a performance do sistema sap nos diferentes níveis do
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UNIJUI – UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RGS PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU EM CONTROLADORIA E GESTÃO EMPRESARIAL MARJORI SCHMIT RIBEIRO A PERFORMANCE DO SISTEMA SAP NOS DIFERENTES NÍVEIS DO PROCESSO DECISÓRIO Profa. Orientadora: Eusélia Paveglio Vieira IJUI – RS 2016 A PERFORMANCE DO SISTEMA SAP NOS DIFERENTES NÍVEIS DO PROCESSO DECISÓRIO Marjori Schmit Ribeiro1 Eusélia Paveglio Vieira2 RESUMO O Systems, Aplications Products (SAP) é utilizado na geração da informação que instrumentalize a gestão empresarial nos diferentes níveis organizacionais. O objetivo deste estudo é demonstrar que as informações geradas no sistema SAP não são interpretadas da mesma maneira pelos usuários nos níveis organizacionais diferentes, na qual para alguns usuários a informação geradas não atende as necessidades da empresa, enquanto para outros atende totalmente. Com esse objetivo, foi realizada uma pesquisa descritiva qualitativa, onde os profissionais dos três níveis organizacionais de uma empresa multinacional responderam a um questionário com perguntas padronizadas a respeito da performance do sistema SAP na sua rotina diária. A tabulação e análise dos questionários remete a percepção de que a informação é relevante na gestão, comprovando que dentro da mesma organização o sistema SAP é visto e interpretado de maneiras diferentes entre os usuários, conforme o nível gerencial que pertence. Conclui-se que, quando se trata de profissionais de diferentes níveis da empresa, existem divergências nas respostas. O sistema SAP é visto como uma ferramenta muito importante para a gestão, porém não é unanime a opinião de que as informações geradas são confiáveis e de qualidade. Com isso esse estudo é de alta relevância, por meio dele identificou-se a opinião dos usuários, e pode-se propor melhorias quanto a confiabilidade da informação disponibilizada pelo sistema. PALAVRAS-CHAVE: Sistema. Informação. SAP. Relevância. Gestão. 1 INTRODUÇÃO Na década de 70 surgem os sistemas Material Requirement Planning os MRPs é um tipo de sistema lógico que planeja as necessidades dos materiais, com o passar do tempo o sistema foi se tornando mais moderno e na década de 80 passou a ser chamado de Manufacturing Resource Planning o MRP II, que passou a controlar também atividades de mão de obra e manufatura, mas é na década de 90 que um novo conceito ganha destaque, são chamados então de Enterprise Resource Planning, mais conhecidos como ERPs, são esses sistemas que fornecem uma visão geral da organização, sendo sistemas completos com vários módulos, que possibilitam sua utilização por todas as áreas da empresa, tanto na fabricação, 1 2 Bacharel em Ciências Contábeis e Pós graduanda em Controladoria e Gestão Empresarial na UNIJUI Professora do DACEC, Mestre em Contabilidade e Profa. Orientadora. logística, recursos humanos, finanças, entre outros, compartilhando um único banco de dados, possibilitando a inserção de novos processos conforme a necessidade da organização para gerenciar e otimizar as informações. (HB BRASIL, 2015). Com o objetivo de ampliar a abrangência dos produtos vendidos, os fornecedores de sistemas desenvolveram mais módulos, integrados aos módulos de manufatura, mas com escopo que ultrapassa os limites da manufatura. Como exemplo foram criados módulo de Gerenciamento de Recursos Humanos, Vendas e Distribuição, Finanças e Controladoria, entre outros. Esses novos sistemas, capazes de suportar as necessidades de informação para todo o empreendimento, são denominados sistemas ERP. Zancul (2004 Apud LOPES; PIERRE, 2009, p.02) O módulo de Gerenciamento de Recursos Humanos, por exemplo, é destinado à área de administração da empresa onde são cadastrados todos os funcionários, os seus salários, benefícios, convênios, histórico de faltas, controle horários, exames médicos, férias, entre outros. O módulo financeiro o usuário tem em suas mãos diversos relatórios, tanto de contas a pagar, contas a receber, tem acesso a faturas, emissão de boletos, extratos, controle de contratos, fluxo de caixa, entre outros. Já o módulo de controladoria gera informações para auxiliar na tomada de decisão, é um módulo mais estratégico que auxilia na gestão tanto na coordenação, no controle e na otimização dos processos. (HB BRASIL, 2015). Neste contexto, a área de tecnologia da informação está se destacando cada vez mais nas organizações, está presente em todas as áreas e vem evoluindo, as empresas estão se reestruturando e com isso cresce a expectativa de obter melhores resultados, contando com redução de custos, agilidade nos processos e obtenção de uma informação de qualidade que auxilia na melhor gestão para o negócio. Segundo Porter (1985, apud FERREIRA; MICCHELUCCI; COUTO, 2011, p.89), “nas empresas de sucesso são observadas ações coordenadas de todas as suas áreas” e, para Walter; Silva (2008 apud FERREIRA; MICCHELUCCI; COUTO, 2011, p.89), “uma das fontes de vantagem competitiva das empresas são suas características internas, dentre as quais se destacam funcionários e sistemas de informação”. Os sistemas ERPs proporcionam inúmeros benefícios com destaque para a possibilidade do gerenciamento qualificado da informação, vale o estudo a respeito da forma como os usuários de diferentes níveis da empresa interpretam tais informações, abordando-se dentro da unidade de negócios a entrada de dados no sistema, o seu processamento e a informação gerada. O sistema SAP é um sistema de gestão que possui vários módulos de acordo com a necessidade do cliente, o sistema auxilia na gestão da companhia, ele dispõe de relatórios gerando informação para a tomada de decisão. Neste cenário, a proposta do estudo é avaliar a comunicação, a interpretação e a utilização das informações nos níveis operacional, tático e estratégico de uma organização, possibilitando fazer uma correlação da informação gerada no sistema com a sua efetiva influencia no processo de tomada de decisão em cada nível. A correlação necessita de um levantamento preliminar de dados nos três diferentes níveis organizacionais e, para isso conta com a realização de questionários padronizados com dois ou três usuários do sistema em cada nível, com o objetivo de verificar a performance do sistema SAP no processo decisório de cada um dos referidos níveis organizacionais de uma empresa multinacional do ramo de geração de energia elétrica, a partir do resultado é possível ter uma visão geral da empresa podendo assim tornar os usuários mais preparados para sua gestão e também identificar possíveis pontos de melhora tanto na gestão como no sistema. Estudos de Turban, McLean, Wetherbe (2004, p.468) relatam que “um grande problema na avaliação da TI é que muitos de seus benefícios são intangíveis: eles são reais e importantes, mas não é fácil determinar o seu valor com precisão”. Os sistemas ERPs já foram estudados anteriormente nos artigos: ERP Conceito e Evolução de Pierre; Lopes (2009); Implantação de ERP e seus impactos na geração da informação contábil de Tavares (2014); Aquisição de Sistemas ERP: uma análise dos resultados obtidos pelas empresas, de Ferreira; Micchelucci (2011). Também foram encontrados na pesquisa realizada estudos sobre o sistema SAP: Administração da produção através do sistema de gestão integrada SAP R/3: O caso da siderúrgica Belgo Mineira de Cardoso, Silva Neto; Souza (2004) onde concluíram que a organização soube detectar a necessidade de um sistema para atingir seus objetivos, consolidando informações de suas unidades e minimizando as diferenças culturais, já que a empresa busca unificar sua forma de gestão. Já o estudo Implantação de sistemas ERP: tecnologia e pessoas na implantação do SAP R/3 de Jesus; Oliveira (2007) descreve que a empresa contratou uma consultoria, para ajudar na decisão de implantação de um novo sistema e também na escolha do mesmo e que a rejeição e receios por parte dos futuros usuários poderiam ter sido minimizados, se os mesmos tivessem sido envolvidos desde o inicio do processo de troca do sistema. Neste contexto, levando-se em consideração os resultados dos estudos já realizados, busca-se resposta para o seguinte questionamento: as informações geradas no SAP são utilizadas pelos gestores na tomada de decisão? Vamos avaliar nessa pesquisa a correlação existente entre o sistema SAP e a informação gerada nos diferentes níveis organizacionais. 2 BASE CONCEITUAL 2.1 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de informação e suas tecnologias tornaram-se vitais para as empresas, o seu estudo e entendimento para os gestores é tão importante quanto entender qualquer outra área do negócio. Para Cidral, Andrade, Audy (2005, p.109) o “termo “sistema” tem ampla utilização e genericamente designa todo o conjunto de elementos que interagem entre si cumprindo determinados objetivos ou tarefas e situam-se em um contexto ambiental e informação são os dados relacionados e contextualizados”. Sistema de informação pode ser caracterizado por ser um conjunto de pessoas, hardware, software, redes de comunicação e recursos de dados, que coleta, transforma e dissemina as informações na organização. (O’BRIEN, 2004). A figura 1 traz uma ilustração sobre a caracterização dos recursos do sistema de informação: Figura 01 - Recursos de sistemas de informação Fonte: Adaptado de O´Brien (2004) Pessoas: são os usuários do sistema, utilizam o sistema ou a informação produzida. Hardware: são todos os equipamentos e dispositivos físicos utilizados no processamento das informações. Redes: são essenciais para utilização dos sistemas, consistem em computadores, processadores de comunicações e outros dispositivos interconectados por mídia e controlados por software. Dados: são basicamente a matéria prima do sistema. Software: são todos os conjuntos de instruções de processamento da informação, conhecidos também como programas. (O’BRIEN, 2004). O objetivo dos sistemas de informação é disponibilizar para os usuários as informações necessárias para ele atuar de forma eficiente em um ambiente organizacional. Do ponto de vista interno o sistema de informação disponibiliza informações para o planejamento, a organização e o controle da organização, propiciando a integração entre as áreas e processos da empresa, já do ponto de vista externo os sistemas permitem que a organização faça parte de uma cadeia onde ocorre a integração com os clientes e também com os fornecedores. Dentre as funções de um sistema de informação estão a coleta, o processamento, o armazenamento e a distribuição dos dados, estes elementos disponibilizarão informações para a organização. A figura 2 ilustra todas as funções dos sistemas de informação: Figura 02 - Funções dos sistemas de informação Fonte: (CIDRAL, ANDRADE, AUDY, 2005, p.112) A coleta é basicamente a obtenção dos dados, esses dados são codificados em uma forma armazenável e manipulável pelo sistema. O processamento transforma os dados em resultados, é constituído por um conjunto de algoritmos que realizações operações transformando os dados coletados em resultados ou dados de saída. O armazenamento registra os dados coletados e os resultados obtidos no processamento para que posteriormente possam ser recuperados e utilizados pela organização. A distribuição é a disseminação dos dados dentro e fora da organização, tornando possível o acesso aos usuários. Após todas as funções serem executadas, existe a função chamada retroalimentação ou feedback, que é basicamente a verificação se a informação gerada pelo sistema está correta, se o fluxo está correto, ou seja, é a verificação do desempenho do sistema. (CIDRAL, ANDRADE, AUDY, 2005). Atualmente são poucos que entendem a informação, a maior parte dos usuários até sabem como obter dados, porém precisam aprender a usá-los, pois uma base de dados, não é informação e para que se transforme em informação, precisa ser estruturada para um determinado objetivo. (DRUCKER, 1995). Do ponto de vista do autor, para um sistema ser bem aproveitado se faz necessário que os usuários do mesmo sejam capacitados, não adianta ter dados e não saber transformá-los em informação, precisa existir uma boa interpretação do sistema. A gestão da informação é vista como uma ação sistêmica de procurar entender as necessidades de uma organização e também disponibilizá-las para a solução de problemas organizacionais. Quando gerenciados adequadamente, os dados se transformam em informações que servirão como base para as decisões empresariais. (PEREIRA, 2012). Atualmente o sistema de informação é o maior aliado dos gestores, com o grande fluxo de informações, fica praticamente impossível gerenciar uma organização sem a agilidade, qualidade e segurança que um sistema oferece. 2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO O mundo vem evoluindo muito na questão tecnológica, tanto as pessoas, como as organizações, fazem uso das informações geradas com a ajuda tecnologia, principalmente vindas da internet. Essa área evoluiu devido a exigência na geração de informações ser cada vez maior, as organizações precisam de informações de qualidade, agilidade e eficiência nos processos, para atingir objetivos de forma eficaz e competitiva. Tecnologia da Informação a “grosso modo” é a soma de todos os sistemas de informação usados por uma empresa e tornou-se um facilitador de atividades empresariais, é o agente catalisador de mudanças fundamentais na estrutura, organização e administração das empresas devido aos seguintes recursos: Executar grande volume de operações numéricas em alta velocidade, Oferecer comunicação rápida e precisa a baixo custo na empresa e entre companhias, Armazenar enormes volumes de informação em pouco espaço e fácil acesso, Permitir acesso rápido e barato a grandes volumes de informação no mundo todo, Aumentar a eficácia e a eficiência das pessoas que trabalham em equipe em um mesmo local ou em pontos diferentes, Apresentar de maneira vivida informações atuais e capazes de aguçar o intelecto das pessoas, Automatizar tanto os processos administrativos semi automatizados como os manuais, Agilizar o trabalho de digitação e editoração, Pode ser conexão wireless (sem fio), tornando possíveis aplicações mais diversificadas, Realizar tudo o que foi citado acima de modo muito mais econômico do que quando feito manualmente. (TURBAN, MCLEAN, WETHERBE, 2004, p. 27). A tecnologia da informação é utilizada como uma ferramenta de comunicação e também de gestão empresarial, com o auxílio dessa tecnologia as empresas com base nos relatórios gerados podem tomar suas decisões para aumentarem sua produção, se tornarem mais competitivas no mercado, melhorar a qualidade de seus produtos ou até mesmo de seus serviços prestados, auxilia também na agilidade e eficácia dos processos. As empresas cada vez mais fazem uso das tecnologias, estão sempre atrás de novas soluções, para padronizar seus processos e ter uma visão dos diversos departamentos. Segundo Padoveze (2000, p. 59) existem três fatores que fazem com que as empresas adotem essas tecnologias: O movimento da integração mundial das empresas transnacionais, exigindo tratamento único e em tempo real das informações; A tendência de substituição de estruturas funcionais por estruturas ancoradas em processos; A integração, viabilizada por avanços na tecnologia de informação, dos vários sistemas de informação em um sistema único. Levando-se em consideração os fatores citados pelo autor, as empresas estão adotando um modelo de gestão baseado em processos, o que proporciona uma visão ampla do negócio e a possibilidade de utilizar apenas uma base de dados, facilitando o controle e possibilitando a geração de uma informação de qualidade. 2.3 SYSTEMS, APLICATIONS PRODUCTS (SAP) A empresa que possui o sistema SAP é líder mundial em software empresarial e também em serviços relacionados com software, possui sede na Alemanha e subsidiárias em mais de 130 países. A empresa SAP no Brasil está entre as mais importantes subsidiárias da empresa de todo o mundo, conta com mais de 3.700 clientes, a companhia atua em todo o território nacional apoiada por uma rede de mais de 200 parceiros de negócios, presente há 19 anos no país, o SAP desenvolve soluções para simplificar os processos das empresas, tornando-as mais eficientes e produtivas. Em 2006 a SAP estabeleceu a Labs Brasil em São Leopoldo no Rio Grande do Sul e é o primeiro local de suporte e desenvolvimento SAP dedicado à América do Sul. (SAP, 2015). O sistema SAP é estruturado em módulos que podem ser comercializados separadamente, dependendo da necessidade do cliente. O site da empresa HB Brasil descreve os módulos disponíveis para comercialização: Academia de FI à Finanças: o módulo de finanças (FI) satisfaz todas as necessidades inclusive internacionais do departamento de gestão financeira de uma empresa. O módulo apresenta os componentes que integram o livro razão, contas a pagar, contas a receber, contabilidade bancária, controle de ativos fixos, controle de orçamento, etc. Academia de MM à Gestão de Materiais: o módulo de Gestão de Materiais (MM) se integra completamente à outras áreas funcionais do SAP e dá suporte a todas as fases de planejamento das necessidades de consumo, planejamento e gestão de compras, gestão de serviços, etc. Academia de SD à Vendas e Distribuição: dentro da área de logística, o módulo de Vendas e Distribuição ou Comercial (SD) apresenta todas as funções básicas do sistema, cobrindo as áreas de vendas, faturamento, comércio exterior, alfândegas, etc. Academia de CO à Controladoria: o módulo de Controladoria (CO) proporciona informações para auxiliar nas decisões de gestão. Facilita a coordenação, o controle e a otimização de todos os processos em uma empresa. Entre os assuntos apresentados estão a contabilidade de classes de custo, de centros de custo, de custos por processos, de centros de benefício, ordens CO, controle de custo de produto, conta de resultados, etc. Academia de ABAP à Programação ABAP: o SAP está construído em linguagem de programação ABAP (Advanced Business Application Programming). Ao incorporar o ambiente de programação, o SAP permite ampliar as funções proporcionadas no standard. ABAP é uma linguagem de programação orientada a objetos e estruturada, é interpretada, dirigida por eventos, multi-idiomas e está completamente integrada ao sistema SAP. Academia de PP à Planejamento da Produção: Este módulo traz uma extensa solução de operações para automatizar e integrar o desenvolvimento de produtos e manufatura. A solução traz poderosas ferramentas de análise para uma melhor tomada de decisões, transformando passos manuais em processos integrados online, para melhorar o planejamento empresarial como um todo, permitindo melhorias contínuas de processos, (HB BRASIL, 2015). O sistema SAP centraliza e integra toda a empresa, vendas, estoque, compras, operações e finanças, tudo em um único sistema, eliminando a redundância de entrada de dados, erros e custos, ou seja, ele melhora a eficiência para obter resultados mais sólidos. Com o SAP é possível colocar todas as informações em uma única fonte de dados, podendo assim realizar buscas detalhadas de dados completos e atualizados, atendendo às necessidades dos clientes com mais rapidez, o sistema é flexível e ajustável para atender as necessidades da organização, auxiliando diretamente na tomada de decisão. 2.4 GESTÃO EMPRESARIAL Os maiores problemas enfrentados em uma organização hoje em dia não estão relacionados a problemas técnicos e sim relacionados com pessoas, os gestores muitas vezes pensam em melhorias na estrutura da organização, na modernização dos processos e acabam esquecendo dos investimentos em pessoas, na capacitação dos seus colaboradores. (MAÑAS, 1999). Um gestor não vira gestor da noite para o dia, para alcançar esse patamar é necessário muito mais que treinamentos, seminários, palestras, etc. É necessário experiência, amadurecimento, conhecimentos adquiridos com o tempo, com implantação de programas para crescimento não só empresarial mas também pessoal. O processo de informação no mundo empresarial não se limita somente a um bom sistema de informática, com um banco de dados completo e sim depende muito do profissional que irá passar essas informações ao sistema, por que já mais ele irá captar informações do que acontece dentro e fora da empresa sozinho. (MAÑAS, 1999 p. 02). Atualmente as empresas dependem cada vez mais de seus colaboradores, não adianta ter um sistema moderno se quem o alimenta não o faz com comprometimento, responsabilidade, motivação, etc. Um colaborador desmotivado, acaba contagiando toda a equipe. Para Mañas (1999, p.173), estar sob a liderança de uma pessoa compreensiva transforma qualquer trabalho em equipe melhor, com melhores resultados, mesmo que o grupo seja muito heterogêneo. Os gestores tem papel fundamental no que diz respeito ao bom andamento da empresa, o gestor precisa saber liderar, precisa ter bom relacionamento com todas as partes envolvidas, precisa saber valorizar sua equipe, enfim o comprometimento precisa estar presente em todos os níveis organizacionais, para existir uma boa gestão empresarial. 3 METODOLOGIA A pesquisa se classifica sob o ponto de vista de sua natureza como aplicada. Segundo Marconi, Lakatos (2013, p.154): “a pesquisa aplicada é um procedimento formal, com método de pensamento reflexivo, que requer um tratamento científico e se constitui no caminho para conhecer a realidade ou descobrir verdades parciais.” Assim sendo, buscou-se no estudo verificar junto a empresa usuária do sistema integrado SAP se as informações disponíveis nos diferentes níveis de gestão trazem benefícios ou vantagens competitivas aos objetivos propostos pela empresa. O procedimento metodológico seguido referiu-se à pesquisa descritiva. Segundo Vergara (2005) neste tipo de pesquisa pode definir a natureza das variáveis e estabelecer a correção entre elas. No pensamento da autora, a pesquisa descritiva não possui como compromisso a explicação dos fenômenos, mesmo seu conteúdo sendo base para tal explicação. Por meio da pesquisa descritiva busca-se obter mais informações a respeito do tema tratado a fim de identificar a sua efetiva importância no processo decisório. No que se refere a abordagem do problema, a pesquisa se classifica como qualitativa, segundo Zamberlan et al. (2014, p. 94) “[...] a interpretação dos fenômenos e a atribuição de significados são requisitos básicos no processo de pesquisa qualitativa. Não requer o uso de métodos e técnicas estatísticas. O ambiente natural é a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador é instrumento chave[...]”. No caso em estudo, a pesquisa foi desenvolvida de forma descritiva, por meio de um questionário aplicado, sem a utilização de instrumentos quantitativos e estatísticos, estando de acordo com a informação coletada e interpretada de uma organização. Os procedimentos utilizados no processo de coleta e análise dos dados ocorreram em função das seguintes variáveis: Com relação aos instrumentos de pesquisa, foi realizada a coleta de dados por meio de pesquisa bibliográfica desenvolvida com base em consultas a artigos publicados que tratam do tema Tecnologia da Informação e Gestão Empresarial, estudo de caso por meio de uma investigação no contexto dos usuários do sistema dentro da organização. Os dados foram coletados via acesso aos usuários do sistema SAP, “Systems, Aplications Products” nos três níveis organizacionais por meio de questionário semiaberto com perguntas padronizadas e posteriormente tabuladas e analisadas. O questionário foi respondido por onze gestores, representando os três níveis organizacionais, dos quais, fazem parte do nível estratégico quatro pessoas onde todas tem função de gerencia, três pessoas que desempenham funções de nível tático que são os analistas e quatro pessoas do nível operacional que são assistentes administrativos. Para análise dos questionários foi utilizada a Escala de Likert, onde os entrevistados respondiam as perguntas informando o seu grau de importância, foram utilizadas cinco categorias de respostas, que vão de sem importância a muito importante. A análise dos dados foram realizadas por meio da compilação das respostas conforme o nível de gestão, os entrevistados foram divididos em três grupos, representando os níveis organizacionais. 4 ANALISE DOS RESULTADOS Para atender o objetivo desse estudo é demonstrar a performance do sistema SAP nos diferentes níveis do processo decisório, foram analisados as respostas de gestores que desempenham funções nos três níveis organizacionais da empresa, o questionário foi elaborado com perguntas padronizadas a fim de identificarmos as diferentes interpretações dos usuários. 4.1 NÍVEL ESTRATÉGICO No que se refere a análise dos resultados grupo de quatro gestores do nível estratégico: Quadro 1 – Informações dos gestores em nível estratégico GESTOR ESCOLARIDADE Gestor A Pós Graduação Gestor B Pós Graduação Gestor C Pós Graduação Gestor D Pós Graduação Fonte: Dados conforme pesquisa (2015) EXPERIÊNCIA NO CARGO 3 à 5 anos 3 à 5 anos mais de 9 anos mais de 9 anos EXPERIÊNCIA COM O SAP 3 à 5 anos 6 à 8 anos 6 à 8 anos mais de 15 anos Neste aspecto, verifica-se pela formação dos gestores e pelo tempo de conhecimento do sistema, que os mesmos são preparados e tem conhecimento para interpretar as informações obtidas e desempenhar suas funções na gestão. Quando questionado se o sistema SAP atende as necessidades da empresa, obteve-se duas respostas afirmativas e duas respostas informando que atende parcialmente, isso demonstra que há divergências na interpretação das informações geradas no sistema. Quando questionados se as informações geradas são de qualidade, as quatro respostas foram negativas, as justificativas apresentadas são de que existem outros sistemas utilizados paralelamente dificultando a integração das informações. Ainda sobre a qualidade da geração de informações foi afirmado por um dos entrevistados que “os relatórios gerados no SAP não atendem a necessidade devido a existência de outros sistemas que não “conversam” adequadamente com o SAP e assim deixam de integrar a informação de forma adequada, sendo necessária a geração manual de relatórios que não saem completos do SAP.” Neste sentido, ao comparar com estudos realizados por Turban, McLean, Wetherbe (2004) verifica-se diferença quando se trata de benefícios do sistema. Os autores citam que apesar de intangíveis e da dificuldade de determinar seu valor, as informações geradas são importantes e reais, já os gestores entrevistados responderam que as informações não são de qualidade e não são reais, já que são utilizados outros sistemas em paralelo e o mesmo não é integrado ao SAP. Quando perguntado se as informações geradas são importantes para a gestão todas as respostas foram afirmativas. Neste sentido, foram apresentadas algumas situações e, de acordo com a forma que o SAP está integrado na empresa, assim como a percepção das informações geradas, questionou-se qual o seu grau de importância: -Melhorias no controle dos dados e informações, apenas uma pessoa respondeu que o SAP é muito importante, duas afirmam que é importante e uma pessoa acha que é pouco importante. Mesmo não tendo a qualidade esperada, um dos gestores entrevistados afirma que: “o SAP é importante, porque é baseado nas informações geradas nos relatórios que as decisões são tomadas, ou seja, de qualquer forma as informações são utilizadas.” -Melhorias na redução de custos e retrabalhos, uma pessoa respondeu que o SAP é muito importante, duas afirmam que é importante e uma pessoa acha que é pouco importante. Um dos gestores afirma que “o SAP é importante para a redução de custos e para evitar o retrabalho, mesmo que as informações não sejam totalmente confiáveis elas auxiliam na gestão, pois através das informações geradas podemos identificar pontos a serem melhorados a qualquer momento, a informação fica disponível para o usuário.” -Gerenciamento das atividades, duas pessoas responderam que é muito importante e duas acham que é importante. Para o gerenciamento das atividades de uma empresa é imprescindível a utilização de um sistema, onde as informações ficam sempre disponíveis em tempo real, onde se tem acesso inclusive a informações antigas para analises gerenciais. -Informação gerada para fim de acompanhamento da empresa, duas pessoas acham que é muito importante e duas pessoas acham que é importante. -Obrigações legais e fiscais, as quatro pessoas responderam que é muito importante. -Avaliar o desempenho econômico obtido e elaboração de projeções futuras, três responderam que é muito importante e uma importante. -Para a tomada de decisão, duas pessoas acham a importância do SAP razoável e duas acham importante. -Nas atividades diárias, todos acham que o SAP é muito importante. -Criar condições para exercer o controle, as quatro pessoas acham muito importante. -Zelar pelo desempenho da organização, duas pessoas acham muito importante, uma pessoa acha importante e uma pessoa acha razoável. -Coordenar a elaboração do planejamento operacional, tático e estratégico, duas pessoas acham muito importante e duas acham importante. -Acompanhar a execução planejamento operacional, tático e estratégico, as quatro pessoas responderam muito importante. -Planejar ações que reduzam custo/controle e redução de custos, uma pessoa acha muito importante, duas acham importante e uma acha razoável. O SAP é um sistema completo, onde auxilia na gestão da empresa em vários aspectos, pode-se verificar isso nas respostas obtidas pelos gestores da empresa, onde apesar de afirmarem que o sistema tem suas falhas, consideram o mesmo importante e é nele que se baseiam para traçar suas estratégias para atingir os objetivos e metas. Para a tomada de decisão as informações geradas pelo SAP são consideradas, porém dois gestores acham que as informações são relevantes e dois acham que são parcialmente relevantes. Isso se justifica no nível estratégico porque os gestores possuem um entendimento maior da empresa, devido a sua experiência, muitas vezes então a informação gerada no SAP é relevante mas não é decisiva. Ainda a respeito do processo de tomada de decisão, foi questionado a respeito da importância dos módulos do SAP, foram apresentados os seis módulos disponíveis, FI – Finanças, MM – Gestão de Materiais, CO – Controladoria, SD –Vendas e distribuição, ABAP – Programação e PP – Planejamento da produção, onde o módulo FI teve em todas as respostas a relevância muito importante, o módulo MM teve uma resposta muito importante, duas respostas importante e uma razoável, o CO teve três respostas muito importante e apenas uma importante, os outros três módulos não são utilizados na unidade. Uma observação de relevância feita por um dos usuários do nível estratégico a respeito da utilização do sistema SAP é que “se houvesse perfeita integração dos dados de outros sistemas utilizados na empresa seria perfeito, pois o SAP é um sistema completo para gerar informações necessárias ao controle e tomada de decisões dentro das organizações.” O estudo de Jesus; Oliveira (2007) constatou que é muito importante para todos os usuários do nível estratégico, pois com a forte integração propiciada pelo SAP, os erros e inconsistências existentes no sistema anterior foram minimizados, trazendo mais confiabilidade para as informações geradas. 4.2 NÍVEL TÁTICO No que se refere a análise dos resultados grupo de três gestores do nível tático: Quadro 2 – Informações dos gestores nível tático GESTOR ESCOLARIDADE EXPERIÊNCIA NO CARGO EXPERIÊNCIA COM O SAP Gestor A Pós Graduação 3 à 5 anos 3 à 5 anos Gestor B Pós Graduação Gestor C Pós Graduação Fonte: Dados conforme pesquisa (2015) 3 à 5 anos 6 à 8 anos 9 à 11 anos 9 à 11 anos Isso demostra que neste nível, os gestores tem formação e conhecimento do sistema para atuar no processo de gestão sob sua responsabilidade. Quando questionados se o sistema SAP atende as necessidades da empresa, obteve-se duas respostas afirmativas e uma resposta informando que atende apenas parcialmente, logo após foi questionado se as informações geradas são de qualidade, duas respostas foram negativas e uma foi positiva. Com isso fica claro que há divergências na interpretação das informações geradas. Nesse caso quem tem mais conhecimento do sistema, afirma que o sistema até atende as necessidades da empresa, porém falta qualidade nas informações, pois o sistema é alimentado muitas vezes por pessoas que não tem o devido conhecimento para desenvolver tal tarefa. Jesus; Oliveira (2007) relatam em seu estudo a respeito da implantação do SAP, que aconteceu uma grande mudança no perfil do usuário, pois para utilizar o SAP, é preciso entender de impostos e de legislação tributária. O problema é que esse novo perfil é bem diferente do antigo e não havia tempo hábil para preparação, por essa razão, criou-se uma grande resistência ao novo sistema. Ainda sobre a qualidade da geração de informações foi afirmado por um dos entrevistados que: “o input é realizado muitas vezes sem um padrão preestabelecido, por isso a informação gerada não é de total qualidade.” Quando perguntado se as informações geradas são importantes para a gestão todas as respostas foram afirmativas. Foram apresentadas algumas situações e de acordo com a forma que o SAP está integrado na empresa e a percepção das informações geradas, foi questionado qual o seu grau de importância: -Melhorias no controle dos dados e informações, duas pessoas responderam que o SAP é muito importante, uma afirma que é importante, essas respostas se justificam porque é baseado nas informações geradas nos relatórios que as decisões são tomadas. -Melhorias na redução de custos e retrabalhos, duas pessoas responderam que o SAP é muito importante, uma afirma que é importante. Nesse caso a importância do SAP é reconhecida devido às grandes funcionalidades do mesmo, que auxiliam diretamente na redução de custos e diminuição dos retrabalhos. -Gerenciamento das atividades, duas pessoas responderam que é muito importante e uma acha que é importante. -Informação gerada para fim de acompanhamento da empresa, duas pessoas acham que é muito importante e uma pessoa acha que é importante. -Obrigações legais e fiscais, as três pessoas responderam que é muito importante. -Avaliar o desempenho econômico obtido e elaboração de projeções futuras, as três responderam que é muito importante. -Para a tomada de decisão, as três pessoas acham o SAP muito importante. -Nas atividades diárias, todos acham que o SAP é muito importante. -Criar condições para exercer o controle, uma pessoa acha muito importante e duas pessoas acham importante. -Zelar pelo desempenho da organização, as três pessoas acham importante. -Coordenar a elaboração do planejamento operacional, tático e estratégico, duas pessoas acham muito importante e uma acha importante. -Acompanhar a execução planejamento operacional, tático e estratégico, duas pessoas responderam muito importante e uma pessoa acha razoável. -Planejar ações que reduzam custo/controle e redução de custos, duas pessoas acham muito importante, uma acha importante. Para a tomada de decisão as informações geradas pelo SAP são consideradas, os três entrevistados responderam que acham que as informações são relevantes, respostas semelhantes as obtidas pelos gestores do nível estratégico, pois a base utilizada para a tomada de decisão é a informação gerada através do SAP. Ainda a respeito do processo de tomada de decisão, foi questionado a respeito da importância dos módulos do SAP, foram apresentados os seis módulos disponíveis, FI – Finanças, MM – Gestão de Materiais, CO – Controladoria, SD –Vendas e distribuição, ABAP – Programação e PP – Planejamento da produção, onde o módulo FI teve duas respostas muito importante e uma importante, o módulo MM teve uma resposta muito importante e duas respostas importante, o CO teve duas respostas muito importante e apenas uma importante, os outros três módulos não são utilizados na unidade. Uma observação de relevância feita por um dos usuários do nível tático a respeito da utilização do sistema SAP é que “os usuários precisam ter comprometimento ao alimentar o sistema com informações corretas, para que a informação gerada seja confiável e de qualidade.” 4.3 NÍVEL OPERACIONAL No que se refere a análise dos resultados grupo de quatro pessoas do nível operacional: Quadro 3 – informações dos gestores em nível operacional USUÁRIO ESCOLARIDADE Usuário A Graduação Usuário B Graduação Usuário C Graduação Usuário D Graduação Fonte: Dados conforme pesquisa (2015) EXPERIÊNCIA NO CARGO até 2 anos até 2 anos 3 à 5 anos 3 à 5 anos EXPERIÊNCIA COM O SAP até 2 anos até 2 anos 3 à 5 anos 3 à 5 anos Quando questionado se o sistema SAP atende as necessidades da empresa, obteve-se quatro respostas afirmativas, logo após foi questionado se as informações geradas são de qualidade, as quatro respostas foram afirmativas também. Neste aspecto, verifica-se pela formação e pelo tempo de conhecimento do sistema, que os usuários de nível operacional, não tem tanto conhecimento para interpretar as informações geradas no sistema. Quando perguntado se as informações geradas são importantes para a gestão todos responderam que sim. Foram apresentadas algumas situações e de acordo com a forma que o SAP está integrado na empresa e a percepção das informações geradas, foi questionado qual o seu grau de importância: -Melhorias no controle dos dados e informações, duas pessoas responderam que o SAP é muito importante e duas afirmam que é importante. -Melhorias na redução de custos e retrabalhos, duas pessoas responderam que o SAP é muito importante, duas afirmam que é importante. -Gerenciamento das atividades, duas pessoas responderam que é muito importante e duas acham que é importante. -Informação gerada para fim de acompanhamento da empresa, duas pessoas acham que é muito importante e duas pessoas acham que é importante. -Obrigações legais e fiscais, três pessoas responderam que é muito importante e uma acha que é importante. -Avaliar o desempenho econômico obtido e elaboração de projeções futuras, três responderam que é muito importante e uma importante. -Para a tomada de decisão, duas pessoas acham o SAP muito importante e duas importante. -Nas atividades diárias, três pessoas acham que o SAP é muito importante e uma acha que é importante. -Criar condições para exercer o controle, as quatro pessoas acham importante. -Zelar pelo desempenho da organização, as quatro pessoas acham importante. -Coordenar a elaboração do planejamento operacional, tático e estratégico, as quatro pessoas acham importante. -Acompanhar a execução planejamento operacional, tático e estratégico, duas pessoas responderam muito importante e duas pessoas acham importante. -Planejar ações que reduzam custo/controle e redução de custos, as quatro pessoas acham importante. Para a tomada de decisão as informações geradas pelo SAP são consideradas, porém três pessoas acham que as informações são relevantes e uma acha que são parcialmente relevantes. Ainda a respeito do processo de tomada de decisão, foi questionado a respeito da importância dos módulos do SAP, foram apresentados os seis módulos disponíveis, FI – Finanças, MM – Gestão de Materiais, CO – Controladoria, SD –Vendas e distribuição, ABAP – Programação e PP – Planejamento da produção, onde o módulo FI teve as quatro respostas muito importante, o módulo MM teve três respostas importante e uma resposta razoável, o CO teve uma resposta muito importante e três respostas importante, os outros três módulos não são utilizados na unidade. Uma observação de relevância feita por um dos usuários do nível operacional a respeito da utilização do sistema SAP, é que “o sistema é uma ferramenta que auxilia no trabalho e ajuda a manter o controle do orçamento, além de fornecer informações sobre os pagamentos e fornecedores, ajudando a obter informações necessárias para o dia-a-dia da empresa e para auxiliar na tomada de decisões.” Analisando as respostas acima, fica claro que para os usuários do nível operacional o sistema SAP, é uma ferramenta que supri todas as necessidades da empresa, as informações geradas são de qualidade, a importância do sistema é citada na maioria dos questionamentos, esses usuários não identificam problemas na geração de informação. Na análise dos resultados obtidos pela pesquisa entre os três níveis, pode-se observar que os todos os profissionais do nível operacional acham que o sistema atende perfeitamente as necessidades da empresa e as informações geradas são de qualidade, enquanto os de nível tático e estratégico responderam que o sistema não atende ou atende apenas parcialmente as necessidades e que as informações geradas não são de qualidade. Estas respostas diferem de acordo com o nível organizacional porque as necessidades de informação são diferentes, além da forma com que as informações são interpretadas, ou seja, a visão dos profissionais é diferente. O nível operacional, por exemplo, não necessita de informações muito aprofundadas, pois os profissionais desse nível não traçam estratégias, nem precisam se preocupar com a gestão da empresa, apenas cumprem o seu papel rotineiro. Já os profissionais de nível tático e estratégico precisam exatamente desse tipo de informação, por isso é grande o número de relatórios e informações geradas no sistema, informações essas que auxiliam diretamente na tomada de decisão por isso precisam ser de qualidade. A responsabilidade desses profissionais dentro da organização é grande, pois o futuro da empresa depende de uma boa gestão e o sistema SAP é a principal ferramenta utilizada para a coleta de informações. CONCLUSÃO Após realizado este estudo, conclui-se que existem divergências entre as respostas dos usuários do sistema, principalmente se tratando de profissionais de diferentes níveis da empresa. Constatou-se que o sistema SAP é tido como uma ferramenta muito importante para a gestão, onde auxilia muito nos controles específicos e gerais, porém não é unanime a opinião dos gestores de que as informações geradas são confiáveis, de qualidade e coerentes, foi relatado a utilização de outros sistemas que não são integrados ao SAP, existindo então a necessidade de controles paralelos e muitas vezes manuais para a geração de uma informação de qualidade. O objetivo do estudo era demonstrar as diferentes interpretações que ocorrem de um mesmo sistema dentro de uma organização e a sua realização demonstra que as informações geradas não diferem entre os níveis organizacionais, pois o sistema utilizado é o mesmo, o que difere é a forma de como as informações são interpretadas, essa diferença se dá por vários fatores, como de conhecimento especifico, experiências, senso crítico, dentre outras. Pode-se observar também que os cargos dos níveis estratégico e tático são ocupados por pessoas de mesmo nível de escolaridade, onde todos são pós graduados, caberia nessa situação um estudo mais aprofundado a respeito da necessidade de contratar pessoas com melhor qualificação para exercer atividades de nível estratégico. Talvez com esse estudo poderia obter respostas mais divergentes a respeito da informação gerada pelo SAP. REFERENCIAS CIDRAL, Alexandre; ANDRADE, Gilberto K; AUDY, Jorge Luis N. Fundamentos de sistemas de informação. 1.Ed. Porto Alegre: Bookman, 2005. 208p. CARDOSO, Douglas; SILVA NETO; Manuel Carvalho; SOUZA, Antônio. Administração da produção através do sistema de gestão integrada SAP R/3: O caso da siderúrgica Belgo Mineira: Belo Horizonte, Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep1999_a0160.pdf>. Acesso em: 19 nov. 2014, 21:29h. FERREIRA, Adhemir; MICCHELUCCI, Andréa; COUTO, Celso. 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