automação de escritório

AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
DEFINIÇÃO
Automação de escritório (AE) é um conceito que envolve o uso de
equipamentos de informática e softwares para criar, coletar,
armazenar, manipular e retransmitir digitalmente informações
necessárias para a realização de tarefas e cumprimento de
objetivos em um escritório (local de trabalho).
A AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR
PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.
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DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE são:
1. Gerência de Atividades Básicas:
a. Agenda Eletrônica;
b. Lembrete Eletrônico;
c. Gerência de Recursos (salas de reuniões, equipamentos, etc.);
d. Caixa de Entrada.
2. Preparação de Arquivos e Recuperação de Documentos:
a. Processamento de Texto;
b. Arquivamento / Recuperação de Documentos;
c. Pesquisa de Documentos.
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DESDOBRAMENTO DA DEFINIÇÃO DE AE
As quatro funções que integram um sistema de AE são:
3. Apoio a Decisão:
a. Computação Pessoal;
b. Análise de Dados;
c. Elaboração de Gráficos;
d. Consulta de Banco de Dados.
4. Comunicação:
a. Correio Eletrônico;
b. Correio de Voz;
c. Teleconferência;
d. Vídeo-Conferência.
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PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
HARDWARE
Os recursos tecnológicos disponíveis para uso em AE inclui os
computadores (PC´s, Servidores, Laptops, e etc.), redes de
comunicação, redes locais, impressoras e/ou multifuncionais
(integrados impressora, copiadora, aparelho de fax, scanner e etc.),
rede telefônica, e etc.
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PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
SOFTWARE
Existe uma variedade enorme de produtos comercializados.
Destacamos aqui um conjunto daqueles mais utilizados na preparação
de documentos, nas operações básicas de escritório, no apoio à
decisão e na comunicação.
Processadores de Texto – Planilha Eletrônica – Programas para Criação de Apresentações – Correio Eletrônico – Sistemas AE
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PRINCIPAIS RECURSOS TECNOLÓGICOS
SOFTWARE
Importante ressaltar a importância de um Sistema Operacional para
gerenciar a gama de produtos que serão implementados na
organização. As várias versões do Windows, da Microsoft, é um
exemplo de um sistema operacional mais utilizado mundialmente.
Google Chrome
Apple Mac OS X
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Microsoft Windows
Linux
Debian
GNU/Linux
Software Livre
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COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
A utilização dos recursos da tecnologia nas tarefas diárias do escritório
pode aumentar a produtividade de seus funcionários da seguinte
forma:
• Reduzindo tempo e esforços na produção, processamento, distribuição, armazenamento e
recuperação de informações.
• Fornecendo informações mais rápidas (maior precisão, qualidade no apoio as decisões).
• Aprimorando a qualidade, precisão, velocidade e clareza das comunicações organizacionais.
• Reduzindo significativamente a utilização do papel e atividades de manuseio, arquivamento,
cópias e etc.
• Permitindo uma sensível extensão do controle gerencial.
• Melhorando a qualidade de vida do profissional nas suas atividades de escritório.
• Diminuindo custos e aumentando a flexibilidade empresarial.
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COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
O ganho maior com a implantação da AE
é com a simplificação de tarefas
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COMO A AE PODE AUMENTAR A PRODUTIVIDADE?
A tecnologia funciona melhor quando ela organiza a
maneira como o trabalho é realizado, quando o trabalho
é feito com eficácia, não apenas com eficiência.
EFICIÊNCIA é fazer certo as tarefas.
EFICÁCIA é fazer as tarefas certas.
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ALGUNS FATORES DA BAIXA PRODUTIVIDADE
a)
b)
c)
d)
e)
Falta de motivação e habilidades pessoais.
Estrutura Organizacional.
Sistemas e Métodos.
Descrições de Cargo.
Cultura Organizacional.
Uma empresa que pretenda elevar suas taxas de produtividade não
pode ignorar os fatores listados acima.
Um programa de desburocratização implantado dentro das empresas
obtém um retorno surpreendente, principalmente porque se baseiam
na participação dos funcionários.
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