o processo de treinamento e desenvolvimento na universidade
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ISSN 1984-9354 O PROCESSO DE TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO NA UNIVERSIDADE CORPORATIVA SANKHYA: UM ESTUDO DE CASO Área temática: Gestão do Conhecimento Organizacional Rodrigo Menezes Fernandes [email protected] Janduhy Camilo Passos [email protected] Márcia Freire Oliveira [email protected] Ismael Barbosa [email protected] Resumo: Objetivo deste artigo é descrever como a Universidade Corporativa Sankhya (UCS) está estruturada e de que forma seu processo de treinamento e desenvolvimento é realizado junto aos seus colaboradores. A pesquisa é classificada como qualitativa e descritiva, tendo como método de investigação o estudo de caso. Os dados foram coletados por meio de análise documental e entrevista, realizada com a gestora da UCS. Os resultados mostram que o programa de treinamento na Sankhya é baseado na abordagem sistêmica e que a existência de um espaço apropriado para o desenvolvimento do treinamento, como é o caso da UCS, é fundamental. O estudo também demonstrou a importância da UCS para o desenvolvimento do programa de treinamento da empresa, alinhado aos objetivos estratégicos da organização, e também para a disseminação de conhecimento coletivo.Ao final é sugerido que a empresa possibilite interações entre os funcionários durante o treinamento e procure desenvolver metodologias individualizadas de aprendizado para atender às especificidades de cada funcionário, possibilitando assim constante melhoria do programa de treinamento. Palavras-chaves: treinamento e desenvolvimento; abordagem sistêmica de treinamento; universidade corporativa. XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 INTRODUÇÃO Atualmente, em virtude do ambiente de negócios marcado pela constante inovação, competitividade, e necessidade de diferenciação frente aos concorrentes, são imprescindíveis o desenvolvimento de ferramentas de geração, disseminação, aplicação e comprovação do conhecimento focado no negócio e nas estratégias organizacionais. Isto porque, o conhecimento requisitado dos profissionais muda com uma frequência cada vez mais intensa, tornando a gestão das competências no âmbito das organizações um elemento fundamental (MUNDIM, 2002). Assim, muitas empresas empreendem ações com o intuito de criar e desenvolver competências junto a sua força de trabalho. Então, é comum implementarem cursos formais para integrar o trabalho e a aprendizagem de modo mais concreto, considerando ampliar as habilidades de seus recursos humanos e possibilitar a continuidade da prestação de um serviço de qualidade para a sua clientela (MEISTER, 1999; ALPERSTEDT, 2001). Na verdade, uma mudança significativa começou a ocorrer na década de 1990, face às dificuldades enfrentadas pelas áreas de treinamento para atender as demandas estratégicas da organização, pois, além pautadas pelas respostas reativas (ou treinamentos reativos), apenas focavam o desenvolvimento de habilidades dos funcionários, sendo pouco inovadoras quanto às formas de disseminação e gerenciamento do conhecimento (MUNDIM, 2002). Dentro desta perspectiva, o surgimento das Universidades Corporativas (UC) trouxe uma mudança significativa, pois elas se constituíram em laboratórios de aprendizagem permanente para a organização. Tal aspecto é relevante, considerando que o conhecimento e as qualificações dos indivíduos necessitam de atualização constante, dada as características da economia global do conhecimento, em que o diferencial competitivo reside no nível de capacitação dos funcionários, fornecedores, clientes, e até mesmo membros das comunidades nas quais as organizações atuam (MEISTER, 1999). Conforme aponta Silva (2006), as vantagens competitivas das organizações estão relacionadas a integração dos programas de treinamento com a estratégia organizacional, pois os resultados dos programas de treinamento afetam a produtividade dos funcionários, contribuindo para para a eficiência empresarial e a redução de custos. Todavia, é necessário existir um sistema constante de planejamento e avaliação dos treinamentos, visando assegurar o retorno adequado do investimento realizado e garantir o alcance dos objetivos a que estas ações educativas se destinam (MILKOVICH; BOUDREAU, 2000). 2 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Nas organizações, o treinamento tem sido apresentado por meio da abordagem sistêmica, cujas etapas envolvem desde o levantamento de necessidades até as formas de avaliação da ação de treinamento. Este sistema é afetado por variáveis do contexto organizacional, requerendo, portanto, que os objetivos de treinamento estejam relacionados aos objetivos organizacionais, e em adequação à estratégia organizacional. Ou seja, delinear o treinamento, estabelecendo as suas metodologias, estratégias de aprendizagem, local de realização e formas de avaliação, pressupõe a determinação exata das necessidades organizacionais e dos intuitos que se busca alcançar (SILVA, 2006). A partir deste desse contexto, este trabalho aborda a Universidade Corporativa criada pela empresa Sankhya, localizada no município de Uberlândia-MG, visando descrever a sua estruturação e a forma do seu processo de treinamento e desenvolvimento realizado junto aos seus funcionários. Além desta introdução, o presente artigo é composto pelas seguintes partes: (a) referencial teórico, que faz breves considerações a respeito do treinamento nas organizações, apresenta a abordagem sistêmica de treinamento e versa sobre a universidade corporativa; (b) metodologia; (c) apresentação dos resultados e; (d) considerações finais. 2 REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 Pressupostos básicos sobre a gestão do treinamento nas organizações De modo geral o treinamento é compreendido como a educação prática que favorece o dominio de uma habilidade ou de um cargo (KRUMM, 2005). Portanto, visa “ajudar o funcionário a adquirir eficiência no seu trabalho, com o uso de métodos e técnicas apropriadas”. Em um enfoque multidisciplinar, dada as múltiplas interações humanas com os seus grupos de referência (lar, escola, trabalho, igreja, etc.), o treinamento se caracteriza como um meio de educação voltado para o trabalho, pois seu intuito consiste em preparar o indivíduo para o desempenho funcional pleno (CARVALHO, 2007, p. 96). Além disso, o treinamento se interliga à educação, uma vez que treinar implica em despertar aptidões e capacidades latentes, configurando-se, assim, como um dos recursos para o desenvolvimento pessoal (CARVALHO; NASCIMENTO; SERAFIM, 2012). Na verdade, o treinamento colabora para o desenvolvimento de habilidades, atitudes e conceitos dos funcionários, pois a aprendizagem efetua mudanças no comportamento das pessoas, originando novos hábitos, conhecimentos, atitudes e destrezas. Isto contribui, dentre outros aspectos, para: sensibilizar os trabalhadores que atuam de modo direto com o público e lidam com 3 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 situações diversificadas relativas às emoções; melhorar o relacionamento interpessoal entre a equipe prestadora de serviços; elevar o nível de conhecimento funcional, possibilitando que abstrações sejam realizadas, favorecendo o entendimento e a aplicação de conceitos que aperfeiçoam as atividades e tarefas desenvolvidas (KRUMM, 2005; BOOG; BOOG 2007). O intento das organizações é que o treinamento contribua para os funcionários nos elementos pertinentes a sua capacitação pessoal, aspirações e motivações, além de auxiliar na adaptação do individuos ao ambiente organizacional. Portanto, deve atuar de forma integrada com os demais órgãos da empresa e atividades na área de gestão de pessoas Sob esse enfoque, a elaboração e aplicação do treinamento deve focar os objetivos organizacionais, o desenvolvimento tecnológico e os objetivos pessoais (BOOG; BOOG, 2007). No que diz respeito aos objetivos organizacionais, a programação do treinamento deve contemplar o tempo disponível (curto, médio ou longo prazo), e a forma desejada (integração, qualificação profissional, aperfeiçoamento, especialização ou formação). Já o atendimento ao desenvolvimento tecnológico ocorrerá quando o programa de treinamento for interligado com a matéria-prima necessária ou existente no mercado de trabalho e as ações dos indivíduos que deste mercado também fazem parte. A missão do treinamento, em função do crescimento e da acumulação do capital tecnológico, é providenciar condições para que não ocorra a obsolescência dos recursos humanos. As ações de treinamento também devem atentar para adequar as mudanças que ocorrem dentro e fora do ambiente empresarial às necessidades das pessoas. Portanto, passa a ser um dispositivo para que o empregado alcance por meio do trabalho as suas metas de realização pessoal e profissional (BOOG; BOOG, 2007). Quanto as vantagens para as organizações, é interessante destacar que o treinamento permite que os funcionários tenham uma visão mais ampla e de longo prazo. Nesse sentido, por meio das ações educativas, fomenta-se uma aprendizagem contínua visando desenvolver atitudes, forma de pensamento, hábitos, competências e uma visão de negócio que possam dotar as pessoas de capacidades mentais que aperfeiçoem o trabalho que executam (TOLEDO; MILONI, 1986). Ainda, é preciso considerar que as formas de treinamento também possibilitam transmitir ao recém-contratado a cultura organizacional. Os primeiros contatos que se estabelecem com o novo funcionário são verdadeiramente decisivos à sua vida profissional. Por isso, os treinamentos precisam ser planejados, bem conduzidos e administrados, tendo em vista que eles incidem sobre a fixação das primeiras impressões recebidas, consolidando muitas atitudes dos funcionários, sejam estas positivas ou negativas. Nesta perspectiva, o treinamento tem como missão ambientar 4 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 funcionários novatos, permitindo que os mesmo obtenham novos conhecimentos e desenvolvam os comportamentos necessários para o bom andamento do trabalho; além de conscientizá-los da importância do auto-desenvolvimento (TOLEDO; MILONI, 1986). Nas organizações, são vários os motivos que desencadeiam as necessidades de treinamentos, como por exemplo: a existência de recém-formados; os cargos e suas funções que se modificam continuamente, originando necessidade de reciclagem profissional; funcionários novos; conflitos internos e problemas interpessoais entre chefes e subordinados; a necessidade de funcionários multifuncionais. Assim, um treinamento corretamente planejado e orientado auxilia na solução de muitos problemas organizacionais, como por exemplo: absenteísmo, desperdícios de materiais e re-trabalhos, redução da capacidade produtiva, ausência de motivação, atendimento ao publico de forma negligente, danos em materiais e instalações, dentre outros (TOLEDO; MILONI, 1986; BOOG; BOOG, 2007; CARVALHO; NASCIMENTO; SERAFIM, 2012). Por fim, é importante mencionar que as ações de treinamento motivam os funcionários, pois acarreta nestes individuos um sentimento de prestigio perante a sua empresa, face a preocupação demonstrada pela organização em capacitar bem os seus profissionais, oferecendo-lhes a oportunidade de crescimento pessoal e profissional. Deste modo, os treinamentos podem trazer vantagens à empresa, como: aumento de produtividade; redução de custos; melhoria da qualidade; redução na rotatividade de pessoal; flexibilidade dos empregados; entrosamento; equipe autogerenciada; velocidade no ritmo das tarefas; empresa mais competitiva; busca de aperfeiçoamento contínuo; descobertas de novas aptidões e habilidades (TOLEDO; MILONI, 1986; BOOG; BOOG, 2007). 2.2 Sobre as Universidades Corporativas: objetivos, conceitos e pressupostos Sabe-se que a temática da Educação Corporativa (EC) obteve notoriedade ao longo do tempo, tanto em relação às empresas públicas e privadas, como também dentro da própria academia. Porém, a iniciativa das organizações quanto à criação das suas próprias escolas (de modo paralelo ao sistema educacional) não é contemporânea, pois remonta ao final do século XIX (MEISTER, 1999; BRANDÃO, 2006). Entretanto, a importância da Universidade Corporativa como estratégia de gerenciamento para o desenvolvimento de profissionais, surge no final da década de 1980, principalmente nos Estados Unidos. Na verdade, a concepção de universidade corporativa tem a sua 5 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 origem na cultura americana, em um contexto marcado por fatores, como: mercado forte, competição, tomada de risco e inovação (BRANDÃO, 2006). Embora os programas educacionais sempre tenham existido nas organizações, normalmente eram restritos aos níveis gerenciais e à alta administração, havendo, para a grande maioria dos funcionários, apenas programas de treinamento específicos (EBOLI, 2002). Entretanto, o surgimento das Universidades Corporativas (UCs) colaborou para que as tradicionais ações de Treinamento e Desenvolvimento (T&D) assumissem uma conotação mais abrangente, agora, envolvendo a educação de todos os funcionários da organização, além de cooperar para a eficácia da gestão empresarial. Tratase de um trabalho conjugado as estratégias da empresa, além de ser um teste de aprendizagem para a organização e um instrumento de educação permanente, considerando que as universidades corporativas também objetivam desenvolver o modo de ser, pensar e fazer dos mais diversos públicos e categorias profissionais com os quais a empresa interage (MEISTER, 1999; EBOLI 2002). No Brasil, o conceito de UC começou a ser adotado no início da década de 1990. Isto, em virtude da globalização e da consequente pressão dos seus efeitos sobre as organizações, fato que as obrigou a investir na qualificação de seus colaboradores e a comprometer-se com seu desenvolvimento contínuo. Em solo brasileiro, a primeira experiência foi a da Academia Accor, em 1992. Logo após, surgiram a Universidade Martins do Varejo (1994) e a Universidade Brahma (1995), havendo já na década de 1990, cerca de dez empresas brasileiras com as suas UCs (Eboli, 2002; BRANDÃO, 2006). A partir do ano 2000 o crescimento das UCs no Brasil tornou-se expressivo, sendo capitaneado pelos mesmos fatores que impulsionaram a proliferação destas organizações no mundo, a saber: as organizações flexíveis e enxutas; a era do conhecimento; a rápida obsolescência do conhecimento associado ao sentido de urgência; a empregabilidade, que propõe emprego para a vida toda em vez do emprego para toda a vida; e educação para estratégia global com perspectiva internacional dos negócios (EBOLI, 2002; BRANDÃO, 2006). Para Meister (1999) o objetivo de uma UC é preparar o contigente humano de uma organização para obter vantagens diante das mudanças emergentes e institucionalizar uma cultura de aprendizagem contínua alinhada as estratégias centrais do negócio. Portanto, o modelo de UC deve se basear em competências e interligar a aprendizagem as necessidades estratégicas do negócio. Sob esse enfoque, a UC considera o aprendizado como um valor e uma atividade contínua no cotidiano das empresas, visando à formação de uma força de trabalho possuidora de qualidade. Neste sentido, são instituídos programas de capacitação permanentes, alinhados aos objetivos da organização, que fomentam uma linguagem comum e conduzem a obtenção de resultados organizacionais (MEISTER, 6 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 1999). Então, nesta perspectiva, como a UC centraliza o gerenciamento estratégico da educação e do treinamento, Meister (1999) a coloca como uma função pertinente a gestão de pessoas, não se configurando como uma unidade ou órgão empresarial à parte. De acordo com Eboli (2002), o conceito de UC envolve a implementação dos seguintes pressupostos: (1) o desenvolvimento das competências críticas do negócio, em vez de habilidades individuais; (2) privilegia o aprendizado organizacional fortalecendo a cultura corporativa e o conhecimento coletivo, e não apenas o conhecimento individual; (3) concentrar-se nas necessidades dos negócios, tornando o escopo estratégico em vez de focado exclusivamente nas necessidades individuais; (4) concebe e desenha ações e programas educacionais a partir das estratégias de negócios; (5) adota o conceito de educação inclusiva desenvolvendo competências críticas no público interno e externo, e não somente nos funcionários; (6) contempla a possibilidade de ser um projeto virtual, e não necessariamente um local físico; (7) visa aumentar a competitividade empresarial, não apenas o aumento de habilidades individuais. Partindo destas destas colocações, Eboli (2002) define educação corporativa como um sistema de formação de pessoas, pautado por uma gestão de pessoas com base em competências, devendo, assim, instalar e desenvolver nos colaborados as competências consideradas críticas para a viabilização das estratégias de negócio, promovendo um processo de aprendizagem ativo e permanente vinculado aos propósitos, valores, objetivos e metas empresariais. Ou seja, com a implantação de uma UC as organizações busca integrar a função treinamento aos objetivos e estratégias organizacionais. 7 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 3 METODOLOGIA Trata-se de uma pesquisa descritiva, de natureza qualitativa, e conduzdida pelo método de estudo de caso. De acordo com Yin (2001), o estudo de caso é uma investigação empírica de um fenômeno contemporâneo a partir do contexto da vida real. Configura-se como a estratégia mais escolhida quando é preciso responder a questões do tipo “como” e “por que”, e quando o pesquisador possui pouco controle sobre os eventos pesquisados. Os estudos de caso não buscam a generalização de seus resultados, porém, a compreensão e interpretação mais profunda dos fatos e fenômenos específicos. Contudo, mesmo que não possam ser generalizados, os resultados obtidos devem favorecer a disseminação do conhecimento por meio de generalizações ou proposições teóricas que podem surgir do estudo (YIN, 2001). As técnicas de coletas de dados utilizadas foram a entrevista semi-estruturada e o levantamento documental. O uso da entrevista é recomendado sempre que os dados não são encontrados em registros e fontes documentais e possam ser obtidos por meio de contatos pessoais. O levantamento documental é muito utilizado em pesquisas teóricas e naquelas em que o delineamento principal é o estudo de caso, pois estudos com esse tipo de delineamento exigem, muitas vezes, a coleta de documentos para análise (LAKATOS; MARCONI, 1991; CERVO; BERVIAN, 1996). Nesta pesquisa, a entrevista foi realizada com a gestora da Universidade Corporativa Sankhya, tendo sido gravada e transcrita integralmente. Já o levantamento documental foi realizado nos arquivos e no site da empresa e nos arquivos da empresa. O período de coleta de dados abrangeu os meses de março e abril do ano de 2013. 8 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS 4.1 Histórico, Objetivos E Importância da Universidade Corporativa Sankhya A empresa Sankhya foi fundada em 1989, com foco no atendimento a pequenas empresas na área de hardware e software. Atualmente, está presente em treze estados do País, mais o Distrito Federal, sendo 24 Unidades de Negócios que atuam na comercialização e implantação de suas soluções e atendem mais de 2000 empresas como clientes. É uma organização que oferece soluções em gestão empresarial utilizando a tecnologia da informação para pequenas, médias e grandes empresas. A Universidade Corporativa Sankhya (UCS) foi criada em 2004 para compartilhar o conhecimento em múltiplas dimensões. O que motivou a criação da UCS foi atender uma carência do mercado em ter profissionais capacitados para atuarem nas empresas com gestão de negócios, aplicando os conceitos da administração e melhorias de processos utilizando um sistema integrado de gestão. A Sankhya, portanto, procurou uma maneira de disseminar o conhecimento e agregar mais valor e qualidade ao seu produto e serviço e, consequentemente, beneficiar os seus clientes. A importância da UCS para a empresa Sankhya se relaciona diretamente as suas atividades que são treinar pessoas e disseminar o conhecimento. O treinamento, então, é visto pelos gestores da organização como uma questão estratégica, pois eles consideram que os profissionais treinados são mais comprometidos, engajados e motivados. Assim, entendem que criar um ambiente de educação e disseminação do conhecimento possibilita o aprendizado constante e sustentável para a organização e para toda a sociedade. É certo também que a UCS é um setor da empresa que tem a função de capacitar recursos humanos para promover aumento das vendas, da produtividade e melhoria da qualidade de produtos e serviços. Com pessoas que possuem o conhecimento dos procedimentos, o tempo de auxílio e adaptação à tarefa diminui, além de agilizar a execução do processo de implantação do sistema. O sucesso de um empreendimento é resultado da competência dos profissionais que fazem parte do seu quadro de colaboradores. Por isso, a importância da universidade corporativa para a Sankhya e para seus stakeholders. A Universidade Corporativa Sankhya está alinhada aos objetivos estratégicos da empresa. Dentre os objetivos estão: treinar grande quantidade de colaboradores no menor tempo possível; reduzir a demanda de solicitações de auxílio ao Help Desk Especializado (HDE); aumentar o grau de absorção do conhecimento pelo colaborador; aumentar a produtividade do colaborador; atender o 9 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 cliente com qualidade no serviço; dar estímulo financeiro aos colaboradores mais preparados; apoiar na seleção de colaboradores fornecendo um recurso para os responsáveis avaliarem o conhecimento técnico; realizar parcerias com universidades e realizar treinamentos sociais com o objetivo de aumentar a empregabilidade das pessoas da comunidade e, por fim, criar e manter modelos de treinamento e certificação buscando melhorias e inovações na área. A Sankhya pensou no crescimento sustentável das empresas e a criação da UCS permitiu que o conhecimento fosse disseminado para os profissionais que querem atuar tanto na operação como na gestão das empresas. Além disso, a empresa preza pelo desenvolvimento contínuo e comprometimento. Desta forma, segundo o depoimento da gestora entrevistada, desenvolver a UCS foi essencial para seguir esses valores. Muitos dos princípios apontados por Eboli (2002) para conceber uma universidade corporativa coincidem com os usados pela Sankhya para criar a sua UC e permanecer alinhada aos valores da organização, dentre eles destacam a sustentabilidade, parceria, conectividade, perpetuidade e cidadania. A expectativa da Sankhya para o futuro da universidade corporativa da empresa é: aumentar o número de profissionais treinados; incrementar as tecnologias e materiais de treinamento EAD constantemente; e expandir o treinamento para a comunidade a partir de projetos sociais. Além disso, a perspectiva é fomentar e viabilizar parcerias com Universidades, Faculdades, Cursos Técnicos e Instituições de Ensino Profissionalizante em diversas regiões do Brasil com o intuito de trocar experiências e divulgar a UCS. As tendências apontadas pela empresa condizem com as sugeridas por Castro (2007), dentre elas estão o aumento de performance das UC’s baseadas na avaliação do treinamento, a democratização do conhecimento e a transformação da empresa em learning organization. 4.2 Processos e Funções da Universidade Corporativa Sankhya A Sankhya tem o sistema ERP como produto e a implantação deste sistema como serviço. Quando o cliente adquire o ERP Sankhya é necessário seguir todas as etapas de um projeto de implantação. Uma das principais etapas de implantação do sistema Sankhya é a escolha do responsável, no cliente, pela implantação do sistema. O implantador (como é chamado esse responsável) é um colaborador da empresa do cliente, que é escolhido para aprender sobre o sistema 10 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Sankhya, sendo o responsável por implantar e disseminar o conhecimento para o restante dos colaboradores da empresa. Por sua vez os monitores Sankhya são responsáveis por implantarem o sistema na empresa do cliente e, para isso, treinam os implantadores e avaliam seu conhecimento. O implantador deve durante o projeto, realizar o curso pelo EAD e ser avaliado por meio de provas práticas pelo monitor. A UCS treina seus monitores para que eles consigam desempenhar a atividade fim da empresa que é a implantação do sistema na empresa dos clientes. Além disso, a função da UCS é treinar todos os outros colaboradores da Sankhya que atuam em diferentes áreas, principalmente no HDE. Esta pesquisa aborda apenas o processo de treinamento que envolve os colaboradores da Sankhya e não o público externo que é representado pelos seus clientes. Os processos da Universidade Corporativa são a formalização de produtos, certificação de colaboradores e clientes, além de processo comercial e interno. As atividades do processo de formalização de produtos incluem a criação de cursos de EAD, elaboração e revisão de conteúdo EAD, documentação do sistema, criação e manutenção de materiais didáticos. Dentre os processos da certificação de colaboradores estão a matrícula e o acompanhamento do colaborador em treinamento, orientações sobre o processo de treinamento, realização de avaliação, organização de treinamentos presenciais e certificações. O processo comercial do setor engloba o controle da política comercial da UCS e a conferência da solicitação de matrícula de usuários para treinamento. Os processos internos são a manutenção do modelo de treinamento e certificação, projeto social, apoio na contratação de colaboradores e parcerias com universidades. Os cargos existentes na UCS são os de apoio administrativo, analista de treinamento, consultor, analista de documentação, desenvolvedor de e-learning e coordenação. As funções do apoio administrativo são tirar dúvidas de colaboradores, agendar e aplicar avaliações, organizar treinamentos, agendar vídeo conferências, realizar matrículas e rematrículas, dar apoio na contratação de candidatos, organizar e controlar as certificações de usuários. Os analistas de treinamento são responsáveis por realizar revisão didática de conteúdo EAD, revisar e elaborar materiais didáticos, acompanhar e auxiliar, presencial e virtualmente, colaboradores em treinamento, agendar e aplicar avaliações, sugerir melhorias no modelo de treinamento. As funções do consultor são as mesmas do analista de treinamento além de elaborar e revisar o conteúdo EAD e ministrar treinamento presencial. 11 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Os analistas de documentação têm as funções de revisar o conteúdo didático do EAD, revisar e elaborar materiais didáticos e fazer a documentação do sistema. Os desenvolvedores de e-learning são responsáveis por criar cursos de EAD, elaborar e revisar o conteúdo didático do EAD. A coordenação tem as funções de revisar e elaborar os conteúdos de materiais didáticos e de cursos do EAD, dar apoio na criação e manutenção de metodologias e políticas de treinamento, acompanhar a execução e melhoria dos processos, fazer contatos com instituições de ensino para realizar parcerias acadêmicas e interagir com outras áreas buscando a melhoria dos processos. Por meio de um ensino padronizado por cursos pelo EAD, os colaboradores de diferentes unidades da empresa são formados com a mesma metodologia e conteúdo no processo de transferência do conhecimento. As certificações Sankhya têm o objetivo de preparar os colaboradores que atuarão nas consultorias de implantação, monitorias e suporte aos produtos da empresa e os usuários do sistema nos clientes. A certificação é a comprovação de que o profissional está apto a atuar em níveis detalhados da atividade para a qual foi contratado, como configuração, parametrização e uso do sistema, gestão empresarial, conceitos utilizados no sistema, processos organizacionais e gestão de projetos. Para obter a certificação, o aluno participa de atividades teóricas, práticas e avaliações, nas quais deve adquirir um percentual superior a 70% para ser aprovado. 4.2.1 Etapas dos Processos de Treinamento e Desenvolvimento Snell e Bohlander (2009) descrevem a abordagem sistêmica de treinamento para que os investimentos em treinamento causem impacto máximo no desempenho individual e organizacional. Desta forma, esta pesquisa analisou a atual situação da UCS observando as fases que compõem o sistema de treinamento que são o levantamento de necessidades, elaboração do projeto do programa, implementação e avaliação, as quais são apresentadas na sequência. a) Levantamento das necessidades de treinamento O treinamento na UCS é oferecido a todos os novos colaboradores e para os colaboradores que precisam adquirir conhecimentos específicos ou mesmo se atualizar diante das novas demandas de 12 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 mercado. Cada colaborador tem um plano de formação pré-definido de acordo com a função executada na empresa. Conforme apontam Snell e Bohlander (2009) no processo de levantamento de necessidades de treinamento é preciso analisar a empresa, a tarefa e a pessoa. Os dados coletados mostram que a Sankhya leva em consideração a globalização e as estratégias da empresa ao realizar o LNT. Além disso, dispõe de um programa de treinamento alinhado com as características da tarefa a ser desempenhada e dos conhecimentos e habilidades dos participantes do treinamento. Ou seja, é um levantamento baseado nas metas que a empresa pretende atingir. b) Elaboração do projeto de treinamento Os treinamentos da UCS oferecem, de forma direcionada, as competências necessárias ao perfeito aproveitamento da solução de ERP. Os participantes têm contato com os principais conceitos da Administração e aprendem a trabalhar com estes conceitos utilizando a solução de gestão empresarial. Deste modo, o treinamento é baseado no desenvolvimento de competências técnicofuncionais e intelectuais, e também as comportamentais com base nos valores da empresa. Dentro deste processo, cabe ao tutor prestar atendimento aos usuários matriculados no treinamento da UCS e orientar sobre a realização do mesmo. Para isso, os profissionais devem ser experientes, ter um bom conhecimento dos conceitos de negócio e gestão, habilidade para repassar o conhecimento e vontade de aprender sempre. Segundo Snell e Bohlander (2009) as habilidades de ensino e as características pessoais dos responsáveis em conduzir o treinamento propiciam o sucesso na aplicação do mesmo. Ainda, conforme os mesmos autores, algumas características desejáveis dos instrutores são: ter conhecimento do assunto, ter adaptabilidade aos diferentes treinandos, demonstrar interesse, dar instruções claras, fornecer assistência individual, ter entusiasmo. Sendo assim, condizente com o que os autores propuseram a UCS procura tais características nos instrutores do treinamento. Os cursos da UCS são compostos por vídeo aulas, áudios, textos explicativos, tutor para solucionar de dúvidas e repassar instruções, além de exercícios práticos para simulações de situações reais da rotina de uma empresa, para que haja um aprendizado efetivo que corresponde ao objetivo do treinamento. Nos cursos presenciais é ofertada aos treinandos uma estrutura com sala de aula, bibliotecas e um instrutor habilitado para ministrar treinamentos da solução em aulas presenciais. Os cursos são desenvolvidos com foco na formação e certificação de profissionais e em metodologias que visam à multiplicação do conhecimento de forma eficiente e rápida. Entretanto, a 13 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 principal motivação para participar do treinamento parte do treinando que deve ter a busca do conhecimento como valor. A UCS cria um ambiente de aprendizado com instrutores e tutores responsáveis por repassar o conhecimento, além disso, também procura participantes que buscam o conhecimento e estabelecem metas para alcançá-lo. O treinamento é feito de acordo com o que é exigido para a função do colaborador e o intuito é que o treinando possa ter o máximo de conhecimentos a respeito do sistema. O EAD (ensino à distância) e o estudo de caso utilizados nos treinamentos ajudam na prática ativa durante o treinamento. Snell e Bohlander (2009) ratificam que um passo importante na ligação entre o colaborador e a empresa é considerar plenamente os princípios psicológicos da aprendizagem, na verdade, as características de programas de treinamento que ajudem os colaboradores a captar novos materiais, a entender como podem usá-lo em suas vidas e a transferi-los à execução de suas atividades no emprego. Na UCS existem alguns princípios de aprendizagem como, por exemplo, estabelecimento de metas, modelagem para demonstrar comportamento, adaptação do treinamento ao estilo de cada pessoa, prática ativa, aprendizado do todo ou em partes, feedback e reforço. c) Métodos de treinamento A Sankhya utiliza uma metodologia para promover o desenvolvimento dos colaboradores e ajudá-los a atuar com efetividade em sua vida profissional, sendo que tal metodologia descreve o processo de formação de colaboradores. São quatro as premissas que compõe este processo, conforme descrito na sequencia: 1) Plano de Formação por função: cada função prevista no organograma da Unidade possui um plano específico para treinamento, com um conjunto de cursos cujo conteúdo traz o conhecimento necessário para a execução de suas atribuições; 2) Grau de conhecimento escalonável em níveis que vão de 1 a 6: O plano de formação é distribuído em vários níveis com o objetivo de permitir a aquisição do conhecimento de forma gradativa; 3) Treinamento em duas fases: fase 1 (EAD) e fase 2 (Presencial); 4) Acompanhamento da efetividade do treinamento – gestão da qualidade do serviço: Para garantir um padrão de qualidade a empresa acompanha as atividades inerentes a cada função observando aspectos como, aplicação das metodologias de implantação Sankhya; homologação 14 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 com efetividade nos projetos de implantação; utilização dos recursos disponibilizados pela Sankhya para controles administrativos; percepção positiva do cliente quanto à aquisição da solução Sankhya, conforme proposta exclusiva de valor. A primeira fase do treinamento é feita com o estudo pelo EAD e pela simulação de uma implantação. Este período é chamado de fase de preparação. Por meio de vídeo aulas, manuais e exercícios dirigidos, o participante direciona o estudo de acordo com o plano de formação do cargo com prazos sugeridos pela universidade e acordados com seu superior imediato. O treinando realiza exercícios e dinâmicas para fixação do conhecimento. Ao final desse período o aluno é avaliado e o resultado alcançado é apresentado. Esta fase do treinamento é divida em duas etapas, que são a de realização dos cursos pelo EAD e a simulação de implantação. Na primeira etapa da fase o colaborador realiza pelo EAD os cursos de todos os recursos do ERP para controle dos processos comerciais e financeiros e pratica os exercícios existentes depois de cada aula em uma base de testes. Em caso de dúvidas o colaborador pode entrar em contato com algum tutor da Universidade Corporativa. A segunda etapa desta fase é feita simulando uma implantação do sistema. Na simulação o colaborador recebe um estudo de caso de uma empresa fictícia e simula a implantação do sistema em uma base de treinamento. Durante esta etapa o tutor tem muito contato com o treinando para auxiliar nas dúvidas e verificação da implantação. Após finalizar este exercício o colaborador faz uma avaliação, chamada de homologação, para apresentar todos os processos implantados e os indicadores de conclusão de cada processo. Essa avaliação poderá ser presencial ou por meio de software de comunicação pela internet. Essa simulação é feita com consultas e pesquisas, além do apoio dos tutores da UCS. Além disso, nesta etapa é necessário que o coordenador de serviço divida o tempo do colaborador, hora realizando a simulação, hora acompanhando um profissional em campo. O acompanhamento em campo possibilita maior aprendizado, pois o colaborador vê o sistema funcionando em um cliente; deixa o treinamento menos cansativo e o coordenador tem a oportunidade de avaliar a atitude do colaborador no período de experiência. A aprovação nesta fase é pré-requisito para participar da segunda fase do treinamento. A segunda fase é de treinamento presencial e certificação. Nesta fase o aluno participa do treinamento junto de outros treinandos que também possuem pré-requisito. Esta fase é feita em etapa única e o treinamento é totalmente prático. 15 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 O treinamento presencial tem duração de duas semanas. Na primeira, é feita a simulação de uma implantação, seguindo a metodologia com apoio do instrutor e com dinâmicas que simulam as atividades da função e informam sobre os processos e rotinas de trabalho. Na segunda semana o treinando realiza uma implantação individual e sem consulta, como se estivesse implantando o sistema em um cliente. Ele é instruído a seguir a metodologia abordada na primeira semana do treinamento presencial e ao final do treinamento é avaliado. O treinando é certificado caso seja aprovado nesta avaliação. Chiavenato (2009) faz classificações dos métodos de treinamento quanto ao uso, tempo e local. Quanto ao uso, atualmente a UCS utiliza técnicas orientadas ao conteúdo, pois o treinamento tem como objetivo a transmissão de conhecimento. No que diz respeito ao tempo, a metodologia de treinamento pode ser aplicada tanto antes do ingresso no trabalho, quanto depois do ingresso no trabalho. A primeira, focada no projeto social, é usada na empresa para o treinamento de alunos interessados em alguma função da empresa, mas que ainda não são colaboradores da mesma. A segunda visa treinar os colaboradores da empresa no próprio local de trabalho ou fora dele (a distância). Quanto ao local, o treinamento na UCS é feito fora do local de trabalho. Contudo, o fato do treinamento ser fora do local de trabalho não representa que não seja na própria empresa. Conforme visto na metodologia, na Sankhya os colaboradores realizam o treinamento em uma sala da UCS que possui estrutura adequada com computadores e tutores durante todo o processo. Snell e Bohlander (2009) também classificam os métodos de treinamento. A classificação é realizada quanto aos objetivos e utilizada para gerentes e não-gerentes. Exemplo disso é o método elearning, mais utilizado por não-gerentes, empregado na primeira fase do treinamento da Sankhya. Uma das vantagens deste método é a economia de recursos, principalmente tempo. É importante ressaltar que aplicar este método na etapa inicial do treinamento faz com que o treinando sinta-se mais envolvido com o treinamento, pois é ele quem vai se organizar durante este processo. O aluno tem, além de recursos audiovisuais, material disponível durante todo tempo. O fato do e-learning levar o treinamento para o aluno cria um sentimento receptivo fornecido pela empresa, gera um ambiente muito mais propício ao aprendizado e com menos pressão. A noção de planejamento exigida por este método é benéfica tanto para a empresa quanto para o colaborador. No treinamento, ambas as partes deverão planejar o tempo de treinamento, estratégias de aprendizado e recursos para obtenção do conhecimento. 16 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 Os exercícios obrigatórios ao final de todos os cursos disponíveis em EAD na UCS geram um reforço no aprendizado. Os exercícios criam situações práticas de uso do sistema e estabelecem mais confiança do usuário em suas rotinas de trabalho. Dentre os métodos fora do local de trabalho é exemplo no treinamento de gerentes proposto por Snell e Bohlander (2009) está o estudo de caso, o qual é visto na UCS como uma simulação de implantação do sistema. Este método consiste em um exercício que engloba os conhecimentos adquiridos pelo EAD e que traz processos e simulação do que o colaborador encontrará na prática quando tiver que desempenhar seu trabalho. A importância de trabalhar com o estudo de caso no treinamento Sankhya é devido ao poder que este método tem de estimular a análise e tomada de decisão gerencial, solucionar problemas, desenvolver pensamento crítico, conhecimento, habilidades e interação, conforme expõe Snell e Bohlander (2009). Complementando esta tese, Chiavenato (2009) explica que os estudos de caso estimulam a flexibilidade, despertam a criatividade e fazem com que os alunos alcancem maior competência. d) Implementação do treinamento e avaliação do programa de treinamento Verifica-se que a UCS realiza as atividades de acompanhamento que envolve a implementação do programa de treinamento, conforme citado por Castro (2002), no sentido de que é perceptível o gerenciamento de espaço físico, de recursos humanos e materiais, além de outras atividades relativas de divulgação que abordam o treinamento na empresa. Para finalizar o treinamento, o aluno é avaliado com o objetivo de conseguir a certificação. Os gestores das unidades Sankhya possuem dashboards – painel de indicadores - que comparam a produtividade de colaboradores que foram certificados com outros que não foram. A medição do nível de produtividade após o treinamento é uma das ferramentas para avaliar a eficácia do mesmo. Por meio desses indicadores, é possível medir a freqüência com que o colaborador treinado pede ajuda ao HDE da empresa. Quanto mais conhecimento o treinamento fornece ao treinando, menos solicitações são feitas ao HDE. Enfim, os níveis de produtividade, qualidade na execução das tarefas e a percepção do bom serviço prestado ao cliente são os meios para avaliar a eficácia do 17 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 treinamento oferecido. De acordo com Overcast et al (2009) a mensuração dos resultados de um treinamento é um procedimento complexo. De qualquer forma, verifica-se que a UCS analisa resultados que medem a produtividade, a qualidade dos serviços e a perda de tempo na execução das tarefas como proposto por Snell e Bohlander (2009). 4.3 Proposta de melhorias Os resultados apresentados e discutidos na seção anterior, confrontados com a teoria abordada neste trabalho, possibilitam observação de propostas de melhorias para a empresa. Uma delas, é que os cursos enquadrados na modalidade à distância possuem algumas especificidades e precisam estar baseados em princípios e encaminhamentos pedagógicos. Tais encaminhamentos e principios não devem privilegiar somente o acesso as informações e conteúdos. Contudo, também possibilitar a interação e a cooperação dos alunos entre si, a fim de favorecer trocas, discussões e o compartilhamento de experiências, que fazem parte do processo de aprendizagem. O treinamento na Sankhya permite a interação dos alunos, mas, pelo fato de não formar turmas durante a primeira fase de treinamento, que é feita pelo EAD, pouca é a interação entre os alunos. Assim, é importante que a empresa crie uma plataforma que permita a interação entre os treinandos. Enfim, a empresa pode desenvolver chats e fóruns para que os alunos compartilhem dúvidas, ideias e sugestões. Outro ponto que é observado durante os treinamentos e que pode ser melhorado é a atenção à individualização do treinamento. Cada colaborador possui uma forma de aprendizagem que difere dos outros colaboradores. O modo como a pessoa processa, internaliza e se lembra de matérias novas e complexas é diferente para cada pessoa. Isso significa que o treinamento eficaz deveria ser individualizado de acordo com o estilo de aprendizagem do colaborador. Alguns exemplos de diferentes estilos de aprendizagem são leitura, observação, audição e prática. Isso é percebido durante as fases de treinamento na Sankhya. Colaboradores que conseguem aprender através dos cursos pelo computador e lendo os manuais se desenvolvem melhor na fase de EAD. Estes treinandos têm estilo de aprendizagem por meio de leitura, observação e audição. Já os alunos que aprendem pela prática têm mais eficácia no treinamento quando praticam o estudo de caso e podem, então, colocar em prática o que foi aprendido pelos cursos do EAD. Esses diferentes estilos de aprendizagem obviamente não são mutuamente excludentes. De fato, os tutores devem reconhecem 18 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 que os treinandos aprendem de modo diferente e, portanto, indicarem métodos de aprendizagem suplementares. Por fim, a UCS deve continuar investindo em novas tecnologias e formas de aprendizagem para alcançar um estágio mais avançado como universidade corporativa. Progredindo em suas funções, a UCS deve sempre buscar os objetivos estratégicos da organização e disseminar o conhecimento comunitário. 19 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS Esta pesquisa teve como objetivo descrever como a Universidade Corporativa Sankhya está estruturada e como seus programas de Treinamento e Desenvolvimento são realizados. Além disso, buscou comparar com as teorias sobre a abordagem sistêmica de treinamento e universidade corporativa. De maneira geral, verificou–se que a Sankhya utiliza um programa de treinamento dentro de uma abordagem sistêmica, consonante com a literatura de gestão de pessoas. Neste sistema o programa de treinamento passa pelas fases de levantamento das necessidades de treinamento, elaboração, implementação e avaliação do treinamento. Na fase de elaboração do treinamento esta pesquisa destacou a escolha e uso de métodos de treinamento. Nesse ponto, o intuito foi identificar qual a metodologia de treinamento a UCS utiliza e verificar se ela proporciona o aprendizado eficaz e se está alinhada aos objetivos estratégicos da organização. Todo processo de treinamento da Sankhya é estruturado na Universidade Corporativa da empresa que desenvolve o treinamento à distância e presencial. A UCS realiza o desenvolvimento de todos os colaboradores, alinhado aos objetivos estratégicos da organização. Com a implantação e execução das melhorias propostas, é possível que a empresa continue desenvolvendo seus colaboradores por meio de treinamento adequado e consiga melhorar seus programas de treinamento a fim de promover o desenvolvimento sustentável da organização. Como estudos futuros, ou desdobramentos desta pesquisa, sugerem-se que sejam pesquisados meios de avaliar o grau de aprendizagem dos colaboradores treinados e que a universidade corporativa utilize sempre as novas tecnologias para aplicar os melhores métodos de treinamento e, com isso, consiga aprimorar o processo de treinamento na empresa. Mensurar o índice de satisfação dos usuários da UCS e a taxa de retorno do investimento em treinamento. Outros estudos também podem se voltar para o acompanhamento a evolução das universidades corporativas e investigar como elas vão conciliar as novas demandas por conhecimento com as novas demandas do negócio. Ainda, é sugerido um estudo que analise o posicionamento competitivo da Sankhya a partir da UCS. 20 XI CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO 13 e 14 de agosto de 2015 REFERÊNCIAS ALPERSTEDT, C. Universidades corporativas: discussão e proposta de uma definição. Revista de Administração Contemporânea. Curitiba, v. 5, n. 3, Dec. 2001. Disponível em: < http://www.scielo.br/scielo.php?pid=S1415-65552001000300008&script=sci_arttext>. Acesso 10 Nov. 2014. BEHMER, S. I. O processo de treinamento. In: BOOG, G.; BOOG, M. (Coord.). Manual de gestão de pessoas e equipes. São Paulo: Editora Gente, 2002. BRANDÃO, G. R. Gestão de pessoas e as universidades corporativas: dois lados da mesma moeda? RAE. Revista de Administração de Empresas, v. 46, 2006. Disponível em: < http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-75902006000200003>. Acesso em: 10.09. 2014. BOOG, G.; BOOG, M. (Coord.). Manual de treinamento e desenvolvimento – gestão e estratégias. Vol. 1. 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