2. Banco de dados

PLANEJAMENTO OPERACIONAL:
RECURSOS HUMANOS E FINANÇAS
MÓDULO 15
Índice
1. Meios de controle ..................................................... 3
2. Banco de dados ....................................................... 4
3. A importância do banco de dados ............................... 4
4. Banco de dados em RH ............................................. 4
5. Processamento de dados ........................................... 5
6. Objetivo de um sistema de informações de RH.............. 6
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Planejamento Operacional: Recursos Humanos e Finanças - Módulo 15
1. MEIOS DE CONTROLE
As organizações lançam mão de diversos meios de controle para
garantir que as pessoas e as situações se mantenham dentro dos padrões
desejados.
São seis os principais meios de controle organizacional.
1- Hierarquia de autoridade
Preestabelece os níveis hierárquicos para distribuir a autoridade e
obter obediência por meio das chefias. É a maneira mais comum de controle
das pessoas.
A hierarquia representa um tipo de controle pessoal dos subordinados.
2- Regras e procedimentos
A organização preestabelece regras e procedimentos que deverão
guiar o comportamento das pessoas e impor o que deve e o que não deve
ser feito.
As regras e procedimentos são controles impessoais que legislam
como as pessoas deverão comportar-se dentro da organização.
3- Estabelecimento de objetivos Os objetivos servem como guias
para a ação das pessoas.
Constituem, até certo ponto, os meios de controle, muito embora não
seja esta sua finalidade principal.
4- Sistemas de informação verticais
Podem trafegar em duas mãos: sentido descendente e ascendente.

Descendente
Conduzem ordens, comandos, decisões, esclarecimentos e orientação
para os subordinados. Servem para controlar o desempenho dos
subordinados.

Ascendente
Conduzem informações sobre eventos, resultados, esclarecimentos e
retroação para que os canais superiores se assegurem do que foi feito.
Fornecem retroação para os níveis mais elevados.
Na realidade, em ambos os sentidos, os sistemas de informações
verticais constituem meios de controle, embora esta não seja sua finalidade
principal.
5- Relações laterais
São comunicações entre pares, ou seja, entre pessoas e cargos que
ocupam o mesmo nível hierárquico dentro da organização.
Embora sirvam para integrar e obter coordenação, as relações laterais
servem como meios de controle à medida que permitem que os pares se
sincronizem melhor e reduzam possíveis dissonâncias.
6- Organizações matriciais
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A estrutura matricial constitui uma tentativa de dinamizar a velha
organização funcional e departamentalizada por meio de acréscimo de uma
grade do tipo organização por produtos ou serviços.
Cada órgão ou cargo na organização matricial obedece a um duplo
comando:

de um lado, o gerente funcional;

do outro lado, o gerente de produto ou serviço.
Essa duplicidade de subordinação traz conflitos, mas os benefícios da
estrutura matricial permitem mudança, inovação e, sobretudo, adaptação
rápida às demandas ambientais.
2. BANCO DE DADOS
Quanto à teoria das decisões, a organização pode ser visualizada como
uma série estruturada de redes de informação que ligam as necessidades de
informação de cada processo decisório às fontes de dados.
Embora separadas, essas redes de informações sobrepõem-se e
interpenetram-se de maneira complexa. Para o entendimento dessa
engrenagem, definimos, abaixo, o significado de dado, informação e
comunicação.

Dados são elementos que servem de base para a formação de
juízos ou para a resolução de problemas. É apenas um índice, um registro,
uma manifestação objetiva, passível de análise subjetiva, isto é, exige
interpretação da pessoa para a sua manipulação. Solitários têm pouco valor,
o que não acontece quando há agrupamento ou quando estão relacionados
entre si. Nesses casos os dados permitem a obtenção de informação. Exigem
processamento (classificação, armazenamento e relacionamento), para que
possam ganhar significado e consequentemente informar.

A informação apresenta significado e intencionalidade, aspectos
que a diferenciam do conceito de dado.

Banco de dados são os meios pelos quais se armazenam os
dados para uso posterior.
3. A IMPORTÂNCIA DO BANCO DE DADOS
Serasa é uma empresa onde funciona o maior banco de dados e
informações econômico-financeiras e cadastrais do país.
O Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) realiza censos,
recenseamentos e estudos estatísticos e geográficos que oferecem dados e
informações oficiais a respeito de nosso país, sua população e sua economia.
O trabalho essencial dessas organizações é baseado em um complexo
banco de dados que é atualizado continuamente.
4. BANCO DE DADOS EM RH
É um sistema de armazenamento e acumulação de dados
devidamente codificados e disponíveis para o processamento e obtenção de
informações. Trata-se de um conjunto de arquivos relacionados logicamente
e organizados de forma a facilitar o acesso aos dados e a eliminar a
redundância.
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A eficiência da informação é maior com o auxílio do banco de dados e
permite redução da “memória” para arquivos, porque os dados logicamente
interligados permitem atualização e processamento integrados e
simultâneos. Essa ação reduz inconsistências e erros ocorridos em razão de
arquivos duplicados. É comum existir vários bancos de dados relacionados
logicamente entre si por meio de um software (programa) que executa as
funções de criar e atualizar arquivos, recuperar dados e gerar relatórios.
Na área de RH, os vários bancos de dados interligados permitem obter
e armazenar dados a respeito de diferentes estratos ou níveis de
complexidade.

pessoal.
Dados pessoais sobre cada empregado formando um cadastro

de cargos.
Dados sobre os ocupantes de cada cargo formando um cadastro

Dados sobre os empregados de cada seção, departamento ou
divisão, formando um cadastro de seções.

Dados sobre os salários e incentivos salariais formando um
cadastro de remuneração.

Dados sobre os benefícios e serviços sociais formando um
cadastro de benefícios.

Dados sobre candidatos (cadastro de candidatos) e sobre cursos
e atividades de treinamento (cadastro de treinamento).
Muitas
organizações
fazem,
periodicamente,
cadastramentos
profissionais para atualização dos dados pessoais de seus funcionários, em
relação a cursos externos, eventos sociais etc.
5. PROCESSAMENTO DE DADOS
Significa a variedade de atividades que ocorrem nas organizações, nos
grupos sociais e entre pessoas. Existe certo volume de dados ou informações
iniciais (nos arquivos, nas expectativas ou na memória) aos quais são
continuamente adicionados outros dados ou informações posteriores,
provocando maior volume de dados ou informações. É a atividade que
consiste em acumular, agrupar e cruzar dados para transformá-los em
informações e para obter outras ou as mesmas informações de outra forma,
para alguma finalidade ou objetivo.
O processamento de dados pode ser manual, semiautomático ou
automático.

Manual: quando feito manualmente, utilizando-se de fichas,
talões, cartões, mapas, etc., com ou sem auxílio de máquinas de escrever ou
de calcular.

Semiautomático:
quando
apresenta
características
do
processamento manual aliadas às características do processamento
automático, ou seja, quando se utilizam máquinas de contabilidade ou
microcomputadores, nas quais o operador insere fichas, talões ou cartões,
um a um (o que constitui processamento manual) e, após receber a ficha e
os dados iniciais, a máquina realiza numerosas operações consecutivas, já
programadas, sem a intervenção do operador (o que constitui o
processamento automático).
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
Automático: quando a máquina programada para determinado
conjunto complexo de operações desenvolve totalmente a sequência de
operações, sem que haja necessidade de intervenção humana entre um ciclo
e os seguintes. Sempre feito por computadores ou microcomputadores.
Sistemas de Informações Gerenciais (SIG)

As informações podem provir do ambiente externo, ou seja, de
fora da organização (como o mercado de trabalho, concorrentes,
fornecedores, agências reguladoras, outras organizações etc.) ou do
ambiente interno (como o organograma de cargos e respectivos salários da
organização, pessoas que nela trabalham, homens/horas trabalhadas,
volume de produção e de vendas, produtividade alcançada etc.) As
informações que servem a toda a organização constituem o sistema de
informações globais (envolvendo o nível institucional, intermediário e
operacional da organização), enquanto as informações que suportam as
decisões dos gerentes constituem o sistema de informações gerenciais
(envolvendo o nível institucional e intermediário).
• A montagem do sistema de informação de recursos humanos requer
análise e avaliação da organização ou de seus subsistemas e das suas
respectivas necessidades de informação. Um sistema de informação deve
identificar e envolver toda a rede de fluxos de informação para ser projetado
para cada grupo de decisões. A ênfase deve ser colocada na necessidade de
informações e não no uso da informação, como convencionalmente se faz.
No fundo, o sistema de informação é a base do processo decisório da
organização.
6. OBJETIVO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES DE RH
O objetivo é o de abastecer as gerências de informações sobre o seu
pessoal. É definido como um sistema por meio do qual os dados são obtidos,
processados e transformados em informações, de forma esquematizada e
ordenada, para servirem de subsídios ao processo de tomada de decisões.
O sistema de informações recebe entradas (imputs) que são
processadas e transformadas em saídas (outputs) sob a forma de relatórios,
documentos, índices, listagens, medidas estatísticas de posição ou tendência
etc. Enquanto os dados envolvem detalhes e não permitem significado mais
amplo, a informação obtida pelo tratamento, processamento e combinação
de dados comporta significação mais ampla e definida. A informação reduz
as condições de incerteza. Um sistema de informações requer alguma forma
de processamento de dados como meio de suprimento e abastecimento.
A montagem do sistema de informação de recursos humanos requer
análise e avaliação da organização ou de seus subsistemas e das suas
respectivas necessidades de informação, que deve identificar e envolver toda
a rede de fluxos de informação para ser projetado para cada grupo de
decisões.
A ênfase deve ser colocada na necessidade de se obter informações e
não no uso da informação. No fundo, o sistema de informação é a base do
processo decisório da organização. A figura, abaixo, mostra um exemplo
dessa aplicação.
Figura – Exemplo de um sistema de informações de RH
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Fonte: Chiavenato, 2006.
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