sistema de protocolo

SISTEMA DE PROTOCOLO
SISPRO
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
Nome
SISTEMA DE PROTOCOLO
Sigla
SISPRO
SIS = Sistema
GESTOR DO SISTEMA
Seção de Expediente – SEXPE
PRO = Protocolo
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
DIVISÃO
2 (dois) Módulos
MÓDULO I – Correspondências;
MÓDULO II – Processo Administrativo;
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO I – Correspondências
EXTERNA
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS
INTERNA
Considera Correspondência Interna,
aquela que é Enviada por um Setor da
CeasaMinas e Recebida por outro Setor
da CeasaMinas, o que significa que
esta Correspondência irá circular
dentro da CeasaMinas, compreendendo
todas as suas Unidades.
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO I – Correspondências
EXTERNA
TIPOS DE CORRESPONDÊNCIAS
EXTERNA
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO I – Correspondências
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO I – Correspondências
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO I – Correspondências
FUNÇÕES
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO II – Processo Administrativo
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
O sistema trabalha com os seguintes princípios:
1. Guarda Permanente;
2. Guarda Provisória;
3. Movimentação;
 Cada pessoa (Funcionário Público e/ou Terceirizado) lotada em um Setor é
cadastrada no próprio Setor;
 As Funções do Sistema são dadas ao Setor;
 Guarda Permanente é quando os Processos Administrativos estiverem encerrados
e devidamente Arquivados (definitivamente);
 O Arquivamento definitivo de um Processo Administrativo é de
responsabilidade do Gestor do Sistema e este Arquivo fica localizado
fisicamente na Seção de Gestão de Documentos – SEDOC;
 Guarda Provisória é quando os Processos Administrativos estão em aberto e em
poder do Gestor do Sistema;
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO II – Processo Administrativo
COMO TRABALHA O SISTEMA (FILOSOFIA DO SISTEMA)
 Movimentação de um Processo Administrativo é a circulação do Processo entre os
Setores da CeasaMinas;
 As Movimentações podem ocorrer com os Processos Administrativos sob a
Guarda Permanente e sob a Guarda Provisória;
 As Movimentações ocorridas com os Processos que estão sob a Guarda
Permanente e ou provisória é centralizada no Gestor do Sistema;
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MÓDULO II – Processo Administrativo
FUNÇÕES
 Solicitar a Abertura de um Processo Administrativo – Pode ser executada por todos
os Setores da CeasaMinas (em estudo, pois hoje é função da Diretoria);
 Abrir o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema
(SEXPE);
 Solicitar Vistas ao Processo – Pode ser Executado por todos os Setores da
CeasaMinas;
 Devolver Processos – Pode ser executado por todos os Setores da CeasaMinas;
A devolução de um Processo Administrativo é sempre para o Gestor do
Sistema (SEXPE);
O que siguinifica que o Processo Administrativo voltará para a
guarda provisória do Gestor do Sistema (SEXPE);
SISTEMA DE PROTOCOLO - SISPRO
MÓDULO II – Processo Administrativo
FUNÇÕES
 Enviar Processo Administrativo – É executado pelo Gestor do Sistema (SEXPE);
O que siguinifica que foi solicitado a Vista do Processo Administrativo por
alguma Caixa Postal e que este esta sendo enviado ao Solicitante;
 Solicitar Alteração da Quantidade de Páginas de um Processo – Pode ser
executado por todos os Setores da Ceasa Minas
 Alterar a quantidade de Páginas de um Processo – Executado apenas pelo Gestor
do Sistema (SEXPE);
 Solicitar o Arquivamento de um Processo – Pode ser executado por todos os
Setores da CeasaMinas;
O que siguinifica que a Caixa Postal está solicitando a guarda definitiva do
Processo;
 Arquivar o Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema
(SEXPE);
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MÓDULO II – Processo Administrativo
FUNÇÕES
 Solicitar o Empréstimo de um Processo – Pode ser Executado por todos os Setores
da CeasaMinas;
O que siguinifica que uma Caixa Postal está solicitando o empréstimo de um
Processo Administrativo que está sobre a guarda definitiva do Gestor do
Sistema (SEXPE;)
 Emprestar um Processo Administrativo – Executado apenas pelo Gestor do Sistema;
SISTEMA DESENVOLVIDO, PUBLICADO, TESTADO, NÃO IMPLANTADO.
SISTEMA DE PROTOCOLO
SISPRO