A Tecnologia da Informação na Administração Pública

A Tecnologia da Informação na Administração
Pública
Autor: Luiz Fernando Ballin Ortolani
Introdução
Organizações bem sucedidas, públicas ou privadas, serão, neste final de
século, aquelas que souberem escolher e utilizar a tecnologia de forma
apropriada para atingir seus objetivos.
À medida em que a tecnologia se confunde com os produtos e serviços
gerados por uma organização, permitindo inovação, melhoria na qualidade e
novas abordagens de relacionamento com seu público-alvo (o cliente),
administrá-la deve tornar-se o foco central de toda sua estratégia.
Entretanto, para muitas organizações, ainda existe um hiato muito grande entre
estratégias e uso de tecnologia, principalmente com relação à tecnologia da
informação
.A tecnologia consiste no saber fazer, aplicação sistemática de conhecimentos
científicos e de conhecimentos originados pela experiência e pela tradição à
produção de bens/produtos/insumos e à prestação de serviços.
A gestão da tecnologia - saber escolher e saber usar - constitui o processo
decisório destinado à introdução planejada de novas tecnologias e à
manutenção em funcionamento de determinadas, compreendendo:
prospecção, avaliação, disseminação, absorção, monitoramento e
administração do uso das tecnologias, funções que, no caso da tecnologia da
informação, devem ser desempenhadas por uma unidade competente da
organização, a fim de que negócio, estratégias e objetivos organizacionais
tenham plena sintonia com a tecnologia e, em especial, com a tecnologia da
informação.
Conceito de Tecnologia da Informação
Segundo Baker [Bak85], "a Tecnologia da Informação (TI) é o conjunto de
recursos não humanos dedicados ao armazenamento, processamento e
comunicação da informação, e a maneira como esses recursos estão
organizados num sistema capaz de executar um conjunto de tarefas".
A TI não se restringe a equipamentos (hardware), programas (software) e
comunicação de dados. Existem tecnologias relativas ao planejamento de
informática, ao desenvolvimento de sistemas, ao suporte ao software, aos
processos de produção e operação, ao suporte de hardware.
Estratégias de Uso da TI na Administração Pública
Cada organização, pública ou privada, possui um público-alvo para o qual atua
produzindo bens ou serviços, comumente denominado por cliente. No caso de
empresas, este público é o consumidor, enquanto que para a organização
pública, o público-alvo, em sua instância final, é o cidadão.
O recurso administrado em ambos os casos é a informação.
O uso da TI pelo setor privado busca explorar ao máximo os benefícios dessa
tecnologia para obter vantagem competitiva em relação aos concorrentes
através da eficácia organizacional, internamente à organização, e da
competitividade, no ambiente externo da organização.
USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA INICIATIVA PRIVADA
Fonte: [Cun94] Dissertação de Mestrado de Maria Alexandra V. C. da Cunha - Administração dos Recursos de
Informática Pública: Estudo de Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994
Na empresa privada, a utilização dos recursos de informática era justificada
pela expressão da língua inglesa "save money"- que recursos economizo:
materiais, humanos, tempo, dinheiro ... - mas, nos tempos atuais, a expressão
utilizada é "make money" - o que o uso da TI possibilita em termos de produtos,
serviços e mercados, plenamente justificados quando o objetivo final é obter
lucro.
Se para a organização pública não é vital o ganho de competitividade, qual a
importância da TI nessas organizações?
A resposta é simples: na perpetuação da organização pública em função dos
serviços prestados. Isto significa que, além de melhorias no ambiente interno
da organização, pelo aumento da eficácia organizacional (agilização de
processos, da estrutura, da comunicação e a eliminação da burocracia), o uso
estratégico da TI e a administração dos recursos de informática pode (e deve)
melhorar o atendimento da população e os serviços prestados ao cidadão.
USO ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Fonte: [Cun94] Dissertação de Mestrado de Maria Alexandra V. C. da Cunha - Administração dos Recursos de
Informática Pública: Estudo de Caso do Modelo Paranaense - EAESP-FGV, 1994
Quando uma organização, pública ou privada, não consegue desempenhar
adequadamente sua missão, surgem forças externas (concorrentes, no caso da
organização privada; outras entidades - públicas, privadas ou governamentais,
no caso da organização pública) que assumem seu papel (fatia de mercado
para o setor privado ou competência para o setor público) levandoa à extinção
(falência, na iniciativa privada ou deterioração, na área pública).
Se o Estado deixa de executar de forma eficaz seu papel, surgem grupos
organizados que proverão à população suas necessidades, passando a
exercer um forte domínio sobre a mesma, influenciando-a conforme seus
interesses.
Portanto, a gestão da TI na administração pública deve vislumbrar não apenas
o contexto interno da organização que visa obter a eficácia organizacional, mas
principalmente o ambiente externo, que diferencia a qualidade dos serviços
prestados ao cidadão, contribuindo para uma atuação eficaz do poder público
na área de atuação de sua competência.
Importância da Informação na Organização
Segundo Meirelles [Mei90], "a tendência natural é tentar medir o valor da
informação pelo quanto adicional ela traz, entretanto, o conceito mais amplo e
correto é o custo de oportunidade - quanto custa não tê-la. Neste sentido,
medir o valor da informação passa a ser um processo semelhante ao de um
seguro ou propaganda - quanto custa não ter". Portanto, nesta abordagem
amplamente utilizada, a informação é tratada como recurso, possuindo então
custo e valor, taxa de retorno, custo de oportunidade de não se ter a
informação; pode existir uma sinergia ao combinar dados cujo resultado final é
maior que a soma das partes.
Independente do tipo de organização - privada ou pública - o administrador
orienta suas decisões de investimentos adotando o princípio da racionalidade
econômica: obter o máximo resultado com um dado montante de recursos ou
minimizar este montante para obtenção de um determinado resultado.
Para esta análise, os recursos de informações oportunas e de qualidade são
fundamentais para a decisão de maneira a garantir uma atuação eficaz do
Estado nas áreas sob sua responsabilidade.