Banco de Dados e Sistemas de Informações de RH

SGI
Monitorando Pessoas:
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Banco
Dados
e Sistemas
de
Informações de RH
Jeane A. Menegueli
Introdução
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A todo momento os gerentes de linha
tomam decisões com relação a seus
subordinados, ao mesmo tempo em que os
funcionários estão acessando as
informações a seu respeito e os
especialistas de RH estão analisando e
pesquisando informações sobre a força de
trabalho e suas características e
necessidades.
Isto requer um sistema integrado de
informações que permita a descentralização
do processo decisorial de maneira eficiente
e eficaz.
Comunicação Interna
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Era da informação: as organizações
necessitam de sistemas de
informação adequados para lidar com
a complexidade ambiental e para
transformar seus funcionários em
parceiros e agentes ativos da
mudança e da inovação.
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Uma das mais importantes
estratégias para a Gestão de Pessoas
reside na intensa comunicação e retro
ação com os funcionários.
O sistema de informação proporciona
a visibilidade adequada para que
gerentes de linha e funcionários
possam navegar e trabalhar frente a
metas e objetivos mutáveis e
complexos.
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As necessidades de RH da organização
mudam conforme os imperativos que a
organização recebe do ambiente, ele
depende da tecnologia da informação para
tomar suas decisões.
Essa tecnologia para dar suporte ao
sistema está se desenvolvendo
rapidamente.
Os avanços tecnológicos permitem que os
sistemas de informação de RH sejam
sofisticados e abertos para todos os clientes
internos.
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Como regra geral, os gerentes de
linha devem enfatizar a comunicação
com os demais membros da
organização, não somente porque a
comunicação é o meio primário de
conduzir as atividades da
organização, mas também porque ela
é a ferramenta básica para satisfazer
as necessidades humanas dos
funcionários.
A Necessidade de Informações
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A Gestão de Pessoas requer o
processamento de muitas informações
sobre as pessoas para que os especialistas
de staff e os gerentes de linha possam
tomar decisões eficazes e adequadas.
O sucesso de um programa de RH depende
basicamente de como o sistema de
informação é planejado e desenhado.
Quanto mais informações, tanto menor a
incerteza quanto às decisões a tomar.
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Inicialmente, os sistemas de
informação sobre as pessoas eram
privativos da área de RH, quando ela
monopolizava todas as decisões com
relação aos funcionários.
Depois, os sistemas de informação de
RH foram descentralizados e
passaram a incluir os gerentes de
linha, para que estes pudessem
tomar suas decisões a respeito dos
subordinados.
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Mais recentemente, os sistemas de
informação estão se abrindo também
para os funcionários, a fim de que
eles recebam informação e retro ação
sobre seu próprio desempenho e
situação na organização.
E como se pode extrair o
conhecimento produtivo da
informação dispersa?
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Duas tendências tecnológicas estão por
aí. De um lado, a disseminação das
Intranets e dos softwares para
trabalho em grupo (groupware),
aproveitando a Internet. De outro lado,
a digitalização dos documentos, que
torna disponíveis as informações em
qualquer lugar.
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Na primeira tendência, a Intranet
permite reunir e aproximar pessoas
distantes com grande economia de
tempo. A Price Waterhouse tem uma
base de dados que guarda todo o
conhecimento da empresa e é
acessada por 60 mil pessoas nos
vários cantos do mundo. E possível
encontrar em minutos informações
que antes eram acessadas em dias.
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A Souza Cruz dispõe de um software que
gerencia os conhecimentos da empresa e é
utilizado por 19 mil usuários no mundo,
sendo 2.500 no Brasil.
As informações são trocadas através de
correio eletrônico (e-mail) por mais de 100
grupos de discussão. Mas os programas de
colaboração ou comunicação, por mais
interativos que sejam, ainda se defrontam
com as barreiras da burocracia.
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Na segunda tendência estão os
investimentos em digitalização,
principalmente na área bancária, na
qual a recuperação de informações
precisa ser rápida. A Companhia
Siderúrgica Nacional (CSN) gastou
US$ 3 milhões para digitalizar
imagens de peças de manutenção.
Com isto, reduziu o tempo médio do
reparo de máquinas de 60 para 42
minutos. Pouca diferença?
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Considerando que a CSN faturou US$ 2,5
bilhões em 1997, um minuto parado
representa perda de US$ 5 mil. Somente a
tecnologia digital é capaz de transformar a
informação em conhecimento, o que
representa uma questão de sobrevivência
para as empresas.
O formato digital já está sendo reconhecido
em juntas comerciais, cartórios, receita
federal, prontuários de motoristas e
registros de funcionários.
Banco de Dados de RH
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A base de todo sistema de informações é o
banco de dados. O banco de dados funciona
como um sistema de armazenamento e
acumulação de dados devidamente
codificados e disponíveis para o
processamento e obtenção de informações.
Dados são os elementos que servem de
base para a formação de juízos ou para a
resolução de problemas. Um dado é apenas
um índice ou um registro.
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Do ponto de vista da teoria das
decisões, a organização pode ser
visualizada como uma série
estruturada de redes de informação
que ligam as necessidades de
informação de cada processo
decisório às fontes de dados. Embora
separadas, essas redes de informação
sobrepõem-se e interpenetram-se de
maneira complexa.
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Gestão de Pessoas requer a utilização de vários
bancos de dados interligados que permitam obter e
armazenar dados a respeito de diferentes estratos ou
níveis de complexidade, a saber:
Cadastro de pessoal: dados pessoais sobre cada
funcionário.
Cadastro de cargos: dados sobre os ocupantes de
cada cargo.
Cadastro de seções: dados sobre os funcionários de
cada seção, departamento ou divisão.
Cadastro de remuneração: dados sobre os salários e
incentivos salariais.
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Cadastro de benefícios: dados sobre os benefícios e
serviços sociais.
Cadastro de treinamento: dados sobre programas de
treinamento.
Cadastro de candidatos: dados sobre candidatos a
emprego.
Cadastro médico: dados sobre consultas e exames
médicos de admissão, exames periódicos etc.
Outros cadastros dependendo das necessidades da
organização, da ARH, dos gerentes de linha e dos
funcionários.
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A manutenção e atualização dos bancos de
dados é da responsabilidade dos seus
usuários, isto é, dos especialistas de RH,
dos gerentes de linha e dos próprios
funcionários. Todos estão envolvidos na
tarefa de manter os bancos de dados
devidamente atualizados.
Quando centralizam a administração dos
bancos de dados na ARH, muitas
organizações precisam fazer
periodicamente recadastramentos ou
recenseamentos para atualização dos dados
pessoais de seus funcionários.
Sistemas de Informação de RH
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Existem dois objetivos básicos para o
sistema de informação sobre os
funcionários. Um dos objetivos é
administrativo, ou seja: reduzir os
custos e tempo de processamento da
informação. O outro é proporcionar
suporte para decisão, ou seja: ajudar
os gerentes de linha e funcionários a
tomar melhores decisões.
Sistemas de Informação para a ARH
(Administração de Recursos Humanos)
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É o sistema de informação mais
abrangente sobre a força de trabalho
e serve para análises e ações da área
de Gestão de Pessoas. Portanto,
atende às necessidades dos
especialistas de RH. O primeiro
passo consiste em saber exatamente
as necessidades de informação para
a Gestão de Pessoas.
Geralmente, o sistema de informação para
a ARH cobre os seguintes aspectos:
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Planejamento estratégico de RH.
Formulação de objetivos e programas de ação
em RB.
Registros e controles de pessoal para efeito de
folha de pagamento, administração de férias,
13º salário, faltas e atrasos, disciplina etc.
Relatórios sobre remuneração, incentivos
salariais, benefícios, recrutamento e seleção,
plano de carreiras, treinamento e
desenvolvimento, higiene e segurança do
trabalho, área médica etc.
Relatórios sobre cargos e seções.
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A questão é saber exatamente o que
manter nos termos atuais e o que transferir
para o sistema. O sistema computadorizado
aumenta o valor da informação para o
gerente de linha na medida em que a
fornece de maneira mais fácil e rápida.
Muitas organizações avaliam formalmente
os efeitos de seus sistemas de informação
sobre RH.
Geralmente, as avaliações se baseiam em
comentários informais dos gerentes e
funcionários recebidos pelo staff de RH.
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Um outro método de avaliação
consiste em monitorar os níveis de
utilização do sistema. Quanto mais o
sistema é usado, mais ele se
aproxima dos objetivos de eficiência.
Um tipo de monitoração do sistema é
o registro da freqüência de utilização
pelos usuários e das utilidades que
ele proporciona.
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