gerenciamento de estoques: o diferencial logístico

GERENCIAMENTO DE ESTOQUES: O DIFERENCIAL LOGÍSTICO
COMO ESTRATÉGIA DE COMPETITIVIDADE E SOBREVIVÊNCIA
NA EDITORA DE SISTEMA DE ENSINO
1
Airton Souto Guerrero; 2Flávia Elias Bragato
Discentes do Curso MBA em Gestão Empresarial do Centro Universitário de Lins - Unilins,
Lins-SP, Brasil
[email protected]; [email protected];
3
M.Sc. Irso Tófoli (orientador); 4Especialista Ana Elisa Alencar Silva de Oliveira (orientadora);
Docentes do Curso MBA em Gestão Empresarial do Centro Universitário de Lins - Unilins,
Lins-SP, Brasil
[email protected] ; [email protected]
Resumo:
O objetivo deste trabalho de conclusão de
curso em forma de artigo acadêmico, é
analisar o processo logístico dando ênfase ao
gerenciamento de estoque de uma Editora de
Sistema de Ensino, fornecendo parâmetros
para a tomada de decisão e demonstrando
que este controle pode vir a ser uma
vantagem competitiva. A eficiência na
gestão de estoques poderá criar o diferencial
entre os concorrentes, melhorar a qualidade
do atendimento, reduzir o tempo de entrega
e giro além de diminuir custos. A gestão de
estoques frequentemente absorve uma parte
considerável do orçamento operacional de
uma organização. Como eles não agregam
valores aos produtos, quanto menor o nível
de estoques com que um sistema produtivo
conseguir trabalhar, mais eficiente este será.
Palavras-chave: Gestão de Estoques.
Logística. Competitividade. Sobrevivência.
Abstract:
The purpose of this academic article is to
analyze the logistics process emphasizing
the supply management in a Publisher of
Teaching System, providing the parameters
in order to take decisions and showing that
this control can become a competitive
advantage. The efficiency on the supply
management can create a differential among
the competitors, improve the quality of the
attendance, reduce delivery timing and
turnover and it can also reduce costs.
Frequently, the supply management absorbs
a considerable part of the operational
budget in a company. Once the inventory
does not add value to the products, the
smaller it is, the more efficient it will be.
Keywords: Supply management. Logistics.
Competitiveness. Survival.
1 Introdução
A nova realidade econômica e o
perfil de consumo das pessoas na atualidade
certamente contribuem para o aumento da
competitividade entre as empresas que cada
vez mais estão equiparando-se em termos de
produtos e qualidade oferecidos. A busca
pelo diferencial vem sendo uma constante
para aquelas organizações que visam à
permanência no mercado. O mais comum é
que estas empresas busquem ter foco no
atendimento
e
na
superação
das
necessidades e expectativas de seus clientes.
Contudo, todo o trabalho de retenção e
manutenção de clientes pode vir abaixo,
caso não haja eficiência internamente no que
1
diz respeito ao cumprimento daquilo que se
propõe ao consumidor final.
É comum observar que a maioria das
empresas sofre com a falta de planejamento
e gestão, principalmente no âmbito logístico.
Desta forma este artigo, pretende
através da revisão bibliográfica e de estudo
de caso demonstrar e caracterizar a gestão
de estoques em editora de livros de sistema
de ensino da região de Presidente Prudente
(SP) explorando a importância da gestão
eficaz de estoques. O objetivo deste artigo é
demonstrar que através da gestão de
estoques eficiente, a empresa passa a ter um
diferencial perante seus concorrentes e passa
a se consolidar no mercado. A perguntaproblema resume-se em: “Como a gestão de
estoques pode se tornar um diferencial
estratégico e assegurar a sobrevivência do
negócio?”.
2 Referencial teórico
2.1 A logística e seu planejamento
É muito comum relacionar a logística
a apenas armazenagem e transporte, todavia
este termo representa muito mais do que
isso. A logística trata desde o planejamento
até a realização total de um projeto passando
pelo seu desenvolvimento e também
englobando armazenamento, transporte,
distribuição, reparação, manutenção e
despacho de materiais.
Atualmente é possível encontrar
amplas bibliografias a respeito da logística
indicando-a como fator determinante para o
sucesso ou fracasso das organizações. Porém,
é possível perceber claramente que pouco se
dissemina sobre as atividades logísticas e
como as mesmas devem ser definidas nas
organizações.
A logística é um importante
componente para o gerenciamento da cadeia
de suprimentos que por sua vez visa
planejar, implementar e controlar o fluxo e
armazenamento
de
matérias-primas,
materiais semi-acabados e produtos finais,
bem como as informações pertinentes a
estes, desde sua obtenção ou produção até o
ponto de consumo, tendo como principal
objetivo o atendimento e superação das
exigências dos clientes. A definição mais
objetiva para o termo “logística” é o meio
pelo qual se busca a satisfação do cliente ao
menor custo total. Vale ressaltar que os
princípios de gerenciamento logístico levaram
70 anos ou mais para ser claramente definidos
(FARIA; COSTA, 2005).
O profissional responsável por esta
área é operador logístico. Sua função como
responsável pelas atividades logísticas é
fornecer e gerenciar as atividades ou parte
delas, durante as diferentes fases da cadeia
de abastecimento de seus clientes sempre
com o intuito de agregar valor aos produtos
ou serviços oferecidos. Este profissional
deve estar devidamente preparado para
prestar diferentes serviços ao mesmo tempo
nas três atividades básicas que são o
controle de estoque, a armazenagem e a
gestão de transporte (SILVA; GOMES,
2009).
A logística é vista como uma
vantagem competitiva, pois faz a diferença
na busca por mais agilidade e conseqüente
expansão de atuação (CARVALHO, 2002).
As empresas que tem a real iniciativa
de se manter no mercado, se mostram cada
vez mais engajadas na busca de métodos
logísticos para gerir e aperfeiçoar seus
processos internos. O objetivo é melhorar
sua eficiência ao mesmo tempo em que os
custos mantenham-se os menores possíveis.
Para atingir este objetivo, é necessário que a
empresa busque por processos de
padronização que facilitem o controle
logístico.
Atualmente o foco da gestão
empresarial está voltado para os processos.
Segundo Faria; Costa:
O processo é constituído por um
conjunto de subprocessos, atividades, e
tarefas que se inter-relacionam com o
intuito de agregar valor e gerar bens e
serviços para atender às necessidades
dos clientes internos ou externos
(FARIA; COSTA, 2005, p. 21).
Em conformidade com o comentário
de Faria; Costa (2005) observa-se na Figura
1 como acontece a hierarquia dos processos.
2
Fonte: Faria, Costa (2005, p. 22)
Figura 1- Hierarquia dos processos
As empresas são capazes de reunir
informações a respeito de seus processos de
maneira muito mais ágil através da logística.
É também através desta metodologia que se
torna possível manter um equilíbrio
conforme
a
demanda.
Com
um
procedimento baseado em processos, as
empresas passaram a agregar valor ao
cliente por meio de movimentos e ações que
ultrapassam as fronteiras organizacionais.
As atividades desenvolvidas internamente
através de processos bem organizados e
controlados, passam a ser um diferencial.
Elas descrevem de que forma a empresa
utiliza seu tempo e recursos para
cumprimento de objetivos e metas (SILVA;
GOMES, 2009).
De acordo com Carvalho (2002), a
logística é dividida em dois tipos de
atividades - as principais e as secundárias.
Esta divisão está diretamente relacionada a
segregação de processos e atividades.
As atividades logísticas principais
envolvem os transportes, gerenciamento de
estoques e processamento de pedidos. Já as
atividades logísticas secundárias envolvem
armazenagem, manuseio de materiais,
embalagem, obtenção / compras, sistema de
informação e programação de produtos
(FARIA, COSTA, 2005).
Aproximando ainda mais a logística
ao campo da gestão, tem-se a logística
empresarial
que
estuda
como
a
administração
pode
trazer
maior
rentabilidade aos serviços de distribuição a
potenciais
clientes
e
possíveis
consumidores, através da elababoração de
um planejamento, além de organização e
controle efetivos que viabilizem as
atividades de movimentação e armazanagem
e ainda facilitar o fluxo de produtos com os
quais a empresa lida (OLIVEIRA, 2008).
Considerando que a principal
preocupação da logística é ter os produtos e
serviços no local desejado e no momento em
que é solicitado com o menor custo possível,
torna-se necessário o domínio do fluxo de
materiais através da gestão conjunta de todas
as atividades logísticas da empresa. Como
parte do gerenciamento logístico é possível
citar o projeto e a administração de sistemas
como ferramentas para controle do fluxo de
materiais, dos estoques em processo e dos
produtos finais, com o intuito de fortalecer a
estratégia das unidades de negócios da
empresa (SILVA; GOMES, 2009).
Para se obter sucesso no controle
logístico e manter a estabilidade dos
processos, o principal desafio da empresa
reside na necessidade de coordenar o
conhecimento
específico
de
tarefas
individuais em competência integrada
concentrada no atendimento ao cliente. Em
sentido estratégico, o executivo principal de
logística assume a iniciativa de expandir as
fronteiras empresariais para facilitar o
efetivo relacionamento na cadeia de
suprimento (RIBEIRO, 2008).
Além dos resultados combinados, as
empresas devem estar sempre atentas às
ameaças e oportunidades do mercado para
poder se estabelecer as melhores condições
utilizando a logística como método para
melhorar o fluxo da informação. Esta
melhoria inclui pedidos de clientes de
ressuprimento, necessidade de estoque,
programação de atividade dos depósitos,
documentação de transporte e faturas. Com
isso, todos envolvidos na organização terão
a informação e o tipo de necessidade da
empresa para que busquem os melhores
métodos de gerenciar seu sistema logístico
(CARVALHO, 2002).
3
Todas estas atividades e ações devem
fazer parte do planejamento estratégico da
empresa.
O planejamento estratégico é um
processo gerencial que diz respeito à
formulação de objetivos para a seleção ações
e para sua execução, levando em conta as
condições internas e externas da empresa e a
evolução esperada. Ele possibilita a
percepção do quadro atual, a avaliaçãodas
etapas e a construção de um referencial
futuro, estruturando o trâmite adequado e
reavaliando todo o processo para o qual se
destina (RIBEIRO, 2008).
Segundo Baloou (2010, p. 23) o
planejamento estratégico em logística
“resume-se em montar o sistema logistico
com armazéns, rotas de transporte, níveis de
estoque e procedimentos para processar
pedidos”.
Sendo assim, segundo Baloou
(2010), as questões essencias para tal ação,
são:
a) Quantos depósitos devem ser
utilizados?;
b) Onde devem estar localizados?
c) Quanta área física deve estar
disponível nos depósitos?;
d) Quais municípios devem ter sua
demanda atendida partir de quais
depósitos?;
e) Quais depósitos devem ser
abastecidos a partir de quais
fábricas?
As respostas para as questões acima
afetam diretamente os custos de transporte,
estoque e processamento de pedidos. Deve
se ter em mente que raramente clientes
desejam comprar bens ou serviços nos locais
onde é mais econômico produzi-lo portanto
a empresa deve estar devidamente preparada
e estruturada para atendê-lo. Algumas
questões a serem tratadas na etapa de
planejamento, segundo Baloou (2010), são:
a) Quais produtos devem ser
entregues a quais clientes
diretamente
a
partir
de
determinado
ponto
de
suprimento, e quais devem ser
entregues através do sistema de
depósitos?;
b) Quando e em quais quantidades
devem ser repostos os estoques
no armazéns?;
c) Que tipo de tranporte deve ser
empregado? Deve-se usar serviço
de terceiros ou frota própria?;
d) Quais meios de transmissão e
processamento de pedidos devem
ser utilizados?
Ainda segundo Baloou (2010), a
redução do número de armazéns e sua
colocação em posições geograficamente
estratégicas altera as reações entre os custos
de transporte e de manutenção de estoques,
conforme Figura 2.
Fonte: Baloou (2010, p. 24)
Figura 2 - Reação entre custo de transportes
e manutenção de estoques
Desta
forma,
todas
estas
considerações devem estar inclusas no
planejamento logístico. Em poucas palavras,
planejar é a função administrativa que dá
base para a organização, direção e controle
determinando de antemão o que se deve
fazer e quais os obejtivos a serem atingidos.
Seu intuito é dar condições para o alncance
dos objetivos através de estratégias bem
definidas (RIBEIRO, 2008).
Os princípios para um bom
planejamento
são:
diferenciação
da
distribuição,
criação
de
estratégias
compostas, compensação dos custos
envolvidos, consolidação e padronização
(BALOOU, 2010).
Ter uma distribuição diferenciada,
segundo Dornier (2000) é uma vantagem
4
competitiva principalmente na atualidade
onde os produtos se equiparam cada vez
mais em termos de qualidade. Desta forma,
ser logisticamente diferente é um passo a
mais na conquista de um cliente. Para que
tenha efeito, a distribuição diferenciada deve
ser organizada na seguinte forma:
a) Identificação dos produtos que
devem ser entregues diretamente
da fábrica, sem a necessidade de
armazenagem em depósitos e
identificação de clientes com
grandes volumes para que se
consiga um aproveitamento total
de frete;
b) Identificação de produtos com
maior rotatividade, e alocação em
depósitos regionais. Os produtos
com menor rotatividade devem
ser mantidos somente no depósito
principal;
c) Separação e atendimento de
pedidos por prioridade.
A estratégia composta é similar à
idéia de distribuição diferenciada. É a
maneira de fazer uma distribuição
categorizando cada grupo de produtos.
Produtos mais frágeis tem tratamento
diferente de produtos mais pesados, por
exemplo. Aliar o uso de depósitos alugados
e tipos de transportes diferenciados para
determinados tipos de produtos, garantem
uma logística de material mais específica e
portanto mais eficiente (DORNIER, 2000).
A
compensação
dos
custos
envolvidos é a análise do quanto se gasta
para a manutenção dos estoques com o
cruzamento das vantagens que este estoque
traz para a empresa. Esse aspecto é
fundamental pois caso os custos ultrapassem
os ganhos, este é o momento da empresa
reavaliar seu planejamento (FARIA;
COSTA, 2005).
Por fim, a consolidação e a
padronização pós planejamento devem
ocorrer caso o desenvolvimento tenha sido
positivo em termos financeiros e de retenção
de clientes.
2.2 O gerenciamento da cadeia de
suprimentos - Supply chain management
(SCM)
Inicialmente, a logística foi aplicada
parcialmente nas empresas enfatizando
determinadas funções das quais se buscou
melhorar o desempenho individual. O
avanço da tecnologia da informação e a
adoção de um gerenciamento orientado para
processos facilitou esta mudança ampliando
a atuação e a importancia dada à logística
nas empresas (FERRAZ NETO, KUEHNE
JUNIOR, 2009).
A cadeia de suprimentos (ou cadeia
de fornecimento) é composta por um grupo
de fornecedores que atende as necessidades
de uma empresa na criação e no
desenvolvimento dos seus produtos. Ela é
comumente vista como como uma forma de
colaboração entre fornecedores, varejistas e
consumidores para a criação de valor e ainda
pode ser definida como o ciclo da vida dos
processos que compreendem os fluxos
físicos, informativos, financeiros e de
conhecimento, cujo objctivo é satisfazer os
requisitos do consumidor final com produtos
e serviços de vários fornecedores ligados
(MEDEIROS, 2008).
A cadeia de fornecimento, no entanto,
não está limitada ao fluxo de produtos
ou informações no sentido fornecedor e
cliente. Existe também um fluxo de
informação, de reclamações e de
produtos, entre outros, no sentido
cliente e fornecedor (AYERS, 2001).
Dentro do planejemento logístico é
possível citar o gerenciamento da cadeia de
suprimentos. Também disseminado na
literatura através da expressão inglesa
Supply Chain Management (SCM), seu
objetivo é definir um sistema pelo qual
organizações e empresas entregam seus
produtos e serviços aos seus consumidores,
em uma rede de interligada além de lidar
com problemas de planejamento e execução
que envolvem a gestão de um cadeia de
suprimento (DIAS, 2008).
Nas
fases
anteriores
ao
gerenciamento da cadeia de suprimentos o
mais comum em qualquer empresa era a
5
importância dada à garantia da qualidade do
produto e dos serviços relacionados a
entrega
e
atendimento
pós-venda.
(MEDEIROS, 2008)
O gerenciamento da cadeia de
suprimento constitui um desafio pelo qual as
empresas se interessam há muitos anos. No
final do século XX muitas empresas
passaram por dificuldades no ambiente dos
negócios o que culminou na extinção de
diversas organizações. As fusões e as
atualizações no modo de administrar
alteraram diversos tipos de mercados e o
aumento da concorrência global mudou
completamente as atitudes das organizações.
(MEDEIROS, 2008)
Estas pressões combinadas criaram
um novo conceito para as organizações: a
necessidade de serem ágeis. As empresas
ágeis e conectadas com esta nova realidade
já identificaram que a concorrência e a
competitividade vêm crescendo e é preciso
ter um diferencial para atender as exigências
do mercado, atrair e principalmente manter
novos clientes.
As fases das atividades de
suprimentos, segundo Chopra; Meindl
(2003), são:
a) Determinação das necessidades Fase da classificação das
necessidades e como as mesmas
são geradas;
b) Identificação para obtenção de
suprimentos - Onde comprar? De
quem comprar? Qual o melhor
preço? Qual a melhor localização
e qualidade?;
c) Armazenagem de suprimentos Onde estocar? Como estocar?
Qual o estoque de segurança?
Quanto tempo? Qual o custo de
mantê-lo?;
d) Distribuição de suprimentos Qual a melhor forma de
transportar até o local da
solicitação? Qual o melhor
modal? Onde alocar até a
utilização? Qual a quantidade a
ser entregue em cada setor?
O grande objetivo do gerenciamento
da cadeia de suprimentos é a redução de
estoques, mas sempre tendo como garantia
a certeza de que não faltará nenhum produto
quando este for solicitado. Sem dúvida, o
desenvolvimento de técnicas e ferramentas
para melhorar a gestão da cadeia de
suprimento contribuem para uma melhor
estratégia e prática. A aplicação dessas
ferramentas leva a alternativas que permitem
que a empresa tome decisões com bases
mais fundamentadas.
O gerenciamento da cadeia de
suprimentos, de acordo com Chopra; Meindl
(2003), engloba:
a) Planejamento de demanda previsão
do
quanto
será
necessário baseado em dados,
pesquisas ou históricos;
b) Colaboração de demanda resolução
colaborativa
para
determinar
consensos
de
previsão, ou seja, indústria e
comercial por exemplo, devem
estar em sintonia para que o
planejamento seja coerente;
c) Promessa de pedidos - quando se
compromete com a entrega de
um produto para um cliente,
levando em conta tempo de
produção e restrições;
d) Otimização de rede estratégica quais produtos as plantas e
centros de distribuição devem
disponibilizar no mercado e se o
fluxo deve ser reavaliado mensal
ou anualmente;
e) Produção e planejamento de
distribuição - coordenar os planos
reais de produção e distribuição
para todo o empreendimento.
Este controle deve ser feito
diariamente;
f) Calendário de produção - para
uma locação única, criar um
calendário de produção viável;
g) Planejamento de redução de
custos e gerência de desempenho
- Diagnóstico do potencial e de
indicadores,
estratégia
e
planificação da organização,
resolução de problemas em real
time, avaliação e relatórios
6
contábeis, avalição e relatórios de
qualidade.
Em suma, é possível afirmar que o
gerenciamento da cadeia de suprimentos
firma relacionamentos de longo prazo entre
os elementos de uma cadeia produtiva que
passarão a planejar de forma estratégica suas
tarefas para executar as atividades logísticas
de forma coesa entre suas organizações,
melhorando desta forma o desempenho
conjunto (ZAGO, et al., 2008).
Segundo Chopra; Meindl (2003) uma
típica cadeia de suprimentos pode envolver
vários estágios conforme observados na
Figura 3.
Fonte: Chopra; Meindl (2003, p. 76)
Figura 3- Estágios da cadeia de suprimentos
No entanto, os fatores chave para
uma cadeia de suprimentos são: estoque,
transporte, instalações e informação. Sendo
que o objetivo principal no gerenciamento
de uma cadeia de suprimentos é conseguir
estabelecer um fluxo organizado de
produtos, da extração de matérias-primas até
a chegada do produto ao cliente pode-se
dizer então que os termos Logística e Cadeia
de Suprimentos tem o mesmo significado, já
que ambos têm a finalidade de satisfazer o
cliente com o menor custo possível (ZAGO,
et al., 2008).
O gerenciamento da cadeia de
suprimentos também se preocupa com
outros dois fluxos: o fluxo de demanda e o
fluxo de caixa da cadeia conforme
apresentado na Figura 4.
Sem esses outros dois fluxos, os
produtos permaneceriam inertes pois é a
demanda que impulsiona a movimentação.
A grande descoberta do gerenciamento da
cadeia de suprimentos é que a chave para
gerenciar o fluxo de podutos está justamente
na sincronização destes três fluxos
(CHOPRA; MEINDL, 2003).
Fonte: Chopra; Meindl (2003, p.104)
Figura 4 - Os três fluxos básicos
2.3 O estoque e sua gestão
O estoque é uma área de suma
importância dentro de uma empresa. Ele é
constituído pelos itens destinados a venda,
necessários ao processamento interno e
consumo para a realização das atividades da
organização. O estoque mantém todos os
produtos e suprimentos necessários para o
bom funcionamento da empresa o que exige
portanto que sua gestão tenha de ser
extremamente eficiente. Seu controle é parte
vital do composto logístico. Sem o devido
acompanhamento, o estoque pode vir a
representar uma porção substancial do
capital da empresa (SILVA; GOMES,
2009).
Alguns críticos consideram os
estoques como desperdício argumentando
que estes absorvem capital que poderia ser
destinado a outros usos, como por exemplo,
a melhoria da produtividade e a
competitividade. Todavia, o estoque pode
justamente se tornar o meio pelo qual se
consegue esta impulsão na competitividade
da empresa (CHOPRA; MEINDL, 2003).
Segundo Balou (1993. p. 204) o
estoque possui diversas finalidades. Se bem
controlado a ele é possível atribuir:
a) Melhoria de nível de de serviço;
b) Incentivo
de
economias
na
produção;
c) Viabilidade de economias de escala
nas compras e no transporte;
d) Proteção contra aumentos de preço;
e) Resguardo à empresa de incertezas
na demanda e no tempo de
ressuprimento;
f) Segurança contra contingências
(BALOU, 1993. p. 204).
Para Dias (2010, p. 4),
7
O estoque é necessário para que o
processo de produção versus vendas
seja executado com um número
mínimo de preocupações e desníveis. A
função da administração de estoques é
maximizar o feedback de vendas e o
ajuste do planejamento da produção.
Sem estoque o trabalho e o bom
atendimento da empresa tornam-se
praticamente impossíveis, pois ele
funciona como amortecedor entre os
vários estágios da produção até a venda
final do produto (DIAS, 2010, p. 4).
Além disso, um papel fundamental
desempenhado pelo estoque na cadeia de
suprimentos é o de acrescer a quantia de
demanda que pode ser atendida, pois ele
viabiliza que o produto esteja pronto e
disponível para o momento em que o cliente
necessitar. Ainda através do estoque, é
possível conseguir a redução custos ao
empreender economias de escala que
possam ocorrer durante a produção e a
distribuição do produto final (CHOPRA;
MEINDL, 2003).
A principal função do estoque é
dispor de um produto ou serviço para o
cliente com o custo de fornecimento mais
acessível possível. Todas as informações e
detalhes concernentes ao estoque devem de
ser
de
conhecimento
de
todos,
principalmente da equipe de vendas. A
empresa, tendo o conhecimento de seus
estoques com precisão, não deixará faltar o
produto e poderá avaliar a necessidade de
investimento ou não para que se possa
alcançar seus objetivos (SILVA; GOMES,
2009).
No geral as quatro principais funções
desempenhadas
pelos
estoques
são:
especialização geográfica, os estoques
intermediários, o equilíbrio entre suprimento
e demanda e o gerenciamento de incerteza e
instabilidades (SILVA; GOMES, 2009).
Ao que tange a especialização
geográfica a empresa pode contar com
determinados fornecedores localizados nas
suas proximidades ou que possuam estoque
com uma gama de diversos produtos
relacionados ao seu negócio, podendo desta
forma adquirir vários tipos de produtos de
um mesmo fornecedor e assim poder
fabricar de modo mais econômico,
diminuindo custos e aproveitando o
transporte.
Os produtos manufaturados e
distribuídos em grandes lotes, muitas vezes
superiores a atual demanda, fazem parte do
chamado estoque intermediário, cujo
objetivo é reduzir as despesas com
transporte. Além disso, no estoque
intermediário a fabricação é feita por etapas
para que os itens possam ser vendidos
posteriormente conforme a demanda do
mercado (SILVA; GOMES, 2009).
O balanço entre suprimento e
demanda nada mais é do que se ter o
planejamento para determinado item para
que este seja vendido em maior quantidade
em certa época do ano para que não haja
escassez ou produção demasiada para o
período seguinte. Por sua vez, o
gerenciamento de incertezas visa ponderar
as prospecções das vendas futuras. O
estoque de segurança é um exemplo de
auxílio nessa função (SILVA; GOMES,
2009).
Utilizando estas funções como
parâmetro, as empresas podem produzir de
acordo e vender com maior tranqüilidade,
pois poderão contar com os materiais
necessários na hora em que for preciso. O
crucial é ter um bom gerenciamento para
estimar a demanda de certo produto em um
determinado período evitando estoques
desnecessários (NOVAES, 2004).
O estoque acima do necessário
esconde erros que muitas vezes acabam
sendo descobertos apenas na hora da venda
devido
justamente
a
perda
de
acompanhamento. Como apoio, as empresas
podem contar com diversos programas que
auxiliam a controlar o fluxo dos estoques o
que minimiza a ocorrência de erros. Para se
ter um controle de estoques adequado,
segundo Novaes (2004), é necessário:
a) Determinar “o que” deve
permanecer em estoque: número
de itens;
b) Determinar “quando” se devem
reabastecer
os
estoques:
periodicidade;
8
c) Determinar “quanto” de estoque
será necessário para um período
predeterminado: quantidade de
compra;
d) Acionar o departamento de
compra para executar a aquisição
de estoque: solicitação de
compra;
e) Receber, armazenar e guardar os
materiais estocados de acordo
com as necessidades;
f) Controlar os estoques em termos
de quantidade e valor; fornecer
informações sobre a posição do
estoque;
g) Manter inventários periódicos
para avaliação das quantidades e
estados dos materiais estocados;
h) Identificar e retirar do estoque os
item obsoletos e danificados.
Se a gestão adotada pela empresa for
baseada em tais passos, ela terá um sistema
logístico preciso e com informações corretas
a respeito dos estoques, mantendo somente
quantidades de materiais necessários,
atendendo a demanda da empresa, mantendo
a rotatividade dos materiais e aumentando o
lucro o que nos leva ao objetivo da gestão de
estoques que é otimizar o capital investido,
aumentando o uso eficiente dos meios
financeiros disponíveis, minimizando as
necessidades de investimento (FÉO; FÉO,
2010).
A gestão de estoques agrupa diversas
atividades. Dentre estas atividades é possível
citar a programação, o planejamento das
necessidades e o controle do que se adquire
em que quantidade se deve comprar, sempre
com a intenção de manter uma consistência
ao que diz respeito a utilização e
armazenagem para que seja possível
responder com regularidade adequada aos
clientes em relação a preços, quantidades e
prazos (VALENTE; BERNDT; GUZI,
2008).
A programação e o planejamento
estão diretamente ligados à definição dos
padrões necessários ao uso de técnicas
estatísticas, relacionadas às previsões de
necessidades e à gestão de estoques de
qualquer organização. O controle é a fase de
execução de atividades responsável pela
uniformização e coleta dos dados de
movimentação que alimentam o processo de
gestão de estoques, e que faz com que
algumas decisões sejam tomadas em função
de parâmetros estabelecidos anteriormente
no planejamento (FÉO; FÉO, 2010).
Apesar de haver o conhecimento da
importância e complexidade por parte das
empresas com relação a gestão de estoques,
é possível notar que para alguns o fator
estoque não é considerado uma questão não
estratégica e sim operacional sendo limitada
à tomada de decisões em níveis
organizacionais mais baixos (DIAS, 2008).
Por outro lado, as empresas que já
perceberam que a gestão de estoques pode
ser utilizada ao longo de toda a cadeia de
suprimentos da qual fazem parte e que estão
cientes de todas as vantagens competitivas,
já podem considerar-se à frente no quesito
sobrevivência no mercado (DIAS, 2008).
A estocagem de materiais por sua
vez, apresenta custos variáveis e custos
fixos. Os custos variáveis decorrentes dos
estoques são basicamente os custos com
utilização e manutenção de equipamentos,
controle e manteneção do estoque, materiais
operacionais e instalações, obsolescência,
depreciação e custos com demais eventuais
perdas. Caracterizam-se como custos fixos
os
equipamentos
utilizados
para
armazenagem e manutenção, seguros,
benefícios folha de pagamentos dos
colaboradores além utilização do imóvel e
espaço físico (VALENTE; BERNDT;
GUZI, 2008).
Quando a empresa mantém estoques
que não são necessários, ocorre um desvio
de controle, pois certamente se perde em
espaço físico útil e também em
investimento. Quando existe a consciência
que os estoques geram desperdício e quando
se identificam as razões que indicam a
necessidade de estoques, o propósito é usálas de uma forma eficiente (FÉO; FÉO,
2010).
Ao que diz respeito aos custos
associados à gestão de estoques, estes
podem ser separados em três áreas: Custos
de manutenção de estoques, custos de
9
pedido e custos de escassez (FÉO; FÉO,
2010).
Os custos de manutenção de estoques
são equivalentes à quantidade armazenada e
ao tempo em que esta fica em estoque. O
custo de oportunidade do capital é de
extrema importância. Ele se caracteriza pela
perda de receitas justamente por ter o capital
investido em estoques ao invés de ter
investimento em qualquer outra atividade
econômica (DIAS, 2008).
Já o custo de pedido são custos
referentes a uma nova encomenda, podendo
esses custos ser tanto variáveis como fixos.
Os custos fixos associados a um pedido
englobam o envio da encomenda, o
recebimento desta mesma encomenda e a
inspeção no ato do recebimento (DIAS,
2008).
Por fim, os custos de falta são
aqueles decorrentes da inexistência de
estoque para atender a demanda dos clientes
em determinado período. Como exemplo
deste tipo de custo é possível citar o
pagamento de eventuais multas contratuais,
perda considerável de vendas, negatividade
do mercado com relação à imagem da
empresa com conseqüente perda de market
share e utilização de planos de contingência
(DIAS, 2008).
2.4 Avaliação de estoque
Além de avaliar o tipo e o papel do
estoque na empresa, é necessário também
analisar os diferentes métodos de avaliação
de estoque para se ter uma idéia da
quantidade de material necessária e o
montante de capital a ser investido (SILVA;
GOMES, 2009).
O método de avaliação escolhido
afetará o resultado financeiro ao final de
cada mês.
Considerando que vários fatores
podem conduzir a variação do preço de
compra de materiais entre duas ou mais
compras faz-se necessário a seleção de um
método para a avaliação dos estoques.
Dentre os métodos de avaliação é possível
citar: a avaliação feita através do custo
médio; primeiro a entrar, primeiro a sair;
último a entrar primeiro a sair e avaliação
pelo custo de reposição (SILVA; GOMES,
2009).
A avaliação feita através do custo
médio é utilizada com maior freqüência e
baseia-se no preço de todas as retiradas,
contrapondo ao preço médio da compra do
item em estoque. Este método age de forma
a pois equilibrar as alterações de preços e, a
longo prazo, indica os custos reais das
compras de material (SILVA; GOMES,
2009).
O primeiro a entrar, primeiro a sair
(First in, First ou PEPS) é a avaliação feita
através da ordem cronológica das entradas.
O material que primeiro entrou no estoque é
removido, sendo substituído pela mesma
ordem cronológica da qual foi dada entrada,
devendo ter seu custo real aplicado. O
método PEPS é muito utilizado pelas
empresas que trabalham com produtos que
tenham validade. Seu intuito é reduzir as
perdas justamente pelos produtos possuírem
uma validade próxima. Neste caso o valor de
cada um dos produtos será mantido
conforme o valor adquirido (DIAS, 2008).
O último a entrar primeiro a sair (last
in, first out ou UEPS) é o método de
avaliação que considera que em primeiro
lugar devem sair os materiais que deram
entrada no estoque por último, o que faz
com que o saldo seja avaliado aos últimos
preços praticados. Este método é tido como
adequado em períodos inflacionários, pois
equaliza o preço dos produtos em estoque
para venda ao mercado consumidor. Por
considerar que o último produto a entrar em
estoque deve ser o primeiro a ser vendido,
mantém-se o valor do último produto
adquirido (SILVA; GOMES, 2009).
A avaliação pelo custo de reposição
considera a elevação dos custos em curto
prazo com relação à inflação. Se os produtos
não forem adquiridos em um determinado
período, é possível que haja aumento no
custo, ou seja, não se está isento custo
maior. Caso mercado sofra alta ou baixa o
mesmo também acompanha esta inflação
(SILVA; GOMES, 2009).
De forma geral todos os métodos
possuem suas vantagens. Cabe à empresa
10
escolher qual método se aplica melhor ao
seu perfil e critério de trabalho resultando
assim em maior lucratividade e menores
perdas (DIAS, 2008).
3 Estudo de caso: importância da logística
em uma editora de livros didáticos
Comprometida com uma educação
acadêmica e humana, fundada em 2003 por
professores de ensino médio e cursinhos prévestibulares conscientes de seu papel na área
educacional a empresa objeto de estudo de
caso inicia sua história com a publicação de
livros modulares para o ensino médio
composta por 94 livros.
Aprimorando sua gama de materiais
e após notar um espaço no mercado para um
tipo de produto até então mantido nas mãos
de poucos editores, em 2005 a empresa
lança o seu primeiro sistema de ensino. A
expansão continuou e em 2007 a empresa
passou a publicar para os demais segmentos
do ensino básico (maternal, educação
infantil e ensino fundamental). Atualmente a
Editora objeto de estudo deste artigo conta
com mais de 300 títulos voltados
exclusivamente para a educação.
Este
material
didático
é
comercializado tanto para rede particular e
quanto para a rede pública através da venda
direta para prefeituras e escolas e também
através da participação em licitações.
No caso de um editora voltada para
material didático especificamente sistema de
ensino, é de extrema importância que haja
um planejamento adequado para que não
falte livros ou ainda que não se imprima
exemplares muito além do necessário.
Atualmente, a equipe de vendas faz uma
previsão e a transmite para a produção que
por sua vez produz um determinado estoque
mínimo. Este cálculo tem sido feito baseado
principalmente no feeling dos vendedores, o
que pode ser um problema caso o negócio
não seja fechado como esperado. Daí gerase o estoque indesejável e para tanto o
controle e a veracidade das informações da
equipe de vendas se tornam imprescíndiveis.
Durante a elaboração do estudo de
caso também foi possível notar que para o
comprador além da qualidade do material
oferecido outro fator muito levado em
consideração é o timing de entrega além do
custo do frete do produto final. É muito
comum que as compras se canalizem
próximas ao início dos anos letivos portanto
a empresa deve ter um bom planejamento
para estar preparada para acolher esta
demanda.
O departamento de logística precisa
estar sempre atento com os pré-pedidos e
pedidos realizados, controlando assim a
necessidade ou não de se produzir ou
imprimir mais livros para suprir o estoque.
A produção por sua vez deve cumprir aos
prazos de entrega estabelecidos de antemão
com base no planejamento. Outro fator
preponderante para uma assistência de
qualidade é a forma de entrega do material.
Sendo este comercializado em todo território
nacional, deve haver uma programação e
uma seleção de formas de entrega de
produtos mapeada junto aos transportadores.
A forma de envio deve ser adequada em
todos os sentidos: custo justo aliado a
eficiência e cumprimento dos prazos
negociados.
Atualmente, a editora divide a
entrega dos livros didáticos e sistemas
completos de ensino de acordo com as redes
em que atua: privada ou pública. No caso da
rede privada de ensino, a entrega do material
é comumente feita de forma completa, ou
seja, todos os livros a serem utilizados
durante o ano letivo por determinado grupo
de alunos (seja ele grande ou pequeno) são
todos entregues à instituição de ensino antes
do início do ano letivo.
Com o planejamento de produção em
dia, logisticamente este tipo de entrega é
mais vantajoso no aspecto frete e manuseio
pois a separação do material é feita de uma
só vez e o frete conjunto acaba saindo mais
barato. Contudo, o fato de ter de entregar o
material por completo sem ter esta entrega
prevista com atecendecia, ou seja, sem
planejamento prévio, pode resultar em
atrasos
e
consequentemente
gerar
descontentamento por parte do cliente.
11
Para entregas de materiais com
destino a rede pública de ensino, trabalha-se
com a divisão bimestral. A importância do
departamento logístico em ter um controle
minucioso dos materiais a serem enviados
torna-se ainda maior pois na maioria das
vezes
os
pedidos
fechados
pelo
departamento comercial envolvem vários
níveis de ensino, diferentes datas de entrega
e quantidades bem distintas como por
exemplo:
Cliente A. Pedido 10 livros
ano/aluno para Berçário (crianças de 4
meses a 3 anos de idade).
Cliente B. Pedido 15 livros ano/aluno
para Berçário e Maternal (crianças de 4 anos
a 5 anos de idade).
Quanto mais houver segregação e
detalhes, mais se deve redobrar a atenção
para que se entregue acima de tudo
qualidade ao cliente final. Não somente a
qualidade dos serviços e materiais
oferecidos, mas também o adequado
fornecimento de informações ao cliente,
aumentam a credibilidade do material. A
logística também auxilia na fidelização de
clientes que procuram essa instituição, pois
saberão que o produto solicitado estará à
disposição na quantidade e no momento em
que desejarem.
De acordo com Novaes:
A relação de confiança e parceria entre
o consumidor e o varejista, embora se
apoiando na atenção pessoal, no
profissionalismo e na honestidade do
comerciante, vai depender em muito do
desempenho logístico da cadeia de
suprimento no seu todo. Qualquer
deslize nas operações seja um
desentendimento entre dois elementos
da cadeia, um atraso não justificável,
uma falta de cortesia por parte do
motorista que faz a entrega, ou por
parte do instalador, tudo isso vai se
somando negativamente, e depondo
contra os esforços de venda e de
marketing das empresas participantes
(NOVAES, 2004, p. 14).
Contudo, é necessário ainda mais
atenção por parte das empresas ao que tange
um bom planejamento. Através da busca do
aperfeiçoamento contínuo dos processos e
diante de tantas variações de mercado, faz-
se
necessário
envolver
todos
os
colaboradores e avaliar as necessidades que
cada componente do processo necessita.
Considerando o grande número de
pessoas
envolvidas
no
desempenho
logístico, através de uma padronização dos
processos um considerável número de falhas
pode deixar de ser cometido no dia-a-dia e
ainda reduzir os custos dos processos que
teriam que ser refeitos pelo mau
desempenho. Desta forma, evita-se o
retrabalho e conseguinte mente a perda de
tempo e dinheiro.
Por fim, a logística está sendo
aprimorada a cada dia nesta empresa, à
medida que as vendas crescem e o território
de atuação se amplia a gestão logística tem
feito a diferença, ainda que usada
timidamente. É importante destacar que no
caso da editora do estudo de caso, a gestão
tem trazido resultados positivos, mas ainda
se faz necessário planejar e utilizar os
recursos da melhor forma para que se
alcance o sucesso.
5 Conclusão
A logística é um tema utilizado
amplamente há muito tempo, porém
somente recentemente seu estudo vem sendo
aperfeiçoado. Com o passar dos anos
percebeu-se que a logística, se eficiente,
pode se tornar uma importante estratégia
competitiva.
Seu intuito é conseguir gerenciar a
relação entre custo e nível de serviço
oferecido. O maior desafio encontrado é que
cada vez mais os clientes optam por
melhores níveis de serviço, e ao mesmo
tempo, não estão dispostos a pagar
excessivamente por isso. Nos últimos anos,
o preço passou a ser um qualificador, e o
nível de serviço um diferenciador perante o
mercado. Desta forma, a logística ganha a
passa ser responsável por agregar valor ao
produto através do serviço por ela prestado.
No trabalho de revisão bibliográfica
aqui apresentado, a logística é vista como
ferramenta de destaque no acirrado mercado
atual. Ela não apenas representa um
12
diferencial estratégico, mas também uma
forma de gestão eficiente que permite que as
empresas possam diminuir seus custos,
eliminar processos que não agreguem valor
ao mesmo tempo em que encanta e retém
seus clientes pelo atendimento prestado
dentro do prazo aguardado.
Dentro da logística, optou-se por
enfatizar a importância do estoque. A
principal condição à garantia de manutenção
da sobrevivência de uma empresa reside na
necessidade de comprar cada vez melhor e
na ação de estocar em níveis adequados. Em
empresas que mantém um grande número de
variedade de materiais em seus estoques, por
exemplo, é possível verificar a importância
da adoção de um sistema logístico
sincronizado desde o momento da compra
até sua movimentação e venda.
Conforme observado durante o
desenvolvimento deste artigo, controlar o
estoque não é uma tarefa fácil. O
planejamento e o controle são essenciais
mas além disso, é preciso muita disciplina
para que não ocorram perdas de vendas por
falta de materiais. O cliente não atendido em
tempo fica insatisfeito e busca por outras
fontes para suprir suas necessidades. Este
fato pode significar a perda de um cliente
para sempre e a longo termo, ocorrendo o
mesmo com outros potenciais consumidores,
a empresa perde espaço no mercado e em
casos mais extremos deixa até de existir.
Isso mostra que a gestão de estoques
é fundamental para toda e qualquer
organização que produza itens ou serviços.
Sendo o lucro o principal objetivo das
organizações, obviamente a empresa deve
ter a preocupação de manter uma carteira de
clientes ativa. Os esforços de vendas e
marketing podem vir abaixo em segundo
caso o controle logístico seja inexistente ou
ineficiente
diante
de
dificuldades
encontradas.
Mesmo que a primeira vista a gestão
da cadeia de suprimentos com ênfase no
controle de estoques pareça a garantia de
sobrevivência da organização no mercado,
nem todas as empresas conseguem alcançar
os resultados esperados. É preciso haver
muita dedicação além do comprometimento
para o dimensionamento adequado dos seus
estoques além de tranqüilidade para
aguardar os resultados.
Para que o serviço logístico seja
eficiente
as
empresas
e
mais
especificamente neste caso a editora de
livros didáticos devem buscar proporcionar
treinamentos para seus colaboradores, com o
intuito de prepará-los e focá-los no alcance
de objetivos. O atual consumidor não perde
tempo com a empresa passiva que não busca
melhorias. Ele corre para o mercado na
primeira oportunidade e abre espaço para o
concorrente. Se um produto solicitado
chegar com atrasos e/ou com defeito a
imagem da empresa estará manchada para
este cliente e, diante desta situação, ele
poderá não indicar a empresa para outros
possíveis compradores.
O
que
torna
a
logística
contemporânea tão interessante é o desafio
que a mesma propõe em tornar os resultados
combinados da integração interna e externa
em das competências centrais da empresa.
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