Apostila 06 - oficina da pesquisa

FACULDADE PITÁGORAS
DISCIPLINA: GESTÃO DE PROJETOS
Prof. Msc. Carlos José Giudice dos Santos
ÁREAS DE CONHECIMENTO
Nós já sabemos que o Guia PMBOK é dividido em 10
áreas do conhecimento relacionadas ao processo de
gerenciamento, a saber:
1. Integração;
6. Comunicações;
2. Escopo;
7. Recursos Humanos;
3. Tempo;
8. Riscos;
4. Custo;
9. Partes interessadas;
5. Qualidade;
10.Aquisições.
Na apostila anterior vimos a Integração e o Escopo.
Nesta apostila vamos abordar a Qualidade e as
Comunicações.
QUALIDADE [01]
Para o PMBOK (2013), gerenciar a qualidade do
projeto inclui todos os processos e atividades da
organização executora que determinam as políticas de
qualidade, objetivos e responsabilidades, visando
garantir que o projeto satisfaça as necessidades
planejadas.
O gerenciamento da qualidade do projeto trabalha
para garantir que os requisitos do projeto, incluindo os
requisitos do produto, sejam cumpridos e validados.
O gerenciamento da qualidade é responsável por três
processos, e está presente em três grupos de
processos: 1) Planejamento; 2) Execução;
e 3)
Monitoramento e Controle.
QUALIDADE [02]
O gerenciamento da qualidade ajuda na melhoria
contínua de todos os processos de interesse da
organização. Isto significa ter um trabalho de qualidade
não somente nos processos, mas também ter um
produto final do projeto com qualidade reconhecida.
O grande desafio da área de gerenciamento da
qualidade é conhecer uma imensa gama de ferramentas
de controle da qualidade, e saber decidir qual
ferramenta usar para controlar a qualidade antes das
entregas. Deve ficar claro que o gerenciamento da
qualidade depende dos requisitos do projeto, e que
nenhuma entrega pode ser realizada sem o devido
controle da qualidade.
QUALIDADE [03]
Dentro do grupo de processos de planejamento, a área da
qualidade é responsável pelo processo:
1) Planejar o gerenciamento da qualidade.
Dentro do grupo de processos de execução, a área da
qualidade é responsável pelo processo:
1) Realizar a garantia da qualidade.
Dentro do grupo de processos de monitoramento e
controle, a área da qualidade é responsável pelo processo:
1) Realizar o controle da qualidade.
A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [01]
O único processo de responsabilidade da área da
qualidade dentro do grupo de processos de
planejamento é planejar o gerenciamento da
qualidade.
De acordo com o Guia PMBOK, planejar o
gerenciamento da qualidade é o processo de
identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade
do projeto e suas entregas, além da documentação de
como o projeto demonstrará conformidade com os
requisitos de qualidade relevantes.
É necessário entender o que o PMBOK quer dizer
quando relaciona qualidade com identificação de
requisitos. Para entender isso, vamos a um exemplo.
A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [02]
Suponha que uma fábrica (montadora de carros) tem
demanda para o projeto de um carro para uso urbano
diário, com um nível de conforto acima da média para
quatro pessoas, uma autonomia superior a 10 Km com um
litro de gasolina e preço entre 40 e 50 mil (R$).
Compare os dois carros a seguir:
1) Bentley Continental GT: motor V8 de 4 litros, biturbo,
com tração integral nas quatro rodas, câmbio
automático de 8 marchas, interior manufaturado à
mão, utilizando couro selecionado e madeiras nobres.
2) Volkswagen UP TSI 1.0: motor de 3 cilindros, 1 litro,
turbo, com tração dianteira, câmbio manual de 5
marchas, interior utilizando tecidos e plásticos.
A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [03]
A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [04]
Comparando os dois carros, principalmente pelas fotos
anteriores, podemos dizer que o Bentley é, inegavelmente,
um dos carros com maior nível de qualidade em todo o
mundo. Entretanto, por mais que nos agrade a sua
qualidade, ele não atende aos requisitos do projeto, e
qualidade para o PMI é atender aos requisitos do projeto.
O único requisito do projeto que o Bentley atende (com
muita folga) é o conforto para quatro pessoas. Não é um
carro para uso urbano diário - é muito grande e com
certeza, chama muito a atenção. Seu motor de 500
cavalos de potência não consegue fazer 10 Km com um
litro de gasolina, e o seu preço superior a 2 milhões de
reais vai encontrar poucos clientes (comprei um na semana
passada – quando fui pegar a chave para ligar, acordei!).
A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [05]
Assim, voltando ao mundo real, o produto que tem
qualidade para atender aos requisitos do projeto que usei
como exemplo é o VW UP TSI.
É um carro para uso urbano diário, tem conforto razoável
para 4 pessoas (normais), tem autonomia superior a 10 Km
por litro de gasolina e custa pouco mais de 40 mil.
A qualidade é algo mensurável, ou seja, ela pode ser
medida com exatidão. Então, planejar o gerenciamento
da qualidade é desenvolver, a partir do PGP, dos registros
das partes interessadas, da documentação dos requisitos
e outros fatores de entrada, um plano de gerenciamento
da qualidade que permita verificar e controlar a qualidade
das entregas e permitir a melhoria contínua dos
processos.
A QUALIDADE NO PLANEJAMENTO [06]
Para planejar o gerenciamento da qualidade do
projeto, podemos utilizar diversas ferramentas e
técnicas. Por exemplo: análise custo-benefício
(restrições conflitantes), diagramas de causa e
efeito, fluxogramas, diagramas de pareto, diagramas
de
dispersão,
benchmarking,
experimentos,
amostragem estatística, entre outros.
A principal saída desse processo como já vimos antes,
é plano de gerenciamento da qualidade do projeto (o
famoso PGQ).
A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [01]
O único processo de responsabilidade da área da
qualidade dentro do grupo de processos de execução é
realizar a garantia da qualidade.
De acordo com o Guia PMBOK, realizar a garantia da
qualidade é o processo de auditoria dos requisitos de
qualidade e dos resultados das medições do controle da
qualidade, com o objetivo de garantir o uso de padrões
de qualidade e de definições operacionais adequados.
O principal benefício desse processo é o aprimoramento
dos processos de qualidade. Este processo tem como
entradas: 1) O PGQ; 2) Plano para melhorias no
processo; 3) Métricas da qualidade; 4) Medições do
controle da qualidade; 5) Documentos do projeto.
A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [02]
A quarta entrada desse processo (medições do controle
de qualidade) tem uma grande importância pelo fato de
ser a chave desse processo (auditoria). Ela é um
feedback da qualidade das entregas e das melhorias nos
processos.
Um fato importante deste processo de realizar o
controle da qualidade, é que uma de suas saídas, talvez
a principal, é a solicitação de mudanças. As outras
saídas são atualizações (no PGP, nos documentos do
projeto e nos ativos de processos organizacionais).
A garantia da qualidade contribui para manutenção de
um status de certeza da qualidade, uma vez que elimina
ou impede defeitos ou imperfeições nos processos.
A QUALIDADE NA EXECUÇÃO [03]
Resumindo, o processo de realizar a garantia da
qualidade é garantir que os processos e entregas estão
em conformidade com os padrões especificados (no
planejamento – daí o PGP como entrada deste processo).
Se não houver conformidade, o controle de qualidade
vai dar o feedback necessário para que seja realizada a
garantia da qualidade como planejado.
Garantir a qualidade é fundamental!
A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [01]
O único processo de responsabilidade da área da
qualidade dentro do grupo de processos de
monitoramento e controle é controlar a qualidade.
De acordo com o Guia PMBOK, controlar a qualidade é
o processo de monitoramento e registro dos resultados
da execução das atividades de qualidade para avaliar o
desempenho e recomendar mudanças que sejam
necessárias.
O objetivo desse processo é identificar possíveis
causas do baixo desempenho (da qualidade) dos
processos ou das entregas, recomendando ações
corretivas necessárias e, principalmente, validar a
conformidade das entregas e do trabalho do projeto.
A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [02]
Nesse processo há mais um fator a ser destacado: o
gerente do projeto valida a entrega e a conformidade da
entrega de acordo com os padrões de qualidade
estabelecidos. Entretanto, quem valida a qualidade final
da entrega são as partes interessadas.
Em outras palavras, a aceitação final da qualidade da
entrega depende das partes interessadas e não do
gerente.
Este processo de controle da qualidade tem várias
entradas importantes: 1) PGP; 2) Métricas da qualidade; 3)
Listas de verificação da qualidade; 4) Dados de
desempenho do trabalho; 5) Entregas; 6) Solicitações de
mudanças aprovadas; 7) Documentos do projeto e 8)
Ativos de processos organizacionais.
A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [02]
Em relação às entradas deste processo, reflita um
pouco sobre cada uma delas. Se possível, discuta com
os colegas.
O processo de controle da qualidade utiliza várias
ferramentas de controle e gestão da qualidade, além
da inspeção e da amostragem estatística.
As principais saídas desse processo são: 1) Medições
do controle da qualidade; 2) Alterações validadas; 3)
Entregas
validadas;
4)
Informações
sobre
desempenho do trabalho; 5) Entregas validadas. As
atualizações do PGP, dos documentos do projeto e dos
ativos de processos organizacionais também são
saídas desse processo.
A QUALIDADE NO MONITORAMENTO [03]
Resumindo, o processo de controle da qualidade tem
a obrigação de verificar o cumprimento dos requisitos
das partes interessadas.
Para que isso aconteça, dois grupos de ações
importantes são necessárias:
1. Prevenção: Tem o objetivo de manter os erros
fora do processo;
2. Inspeção: Tem o objetivo de manter os erros fora
do alcance do cliente.
Não podemos esquecer que a qualidade é uma das
peças-chave das restrições conflitantes.
COMUNICAÇÕES [01]
Para o PMBOK (2013), o gerenciamento das
comunicações do projeto inclui todos os processos
necessários para assegurar que as informações
referentes ao projeto sejam planejadas, criadas,
coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas,
gerenciadas, monitoradas, controladas e finalmente,
colocadas à disposição de maneira oportuna e
apropriada.
Cabe aqui uma pergunta que devemos tentar
responder para percebermos a importância das
comunicações em um projeto:
O que um gerente de projetos faz a maior parte
do seu tempo durante um projeto?
COMUNICAÇÕES [02]
A resposta é simples: durante um projeto, o gerente de
projetos passa a maior parte do seu tempo (em geral mais
de 90%) se comunicando, principalmente durante os
processos de execução.
Essa comunicação acontece principalmente com as equipes
envolvidas no projeto, com as partes interessadas e até
mesmo com a comunidade ou sociedade se houver
necessidade.
A importância da comunicação se faz presente
principalmente quando existe entre as equipes envolvidas
no projeto, diferenças culturais ou de nível de
conhecimento. As comunicações também são muito
importantes quando se lida com as partes interessadas,
principalmente quando há interesses divergentes.
COMUNICAÇÕES [03]
As comunicações estão presentes em três grupos de
processos, a saber:
Dentro do grupo de processos de planejamento:
1) Planejar o gerenciamento das comunicações;
Dentro do grupo de processos de execução:
1) Gerenciar as comunicações;
Dentro do grupo de processos de monitoramento e
controle:
1) Controlar as comunicações.
AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [01]
De acordo com o PMBOK (2013), dentro do grupo de
processos de planejamento, a área de comunicações é
responsável em planejar o gerenciamento das
comunicações.
Para o PMI, planejar o gerenciamento das
comunicações é o processo responsável por
desenvolver um plano de comunicação do projeto com
uma abordagem apropriada, tendo como base as
necessidades de informação, os requisitos das partes
interessadas e os ativos organizacionais disponíveis.
Toda comunicação oficial em um projeto deve ser
formal, mas há muitos casos em que a comunicação
pode ser informal.
AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [02]
A habilidade de comunicação é uma das mais importantes
características do gerente de projetos.
São fatores que dependem da habilidade de comunicação:
• Saber escutar de modo ativo, sabendo quando intervir
para opinar ou ressaltar um determinado ponto de
vista;
• Saber utilizar as informações
conhecimento das equipes;
para aumentar o
• Levantar dados para fundamentar opiniões e decisões;
• Administrar as expectativas das equipes e das partes
interessadas;
• Saber encorajar para manter a motivação das equipes;
AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [03]
• Saber orientar para aumentar o desempenho do
trabalho;
• Saber fazer a leitura da linguagem não verbal das
pessoas envolvidas no projeto.
É necessário destacar que a área de comunicações é
estratégica. Isso significa que muitas pessoas não dão a
devida importância que essa área merece.
O principal benefício do processo de planejar o
gerenciamento da informação é a identificação da melhor
abordagem para que os requisitos de comunicação do
projeto sejam atendidos. As entradas desse processo são
o PGP, o registro das partes interessadas, os fatores
ambientais da empresa e os ativos de processos
organizacionais.
AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [04]
As principais ferramentas e técnicas utilizadas no
processo
de
planejar
o
gerenciamento
da
comunicação são a análise dos requisitos de
comunicação, a utilização das tecnologias da
comunicação e o uso de modelos e métodos que
permitam identificar a melhor abordagem para que
exista uma comunicação eficaz entre todos envolvidos
no projeto.
Para o PMI, a comunicação é eficaz quando as
informações são fornecidas no formato correto, na
hora certa, ao público certo e com o impacto
necessário para surtir os efeitos desejados (por
exemplo, fundamentar tomadas de decisão).
AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [05]
A comunicação precisa ser eficaz, mas também
precisa ser eficiente. Para o PMI, uma comunicação
eficiente é aquela que fornece apenas as informações
que são estritamente necessárias para a execução das
atividades do projeto.
Existem diversos fatores que podem afetar a
comunicação, e por este motivo, devem ser
cuidadosamente analisados. Estes fatores podem ser
colocados sob a forma de perguntas. Por exemplo:
• Quem precisa de informação?
• Qual tipo de informação determinada pessoa ou
setor necessita?
AS COMUNICAÇÕES NO PLANEJAMENTO [06]
•
•
•
Quando as informações serão necessárias?
Onde as informações devem estar armazenadas?
Em que formato as informações devem estar
armazenadas?
• Como
a
informações
armazenadas
podem
ser
recuperadas?
• Como as informações devem ser tratadas em relação ao
grau de sigilo?
• Como devem ser tratados os entraves à comunicação (por
exemplo, fuso horário, barreiras linguísticas, barreiras
culturais)?
Neste processo há apenas duas saídas, que são bem óbvias: o
plano de gerenciamento das comunicações (PGC) e, como já
vimos anteriormente, as atualizações dos documentos do
projeto.
AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [01]
A área de comunicações é responsável por um único
processo dentro do grupo de processos de execução,
que é gerenciar as comunicações.
De acordo com o PMBOK, gerenciar as comunicações
é o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e
disponibilizar as informações do projeto de acordo
com o plano de gerenciamento das comunicações.
O principal benefício desse processo é possibilitar um
fluxo de informação eficiente e eficaz com as equipes
e as partes interessadas do projeto.
As entradas desse processo são o PGC, os relatórios
de desempenho do trabalho, os fatores ambientais e
os ativos de processos organizacionais.
AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [02]
O processo de gerenciar as comunicações vai além da
distribuição de informações relevantes. Este é um
processo que dá oportunidade para as partes
interessadas de pedir dados, informações ou
esclarecimentos sobre o andamento do projeto.
Em todas as atividades humanas podem existir
barreiras e ruídos de comunicação, e um dos objetivos
de gerenciar as comunicações é justamente eliminar
tais barreiras e ruídos.
Outro objetivo importante desse processo é comunicar
o andamento do projeto às partes interessadas. Esta é
a razão dos relatórios de desempenho do trabalho
serem uma entrada desse processo.
AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [03]
Entre as ferramentas e técnicas que podem ser
utilizadas para gerenciar a comunicação temos as
tecnologias, os modelos e os métodos de comunicação.
Temos também os sistemas de gerenciamento das
informações, que podem utilizar todas as ferramentas
e técnicas citadas no parágrafo anterior (por
exemplo, cartas, ofícios, memorandos, comunicações
eletrônicas, reuniões presenciais, vídeo-conferências,
etc), além de programas ou aplicativos para a criação
e emissão de relatórios (análise de riscos, etapas de
trabalho já concluídas, resumo das mudanças
aprovadas, alterações em estimativas de tempo e de
custos, entre outras informações relevantes).
AS COMUNICAÇÕES NA EXECUÇÃO [04]
A principal saída do processo de gerenciar as
comunicações do projeto são as comunicações do
projeto: relatórios, status, atas de reunião,
documentos, etc).
São também saídas desse processo as atualizações do
PGP, as atualizações dos ativos de processos
organizacionais e as atualizações do documentos do
projeto (registro de questões, alterações de
cronograma e orçamento, relatórios, entre outros
documentos).
É importante destacar que para um gerente de projetos
experiente, a não comunicação pode ser uma forma de
comunicação eficaz, dependendo da situação e dos
atores envolvidos.
AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [01]
Dentro do grupo de processos de monitoramento e
controle, a área de comunicações é responsável pelo
processo de controlar as comunicações.
De acordo com o PMBOK (2013), controlar as
comunicações é o processo de monitoramento e
controle das comunicações durante todo o ciclo de
vida de um projeto, para garantir que as necessidades
de informação das partes interessadas sejam
atendidas.
O principal benefício desse processo é garantir um
fluxo ótimo (no sentido de otimizado, eficiente) entre
todos os participantes do projeto.
AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [02]
As principais entradas do processo de controlar as
comunicações são o PGC, as comunicações do projeto,
os dados de desempenho do trabalho, os ativos de
processos organizacionais e o registro das questões
(basicamente os pedidos de informações e
esclarecimentos pelas partes interessadas sobre as
soluções para as questões apresentadas).
O controle das comunicações deve garantir que a
informação correta seja entregue ao público correto,
e aqui temos uma atribuição importante: o responsável
pelo controle das comunicações é o gerente do
projeto. O gerente de projetos define aquele que vai
comunicar o quê e para quem.
AS COMUNICAÇÕES NO MONITORAMENTO [02]
Entre as ferramentas e técnicas utilizadas pelo
gerente de projetos para controlar as comunicações
temos o sistema de gerenciamento de informações, as
reuniões e as opiniões especializadas.
As saídas desse processo são informações sobre o
desempenho do trabalho, as solicitações de mudanças
e as atualizações (no PGP, nos documentos do projeto
e nos ativos de processos organizacionais).
Note que todas as recomendações de ações
corretivas ou preventivas devem ser comunicadas, e
isso exige controle das comunicações.
Bibliografia Consultada
ARANHA, Frederico de Azevedo. Curso de
Treinamento para certificação CAPM. Disponível no
Youtube.
PMI – Project Management Institute. Um guia do
conhecimento em gestão de projetos (GUIA PMBOK).
5. ed. SãoPaulo: Saraiva, 2013.