Enterprise Resource Planning Planejamento de recursos

ERP
Enterprise Resource
Planning
Planejamento de recursos
empresariais
Para que serve o ERP
Têm um objetivo fundamental: controlar, integrar e
fornecer suporte a todos os processos de uma
empresa – operacionais, produtivos, administrativos e
comerciais. O ERP integra várias funções: controles
financeiros, contabilidade, folha de pagamento,
faturamento, compras, produção, estoque e logística.
Possibilita um fluxo de informações único, contínuo e
consistente por toda a empresa, o que permite
administrar os negócios em uma única base de dados.
É um instrumento para a melhoria de processos e das
informações online e em tempo real. Em suma,
permite aos gestores das empresas visualizarem as
transações efetuadas, o impacto delas em cada área
da empresa, desenhando um amplo cenário dos
negócios.
Dicas de Quem Conhece o Mercado
Para atender às necessidades de um ambiente integrado, a Friuli investiu na
aquisição de um sistema ERP, através da Computeasy. A solução escolhida, o
SAP Business One, foi implantado em apenas três meses com auxílio de
consultores da Computeasy. Hoje, o sistema permite que o ciclo de projeto da
Friuli seja planejado de forma que todas as etapas e entregas sejam previstas
antecipadamente com o cliente. A redução do ciclo de projeto também permitiu
à Friuli uma diminuição de custos da ordem de 40% em relação às soluções
da concorrência, com ciclos de implantação bem mais longos e grande volume
de customizações. “O software integra várias áreas – de compra, de
processos, área financeira, possibilitando que a gente tenha num sistema
único todas essas áreas com informações acessíveis a todos os usuários. E a
nossa vantagem de dizer com certeza para nossos concorrentes que estamos
à frente. Uma empresa que tem grandes clientes precisa de grandes parceiros
para poder atendê-los no mesmo nível”, avalia Eloisio Henrique da Silva,
gerente industrial da Friuli.
O que é ERP
Os ERPs em termos gerais, são uma
plataforma de software desenvolvida para
integrar os diversos departamentos de uma
empresa, possibilitando a automatização e
armazenamento de todas as informações de
negócios.
Dicas de Quem Conhece o Mercado
Especializada na produção de componentes e peças usinadas, a
Indústria Metalúrgica Friuli, instalada em São José dos Campos (SP), com 80
funcionários, não possuía um ambiente de infra-estrutura de rede integrado, o
que dificultava o compartilhamento de informações, recursos, troca de
mensagens e acesso a arquivos e documentos importantes. A questão mais
importante para a Friuli era garantir o atendimento aos requisitos de seu
principal cliente, a Embraer que responde por 80% do seu faturamento.
Durante todo o processo de produção, a Embraer estabelece requisitos de
rastreabilidade dos processos e indicadores de qualidade, já que o segmento
aeronáutico é regido por normas e padrões extremamente rígidos.
A melhor escolha
O sucesso na adoção de um ERP se inicia no
processo de seleção. A escolha de uma solução de ERP
tem muito mais a ver com a quantidade de informações
que precisam ser sistematizadas do que com o porte da
empresa. A grande empresa pede tudo sob encomenda.
Grandes companhias como Embraer, Petrobrás e Nestlé,
por exemplo, querem uma solução de ERP que atenda
pelo menos 80% de suas necessidades. As pequenas
empresas não têm essa condição. Para elas é mais fácil
aceitar pacotes de ERP já prontos.
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Passo--a-passo de um projeto ERP
Passo
Fase 1 – Raio X: Esta é a fase do projeto onde os processos e as
práticas de negócio são analisados. É o momento em que a
companhia é profundamente observada e quando é definida a
necessidade de uma solução ERP.
Fase 2 – Desenvolvimento: É neste momento que uma aplicação é
escolhida e configurada para uma companhia. Também são definidos
o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do
ambiente.
Fase 3 – Teste: Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente
de teste. É quando os erros e falhas são identificados.
Fase 4 – Treinamento: Todos os profissionais são treinados no
sistema para saber como utilizá-lo antes da implementação ser
concluída.
Fase 5 – Implementação: O software de ERP é finalmente instalado na
companhia e se torna funcional aos usuários.
Fase 6 – Avaliação: A solução de ERP é avaliada, observando-se o
que é necessário melhorar e o que está ou não funcionando
adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projeto ERP
para referências futuras.
Implementação
Alinhar o software, a cultura e os objetivos de
negócio da empresa, eis as razões de sucesso para
uma boa implementação de um sistema de ERP. Nada
muito complexo. É preciso apenas uma boa articulação
entre o que se quer com a solução de gestão integrada
e a expectativa de mudança dentro da empresa. Há uma
condição prévia: em qualquer empresa, para uma boa
implementação é preciso ter um patrocinador dentro do
projeto. Se for o dono, tanto melhor. Mas muitas vezes é
o filho do dono, um gerente que enxergou uma boa
oportunidade de implementar uma solução de gestão na
pequena empresa para melhorar o negócio. Se o
patrocinador é o dono, e normalmente é o que acontece
na pequena empresa, o caminho já está bastante
trilhado porque ele é o responsável por disponibilizar os
recursos para o projeto – financeiro material e humano.
Alguns motivos que levam uma
empresa a usar ERP, podem ser
citados:
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Permanecer competitivas
Melhorar a produtividade
Melhorar a qualidade
Melhorar os serviços prestados aos clientes
Reduzir custos, estoques
Melhorar o planejamento e alocação de
recursos
Quanto tempo leva um projeto de
ERP?
Instalar o ERP não foi um processo fácil para as
companhias que o fizeram. Os vendedores de ERP
dizem que o tempo de implantação, em média, é de três
ou seis meses. As implementações que foram feitas em
um curto tempo, todas foram realizadas em pequenas
empresas, ou foram limitadas a pequenas áreas da
empresa, ou apenas usaram as partes financeiras do
programa ( no qual o ERP é apenas um caro sistema de
contabilidade). Para fazer o ERP certo, a forma como
você faz negócio terá que mudar, bem como a forma
como as pessoas trabalham. O importante é não focarse no tempo que levará a sua implantação, já que
transformações reais com o ERP normalmente levam
entre um e três anos em média, mas sim entender
porque você precisa dele e como você pode utilizá-lo
para aumentar seus negócios.
Vantagens do ERP
Algumas
das
vantagens
da
implementação de um ERP numa empresa
são: Eliminar o uso de interfaces manuais
Redução de custos Otimizar o fluxo da
informação e a qualidade da mesma dentro
da organização (eficiência) Otimizar o
processo de tomada de decisão Eliminar a
redundância de atividades Reduzir os lead
times e tempos de resposta ao mercado.
Os componentes típicos de um ERP
. Finanças
. Contabilidade
. Planejamento e Controle da Produção
. Recursos Humanos
. Custos
. Vendas
. Marketing
. Etc.
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Os problemas mais comuns
Falta de apoio da alta gerência, problemas no
gerenciamento de mudança e treinamento insuficiente são
as maiores dificuldades a serem superadas pelas
empresas que resolvem adotar uma solução de ERP. O
processo de implantação de um software é algo que
sempre causa um impacto na cultura da empresa, provoca
mudanças na organização, no modelo de gestão, na
estrutura gerencial, nos processos de negócios e,
principalmente, nas pessoas. Ninguém deve implantar um
ERP esperando que apenas o software vá resolver os
problemas da empresa. Muitas vezes o problema da
empresa tem a ver com processos de negócios, qualidade
de banco de dados, entre outros fatores. Para adoção de
um ERP são necessários três pilares inovadores – o
software, uma nova tecnologia que vai mexer com a
arquitetura de informações da empresa; os processos de
negócios; e o treinamento dos usuários.
Dicas e cuidados
Depois de escolher um bom software e implantá-lo,
resta agora à empresa procurar adotar formas
permanentes de administração e manutenção para tirar
o melhor proveito do uso do ERP. Quando se
implementa um ERP, os objetivos são claros: a empresa
quer encurtar o ciclo de vida dos seus processos de
negócios. Sejam eles quais forem. Um processo de
compra, por exemplo, que demorava cinco dias, com a
adoção do ERP, hoje dura apenas dois dias. Quer dizer,
com isso, a empresa passou a ganhar mais dinheiro.
Recrutar um funcionário, que demorava quatro dias e
hoje consegue ser feito em um dia, também traz mais
dinheiro para a empresa. Isso significa ganho de
produtividade. Por isso, depois de implantar o projeto de
ERP, uma coisa que a empresa não pode deixar de
fazer na parte de manutenção é medir o tempo todo os
ganhos que obteve com a implementação em cada
processo.
Quando receberei o retorno do
ERP - e de quanto será este
retorno?
A implantação dele requer uma reorganização
na forma como as coisas funcionam mais
internamente na sua empresa do que
externamente com clientes, fornecedores ou
parceiros. Mas, para quem tem paciência, esse é
um projeto com retorno garantido. Um estudo feito
em 63 empresas que adotaram o sistema
descobriu que os benefícios costumam aparecer
em média oito meses depois da instalação do
novo sistema, ou seja, em 31 meses. Após esse
período, a média de economia anual com o
sistema ERP é em torno de U$1.6 milhões.
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