3119-13694-1-SP - CONTECSI

A STUDY OF MANAGERS PERCEPTION ABOUT THE USE OF MANAGERIAL
CONTROL TOOLS PROVIDED BY ADEMPIERE ERP SYSTEM
Franciane de Oliveira Alvarenga (Universidade Federal de Alfenas – Campus Varginha,
Minas Gerais, Brasil) – [email protected]
Jaqueline Watanabe Oliveira (Universidade do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro,
Brasil) – [email protected]
Dércio Santiago da Silva Júnior (Universidade do Estado do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro,
Brasil) – [email protected]
Jorge de Abreu Soares (Universidade do Estado do Rio de Janeiro e Centro Federal de
Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca, Rio de Janeiro, Brasil) – [email protected]
On the way of technological evolution, Enterprise Resource Planning systems (ERP) revealed
to be an important element to organizations that aims at achieving success and a competitive
advantage. Hence, the continuous control is a relevant management function to the success of
any organization, since that accounting technical incorrect opinions can harm the whole
business. However, there is a great lack in the business management integrated softwares
regarding the support on their management control. In this sense, this article aims at analyzing
how free ADempiere free ERP software, location Brazil, supports the management business
control tools identified on the related literature. Thereunto, a survey was conducted using an
exploratory-descriptive qualitative questionnaire, interviewing managers that use this software
as a basis to manage their data, information and processes. As a result, it was noticed that
ADempiere adheres in a satisfactory way to the business management control, despite the
need of customization.
Keywords: ERP, ADempiere, Controle de Gestão, Sistemas Integrados de Gestão.
UM ESTUDO DA PERCEPÇÃO DE GESTORES SOBRE A UTILIZAÇÃO DE
FERRAMENTAS DO CONTROLE GERENCIAL DISPONIBILIZADAS PELO ERP
ADEMPIERE
Com a evolução tecnológica, os Sistemas de Gestão Integrada tornaram-se importantes
elementos para as organizações que buscam alcançar o sucesso e um diferencial competitivo
no cenário econômico. Neste sentido, o controle permanente é uma função gerencial de
relevância primordial para o sucesso de qualquer empreendimento, uma vez que a emissão de
opiniões tecnicamente incorretas sobre fatos contábeis pode acarretar em sérios prejuízos
organizacionais. Porém, nem todos os softwares de sistemas integrados de gestão empresarial
disponibilizam ferramentas que auxiliam no Controle Gerencial das empresas. Neste sentido,
objetiva-se com este trabalho analisar como o ERP livre ADempiere, localização Brasil, adere
do ponto de vista qualitativo e quantitativo às ferramentas de Controle Gerencial identificadas
na literatura relacionada ao tema. Para isso, foi realizada uma pesquisa através de questionário
do tipo exploratório-descritiva, de caráter qualitativo, com gestores de empresas que utilizam
o referido software como apoio à gestão de seus dados, informações e processos, no intuito de
atingir o objetivo proposto. Após as análises realizadas, pôde-se observar que, pela percepção
dos gestores em tela, o ADempiere adere bem ao Controle Gerencial, apesar de demandar
algumas customizações, dependendo das necessidades específicas de cada empresa e seu
porte.
Palavras-chave: ERP, ADempiere, Management Control, Integrated Systems.
Agradecimentos: Conselho Regional de Contabilidade do RJ e CAPES.
1 Introdução
A utilização de softwares de gestão integrada em empresas vem crescendo muito nas
últimas décadas, dada a premente necessidade das organizações de aprimorar o seu Controle
Gerencial. Assim, os gestores necessitam a todo o momento de informações consistentes – e
consequentemente confiáveis – que os auxiliem nas tomadas de decisões, buscando
informações adequadas e seguras que sejam aptas a subsidiar esse processo decisório. Neste
contexto, os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial – SIGE, ou simplesmente Sistemas
Integrados de Gestão – SIG também chamados de Enterprise Resource Planning (ERP)
(Turban, Volonino, 2013; Saccol, 2003), que fornecem informações em tempo real aos
gestores, mas que, para isso, demanda uma boa infraestrutura tecnológica que dê suporte à
disponibilidade desse software.
Entretanto, o custo de instalação, customização, treinamento de equipes e manutenção
de sistemas ERP revela-se significativamente alto, impactante no fluxo de caixa das
organizações. Destarte, a decisão de sua adoção demanda reflexão e clareza de resultados
futuros. Todavia, o resultado, em caso de sucesso, mostra-se extremamente importante, pois
aprimora sobremaneira o processo de tomada de decisões.
Paralelamente observamos que a utilização de softwares livres (OPEN SOURCE
INICIATIVE, 2009), revela-se como uma interessante opção adotada por diversas empresas,
de variados setores e portes. Os softwares livres livram seus usuários do investimento em
licenças de aquisição, e, pela disponibilização de seus códigos-fonte, permitem customização
direta de suas funcionalidades, desvinculando esta tarefa de uma empresa específica. A
comunidade de usuários de aplicativos dessa natureza se dispõe, voluntariamente, a mantê-los
e publicá-los para uso de todos.
Na tentativa de unir a demanda/desejo de utilização de um sistema integrado de gestão
e a tentativa de redução de custos, surge como uma interessante possibilidade a utilização de
ERPs livres (MONSORES, 2009). Todavia, as opções são as mais variadas. Monsores (2009)
apresenta interessante estudo, demonstrando que, do amplo universo de possibilidades, apenas
algumas são de fato merecedoras da confiança das instituições. Uma dessas opções encontrase no ERP livre ADempiere (ADEMPIERE BRASIL, 2013; ADEMPIERE LBR, 2013).
Todavia, surge uma importante questão: um ERP livre oferece minimamente as
ferramentas de controle de gestão que permitam às organizações tomarem decisões
consistentemente? Alvarenga et al (2013) discutem, do ponto de vista qualitativo, como o
ERP ADempiere suporta as principais ferramentas do controle de gestão. Nesse trabalho,
pode-se perceber que, a despeito de sua natureza livre de licença de uso, várias opções de
ferramentas encontram-se disponíveis, o que torna inicialmente animadora a sua utilização.
Na prática, porém, será que as organizações que de fato utilizam o ADempiere têm a
percepção de que o ERP livre ADempiere suporta de fato seu processo decisório nos diversos
níveis (operacional, tático e estratégico)?
Objetivando responder à presente questão, este trabalho busca identificar se as
ferramentas de Controle Gerencial identificadas por Alvarenga et al (2013) como
disponibilizadas no ERP ADempiere são percebidas pelos usuários no uso cotidiano. Através
da aplicação de um questionário a empresas que utilizam o software em tela, busca-se avaliar
qual a percepção real dos seus usuários acerca de sua utilização.
Este trabalho está dividido em cinco seções, iniciando com esta introdução. Na
sequência, a Seção 2 apresenta a fundamentação teórica do estudo, com ênfase na gestão
empresarial com o Enterprise Resource Planning (ERP), passando para as ferramentas do
controle gerencial e por fim, apresentar o software livre ADempiere. Na sequência, a Seção 3
apresenta a metodologia utilizada. A Seção 4 apresenta a análise dos resultados e, na Seção 5,
revelam-se as considerações finais.
2 Referencial Teórico
2.1 A Gestão Empresarial com Enterprise Resource Planning (ERP)
Buscando maior eficiência na execução dos processos organizacionais os gestores
precisam ter, em tempo real, acesso a informações que sejam confiáveis e os auxiliem nas
tomadas de decisões operacionais e táticas. Como resposta a este desafio a tecnologia de
informação (TI) desenvolve o sistema ERP. É importante notar que os objetivos principais de
um ERP são o controle e a decisão de níveis operacional e tático. A utilização dos dados
coletados em estruturas de controle gerencial e suporte à decisão estratégicos aparece como
algo “a mais”, muitas vezes vendido separadamente em softwares comerciais.
O ERP surgiu na década de 70 com a evolução do sistema de planejamento das
requisições de material (Material Requirements Planning - MRP) e do sistema planejamento
dos recursos de manufatura (Manufacturing Resource Planning - MRP II). Sistemas estes
voltados para o controle da produção, sendo de grande importância na era industrial.
Porém, somente na década de 90 é que houve um surgimento expressivo dos sistemas
ERP devido à alta competitividade do mercado, que com o auxílio das novas soluções
coorporativas de informática as auxiliaram na busca por alternativas para reduzir seus custos,
além de diferenciar seus produtos e serviços. Uma vez que surgiram aí módulos de controle
financeiro e contábil, recursos humanos e outros módulos que permitem que todas as
operações e controles da empresa sejam realizados dentro do sistema ERP.
Medeiros e Ferreira (2003) comentam que a maioria das empresas, nos anos 70 e 80,
utilizavam vários sistemas – corporativos, departamentais e setoriais – com limitado nível de
integração entre eles. Com o advento dos microcomputadores e servidores ficou mais fácil
utilizar sistemas. Estes, no entanto, atendiam às necessidades setoriais, sem ter
necessariamente comprometimento com a integridade das informações em nível corporativo.
Colangelo Filho (2001, p.17) define ERP como:
Um software aplicativo que permite às empresas: automatizar e integrar parcela
substancial de seus processos de negócios, abrangendo finanças, controles, logística
(suprimentos, fabricação e vendas) e recursos humanos; compartilhar dados e
uniformizar processos de negócios; produzir e utilizar informações em tempo real.
Para Alvarenga (2008, p.18), no mercado coorporativo, o ERP se tornou uma
tecnologia de importante diferencial, e capaz de apontar por meio de relatórios a melhor
decisão num processo de gestão. Processos já adotados em alguns dos ERP’s dão sugestões e
fazem análises de dados em determinadas situações ajudando aos administradores no processo
da decisão.
Souza e Saccol (2009, p. 21) afirmam que:
Os sistemas ERP trouxeram benefícios no que se refere à integração das operações
internas da empresa, permitindo redução em estoques de matérias-primas, redução
em prazos de atendimento a pedidos, produção e recebimento, além de ganhos de
eficiência pela eliminação de operações realizadas manualmente. Além disso, os
sistemas ERP, ao disponibilizarem informações on line em uma base de dados única,
trouxeram melhoria na qualidade das informações disponíveis, o que pode, em tese,
contribuir para a melhoria nos processos de tomada de decisão nas empresas
usuárias.
Diante disso, percebe-se que o ERP tem como função integrar sistematicamente todas
as informações das áreas da organização, que fluem pela empresa por meio de oferecendo
maior controle de suas informações, permitindo a consulta e visualização de todos os
departamentos e processos realizados, dando confiabilidade, integridade e segurança e com o
intuito de otimizar os processos empresariais a fim de torná-los mais ágeis.
Quanto à integração trazida pelo ERP e estágio de informatização das empresas, Hehn
(1999, p. 66) observa que “organizações orientadas para processos, com forte rede de
relacionamentos, integradas por um ERP, conseguem ser significativamente mais eficientes e
eficazes que organizações departamentais tradicionais.” O motivo de o autor usar a expressão
“significativamente mais eficientes”, sem mencionar números, decorre do fato de o impacto
depender do estágio de integração e informatização em que cada organização se encontra.
Padoveze (2009) corrobora que para atingir os objetivos de aumento de eficiência e
eficácia que um sistema de informação desta natureza pretende é necessário que ele integre,
consolide e aglutine todas as informações que auxiliem na gestão da empresa. Os ERP, então,
unem e integram todos os subsistemas empresariais componentes dos sistemas operacionais e
dos sistemas de apoio à gestão por meio dos recursos da tecnologia da informação, de forma
tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de
fluxo de dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções. Neste
sentido, permitem uma visão horizontal e de processo, em oposição à visão tradicional
verticalizada da hierarquia funcional das empresas.
Vale ressaltar que o ERP não é uma solução totalmente pronta diante das necessidades
das empresas. Eles precisam ser adaptados às organizações onde funcionarão através de
parametrizações e customizações. O ERP pode ser considerado com um framework que
deverá ser trabalho e flexibilizado a fim de se chegar a uma solução final, ou seja, auxiliar os
gestores nas tomadas de decisões.
Norris et al. (2001) complementa com outra visão quanto ao que um ERP se propõe,
dizendo que o sistema ERP é um eixo do grupo empresarial, com a função de suportar as
estratégias de negócios da organização e possibilitar que ela trabalhe em uma cadeia de valor
estendida, utilizando recursos como gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM),
gestão da cadeia de suprimentos (SCM), entre outros, e também atuar no e-business.
Markus e Tanis (2000) dizem que há razões técnicas e estratégicas para adoção de
sistemas integrados de gestão, pois o sistema ERP atende as operações da organização e a
estratégica empresarial. Porém também há razões que as empresas acabam decidindo por não
adotar, adotar parcialmente ou não utilizar mais um sistema integrado de gestão: o sistema
não se adapta ao que empresa é atualmente; o sistema não se adapta ao que empresa pretende
ser futuramente; existem outras opções ao sistema; o custo-benefício do sistema não
compensa o seu uso; cultura da empresa se mostra resistente ao sistema.
Diante disso, é importante que o ERP se adapte funcionalmente aos processos de
negócio da empresa com um mínimo de modificações, permitindo que os custos de
customização e o tempo de implantação sejam reduzidos.
Saccol (2003) adverte que é necessário fazer uma análise incremental e avaliar o
custo-benefício de se adotar um sistema integrado de gestão, e comparar com os atuais
sistemas e infraestrutura que a organização já possui. Os ERPs vêm com o compromisso de
trazer as melhoras para a organização. Davenport (1998), contudo, atenta para o fato de que
esta promessa pode ser apenas um discurso do fornecedor do sistema e a empresa corre o
risco de não ver atendidas suas reais necessidades.
Como as empresas nunca são idênticas, as empresas precisam buscar sistemas
flexíveis e para que aceitem customizações, além de interfaces consistentes que aceitem
módulos complementares a fim de integrar a organização como um todo. Quanto maiores as
diferenças entre as soluções oferecidas pelo sistema e a as necessidades da empresa que irá
utilizar o sistema, maiores serão os ajustes necessários para sua utilização. Estes ajustes
poderão ser feitos de dois modos: (1) adaptando os processos da empresa, através da
reengenharia dos processos da organização, ou (2) pela customização da solução ERP
adotada. Pode-se ainda optar por não fazer customizações no sistema e nem pela reengenharia
dos processos, e assim a empresa passará a conviver com as diferenças entre os sistemas e
seus processos (ZWICKER; SOUZA, 2003). Esta escolha, entretanto, introduzirá tensões no
dia a dia da empresa que, no melhor dos casos, imporão um funcionamento ineficiente. Em
casos mais graves tem-se ineficácia e até um colapso organizacional.
2.2 Ferramentas de Controle Gerencial
A Contabilidade Gerencial constitui-se na parte do sistema contábil que se dedica às
informações para os usuários internos da entidade. A Contabilidade Gerencial tenta, ao
mesmo tempo, ser abrangente e concisa, ajustando-se constantemente para se adaptar às
mudanças tecnológicas, mudanças nas necessidades dos gestores e novas abordagens das
outras áreas funcionais dos negócios (LOUDERBACK et al., 2000).
Louderback et al. (2000), mencionam que, tanto a Contabilidade Gerencial como a
Contabilidade Financeira têm em comum o fato de tratarem eventos econômicos, necessidade
de quantificação de atividades econômicas e as dificuldades de obter tais informações.
Porém, ambas se diferem. Por um lado, a Contabilidade Financeira trata do processo
de elaboração de demonstrativos financeiros para fins externos a organização, como: credores,
acionistas, investidores, governo, sendo regulada por meio de processos padrões estabelecidos
por autoridades, órgãos regulamentadores e fiscais, disciplinada princípios de contabilidade
geralmente aceitos (ANTHONY; GOVINDARAJAN, 2008).
Por outro lado, a Contabilidade Gerencial tem como propósito reportar o desempenho
à alta administração e demais interessados, por intermédio de relatórios contendo informações
que possam ser úteis à tomada de decisão frente às metas pré-estabelecidas. Assim, ao
contrário da contabilidade financeira, a Contabilidade Gerencial não parte de princípios
impostos por órgãos regulamentadores, não havendo regulamentação (CHENHALL;
MORRIS, 1986).
O controle gerencial é definido por Anthony e Govindarajan (2008, p.06) como sendo
“o processo pelo qual os gerentes asseguram que os recursos necessários à organização são
obtidos e utilizados eficiente e eficazmente no cumprimento dos objetivos da mesma
organização”.
Simons (2000, p.32) corrobora dizendo que o controle gerencial é definido como as
“rotinas e procedimentos formais, baseadas em informação, utilizadas pela gerência para
manter ou alterar padrões de atividade organizacional”.
Assim, Anthony e Govindarajan (2008, p. 27-46) menciona que os sistemas de
controle gerencial são “procedimentos preestabelecidos para executar um ou vários tipos de
atividades de planejamento e controle que ocorrem numa organização”. Para Horngren,
Sudem e Stratton (2004, p. 300) o sistema de controle gerencial é uma “integração lógica das
técnicas para reunir e usar as informações a fim de tomar decisões de planejamento e controle,
motivar o comportamento de empregados e avaliar o desempenho”.
A Contabilidade Gerencial possui ferramentas que compõem a estrutura do Sistema de
Controle Gerencial (SCG), sendo que a estrutura do SCG é determinada pelas ferramentas
gerenciais utilizadas e por fatores organizacionais presentes na empresa.
Um sistema é uma maneira estabelecida de desempenhar uma atividade ou um
conjunto de atividades. O Sistema de Controle Gerencial é o sistema usado pela administração
para controlar as atividades da organização (ANTHONY; GOVINDARAJAN, 2008).
Estudos anteriores encontraram relação entre o SCG e algumas variáveis
organizacionais e evidenciaram que as ferramentas de Contabilidade Gerencial utilizadas
pelas empresas impactam a estrutura e conteúdo informacional oferecido aos gestores
(CHENHALL, 2003; FERREIRA; OTLEY, 2007, apud Frezzati e Aguiar, 2007).
Frezzati e Aguiar (2007) tratam as ferramentas de Contabilidade Gerencial que foram
segregadas por Chenhall e Langfield – Shimith (1998), Sulaiman et al (2004), Ferreira e Otley
(2007) e Soutes e Guerreiro (2007) como ferramentas tradicionais e modernas de
Contabilidade Gerencial, conforme demonstrado no Quadro 1.
Quadro 1 – Ferramentas tradicionais e modernas da contabilidade gerencial
Autores
Chenhall e
LangfieldSmith
(1998)
Ferramentas Tradicionais
Sistemas orçamentários para planejamento e
controle, medidas de desempenho, relatórios
de resultados por departamento e análise de
custo/volume/lucro
Ferramentas Modernas
Benchmarking, ABC, medidas de desempenho
balanceadas, baseadas em equipe e empregados e
planejamento estratégico
Sulaiman et
al. (2004)
Custeio-padrão,
análise
de
custo/volume/lucro, retorno sobre os
investimentos e orçamentos
Planejamento estratégico, orçamento, análise
de variações orçamentárias, técnicas
tradicionais de custeio, análise de
lucratividade por produto, lucro residual,
retorno sobre o investimento, análise de
custo/volume/lucro e técnicas de pesquisa
operacional
Custeio por absorção, custeio variável,
custeio padrão, preço de transferência,
retorno sobre investimentos, orçamento e
descentralização
Gestão da qualidade total, ABC, custeio meta e
balanced scorecard
Ferreira e
Otley (2007)
Soutes e
Guerreiro
(2007)
Balanced scorecard, orçamento baseado em
atividades, custeio alvo, análise de lucratividade
por cliente, EVA, análise do ciclo de vida do
produto e benchmarking
ABC, custeio meta, benchmarking, custeio kaizen,
just – in – time, teoria das restrições,
planejamento estratégico, EVA, balanced
scorecard e gestão baseada em valor.
Fonte: Adaptado de Frezatti e Aguiar (2007)
Pode-se observar através do quadro1 que as organizações podem ter SCG mais
robustos com diversas ferramentas gerenciais ou SCG com poucas ferramentas, isto é,
existem diferentes combinações dos componentes do SCG que variam de acordo com as
necessidades organizacionais e auxiliam os gestores no alcance das metas e objetivos traçados
(FREZATTI; AGUIAR, 2007)
Assim, em busca de melhor desempenho organizacional, a utilização das ferramentas
de Contabilidade Gerencial, devem ser observadas conforme as necessidades das empresas.
Neste sentido, buscando auxiliar na melhor eficiência e eficácia dessas ferramentas, adjunta
com a evolução tecnológica, os ERPs vem possibilitando, além da funcionalidade, o acesso
mais rápido e claro das informações, favorecendo a gestão por meio dos recursos da
tecnologia da informação.
Existem vários ERPs, desde softwares livres como proprietários, e um deles é o
ADempire, o qual é objeto de estudo deste trabalho e será visto a seguir.
2.3 ADempiere
O ADempiere é um ERP livre de Gestão Empresarial, ou seja, permite integrar
informações de diversos departamentos de uma mesma empresa, podendo ser implantado em
empresas de todos os tamanhos.
Alvarenga (2008, p.26), diz que em síntese, o ADempiere é uma solução open-source,
sua arquitetura permite que o sistema atenda de forma precisa as necessidades da organização,
caso haja alguma modificação a ser realizada, é possível fazer mudanças no código. Algumas
iniciativas para apoiar o uso de sistemas ERP nas pequenas empresas do Brasil vem sendo
estudadas dentre as várias ferramentas projetas, destaca-se o ADempiere, cujo objetivo
principal é auxiliar no gerenciamento empresarial.
Como ferramenta de ERP tem uma aderência completa para a gestão de negócios
corporativos em qualquer tipo de empresa e segmento, pois ele traz os diversos módulos,
como: Gestão Corporativa, Contábil e de Ativos, Contas a Pagar e Contas a Receber, Gestão
de Clientes e Marketing, Planejamento da Capacidade de Produção, Gestão de Produção e
Operação de Manufatura, Gestão de Fornecedores, Parceiros e Terceiros, Vendas diretas e
pela Internet, Planejamento da Distribuição e Logística, Cadeia de Suprimentos com módulo
de Cotações On-Line, Departamento de Pessoal e Folha de Pagamentos, Ponto de Venda com
POS e Avaliação de Desempenho e Visões em Cubo.
O Módulo de Análise de Desempenho permite avaliar a eficiência das operações
realizadas desde a Cadeia de Suprimentos (SCM) até a integração com o B2B, B2C e MRP. O
Manufacture Resource Planning (MRP-II) usa o modelo de Bill of Materials (BOM) que
permite criar as “receitas” de como as matérias primas são transformadas em “produtos” para
serem vendidos e dessa forma pode-se perceber quais os recursos (custos) estão envolvidos na
produção.
O ADempiere possui diversos recursos, como a Administração Financeira, que auxilia
a contas a pagar e a receber, a contabilidade geral e centro de custos, a gestão do imobilizado
e também ao fluxo de caixa, o CRM – Gestão de Clientes e Fornecedores com as ferramentas
de gestão das oportunidades de vendas, das cotações de pedidos, contrato de serviços e canais
de vendas, na Logística oferece suporte a gestão de compras e vendas, assim como a gestão
dos estoques, os Relatórios de Análise de Performance permitem o acesso aos relatórios prédefinidos por área, assim como a criação dos mesmos pelo usuário, os Recursos Humanos
demonstra o cadastro dos funcionários e seus salários e também há as Configurações que dão
suporte para moedas, idiomas, empresas, planos de contas, orçamentos e níveis de
autorização.
A maior parte das configurações do sistema são definidas no dicionário de aplicação, o
que garante a grande flexibilidade da aplicação. Dentro do dicionário de aplicação se pode
gerenciar as tabelas do banco de dados, gerenciar as janelas, abas e campos do sistema,
criação de relatórios, criação de processos (automáticos ou não), manutenção das traduções,
criação de elementos de sistema, manutenção de boa parte das mensagens, manutenção das
sequências de documentos além da criação de fluxos de trabalho.
Apesar de flexível, a estrutura do ADempiere está predisposta à customização
facilitada nos seguintes segmentos: imobiliário e de incorporação, prestação de serviços,
comércio de atacado/varejo, indústria de transformação e farmacêutica e gestão agrícola e
animal.
O sistema já vem com duas empresas (clients) predefinidas: System, que é aquele que
se utiliza para adicionar sua própria empresa e configurar o sistema. GardenWorld, que é um
exemplo de uma empresa que se pode usar para testes e experiências, esta já vem com alguns
dados inseridos. É importante notar que os módulos contábil e fiscal, mesmo com toda a
complexidade tributária brasileira, estadual e federal, foram adequados as particularidades da
legislação brasileira. As tabelas NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e CFOP
(Códigos Fiscais de Operações e Prestações) encontram-se disponíveis para efetuar os
lançamentos contábeis e de balanços fiscais incluindo os cálculos de ICMS dos estados.
Desde a versão 3.5, está disponível a emissão de Nota Fiscal Eletrônica, emissão de Cupom
Fiscal Eletrônico, Integração Bancária CNAB para processamento de boletos e extratos.
Os maiores benefícios que se pode perceber através do uso do software é que o mesmo
é um modelo comercial diferenciado, possui informações do negócio consolidadas em tempo
real, de fácil navegação no sistema, a ferramenta de CRM proporciona melhoria e eficiência
no relacionamento com os parceiros de negócios, fornecedores e clientes, suas ferramentas de
análises tem alto nível de flexibilidade e retorno do investimento em curto prazo.
A instalação não é tarefa simples e exige, como em todos os softwares desta natureza,
o trabalho de um especialista. Para o correto funcionamento do software, na versão LBR
(adaptada ao Brasil), é necessária a utilização do sistema Windows configurado com
parâmetros brasileiros. Também recomenda-se instalar o pacote Java Development Kit (JDK)
versão 6.25, o sistema gerenciador de banco de dados PostgreSQL versão 8.4, e o pacote
ADempiere versão 3.6.0. O ERP ADempiere é um software do tipo Java, que pode ser
utilizado através do navegador da internet ou através do Desktop, na qual após toda a
instalação, o usuário faz a opção para sua melhor necessidade.
Além da complexidade de instalação, é necessário possuir uma boa experiência, ou
assistência, para que o programa funcione corretamente, evitando a lentidão no processo de
carregamento dos módulos, que dificultaria uma rápida resposta no processo de tomada de
decisão. Há também poucos consultores. Por ser um software livre, não há uma empresa
interessada em formar a base de usuários e nem uma ativa força de vendas. Como a base
instalada é pequena, poucas pessoas se dispõe a enfrentar o processo de capacitação,
dificultando encontrar no mercado quem possam ajudar ao longo do processo, desde a
implantação até a utilização, passando pelo delicado processo de customização. Durante a
pesquisa encontrou-se apenas um consultor em São Paulo, o que dificultou o deslocamento,
os custos seriam altos e na possibilidade de serviços on-line, gerou-se dúvidas quanto a ter um
material que daria o real suporte necessário.
O ERP ADempiere, fonte de pouquíssimas informações bibliográficas e virtuais,
ajudam a ampliar o conhecimento com o processo de instalação de softwares livres.
Atualmente possui grande número de downloads, cresce a necessidade de documentar todo o
processo de instalação do software e explorar algumas características oferecidas pelo
ADempiere para o desenvolvimento de novos projetos, fonte inesgotável de assunto em
determinado tópicos. (ALVARENGA, 2008, p. 55)
3 Metodologia
Este estudo caracteriza-se como uma pesquisa do tipo exploratório-descritiva.
Segundo Duarte (2013), com a pesquisa exploratória tem-se uma maior afinidade entre o
pesquisador e o tema pesquisado, uma vez que este ainda é pouco estudado e pouco
explorado. Neste sentido, esta classificação possui o intuito de descobrir qual a principal
contribuição do software ADempiere no controle gerencial nas empresas pesquisadas,
comparado com as ferramentas citadas por Alvarenga et al (2013).
Já a pesquisa descritiva tem como principal objetivo delinear as características do
objeto de estudo, relacionando-as com as variáveis analisadas (Duarte, 2013). Neste intuito a
pesquisa dedica-se ao registro, análise e interpretação de fenômenos atuais nas empresas,
relacionando ao objetivo proposto no presente.
Quanto à natureza da pesquisa, ela enquadra-se como pesquisa qualitativa. A
classificação da pesquisa como qualitativa deve-se ao fato de os dados coletados serem
predominantemente descritivos e baseados na percepção e anotações do funcionamento do
software livre ADempiere aplicado ao Controle Gerencial.
A respeito da escolha do objeto de estudo, a pesquisa caracteriza-se como estudo de
casos múltiplos. Segundo Yin (2001, p. 69), esse tipo de estudo tem provas mais
convincentes, sendo visto como mais robusto. A lógica de utilização do método de estudo de
multicasos diz respeito à replicação e não amostragem, ou seja, não permite generalização dos
resultados para a toda a população, mas sim a possibilidade de previsão de resultados
similares (“replicação literal”) ou a de produzir resultados contrários por razões previsíveis
(“replicação teórica”), de modo semelhante ao método de experimentos.
A classificação da pesquisa como estudo de casos múltiplos refere-se ao fato do
objetivo da pesquisa buscar verificar se a utilização do software ADempiere aplicado ao
Controle Gerencial nas empresas pesquisadas.
Quanto à técnica de coleta de dados, foi utilizado um questionário, dividido em cinco
principais grupos, para identificação das principais características das empresas estudadas à
utilização das ferramentas de Controle Gerencial disponibilizadas pelo software ADempiere e
aplicação das informações fornecidas pelo mesmo auxiliando na gestão.
A motivação para esta pesquisa foi iniciada no estudo de Alvarenga et al (2013), na
qual foram identificadas quais as ferramentas de controle gerencial que o ERP livre
ADempiere disponibiliza aos usuários, comparando com o que a literatura propõe em relação
às ferramentas de controle gerencial, e assim pôde-se verificar que o software os atende
parcialmente, necessitando customizações para atendê-las em sua plenitude. Por isso, a
continuidade desta pesquisa foi uma escolha dos autores para que pudessem captar o que os
usuários do programa pensam a respeito do mesmo.
4 Análise e Discussão dos Resultados da Pesquisa
O presente estudo busca ilustrar na prática a pesquisa realizada por Alvarenga et al
(2013) quando estes identificaram as ferramentas de controle gerencial disponibilizadas pelo
ERP livre ADempiere, conforme abordadas no Quadro 2. Através de um questionário enviado
por e-mail a empresas brasileiras que utilizam o ERP livre ADempiere LBR (ADEMPIERE
BRASIL, 2013; ADEMPIERE LBR, 2013), conforme descrito no Apêndice I, procurou-se
entender qual a percepção global dos gestores frente ao uso desse software no processo de
controle de gestão.
Quadro 2: Resumo da análise sobre ferramentas aplicáveis ao ADempiere
Ferramenta de Controle Gerencial
segundo literatura
Sistema orçamentário
Análise de Desempenho
Análise custo/volume/lucro
Retorno sobre os investimentos
Planejamento Estratégico
Balanced Scorecard
Benchmarking
Economic Value Added (EVA)
ABC
Sistema de custeio real
Custo Padrão
Custeio Kaizen
Custeio variável
Custo Alvo
Análise de Lucratividade
Lucro residual
Pesquisa operacional
Gestão de qualidade
Just-in-time
Teoria das restrições
Gestão baseada em valor
Dá suporte
Necessita
customização
Subsidia e/ou não
se aplica
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Fonte: Alvarenga et al (2013)
Conforme se observa no quadro 2, algumas ferramentas de Controle Gerencial são
realizadas pelo software ADempiere, há aquelas que o programa dá suporte, outras que
necessitam de customização para um melhor desempenho e ainda há aquelas que não são
realizadas, são mais para a gestão, ou seja, o software subsidia e/ou não se aplica as
ferramentas, portanto, as informações podem auxiliar/subsidiar esses controles.
4.1 Caracterização dos respondentes
Uma das grandes dificuldades na aplicação de uma pesquisa de natureza quantitativa
como essa é o espaço amostral disponível. Por se tratar de um software de uso não trivial –
um sistema integrado de gestão ERP, de código aberto, e com diversas distribuições, é
reduzido o número de empresas dispostas a confiar a ele todos os seus processos e dados. É
importante lembrar que, pela sua natureza de código aberto, o ADempiere permite que
qualquer pequena empresa ou grupo de especialistas crie uma “versão própria”, onde podem
ficar prejudicadas as características de confiabilidade e segurança presentes no software
original.
Para dar suporte aos processos de tomada de decisão pode ser uma solução muito
eficaz, pois a demanda de profissionais qualificados para dar auxílio ao processo de análise,
seleção, implantação e manutenção destes sistemas ainda e pequena e todo o processo de
instalação do software ADempiere ainda é muito desconhecido e de difícil acesso na Internet
ou qualquer outro tipo de livro. Representando pelos poucos profissionais que trabalham com
o software, o mesmo é considerado ferramenta e conhecimento de grande valor,
transformando assim, seus cargos competitivos no mercado. (ALVARENGA, 2008, p. 58)
Assim, após exaustiva pesquisa, encontrou-se um universo de cinco empresas (cujos
nomes foram omitidos por questões relativas a sigilo). Quatro destas responderam o
questionário. Apesar de o percentual de respostas frente ao universo apontar a pesquisa como
muito bem sucedida, 80% do total a respondeu, em números absolutos, esse quantitativo ainda
é muito pequeno. Porém, acredita-se que ainda assim que a publicação desse resultado revelase como interessante contribuição científica à comunidade. Colateralmente obtém-se a
indicação de que o usuário de ADempiere é provavelmente engajado e suas respostas devem
estar mais firmente ligadas com os fatos.
Do grupo de respondentes, constatou-se que todos utilizaram algum outro ERP
anteriormente ao ADempiere. Notou-se que das empresas pesquisadas apenas as de pequeno
porte usam o ADempiere como software principal.
Com relação ao número de empregados, observa-se o seguinte cenário: duas possuem
de 11 a 49 funcionários, enquanto as outras duas possuem mais de 100 colaboradores. Já com
relação ao ramo de atuação das mesmas, estas variam entre indústrias, importação e
exportação, e serviços, confirmando assim o uso do ERP em empresas de diversos ramos de
atividades.
Quando questionadas sobre o motivo da escolha do ADempiere como ERP, houve
divergências nas respostas. Para alguns a força desta escolha vem do fator financeiro, onde há
diminuição dos custos, como custos menores de manutenção e o baixo custo de aquisição,
concentrado na tarefa dos especialistas, evitando a necessidade de licenças por critérios como
o número de usuários etc. Outros já justificam a escolha através do fator de flexibilidade,
observando que há atualizações mais frequentes do software e que é possível evitar as
limitações de uso de programas proprietários. Além destes foram motivos também apontados
a facilidade de implementação, a competitividade, a continuidade e também a busca de
legalidade com relação às licenças de softwares.
4.2 Análise de aderência dos estudos qualitativo e quantitativo
Uma das preocupações centrais na construção do questionário foi a de avaliar, para o
espaço amostral à disposição, qual era a percepção de aderência do estudo qualitativo
realizado por Alvarenga et al (2013) frente ao dia-a-dia dos gestores de empresas que utilizam
o ERP livre ADempiere como ferramenta de controle de gestão. Assim sendo, a enquete foi, a
partir desse ponto, subdividida em um conjunto de três seções, cada qual representando uma
das categorias existentes no Quadro 2: “Dá suporte”, “Necessita customização”, e “Subsidia
e/ou não se aplica”. Essa última opção foi desmembrada nas respostas do item apropriado
como “Auxilia” e “Não auxilia”.
Após consolidar os resultados da pesquisa, obteve-se o cenário a seguir, descrito nos
Quadros 3, 4 e 5. Cada quadro apresenta, em seguida, uma análise que discute a aderência
entre a oferta da ferramenta de controle gerencial pelo ADempiere e sua efetiva percepção
pelos gestores de empresas que o utilizam.
Quadro 3: Consolidação da impressão dos gestores frente ao suporte de ferramentas do
controle gerencial oferecidas pelo ERP ADempiere
Sistema Orçamentário
Análise de Desempenho
Custeio ABC
Sistema de Custeio Real
Custo Padrão
Gestão de Qualidade
Concordou
75,0%
100,0%
25,0%
75,0%
75,0%
50,0%
Das respostas coletadas, observa-se que as ferramentas Sistema Orçamentário,
Análise de Desempenho, Sistema de Custeio Real e Custo Padrão foram as que tiveram sua
disponibilidade no ADempiere reconhecida pela maioria dos respondentes. O sistema
orçamentário permite que a empresa planeje seus custos, despesas, receitas, a fim de estimar
sua lucratividade, podendo antecipar ações preventivas. Assim, dado o resultado apontado,
percebe-se que os gestores, em sua maioria, têm essa percepção. Apenas 25% discordam que
o ADempiere oferece essa possibilidade. A conclusão que se chega é que, para o universo de
discordantes, ou os mesmos não estão satisfeitos com o software, ou eles não realizam o
planejamento orçamentário.
No caso da análise de desempenho, deseja-se com ela perceber se a empresa está ou
não evoluindo em seus propósitos. Para esse quesito, todos os respondentes encontraram no
ADempiere uma morada segura. Essa percepção pode se dar ou por análises isoladas, como a
de lucratividade, ou por indicadores. Não está claro qual das duas abordagens é a utilizada;
todavia, pelas respostas, há uma tendência de que os mesmos encontram-se satisfeitos.
O sistema de custeio real permite o planejamento dos custos do processo produtivo,
bem como do lucro e da sua formação de preço, buscando eficiência contínua na confecção
dos seus produtos, através da visualização da realidade da empresa. Já o custo padrão
identifica o qual o ideal a ser perseguido de custos das empresas que atuam no mesmo setor, e
procura adequar-se a esse parâmetro aferido. Nota-se então que o ADempiere oferece o
suporte à utilização dessas duas ferramentas de controle de gestão. Observa-se que a
percepção desse tipo de suporte é de grande importância ao gestor, em especial para permitir
análises de comparação do lucro real com o planejado.
Quadro 4: Consolidação da impressão dos gestores frente à necessidade de
customização de ferramentas do controle gerencial oferecidas no ERP ADempiere
Análise custo/volume/lucro
Retorno sobre os investimentos
Custo Kaizen
Custeio Variável
Custo Alvo
Análise de Lucratividade
Lucro Residual
Customizou
100,0%
75,0%
25,0%
50,0%
50,0%
50,0%
50,0%
Nessa situação, observa-se que o retorno sobre os investimentos e a análise
custo/volume/lucro foram os itens onde a maioria dos respondentes indicaram necessidade de
customização. A primeira, a análise custo/volume/lucro, permite que a organização encontre
seu ponto de equilíbrio – quando os gastos totais da empresa igualam-se às receitas totais.
Destarte, o software facilita o trabalho do gestor no sentido de indicar a partir de que
momento a empresa experimenta lucro em suas operações, através do nível de atividades.
Ferramenta similarmente importante é o retorno sobre os investimentos, que revelam quando
o dinheiro investido na própria empresa – como por exemplo, a aquisição de maquinário –
gerou retorno para a organização. A maioria dos gestores questionados identificou no
ADempiere a segunda ferramenta, e todos apontaram suporte do sistema integrado na
primeira.
Como observação interessante, nota-se que 25% dos respondentes indicaram
necessidade de customização da ferramenta custo kaizen. Esse resultado deixa em aberto uma
questão importante: somente quem respondeu de fato utiliza tal categoria de uso, ou todos o
utilizam, mas somente 1/4 dos gestores demandou os ajustes personalizados? Por ser uma
ferramenta de custeio que busca agilidade no processo produtivo, economizando em tarefas e
processos, mas que depende da opção da empresa em adotar um processo rápido de produção,
abre-se um flanco conceitual sobre sua efetiva utilização.
Quadro 5: Consolidação da impressão dos gestores sobre o subsídio ou a não aplicação
de ferramentas do controle gerencial oferecidas no ERP ADempiere
Planejamento Estratégico
Balanced Scorecard
Benchmarking
Economic Value Added (EVA)
Pesquisa Operacional
Just-in-time
Teoria das Restrições
Gestão baseada em valor
Auxilia
75,0%
50,0%
50,0%
50,0%
75,0%
50,0%
25,0%
25,0%
Não é esperado que um sistema integrado de gestão suporte diretamente as
ferramentas apresentadas no Quadro 4. Assim, a avaliação nesse ponto se restringe ao
entendimento se o ADempiere oferece subsídios, em termos de dados e informações, às
tarefas listadas. Destas, os entrevistados revelaram-se mais confortáveis apenas com o
planejamento estratégico e com a pesquisa operacional. Considerando-se que este software é
um sistema livre de código aberto, conclui-se que ele extrapola a fronteira dos commodities
em ferramentas de controle de gestão, mostrando-se como interessante opção a gestores de
organizações que intentam utilizá-lo.
5 Considerações Finais
Com a evolução da tecnologia, as empresas têm a necessidade de estruturar-se para
que os computadores e seus sistemas favoreçam respostas rápidas e necessárias aos tomadores
de decisões. Porém, com a alta competitividade do mercado, as empresas buscam softwares
que propiciem, além de redução de gastos, informações que subsidiem o controle gerencial.
Neste sentido, a utilização de softwares de apoio a gestão vem expandindo tanto em
grandes empresas como também nas médias e pequenas. Assim, este tipo de softwares vêm se
posicionando no mercado, aumentando seu nível de maturidade e seu potencial de negócios.
Com o objetivo de identificar se as ferramentas de Controle Gerencial identificadas
por Alvarenga et al (2013) como disponibilizadas no ERP ADempiere são percebidas pelos
usuários no uso cotidiano, utilizadas pelas quatro empresas estudadas. Pôde-se verificar que o
software de uma forma geral atende bem às demandas básicas de controle gerencial,
necessitando todavia de customizações para atender a todas as ferramentas de controle de
gestão, para que possa dar pleno suporte às organizações.
Foi possível observar, durante o trabalho, que a demanda por essas funcionalidades
variam muito em função do porte da empresa, necessitando, cada uma delas, além de um
conjunto básico, de funcionalidades específicas.
Vale ressaltar que o ADempiere pode se apresentar como uma interessante solução,
visto que possui muitas funcionalidades requisitadas pelos principais departamentos de uma
empresa, independentemente de seu porte. Ademais, trata-se de um software livre, com baixo
custo de implantação.
Ao final deste trabalho pode-se observar que o software em análise possui ferramentas
de Controle Gerencial, tanto tradicionais como modernas, possibilitando informações que
auxiliem seus gestores nas tomadas de decisões.
Em termos gerais, espera-se que este trabalho possa ser útil para as empresas que
buscam soluções com ERPs livres que agreguem a gestão, viabilizando acesso a uma solução
competente que apresenta custo palatável, possibilitando melhorias através de suas
customizações, apoiando o dia a dia operacional e apoiando o processo decisório nos níveis
tático e estratégico.
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Apêndice I
Pesquisa de Averiguação da Impressão da Utilização do ERP livre ADempiere no Controle
Gerencial
1. A empresa já utilizava outro ERP anteriormente?
 Benner
 ERPs
 Compiere
 Freedom
 DataSul
 GNU Enterprise



Microsiga
Open Bravo
Outro
2. Qual o tamanho da empresa onde foi implantado o ADempiere?
 até 10 funcionários
 de 50 a 99 funcionários
 de 11 a 49 funcionários
 acima de 100 funcionários
3. Qual o ramo de atuação da empresa?
 Administração Pública
 Agricultura
 Comércio Atacadista
 Comércio Varejista
 Construção Civil
 Indústria





Serviços
Serviços Médicos ou Odontológicos
Instituições Financeiras
Transporte e Comunicação
Outros
4. Qual o motivo de adoção do ADempiere?
 Buscar competitividade
 Buscar legalidade com relação às licenças de software
 Diferenciação
 Continuidade
 Financeiro (baixo custo de aquisição)
 Financeiro (diminuição de custos com manutenção)
 Facilidade de implementação
 Flexibilidade (evitar limitações de softwares proprietários)
 Flexibilidade (atualizações potencialmente mais frequentes)
 Maior qualidade de serviços prestados aos clientes
 Menor necessidade de hardware
 Segurança
 Seguir tendências
 Não era utilizado ERP Open Source
 Outro
5. Classifique as perguntas abaixo (Discordo totalmente / Discordo parcialmente / Nem concordo,
nem discordo / Concordo parcialmente / Concordo plenamente)
 O grau e quantidade de customizações necessárias para adequar o ADempiere aos processos
da empresa
 Houve diminuição no uso de interfaces manuais
 Houve melhora no fluxo e na qualidade das informações intraorganizacionais
 Houve melhora no processo de tomada de decisão gerencial
 Houve eliminação na redundância de atividades
 Houve melhora no compartilhamento das informações intraorganizacionais
 Estou satisfeito, de maneira geral, com o ADempiere
Classifique as opções abaixo, quanto as ferramentas de Controle Gerencial
6. O software ADempiere oferece suporte para os seguintes (Concordo / Discordo)
 Sistema Orçamentário
 Sistema de Custeio Real
 Análise de Desempenho
 Custo Padrão
 Custeio ABC
 Gestão de Qualidade
7. O software ADempiere necessita de customizações (Não fez customização / Fez customização)
 Análise custo/volume/lucro
 Custo Alvo
 Retorno sobre os investimentos
 Análise de Lucratividade
 Custo Kaizen
 Lucro Residual
 Custeio Variável
8. O software ADempiere auxilia (Auxilia / Não auxilia):
 Planejamento Estratégico

 Balanced Scorecard

 Benchmarking

 Economic Value Added (EVA)
Pesquisa Operacional
Just-in-time
Teoria das Restrições