na tramitação dos projetos e facilidade de leitura e entendimento, promovendo a melhoria
do gerenciamento de projetos;
Considerando a necessidade de racionalizar o fluxo dos processos internos do órgão
visando a otimização dos projetos;
Considerando a necessidade de aumentar a produtividade, diminuir os custos, eliminar
o retrabalho e combinar as tarefas afins, visando encurtar percursos e alcançar o resultado esperado;
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar a tramitação e o gerenciamento de projetos, nos termos
dispostos nesta resolução, definindo o seu fluxograma.
Parágrafo único. O Ciclo de vida de cada projeto regula-se pelo disposto nesta
resolução.
TÍTULO I
DO FLUXOGRAMA DE PROJETOS
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Para efeito desta resolução, considera-se:
I – Projeto: esforço temporário empreendido para criar produto, serviço ou resultado
exclusivo, visando atingir o planejamento estratégico e o plano geral de atuação do Ministério
Público.
II – Grupos de processos: são orientações para a aplicação do conhecimento e das
habilidades de gerenciamento de projetos adequados durante o projeto. Existem cinco grupos:
a) Grupo de processos de iniciação (anteprojeto): define e autoriza o projeto ou
uma fase do projeto.
b) Grupo de processos de planejamento: define e refina os objetivos e planeja a
ação necessária, inclusive com estimativas técnicas e de custos, para alcançar os objetivos e o escopo
para os quais o projeto foi realizado.
c) Grupo de processos de execução (desenvolvimento): integra pessoas e outros
recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto.
d) Grupo de processos de monitoramento e controle (teste e validação): mede e
monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento
do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos
objetivos do projeto.
e) Grupo de processos de encerramento: formaliza a aceitação do produto, serviço
ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.
III - Termo de abertura: é a autorização do projeto ou, em um projeto com várias
fases, de uma fase do projeto. É o processo necessário para documentação das necessidades de
negócios e do novo produto, serviço ou outro resultado que deve satisfazer esses requisitos.
IV - Declaração preliminar de escopo: é o processo necessário para produzir uma
definição preliminar de alto nível do projeto usando o termo de abertura do projeto junto com outras
entradas para os processos de iniciação. Este processo aborda e documenta os requisitos do projeto e
da entrega, os requisitos do produto, os limites do projeto, os métodos de aceitação e o controle de
alto nível do escopo.
V - Fluxograma de Projetos: é a representação gráfica contendo a sequência de
tramitação de projetos, caracterizando as operações e os órgãos envolvidos no processo.
CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS
Art. 3º O objetivo geral é a padronização de processos e rotinas, com adequação da
estrutura organizacional do Ministério Público.
Parágrafo único. São objetivos específicos do Fluxograma de Projetos:
I – propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita leitura mais
simples e lógica do processo aos seus usuários;
II – representar os trâmites que integram o circuito de informações, demonstrando
graficamente o sentido de circulação ou fluxo dos projetos, bem como as unidades organizacionais em
que se realizam cada operação e os níveis hierárquicos que intervêm nas operações;
III – propiciar o conhecimento da sequência e o encadeamento das atividades, dando
uma visão geral do fluxo;
IV – delinear as responsabilidades de cada órgão envolvido no gerenciamento e
execução dos projetos;
V - contribuir com a qualidade e a
padronizando a rotina dos procedimentos administrativos;
celeridade na tramitação dos projetos
VI – facilitar o gerenciamento dos projetos em execução;
VII – subsidiar a análise de viabilidade e priorização do projeto pelo ProcuradorGeral de Justiça;
CAPÍTULO III
DA SIMBOLOGIA
Art. 4º O fluxograma mostra a sequência lógica das etapas de realização e
movimentação dos projetos por meio de desenhos gráficos feitos com os seguintes símbolos
padronizados (padrão ANSI), conforme anexo I:
I – Limites ou Terminador: representado por retângulos com as pontas arredondadas,
que indicam o início e o término do procedimento administrativo;
II – Decisão: representada por losangos, que indicam a necessidade de manifestação
da autoridade do órgão alocado à esquerda do fluxograma;
III - Processo ou Operação: representado por retângulos, serve para definir atos
ordinatórios;
IV - Sequência das ações: representada pelas setas, que indicam o fluxo dos projetos.
V – Documento: representado por figura geométrica que indica a utilização de
documento;
TÍTULO II
DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Art. 5º O gerenciamento, averiguação e controle devem assegurar que todos os
projetos sejam gerados em consonância com as especificações requeridas, dentro do cronograma e do
orçamento aprovados, que tenham atingidas as expectativas dos interessados e, sobretudo, estejam
alinhados ao Plano Geral de Atuação e ao Planejamento Estratégico.
CAPÍTULO I
COMPETÊNCIAS
Art. 6º Compete aos Órgãos gestores, que poderão ser os Centros de Apoio
Operacional ou qualquer outra unidade administrativa:
I - a definição, elaboração, execução, monitoramento e controle do projeto;
II - operar o aplicativo do PGA, cadastrar projetos e alimenta-los regularmente com
informações pertinentes nos termos do artigo 6º da Resolução 37/2011-PGJ;
Art. 7º Compete à Coordenadoria de Planejamento e Gestão (COPLAN):
I - sssegurar que todos os projetos sejam gerados em consonância com as
especificações requeridas no aplicativo do Plano Geral de Atuação, conforme art. 6º da Resolução
37/2011-PGJ;
II - a verificação de alinhamento ao Plano Geral de Atuação do Ministério Público;
III – apresentar sugestões para refinar os objetivos e planejar a ação necessária para
alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado;
IV – atribuir grau de prioridade ao projeto, de acordo com as metas estratégicas;
V - zelar pela padronização e regulamentação da gestão de projetos.
Art. 8º Compete ao Centro de Apoio Operacional, na área de atuação pertinente ao
escopo do projeto, caso não seja gestor do projeto:
I – apresentar sugestões para aperfeiçoamento da ideia;
II – aferir se há identidade de escopo com o projeto já aprovado;
III – aderir ao projeto;
IV – outras manifestações que reputar necessárias;
Art. 9º Compete à Subprocuradoria-Geral de Justiça (SUBPGJ) conhecer e prestar as
informações que reputar necessárias;
Art. 10. Compete à Secretaria-Geral (SG), por meio de suas diretorias:
I - fazer a previsão orçamentária e financeira necessária para atender ao projeto, com
previsão de execução no exercício financeiro seguinte;
II - fazer a análise orçamentária e financeira do projeto a ser executado no mesmo
exercício financeiro;
III - verificar a viabilidade técnica e operacional de suas respectivas áreas, de acordo
com a pertinência do tema do projeto;
IV - no processo de execução, formalizar a aceitação do projeto, expedindo-se a
competente ordem de serviço aos setores correspondentes (DOF, DTI, SEGRAF, DA), conduzindo o
projeto a um final ordenado até a devolução ao órgão gestor;
Art. 11. Compete ao Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional (CEAF):
I – em coordenação com a Secretaria-Geral, fazer a previsão orçamentária e financeira
necessária para atender ao projeto, sempre que o projeto for destinado ao aprimoramento profissional
e cultural dos membros da Instituição e de seus auxiliares e funcionários, tais como cursos,
seminários, congressos, simpósios, pesquisas, encontros de estudos;
II – opinar sobre a agenda do evento, visando evitar conflitos com outros eventos;
Art. 12. Compete à Corregedoria-Geral do Ministério Público (CGMP) a avaliação do
projeto e a contabilização de pontos, na área finalística, para fins de concursos de promoção e
remoção pelo critério de merecimento dos membros do Ministério Público do Estado de Rondônia;
Art. 13. Compete à Procuradoria-Geral de Justiça (PGJ) decidir sobre:
I – a aprovação do anteprojeto;
II – o aprimoramento da ideia, podendo determinar o retorno do anteprojeto ao gestor
para refazê-lo quando detectadas inviabilidades técnicas ou financeiras;
III – suspensão da execução do projeto, em razão de priorização de outros projetos;
CAPÍTULO II
DOS PRAZOS
Art. 14. Os projetos deverão ser apresentados no seguinte prazo:
I – no exercício anterior para execução no exercício financeiro seguinte, até a data da
aprovação do orçamento anual, quando houver qualquer custo.
II – no mínimo com 90 (noventa) dias de antecedência do início de execução, quando
não houver qualquer despesa prevista.
Parágrafo único. os projetos extemporâneos somente poderão ser aprovados pelo
Procurador-Geral de Justiça em caso de superior interesse público.
TÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 15. A iniciação e planejamento de todos os projetos deverão, obrigatoriamente,
observar o fluxograma (Anexo II).
Art. 16. No processo de execução, o projeto será devolvido ao gestor do projeto para
ciência e, posteriormente, encaminhado à Secretária-Geral.
Art. 17. O Processo de monitoramento e controle deverá ser exercido pelo gestor do
projeto de forma contínua.
Art. 18. Esta r
esolução entra em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.
Porto Velho, 13 de dezembro de 2012.
HÉVERTON ALVES DE AGUIAR
Procurador-Geral de Justiça
ANEXO I
SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA DESCRITIVO DE PROJETOS
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
INÍCIO/FIM
TOMADA DE DECISÃO
PROCESSO
SUBPROCESSO
DOCUMENTO
SENTIDO DE CIRCULAÇÃO
ANEXO II
Fluxograma de rotinasde tramitaçãoe gerenciamento de projetos
O
Operação:
Identifica qualquer processamento
que se efetive num Rum de trabalho
que tdo poisa ser tradusdo por
sfrnbotopróprio
C_)
Decisão:
SubPnxeuo:
identifica a torrada de dedsao,
identifica qualquer subproceuamento
que se efetive num fluxode trabalhoque
nio possa ser tradurtdo por símbolo
levando ao desdobramento do
fluxo, segundo as alternativas
verificadas.
O
Conector de rotna:
Terminal:
tracuj ou termina uma rotna
Uttuado para transportar
a rotina para outra coluna,
ou um processoqualquer
dentro da mesma pagina.
Conector de Fkoo:
Utiáado para dar sentido
c/ou seqüênciado fltnc.
Referências:
BRASIL. Lei Complementar nº 93 de 03 de novembro de 93. Lei Orgânica do Ministério
Público do Estado de Rondônia.
_________. Lei Complementar nº 303 de 26 de julho de 2004.
_________ Resolução nº 014/2010-CPJ, que dispõe sobre critérios para pontuação a ser
utilizado nos concursos de promoção e remoção pelo critério de merecimento dos membros
do Ministério Público do Estado de Rondônia.
_________ Resolução nº 037/2011-PGJ, que regulamenta o Aplicativo do Plano Geral de
Atuação - PGA 2011/2012.
MINISTÉRIO PÚBLICO DO RIO DE JANEIRO. Manual de Rotinas Administrativas.
PMBOK. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia
PMBOK®) Terceira edição. 2004 Project Management Institute, Four Campus Boulevard,
Newtown Square, PA 19073-3299 EUA.
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE RONDÔNIA. Manual de Processos: Planejamento e
gerenciamento de projetos, 2011