logística de dispensação na rede de saúde pública

III Congresso Consad de Gestão Pública
LOGÍSTICA DE DISPENSAÇÃO NA REDE
DE SAÚDE PÚBLICA
Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho
Painel 08/030
Experiências inovadoras em gestão de suprimentos
LOGÍSTICA DE DISPENSAÇÃO NA REDE DE SAÚDE PÚBLICA
Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho
RESUMO
Configuram-se neste documento as linhas gerais de uma ação governamental que
vem de encontro aos princípios afetos às legítimas relações Estado/Sociedade,
preconizadas pela substituição do modelo de gestão burocrática pelo modelo de
gestão gerencial, que tem o cidadão como seu cliente-fim e consequentemente,
como peça fundamental no processo de cumprimento da missão do Estado. Partindo
do pressuposto de que um dos grandes dilemas da gestão pública consiste em
atender às demandas sociais com recursos nem sempre suficientes, o Projeto aqui
exposto busca resolver, da forma mais pragmática e eficiente possível, um problema
crucial da gestão pública, neste caso, no âmbito da rede pública de saúde, que é o
desperdício de material e de recursos referente aos métodos logísticos de fluxo
tradicionalmente praticados em relação à compra, armazenagem e distribuição de
medicamentos e materiais hospitalares. Para isso, lança mão do instrumento da
terceirização, propondo a contratação de serviços especializados em gerenciamento
e logística do fluxo de materiais e medicamentos, tendo em vista as características
instituticionais e operacionais do cenário objeto da sua intervenção, cuja exigência
pela eficiência e por resultados concretos demanda naturalmente esse tipo de ação,
pelas peculiaridades e benefícios inerentes à sua natureza e forma de atuação, em
nome de uma gestão comprometida com a transparência, zelo pelos recursos
públicos e com a excelência dos serviços prestados ao cliente-cidadão.
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO.......................................................................................................03
OBJETIVO GERAL..................................................................................................... 06
OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................... 07
METODOLOGIA......................................................................................................... 08
CONCLUSÃO............................................................................................................. 23
REFERÊNCIAS...........................................................................................................24
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APRESENTAÇÃO
Um dos maiores desafios da gestão pública, nas esferas Federal,
Estadual e Municipal, é ofertar à população serviços de saúde com qualidade,
segurança e no tempo certo demandado pelo cidadão. Suprir as unidades de saúde
atendendo aos princípios da legalidade, qualidade, economicidade e rapidez, na
hora certa e na quantidade certa, para efetivamente salvar vidas, é o grande desafio.
Os cenários que envolvem as organizações estão voltados para custos
cada vez mais elevados, demandam cada vez mais por maior qualidade, bons
serviços e pressão por produtividade, ou seja, é preciso prestar o melhor atendimento
possível a um número cada vez maior de usuários com os recursos disponíveis.
Na área da Saúde Pública os processos logísticos, devido às suas
características muito específicas, precisam ser encarados com uma abordagem
orientada não só para a racionalização de custos, mas também como elemento
fundamental de apoio à prestação de cuidados de saúde aos pacientes.
Para tanto, é necessário que haja um eficiente esquema de planejamento
das atividades de compras, armazenagem e gerenciamento de materiais em
estoque, bem como na distribuição desses materiais destinados ao uso em
atividades hospitalares, uma vez que a falta de um mecanismo eficiente de controle
impede a apuração das reais necessidades de abastecimento.
De acordo com Marin (2003), o grande desafio da administração de
materiais é estabelecer níveis de estoque. Para manter um nível de estoque que atenda
às necessidades com regularidade no abastecimento contínuo da rede de serviços, é
necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das
informações que facilitem o acompanhamento e subsidiem a programação.
Ainda sobre o assunto, Pereira (2002) salienta que a logística hospitalar é
uma atividade que traspassa toda a cadeia de valor das organizações nos aspectos
relacionados com o planejamento, manuseamento, armazenagem e movimentação
de materiais ao longo de todo o ciclo de produção e comercialização de qualquer
bem ou serviço.
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A falta de gestão dos fluxos de materiais dentro das unidades hospitalares
gera desperdício. Geralmente, a distribuição do material para as unidades é feita por
critérios empíricos e sem controle real do consumo, causando excesso de
disponibilidade de materiais e migração de produtos entre as áreas, o que causa a
perda da rastreabilidade destes, não só dentro das unidades, mas também no
sistema de saúde como um todo.
Segundo Pereira (2002), a necessidade de se adotar inovações no
sistema de logística em qualquer hospital, em última instância, está relacionada com
um fato extremamente sensível: da eficiência e eficácia dessa atividade depende,
muitas vezes, a própria vida do paciente.
Além da necessidade de sistemas de gerenciamento de estoques mais
avançados nas unidades hospitalares, existe uma crescente preocupação com a
padronização de custos, materiais e medicamentos. Essa preocupação está
relacionada, principalmente, com os custos de materiais e medicamentos nas contas
médicas, com a variedade dos itens, que, segundo estimativas dos profissionais da
área, giram em torno de 50.000 (cinqüenta mil) itens diferentes à disposição do
profissional médico e produtos com curto prazo de validade (cerca de dois anos).
Isso está induzindo a uma crescente interação entre as áreas de gerenciamento de
estoques e o profissional de saúde, visto que este último deve se preocupar em
estabelecer uma cesta personalizada básica, que contenha um percentual
significativo de medicamentos e materiais específicos para sua unidade de saúde.
Bittar (2000) ressalta que os processos de trabalho necessitam ser
repensados para que se possa gerenciar o adequado uso de materiais, sendo esse
fato relevante em um hospital, devido as especificidades das ações de saúde.
Uma boa gestão da logística hospitalar pode contribuir, efetivamente, para
a redução dos custos dessas instituições e na qualidade de atendimento ao usuário
do sistema de saúde.
Para atender a um número maior de cidadãos, adequando maior
produtividade com menor custo, torna-se imprescindível conhecer a composição dos
custos como um processo norteador das decisões gerenciais, no que diz respeito à
saúde financeira das unidades hospitalares.
5
Segundo Bittar (2000), em uma área como a da saúde, em que os
recursos são escassos, a variável custo é extremamente importante, pois somente o
gerenciamento eficaz dos gastos permitirá atender a um número maior de pessoas,
sem perda da qualidade.
Ainda sobre o assunto, Bittar (2001) afirma que para se priorizar a
qualidade com otimização de custos, é fundamental utilizar elementos que orientem
a tomada de decisão gerencial. Para tanto, é razoável a utilização de indicadores, ou
seja, unidades de medida que conduzam a atenção para assuntos específicos de
resultados dentro da instituição de saúde que informem, com especificidades, o
resultado ou os componentes necessários às decisões em relação às questões
econômico-financeiras da instituição e que avaliem os processos de trabalho.
A gestão das instituições hospitalares demanda informação consistente
que auxilie no gerenciamento de recursos, na busca pela eficiência da instituição.
Para o cumprimento dessa tarefa, o conhecimento dos custos é de fundamental
importância, e sem um sistema de informação que facilite o processo é praticamente
impossível gerenciar os custos.
De acordo com Rocchi (1982), a apuração dos custos em estabelecimentos
hospitalares é um trabalho complexo que exige, entre outras condições, a perfeita
delimitação dos centros de custo e um eficiente sistema de informações.
Para Falk (2001), a informação é um elemento de suma importância no
processo de tomada de decisão. No sistema de saúde brasileiro, mais
especificamente nos hospitais, há necessidade de se utilizar instrumentos que
auxiliem na produção de informações de apoio a gestão, pois apenas quinze por
cento dos hospitais brasileiros tem sistemas informatizados de gestão.
Nesse sentido, o Governo do Estado do Tocantins levou a cabo um
audacioso Projeto de Gestão da Logística do Fluxo de Materiais e Medicamentos
Hospitalares, para suprir toda a rede pública de saúde, composta por 19 hospitais,
que atendem a mais de 90% da população do Estado, instituindo um sistema de
recebimento, armazenagem, manuseamento, movimentação e distribuição de
materiais e medicamentos hospitalares que possibilita padronizar o consumo, reduzir
e otimizar estoques, melhorar as formas de armazenagem, garantir dados
quantitativos e qualitativos à central de compras e com total controle e
rastreabilidade, desde o recebimento até o uso pelo paciente, cujas características
principais, objetivos, metodologia e resultados esperados serão expostos ao longo
deste trabalho.
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OBJETIVO GERAL
O Projeto tem como grande objetivo uma gestão eficiente da logística do
fluxo
dos
materiais
e
medicamentos
hospitalares,
envolvendo
compras,
armazenagem, manuseio, movimentação e distribuição no âmbito da rede pública de
saúde, visando o fim do desperdício, a redução de custos e a excelência no
atendimento ao usuário-cidadão.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Na esteira do seu grande objeto, o Projeto contempla ainda os seguintes
objetivos específicos:
Um fluxo mais dinâmico, racional e eficiente dos materiais e
medicamentos no âmbito das áreas e Unidades da rede pública de
saúde;
A interface dos Sistemas de Internação e Logística, que permite a
precisão dos investimentos no leito, considerado pelo profissional da
logística como um centro de custos;
Rastreabilidade dos materiais e medicamentos para um controle real do
consumo;
Racionalização de recursos;
Redução de custos;
Eliminação do desperdício de materiais e medicamentos;
Níveis satisfatórios de estoque para o abastecimento regular da rede de
serviços;
Unidades
hospitalares
melhor
assistidas,
com
estoques
gerenciados, melhor controlados, mais eficientes e seguros;
Padronização de custos, materiais e medicamentos.
bem
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METODOLOGIA
Tendo em vista a natureza institucional e operacional do cenário objeto da
intervenção do Projeto, tornou-se fundamental a conscientização, por parte dos
gestores, da importância da adoção de uma postura pragmática e absolutamente
comprometida com a eficiência e resultados concretos, como antecedente
imprescindível à consecução dos objetivos pretendidos.
Nesse
contexto,
a
contratação
de
serviços
especializados
em
gerenciamento e logística de fluxo de materiais e medicamentos, pelos motivos e
benefícios inerentes ao processo de terceirização, bem como pelas características
do cenário anteriormente citado, ganhou conotações irrefutáveis.
Na opinião de Ramos (2004), a Terceirização por Níveis de Serviço é
atualmente a forma mais evoluída de contratação de serviços, seja para a iniciativa
privada ou para o setor público, e é indicada para todo aquele grupo de processos
cuja capacitação e relação custo–benefício sejam superiores se operados por
empresa externa. Neste grupo situam-se operações de logística e distribuição,
manutenção, alguns tipos de centrais de atendimento, serviços de retaguarda e
principalmente operações de tecnologia da informação.
A terceirização permite ordenar a rotina de distribuição, aperfeiçoamento
e qualidade dos serviços prestados à população, atenuando as possibilidades de
desabastecimento e consequentemente de descontentamento e insatisfação dos
usuários.
Ainda sobre o assunto, Ramos (2004) discorre tomando como exemplo as
operações de Tecnologia da Informação, que possuem inúmeros casos de sucessos
em terceirização por níveis de serviço no setor governamental no Brasil e ao redor
do mundo, observa diversas razões para a terceirização:
Pela urgência: o ritmo ditado pela economia digital demanda respostas
muito mais rápidas do que outrora e os órgãos públicos não podem
manter níveis de sobre-capacidade (ineficiência) em suas estruturas
para atender a estas situações;
Pela complexidade e diversidade tecnológica: embora seja mais
acessível, a tecnologia de informação atual demanda um conjunto
crescente de peças efêmeras e de complexo acoplamento exigindo um
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contínuo e variado desenvolvimento de capacitações internas, sempre
lento e difícil;
Pela escassez de recursos humanos qualificados: contamos com um
déficit estrutural de pessoal qualificado;
Pela cobrança social: os cidadãos estão cada vez mais conscientes da
relação impostos versus ofertas de serviços públicos, tornando-se mais
exigentes pela qualidade dos serviços prestados pelo governo, não
importando se estes serviços são prestados diretamente pelo Estado ou
através de uma empresa legalmente contratada para tal, desde que
estas empresas produzam resultados concretos e facilitem suas vidas.
Dessa forma, para se ter a garantia daquilo a que se propõe, o Prestador
dos Serviços deverá, necessariamente, desenvolver as atividades de recebimento e
distribuição dos materiais e medicamentos, com os devidos controles e dentro das
especificações e quantidades licitadas e contratadas pelo Órgão Gestor Central da
Rede Pública de Saúde, com fornecimento da infra-estrutura de armazenagem e
distribuição, equipamentos de automação e manutenção, sistema operacional de
gerenciamento
de
estoques
e
mão-de-obra
especializada,
bem
como
o
desenvolvimento do projeto integral de implementação necessário, considerando
todos os layouts, fluxos, adaptações e instalações, visando à obtenção dos níveis de
serviço adequados, garantindo a integridade das informações e seu devido
armazenamento.
Nesse contexto, deverão ser adotados os seguintes procedimentos e
ações pelo Prestador dos Serviços:
1 Apoio ao Órgão Gestor Central no levantamento das necessidades de
compras de materiais e medicamentos dos hospitais da rede pública de saúde.
2 Recebimento
Recebimento e controle dos materiais comprados e consignados,
conferindo com as Ordens de Compra e Nota de Empenho emitidas e
aprovadas, incluindo controle específico para cada modalidade de
compra;
Conferência dos produtos recebidos a fim de garantir quantidades
corretas, integridade física e visual das embalagens, especificações
técnicas dos produtos e validade;
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Etiquetagem dos produtos para controle de movimentação, incluindo lote
e validade, via código de barras;
Entrada, no sistema operacional de gerenciamento de estoques, dos
produtos recebidos via leitores de código de barras ou equipamentos
conectados on-line com o sistema, disponibilizando o material de forma
segura para uso imediato ou solicitação imediata das unidades
componentes da rede pública de saúde;
Devolução ao fornecedor, registrada em sistema, de produtos em nãoconformidade;
Controle de pendências e prazos de entrega, seguindo os critérios
definidos pelo Órgão Gestor Central no ato da compra;
Subsidiar a gestão com a avaliação da capacidade dos fornecedores no
que diz respeito ao fornecimento de produtos, de acordo com os
requisitos de segurança, prazos de entrega, acuracidade e integridade
dos produtos, por meio de relatórios ou consultas via sistema;
Oferecer relatórios de consumo e pesquisas com informações
necessárias
aos
setores
responsáveis
pelas
aquisições
e
abastecimentos das Unidades de Saúde;
Disponibilizar ordem de transferência de produtos entre unidades on-line
(espelho), para que se possa realizar a perfeita conferência do trânsito
de produtos entre as unidades e apontamento da variação entre o
solicitado às unidades centrais de armazenagem e o envio;
Outros relatórios requisitados.
3 Armazenagem
Armazenagem e controle, com uso de tecnologia homologada, segura e
de ponta e em condições de conformidade com as exigências das
autoridades competentes, dos produtos adquiridos ou consignados,
gerando visibilidade de todos os estoques;
Controle de estoque por lote e validade, com rastreabilidade para caixas,
unidades, doses (drágeas e líquidos), kits, produtos re-esterilizados e
outros;
Administração e guarda dos estoques próprios ou consignados;
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Manutenção dos estoques nas áreas de armazenagem, dispensação e
consumo devidamente organizados e conservados;
Alocação dinâmica de estoque, baseada nas características físicoquímica dos produtos para otimização das áreas e atendimento das
exigências dos órgãos competentes;
Controle de movimentação das posições de estoque através de código
de barras com ponto de controle duplo;
Identificação total do volume de estoques distribuídos por toda a rede,
com rastreabilidade total dos mesmos;
Ressarcimento das diferenças de estoque por inventário físico, seguindo
o seguinte critério: a partir de inventário físico total, executado com
acompanhamento e critérios aprovados pelo Órgão Gestor Central;
A contagem de inventário poderá ser solicitada a qualquer momento ao
Prestador dos Serviços.
3.1 Separação
A separação dos materiais e medicamentos se dará através da transferência
automática entre as Unidades hospitalares e entre as áreas de armazenagem,
unitarização, produção de kits de procedimentos, cirúrgicos e de internação
baseados em pontos de re-suprimento de cada área;
Apontamento no “sistema operacional de gerenciamento de estoques” e
etiquetagem com código de barras das unidades de produtos a serem
dispensados;
Controle de produtos em unitarização com armazenagem parcial nas
unidades hospitalares;
Padronização e criação de catálogos de produtos por área ou
programas;
Manutenção constante dos catálogos de produto referentes a mudanças
e valores de produtos;
Separação dos materiais pelos sistemas de dispensação coletiva, para
abastecimento da área de dispensação nas unidades hospitalares, com
controle de lote, validade e rastreabilidade.
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4 Distribuição
Cronograma de distribuição para área de dispensação nas unidades
hospitalares e outras unidades, com transferência de material dentro dos
dias e horários previamente acordados e definidos pelo Órgão Gestor
Central;
Controle de atendimento de requisição de produtos para respectiva
dispensação e distribuição;
Transferência de material em emergência para unidades hospitalares,
assim como internamente nos hospitais em prazo acordado;
Recuperação do material não utilizado na Unidade, computando, através
de rotina do Sistema, materiais de devolução que deverão retornar para
o estoque;
Processamento de logística reversa de materiais, disponibilizando
produtos para consumo imediato;
Relatórios assinados de recebimento dos produtos, quando da entrega
nas Unidades.
5 Gerenciamento de Estoque
Captura da demanda dos produtos na área de dispensação, gerando
requisições automáticas dos produtos que atingiram o estoque mínimo;
Legenda na requisição de produtos que sinalizem, para o usuário que está
fazendo a requisição, se determinado produto existe no estoque ou não;
Contagem física semanal dos itens rotativos indicados e randômicos;
Requisição automática através de estoque máximo, mínimo e ponto de
pedido parametrizado para as áreas;
Visualização de todo o material, com rastreabilidade de lote e validade,
do recebimento até a dispensação ou utilização do paciente;
Manutenção dos níveis de serviço acordados e medidos nos indicadores
de performance;
Geração de informação para o Órgão Gestor Central dos itens que se
encontrarem abaixo do estoque mínimo para compra;
Controle do giro do estoque;
Apontamentos de produtos parados no estoque durante um longo prazo;
Otimização dos estoques máximos e ideais;
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Padronização dos materiais, para minimizar estoque e processos de
compra através do sistema operacional de gerenciamento de estoques;
Desenvolvimento de “kits” para processos cirúrgicos, procedimentos de
emergência e dispensação ao paciente;
Inventário mensal de todos os itens ou inventários cíclicos, por produto
ou por área, com registros no sistema de todos os controles e
divergências encontradas;
Elaboração de relatórios gerenciais e de custos de consumo, por
unidade, por área, por tipo de programa, por paciente ou centro de
custos;
Elaboração de relatórios de valorização de estoque em conjunto com o
setor responsável;
Manutenção do histórico de informações;
Auditoria dos processos de trabalho e rotinas;
Controles de acesso no sistema no nível do usuário;
Rastreabilidade no nível do usuário de qualquer inclusão, alteração ou
exclusão realizada no sistema;
Fornecimento de relatório para o Órgão Gestor Central dos produtos a
vencer;
5.1 Pontos de Controle
Manutenção de Pontos de Controle múltiplos com rastreabilidade em
cada uma das etapas do processo: entrada de nota fiscal, armazenagem
do produto, movimentação do produto na unidade, validação de saída
do produto, validação da entrega do produto e outros;
Manutenção do registro de usuário para qualquer tipo de interação feita
no sistema, incluindo usuário, local, data e hora das alterações e/ou
inclusões;
Vínculo de usuário por local;
Rastreabilidade de logística reversa por paciente, por unidade, centro de
custo ou “Kit”.
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6 A Prestação dos Serviços Especializados requer a utilização dos
seguintes recursos:
6.1 Operacionalização
Tecnologia da Informação: Sistema Operacional de Gerenciamento de
Estoque necessário à execução do objeto de ponta a ponta (entrada de
produtos até a utilização pelo paciente) com estrutura centralizada;
Ambiente de processamento de dados do sistema aplicativo com
seguintes características obrigatórias:
Compatíveis com ambientes multi-usuários, cliente-servidor;
Operacionalização na web e permitindo realização de tarefas
concorrentes;
Equipamentos de automação de leitura de código de barras móveis,
conforme quantidade estabelecida na relação de equipamentos e
tecnologia de automação;
Rotinas de trabalho on-line, com disponibilidade de 99,9% de
funcionalidade;
Interfaces para os sistemas de gestão do sistema de saúde legado e
controles de programas federal e estadual;
Plano de contingência para casos de falta de energia, problemas de
infra-estrutura de rede e suporte aos usuários e hardware.
6.2 Equipes Especializadas em Logística
Auxiliares de Logística (Almoxarifado e Farmácia): Profissionais técnicooperacionais para atuarem nas Unidades Hospitalares e Almoxarifados,
além de outras unidades, a fim de executar todos os processos
logísticos de recebimento, armazenagem, separação, movimentação,
expedição, distribuição, produção de kits, exceto dispensação de
produtos a pacientes;
Instrutor de Treinamento e Implantação Logística: Profissional de
Logística com capacitação para o uso de equipamentos específicos
destinados à movimentação de material, controle de estoque e captura
de demanda das áreas, tecnologia e gestão de materiais, que
corresponderá diretamente pelo treinamento continuado de todas as
pessoas envolvidas nos processos do fluxo de materiais para manter a
qualidade do serviço, visando sempre o aumento da produtividade e
aprendizado constante, além de ser o coordenador técnico de todas as
atividades referentes ao período de implantação dos serviços;
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Supervisores / Operadores de Logística e Planejamento: Pessoal
especializado em processos logísticos e operações de planejamento de
sistemas de saúde que estará locado nas unidades centrais de
abastecimento e nas unidades de saúde. Esses profissionais terão a
responsabilidade de supervisionar a execução de todos os processos
logísticos de recebimento, armazenagem, separação, movimentação,
expedição, distribuição, produção de “kits”, incluindo o fornecimento de
informações necessárias à elaboração dos processos de compras,
programação de insumos e suprimentos de almoxarifado;
Administrador de Rede: Terá a responsabilidade de coordenar as
atividades ligadas à manutenção de toda a rede lógica, do processo de
integração física entre o sistema operacional de gerenciamento de
estoques e os sistemas de gestão do Órgão Gestor Central, além de ser
o responsável por manter alto nível de acessibilidade e disponibilidade
de links e sistema aos usuários. Deverá manter todos os planos
necessários de contingenciamento das operações críticas de wardware
e software;
Analista de Suporte: Será responsável pelo suporte aos usuários do
Sistema Operacional de Gerenciamento de Estoques, sendo desta
função a obrigação de criar as condições de acessibilidade e
manutenção da mesma, definição de hierarquia de acesso por função e
gerenciamento de chamadas da unidade onde estará locado;
Gerente de Planejamento e Logística: Será responsável por planejar
toda a atividade necessária para manutenção dos serviços, desde o
recebimento dos produtos até a utilização pelos pacientes, incluindo as
operações de transporte, armazenagem, separação e expedição de
produtos.
7 A Prestação dos Serviços inclui os seguintes controles de
qualidade:
7.1 Manual do Usuário
O manual deverá ser preparado durante a implementação dos serviços e
irá explicar aos usuários como tirar maior proveito de como a operação
funcionará, como será a implementação, o que deverá acontecer e
quando, como o serviço será medido e como será o processo de
atendimento ao usuário;
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Treinamento do usuário para a utilização do sistema operacional de
gerenciamento de estoques para que este não seja um obstáculo no
desenvolvimento de suas tarefas;
Os principais pontos do manual são:
Sumário de serviços;
Freqüência e tempos de serviço;
Mapa de recursos das áreas de estoque;
Procedimentos de requisição de mudanças processuais;
Procedimento de requisições atípicas;
Utilização do sistema operacional de gerenciamento de estoques e
Plano de Contingência;
Como executar o planejamento de compras.
A capacitação deverá ser ministrada pela equipe de treinamento
permanente do Prestador dos Serviços;
Os usuários responsáveis deverão ser indicados formalmente pelo
Órgão Gestor Central ao Prestador dos Serviços.
7.2 Indicadores de Performance – KPI’s
Encaminhamento mensal da mensuração dos KPI’s acordados ao órgão
Gestor Central;
Percentual de materiais recebidos e disponibilizados para uso no
mesmo dia;
Percentual de acuracidade de estoque;
Percentual de perdas de material (avarias, erros, extravio e outros);
Percentual de requisições entregues no prazo acordado nas áreas de
dispensação;
Percentual de requisições entregues completas e corretas;
Percentual de erros em logística reversa.
7.3 Pesquisas de Satisfação
Realização de pesquisas de satisfação trimestrais nas áreas, iniciandose após a implementação completa dos serviços;
Pesquisas adicionais serão realizadas mediante solicitação ao Órgão
Gestor Central.
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8 Descrição dos Serviços
8.1 Recebimento e Distribuição
O Prestador dos Serviços, para a consecução do objeto, proverá a
catalogação completa e integrada dos materiais, a captura de demanda
nas áreas de atendimento, as requisições de reposição eletrônica e o
serviço
de
abastecimento
para
todos
os
materiais
adquiridos
pertencentes às unidades do Órgão Gestor Central, abrangendo todas
as áreas de dispensação e distribuição das unidades de assistência ao
paciente hospitalar;
Os materiais serão comprados pelo Órgão Gestor Central de acordo
com relatórios de demanda ou requisição de compras de novos
materiais;
O recebimento dos insumos adquiridos pelo Órgão Gestor Central será
nas unidades centrais de armazenamento, em caixas de embarque,
segundo procedimentos contratados e o Prestador dos Serviços deverá
emitir relatórios de aviso de recebimento para os departamentos
determinados pelo Órgão Gestor Central;
Os materiais serão unitarizados e etiquetados para distribuição com
código de barras;
Utilizando um sistema de gerenciamento, o Prestador dos Serviços
atenderá
às
requisições
de
reposição
eletrônicas
que
serão
consolidadas, processadas em quantidades totais e depois divididas por
área de dispensação, distribuição e programas como determinado pelos
relatórios de reposição eletrônica;
As requisições serão consolidadas por fluxo de distribuição e enviadas
para as unidades, de acordo com os padrões acordados;
As requisições de reposição podem ser:
De reposição de cotas;
De produto a paciente;
De dose individualizada e unitária através de prescrição médica;
De atendimento aos programas de distribuição de produtos
estabelecidos pelos governos estadual e federal.
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8.2 Gerenciamento de Material
Prover serviço de gerenciamento que otimize a compra de materiais,
reduzindo níveis de estoque e evitando perdas por vencimento do
produto;
Catálogos de materiais deverão ser criados para cada área de consumo,
o que irá resultar no catálogo de materiais da unidade, assim formatado:
Consulta ao banco de dados para estabelecer histórico de compras
dos últimos 2 anos;
Checagem completa dos itens em estoque versus informação
histórica de compra;
Adição de detalhes como preço, fabricante e códigos do Órgão
Gestor Central;
Informação de uso dos últimos 6 meses;
Determinação dos níveis de estoque mínimo de cada item pela
equipe gestora do Órgão Gestor Central e unidades hospitalares;
Criação de diretrizes rígidas para a entrada de materiais e a
manutenção dos catálogos;
Alterações
no
catálogo
somente
serão possíveis
através
do
preenchimento de formulários específicos ou através de completa
revisão dos níveis de estoque, assegurando consistência à ferramenta;
A edição, confecção e publicação dos catálogos serão feitas pelo
Prestador dos Serviços. O Órgão Gestor Central poderá, quando
necessário, solicitar a atualização dos catálogos tais como inclusão
de novos produtos, produtos descontinuados e mudanças de preço.
O material deverá ser controlado por lote e validade do recebimento até
a administração ao paciente, possibilitando a rastreabilidade e a
recuperação do material em caso de qualquer ocorrência, como reação
adversa ou problemas de qualidade técnica.
8.3 Sistema de Informação e Gerenciamento de Informações
A metodologia de implementação deve assumir a gestão do fluxo de
materiais e iniciar a operação na situação atual, a fim de assegurar que
as atividades e processos foram completamente compreendidos antes
de migrar para novos sistemas e processos;
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Essa metodologia é apropriada para que questões importantes, como
visibilidade de estoques, estratégia de compras e redução de
desperdício, entre outros, sejam levadas em consideração nos novos
processos e sistemas;
Um estudo do banco de dados e dos processos de informação será
realizado no primeiro mês de operação e as interfaces irão assegurar o
fluxo de informações entre o Órgão Gestor Central e o sistema de
gerenciamento do centro de distribuição, assim como das unidades de
serviço;
Os requisitos do sistema são:
Realizar correta captura da demanda de materiais nas áreas ou
unidades, utilizando equipamentos apropriados para não retardar o
processo;
Receber materiais de fornecedores e permitir disponibilização
imediata para visualização e utilização, através de controle de lote,
validade e rastreabilidade dos produtos, com indicações do endereço
em que o mesmo está locado e indicações de qual lote deverá ser
consumido primeiro;
Disponibilizar auditoria total dos fluxos de material, do recebimento à
administração ao paciente;
Possibilitar a rastreabilidade e visibilidade dos produtos por lote e
validade em cada estágio dos processos de logística;
Validar as etapas do processo de movimentação dos produtos via
leitores de código de barras;
Viabilizar informações via web imediatamente após a entrega;
Assistir na criação e manutenção dos catálogos nas áreas;
Permitir a interface com o sistema de gerenciamento utilizado pelo
Órgão Gestor Central legado;
Emitir informações gerenciais em relatórios;
Controle de estoque;
Gerenciamento dos catálogos;
Consumo;
Custos por área, unidade e programa;
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Custos totais;
Sazonalidade de consumo;
Quaisquer outros requisitados pelo Órgão Gestor Central.
9 Obrigações e Responsabilidades do Prestador dos Serviços
9.1 Capacitação da Equipe
O Prestador dos Serviços deverá assegurar, através de treinamento de
pessoal interno e externo, que os objetivos do serviço sejam alcançados;
O treinamento deverá habilitar os profissionais do Órgão Gestor Central
e terceirizados a realizarem seu trabalho de maneira efetiva,
assegurando a integração dos objetivos do serviço. Métodos de
treinamento
customizados,
como
técnica
de
melhoria
contínua,
desenvolvimento gerencial, desenvolvimento pessoal, qualidade e
outros devem ser utilizados para garantir o desenvolvimento contínuo da
prestação de serviço;
O treinamento deverá ser ministrado por técnicos competentes das
áreas de tecnologia, logística e serviços de saúde.
9.2 Da Execução dos Serviços
Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos,
fornecendo todos os recursos e em quantidades necessárias à boa
execução dos serviços;
Dar ciência imediata e por escrito ao Órgão Gestor Central, referente a
qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços;
Prestar
esclarecimentos
que
lhe
forem
solicitados
e
atender
prontamente às reclamações de seus serviços, sanando-as no menor
tempo possível;
Executar os serviços em horários que não interfiram no bom andamento
da rotina de funcionamento da unidade;
Responsabilizar-se por eventuais paralisações dos serviços, por parte
dos seus profissionais, sem repasse de qualquer ônus ao Órgão Gestor
Central, para que não haja interrupção dos serviços prestados;
Distribuir para todas as áreas de dispensação e consumo o material
necessário, de forma a garantir a manutenção de seu abastecimento.
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9.3 Dos Equipamentos e Recursos Utilizados
Identificar com etiquetas de patrimônio todos os equipamentos,
ferramentas e utensílios de sua propriedade, tais como prateleiras, bins,
carros de movimentação, servidores, leitores de código de barras,
computadores, impressões e outros, de forma a não serem confundidos
com similares de propriedade do Órgão Gestor Central;
Manter todos os equipamentos e recursos necessários à execução dos
serviços em perfeitas condições de uso, devendo os danificados ser
substituídos no menor tempo possível. Os equipamentos elétricos
devem ser dotados de sistema de proteção, de modo a evitar danos na
rede elétrica.
9.4 Do Sistema de Gestão de Materiais
Fornecer o sistema operacional de gerenciamento de estoques,
preferencialmente software de sua propriedade, incluindo gestão de subestoques nas áreas de consumo e estoque total nas áreas de
armazenagem, que possibilite o atendimento de todos os requisitos
operacionais descritos no projeto básico;
Integrar, no período de implementação do serviço, o sistema operacional
de gerenciamento de estoques com o aplicativo utilizado na atualidade
pelo Órgão Gestor Central, desenvolvendo interfaces apropriadas para a
transmissão dos dados entre os sistemas, a fim de possibilitar o uso de
informações para a gestão de materiais;
Disponibilizar imediatamente ao encerramento do contrato a base de
dados em arquivo TXT, com todas as informações geradas durante a
execução do contrato.
9.5 Da Infra-Estrutura
Fornecer toda a estrutura de hardware, como servidor, computadores,
impressoras, leitores de código de barras, pockets e outros que forem
relevantes à prestação dos serviços;
Fornecer infra-estrutura de armazenagem e movimentação de material
como
porta-paletes,
bins,
caixas
de
movimentação,
prateleiras,
equipamentos de movimentação de material como paleteira, além de
projeto técnico de atendimento e fluxo operacional da unidade.
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10 Fiscalização e Controle da Execução dos Serviços
Não obstante o Prestador dos Serviços seja o único e exclusivo
responsável pela execução de todos os serviços, ao Órgão Gestor
Central é reservado o direito de, sem que, de qualquer forma, restrinja a
plenitude dessa responsabilidade, exercer a mais ampla e completa
fiscalização dos serviços, diretamente ou por prepostos designados.
10.1 Horários e Execução dos Serviços
Para a execução dos serviços do sistema operacional de gerenciamento
de estoques das unidades, deverão ser observadas a localização,
classificação, freqüência e horários de movimentação de material;
Os horários de execução dos serviços na unidade devem ser definidos
de forma a atender às necessidades em função das especificidades
requeridas por cada área ou unidade, lembrando sempre que o horário
de funcionamento do setor é determinante para a fixação do horário de
execução dos serviços de gestão de fluxo de materiais;
O Prestador dos Serviços deverá manter equipe para a realização dos
serviços durante todo o horário de funcionamento.
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CONCLUSÃO
Considerando que a boa gestão dos recursos públicos é fator
determinante para a consecução dos objetivos sociais pretendidos, a essência deste
projeto trata do problema referente ao desperdício de materiais e recursos
provocado pelos métodos tradicionais de gestão do fluxo de medicamentos e
materiais hospitalares, propondo como alternativa de solução a sua terceirização,
através da contratação de serviços especializados no assunto, tendo em vista suas
características
naturais
de
celeridade,
eficácia
e
resultados
consistentes,
proporcionando assim um saldo altamente positivo na relação custo-benefício desse
processo, principalmente por ocorrer numa área tão sensível, como é o caso da
saúde pública, onde procedimentos arcaicos e inócuos podem, inclusive, ter
conseqüências desastrosas em relação à própria vida dos pacientes.
Com essa ação transformadora no âmbito dos serviços públicos de
saúde, pretende-se uma gestão que tenha como objetivo fim o cidadão, razão de
ser e de existir da administração pública. Uma gestão com seu foco voltado para
resultados, primando sempre pela excelência e qualidade dos serviços prestados,
pautada no equilíbrio orçamentário-financeiro e, acima de tudo, regida pelos
princípios da eficiência, da transparência e da economicidade da ação da
máquina pública.
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REFERÊNCIAS
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Revista da Associação Médica Brasileira, São Paulo, v.46, p. 70-76,
jan./mar.2000.
______. Indicadores de qualidade e quantidade em saúde. RAS, v. 3, n.12, p. 21-28,
jul./set. 2001. Disponível em: <http://www.ellusaude.com.br/adm_hosp/artigos/05.pdf>.
Acesso em: jan. 2010.
FALK, J. A. Gestão de custos para hospitais: conceitos, metodologias e
aplicações. São Paulo: Atlas 2001.
MARIN, N. (org.) et. al – Assistência farmacêutica para gerentes municipais. Rio
de Janeiro: OPAS/OMS 2003.
PEREIRA, J. M. A Importância da Logística no Âmbito Hospitalar. Notícias
Hospitalares Gestão de Saúde em Debate, São Paulo, n 37, jun./jul. 2002.
Disponível em: <http://www.prosaude.org.br/noticias/jun2002/pgs/gestao.htm>.
Acesso em: jan. 2010.
RAMOS, A. C. Terceirização no governo: a hora da mudança. Revista Tema. n. 173
p. 61-63, mai./jun. 2004. Disponível em: <http://www1.serpro.gov.br/publicacoes/
tema/173/tema173.pdf>. Acesso em: jan. 2010.
ROCCHI, R. A integração sanitária: doutrina e prática. Tese para Livre Docência.
Faculdade de Saúde pública/USP. P. 19-20, São Paulo, 1982.
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AUTORIA
Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho – Graduado em Administração de Empresas e Administração
Pública pela Universidade Católica de Goiás, com Especialização em Gestão Empresarial pela
Fundação Getúlio Vargas, Especialização em Marketing pela FAAP de São Paulo e Especialização
em Docência do Ensino Superior, pela Universidade Federal de Goiás e, ainda, com formação na
área de Análise de Sistemas. É Conselheiro do Conselho Regional de Administração – TO e
Secretário de Estado da Secretaria da Administração do Tocantins.
Endereço eletrônico: [email protected]