orientação geral para Convocação, Organização E REALIZAÇÃO

ORIENTAÇÃO GERAL PARA
CONVOCAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E REALIZAÇÃO DAS
CONFERÊNCIAS MUNICIPAIS DE DEFESA CIVIL E ASSISTÊNCIA
HUMANITÁRIA
1. Introdução
O presente material é voltado às Comissões Organizadoras Municipais, gestores
municipais e demais instituições e pessoas interessadas em organizar, realizar e
participar de Conferências Municipais de Defesa Civil.
O trabalho de organização da Conferência Municipal é um processo que conjuga
elementos de administração e aspectos de caráter político. Dentre os aspectos
administrativos encontram-se a produção de materiais necessários para a
Conferência, escolha do local de realização das Conferências, cuidados com os
aspectos regimentais e divulgação. Dentre os aspectos políticos há temas como as
relações entre os atores sociais envolvidos com o tema, a busca de inclusão de um
máximo de atores sociais nos debates e deliberações e a relação orgânica com a
Comissão Organizadora Estadual.
Esta orientação geral indica os passos básicos para as Comissões Organizadoras
Municipais atuarem na organização e realização de Conferências Municipais, desde
a sua convocação, até o encaminhamento do relatório e lista dos delegados eleitos.
Ela apresenta além das orientações, dicas e sugestões de caráter organizativo e
metodológico, em consonânocia com o Regimento estabelecido pela Comissão
Organizadora Nacional.
Dessa forma, não se pretende trazer respostas finais ou inflexíveis, mas sugerir
opções e alternativas organizativas que possibilitem integrar e inter-relacionar os
produtos gerados nas Etapas Municipais da 1ª CNDC. Portanto, há espaço para
inovar, criar e construir outras possibilidades organizativas que forem mais
apropriadas para cada Comissão Organizadora Municipal, à luz das suas realidades,
potencialidades e desafios, e de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo
Regimento da 1ª Conferência Nacional de Defesa Civil e Assistência Humanitária CNDC.
A CNDC começa a acontecer já nesse momento de organização da etapa municipal.
O relacionamento entre os atores sociais envolvidos e a construção de formulações
para a política pública de Defesa Civil são aspectos que começam a ser produzidos
junto com a divulgação e as providências administrativas. Como forma de
caracterizar esse desencadear da Conferência, serão retomadas as seguintes
diretrizes1 para construção de cada Conferência Municipal:
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Aspectos resgatados do documento metodológico de construção da Primeira Conferência Nacional de
Segurança Pública
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1.Viva a diversidade!
Se cada município é único e tem suas peculiaridades, cada Comissão Organizadora
Municipal é também única e traz consigo suas idéias, formas de organização e de
representação e sua própria dinâmica de funcionamento. Certamente cada Etapa
Municipal também será única. Não há, portanto, receitas prontas para organizar uma
etapa como esta!
2. Viva a criatividade!
Se um determinado procedimento ou alguma atividade foi um sucesso numa certa
Conferência Municipal ela pode não ter o mesmo sucesso na Conferência que
vamos organizar em nosso município. Por isso, observar boas idéias de atividades
para a Etapa Municipal é apenas um passo para a definição da sua programação.
Devemos evitar ao máximo copiar atividades que já conhecemos. Podemos buscar
adaptá-las de acordo com a realidade da Conferência que vamos organizar.
Sejamos criativos!
3. Viva o jogo de cintura!
Ser flexível é a palavra-chave para quem organiza eventos. Planejar é muito
importante, mas não se pode ficar preso a um plano ou projeto pré-definido. Muitas
coisas não previstas acontecem e é preciso habilidade e jogo de cintura para
resolver os problemas ao longo do evento.
4. Viva o ensaio!
Antes de sair em turnê uma banda de música se dedica intensamente a uma
maratona de ensaios. É nesta etapa que todos os ajustes são feitos, todos os
instrumentos são testados e toda a aparelhagem é checada para reduzir ou evitar
erros. Atividades preparatórias, reuniões, oficinas etc. são importantes para que
todas as dimensões da Etapa Municipal sejam bem pensadas e bem realizadas. Por
isso, atenção ao tempo e a forma de preparação da Conferência.
5. Viva o Coletivo!
Organizar uma Conferência Municipal é uma tarefa coletiva, de muitas pessoas
atuando em equipe e com suas responsabilidades. É como uma orquestra, que
precisa de cada instrumento (e de seu respectivo músico) para proporcionar um som
completo e forte. E claro, é importante algum tipo de maestro que ajude a facilitar
todas as equipes envolvidas na sua organização.
6. Viva a responsabilidade!
A postura de cada pessoa que está à frente da organização da Etapa Municipal é
muito importante. É preciso dar o exemplo aos participantes, respeitando os horários
e acordos estabelecidos, buscando estar por dentro das informações corretas sobre
o evento, e principalmente ter uma postura profissional durante o mesmo. Ser
responsável não significa “cara amarrada” ou mau humor, mas sim postura
amigável, solidária e anfitriã com todas as pessoas que estão participando e
colaborando com a Conferência.
2. Diálogo com a sociedade civil
O processo da Conferência Municipal poderá ser desencadeado por cidadãos
interessados, setores sociais representados por associações, sindicatos ou outras
instituições e, ainda, por administradores municipais.
O mais importante é que o responsável pelo desencadear do processo esteja atento
à importância de convidar todos os demais setores e atores sociais para conversar e
definir em colaboração os procedimentos e providências a serem tomadas. A
convocação dirigida a entidades organizadas e por meios dos meios de
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comunicação, num processo que possa ser acompanhado pela sociedade, é a
principal característica desse momento.
Será preciso identificar potenciais participantes. Muitos atores sociais não percebem
sua relação com a temática da Defesa Civil. É papel da organização da Conferência
identificar esses atores e fazer um chamamento à sua participação. A elaboração de
uma lista de organizações, pessoas de contato, indicações, e dados de contato
(telefone, e-mail, endereço etc.) pode facilitar a visibilidade sobre quem são os
atores que podem participar. O projeto de construção da Conferência Nacional de
Defesa Civil precisa ser apresentado aos atores sociais procurados para participar.
A Conferência começa a acontecer no processo de sua organização. Daí a
importância de sociedade civil, trabalhadores e gestores da Defesa Civil trabalhar de
forma articulada.
3. Convocação da Conferência Municipal
A convocação da Conferência deverá ser feita preferencialmente pelo Prefeito
Municipal. Nesse sentido, os responsáveis pelo desencadeamento do processo da
Conferência Municipal, devem estar atentos à marcação de agenda com o Prefeito
Municipal. Será seu papel, também, oferecer modelo de decreto de convocação da
Conferência e de nomeação da Comissão Organizadora Municipal.
Ainda que a perspectiva seja a de convocação pelo executivo municipal, nas cidades
em que não seja possível a edição do decreto, será importante buscar uma forma de
definição pública da Convocação (por exemplo, por meio da Câmara Municipal ou
reunião amplamente divulgada de entidades da sociedade civil). Independentemente
da forma inicial de convocação, será buscado o envolvimento do Poder Executivo
Municipal na realização da Conferência.
4. Composição da Comissão de Organização da Conferência Municipal
A composição da Comissão Organizadora Municipal deve ser norteada, ao mesmo
tempo, pela busca de inclusão de um máximo de atores e visões do processo da
conferência e pela busca garantida de que a Conferência possa ser efetivamente
viabilizada. Assim, não se deve impedir uma comissão de funcionar pela falta de
algum representante. Seria desejável que a Comissão Organizadora contasse, além
dos gestores municipais, com representantes da sociedade civil (associações de
moradores, sindicatos, grupos de afetados por desastres etc.) e por trabalhadores
da Defesa Civil. Como a realidade e cada município e região é diferente, esta
composição pode variar, incluindo pessoas que tenham como principal característica
o empenho de fazer a Conferência acontecer.
Conforme o tamanho do município, a organização da Conferência pode ser mais
complexa. Assim, vale a pena ter claras algumas funções que precisam ser
garantidas por pessoas específicas ou pelo conjunto da Comissão Organizadora:
• Logística – traslado de participantes (de bairros distantes ou deslocamentos de
um local para outro) e de convidados, passagens, estacionamento para ônibus;
•Credenciamento e Secretaria – credenciamento, materiais, certificados, kits,
atendimento aos participantes, listas de participantes e de votação;
• Programação – acompanhamento do andamento da programação, readequação
de horários;
• Método – facilitação e relatoria dos grupos de trabalho, preparação dos debates,
sistematização dos Princípios e Diretrizes, elaboração do Relatório Final;
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• Comunicação – assessoria de comunicação, contato com imprensa;
• Financeira – balanço financeiro, pagamentos, prestação de contas, acerto com
fornecedores;
• Recepção – acolhida aos participantes, orientações quanto às regras do local do
evento.
5. Nomeação da Comissão de Organização da Conferência Municipal
A Comissão Organizadora da Conferência deverá ser nomeada por decreto do
Prefeito. Nas cidades em que não seja possível a edição do decreto, será importante
buscar uma forma de definição pública da Comissão (por exemplo, por meio da
Câmara Municipal ou reunião amplamente divulgada de entidades da sociedade
civil). Em qualquer hipótese, a Comissão deverá estar pronta a incorporar novas
colaborações de atores que se aproximem do processo da Conferência, sempre no
intuito de fazer com ela seja o mais inclusiva possível.
6. Definição do Local e Divulgação da Conferência Municipal
Será preciso identificar um local que tenha auditório e alguns espaços para
discussão em grupos. É importante considerar a disponibilidade de equipamentos
para projeção (pode ser data show ou retro-projetor). Sendo um local que exija
pagamento, será preciso negociar isso com o Gabinete do Prefeito.
O meio mais importante de divulgação da Conferência consiste no engajamento dos
atores sociais e da estrutura da Prefeitura para fazer chegar às pessoas o convite
para participação na Conferência. Assim, reuniões com dirigentes de entidades
representativas da sociedade, lideranças comunitárias e religiosas, conselhos de
políticas públicas (saúde, habitação, educação etc.), diretores de unidades
escolares, com profissionais de saúde, com dirigentes da própria estrutura do
município, são mecanismos preciosos para informação à sociedade e convite para
participação na Conferência Municipal.
O Ministério da Integração Nacional oferecerá material básico para divulgação da
Conferência Municipal (cartazes e peças para rádio e televisão). Caberá à Comissão
Organizadora informar o número de cartazes e sua fixação em escolas, postos de
saúde, organismos públicos e locais de grande circulação dos cidadãos. Será
também preciso tratar com as rádios, jornais e televisões locais as formas de
divulgação da Conferência, inclusive sobre possibilidade de emissão na sua
programação das peças de comunicação preparadas.
7. Programação da Conferência Municipal de Defesa Civil
As Conferências Municipais deverão ser organizadas tomando como referência a
duração mínima de oito horas para dar conta das várias atividades. A estrutura
básica consistirá de:
a) Credenciamento dos participantes
Todos os participantes deverão ser credenciados por meio da assinatura de lista de
presença, com informações pessoais (RG, endereço e telefone). O credenciamento
deverá ser iniciado pelo menos duas horas antes da mesa de abertura e finalizado
até o final dos trabalhos em grupo. Cada delegado credenciado será identificado em
uma das três categorias (sociedade, trabalhadores de Defesa Civil e trabalhadores
de órgãos públicos) receberá um cartão de votação ou crachá da cor
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correspondente ao segmento ao que pertença.
b) Mesa de abertura
A mesa de abertura tem a finalidade de formalizar o início dos trabalhos e delimitar
as tarefas a serem realizadas na Conferência. Poderá ser utilizado algum dos
filmetes preparados pela Secretaria Nacional de Defesa Civil para orientar os
trabalhos e onde serão apresentadas as regras de funcionamento da Conferência
Municipal (objetivos, formas de deliberação, resultados esperados etc). As
atividades da Mesa de abertura estão previstas para serem realizadas no prazo de
cerca de uma hora;
c) Avaliação do texto básico da Conferência Nacional
A apresentação dos tópicos fundamentais do texto básico da Conferência será
seguida de debate com os participantes. O texto-base é o documento orientador do
processo. Cumpre um duplo papel de contextualizar o tema e servir de ponto de
partida para o debate. A apresentação e o debate sobre o texto básico estão
previstos para durarem cerca de uma hora;
d) Debates em grupo para preparação de propostas
Os grupos serão divididos de modo a que, em um máximo de grupos haja
representatividade de sociedade civil (cidadãos participantes), trabalhadores da
Defesa Civil e gestores. A indicação de um coordenador do trabalho de grupo será
feita pela Comissão Organizadora Municipal e avaliada por cada grupo de trabalho.
Os grupos trabalharão para formular propostas para a ação e para a política de
Defesa Civil. O roteiro servirá como orientação para que os diversos aspectos sejam
abordados. Outros temas poderão ser apreciados, mesmo que não estejam
inseridos no roteiro apresentado.
Todas as propostas e críticas apresentadas serão inseridas no relatório do grupo.
Em caso de divergência sobre alguma crítica e proposta, serão registrados os votos
de cada uma delas no relatório do grupo. O trabalho dos grupos terá duração
aproximada de três horas;
e) Plenária para apreciação das propostas dos grupos e eleição de
delegados.
Os relatórios dos trabalhos de grupo serão apresentados na Plenária final. A mesa
coordenadora identificará cada proposta, separando aquelas que sejam de âmbito
municipal, de âmbito estadual e de âmbito nacional. A seguir a mesa contará os
votos obtidos por cada uma das propostas na plenária. Todas as propostas serão
arroladas no Relatório Final.
A seguir, será feita a eleição dos delegados à Conferência Estadual. A eleição será
feita em plenária, para que possa ser acompanhada por todos os participantes.
Cada setor participante da Conferência Municipal elegerá seus delegados, dentro da
proporção estabelecida no Regimento da Conferência Nacional (cinqüenta por cento
para sociedade civil, trinta por cento para trabalhadores e vinte por cento para
gestores públicos).
8. Procedimento de deliberação da Conferência Municipal
Todas as deliberações da Conferência Municipal terão validade se tomadas durante
a plenária final. Além das propostas elaboradas nos grupos de trabalho, poderão ser
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apreciadas moções que contemplem avaliações da situação atual, manifestação
sobre assuntos de interesse dos participantes e reivindicações de um ou mais
setores participantes da Conferência.
A votação das propostas ocorrerá sem distinção entre os setores participantes da
Conferência. Para evitar o possível abuso por parte de algum dos setores que
compõem a Conferência (por exemplo, no sentido de aproveitar uma maioria no
momento da votação para impor decisões sobre as quais haja divergência), toda
crítica ou denúncia feita por qualquer dos participantes da Conferência Municipal
sobre o andamento dos trabalhos será registrada no relatório final da Conferência.
9. Eleição de delegados para a Etapa Estadual
O processo de votação se dará entre os segmentos sociedade civil, trabalhadores e
gestores públicos votando entre si. O processo de votação entre os segmentos é
importante para ampliar o diálogo e articulação entre diferentes atores inseridos na
área.
Os municípios de até dez mil habitantes poderão eleger três delegados para a etapa
estadual. A partir de dez mil habitantes até um milhão de habitantes, o município
terá direito a mais um delegado a cada quinze mil habitantes, até o limite de cem
delegados. Municípios com mais de um milhão de habitantes terão direito a mais um
delegado a cada cem mil habitantes, até o limite de cento e cinqüenta delegados.
A definição do número de delegados por setor da Conferência deverá atender à
proporcionalidade prevista no regimento da conferência. Os crachás ou cartões de
votação serão recolhidos no momento de votação para apuração dos votos obtidos
por cada um dos candidatos.
10. Elaboração do relatório da Conferência Municipal
No relatório da Conferência Municipal constarão todas as propostas, moções,
avaliações, críticas e denúncias apresentadas pelos participantes, além de possíveis
ocorrências durante o processo de sua organização e realização. A Comissão
Organizadora Municipal deverá apresentar o roteiro de relatório para consolidar as
diretrizes aprovadas na Etapa Municipal. As propostas de quaisquer etapas são
destinadas e poderão ser sistematizadas diretamente pela Comissão Organizadora
Nacional.
Os participantes da Conferência poderão ser convidados a participar da elaboração
do relatório, tanto para colaborar com a Comissão Organizadora, quanto para
facilitar o registro de algum tipo de debate especialmente enfatizado na Conferência
Municipal. Do relatório deverá constar ainda a lista de credenciados à Conferência
Estadual e a lista de delegados eleitos.
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1) Quem são os participantes da 1ª CNDC ?
Categorias

Delegados
Convidados
Observadores
natos
eleitos
Poderes
Regimento da 1ª CNDC
com direito a voz e voto
com direito a voz e voto
§ 7º do Art.2º
§ 7º do Art.2º
com direito a voz
Sem poderes
Art. 26, Art. 27, Art. 28 e Art. 30
Art.29
1) Nº DE DELEGADOS PARA A ETAPA MUNICIPAL:
NATOS - qualificados no inciso I, § 7º do Art.2º Regimento 1ª CNDC
ELEITOS – regras nos § 1º, §4º do Art.4º e §2º do Art. 25
Cálculo para o nº de delegados:
a) Pop.  10.000 hab = 3 delegados
b) 10.001  Pop.  1.000.000 hab = 3 + (Pop - 10.000)/15.000 delegados
c) Pop. 1.000.001 hab = 100 + P (Pop.-1.000.000/100.000) delegados
2) Nº DE DELEGADOS PARA A ETAPA ESTADUAL:
NATOS - qualificados no inciso II, § 7º do Art.2º Regimento 1ª CNDC
ELEITOS - Anexo I do do Regimento 1ª CNDC
3) Nº DE DELEGADOS PARA A ETAPA NACIONAL:
NATOS - qualificados no inciso III, § 7º do Art.2º Regimento 1ª CNDC
ELEITOS - Anexo I do do Regimento 1ª CNDC
SUPLENTES – alínea c) do Art. 27
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