Arquivo Médico

Arquivo Médico
O Arquivo Médico é responsável por administrar os prontuários
médicos, que contém as informações necessárias para a continuidade
do tratamento do paciente e facilitar o acesso aos profissionais de
saúde, no desenvolvimento da assistência médica, ensino e pesquisa.
A importância da organização dos processos de arquivo,
movimentação e controle dos prontuários interfere diretamente no
atendimento oferecido pela equipe profissional e na coleta de dados de
produção médica e dos indicadores de saúde.
Em 2006, o Departamento de Atenção à Saúde iniciou discussão
formal sobre a situação encontrada no Arquivo Médico:
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desorganização dos prontuários médicos;
desencontros de informações em relação ao registro/arquivo ;
não localização de parte dos atendimentos médicos;
descontrole do fluxo de serviço;
falta de estatística de material de consumo;
equipe de colaboradores desmotivada e com baixa auto-estima;
problemas de infraestrutura: falta de iluminação adequada, muita
sujidade, exautores quebrados.
Ferramentas da Qualidade
Implantou-se o modelo de gestão pela qualidade e através do
critério Informações e Conhecimentos do CQH introduziu-se as
Ferramentas da Qualidade para diagnósticos e soluções.
O “Diagrama de Ishikawa” foi usado para a revisão da situação
encontrada, os “5S” na adequação do ambiente de trabalho e o
“Brainstorming” na exposição de idéias para a execução dos novos
trabalhos.
Ações
Escolha de um coordenador entre os funcionários do Arquivo para
dar mais segurança e confiabilidade à equipe;
Força-Tarefa: com apoio de outros setores para organizar as
atividades e melhorar o espaço físico. Resultados: listagem, preparo e
transferência de 32.445 prontuários médicos inativos, que estavam
desarquivados, para local adequado até sua retirada pela empresa
contratada para a guarda.
Projeto “Podemos Fazer Melhor” para obter dados de produção
médica dos ambulatórios. Como piloto foram escolhidas as clínicas de
Nefrologia e Dermatologia. A Sala de Apoio do 5º andar, usada para a
distribuição e controle dos prontuários, foi o elo fundamental com o
Arquivo Médico.
Melhorias e Benefícios
 reformas necessárias para melhor aproveitamento do espaço
físico;
 implantação de fluxos de trabalho que ajudaram a manter a
 organização e melhoria contínua do setor;
 espaço físico readequado e limpo;
 colocação de estantes com numeração sequencial;
 prontuários vistoriados frequentemente;
 implantação de dados estatísticos de produção, movimentação e
 auditoria de prontuários;
 reabertura da sala de apoio do 2º andar;
 cadastramento de todos os colaboradores no sistema HOSPUB.
Equipe de trabalho
A dedicação e o esforço dos funcionários do Arquivo Médico,
mesmo em número reduzido de colaboradores, aliados à colaboração
da “força-tarefa”, foram motivos essenciais para a realização deste
trabalho.
Fonte: Informe HSPM junho de 2009.