Manual para Protocolo de Arquivamento

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Manual para
Protocolo de
Arquivamento
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Sumário
1-
Apresentação
2-
Objetivos
3-
Instruções para utilização
3.1- Atualizar Posição de Entrega na ACE
3.2- Registrando o protocolo de arquivamento
4-
Funções
5-
E-mail de divergência Protocolo X Arquivo
6-
Divergências Possíveis
6.1- Arquivado e não protocolada – Avulso
6.2- Protocolado e não arquivado – Faltante
2
1- Apresentação
O Arquivo Matriz e o Setor de Sistemas da JAMEF vem trabalhando constantemente
para melhoria dos procedimentos de controle, atualização (baixa) e recepção de
documentos e dados.
Pensando na melhoria do controle na recepção de nossos documentação, foi
desenvolvido um protocolo eletrônico para registro de todos os documentos enviados
ao Arquivo Matriz da Jamef.
Neste protocolo haverá a possibilidade de acompanhamento pelas filiais de todos os
documentos enviados pelo número de CTRC, Nota Fiscal e Minuta, sua atualização no
sistema (baixa) e a data de seu arquivamento. Este procedimentos facilitará também
a recuperação das informações quando necessário através da data de arquivamento e
do número do protocolo enviado.
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2- Objetivos
O protocolo de arquivamento tem os seguintes objetivos:

Desenvolver um protocolo institucional com o registro de todos os documentos
enviados ao Arquivo Matriz;

Possibilitar a visualização de todos os documentos protocolados e enviados ao
Arquivo Matriz eletronicamente;

Impedir
o
envio
ao
Arquivo
Matriz
de
documentos
que
não
estejam
devidamente registrados no sistema Jamef;

Atender as necessidades dos procedimentos do GED – Gestão Eletrônica de
Documentos (Digitalização);

Comparar os documentos enviados e digitalizados eletronicamente;

Gerar relatórios detalhados referente aos procedimentos de atualização dos
documentos enviados ao Arquivo Matriz;

Facilitar a recuperação da informação quando houver necessidade pela data de
baixa e número de protocolo.
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3- Instruções para utilização
Seguem instruções para utilização do sistema.
3.1- Atualizar Posição de Entrega na ACE
Atualmente a Jamef adota a metodológica de uma base de dados para cada filial,
portanto, a baixa realizada na filial pode não estar na ACE e por este motivo existe a
necessidade de atualização da posição de entrega antes de iniciar o protocolo de
arquivamento.
Acesse o menu:

Operacional
○
Expedir Carga
■
Protocolo de Arquivo
3.1.1- Importar posição de entregas das regionais
Esta opção busca na filial a posição de entrega conforme data de atualização na
filial.
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3.1.2- Atualizar posição de entregas das regionais
Esta opção atualiza a base ACE conforme posição de entrega na filial.
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3.2- Registrando o protocolo de arquivamento
3.2.1- Emitir Protocolo Arquivo
O protocolo de arquivamento poderá ser registrado de duas maneiras:
Código de barra
Ao utilizar o leitor de código de barra o sistema automaticamente pesquisa o
documento correspondente e preenche todos os campos necessários para o protocolo.
Digitação do CTRC / NFS ou minuta
Não sendo possível a leitura do código de barra o operador deverá deixar o campo
“Cód.Barra” em branco e digitar os dados do documento, no final o mesmo será
validada a correta digitação dos dados.
Poderão existir na base de dados documentos com o mesmo código de barra,
nestes casos o sistema irá mostrar uma tela de advertência e solicitar a digitação
manual do mesmo.
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3.2.2- Mensagem Documento inválido ou não existe
Mensagem a ser apresentada quando o documento não existir na base de dados.
3.2.3 Mensagem Status de Entrega NÃO realizado
Mensagem a ser apresentada quando o documento não estiver realizado na
ACE, caso o documento esteja realizado na filial, favor atualizar a ACE, senão o
documento deverá ser realizado antes da inclusão no protocolo.
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3.2.4- Mensagem Responsabilidade da entrega não direcionada para a filial
Mensagem a ser apresentada quando o documento tenha a regional de destino
diferente de uma regional Jamef.
A filial deverá entrar em contato com o Apoio Operacional para solicitar a alteração
da regional de destino para que a mesma consiga protocolar o documento, caso a filial
tenha realizado uma entrega que inicialmente estava direcionada para o agente.
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4- Funções
Abaixo descreveremos as funções para operação do sistema.
Comando Função
Descrição
F4
Gravar
Grava os registros na tela
F7
Pesquisar
Prepara a tela para uma pesquisa por algum
campo em específico
F8
Listar
Lista conforme argumentos preenchidos
Esc+F5
Retirar
Retira um documento do protocolo
Esc+F6
Incluir
Volta com o documento retirado do protocolo
F9
Relatório
Lista o relatório contendo os documentos de um
determinado protocolo e regional de baixa
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5- E-mail de divergência Protocolo X Arquivo
O operador no dia seguinte irá receber um e-mail contendo as divergências
apontadas pelo sistema, no final do mesmo é apresentado um resumo da conciliação.
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6- Divergências possíveis
Após processar todas as informações o sistema processará um e-mail para o
operador indicando as divergências encontradas sendo as principais:
6.1- Arquivado e não protocolado – Avulso
Todos os documentos enviados para o arquivo deverão ser obrigatoriamente
protocolados. Se o sistema detectar documentos avulsos, isto é, que deveriam estar
protocolados mas foram enviados para o arquivo sem a devida anexação, será emitido
no relatório uma mensagem na frente da número listado de “ARQUIVADO E NÃO
PROTOCOLADO”.
Para estes casos o sistema apenas acrescentará a baixa ao documento no arquivo.
Qualquer movimentação deste documento dependerá de autorização do controle
operacional da Jamef, principalmente no caso de agentes.
6.2- Protocolado e não arquivado – Faltante
Se um documento for protocolado e houver a retirada do mesmo do lote sem a
devida correção no sistema ocorrerá a seguinte mensagem na frente do número não
encontrado “PROTOCOLADO E NÃO ARQUIVADO”.
Neste caso o documento será automaticamente bloqueado no sistema da Jamef até
que haja a regularização do mesmo no arquivo. Todos os documentos relacionados
tem que ser enviados ao arquivo obrigatoriamente.
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7- Dúvidas freqüentes
Como baixar CTRCs complementares: tem que ser analisado caso a caso. Pode incidir comissão
ou não para o agente. Quando incidir deve ser enviado para o agente providenciar a baixa.
Como baixar CTRCs substitutos: Deve ter o mesmo tratamento de uma entrega normal, ou seja,
se o CTRC cancelado teve o destino ao agente, o substituto deve ser enviado ao mesmo a fim de
colher assinatura e baixa-lo normalmente. Se o destino for Jamef, deve-se colher assinatura e baixalo como uma entrega normal. Note que a assinatura constatante em um CTRC cancelado não
comprova a entrega.
Como baixar CTRCs de reentrega: deve ser emitido com a filial de responsabilidade igual a
emitente e baixa-lo na própria filial. Agentes: deve-se informar ao Controle Operacional o número
do CTRC que gerou a reentrega, qual o agente deve ser pago e o número da reentrega.
Colaboradores responsáveis:
Wander L S Garcia
Analista de Documentação - Jamef
Fone: (31) 2102-8933
[email protected]
www.jamef.com.br
Luciano Ferreti
Analista de Sistemas - Jamef
Fone: (31) 2102-8904
[email protected]
www.jamef.com.br
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