Planejamento operacional e sistemas automatizados de gestão de
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Planejamento operacional e sistemas automatizados de gestão de recursos organizacionais Prof. Gilberto Porto – [email protected] Sistemas de Informação Tipos de decisão SE SSD/ SAE Diretores/ Não estruturado Alta gerência Estratégico SE SE Tático Operacional SSD/ SAE Público SIG SPT Semi estruturado Gerência estruturado Funcionários Dados Externos e Internos Externos e Internos Internos Modelo simplificado da organização: Dimensões das Decisões Autoridade da Singularidade dos decisão problemas Horizontes de longo prazo Necessidade de dados externos e integração alta Ger. estratégica Gerência tática baixa Gerência operacional Funcionários nãogerenciais 3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de processamento de transações Necessidades rotineiras do trabalho Registro de operações de venda, compra... Primeiros sistemas de transações usavam processamento em lote Sistemas mais recentes permitem registro e verificação on-line Enfoque no dado, no registro de cada ocorrência para posterior geração de informação Serve de base para os demais sistemas, sem registro de transações áreas gerenciais não dispõe de informação para tomada de decisão e controle de processos. Relatórios de execução SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de processamento de transações Problemas freqüentes: ◦ Falta de controle de acuracidade dos registros. ◦ Lentidão no processo de registro. ◦ Registros incorretos. ◦ Falta de conscientização sobre a importância do registro completo e correto. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SIG - Sistemas de informações gerenciais Suporte de necessidades de informações a diferentes níveis de gerenciamento Tra b a l h a m e m c o n j u n t o c o m s i s t e m a s d e processamento de transações Todas as empresas possuem um sistema de informações gerenciais mesmo que não formal Processo de acesso às informações reflete a estrutura organizacional da empresa Baseiam-se em relatórios pré-definidos. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SAD-SISTEMA DE APOIO À DECISÃO SAD: são sistemas interativos sob controle do usuário e que oferecem dados e modelos para a solução de problemas semi-estruturados ou não-estruturados; utiliza ferramentas de análise e modelagem sofisticada; -> fornece respostas interativas para questões não-rotineiras; Semi-estruturado: somente partes do problema possuem uma resposta definida fornecida por uma metodologia aceita. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO SAD-SISTEMA DE APOIO À DECISÃO Lembrando...Questões que um SIG ajuda a responder: ◦ Qual o número médio de vendas nos últimos 3 meses? ◦ Quais os produtos mais rentáveis da empresa? Questões que um SAD ajuda a responder: ◦ E se subíssemos os preços em 10% em quanto aumentaria o lucro? ◦ Quanto custaria a mais fabricar nosso produto se o custo relativo a salários dos funcionários subisse 15%? Um SAD pode ser utilizado para prever como um aumento no preço do papel poderia afetar o lucro global de um jornal. 8 ERP - Evolução histórica ´60 Bill of materials automatizada ´70 MRP - Material Requirements Planning ´80 ´90 MRPII - Manufacturing Resource Planning ERP - Enterprise Resource Planning BOM MRP BOM MRPII MRP BOM ERP MRPII MRP BOM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ERP - Sistema de gestão integrada ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de recursos empresariais) Objetivo de integrar em um sistema a administração de toda a organização Englobam em diversos módulos desde processos de registro de transações como também recursos para gerenciamento SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ERP - Sistema de gestão integrada Conceitos-chave em um software ERP: ◦ Modularidade: Diversos módulos com diferentes funcionalidades ◦ Flexibilidade: Deve ser possível modificar rapidamente processos, políticas da empresa. ◦ Integração: Cada módulo ou aplicação específica deve comunicar-se facilmente com outros. ◦ Facilidades tecnológicas: Fácil aprendizado e uso. ◦ Acoplamento entre sistemas e módulos: SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Razões para adoção • • • • • • • • • Dar suporte aos processos de negócio; Reduzir custos operacionais e de sistemas; Reduzir custos de estoques; Integrar aplicações / substituir interfaces de difícil manutenção; Consolidar múltiplos e diferentes sistemas (grandes empresas / estruturas complexas); Eliminar redundância de dados e/ou informações imprecisas; Melhorar os controles da empresa; Facilitar o acesso às informações, realização de análises e emissão de relatórios; Reduzir, por meio de outsourcing, a manutenção de software; SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CRM-Customer Relationship Management Armazenar e gerenciar grandes quantidades de informações não significar conhecimento sobre clientes Clientes tem necessidades e relações diferenciadas com a empresa. CRM sugere o conceito de um ambiente integrado com objetivo de processar, extrair e exibir conhecimento sobre clientes. Tradicionalmente integrado com sistema ERP. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CRM-Customer Relationship Management As informações sobre os clientes estão concentradas nas transações diárias. Integrados com centrais de atendimento para permitir atendimento personalizado ou automático. Internet e correio eletronico integrados. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CRM-Customer Relationship Management Aplicações comuns: ◦ Situação de venda, acompanhamento ◦ Recuperação de informações por similaridade ◦ Características desejáveis de produtos ◦ Adaptação dinâmica de produtos compostos ◦ Manutenção de perfis de clientes ◦ Aplicações de vendas baseadas em casos ◦ Situação pós-venda SISTEMAS DE INFORMAÇÃO BI - Business Inteligence Inteligência surge a partir do processo: ◦ Coleta e validação de dados ◦ Organização dos dados e transformação destes em informação ◦ Análise e contextualização da informação que a partir deste ponto se transforma em Inteligência. A partir de informações é possível obter conhecimento do negócio. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO BI - Business Inteligence Benefícios de um sistema forma de BI ◦ Antecipar mudança no mercado ◦ Antecipar ações de competidores ◦ Aprender com sucesso e falha de outras empresas ◦ Conhecer melhor possíveis aquisições e parceiros. ◦ Conhecer novas tecnologias, produtos e processos ◦ Conhecer sobre políticas e mudanças regulamentais ◦ Buscar subsídios para novos negócios ◦ Rever as próprias práticas de negócio SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DW - Data Warehouse Conjunto de dados baseado em assuntos, integrado, não volátil e variável em relação ao tempo de apoio às decisões gerenciais. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Data Mart ◦ Trata de problema departamental ou local; ◦ Subconjunto de um datawarehouse ◦ Construído com um escopo menor de informações, segmentado para uma determinada área; ◦ Custa menos e leva menos tempo para ser projetado e implementado ◦ Problemas: Escalabilidade em situações onde os datamarts crescem rapidamente em múltiplas dimensões. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Data Mining - Mineração de dados A atividade em um sistema de Data Mining é baseada na exploração de grandes bases de dados e na descoberta de relações e padrões existentes nestas informações. As razões para desenvolvimento de um Data Mining normalmente envolvem a visualização dos dados, descoberta de novos conhecimentos; acuracidade de informações. Levantamento de questões reais e práticas. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Data Mining - Mineração de dados Processos em um Data Mining: ◦ Coleta de Dados: Fontes existentes dentro das organizações. A maioria de dados já existe dentro das corporações. ◦ Procura por Padrão: Fase de identificação de correlações existentes nas fontes de dados. Normalmente baseada em técnicas de IA. ◦ Emissão de Relatórios ou Análises Finais: Identificação de padrões de comportamento, tendências, perfis... SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Workflow Gerenciamento de processos de negócio através da coordenação de pessoas, tarefas e informação. U t i l i z a ç ã o d e s i s t e m a s i n fo r m a t i z a d o s p a ra racionalização de equipes ou grupos de trabalho. Apoio à atividades que envolvam revisões, prazos e relacionamento constante entre pessoas. Workflow sempre esteve presente como elemento aglutinador de ações pontuais de cada etapa de um projeto. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Workflow Ferramentas de TI para fluxogramação, mapeamento, simulação e análise de processos. Fatores críticos: ◦ Entendimento de como as pessoas se comunicam e interagem em um fluxo de informação e decisão. ◦ Entendimento prévio das características dos processos a serem automatizados. ◦ Definição das razões da substituição de um processo tradicional por uma tecnologia computacional. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Workflow • Melhor visualização e controle dos processos de negócio; • Redução de custos operacionais; • Aumento de produtividade; • Redução dos tempos do processo; • Maior suporte à decisão; • Melhor comunicação interna e externa à organização; • Permite desenvolvimento de processos de colaboração; • Melhor qualidade dos serviços prestados (interna e externamente). SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GED – Gestão Eletrônica de Documentos O GED se vale de um conjunto, formado por metodologia e tecnologia, voltado ao perfeito gerenciamento das necessidades documentais de uma empresa. Prof. Gilberto Porto – [email protected] SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GED – Gestão Eletrônica de Documentos Produção / recebimento Recuperação da de informações Registro da informação informação GED Arquivo eletrônico é produzido (Word, Excel, Power Point ou outro formato) Registra-se o documento no GED, o arquivo segue como anexo da ficha (registro) Fotografias, mapas, documentos digitalizados, referência de livros e de pastas O documento fica disponível aos usuários do sistema que podem acessá-lo pela rede, dependendo do grau de confidencialidade do documento SISTEMAS DE INFORMAÇÃO GED – Gestão Eletrônica de Documentos Benefícios Ø Redução no tempo de circulação de documentos dentro da empresa; Ø Redução no número de cópias solicitadas Ø Redução do espaço físico para armazenamento de documentos; Ø R edução de tempo na recuperação das informações (Busca, Pesquisa); Ø Redução do custo no tratamento e distribuição das informações; Prof. Gilberto Porto – [email protected] Exercícios Prof. Gilberto Porto – [email protected] 18- Q18/Analista Administrativo – ANA/2009/P2 - Área: ADMINISTRAÇÃO Segundo Sprague Jr., o gerenciamento eletrônico de documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, que permite aumentar a velocidade na troca de informações e tornar os processos de negócio mais rápidos. De acordo com a definição de GED, assinale a opção que não corresponde a uma vantagem da utilização desta solução. a) Economia de espaço físico, economia de papel, facilidade na execução de consulta e facilidade na disponibilização de documentos para vários usuários. b) Aumento da integridade de arquivos, já que as redundâncias podem ser facilmente localizadas e tratadas. c) Maior manutenibilidade do acervo, pois facilita as revisões dos documentos e diminui perdas por arquivamento equivocado. d) Facilidade e aumento da segurança das informações contidas nos documentos, não sendo necessário política de backup ou controle de acesso aos documentos. e) Facilidade na correção de erros e aumento de legibilidade dos documentos. Prof. Gilberto Porto – [email protected] 203- Q28/AFC/STN/2005/P2 - “As organizações devem ser capazes de obter, organizar, analisar e interpretar dados, para sobreviver nos mercados globais super-competitivos. E o gerenciamento de dados é fundamental para todas as funções empresariais”. (Turban, 2003) Assinale a opção correta. a) O sobrenome de uma pessoa é muito útil como chave primária para o registro em um arquivo. b) No gerenciamento de dados, o ambiente de arquivos permite que os usuários recuperem os dados necessários de forma conveniente e eficiente. c) O sistema de gerenciamento de banco de dados (DBMS) fornece ferramentas utilizadas exclusivamente por meio de linguagens de programação complexas, ficando restrito no âmbito do departamento de sistemas de informação. d) Um Data Warehouse é um sistema de gerenciamento de banco de dados elaborado para fornecer suporte para tomada de decisão gerencial e é orientado com base nos assuntos empresariais, como cliente, fornecedor ou atividade. e) Um Data Mining (mineração de dados) permite a identificação de relações existentes entre eventos ocorridos em determinada ocasião, mas não faz estimativa de valores futuros, como, por exemplo, previsão de demanda. Prof. Gilberto Porto – [email protected] 205- Q30/AFC/STN/2005/P2 -Na Era da Informação, o ritmo e a magnitude das mudanças que afetam as organizações aumentam continuamente. As reações das empresas às pressões desse ambiente muitas vezes são facilitadas pela Tecnologia da Informação (TI). Verifique se cada sentença abaixo é falsa (F) ou verdadeira (V). ( ) As organizações procuram implementar sistemas que possam impactar positivamente suas operações, garantindo seu sucesso ou sobrevivência. Entretanto, as vantagens competitivas baseadas na TI tendem a diminuir com o tempo. Assim, é necessário que as organizações se mantenham constantemente inovando. ( ) A TI é amplamente utilizada nas organizações para melhoria da qualidade. No gerenciamento da qualidade total, a TI pode aprimorar: o monitoramento dos dados, o controle, a análise e os relatórios de acompanhamento. Já no processo decisório, a TI pode colaborar oferecendo métodos eficazes de armazenamento e recuperação de informação. ( ) A TI desempenha uma função relevante na reengenharia de processos, ao prover automação e oferecer flexibilidade nos processos de produção. ( ) Se a reengenharia de processos tiver como abordagem a delegação de autoridade de decisão aos funcionários, a TI pode colaborar ao viabilizar a descentralização da tomada de decisão. Indique a opção correta. a) b) c) d) e) F, V, V V, F, V V, V, F V, F, F V, V, V Prof. Gilberto Porto – [email protected] Com relação aos requisitos funcionais para a gestão eletrônica de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. Os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos devem ser idôneos, prevendo a limitação de acesso à tecnologia por meio da criação de privilégios de acesso (senha, cartões). II. Os documentos não precisam ser completos, mas, devem conter elementos suficientes para atestar data, hora e lugar da produção. III. São essenciais métodos que garantam a não adulteração dos documentos, incluindo a capacidade do sistema eletrônico, identificar o original, mecanismos de preservação (reprodução e migração) e de verificação da proveniência. IV. Deve-se evitar a duplicação de documentos e garantir que as atividades sejam registradas em documentos de arquivo. V. É essencial a definição de regras de workflow por meio da integração dos procedimentos administrativos e documentários e o estabelecimento de uma trilha de auditoria que registre todas as intervenções feitas no documento. Está correto o que se afirma APENAS em a) I e III. b) I e IV. c) III, IV e V. d) II, III e V. e) I, III, IV e V.
