portaria - Ministério Público de Rondônia

RESOLUÇÃO Nº 03/2016/PGJ
Regulamenta a tramitação e o gerenciamento de
projetos e define o seu fluxograma, no âmbito
do Ministério Público de Rondônia.
O PROCURADOR-GERAL DE JUSTIÇA, no uso das atribuições que lhe são
conferidas pelo artigo 45 da Lei Complementar Estadual nº 93, de 3 de novembro de 1993, e
Considerando a Resolução nº 14/2010-CPJ, que incluiu o cumprimento das
metas do Plano Geral de Atuação como um dos critérios para pontuação a ser utilizado nos
concursos de promoção e remoção pelo critério de merecimento dos membros do Ministério
Público do Estado de Rondônia;
Considerando a Resolução nº 37/2011-PGJ, que regulamenta o Aplicativo do
Plano Geral de Atuação (PGA) 2011/2012;
Considerando que o gerenciamento de projetos é indispensável para a
realização dos objetivos estratégicos da Instituição, atingimento da visão e cumprimento da
missão;
Considerando a necessidade de adotar um modelo de administração e de
atuação finalista por projetos, a fim de assegurar melhor racionalização e atrelamento ao
orçamento e plano plurianual;
Considerando a necessidade de padronização de fluxos e rotinas, visando
buscar celeridade na tramitação dos projetos e facilidade de leitura e entendimento,
promovendo a melhoria do gerenciamento de projetos;
Considerando a necessidade de racionalizar o fluxo dos processos internos do
órgão visando a otimização dos projetos;
Considerando necessidade de aumentar a produtividade, diminuir os custos,
eliminar o retrabalho e combinar as tarefas afins, visando encurtar percursos e alcançar o
esperado resultado;
Considerando a atualização da versão da Ferramenta de Gestão dos objetivos
estratégicos;
RESOLVE:
Art. 1º Regulamentar a tramitação e o gerenciamento de projetos, nos termos
dispostos nesta Resolução, definindo o seu fluxograma.
Parágrafo único. O Ciclo de vida de cada projeto regula-se pelo disposto nesta
Resolução.
TÍTULO I
DO FLUXOGRAMA DE PROJETOS
CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES
Art. 2º Para efeitos desta Resolução, considera-se:
I – Projeto: um esforço temporário empreendido para criar um produto,
serviço ou resultado exclusivo, visando atingir o planejamento estratégico e o plano geral de
atuação do Ministério Público de Rondônia;
II – Grupos de processos: são orientações para a aplicação do conhecimento e
das habilidades de gerenciamento de projetos adequados durante o projeto. Existem cinco
grupos:
a) Grupo de processos de iniciação: define e autoriza o projeto ou uma fase
do projeto;
b) Grupo de processos de planejamento: define e refina os objetivos e
planeja a ação necessária, inclusive com estimativas técnicas e de custos, para alcançar os
objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado;
c) Grupo de processos de execução: integra pessoas e outros recursos para
realizar o plano de gerenciamento do projeto para o projeto;
d) Grupo de processos de monitoramento e controle: mede e monitora
regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do
projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos
objetivos do projeto;
e) Grupo de processos de encerramento: formaliza a aceitação do produto,
serviço ou resultado e conduz o projeto ou uma fase do projeto a um final ordenado.
III – Termo de abertura: é a autorização do gestor do projeto ou, em um
projeto com várias fases, de uma fase do projeto. É o processo necessário para documentação
das necessidades de negócios e do novo produto, serviço ou outro resultado que deve
satisfazer esses requisitos;
IV – Anteprojeto: é o processo necessário para produzir uma definição
preliminar de alto nível do projeto usando o termo de abertura do projeto junto de outras
entradas para os processos de iniciação. Este processo aborda e documenta os requisitos do
projeto e da entrega, os requisitos do produto, os limites do projeto, os métodos de aceitação e
o controle de alto nível do escopo;
V – Formulário de Mudança de Escopo: é o documento que formaliza
alterações no escopo do anteprojeto e do projeto;
VI – Fluxograma de Projetos: é a representação gráfica contendo a sequência
de tramitação de projetos, caracterizando as operações e os órgãos envolvidos no processo;
VII – Termo de Encerramento do Projeto (TEP): é o documento que
formaliza o encerramento do projeto e gera uma base de conhecimento e lições apreendidas;
VIII – Gestor do Projeto: é o membro responsável pela coordenação e
execução do projeto.
CAPÍTULO II
DOS OBJETIVOS
Art. 3º O objetivo geral é a padronização de processos e rotinas, com
adequação da estrutura organizacional do Ministério Público.
Parágrafo único. São objetivos específicos do Fluxograma de Projetos:
I – propiciar o uso de convenções de simbologias, o que possibilita uma leitura
mais simples e lógica do processo aos seus usuários;
II – representar os trâmites que integram o circuito de informações,
demonstrando graficamente o sentido de circulação ou fluxo dos projetos, bem como as
unidades organizacionais em que se realizam cada operação e os níveis hierárquicos que
intervêm nas operações;
III – propiciar o conhecimento da sequência e o encadeamento dos pacotes de
trabalho, possibilitando uma visão geral do fluxo;
IV – delinear as responsabilidades de cada órgão envolvido no gerenciamento e
execução dos projetos;
V – contribuir com a qualidade e a celeridade na tramitação dos projetos
padronizando a rotina dos procedimentos administrativos;
VI – facilitar o gerenciamento dos projetos em execução;
VII – subsidiar a análise de viabilidade e priorização do projeto pelo
Procurador-Geral de Justiça.
CAPÍTULO III
DA SIMBOLOGIA
Art. 4º O fluxograma mostra a sequência lógica das etapas de realização e
movimentação dos projetos por meio de desenhos gráficos feito com os seguintes símbolos
padronizados (padrão ANSI), conforme anexo I:
I – Limites ou Terminador: representado por retângulos com as pontas
arredondadas, que indicam o início e o término do procedimento administrativo;
II – Decisão: representada por losangos, que indicam a necessidade de
manifestação da autoridade do órgão alocado à esquerda do fluxograma;
III – Processo ou operação: representada por retângulos. Serve para definir atos
ordinatórios;
IV – Sequência das ações: representada pelas setas, que indicam o fluxo dos
projetos;
V – Documento: representado por figura geométrica que indica a utilização de
documento.
TÍTULO II
DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Art. 5º O gerenciamento, a averiguação e o controle devem assegurar que todos
os projetos sejam gerados em consonância com as especificações requeridas, dentro do
cronograma e do orçamento aprovados, que tenham atingido as expectativas dos interessados
e, sobretudo, estejam alinhados ao Plano Geral de Atuação e ao Planejamento Estratégico.
CAPÍTULO I
COMPETÊNCIAS
Art. 6º Compete ao órgão gestor do projeto:
I – a definição, a elaboração, o planejamento, a execução, o monitoramento e o
controle e o encerramento do projeto;
II – operar a Ferramenta de Gestão dos Objetivos Estratégicos do PGA
cadastrando e alimentando regularmente com informações pertinentes aos seus projetos, nos
termos do artigo 6º da Resolução 37/2011-PGJ;
Art. 7º Compete à Coordenadoria de Planejamento e Gestão (Coplan), através
do Escritório de Projetos:
I – Assegurar que todos os projetos sejam gerados em consonância com as
especificações requeridas na Ferramenta de Gestão dos Objetivos Estratégicos do Plano Geral
de Atuação, conforme Art. 6º da Resolução 37/2011-PGJ;
II – a verificação de alinhamento dos projetos ao Plano Geral de Atuação do
Ministério Público;
III – apresentar sugestões para refinar os objetivos estratégicos e planejar a ação
necessária para alcançar os macro-objetivos;
IV – atribuir grau de prioridade ao projeto, de acordo com as metas
estratégicas;
V – zelar pela padronização e regulamentação da gestão de projetos;
VI – Propor ao Procurador-Geral de Justiça:
a) elaboração e execução de projetos institucionais envolvendo os diversos
setores do MP/RO, inclusive os CAOPs;
b) agrupamento de projetos com temas correlatos;
c) modificação no escopo do projeto;
d) cancelamento de projetos.
VII – Avaliar a eficácia da execução dos projetos.
Art. 8º Compete ao Centro de Apoio Operacional, na área de atuação
pertinente ao escopo do projeto, caso não seja gestor do projeto:
I – apresentar sugestões para aperfeiçoamento da ideia;
II – aferir se há identidade de escopo com projeto já aprovado;
III – aderir ao projeto;
IV – outras manifestações que reputar necessárias.
Art. 9º Compete à Subprocuradoria-Geral de Justiça (SUBPGJ) conhecer e
prestar informações que reputar necessárias;
Art. 10. Compete à Secretaria-Geral (SG), por meio de suas diretorias:
I – fazer a previsão orçamentária e financeira necessária para atender ao
projeto, com previsão de execução no exercício financeiro seguinte;
II – fazer a análise orçamentária e financeira do projeto a ser executado no
mesmo exercício financeiro;
III – verificar a viabilidade técnica e operacional de suas respectivas áreas, de
acordo com a pertinência do tema do projeto;
IV – no processo de planejamento, formalizar a viabilidade do projeto,
expedindo-se a competente ordem de serviço aos setores correspondentes (Diretoria de
Orçamento e Finanças, Diretoria de Tecnologia da Informação, Seção Gráfica, Diretoria
Administrativa), conduzindo o projeto a um final ordenado até a devolução ao órgão gestor;
§ 1º Os processos administrativos referentes à aprovação de projetos que
tenham previsão orçamentária e financeira, deverão, obrigatoriamente, ser submetidos à
Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF), para análise e manifestação;
§ 2º Os processos administrativos que forem enviados à Secretaria-Geral
referentes a solicitações vinculadas aos projetos deverão ser encaminhados à Coplan para
análise e manifestação, quanto aos termos aprovados pela Decisão da Procuradoria-Geral de
Justiça.
Art. 11. Compete ao Centro de Estudos de Aperfeiçoamento Funcional
(CEAF):
I – em coordenação com a Secretaria-Geral, fazer a previsão orçamentária e
financeira necessária para atender ao projeto, sempre que este for destinado ao aprimoramento
profissional e cultural dos membros, de seus auxiliares e servidores da Instituição, tais como
cursos, seminários, congressos, simpósios, pesquisas, encontros de estudos;
II – opinar sobre agenda do evento, visando evitar conflitos com outros
eventos.
Art. 12. Compete à Corregedoria-Geral do Ministério Público (CGMP) a
avaliação do resultado do projeto e contabilização de pontos, na área finalística, para fins de
concursos de promoção e remoção pelo critério de merecimento dos membros do Ministério
Público do Estado de Rondônia.
Art. 13. Compete à Procuradoria-Geral de Justiça (PGJ) decidir sobre:
I – a aprovação do anteprojeto;
II – o aprimoramento da ideia, podendo determinar o retorno do anteprojeto ao
gestor para realizar a mudança de escopo quando detectadas inviabilidades técnicas ou
financeiras;
III – a suspensão da execução do projeto, em razão de priorização de outros
projetos.
CAPÍTULO II
DA FERRAMENTA DE GESTÃO DOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Art. 14. A Ferramenta de Gestão dos Objetivos Estratégicos foi desenvolvida
para facilitar o gerenciamento do portfólio de projetos e a gestão da estratégia, como também,
aproximar o orçamento do planejamento, substituindo o antigo aplicativo PGA (Plano Geral
de Atuação).
§ 1º São objetivos específicos da Ferramenta de Gestão dos Objetivos
Estratégicos:
I – subsidiar a adoção de metodologias, monitoramento e a avaliação do
processo de planejamento das ações implementadas e os resultados alcançados, contribuindo
para transparência do processo de gestão;
II – implementar e difundir uma cultura de planejamento que integre, qualifique
as ações e subsidie a tomada de decisão, possibilitando aos gestores de informações
aperfeiçoamento e/ou redirecionamento;
III – disseminar a cultura de gerenciamento de projetos com base em
metodologias e ações recomendadas e reconhecidas amplamente como boas práticas;
IV – desenvolver e implementar uma rede de cooperação que permita amplo
compartilhamento de informações e experiências em gestão de projetos;
V – divulgar relatórios gerenciais dos projetos com status, responsabilidades,
escopo, prazos, custos e indicadores de desempenho.
§ 2º São objetivos complementares da Ferramenta de Gestão dos Objetivos
estratégicos:
I – apoiar a elaboração da proposta orçamentária (LOA e PPA);
II – auxiliar a gestão orçamentária e financeira;
III – informar o custo do portfólio, por programas e projetos.
CAPÍTULO III
DOS PRAZOS
Art. 15. Os projetos deverão ser apresentados no seguinte prazo:
I – no exercício anterior para execução no exercício financeiro seguinte, até a
data estipulada pela Instituição para a elaboração da Proposta Orçamentária, quando houver
qualquer despesa;
II – no mínimo 90 (noventa) dias de antecedência do início de execução do
projeto.
§ 1º os projetos extemporâneos somente poderão ser aprovados pelo
Procurador-Geral de Justiça em caso de superior interesse público;
§ 2º o fluxo para aprovação de projetos desenvolvidos em parceria com outras
instituições obedecerá à mesma regulamentação e aos prazos dos projetos internos.
TÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 16. O ciclo de aprovação de todos os projetos deverão, obrigatoriamente,
observar o fluxograma (Anexo II).
Art. 17. A gestão do projeto deverá ser feita de forma contínua, pelo seu gestor,
no processo de monitoramento e controle, dentro da Ferramenta de Gestão dos Objetivos
estratégicos.
Art. 18. Revogam-se as disposições em contrário, especialmente a Resolução
nº 45/2012-PGJ e a Resolução nº 37/2011-PGJ.
Art. 19. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.
Porto Velho-RO, 18 de fevereiro de 2016.
AIRTON PEDRO MARIN FILHO
Procurador-Geral de Justiça
ANEXO I
SIMBOLOGIA DO FLUXOGRAMA DESCRITIVO DE PROJETOS
SÍMBOLO
SIGNIFICADO
INÍCIO/FIM
TOMADA DE DECISÃO
PROCESSO
SUBPROCESSO
DOCUMENTO
SENTIDO DE CIRCULAÇÃO
Referências:
BRASIL. Lei Complementar nº 93 de 3 de novembro de 93. Lei Orgânica do Ministério Público do Estado de Rondônia.
_________. Lei Complementar nº 303 de 26 de julho de 2004.
_________ Resolução nº 14/2010-CPJ, que dispõe sobre critérios para pontuação a ser utilizado nos concursos de promoção e remoção pelo
critério de merecimento dos membros do Ministério Público do Estado de Rondônia.
_________ Resolução nº 37/2011-PGJ, que regulamenta o Aplicativo do Plano Geral de Atuação - PGA 2011/2012.
_________ Resolução nº 045/2013-PGJ, que regulamenta a tramitação, gerenciamento de projetos e define o seu fluxograma, no âmbito do
Ministério Público.
MINISTÉRIO PÚBLICO DO RIO DE JANEIRO. Manual de Rotinas Administrativas.
PMBOK. Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) Terceira edição. 2004 Project Management
Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA.
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE RONDÔNIA. Manual de Processos: Planejamento e gerenciamento de projetos, 2011