logística de dispensação na rede de saúde pública
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III Congresso Consad de Gestão Pública LOGÍSTICA DE DISPENSAÇÃO NA REDE DE SAÚDE PÚBLICA Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho Painel 08/030 Experiências inovadoras em gestão de suprimentos LOGÍSTICA DE DISPENSAÇÃO NA REDE DE SAÚDE PÚBLICA Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho RESUMO Configuram-se neste documento as linhas gerais de uma ação governamental que vem de encontro aos princípios afetos às legítimas relações Estado/Sociedade, preconizadas pela substituição do modelo de gestão burocrática pelo modelo de gestão gerencial, que tem o cidadão como seu cliente-fim e consequentemente, como peça fundamental no processo de cumprimento da missão do Estado. Partindo do pressuposto de que um dos grandes dilemas da gestão pública consiste em atender às demandas sociais com recursos nem sempre suficientes, o Projeto aqui exposto busca resolver, da forma mais pragmática e eficiente possível, um problema crucial da gestão pública, neste caso, no âmbito da rede pública de saúde, que é o desperdício de material e de recursos referente aos métodos logísticos de fluxo tradicionalmente praticados em relação à compra, armazenagem e distribuição de medicamentos e materiais hospitalares. Para isso, lança mão do instrumento da terceirização, propondo a contratação de serviços especializados em gerenciamento e logística do fluxo de materiais e medicamentos, tendo em vista as características instituticionais e operacionais do cenário objeto da sua intervenção, cuja exigência pela eficiência e por resultados concretos demanda naturalmente esse tipo de ação, pelas peculiaridades e benefícios inerentes à sua natureza e forma de atuação, em nome de uma gestão comprometida com a transparência, zelo pelos recursos públicos e com a excelência dos serviços prestados ao cliente-cidadão. SUMÁRIO APRESENTAÇÃO.......................................................................................................03 OBJETIVO GERAL..................................................................................................... 06 OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................... 07 METODOLOGIA......................................................................................................... 08 CONCLUSÃO............................................................................................................. 23 REFERÊNCIAS...........................................................................................................24 3 APRESENTAÇÃO Um dos maiores desafios da gestão pública, nas esferas Federal, Estadual e Municipal, é ofertar à população serviços de saúde com qualidade, segurança e no tempo certo demandado pelo cidadão. Suprir as unidades de saúde atendendo aos princípios da legalidade, qualidade, economicidade e rapidez, na hora certa e na quantidade certa, para efetivamente salvar vidas, é o grande desafio. Os cenários que envolvem as organizações estão voltados para custos cada vez mais elevados, demandam cada vez mais por maior qualidade, bons serviços e pressão por produtividade, ou seja, é preciso prestar o melhor atendimento possível a um número cada vez maior de usuários com os recursos disponíveis. Na área da Saúde Pública os processos logísticos, devido às suas características muito específicas, precisam ser encarados com uma abordagem orientada não só para a racionalização de custos, mas também como elemento fundamental de apoio à prestação de cuidados de saúde aos pacientes. Para tanto, é necessário que haja um eficiente esquema de planejamento das atividades de compras, armazenagem e gerenciamento de materiais em estoque, bem como na distribuição desses materiais destinados ao uso em atividades hospitalares, uma vez que a falta de um mecanismo eficiente de controle impede a apuração das reais necessidades de abastecimento. De acordo com Marin (2003), o grande desafio da administração de materiais é estabelecer níveis de estoque. Para manter um nível de estoque que atenda às necessidades com regularidade no abastecimento contínuo da rede de serviços, é necessário um controle eficiente e a utilização de instrumentos para registro das informações que facilitem o acompanhamento e subsidiem a programação. Ainda sobre o assunto, Pereira (2002) salienta que a logística hospitalar é uma atividade que traspassa toda a cadeia de valor das organizações nos aspectos relacionados com o planejamento, manuseamento, armazenagem e movimentação de materiais ao longo de todo o ciclo de produção e comercialização de qualquer bem ou serviço. 4 A falta de gestão dos fluxos de materiais dentro das unidades hospitalares gera desperdício. Geralmente, a distribuição do material para as unidades é feita por critérios empíricos e sem controle real do consumo, causando excesso de disponibilidade de materiais e migração de produtos entre as áreas, o que causa a perda da rastreabilidade destes, não só dentro das unidades, mas também no sistema de saúde como um todo. Segundo Pereira (2002), a necessidade de se adotar inovações no sistema de logística em qualquer hospital, em última instância, está relacionada com um fato extremamente sensível: da eficiência e eficácia dessa atividade depende, muitas vezes, a própria vida do paciente. Além da necessidade de sistemas de gerenciamento de estoques mais avançados nas unidades hospitalares, existe uma crescente preocupação com a padronização de custos, materiais e medicamentos. Essa preocupação está relacionada, principalmente, com os custos de materiais e medicamentos nas contas médicas, com a variedade dos itens, que, segundo estimativas dos profissionais da área, giram em torno de 50.000 (cinqüenta mil) itens diferentes à disposição do profissional médico e produtos com curto prazo de validade (cerca de dois anos). Isso está induzindo a uma crescente interação entre as áreas de gerenciamento de estoques e o profissional de saúde, visto que este último deve se preocupar em estabelecer uma cesta personalizada básica, que contenha um percentual significativo de medicamentos e materiais específicos para sua unidade de saúde. Bittar (2000) ressalta que os processos de trabalho necessitam ser repensados para que se possa gerenciar o adequado uso de materiais, sendo esse fato relevante em um hospital, devido as especificidades das ações de saúde. Uma boa gestão da logística hospitalar pode contribuir, efetivamente, para a redução dos custos dessas instituições e na qualidade de atendimento ao usuário do sistema de saúde. Para atender a um número maior de cidadãos, adequando maior produtividade com menor custo, torna-se imprescindível conhecer a composição dos custos como um processo norteador das decisões gerenciais, no que diz respeito à saúde financeira das unidades hospitalares. 5 Segundo Bittar (2000), em uma área como a da saúde, em que os recursos são escassos, a variável custo é extremamente importante, pois somente o gerenciamento eficaz dos gastos permitirá atender a um número maior de pessoas, sem perda da qualidade. Ainda sobre o assunto, Bittar (2001) afirma que para se priorizar a qualidade com otimização de custos, é fundamental utilizar elementos que orientem a tomada de decisão gerencial. Para tanto, é razoável a utilização de indicadores, ou seja, unidades de medida que conduzam a atenção para assuntos específicos de resultados dentro da instituição de saúde que informem, com especificidades, o resultado ou os componentes necessários às decisões em relação às questões econômico-financeiras da instituição e que avaliem os processos de trabalho. A gestão das instituições hospitalares demanda informação consistente que auxilie no gerenciamento de recursos, na busca pela eficiência da instituição. Para o cumprimento dessa tarefa, o conhecimento dos custos é de fundamental importância, e sem um sistema de informação que facilite o processo é praticamente impossível gerenciar os custos. De acordo com Rocchi (1982), a apuração dos custos em estabelecimentos hospitalares é um trabalho complexo que exige, entre outras condições, a perfeita delimitação dos centros de custo e um eficiente sistema de informações. Para Falk (2001), a informação é um elemento de suma importância no processo de tomada de decisão. No sistema de saúde brasileiro, mais especificamente nos hospitais, há necessidade de se utilizar instrumentos que auxiliem na produção de informações de apoio a gestão, pois apenas quinze por cento dos hospitais brasileiros tem sistemas informatizados de gestão. Nesse sentido, o Governo do Estado do Tocantins levou a cabo um audacioso Projeto de Gestão da Logística do Fluxo de Materiais e Medicamentos Hospitalares, para suprir toda a rede pública de saúde, composta por 19 hospitais, que atendem a mais de 90% da população do Estado, instituindo um sistema de recebimento, armazenagem, manuseamento, movimentação e distribuição de materiais e medicamentos hospitalares que possibilita padronizar o consumo, reduzir e otimizar estoques, melhorar as formas de armazenagem, garantir dados quantitativos e qualitativos à central de compras e com total controle e rastreabilidade, desde o recebimento até o uso pelo paciente, cujas características principais, objetivos, metodologia e resultados esperados serão expostos ao longo deste trabalho. 6 OBJETIVO GERAL O Projeto tem como grande objetivo uma gestão eficiente da logística do fluxo dos materiais e medicamentos hospitalares, envolvendo compras, armazenagem, manuseio, movimentação e distribuição no âmbito da rede pública de saúde, visando o fim do desperdício, a redução de custos e a excelência no atendimento ao usuário-cidadão. 7 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Na esteira do seu grande objeto, o Projeto contempla ainda os seguintes objetivos específicos: Um fluxo mais dinâmico, racional e eficiente dos materiais e medicamentos no âmbito das áreas e Unidades da rede pública de saúde; A interface dos Sistemas de Internação e Logística, que permite a precisão dos investimentos no leito, considerado pelo profissional da logística como um centro de custos; Rastreabilidade dos materiais e medicamentos para um controle real do consumo; Racionalização de recursos; Redução de custos; Eliminação do desperdício de materiais e medicamentos; Níveis satisfatórios de estoque para o abastecimento regular da rede de serviços; Unidades hospitalares melhor assistidas, com estoques gerenciados, melhor controlados, mais eficientes e seguros; Padronização de custos, materiais e medicamentos. bem 8 METODOLOGIA Tendo em vista a natureza institucional e operacional do cenário objeto da intervenção do Projeto, tornou-se fundamental a conscientização, por parte dos gestores, da importância da adoção de uma postura pragmática e absolutamente comprometida com a eficiência e resultados concretos, como antecedente imprescindível à consecução dos objetivos pretendidos. Nesse contexto, a contratação de serviços especializados em gerenciamento e logística de fluxo de materiais e medicamentos, pelos motivos e benefícios inerentes ao processo de terceirização, bem como pelas características do cenário anteriormente citado, ganhou conotações irrefutáveis. Na opinião de Ramos (2004), a Terceirização por Níveis de Serviço é atualmente a forma mais evoluída de contratação de serviços, seja para a iniciativa privada ou para o setor público, e é indicada para todo aquele grupo de processos cuja capacitação e relação custo–benefício sejam superiores se operados por empresa externa. Neste grupo situam-se operações de logística e distribuição, manutenção, alguns tipos de centrais de atendimento, serviços de retaguarda e principalmente operações de tecnologia da informação. A terceirização permite ordenar a rotina de distribuição, aperfeiçoamento e qualidade dos serviços prestados à população, atenuando as possibilidades de desabastecimento e consequentemente de descontentamento e insatisfação dos usuários. Ainda sobre o assunto, Ramos (2004) discorre tomando como exemplo as operações de Tecnologia da Informação, que possuem inúmeros casos de sucessos em terceirização por níveis de serviço no setor governamental no Brasil e ao redor do mundo, observa diversas razões para a terceirização: Pela urgência: o ritmo ditado pela economia digital demanda respostas muito mais rápidas do que outrora e os órgãos públicos não podem manter níveis de sobre-capacidade (ineficiência) em suas estruturas para atender a estas situações; Pela complexidade e diversidade tecnológica: embora seja mais acessível, a tecnologia de informação atual demanda um conjunto crescente de peças efêmeras e de complexo acoplamento exigindo um 9 contínuo e variado desenvolvimento de capacitações internas, sempre lento e difícil; Pela escassez de recursos humanos qualificados: contamos com um déficit estrutural de pessoal qualificado; Pela cobrança social: os cidadãos estão cada vez mais conscientes da relação impostos versus ofertas de serviços públicos, tornando-se mais exigentes pela qualidade dos serviços prestados pelo governo, não importando se estes serviços são prestados diretamente pelo Estado ou através de uma empresa legalmente contratada para tal, desde que estas empresas produzam resultados concretos e facilitem suas vidas. Dessa forma, para se ter a garantia daquilo a que se propõe, o Prestador dos Serviços deverá, necessariamente, desenvolver as atividades de recebimento e distribuição dos materiais e medicamentos, com os devidos controles e dentro das especificações e quantidades licitadas e contratadas pelo Órgão Gestor Central da Rede Pública de Saúde, com fornecimento da infra-estrutura de armazenagem e distribuição, equipamentos de automação e manutenção, sistema operacional de gerenciamento de estoques e mão-de-obra especializada, bem como o desenvolvimento do projeto integral de implementação necessário, considerando todos os layouts, fluxos, adaptações e instalações, visando à obtenção dos níveis de serviço adequados, garantindo a integridade das informações e seu devido armazenamento. Nesse contexto, deverão ser adotados os seguintes procedimentos e ações pelo Prestador dos Serviços: 1 Apoio ao Órgão Gestor Central no levantamento das necessidades de compras de materiais e medicamentos dos hospitais da rede pública de saúde. 2 Recebimento Recebimento e controle dos materiais comprados e consignados, conferindo com as Ordens de Compra e Nota de Empenho emitidas e aprovadas, incluindo controle específico para cada modalidade de compra; Conferência dos produtos recebidos a fim de garantir quantidades corretas, integridade física e visual das embalagens, especificações técnicas dos produtos e validade; 10 Etiquetagem dos produtos para controle de movimentação, incluindo lote e validade, via código de barras; Entrada, no sistema operacional de gerenciamento de estoques, dos produtos recebidos via leitores de código de barras ou equipamentos conectados on-line com o sistema, disponibilizando o material de forma segura para uso imediato ou solicitação imediata das unidades componentes da rede pública de saúde; Devolução ao fornecedor, registrada em sistema, de produtos em nãoconformidade; Controle de pendências e prazos de entrega, seguindo os critérios definidos pelo Órgão Gestor Central no ato da compra; Subsidiar a gestão com a avaliação da capacidade dos fornecedores no que diz respeito ao fornecimento de produtos, de acordo com os requisitos de segurança, prazos de entrega, acuracidade e integridade dos produtos, por meio de relatórios ou consultas via sistema; Oferecer relatórios de consumo e pesquisas com informações necessárias aos setores responsáveis pelas aquisições e abastecimentos das Unidades de Saúde; Disponibilizar ordem de transferência de produtos entre unidades on-line (espelho), para que se possa realizar a perfeita conferência do trânsito de produtos entre as unidades e apontamento da variação entre o solicitado às unidades centrais de armazenagem e o envio; Outros relatórios requisitados. 3 Armazenagem Armazenagem e controle, com uso de tecnologia homologada, segura e de ponta e em condições de conformidade com as exigências das autoridades competentes, dos produtos adquiridos ou consignados, gerando visibilidade de todos os estoques; Controle de estoque por lote e validade, com rastreabilidade para caixas, unidades, doses (drágeas e líquidos), kits, produtos re-esterilizados e outros; Administração e guarda dos estoques próprios ou consignados; 11 Manutenção dos estoques nas áreas de armazenagem, dispensação e consumo devidamente organizados e conservados; Alocação dinâmica de estoque, baseada nas características físicoquímica dos produtos para otimização das áreas e atendimento das exigências dos órgãos competentes; Controle de movimentação das posições de estoque através de código de barras com ponto de controle duplo; Identificação total do volume de estoques distribuídos por toda a rede, com rastreabilidade total dos mesmos; Ressarcimento das diferenças de estoque por inventário físico, seguindo o seguinte critério: a partir de inventário físico total, executado com acompanhamento e critérios aprovados pelo Órgão Gestor Central; A contagem de inventário poderá ser solicitada a qualquer momento ao Prestador dos Serviços. 3.1 Separação A separação dos materiais e medicamentos se dará através da transferência automática entre as Unidades hospitalares e entre as áreas de armazenagem, unitarização, produção de kits de procedimentos, cirúrgicos e de internação baseados em pontos de re-suprimento de cada área; Apontamento no “sistema operacional de gerenciamento de estoques” e etiquetagem com código de barras das unidades de produtos a serem dispensados; Controle de produtos em unitarização com armazenagem parcial nas unidades hospitalares; Padronização e criação de catálogos de produtos por área ou programas; Manutenção constante dos catálogos de produto referentes a mudanças e valores de produtos; Separação dos materiais pelos sistemas de dispensação coletiva, para abastecimento da área de dispensação nas unidades hospitalares, com controle de lote, validade e rastreabilidade. 12 4 Distribuição Cronograma de distribuição para área de dispensação nas unidades hospitalares e outras unidades, com transferência de material dentro dos dias e horários previamente acordados e definidos pelo Órgão Gestor Central; Controle de atendimento de requisição de produtos para respectiva dispensação e distribuição; Transferência de material em emergência para unidades hospitalares, assim como internamente nos hospitais em prazo acordado; Recuperação do material não utilizado na Unidade, computando, através de rotina do Sistema, materiais de devolução que deverão retornar para o estoque; Processamento de logística reversa de materiais, disponibilizando produtos para consumo imediato; Relatórios assinados de recebimento dos produtos, quando da entrega nas Unidades. 5 Gerenciamento de Estoque Captura da demanda dos produtos na área de dispensação, gerando requisições automáticas dos produtos que atingiram o estoque mínimo; Legenda na requisição de produtos que sinalizem, para o usuário que está fazendo a requisição, se determinado produto existe no estoque ou não; Contagem física semanal dos itens rotativos indicados e randômicos; Requisição automática através de estoque máximo, mínimo e ponto de pedido parametrizado para as áreas; Visualização de todo o material, com rastreabilidade de lote e validade, do recebimento até a dispensação ou utilização do paciente; Manutenção dos níveis de serviço acordados e medidos nos indicadores de performance; Geração de informação para o Órgão Gestor Central dos itens que se encontrarem abaixo do estoque mínimo para compra; Controle do giro do estoque; Apontamentos de produtos parados no estoque durante um longo prazo; Otimização dos estoques máximos e ideais; 13 Padronização dos materiais, para minimizar estoque e processos de compra através do sistema operacional de gerenciamento de estoques; Desenvolvimento de “kits” para processos cirúrgicos, procedimentos de emergência e dispensação ao paciente; Inventário mensal de todos os itens ou inventários cíclicos, por produto ou por área, com registros no sistema de todos os controles e divergências encontradas; Elaboração de relatórios gerenciais e de custos de consumo, por unidade, por área, por tipo de programa, por paciente ou centro de custos; Elaboração de relatórios de valorização de estoque em conjunto com o setor responsável; Manutenção do histórico de informações; Auditoria dos processos de trabalho e rotinas; Controles de acesso no sistema no nível do usuário; Rastreabilidade no nível do usuário de qualquer inclusão, alteração ou exclusão realizada no sistema; Fornecimento de relatório para o Órgão Gestor Central dos produtos a vencer; 5.1 Pontos de Controle Manutenção de Pontos de Controle múltiplos com rastreabilidade em cada uma das etapas do processo: entrada de nota fiscal, armazenagem do produto, movimentação do produto na unidade, validação de saída do produto, validação da entrega do produto e outros; Manutenção do registro de usuário para qualquer tipo de interação feita no sistema, incluindo usuário, local, data e hora das alterações e/ou inclusões; Vínculo de usuário por local; Rastreabilidade de logística reversa por paciente, por unidade, centro de custo ou “Kit”. 14 6 A Prestação dos Serviços Especializados requer a utilização dos seguintes recursos: 6.1 Operacionalização Tecnologia da Informação: Sistema Operacional de Gerenciamento de Estoque necessário à execução do objeto de ponta a ponta (entrada de produtos até a utilização pelo paciente) com estrutura centralizada; Ambiente de processamento de dados do sistema aplicativo com seguintes características obrigatórias: Compatíveis com ambientes multi-usuários, cliente-servidor; Operacionalização na web e permitindo realização de tarefas concorrentes; Equipamentos de automação de leitura de código de barras móveis, conforme quantidade estabelecida na relação de equipamentos e tecnologia de automação; Rotinas de trabalho on-line, com disponibilidade de 99,9% de funcionalidade; Interfaces para os sistemas de gestão do sistema de saúde legado e controles de programas federal e estadual; Plano de contingência para casos de falta de energia, problemas de infra-estrutura de rede e suporte aos usuários e hardware. 6.2 Equipes Especializadas em Logística Auxiliares de Logística (Almoxarifado e Farmácia): Profissionais técnicooperacionais para atuarem nas Unidades Hospitalares e Almoxarifados, além de outras unidades, a fim de executar todos os processos logísticos de recebimento, armazenagem, separação, movimentação, expedição, distribuição, produção de kits, exceto dispensação de produtos a pacientes; Instrutor de Treinamento e Implantação Logística: Profissional de Logística com capacitação para o uso de equipamentos específicos destinados à movimentação de material, controle de estoque e captura de demanda das áreas, tecnologia e gestão de materiais, que corresponderá diretamente pelo treinamento continuado de todas as pessoas envolvidas nos processos do fluxo de materiais para manter a qualidade do serviço, visando sempre o aumento da produtividade e aprendizado constante, além de ser o coordenador técnico de todas as atividades referentes ao período de implantação dos serviços; 15 Supervisores / Operadores de Logística e Planejamento: Pessoal especializado em processos logísticos e operações de planejamento de sistemas de saúde que estará locado nas unidades centrais de abastecimento e nas unidades de saúde. Esses profissionais terão a responsabilidade de supervisionar a execução de todos os processos logísticos de recebimento, armazenagem, separação, movimentação, expedição, distribuição, produção de “kits”, incluindo o fornecimento de informações necessárias à elaboração dos processos de compras, programação de insumos e suprimentos de almoxarifado; Administrador de Rede: Terá a responsabilidade de coordenar as atividades ligadas à manutenção de toda a rede lógica, do processo de integração física entre o sistema operacional de gerenciamento de estoques e os sistemas de gestão do Órgão Gestor Central, além de ser o responsável por manter alto nível de acessibilidade e disponibilidade de links e sistema aos usuários. Deverá manter todos os planos necessários de contingenciamento das operações críticas de wardware e software; Analista de Suporte: Será responsável pelo suporte aos usuários do Sistema Operacional de Gerenciamento de Estoques, sendo desta função a obrigação de criar as condições de acessibilidade e manutenção da mesma, definição de hierarquia de acesso por função e gerenciamento de chamadas da unidade onde estará locado; Gerente de Planejamento e Logística: Será responsável por planejar toda a atividade necessária para manutenção dos serviços, desde o recebimento dos produtos até a utilização pelos pacientes, incluindo as operações de transporte, armazenagem, separação e expedição de produtos. 7 A Prestação dos Serviços inclui os seguintes controles de qualidade: 7.1 Manual do Usuário O manual deverá ser preparado durante a implementação dos serviços e irá explicar aos usuários como tirar maior proveito de como a operação funcionará, como será a implementação, o que deverá acontecer e quando, como o serviço será medido e como será o processo de atendimento ao usuário; 16 Treinamento do usuário para a utilização do sistema operacional de gerenciamento de estoques para que este não seja um obstáculo no desenvolvimento de suas tarefas; Os principais pontos do manual são: Sumário de serviços; Freqüência e tempos de serviço; Mapa de recursos das áreas de estoque; Procedimentos de requisição de mudanças processuais; Procedimento de requisições atípicas; Utilização do sistema operacional de gerenciamento de estoques e Plano de Contingência; Como executar o planejamento de compras. A capacitação deverá ser ministrada pela equipe de treinamento permanente do Prestador dos Serviços; Os usuários responsáveis deverão ser indicados formalmente pelo Órgão Gestor Central ao Prestador dos Serviços. 7.2 Indicadores de Performance – KPI’s Encaminhamento mensal da mensuração dos KPI’s acordados ao órgão Gestor Central; Percentual de materiais recebidos e disponibilizados para uso no mesmo dia; Percentual de acuracidade de estoque; Percentual de perdas de material (avarias, erros, extravio e outros); Percentual de requisições entregues no prazo acordado nas áreas de dispensação; Percentual de requisições entregues completas e corretas; Percentual de erros em logística reversa. 7.3 Pesquisas de Satisfação Realização de pesquisas de satisfação trimestrais nas áreas, iniciandose após a implementação completa dos serviços; Pesquisas adicionais serão realizadas mediante solicitação ao Órgão Gestor Central. 17 8 Descrição dos Serviços 8.1 Recebimento e Distribuição O Prestador dos Serviços, para a consecução do objeto, proverá a catalogação completa e integrada dos materiais, a captura de demanda nas áreas de atendimento, as requisições de reposição eletrônica e o serviço de abastecimento para todos os materiais adquiridos pertencentes às unidades do Órgão Gestor Central, abrangendo todas as áreas de dispensação e distribuição das unidades de assistência ao paciente hospitalar; Os materiais serão comprados pelo Órgão Gestor Central de acordo com relatórios de demanda ou requisição de compras de novos materiais; O recebimento dos insumos adquiridos pelo Órgão Gestor Central será nas unidades centrais de armazenamento, em caixas de embarque, segundo procedimentos contratados e o Prestador dos Serviços deverá emitir relatórios de aviso de recebimento para os departamentos determinados pelo Órgão Gestor Central; Os materiais serão unitarizados e etiquetados para distribuição com código de barras; Utilizando um sistema de gerenciamento, o Prestador dos Serviços atenderá às requisições de reposição eletrônicas que serão consolidadas, processadas em quantidades totais e depois divididas por área de dispensação, distribuição e programas como determinado pelos relatórios de reposição eletrônica; As requisições serão consolidadas por fluxo de distribuição e enviadas para as unidades, de acordo com os padrões acordados; As requisições de reposição podem ser: De reposição de cotas; De produto a paciente; De dose individualizada e unitária através de prescrição médica; De atendimento aos programas de distribuição de produtos estabelecidos pelos governos estadual e federal. 18 8.2 Gerenciamento de Material Prover serviço de gerenciamento que otimize a compra de materiais, reduzindo níveis de estoque e evitando perdas por vencimento do produto; Catálogos de materiais deverão ser criados para cada área de consumo, o que irá resultar no catálogo de materiais da unidade, assim formatado: Consulta ao banco de dados para estabelecer histórico de compras dos últimos 2 anos; Checagem completa dos itens em estoque versus informação histórica de compra; Adição de detalhes como preço, fabricante e códigos do Órgão Gestor Central; Informação de uso dos últimos 6 meses; Determinação dos níveis de estoque mínimo de cada item pela equipe gestora do Órgão Gestor Central e unidades hospitalares; Criação de diretrizes rígidas para a entrada de materiais e a manutenção dos catálogos; Alterações no catálogo somente serão possíveis através do preenchimento de formulários específicos ou através de completa revisão dos níveis de estoque, assegurando consistência à ferramenta; A edição, confecção e publicação dos catálogos serão feitas pelo Prestador dos Serviços. O Órgão Gestor Central poderá, quando necessário, solicitar a atualização dos catálogos tais como inclusão de novos produtos, produtos descontinuados e mudanças de preço. O material deverá ser controlado por lote e validade do recebimento até a administração ao paciente, possibilitando a rastreabilidade e a recuperação do material em caso de qualquer ocorrência, como reação adversa ou problemas de qualidade técnica. 8.3 Sistema de Informação e Gerenciamento de Informações A metodologia de implementação deve assumir a gestão do fluxo de materiais e iniciar a operação na situação atual, a fim de assegurar que as atividades e processos foram completamente compreendidos antes de migrar para novos sistemas e processos; 19 Essa metodologia é apropriada para que questões importantes, como visibilidade de estoques, estratégia de compras e redução de desperdício, entre outros, sejam levadas em consideração nos novos processos e sistemas; Um estudo do banco de dados e dos processos de informação será realizado no primeiro mês de operação e as interfaces irão assegurar o fluxo de informações entre o Órgão Gestor Central e o sistema de gerenciamento do centro de distribuição, assim como das unidades de serviço; Os requisitos do sistema são: Realizar correta captura da demanda de materiais nas áreas ou unidades, utilizando equipamentos apropriados para não retardar o processo; Receber materiais de fornecedores e permitir disponibilização imediata para visualização e utilização, através de controle de lote, validade e rastreabilidade dos produtos, com indicações do endereço em que o mesmo está locado e indicações de qual lote deverá ser consumido primeiro; Disponibilizar auditoria total dos fluxos de material, do recebimento à administração ao paciente; Possibilitar a rastreabilidade e visibilidade dos produtos por lote e validade em cada estágio dos processos de logística; Validar as etapas do processo de movimentação dos produtos via leitores de código de barras; Viabilizar informações via web imediatamente após a entrega; Assistir na criação e manutenção dos catálogos nas áreas; Permitir a interface com o sistema de gerenciamento utilizado pelo Órgão Gestor Central legado; Emitir informações gerenciais em relatórios; Controle de estoque; Gerenciamento dos catálogos; Consumo; Custos por área, unidade e programa; 20 Custos totais; Sazonalidade de consumo; Quaisquer outros requisitados pelo Órgão Gestor Central. 9 Obrigações e Responsabilidades do Prestador dos Serviços 9.1 Capacitação da Equipe O Prestador dos Serviços deverá assegurar, através de treinamento de pessoal interno e externo, que os objetivos do serviço sejam alcançados; O treinamento deverá habilitar os profissionais do Órgão Gestor Central e terceirizados a realizarem seu trabalho de maneira efetiva, assegurando a integração dos objetivos do serviço. Métodos de treinamento customizados, como técnica de melhoria contínua, desenvolvimento gerencial, desenvolvimento pessoal, qualidade e outros devem ser utilizados para garantir o desenvolvimento contínuo da prestação de serviço; O treinamento deverá ser ministrado por técnicos competentes das áreas de tecnologia, logística e serviços de saúde. 9.2 Da Execução dos Serviços Prestar os serviços dentro dos parâmetros e rotinas estabelecidos, fornecendo todos os recursos e em quantidades necessárias à boa execução dos serviços; Dar ciência imediata e por escrito ao Órgão Gestor Central, referente a qualquer anormalidade que verificar na execução dos serviços; Prestar esclarecimentos que lhe forem solicitados e atender prontamente às reclamações de seus serviços, sanando-as no menor tempo possível; Executar os serviços em horários que não interfiram no bom andamento da rotina de funcionamento da unidade; Responsabilizar-se por eventuais paralisações dos serviços, por parte dos seus profissionais, sem repasse de qualquer ônus ao Órgão Gestor Central, para que não haja interrupção dos serviços prestados; Distribuir para todas as áreas de dispensação e consumo o material necessário, de forma a garantir a manutenção de seu abastecimento. 21 9.3 Dos Equipamentos e Recursos Utilizados Identificar com etiquetas de patrimônio todos os equipamentos, ferramentas e utensílios de sua propriedade, tais como prateleiras, bins, carros de movimentação, servidores, leitores de código de barras, computadores, impressões e outros, de forma a não serem confundidos com similares de propriedade do Órgão Gestor Central; Manter todos os equipamentos e recursos necessários à execução dos serviços em perfeitas condições de uso, devendo os danificados ser substituídos no menor tempo possível. Os equipamentos elétricos devem ser dotados de sistema de proteção, de modo a evitar danos na rede elétrica. 9.4 Do Sistema de Gestão de Materiais Fornecer o sistema operacional de gerenciamento de estoques, preferencialmente software de sua propriedade, incluindo gestão de subestoques nas áreas de consumo e estoque total nas áreas de armazenagem, que possibilite o atendimento de todos os requisitos operacionais descritos no projeto básico; Integrar, no período de implementação do serviço, o sistema operacional de gerenciamento de estoques com o aplicativo utilizado na atualidade pelo Órgão Gestor Central, desenvolvendo interfaces apropriadas para a transmissão dos dados entre os sistemas, a fim de possibilitar o uso de informações para a gestão de materiais; Disponibilizar imediatamente ao encerramento do contrato a base de dados em arquivo TXT, com todas as informações geradas durante a execução do contrato. 9.5 Da Infra-Estrutura Fornecer toda a estrutura de hardware, como servidor, computadores, impressoras, leitores de código de barras, pockets e outros que forem relevantes à prestação dos serviços; Fornecer infra-estrutura de armazenagem e movimentação de material como porta-paletes, bins, caixas de movimentação, prateleiras, equipamentos de movimentação de material como paleteira, além de projeto técnico de atendimento e fluxo operacional da unidade. 22 10 Fiscalização e Controle da Execução dos Serviços Não obstante o Prestador dos Serviços seja o único e exclusivo responsável pela execução de todos os serviços, ao Órgão Gestor Central é reservado o direito de, sem que, de qualquer forma, restrinja a plenitude dessa responsabilidade, exercer a mais ampla e completa fiscalização dos serviços, diretamente ou por prepostos designados. 10.1 Horários e Execução dos Serviços Para a execução dos serviços do sistema operacional de gerenciamento de estoques das unidades, deverão ser observadas a localização, classificação, freqüência e horários de movimentação de material; Os horários de execução dos serviços na unidade devem ser definidos de forma a atender às necessidades em função das especificidades requeridas por cada área ou unidade, lembrando sempre que o horário de funcionamento do setor é determinante para a fixação do horário de execução dos serviços de gestão de fluxo de materiais; O Prestador dos Serviços deverá manter equipe para a realização dos serviços durante todo o horário de funcionamento. 23 CONCLUSÃO Considerando que a boa gestão dos recursos públicos é fator determinante para a consecução dos objetivos sociais pretendidos, a essência deste projeto trata do problema referente ao desperdício de materiais e recursos provocado pelos métodos tradicionais de gestão do fluxo de medicamentos e materiais hospitalares, propondo como alternativa de solução a sua terceirização, através da contratação de serviços especializados no assunto, tendo em vista suas características naturais de celeridade, eficácia e resultados consistentes, proporcionando assim um saldo altamente positivo na relação custo-benefício desse processo, principalmente por ocorrer numa área tão sensível, como é o caso da saúde pública, onde procedimentos arcaicos e inócuos podem, inclusive, ter conseqüências desastrosas em relação à própria vida dos pacientes. Com essa ação transformadora no âmbito dos serviços públicos de saúde, pretende-se uma gestão que tenha como objetivo fim o cidadão, razão de ser e de existir da administração pública. Uma gestão com seu foco voltado para resultados, primando sempre pela excelência e qualidade dos serviços prestados, pautada no equilíbrio orçamentário-financeiro e, acima de tudo, regida pelos princípios da eficiência, da transparência e da economicidade da ação da máquina pública. 24 REFERÊNCIAS BITTAR, O. J. N. V. Gestão de processos e certificação para a qualidade em saúde. Revista da Associação Médica Brasileira, São Paulo, v.46, p. 70-76, jan./mar.2000. ______. Indicadores de qualidade e quantidade em saúde. RAS, v. 3, n.12, p. 21-28, jul./set. 2001. Disponível em: <http://www.ellusaude.com.br/adm_hosp/artigos/05.pdf>. Acesso em: jan. 2010. FALK, J. A. Gestão de custos para hospitais: conceitos, metodologias e aplicações. São Paulo: Atlas 2001. MARIN, N. (org.) et. al – Assistência farmacêutica para gerentes municipais. Rio de Janeiro: OPAS/OMS 2003. PEREIRA, J. M. A Importância da Logística no Âmbito Hospitalar. Notícias Hospitalares Gestão de Saúde em Debate, São Paulo, n 37, jun./jul. 2002. Disponível em: <http://www.prosaude.org.br/noticias/jun2002/pgs/gestao.htm>. Acesso em: jan. 2010. RAMOS, A. C. Terceirização no governo: a hora da mudança. Revista Tema. n. 173 p. 61-63, mai./jun. 2004. Disponível em: <http://www1.serpro.gov.br/publicacoes/ tema/173/tema173.pdf>. Acesso em: jan. 2010. ROCCHI, R. A integração sanitária: doutrina e prática. Tese para Livre Docência. Faculdade de Saúde pública/USP. P. 19-20, São Paulo, 1982. 25 ___________________________________________________________________ AUTORIA Eugênio Pacceli de Freitas Coêlho – Graduado em Administração de Empresas e Administração Pública pela Universidade Católica de Goiás, com Especialização em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas, Especialização em Marketing pela FAAP de São Paulo e Especialização em Docência do Ensino Superior, pela Universidade Federal de Goiás e, ainda, com formação na área de Análise de Sistemas. É Conselheiro do Conselho Regional de Administração – TO e Secretário de Estado da Secretaria da Administração do Tocantins. Endereço eletrônico: [email protected]
