Banco de Dados

Prof. Eduardo
Banco de Dados
O banco de dados “pode ser considerado como uma coleção de dados interrelacionados,
representando informações sobre um domínio específico”, ou seja, sempre que for possível
agrupar informações que se relacionam e tratar de um mesmo assunto, pode-se dizer que temos
um banco de dados. Os dados servem de base para a formação de juízos e resolução de
problemas, porém só tem maior importância quando estão classificados, armazenados e
relacionados, permitindo a obtenção de informação.
Os objetivos de um sistema de banco de dados são o de isolar o usuário dos detalhes
internos do banco de dados (promover a abstração de dados) e promover a independência dos
dados em relação às aplicações, ou seja, tornar independente a aplicação, a estratégia de acesso
e a forma de armazenamento. O banco de dados é responsável pelo armazenamento e
acumulação de dados devidamente codificados e tem como principal objetivo a transmissão das
informações desejadas.
Banco de dados de RH
Um banco de dados de Recursos Humanos pode ser classificado como um conjunto de
dados armazenados, organizados e relacionados logicamente e que seja referente às pessoas
internas e externas da organização e esteja ligado à Gestão de Pessoas.
Algumas informações desejadas que devem conter em um banco de dados de recursos
humanos são:
· Avaliação de desempenho – demonstrar com base nas competências que os cargos exigem uma
avaliação individual ou geral dos funcionários, armazenando uma série histórica das competências
e do desempenho.
· Administração de Treinamento – informar as necessidades de treinamentos com base no perfil
do cargo, selecionar os participantes, ajudar na definição do orçamento.
· Avaliação e pesquisa – informar a eficácia dos treinamentos com base em pesquisas de
opiniões, demonstrar como se encontra o Clima Organizacional, com pesquisa de Clima
Organizacional, entre outros.
· Provisão de pessoal – Visualizar currículos cadastrados, fazer triagem de candidatos por perfil
estabelecido, mostrar agenda de entrevistas, fazer acompanhamento do processo de seleção.
De acordo com Chiavenato (2000, p. 466), o exemplo de banco de dados de RH pode ser visto na
figura abaixo:
Prof. Eduardo
Banco de dados na empresa
Quando saímos da teoria e vamos para a prática, em relação a esse assunto, conseguimos
observar a sua importância para, por exemplo, a obtenção do resultado esperado dentro de uma
empresa, seja em vendas, em treinamento de pessoal, em desenvolvimento organizacional, etc.
Um banco de dados, quando bem elaborado e utilizado, pode levar uma empresa a possuir algo
que certamente irá diferenciá-la das concorrentes no mercado.
A empresa estudada utiliza-se do seu banco de dados para armazenar e acumular dados
que, após serem processados, irão facilitar o controle e gerenciamento dos seus clientes (internos
e externos) e fornecedores.
Em relação ao RH, a empresa possui cerca de 15000 associados nas suas mais de 100
lojas espalhadas pelo Brasil e um departamento de RH centralizado (atualmente encontra-se em
processo de mudança e terceirização), o que dificulta ainda mais o controle dos seus funcionários
e eleva a necessidade de possuir um banco de dados eficiente.
As lojas atuam ligadas a uma matriz administrativa. No entanto, todo o processo de seleção
e recrutamento de pessoas, até o cargo de auxiliar de cliente sênior, é feito pela própria loja ou por
uma empresa de RH terceirizada.
As lojas são responsáveis pelo cadastramento dos funcionários junto a sua ocupação pela
atualização e correção dos pontos eletrônicos, pela criação do seu próprio banco de dados de
currículos, para que, em momentos que exista necessidade de aumentar o quadro, consiga
rapidamente selecionar as pessoas e suprir a carência existente.
A empresa tem uma carência no que se refere a ter um banco de dados de avaliação de
desempenho, pois possui apenas uma avaliação dos funcionários, que é feita anualmente, o que
talvez, pela rotatividade das pessoas, acaba por perder talentos para outras empresas. No
entanto, já está sendo construído um banco de dados com uma nova formulação de avaliação de
desempenho, o que certamente irá auxiliar a empresa no treinamento e desenvolvimento dos seus
funcionários.
Outra carência que existe na empresa é a de não formular pesquisas de opiniões. Sem
conseguir demonstrar como se encontra o Clima Organizacional, por exemplo, enfrenta
dificuldades na relação empresa-associados, pois não identifica o grau de concordância e
discordância para as suas práticas de gestão de RH. Por conseguinte, não tem como monitorar o
impacto das mudanças eventualmente implantadas.
Em relação aos custos e as receitas, as lojas possuem um banco de dados completo com
todos os custos e receitas para que, ao serem processados, consigam sinalizar eventuais desvios
nos objetivos da empresa.
A empresa ainda trabalha com os seguintes bancos de dados: cadastro de cargos, cadastro
de seções, cadastro de benefícios, cadastro de remuneração, dados sobre candidatos, sobre
cursos e atividades de treinamento, dentre outros. É válido ressaltar que a empresa possui um
excelente banco de dados dos seus clientes (externos), onde constam todos os registros de
compra e pagamento destes, fazendo com que possa ser utilizado na obtenção de informações
valiosas quando for, por exemplo, lançar uma coleção.
O processamento desses dados é feito nas seguintes formas: manual, pois uma parte
desse processamento é feita através de talões ou fichas sem auxílio de máquina de escrever ou
de microcomputadores; semi-automático, pois possuem características de processamento manual
ligadas às de processamento automático, onde utiliza-se da máquina programada para
determinado conjunto complexo de operações que desenvolve totalmente a seqüência de
operações, sem que haja intervenção humana entre um ciclo e o seguinte.
Prof. Eduardo
A importância do Banco de Dados
O Banco de Dados de Recursos Humanos é uma poderosa ferramenta para a empresa,
pois com um banco de dados bem implantado e integrado os gestores serão capazes de tomar
decisões mais adequadas. O sucesso de um programa de Recursos
Humanos depende basicamente de como o sistema é planejado e desenhado.
Um Banco de Dados de RH tem que ser capaz de prover informações gerenciais para
subsidiar decisões da administração, bem como suas metas e objetivos. Também se espera que
ele disponibilize informações estratégicas para a área de RH e que tenha uma fácil visualização e
utilização por parte dos usuários.
Atualmente o Banco de Dados de RH deixou de ser utilizado apenas pelo administrativo e
passou a ser uma ferramenta indispensável a vários membros de uma organização. Ele dá um
suporte aos gerentes de linha e aos funcionários, permitindo a visualização de desempenho e
escolha de melhores decisões; e ao administrativo, redução dos custos e tempo de
processamento da informação.
Sistemas de Informações
Um sistema de informação gerencial (SIG) tem como principal objetivo auxiliar a tomada de
decisões do administrador. Para tal, a informação deve ser colhida, processada e armazenada.
A tomada de decisão vem com o conhecimento oportuno gerado pelo sistema de
informação. Esse conhecimento é gerado através de dados trabalhados. Segundo Chiavenato
(1997, p. 108), dados são apenas índices, uma manifestação objetiva, passível de análise
subjetiva. Informações são dados classificados, armazenados e relacionados entre si que
permitem que a mesma seja gerada, sendo ambas necessitadas de processamento.
O processamento de dados é, então, o grande responsável pela transformação dos dados
em informações. De acordo com Chiavenato (1997, p. 109), existem três tipos de processamento:
a) Manual – através de fichas, talões, etc., sem auxílio de máquinas.
b) Semi-automático – ainda há características dos sistemas manuais,
porém já existe uma máquina para auxiliar as operações.
c) Automático – o processo é totalmente automatizado, geralmente
auxiliado por máquinas, sem a necessidade da intervenção humana.
Sistemas de Informação
Uma das maneiras do SIG gerar as informações é através de relatórios e índices.
A incerteza é reduzida na hora de se tomar a decisão, pois o gerente está de posse de
informações precisas sobre o assunto que for tratar.
Para a área de recursos humanos, é importante que o Sistema de Informações de
Recursos Humanos (SIRH) utilizado forneça informações (sejam elas sobre cargos, cadastro
médico, remuneração, por exemplo) para os demais órgãos sobre as pessoas que nela trabalham.
Para Chiavenato (1997, p. 111), “um sistema de informações recebe entradas (inputs) que são
processadas e transformadas em saídas (outputs)”.
Um fator importante a ser levado em consideração na hora de elaborar o SIG é o conceito
de ciclo operacional (Chiavenato, 1997, p. 111), onde são localizadas cadeias de eventos que se
iniciam fora da organização, passam por dentro dela e terminam mais uma vez fora. A importância
se deve ao fato de que, se esse ciclo for seguido, nenhuma parte do fluxo de informações fique de
fora. Um sistema de informações é composto por sistemas operacionais.
Prof. Eduardo
Sistemas de Informação de Recursos Humanos no Brasil
É importante ressaltar que nos dias atuais a função do Departamento de Recursos
Humanos deixou de ser meramente burocrática e passou a, segundo Tegon, “ser responsável
direto por ajudar a empresa a atrair, reter e desenvolver as pessoas que compõem o seu negócio”.
Seja qual for a função do Departamento de RH, a presença da tecnologia e da informática é
cada vez mais visível. Para as chamadas funções burocráticas, os sistemas utilizados são apenas
parte de um todo, de uso interno e restrito apenas a aquele setor. No entanto, quando se fala de
funções a nível global (melhor dizendo estratégico), é essencial que o sistema utilizado seja
integrado com toda a organização, pois o Departamento de Recursos Humanos tem função de
staff e responsabilidade de linha, ou seja, atende a todos os demais departamentos.
Sistemas Operacionais
Segundo Prince apud Chiavenato (1997, p. 112), um sistema operacional é “uma rede
integrada de fluxos de informações, baseada em computador, representando um conjunto
significativo das atividades da empresa”.
Vale lembrar que neste tipo de sistema não há retorno da informação à entrada, ou seja, é um
sistema de uma mão só, onde as informações entram, são processadas e saem, daí a ser
chamado de sistema fechado. Não é permitido, nesse tipo de sistema, mudanças rápidas em suas
variáveis.
Na área de recursos humanos, os sistemas operacionais resultam de programas de
computação que estão relacionados entre si. É através desses sistemas que os gerentes poderão
obter dados relevantes sobre os empregados, sobre o ambiente organizacional, sobre o ambiente
externo e sobre o macroambiente, seja qual for o setor desejado. Essa abrangência na coleta de
informações permite que as mesmas sejam tanto externas quanto internas à organização,
gerando assim relatórios mais completos para os gerentes, sejam eles do nível operacional,
intermediário ou estratégico.
Como todo sistema a ser desenvolvido, deve haver uma grande preocupação com a
elaboração do mesmo. É preciso que haja um forte contato dos analistas com as pessoas que irão
utilizar o sistema, pois as mesmas irão identificar os processos que vêm sendo usados para
posterior documentação, além de se manterem firmes aos objetivos, metas e cultura da
organização.
Para Chiavenato (1997, p. 117), um sistema de informações utiliza como fonte de dados
elementos fornecidos por:
a) Banco de Dados de Recursos Humanos
b) Recrutamento e Seleção de Pessoal
c) Treinamento e Desenvolvimento de Pessoal
d) Avaliação de Desempenho
e) Administração de Salários
f) Higiene e Segurança
g) Estatísticas de Pessoal
h) Registros e Controles de Pessoal, a respeito de faltas, atrasos,
disciplina, etc.
Sistema de Informação na empresa
A empresa estudada utiliza-se do seu banco de dados para abastecer os seus Sistemas de
Informação com o objetivo de munir os administradores de relatórios eficientes, fazendo com que
consigam tomar decisões rápidas, precisas e fundamentadas.
Prof. Eduardo
Em relação ao sistema de informação de custos e receitas e informações do
macroambiente, a empresa possui um sistema de nome RIS, que consegue formular relatórios
com um comparativo das vendas e dos custos em relação ao ano anterior e meta (target) proposta
pela empresa, assim como fazer um comparativo do fluxo de clientes da empresa em relação aos
seus principais concorrentes, fazendo com que o gerente e os administradores consigam
diariamente saber qual a real situação da loja e da empresa que gerenciam, respectivamente.
A instituição possui um moderno sistema de informação dos seus clientes externos (atuais
e candidatos) integrado com diversas entidades como: Receita Federal, SPC, SERASA, Bancos,
outras empresas, etc. Essa integração proporciona à empresa a minimização dos riscos diante da
possibilidade de um eventual aumento de crédito ou da prospecção de novos clientes, além de
conseguir construir relatórios sobre marca mais consumida pelo cliente, poder de consumo e
freqüência de compra do mesmo, pontualidade do pagamento, período em que o cliente mais
consome os produtos da empresa, etc. Enfim, todos esses relatórios e informações fazem com
que a empresa tenha a possibilidade de oferecer os seus diversos produtos, na medida em que
vai cruzando todos os dados e informações existentes deste cliente.
Em relação ao Sistema de Informação de Recursos Humanos, a empresa possui um
sistema operacional de nome TP (Terminal de Ponto), no qual, integrado com os bancos de
dados, proporciona aos gerentes e administradores relatórios, índices e listagens como: relatório
de produtividade diária, construído a partir de uma relação de horas trabalhadas / peças vendidas,
relatório de faltas e atrasos e índices de absenteísmo por seção, relatório de rotação de pessoal
por seção, relatório de tempo médio dos funcionários por cargo e seção, idade média dos
funcionários, relatório de desvios dos salários em função dos cargos, relatório de folha de
pagamento e relatórios conexos, relatório de situação de férias por seção, histórico dos
funcionários, relatório do efetivo por cargo, listagem do efetivo, dentre outros.
Enfim, esses relatórios fazem com que os gerentes estejam abastecidos de informações e,
consequentemente, consigam planejar, executar e ter controle sobre as diversas áreas da
organização.
Referências Bibliográficas
CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Empresa. v. 5 ed. 3. São Paulo: Atlas, 1997.
CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos, ed. 3. Edição Compacta. São Paulo: Atlas, 1994.
CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. Rio de Janeiro: Campus, 2000.
PARRA FILHO, Domingos; SANTOS, João Almeida. Metodologia Científica. São Paulo: Futura,
1998.
TEGON, Celso Antônio. Sistema de Informação de Recursos Humanos no Brasil. Texto disponível
em http://www.guiarh.com.br/PAG21J.htm.