Gestão do tempo em projetos

Gestão do tempo em projetos
Processos considerados pelo PMBoK:
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
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Definição das atividades;
Definição do sequenciamento das atividades;
Estimativa de recursos para a elaboração de cada atividade;
Estimativa de tempo necessário para desenvolvimento de cada atividade;
Desenvolvimento de cronograma de execução das atividades;
Controle do cronograma de execução.
O sequenciamento das atividades permite identificar e documentar as relações
entre as atividades, ou seja, a relação de dependência entre elas; quando termina uma e
inicia a outra. Esse processo ajuda a visualizarmos de forma mais clara, quais atividades
executar, de forma que o processo torne-se eficiente, ou seja, maximizando o uso do
tempo.
Uma atividade B, realizada após a conclusão de uma atividade A, dizemos que A
é precedente de B.
Existem 3 tipos de relações de precedência segundo o PMBoK, sendo elas:
arbitrárias, mandatórias e externas. As precedências arbitrárias são aquelas menos
rígidas no que se refere ao sequenciamento. É possível escolher entre qual realizar
primeiro; a relação de precedência não é tão rígida. Já nas precedências mandatória isso
não é possível, obrigatoriamente uma atividade B deverá ser desenvolvida após a
conclusão de uma atividade B. Como exemplo podemos citar a construção de uma
parede e a fundação. A parede deverá obrigatoriamente ser executada após o término da
fundação.
As precedências externas são as dependências de terceiros, tais como
fornecedores. Devemos identificá-las para monitorá-las e tornar esse processo também
eficiente (CARVALHO, 2008).
As decisões sobre o sequenciamento das atividades de um projeto podem ser
descritas em uma tabela de precedências. Nela listamos as atividades, a respectiva
duração para a sua execução (estimativa) e a relação de precedência. Veja o exemplo
abstraído de Maximiano (2007).
Número
1
2
3
4
5
6
7
Atividade
Duração
Preparar lista de convidados
Escolher local
Enviar convites
Organizar local
Realizar almoço
Limpar o local após o almoço
Fazer balanço e prestação de contas
1 dia
7 dias
7 dias
1 dia
1 dia
1 dia
1 dia
Atividade
precedente
Nenhuma
Nenhuma
1,2
2
4,3
3,4,5
6
As descrições das atividades e determinações das relações de dependência
podem ser feitas simultaneamente ao desenho de um diagrama de precedência, a fim de
ajustar as relações e organiza-las de forma eficiente/funcional.
O diagrama de precedências é um gráfico que nos ajuda a visualizar as decisões
de sequenciamento das atividades e, consequentemente, facilitar o desenvolvimento do
cronograma do projeto.
Cronograma
O cronograma do projeto é elaborado para que possamos monitorar o tempo de
execução do projeto e controlar, caso seja necessário, para evitar atraso na entrega final
do projeto. Podemos fazer o cronograma em forma de tabela ou gráfico de Gantt.

Gantt
O diagrama de Gantt é um gráfico usado para ilustrar o avanço das diferentes
etapas de um projeto. As atividades são associadas ao seu respectivo tempo de
execução. Desenvolvido em 1917 pelo engenheiro social Henry Gantt, esse gráfico é
uma ferramenta bastante útil de planejamento e monitoramento do tempo para execução
de atividades organizacionais. Exemplo de Gantt gerado a partir da tabela de dados de
projeto:
Tabela de dados
Atividades
A- Serviços preliminares (limpeza e
organização do local)
B- Fundação
C- Construção
D- Sistemas hidráulicos e elétricos
E- Acabamento
F- Serviços complementares (jardins)
Precedência
------------------A,B
C
D
E
Duração (mês)
1
2
8
3
5
1
Gantt
Meses
Atividades
A - Serviços
preliminares
B- Projeto
C- Construção
D- Sistemas
E- Acabamento
F- Serviços complem.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
O cronograma pode ser feito também em forma de uma tabela simples,
descrevendo as atividades relacionadas ao projeto em uma coluna e o período de
execução e data de conclusão e entrega em outra coluna.
Período de
desenvolvimento
8/10 a 11/08
10/ 08 a 15/08
Data de Entrega
16/08 a 25 08
02/09
Organograma e fluxograma
26/08 a 01/09
02/09
Gestão da qualidade e gestão de
pessoas
Gestão de pessoas
Plano Financeiro
Sumario executivo
Texto final de viabilidade do projeto
(conclusão)
Pré texto, pós textos, revisão
ortográfica e ajustes finais de
formatação
Higiene e Segurança do Trabalho
Revisão ortográfica e de formatação
20/09 a 06/10
07/10
06/05a 06/10
04/11 a 20/10
21/10 a 03/11
05/10 a 10/11
07/10
04/11
04/11
11/11
------
------
01/11 a 10/11
01/11 a 10/11
11/11
11/11
Atividades
Revisão e correções do projeto
Formação da marca da empresa
(logotipo)
Sistema de atendimento ao cliente
Entrega do projeto finalizado
para banca, revisado, dentro das
normas
Preparação da apresentação e
ensaio
Apresentação do projeto
Correções e melhorias
Entrega de cópia do projeto revisado
para encadernação e dinheiro para
pagamento da capa
12/08
02/09
18/11
12/11 a 16/11
18/11
26/11 a 30/11
25/11
----02/12
Caminho crítico
Caminho crítico é a seqüência de atividades do projeto em que não há folgas, ou
seja, não há tempo livre. As atividades pertencentes ao caminho crítico devem ser
concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do
prazo final. Se o prazo final do projeto for excedido, é porque no mínimo uma das
atividades do caminho crítico não foi concluída na data programada. É importante
entender a seqüência do caminho crítico para saber onde você tem e onde você não tem
flexibilidade. Por exemplo, você poderá ter uma série de atividades que foram
concluídas com atraso, no entanto, o projeto como um todo ainda será concluído dentro
do prazo; isso ocorre porque estas atividades que sofreram atrasos não se encontravam
no caminho crítico do projeto.
Se o tempo de execução do projeto estiver atrasado, a alocação de recursos
adicionais nas atividades que não fazem parte do caminho crítico, não fará com que o
projeto termine mais cedo, pois o tempo total de execução do projeto é dado pela soma
de tempo das atividades que fazem parte do caminho crítico.
Folgas
Folgas são espaços livres entres atividades e/ou seqüências de atividade. As
folgas podem acontecer dentro de um caminho, são chamadas de folgas livres (alguns
autores chamam de folgas de caminho). A soma de todas as folgas do projeto (todos os
caminhos) é chamada de folga total do projeto.
Diagrama de Marcos
O diagrama de Marcos é uma ferramenta para gerenciamento do projeto na fase
de execução. Ele mostra se uma atividade foi iniciada ou já foi realizada. É uma
ferramenta eficiente de comunicação, pois as pessoas podem ter uma visualização do
andamento do projeto, sabendo o que está em andamento e o que já está encerrado.
Exemplo de diagrama de marcos com as atividades 1, 2, e 3 concluídas e a atividade 4
iniciada.
Atividades
1- Serviços preliminares$
2- Projeto
3- Construção
4- Sistemas
5- Acabamento
6- Serviços complem.
▲ – Atividade iniciada
Dias
▲▼
▲▼
▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▼
▲
▲▼ – Atividade concluída