orientação geral para Convocação, Organização E REALIZAÇÃO
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ORIENTAÇÃO GERAL PARA CONVOCAÇÃO, ORGANIZAÇÃO E REALIZAÇÃO DAS CONFERÊNCIAS MUNICIPAIS DE DEFESA CIVIL E ASSISTÊNCIA HUMANITÁRIA 1. Introdução O presente material é voltado às Comissões Organizadoras Municipais, gestores municipais e demais instituições e pessoas interessadas em organizar, realizar e participar de Conferências Municipais de Defesa Civil. O trabalho de organização da Conferência Municipal é um processo que conjuga elementos de administração e aspectos de caráter político. Dentre os aspectos administrativos encontram-se a produção de materiais necessários para a Conferência, escolha do local de realização das Conferências, cuidados com os aspectos regimentais e divulgação. Dentre os aspectos políticos há temas como as relações entre os atores sociais envolvidos com o tema, a busca de inclusão de um máximo de atores sociais nos debates e deliberações e a relação orgânica com a Comissão Organizadora Estadual. Esta orientação geral indica os passos básicos para as Comissões Organizadoras Municipais atuarem na organização e realização de Conferências Municipais, desde a sua convocação, até o encaminhamento do relatório e lista dos delegados eleitos. Ela apresenta além das orientações, dicas e sugestões de caráter organizativo e metodológico, em consonânocia com o Regimento estabelecido pela Comissão Organizadora Nacional. Dessa forma, não se pretende trazer respostas finais ou inflexíveis, mas sugerir opções e alternativas organizativas que possibilitem integrar e inter-relacionar os produtos gerados nas Etapas Municipais da 1ª CNDC. Portanto, há espaço para inovar, criar e construir outras possibilidades organizativas que forem mais apropriadas para cada Comissão Organizadora Municipal, à luz das suas realidades, potencialidades e desafios, e de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Regimento da 1ª Conferência Nacional de Defesa Civil e Assistência Humanitária CNDC. A CNDC começa a acontecer já nesse momento de organização da etapa municipal. O relacionamento entre os atores sociais envolvidos e a construção de formulações para a política pública de Defesa Civil são aspectos que começam a ser produzidos junto com a divulgação e as providências administrativas. Como forma de caracterizar esse desencadear da Conferência, serão retomadas as seguintes diretrizes1 para construção de cada Conferência Municipal: 1 Aspectos resgatados do documento metodológico de construção da Primeira Conferência Nacional de Segurança Pública 1 1.Viva a diversidade! Se cada município é único e tem suas peculiaridades, cada Comissão Organizadora Municipal é também única e traz consigo suas idéias, formas de organização e de representação e sua própria dinâmica de funcionamento. Certamente cada Etapa Municipal também será única. Não há, portanto, receitas prontas para organizar uma etapa como esta! 2. Viva a criatividade! Se um determinado procedimento ou alguma atividade foi um sucesso numa certa Conferência Municipal ela pode não ter o mesmo sucesso na Conferência que vamos organizar em nosso município. Por isso, observar boas idéias de atividades para a Etapa Municipal é apenas um passo para a definição da sua programação. Devemos evitar ao máximo copiar atividades que já conhecemos. Podemos buscar adaptá-las de acordo com a realidade da Conferência que vamos organizar. Sejamos criativos! 3. Viva o jogo de cintura! Ser flexível é a palavra-chave para quem organiza eventos. Planejar é muito importante, mas não se pode ficar preso a um plano ou projeto pré-definido. Muitas coisas não previstas acontecem e é preciso habilidade e jogo de cintura para resolver os problemas ao longo do evento. 4. Viva o ensaio! Antes de sair em turnê uma banda de música se dedica intensamente a uma maratona de ensaios. É nesta etapa que todos os ajustes são feitos, todos os instrumentos são testados e toda a aparelhagem é checada para reduzir ou evitar erros. Atividades preparatórias, reuniões, oficinas etc. são importantes para que todas as dimensões da Etapa Municipal sejam bem pensadas e bem realizadas. Por isso, atenção ao tempo e a forma de preparação da Conferência. 5. Viva o Coletivo! Organizar uma Conferência Municipal é uma tarefa coletiva, de muitas pessoas atuando em equipe e com suas responsabilidades. É como uma orquestra, que precisa de cada instrumento (e de seu respectivo músico) para proporcionar um som completo e forte. E claro, é importante algum tipo de maestro que ajude a facilitar todas as equipes envolvidas na sua organização. 6. Viva a responsabilidade! A postura de cada pessoa que está à frente da organização da Etapa Municipal é muito importante. É preciso dar o exemplo aos participantes, respeitando os horários e acordos estabelecidos, buscando estar por dentro das informações corretas sobre o evento, e principalmente ter uma postura profissional durante o mesmo. Ser responsável não significa “cara amarrada” ou mau humor, mas sim postura amigável, solidária e anfitriã com todas as pessoas que estão participando e colaborando com a Conferência. 2. Diálogo com a sociedade civil O processo da Conferência Municipal poderá ser desencadeado por cidadãos interessados, setores sociais representados por associações, sindicatos ou outras instituições e, ainda, por administradores municipais. O mais importante é que o responsável pelo desencadear do processo esteja atento à importância de convidar todos os demais setores e atores sociais para conversar e definir em colaboração os procedimentos e providências a serem tomadas. A convocação dirigida a entidades organizadas e por meios dos meios de 2 comunicação, num processo que possa ser acompanhado pela sociedade, é a principal característica desse momento. Será preciso identificar potenciais participantes. Muitos atores sociais não percebem sua relação com a temática da Defesa Civil. É papel da organização da Conferência identificar esses atores e fazer um chamamento à sua participação. A elaboração de uma lista de organizações, pessoas de contato, indicações, e dados de contato (telefone, e-mail, endereço etc.) pode facilitar a visibilidade sobre quem são os atores que podem participar. O projeto de construção da Conferência Nacional de Defesa Civil precisa ser apresentado aos atores sociais procurados para participar. A Conferência começa a acontecer no processo de sua organização. Daí a importância de sociedade civil, trabalhadores e gestores da Defesa Civil trabalhar de forma articulada. 3. Convocação da Conferência Municipal A convocação da Conferência deverá ser feita preferencialmente pelo Prefeito Municipal. Nesse sentido, os responsáveis pelo desencadeamento do processo da Conferência Municipal, devem estar atentos à marcação de agenda com o Prefeito Municipal. Será seu papel, também, oferecer modelo de decreto de convocação da Conferência e de nomeação da Comissão Organizadora Municipal. Ainda que a perspectiva seja a de convocação pelo executivo municipal, nas cidades em que não seja possível a edição do decreto, será importante buscar uma forma de definição pública da Convocação (por exemplo, por meio da Câmara Municipal ou reunião amplamente divulgada de entidades da sociedade civil). Independentemente da forma inicial de convocação, será buscado o envolvimento do Poder Executivo Municipal na realização da Conferência. 4. Composição da Comissão de Organização da Conferência Municipal A composição da Comissão Organizadora Municipal deve ser norteada, ao mesmo tempo, pela busca de inclusão de um máximo de atores e visões do processo da conferência e pela busca garantida de que a Conferência possa ser efetivamente viabilizada. Assim, não se deve impedir uma comissão de funcionar pela falta de algum representante. Seria desejável que a Comissão Organizadora contasse, além dos gestores municipais, com representantes da sociedade civil (associações de moradores, sindicatos, grupos de afetados por desastres etc.) e por trabalhadores da Defesa Civil. Como a realidade e cada município e região é diferente, esta composição pode variar, incluindo pessoas que tenham como principal característica o empenho de fazer a Conferência acontecer. Conforme o tamanho do município, a organização da Conferência pode ser mais complexa. Assim, vale a pena ter claras algumas funções que precisam ser garantidas por pessoas específicas ou pelo conjunto da Comissão Organizadora: • Logística – traslado de participantes (de bairros distantes ou deslocamentos de um local para outro) e de convidados, passagens, estacionamento para ônibus; •Credenciamento e Secretaria – credenciamento, materiais, certificados, kits, atendimento aos participantes, listas de participantes e de votação; • Programação – acompanhamento do andamento da programação, readequação de horários; • Método – facilitação e relatoria dos grupos de trabalho, preparação dos debates, sistematização dos Princípios e Diretrizes, elaboração do Relatório Final; 3 • Comunicação – assessoria de comunicação, contato com imprensa; • Financeira – balanço financeiro, pagamentos, prestação de contas, acerto com fornecedores; • Recepção – acolhida aos participantes, orientações quanto às regras do local do evento. 5. Nomeação da Comissão de Organização da Conferência Municipal A Comissão Organizadora da Conferência deverá ser nomeada por decreto do Prefeito. Nas cidades em que não seja possível a edição do decreto, será importante buscar uma forma de definição pública da Comissão (por exemplo, por meio da Câmara Municipal ou reunião amplamente divulgada de entidades da sociedade civil). Em qualquer hipótese, a Comissão deverá estar pronta a incorporar novas colaborações de atores que se aproximem do processo da Conferência, sempre no intuito de fazer com ela seja o mais inclusiva possível. 6. Definição do Local e Divulgação da Conferência Municipal Será preciso identificar um local que tenha auditório e alguns espaços para discussão em grupos. É importante considerar a disponibilidade de equipamentos para projeção (pode ser data show ou retro-projetor). Sendo um local que exija pagamento, será preciso negociar isso com o Gabinete do Prefeito. O meio mais importante de divulgação da Conferência consiste no engajamento dos atores sociais e da estrutura da Prefeitura para fazer chegar às pessoas o convite para participação na Conferência. Assim, reuniões com dirigentes de entidades representativas da sociedade, lideranças comunitárias e religiosas, conselhos de políticas públicas (saúde, habitação, educação etc.), diretores de unidades escolares, com profissionais de saúde, com dirigentes da própria estrutura do município, são mecanismos preciosos para informação à sociedade e convite para participação na Conferência Municipal. O Ministério da Integração Nacional oferecerá material básico para divulgação da Conferência Municipal (cartazes e peças para rádio e televisão). Caberá à Comissão Organizadora informar o número de cartazes e sua fixação em escolas, postos de saúde, organismos públicos e locais de grande circulação dos cidadãos. Será também preciso tratar com as rádios, jornais e televisões locais as formas de divulgação da Conferência, inclusive sobre possibilidade de emissão na sua programação das peças de comunicação preparadas. 7. Programação da Conferência Municipal de Defesa Civil As Conferências Municipais deverão ser organizadas tomando como referência a duração mínima de oito horas para dar conta das várias atividades. A estrutura básica consistirá de: a) Credenciamento dos participantes Todos os participantes deverão ser credenciados por meio da assinatura de lista de presença, com informações pessoais (RG, endereço e telefone). O credenciamento deverá ser iniciado pelo menos duas horas antes da mesa de abertura e finalizado até o final dos trabalhos em grupo. Cada delegado credenciado será identificado em uma das três categorias (sociedade, trabalhadores de Defesa Civil e trabalhadores de órgãos públicos) receberá um cartão de votação ou crachá da cor 4 correspondente ao segmento ao que pertença. b) Mesa de abertura A mesa de abertura tem a finalidade de formalizar o início dos trabalhos e delimitar as tarefas a serem realizadas na Conferência. Poderá ser utilizado algum dos filmetes preparados pela Secretaria Nacional de Defesa Civil para orientar os trabalhos e onde serão apresentadas as regras de funcionamento da Conferência Municipal (objetivos, formas de deliberação, resultados esperados etc). As atividades da Mesa de abertura estão previstas para serem realizadas no prazo de cerca de uma hora; c) Avaliação do texto básico da Conferência Nacional A apresentação dos tópicos fundamentais do texto básico da Conferência será seguida de debate com os participantes. O texto-base é o documento orientador do processo. Cumpre um duplo papel de contextualizar o tema e servir de ponto de partida para o debate. A apresentação e o debate sobre o texto básico estão previstos para durarem cerca de uma hora; d) Debates em grupo para preparação de propostas Os grupos serão divididos de modo a que, em um máximo de grupos haja representatividade de sociedade civil (cidadãos participantes), trabalhadores da Defesa Civil e gestores. A indicação de um coordenador do trabalho de grupo será feita pela Comissão Organizadora Municipal e avaliada por cada grupo de trabalho. Os grupos trabalharão para formular propostas para a ação e para a política de Defesa Civil. O roteiro servirá como orientação para que os diversos aspectos sejam abordados. Outros temas poderão ser apreciados, mesmo que não estejam inseridos no roteiro apresentado. Todas as propostas e críticas apresentadas serão inseridas no relatório do grupo. Em caso de divergência sobre alguma crítica e proposta, serão registrados os votos de cada uma delas no relatório do grupo. O trabalho dos grupos terá duração aproximada de três horas; e) Plenária para apreciação das propostas dos grupos e eleição de delegados. Os relatórios dos trabalhos de grupo serão apresentados na Plenária final. A mesa coordenadora identificará cada proposta, separando aquelas que sejam de âmbito municipal, de âmbito estadual e de âmbito nacional. A seguir a mesa contará os votos obtidos por cada uma das propostas na plenária. Todas as propostas serão arroladas no Relatório Final. A seguir, será feita a eleição dos delegados à Conferência Estadual. A eleição será feita em plenária, para que possa ser acompanhada por todos os participantes. Cada setor participante da Conferência Municipal elegerá seus delegados, dentro da proporção estabelecida no Regimento da Conferência Nacional (cinqüenta por cento para sociedade civil, trinta por cento para trabalhadores e vinte por cento para gestores públicos). 8. Procedimento de deliberação da Conferência Municipal Todas as deliberações da Conferência Municipal terão validade se tomadas durante a plenária final. Além das propostas elaboradas nos grupos de trabalho, poderão ser 5 apreciadas moções que contemplem avaliações da situação atual, manifestação sobre assuntos de interesse dos participantes e reivindicações de um ou mais setores participantes da Conferência. A votação das propostas ocorrerá sem distinção entre os setores participantes da Conferência. Para evitar o possível abuso por parte de algum dos setores que compõem a Conferência (por exemplo, no sentido de aproveitar uma maioria no momento da votação para impor decisões sobre as quais haja divergência), toda crítica ou denúncia feita por qualquer dos participantes da Conferência Municipal sobre o andamento dos trabalhos será registrada no relatório final da Conferência. 9. Eleição de delegados para a Etapa Estadual O processo de votação se dará entre os segmentos sociedade civil, trabalhadores e gestores públicos votando entre si. O processo de votação entre os segmentos é importante para ampliar o diálogo e articulação entre diferentes atores inseridos na área. Os municípios de até dez mil habitantes poderão eleger três delegados para a etapa estadual. A partir de dez mil habitantes até um milhão de habitantes, o município terá direito a mais um delegado a cada quinze mil habitantes, até o limite de cem delegados. Municípios com mais de um milhão de habitantes terão direito a mais um delegado a cada cem mil habitantes, até o limite de cento e cinqüenta delegados. A definição do número de delegados por setor da Conferência deverá atender à proporcionalidade prevista no regimento da conferência. Os crachás ou cartões de votação serão recolhidos no momento de votação para apuração dos votos obtidos por cada um dos candidatos. 10. Elaboração do relatório da Conferência Municipal No relatório da Conferência Municipal constarão todas as propostas, moções, avaliações, críticas e denúncias apresentadas pelos participantes, além de possíveis ocorrências durante o processo de sua organização e realização. A Comissão Organizadora Municipal deverá apresentar o roteiro de relatório para consolidar as diretrizes aprovadas na Etapa Municipal. As propostas de quaisquer etapas são destinadas e poderão ser sistematizadas diretamente pela Comissão Organizadora Nacional. Os participantes da Conferência poderão ser convidados a participar da elaboração do relatório, tanto para colaborar com a Comissão Organizadora, quanto para facilitar o registro de algum tipo de debate especialmente enfatizado na Conferência Municipal. Do relatório deverá constar ainda a lista de credenciados à Conferência Estadual e a lista de delegados eleitos. 6 1) Quem são os participantes da 1ª CNDC ? Categorias Delegados Convidados Observadores natos eleitos Poderes Regimento da 1ª CNDC com direito a voz e voto com direito a voz e voto § 7º do Art.2º § 7º do Art.2º com direito a voz Sem poderes Art. 26, Art. 27, Art. 28 e Art. 30 Art.29 1) Nº DE DELEGADOS PARA A ETAPA MUNICIPAL: NATOS - qualificados no inciso I, § 7º do Art.2º Regimento 1ª CNDC ELEITOS – regras nos § 1º, §4º do Art.4º e §2º do Art. 25 Cálculo para o nº de delegados: a) Pop. 10.000 hab = 3 delegados b) 10.001 Pop. 1.000.000 hab = 3 + (Pop - 10.000)/15.000 delegados c) Pop. 1.000.001 hab = 100 + P (Pop.-1.000.000/100.000) delegados 2) Nº DE DELEGADOS PARA A ETAPA ESTADUAL: NATOS - qualificados no inciso II, § 7º do Art.2º Regimento 1ª CNDC ELEITOS - Anexo I do do Regimento 1ª CNDC 3) Nº DE DELEGADOS PARA A ETAPA NACIONAL: NATOS - qualificados no inciso III, § 7º do Art.2º Regimento 1ª CNDC ELEITOS - Anexo I do do Regimento 1ª CNDC SUPLENTES – alínea c) do Art. 27 7
