Comunicação empresarial eficiente

Comunicação
empresarial
eficiente:
Saiba como gerir uma
equipe com essas dicas
REALIZAÇÃO
Sumário
01
Introdução
02
02
A comunicação dentro das empresas
nos dias de hoje
03
03
Como garantir uma comunicação eficiente?
04
3.4- Registre o que for comunicado
04
05
05
06
As vantagens da comunicação eficiente
dentro da empresa
07
3.1- Treine a equipe
3.2- Seja um líder, não um chefe
3.3- Delegue as tarefas corretamente
04
05 Conclusão
08
06 Sobre o Infortask
09
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Introdução
Muitas demandas, rotina intensa e expediente apertado marcam o dia a dia das grandes e
pequenas empresas. Diante desse contexto, é fundamental que todo e qualquer negócio,
independentemente do porte, encontre formas eficientes para se comunicar com a equipe
e registrar o que foi dito e delegado aos funcionários. Isso garante não só a organização da
empresa, como também assegura o cumprimento de tarefas.
A boa comunicação no meio corporativo é indispensável para estreitar os laços relacionais,
fortalecer a sinergia do time e evitar mal-entendidos. Quando alguma falha acontece no
processo comunicativo, há sérios riscos do problema resultar em prejuízo para a empresa.
Falta de comunicação ou comunicação ineficiente geram déficits de produtividade, erros
de execução e funcionários caminhando em direções opostas. Por outro lado, quando há
uma comunicação clara e objetiva, a tendência é que os colaboradores trabalhem mais e
melhor, em um curto espaço de tempo, afinal, eles sabem o que, como e quando fazer. Os
erros praticamente não acontecem, mas quando eventualmente ocorrem, eles podem ser
imediatamente corrigidos.
Pensando em ajudar os gestores na comunicação empresarial do seu negócio e garantir um
ótimo gerenciamento na sua equipe, preparamos um material bem prático e esclarecedor
com dicas especiais sobre o assunto. Boa leitura e um excelente aprendizado para você!
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O sistema mais simples e prático de gestão de atividades
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A comunicação
dentro das
empresas nos
dias de hoje
Os tempos mudam e os processos comunicativos dentro das empresas também. Hoje em
dia já não existe só o comando vertical. O antigo modelo baseado na escala organizacional,
no qual o gestor fala e os funcionários apenas ouvem vem perdendo espaço gradualmente.
Na atualidade, a comunicação tem se mostrado cada vez mais colaborativa e o que se nota
nas empresas bem-sucedidas é uma ativa participação tanto dos líderes, quanto da equipe
no que diz respeito à comunicação.
Para especialistas em gestão e RH, a comunicação fundamentada sobre os pilares da
colaboração e no compartilhamento é algo crucial para a sustentabilidade e longevidade das
empresas, pois contribui na produtividade, ajuda a diminuir a rotatividade de funcionários,
evita falhas gerenciais e executivas, mantém a equipe sólida e motivada, além de influenciar
na retenção de talentos.
Nas empresas modernas, onde o dinamismo, capacidade de adaptação e inovação devem
imperar, não há lugar para o uso de tecnologias e ferramentas ultrapassadas, que servem
apenas para gerar ineficiência nos processos. É preciso reprogramar as ações e utilizar táticas
adequadas para o contexto corporativo atual, incluindo a utilização de novas tecnologias
aliada a um planejamento estratégico arrojado. Isso reflete diretamente em uma comunicação
alinhada com os valores da empresa e ajustada com as reais necessidades, demandas e
expectativas do negócio.
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Como garantir
uma comunicação
eficiente?
Não queremos aqui propor receitas prontas infalíveis, afinal, cada empresa tem uma realidade.
No entanto, os ensinamentos transmitidos nesse material, de modo geral, podem ajudar
negócios de todos os portes e segmentos, especialmente no que diz respeito à comunicação
e gestão de equipes e projetos. Se é exatamente isso que o gestor procura, confira as dicas a
seguir e veja algumas boas maneiras de garantir uma comunicação eficiente na sua empresa:
3.1- Treine a equipe
Antes de qualquer coisa, você precisa entender que não adianta implementar novas
tecnologias e ferramentas de gestão, se a sua equipe não estiver devidamente preparada.
Em outras palavras, é necessário investir tempo e até dinheiro no treinamento dos seus
colaboradores, pois a médio e longo prazo, isso trará um retorno enorme para o negócio.
Quando a equipe é bem treinada, a tendência é que ela fique mais organizada, focada e
alinhada com o negócio. Além disso, os treinamentos podem ser voltados para o aumento da
produtividade e capacidade de execução dos colaboradores. Nesse sentido, é fundamental
que eles saiam dos programas de treinamento aptos a gerenciar o próprio tempo e priorizar
a realização das tarefas.
Vale destacar que os treinamentos podem ser conduzidos por empresas de ativação de
performance, pela equipe de RH da sua empresa ou até mesmo pelos gestores de cada
área. Você só não pode deixar de preparar os seus funcionários, pois o que norteia a equipe
é justamente o treinamento que ela recebe. Lembre-se que as orientações, instruções e
direcionamentos são fundamentais para que os colaboradores saibam o que fazer, aonde ir,
o que priorizar e como otimizar o tempo na execução de tarefas.
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3.2 - Seja um líder, não um chefe
Já não há espaço para os modelos de gestão autoritários, inspirados no “manda quem pode,
obedece quem tem juízo”. O ideal é que os gestores sejam verdadeiros líderes, ao invés de
chefes. Isso significa que a autoridade deve dar lugar à influência.
Hoje em dia, as empresas devem abrir espaço para a colaboração, compartilhamento e
democracia, de modo que os colaboradores contribuam ativamente nos processos de
gestão, através do intercâmbio de ideias e opiniões. É importante também que o gestor seja
um bom exemplo para a equipe. Para tanto, ele deve ser um excelente comunicador, além
de um profissional ético, respeitoso, dedicado, organizado, comprometido e completamente
antenado com as tendências e tecnologias existentes no mercado.. Quando isso acontece,
fica muito mais fácil inspirar, motivar e liderar o time de forma coesa.
O líder atual deve comandar de forma agregadora e inspiradora, dando lugar à comunicação
empática. Ele precisa não só falar, mas também ouvir e considerar as opiniões de sua equipe,
incluindo as críticas, sugestões e reclamações. Os feedbaks contínuos e sensatos também
podem ajudar a solidificar a equipe e jogar por terra a figura do chefe que manda e desmanda,
sem se preocupar com o que o funcionário pensa.
É tempo dos líderes humanizarem as relações no ambiente corporativo, estabelecendo um
contato próximo e dialogal com os liderados. Isso é muito mais eficiente do que simplesmente
ordenar!
3.3- Delegue as tarefas corretamente
Saber quais tarefas delegar também faz parte de uma comunicação eficiente, uma vez que é
preciso empatia entre gestor e equipe para escolher o funcionário certo para determinada
função. Essa não é uma missão simples, já que o líder precisa conhecer profundamente as
habilidades e dificuldades dos seus liderados.
Somente através da convivência com a equipe e troca de informações com os colaboradores,
é possível conhecer as potencialidades e limitações de cada funcionário. Mas quando isso
acontece, o líder passa a entender como as pessoas trabalham e, assim, ele tem subsídios
para delegar as tarefas de maneira adequada, assegurando as condições para que elas sejam
cumpridas. Percebe como a comunicação é fundamental em todo o processo de delegação
e gerenciamento de tarefas?
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Outro ponto extremamente importante na delegação de tarefas é distribuir as atividades de
maneira justa e equilibrada entre os colaboradores. É errado sobrecarregar um funcionário
e deixar outros com poucas tarefas. O grau de dificuldade e o prazo estabelecido para cada
entrega também deve ser levado em consideração na hora da designação das funções.
Tudo isso influencia na condução harmoniosa dos projetos da empresa! Além disso, a
delegação inadequada das tarefas pode afetar não só o rendimento do funcionário, como
também a motivação e autoestima dele. Vale salientar que quando uma atividade não é
delegada de acordo com as competências dos colaboradores, eles podem sentir dificuldades
na execução. Mais do que isso, a desmotivação pode surgir diante do sentimento de
incapacidade, impotência e inferioridade.
3.4- Registre o que for comunicado
Por melhor que seja a memória do líder, ela pode falhar! Sendo assim, os gestores devem
sempre registrar o que foi comunicado, pois isso legitima o que foi dito à equipe e ajuda no
monitoramento das tarefas. Definitivamente não há como cobrar prazos e resultados, se o
que foi falado não estiver registrado.
É por essas e outras que as comunicações orais devem ser formalizadas em agendas,
circulares, blocos de anotações e e-mail. Mas apesar dessas ferramentas serem úteis em
ações pontuais, elas não são completas e nem 100% eficazes. Isso significa que o registro
manual não é suficiente para garantir a boa comunicação na empresa.
Para garantir a eficácia no registro dos comunicados e formalização das atribuições, o ideal
é usar os gerenciadores de tarefas. Eles estão se popularizando nas empresas e têm se
transformado em grandes aliados dos processos de comunicação e gestão. Além de servirem
para o registro de informações, eles ajudam no monitoramento das atividades, viabilizam o
acompanhamento do desempenho individual de cada funcionário e permitem a verificação
dos prazos. Vale destacar que os gerenciadores também servem para ver se as metas foram
batidas e descobrir o momento certo de intervir, caso o colaborador apresente alguma
dificuldade na execução das tarefas.
Os sistemas online específicos para o gerenciamento de tarefas, além de otimizarem a
comunicação empresarial, podem contribuir ativamente para a gestão estratégica do negócio.
Através das informações apresentadas nos gerenciadores, os líderes podem elaborar táticas
para melhorar a produtividade, criar ações para combater a procrastinação e até mesmo,
reconhecer funcionários com performance acima da média, o que pode futuramente ser
considerado em uma promoção ou nova delegação de tarefas.
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As vantagens da
comunicação eficiente
dentro da empresa
Em um mundo dinâmico e globalizado, em que as empresas buscam melhorar sua
performance continuamente, é fundamental contar com uma comunicação eficiente dentro
das organizações. Quando há uma boa comunicação entre líderes e liderados, quando as
tarefas são delegadas com clareza e os processos podem ser gerenciados com precisão, o
resultado é mais produtividade, sinergia e comprometimento. Esses aspectos, em conjunto,
funcionam como verdadeiros catalisadores para que a empresa alcance o sucesso.
Cumpre acrescentar que a comunicação eficiente também é indispensável para o planejamento
das organizações, monitoramento das ações e até mesmo para a obtenção de informações
que facilitem e agilizem a tomada de decisões. Isso faz toda diferença para o bom andamento
do negócio!
A eficiência na comunicação acarreta uma série de vantagens além das citadas acima. Veja
a seguir quais são os principais benefícios de implementar metodologias e ferramentas que
visem melhorar a comunicação dentro das empresas:
Agilidade e excelência no monitoramento e execução de atividades delegadas;
Otimização da performance do negócio como um todo, o que reflete em diferentes
setores e níveis hierárquicos;
Rapidez na circulação de informações para todas as pessoas que estão envolvidas nos
projetos e processos;
Acesso prático, rápido e seguro às ocorrências e também às informações da empresa;
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Ações alinhadas com os valores e expectativas do negócio;
Transparência na condução dos projetos;
Maior engajamento da equipe, pois todos têm ciência de suas atribuições;
Maior interação e sinergia entre líderes e liderados;
Menor ocorrência de imprevistos e mal-entendidos que possam prejudicar o negócio.
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Conclusão
Agora que você já sabe como tornar a comunicação mais eficiente na sua empresa, que tal
colocar nossas dicas em prática? Adotando as medidas sugeridas nesse guia, certamente
você notará um expressivo aumento na produtividade da organização, maior eficácia nos
processos, melhoria nos serviços, aumento do engajamento da equipe e melhoria na
percepção e aproveitamento de novas oportunidades.
Não se esqueça que a comunicação de qualidade é uma peça-chave na condução dos
negócios e fator determinante no sucesso de grandes e pequenas empresas. Sendo assim,
não perca tempo! Invista na melhoria dos processos comunicativos da sua empresa e veja
como todas as áreas do seu negócio vão melhorar.
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Sobre o
Infortask
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O sistema mais simples e prático de gestão de atividades
O Infortask é um completo sistema online voltado para o gerenciamento de tarefas. Através
do Infortask é possível controlar as atividades da empresa, gerenciar os prazos, verificar os
responsáveis por cada função e acessar históricos com relatórios gráficos para acompanhar
todas as atividades de perto.
Esse gerenciador de tarefas apresenta diferenciais como atividades online, arquivos anexos,
hospedagem na nuvem, controle de setores, controle de usuários, notificações por e-mail,
atribuição de tarefas, resumos diários via e-mail, relatórios completos de gestão, aplicativo
móvel e muito mais.
Esse produto da Twigoal gera maior economia e sustentabilidade por conta da diminuição
da necessidade de impressão e de circulação de documentos. Há também uma expressiva
redução de custos com integração, instalação, treinamento e manutenção.
Para conhecer melhor o Infortask e descobrir o que essa ferramenta pode fazer por sua
empresa, entre em contato!
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