Gerenciamento das Comunicações do Projeto (PMBoK 5ª ed.)

Gerenciamento
Comunicações
do
(PMBoK 5ª ed.)
Inclui
os
processos
necessários
para
das
Projeto
assegurar
que
as
informações do projeto sejam planejadas, coletadas, criadas,
distribuídas,
armazenadas,
recuperadas,
gerenciadas,
controladas, monitoradas e finalmente dispostas de maneira
oportuna e apropriada.
Este capítulo possui apenas 3 processos:
Iniciação Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento
e Controle
10.1 Planejar
o
10.2
10.3
gerenciamento Gerenciar as Controlar as
das
comunicações comunicações
comunicações
Visão geral da área
10.1 Planejar o Gerenciamento das Comunicações — O processo de
desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de
comunicações do projeto com base nas necessidades de
informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos
organizacionais disponíveis.
10.2 Gerenciar as Comunicações — O
processo de criar,
coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição
final das informações do projeto de acordo com o plano de
gerenciamento das comunicações.
10.3 Controlar as Comunicações — O processo de monitorar e
controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida
do projeto para assegurar que as necessidades de informação
das partes interessadas do projeto sejam atendidas.
Considerações
O gerente de projetos passa 90% do tempo do projeto realizando
alguma atividade que usa suas habilidades de comunicação.
As comunicações são preocupações de todos, pois se não existe
uma boa comunicação, é possível que haverá problemas, brigas
ou ineficiência nas relações com as partes interessadas. Se
ela não flui da melhor forma possível, haverá dúvidas e isso é
um risco ao projeto.
A ideia principal deste capítulo é:
identificar necessidades de informações;
distribuir informações apropriadas no tempo certo;
comunicação efetiva;
reporte de desempenho;
Processos
Os processos deste capítulo interagem entre si e os de outras
áreas de conhecimento.
10.1 Planejar o gerenciamento das
comunicações
É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um
plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de
informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos
organizacionais disponíveis.
Deve-se levar em consideração as seguintes perguntas sobre
informação na comunicação: Quem (vai distribuir e receber a
informação)? Como? Quando? Onde? Qual?
Em ferramentas & técnicas encontra-se a “Análise de requisitos
das comunicações”, que envolve determinar as partes
interessadas que precisam receber comunicações do projeto, que
comunicações precisam receber, como (formato) e com que
frequência. Nesta análise entram:
Organograma do projeto e da empresa
Matriz RACI do projeto
Registro das partes interessadas
Necessidades de comunicações internas à empresa e
externas (mídia, fornecedores, consumidores)
Localização geográfica das pessoas
Número de canais de comunicação. A fórmula é n(n-1)/2.
Ex.: 5 pessoas seria 5(5-1)/2 = 10 canais de
comunicação.
Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação:
1. Comunicação EFICAZ – Fornecer prontamente as informações
certas para as pessoas certas no formato e meios certos.
2. Comunicação EFICIENTE – Fornecer apenas a informação
necessária para as partes interessadas.
Este processo pode ser realizado logo após identificar as
partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim
podermos identificar as necessidades de informações.
Entradas
Plano de Gerenciamento do Projeto
Registro das partes interessadas
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Análise de requisitos das comunicações
Tecnologia das comunicações
Modelos de comunicações
Métodos de comunicação
Reuniões
Saídas
Plano de Gerenciamento das Comunicações
Atualizações dos documentos do projeto
Ao codificar uma mensagem o emissor precisa estar ciente sobre
os seguintes fatores:
1. Não verbal = 55% de toda a comunicação é não verbal
(gestos, postura, expressões faciais)
2. Paralingual = tom, volume e velocidade da voz também
ajudam a transmitir a mensagem.
Quanto a (in)formalidade, temos:
1. Formal escrita = Não é usada tão frequentemente, mas é
essencial para documentos usados no projeto. O plano do
projeto é um documento formal escrito.
2. Informal escrita = É usada frequentemente dentro do
projeto para transmitir informações e comunicados entre
os membros da equipe.
3. Verbal formal = Usada para relações públicas, eventos
especiais, anúncios corporativos, vendas.
4. Verbal informal = É usada para comunicar uma informação
de forma rápida e eficiente.
Quanto aos métodos de comunicação:
1. Comunicação interativa = quando há troca multidirecional
de informações.
2. Comunicação ativa (push) = a informação é enviada para
usuários específicos.
3. Comunicação passiva (pull) = usada para grande volumes
de informação ou quando há um grande público.
10.2 Gerenciar as comunicações
É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e
recuperar, e de disposição final das informações do projeto de
acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.
Exemplos de informações:
Status do projeto
Problemas
Alterações na linha de base
Conquistas / ganhos
Previsões
Descobertas
Agenda de reuniões
Situação dos riscos
Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a
execução do projeto.
Entradas
Plano de gerenciamento das comunicações
Relatórios de desempenho do trabalho
Fatores ambientais da empresa
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Tecnologias de comunicações
Modelos de comunicações
Métodos de comunicação
Sistemas de gerenciamento de informações
Relatórios de desempenho
Saídas
Comunicações do projeto
Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
Atualizações dos documentos do projeto
Atualizações dos ativos de processos organizacionais
10.3 Controlar as comunicações
É o processo de monitoramento e controle das comunicações
durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as
necessidades de informações das partes interessadas sejam
atendidas.
Entradas
Plano de gerenciamento do projeto
Comunicações do projeto
Registro das questões
Dados de desempenho do trabalho
Ativos de processos organizacionais
Ferramentas & Técnicas
Sistemas de gerenciamento de informações
Opinião especializada
Reuniões
Saídas
Informações sobre desempenho do trabalho
Solicitações de mudança
Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
Atualizações nos documentos do projeto
Atualizações dos ativos de processos organizacionais