COPA 2014

COPA 2014
EIXOS TEMÁTICOS
Diante do volume de ações previstas para se receber um evento dessa
magnitude, organizamo-las em 6 eixos temáticos:
PORTO ALEGRE E SUA INFRAESTRUTURA E SISTEMA VIÁRIO
PORTO ALEGRE E SUA CIRCULAÇÃO E TRANSPORTE
PORTO ALEGRE E SUA CULTURA E DIVULGAÇÃO
PORTO ALEGRE E SUA PAISAGEM URBANA E MEIO AMBIENTE
PORTO ALEGRE E SEU ESPORTE E TURISMO
PORTO ALEGRE E SUA SEGURANÇA E SAÚDE
Planejamento de
Resultados e
Ações
Gestão do
Portfolio de
Projetos e
Programas
Gestão Isolada
dos Projetos e
Programas
P.E. com BSC e
Future Search
Modelo Gestão
Dinâmica de Portfolio
de Projetos
Elaboração de PMOs
isolados e Gestão de
Projetos
ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E TRANSPARÊNCIA
BSC , Gestão de Mudança e Comunicação Estratégica
Por que os projetos fracassam?
Principais causas
• Os objetivos não foram bem estabelecidos ou não foram compreendidos pela equipe
do projeto;
• O projeto possui muitas atividades e pouco tempo para realizá-las;
• O orçamento previsto não foi suficiente para cobrir as despesas do projeto;
• Não foram considerados eventuais imprevistos que impactaram no projeto;
• Não foi destinado tempo suficiente para a etapa de planejamento do projeto.
Como obter sucesso nos projetos?
Boas práticas
• Definir de forma clara os objetivos do projeto;
• Desenvolver um senso de comprometimento em toda a equipe do projeto;
• Desenvolver estimativas de prazo e custo realistas;
• Prever situações de risco e definir ações preventivas;
• Manter o andamento do projeto sob controle.
Definição de Gerenciamento de Projetos
Gerenciar Projetos é planejar ou desenhar a forma para
atingir determinados objetivos, definidos por metas, bem
como acompanhar todos os passos sempre verificando se
há desvios tanto do objetivo principal como do todo
determinado em tal planejamento.
Gerenciar Projetos é...
Primeiramente
precisamos
deixar
claro
que
o
Gerenciamento de Projetos inclui não apenas o “controle”
de um projeto já elaborado mas sim o “planejamento, a
elaboração, a execução e o controle”.
É necessário compreender que o gerenciamento começa
bem antes da criação de um projeto.
“Não se gerencia apenas um Projeto previamente
elaborado e sim um Projeto totalmente planejado
descrevendo as possíveis etapas, fases e atividades para o
atingimento de seu objetivo maior”
O QUE TEM EM UM
PROJETO?
5 Grupos de Processos:
• Iniciação (2 processos) : define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
• Planejamento (22 processos) : define e refina os objetivos e planeja a ação necessária para alcançar os
objetivos e o escopo do projeto.
• Monitoramento e Controle (12 processos) : mede e monitora regularmente o progresso do projeto,
identificando e corrigindo desvios dos seus objetivos.
• Execução (6 processos) : integra pessoas e outros recursos para realizar o plano de gerenciamento do
projeto.
• Encerramento (2 processos) : formaliza a aceitação do produto, serviço ou resultado e conduz o projeto
ou uma fase deste a um final ordenado.
Figura - Mapeamento
entre os grupos de
processos de
gerenciamento de
projetos e o ciclo PDCA
O QUE FAZER?
- Desenvolver o termo de abertura do projeto – este termo autoriza formalmente
um projeto ou uma fase do projeto
- Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto – Pré-projeto,
descrição de alto nível do escopo.
- Desenvolver um plano de gerenciamento do projeto – documentação das ações
necessárias para a preparação, integração e coordenação de todos os planos do
projeto, gerando um documento coerente e consistente.
- Orientar e gerenciar a execução do plano de gerenciamento do projeto –
execução do trabalho para atingir os resultados
- Monitorar e controlar o trabalho do projeto
- Controle Integrado de Mudanças – revisão de todos os pedidos, aprovação e
controle das mudanças nas entregas e nos ativos de processos organizacionais
(diretrizes, normas, procedimentos, políticas processos definidos, informações
históricas, lições aprendidas)
Processos de Gerenciamento da Integração
$$
Integração
Custo
Comunicação
Escopo
Qualidade
Riscos
Tempo
RH
Contrato
PGQP auxiliando no
Gerenciamento de um
Projeto Externo
previamente elaborado
Definição de Papéis
Tratamos aqui de um projeto em andamento e
consequentemente com definições das partes bem como suas
respectivas tarefas/papéis.
A proposta de atuação do PGQP seria de “auxiliar” com
ferramentas básicas de Gestão de Projetos, no Processo de
gerenciamento do Projeto Porto Alegre 2014 (Copa).
Conhecendo o projeto
Para o correto Gerenciamento do Projeto é necessário que ao
PGQP sejam apresentados:
Projeto – com definição de escopo e entregáveis
Partes envolvidas – conhecer as partes envolvidas e os seus
respectivos papéis.
Pontos críticos – detalhes/atividade/pontos críticos que tenham sido
identificados e que venham a interferir no resultado final do projeto
Metodologia
Estaremos aplicando nossa metodologia de Gerenciamento de Projetos,
utilizando ferramentas básicas na fase denominada EXECUÇÃO.
Metodologia - Ferramentas
Considerando o Projeto existente estaremos auxiliando na EXECUÇÃO com as
seguintes ferramentas que consideramos os 4 elementos chaves:
Cronograma
Plano de Ação
Indicadores – Acompanhamento
Avaliação – Gerenciamento
Metodologia - Cronograma
Cronograma com
descrição das principais
atividades definindo:
-porque de sua
realização,
- como, quem e onde
realizar,
-Definição de tempo e
custo
Metodologia – Plano de Ação
Definição das Ações
Estratégicas do projeto.
Estas ações serão
gerenciadas de forma
mais detalhada e
acompanhadas de
maneira mais efetiva.
Metodologia – Indicadores
Definição de alguns
indicadores que
permitam o
acompanhamento e
gerenciamento do
Projeto como um todo.
Estes indicadores
(anuais, mensais,
diários, bimestrais,
trimestrais)
podem ser
acompanhados
individualmente ou
cruzado com outros
indicadores, além da
possibilidade de
avaliação diante de um
Benchmark.
Metodologia – Avaliação
 Calendário de Reuniões de Avaliação – Definir calendário mensal ou
quinzenal para reuniões de acompanhamento e avaliação
 Participantes – integrantes do Comitê Gestor do Projeto e equipe do PGQP.
Durante o processo poderão ser convocados novos participantes de acordo
com a necessidade e demanda do projeto.
Obs. Estas reuniões estarão realinhando fases ou alinhando novas etapas e
redefinindo se necessário, novas atividades e metas para o grupo.
Servirão também para comunicação entre as partes, integrando as atividades
objetivando melhor desempenho de cada atividade do projeto focalizando no
resultado final
A Copa 2014
Além disso, há diversas instituições públicas e privadas envolvidas no projeto...
Patrocinadores
Governo
Federal
Governo
Estadual
Investidor
Internacional
Assembléia
Legislativa
Copa
2014
Clubes
de
Futebol
Governo
Municipal
CBF /
FIFA
Câmara de
Vereadores
Entidades
Organizadas
Infraero
Empresas
Privadas
A Copa 2014
... e os investimentos declarados superam os R$ 5 bilhões.
Linha 2 do Metrô
R$ 2,5 BI
Rodovia do Parque
R$ 850 MM
Revitalização do Cais do Porto
R$ 500 MM
Portais da Cidade
R$ 400 MM
Ampliação do Aeroporto e Reassentamento
R$ 355 MM
Duplicação e Corredor Tronco/Cruzeiro
R$ 129 MM
Sistema Viário (Beira Rio – Padre Cacique)
Prolongamento da 3ª Perimetral - Zona Sul
Sistema Viário da 3ª Perimetral
uplicação da avenida João de Oliveira Remião
R$ 81 MM
R$ 79 MM
R$ 75 MM
R$ 67 MM
Acesso Norte (Plínio Kroeff - Assis Brasil)
R$ 27 MM
Duplicação da avenida Vicente Monteggia
R$ 24 MM
Plano Cicloviário
R$ 10 MM
A Copa 2014
O Governo Federal pede aos Municípios e Estados rigor e praticidade. Ou seja,
quem estiver mais bem preparado receberá mais rápido os recursos.
Jun
Liberação do PAC da Copa
Seleção de investidores
Aprovação de
licenciamentos
Início da implementação dos
investimentos
Fonte: http://www.estado.rs.gov.br/portoalegre2014/
Jul Ago Set Out
Nov Dez
Jan
A Copa 2014
Segundo o Termo de Compromisso, a FIFA pode trocar uma das Cidades-sede caso
não sejam respeitados os itens de prazo e organização. O termo recomenda:
Métodos eficazes de gerenciamento, inclusive por empresa
terceirizada
Uniformização dos centros de comandos e dados para comunicação
com a FIFA
Controle dos prazos, evitando troca de Cidade-Sede
Controle dos processos públicos
Fonte: Termo de Compromisso
A Copa 2014
Cabe ao Comitê Executivo:
Coordenar as atividades do Grupo de Trabalho (I)
Promover as integrações com o Governo Federal e com a CBF/FIFA (II)
Acompanhar, participar ou coordenar o planejamento e execução dos investimentos (III)
Tornar eficaz as ações e gestão pública em relação a interface com a iniciativa privada (IV)
Propor soluções de melhoria de qualidade de serviços e equipamentos (V)
Apresentar sugestões de integração socioeconômica e cultural(VI)
Propor melhoria de infra-estruturara para a região do evento(VII)
Propor contramedidas para evitar ou minimizar impactos negativos (VIII)
Otimizar a participação dos órgãos no planejamento e na ações requeridas (IX)
Integrar iniciativas públicas e privadas (X)
Levantar dados e mantê-los atualizados(XI)
Fonte: Decreto n° 45.868/08
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Gestão de Projetos
Um projeto de dimensões da Copa 2014 demanda uma gestão adequada dos
esforços.
Gestão de Projetos
... através de uma metodologia consistente, testada e focada em resultados.
GP
Informatização
Metodologia
Alinhamento
Estratégico
Estrutura Organizacional
Competências
Apoio da Alta Administração
Vantagens
Os benefícios da implantação de uma estrutura de gestão são grandes:
Eficiência nos repasses de recursos federais
Prioridades de investimento privados
Maturidade em Gerenciamento de Projetos
Controle integrado de informação e comunicação
Controle eficaz dos custos, prazos e escopo
www.portalqualidade.com/pgqp